Прохождение исходящих документов. Исходящие документы Для исходящих документов необходимы содержание

Posted On 08.01.2018

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТСЖ

1. Общие положения

2. Прием и регистрация документации

3. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции

4. Порядок оформления дел

5. Заключительные положения

Общие положения

1. Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в правлении товарищества.

2. Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на пред-седателя правления.

3. Ответственность за ведение делопроизводства возлагается на лицо, уполномоченное правлением на его ведение.

Прием и регистрация документации

1. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи в дело.

2. Существует три основных потока документации:

3. Документы, поступающие в правление, проходят следующие этапы:

предварительное рассмотрение;

3.1. Предварительное рассмотрение

При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, т.к. в документе может отсутствовать обратный адрес; дата почтового штемпеля может иметь значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.

3.2 Регистрация

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.

Например: вх. 001/01-2004,

где 001 - порядковый регистрационный номер;

01 - номер дела, в котором этот документ будет подшит;

2004 - год поступления.

Вся документация регистрируется в день поступления.

После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма.

3.3. Рассмотрение корреспонденции

При изучении содержания документа, если возникает необходимость уточнить какие - либо вопросы, можно воспользоваться информацией, находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной стороне. Именно в этом месте должны быть указаны фамилия и телефон исполнителя доку-мента. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого отве-та, если он не указан непосредственно в самом документе.

3.4. Исполнение

Если вопросы, указанные в документе, были решены ранее поступившей корреспон-денции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом:

направить корреспонденту письменный ответ;

сообщить телефонограммой.

Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо про-информировать корреспондента.

Если поступившая корреспонденция - заявление или жалоба домовладельцев, то реше-ние должно быть доведено до них обязательно в письменной форме.

Для записи поступивших в товарищество телефонограмм ведется специальный жур-нал.

При приеме телефонограммы необходимо записать:

кто подписал телефонограмму и откуда она поступила;

содержание телефонограммы;

кто передал и кто принял.

Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции.

1. В ответе на полученную корреспонденцию перед текстом письма обяза-тельно указывается на какой исходящий номер даётся ответ.

2. Исходящие документы подписываются председателем правления. Финансовые документы подписываются председателем правления и главным бухгалтером.

3. Вся отправляемая из товарищества корреспонденция должна регистрироваться в жур-нале регистрации исходящих документов.

4. Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых на-правляется адресату, а второй остается в товариществе и подшивается в соответствующее дело.

Порядок оформления дел

1. Документы, исполненные и списанные «в дело», должны быть:

проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело;

сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим (входящим) номерам;

освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок.

2. Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.

Заключительные положения

1. По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дело должно быть прошнуровано и скреплено печатью товарищества.

2. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.д. тома дела.

Подпись ответственного лица в ознакомлении __________________________________

Похожая информация:

Поиск на сайте:

Правила и приемы обработки отправляемой корреспонденции

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы могут создаваться как инициативные документы (требующие или не требующие ответа) или как ответные на поступившие письменные или устные запросы. Мотивы их создания диктуются направлениями деятельности организации, ее информационными потребностями. Во всех случаях необходимо учитывать целесообразность составления документа.

Количество инициативных документов значительно превышает группу ответных. Если организация имеет сеть подведомственных организаций, а также представительства и филиалы, в исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов. Кроме того, значительную часть данного документопотока составляют информационные документы: письма, докладные записки, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Технология работы с исходящими документами, как правило, предусматривает участие в ней всего аппарата управления. Как инициативные, так и ответные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов будет зависеть от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, заключается:

В подготовке проекта документа;

Его оформлении и согласовании (визировании);

Удостоверении;

Регистрации;

Отправке из организации.

Подготовка проекта документа начинается со сбора информации. Проводится изучение норм и положений соответствующих пра-вовых актов и нормативных документов, анализ ранее изданных документов и т.

д. На этом этапе исполнитель использует информационно-поисковую систему по документам организации и сами документы.

Порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией

После этого готовится проект будущего документа.

Проект документа проходит этап согласования с руководителями структурных подразделений и специалистами. Их согласие с содержанием документа выражается визированием. Если вопрос касается деятельности сторонней организации, документ требует внешнего согласования. В этом случае проект документа направляется соответствующим организациям или конкретным должностным лицам этих организаций. Для предварительного ознакомления и согласования с несколькими должностными лицами проект документа может быть размножен и передан одновременно всем участвующим в его подготовке организациям и лицам (параллельное согласование). Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями сторонних организаций или структурных подразделений данной организации.

Принципиальные изменения в процессах визирования могут происходить при наличии в организации локальной компьютерной сети.

Такая сеть позволяет создавать документ в электронной форме, затем передавать его для редактирования, получения заключения, визирования. Технические возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, однако вызывают проблемы, связанные с доступом к информации сотрудников организации, а также с проставлением подлинной подписи в грифе или визе согласования.

После получения на проекте документа всех виз документ передают на подпись руководителю вместе с приложениями к нему. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений. Уровень подписания документов оказывает непосредственное влияние на движение исходящих документов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому целесообразно там, где возможно, предоставлять право подписи руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями.

После подписания исходящий документ передается в службу ДОУ или секретарю для регистрации , затем на отправку .

Поступивший документ и копия отправленного документа с визами согласования подшиваются в дело. На документе и в регистрационной форме проставляются соответствующие отметки об исполнении.

Обработка и отправка из организации документов осуществляется централизованно экспедицией, должностным лицом службы ДОУ или секретарем. Для отправки исходящие документы принимаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Работник службы делопроизводства проверяет правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, правильность адресования, соответствие даты подписания дате отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке.

Написание адреса на конверте должно соответствовать действующим почтовым правилам.

Документы, поступившие на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Похожая информация:

Поиск на сайте:

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация по-ступающей корреспонденции производится ответственными за ведение делопроизводства.

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений.

Все конверты вскрываются, за исключением писем в.адрес обществен-ных организаций и имеющих пометку «лично». При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме, один из них направ-ляется отправителю. Ошибочно присланные документы возвращаются отпра-вителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получе-ния документа, а также при поступлении доплатных писем.

В нерабочее время приём служебной корреспонденции осуществляет дежурный по подразделению ГПС.

Все поступившие пакеты дежурный -учитывает в журнале учета и затем передает (не вскрывая пакеты) ответственному за ведение делопроизводства. О получении срочных пакетов дежурный докладывает, начальнику (руководителю) подразделения ГПС.

Принимаемые телефонограммы записываются дежурным в книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должно-стным лицам, которым они -адресованы.: Об ознакомлении с телефонограмма-ми должностные лица расписываются в указанной книге.

Регистрация поступившей корреспонденции производится в день поступления.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нереги-стрируемые. Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции ут-верждается начальником подразделения ГПС.

На зарегистрированных документах внижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются номер и дата поступления документа. На теле-граммах и срочных документах указывается время их поступления. Регистра-ционный помер проставляется в нарастающем порядке в течение года.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразде-ления в другое он повторно не регистрируется.

Учет документов производится в специальных журналах (или карто-теках) или в автоматизированной системе обработки документов.

После регистрации входящая корреспонденция передается на рассмотрение начальнику (руководителю) подразделения ГПС, а затем в соответствии с резолюцией - исполнителям. При этом в учетных журналах делается соответствующая отметка о передаче документов.

Документы передаются на исполнение в структурные подразделения только через ответственных за ведение делопроизводства, а те которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

Прием и учет поступивших в структурное подразделение докумен-тов осуществляет ответственный за делопроизводство структурного подразде-ления.

Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в структурное подразделение, создан-ное для ведения делопроизводства.

Отметки о прохождении и исполнении документов в подразделении проставляются ответственным за ведение делопроизводства в соответствую-щих журналах учета.

Исполненные документы передаются исполнителями ответствен-ному за ведение делопроизводства для формирования дел в соответствии с ут-вержденной номенклатурой дел. Подшивка должна производиться периодиче-ски, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапли-вание и длительное хранение неподшитых документов.

Дата публикования: 2015-02-22; Прочитано: 1625 | Нарушение авторского права страницы

studopedia.org - Студопедия.Орг - 2014-2018 год.(0.001 с)…

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

На рисунке ниже рассмотрена возможная схема документооборота для входящих/исходящих писем:

Схема документооборота для входящего письма с созданием письма-ответа на базе проекта

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта.

Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции.

Создание входящего письма и его регистрация

Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов.

Входящая корреспонденция

То есть если пользователь введен в Систему с ролью «Сотрудник канцелярии», он сможет создавать входящие письма.

Для создания нового документа «Входящее письмо» выполните следующие действия:

Выберите папку «Входящие».
нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа «Входящее письмо»:

Карточка документа «Входящее письмо»

Заполните обязательные поля «Корреспондент», «Индекс документа», «Дата создания» в соответствии с оригиналом входящего письма. Если Вы введете данные в поле «на №», Система попытается найти документ «Исходящее письмо», которое было зарегистрировано под этим номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы».
Сохраните изменения.

Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ «Входящее письмо» с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки «Входящие» в папку «На регистрацию». Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла.

Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ (опция для банков), электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида «Входящее письмо» по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку «На регистрацию».

Если входящая электронная почта содержит вложенный XML-файл, который был создан во время отправки исходящего письма другим сервером FossDoc, то в новом входящем письме автоматически будет заполнено поле «Корреспондент», «Дата поступления», а также возможно и некоторые другие поля, которое были заполнены в оригинальном исходящем письме. Зайдите в папку «На регистрацию» и откройте новое письмо, поступившее в нее. Для регистрации нажмите кнопку Сохранить . При этом будет автоматически заполнено поле «Индекс поступления» (если настроена автонумерация документов в подразделении).

Создание исходящего письма-ответа

Исходящее письмо может быть создано двумя способами:

из проекта;
непосредственно.

Создание исходящего письма из его проекта

Если Вам пришло поручение (по резолюции), где предлагается создать письмо-ответ на Входящее письмо, Вы можете создать на базе этого Входящего письма проект Исходящего письма, нажав.

Можно просто создать проект исходящего письма.

Непосредственное создание исходящего письма

Если у Вашего пользлвателя роль сотрудника канцелярии, Вы сможете создать Исходящее письмо-ответ напрямую, не создавая проект документа. Выполните для этого следующие действия:

Выберите папку «Исходящие».
нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа «Исходящее письмо».
Заполните в этом документе все необходимые поля. Обратите внимание, что при заполнении поля «на №», Система автоматически выполнит поиск в хранилище документов, чтобы найти документ «Входящее письмо», значение поля «Индекс документа» которого, совпадает с введенных номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы». В поле «Корреспонденты» выберите адресата(-ов) письма (из соответствующего справочника), если адресат - юридическое лицо. Если адресат - физическое лицо, выберите его в поле «Корреспонденты (физические лица)».

Карточка документа «Исходящее письмо»

Отправка исходящего письма адресату

Вы сможете отправить адресату письмо по электронной почте прямо из карточки Исходящего письма. Для этого необходимо перейти на закладку «Переписка» и нажать Написать письмо :

Закладка «Переписка». Кнопка «Написать письмо»

Система автоматически создаст стандартное почтовое сообщение, в которое будут добавлены вложенные файлы из документа «Исходящее письмо» (если они есть).

К почтовому сообщению также будет вложено специального вида XML-файл, содержащий информацию о значениях полей документа «Исходящее письмо». Если адресат также использует Систему электронного документооборота FossDoc, то данные из этого XML-файла будут использованы при автоматическом создании нового документа «Входящее письмо» на стороне адресата. Если в Системе есть данные о E-Mail Контрагента, которому адресовано исходящее письмо, то Система автоматически подставит их:

Форма сообщения электронной почты

Вам остается отредактировать текст сообщения и отправить его. Само электронное письмо будет присоединено к документу:

Закладка «Переписка» с присоединенным письмом

Особенности работы с письмами НБУ

Если Система электронного документооборота используется совместно с электронной почтой FossMail у Вас есть возможность обрабатывать почту НБУ (опция для банков).

Система FossDoc автоматически распознает электронные письма НБУ и конвертирует их в документы «Входящее письмо». Данные документы направляются в канцелярию на регистрацию для дальнейшей работы.

Обрабатываются письма НБУ по следующим правилам:

Вложенные файлы почтового сообщения присоединяются в качестве приложения к документу «Входящее письмо».
Если почтовое сообщение НБУ содержало архив, он будет распакован. Распакованные файлы присоединятся к документу «Входящее письмо» как вложенные файлы.
Если почтовое сообщение НБУ содержит текстовый файл в DOS-кодировке, его будет перекодовано в UTF-8.
Содержание сообщения НБУ или вложенного в сообщение текстового файла попадет в поле «Содержание» документа «Входящее письмо».
Если сообщение содержит данные о № и дате документа соответствующего письма НБУ, Система попытается автоматически их распознать и заполнить значения полей «Индекс документа» и «Дата создания» в документе «Входящее письмо».

Для того чтобы канцелярия Вашего подразделения могла получать документы «Входящее письмо», созданные из почтовых сообщений НБУ, администратору нужно соответствующим образом настроить Систему.

Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения.9

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. Они могут направляться в подчиненные учреждения (если такие имеются), в вышестоящие организации или частным лицам, приславшим обращение.

В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) - постановления, приказы и информационных (коммуникативных) документов - письма (информационные, гарантийные, ответные, инициативные и др.), докладные записки, обзоры, справки, отчеты, телеграммы, телефонограммы, электронные письма, факсы, договоры, документы по их выполнению.

Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия.

Обработка исходящих документов

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.10

Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоят из следующих операций:

ь составление проекта документа исполнителем;

ь согласование проекта документа;

ь оформление или проверка правильности оформления документа;

ь подписание или утверждение (если необходимо);

ь регистрация документа;

ь отправка документа адресату;

ь подшивка второго экземпляра в дело.11

Проект документа составляют руководители или специалисты структурных подразделений.

При подготовке проекта исходящего документа вся ответственность за его подготовку возлагается на его ответственного исполнителя. Ему предоставляется право координировать действия других исполнителей. Документ оформляется по ГОСТ Р 6.30-2003.12

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, приложения к документу.13

Перед подписанием документа, исполнитель обязан проверить правильность оформления документа, наличие всех приложений, необходимых виз. Ответные документы передаются руководителям на подписание вместе с материалами, на основании которых они составлены.

Исходящий документ должен:

а) иметь все необходимые реквизиты, включая адресные данные;

б) быть подписан (утвержден) соответствующим должностным лицом;

в) иметь сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если документ исполнен (записан) на машинном носителе;

г) вне зависимости от количества адресов рассылки иметь контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

е) в необходимых случаях иметь отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

Исходящие документы, оформленные с соблюдением перечисленных правил, передаются на регистрацию. Регистрация производится путем постановки штампа «Исходящий №__» и внесения справочных данных о документе в соответствующий журнал (книгу). Регистрации подлежат также все приложения к документу и сопроводительный лист (письмо). 14

Для регистрации исходящих документов необходимы данные:

* номер документа, включающий номер дела

*дата документа

* отметка об исполнении

* исполнитель

* примечание.

Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, на нем следует поставить штамп или сделать пометку "Подлежит возврату" и такую же пометку сделать в регистрационной карточке (журнале). После регистрации и присвоения исходящему документу.

Регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Обработка и отправка документов почтой проводятся обычно централизованно экспедицией, сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) или секретарем в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.15

Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт.

Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:

Наличие подписи;

Наличие даты (если ее нет на отправляемом документе, ее проставляют) и номера;

Наличие заголовка;

Правильность адресования;

Если документ предназначен разовому корреспонденту, отсутствующему в адресной книге - наличие адреса;

Наличие отметки об исполнителе;

Наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа как по почте, так и по факсу. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.16

После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:

· документы, отправляемые по почте;

· документы, отправляемые по факсу;

· документы, отправляемые с курьерами.

При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.17

Оформление и отправление служебных телеграмм осуществляются в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.

Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.

С помощью средств электросвязи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных писем (электронных сообщений). Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, необходимость и порядок досыла их бумажных оригиналов адресату должны быть определены в инструкции по делопроизводству организации с учетом используемых технических и программных средств.18

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. На копии документа с грифом ограничения доступа делается отметка об уничтожении черновиков и вариантов.

Прохождение исходящего документа на примере организации документооборота в ГООУ НПО «ПЛ № 19»

Исходящий документ был создан в организации ГООУ НПО «Профессиональный лицей № 19» на основании входящего документа, поступившего по факсу из Мурманского технологического колледжа сервиса (МТКС). Суть входящего документа - информирование о проведении региональной олимпиады по английскому языку среди студентов и обучающихся учреждений начального и среднего профессионального образования Мурманской области. Указаны цели, условия, дата проведения олимпиады и сроки подачи заявок.

По существу данного документа в ГООУ НПО «Профессиональный лицей №19» был издан приказ (внутренний документ) о направлении на региональную олимпиаду по английскому языку четырех обучающихся лицея и назначении руководителя делегации. Составлена заявка (исходящий документ) на участие в олимпиаде, в которой администрация ГООУ НПО «ПЛ №19» ходатайствует о включении в состав участников региональной олимпиады обучающихся лицея.

Движение внутреннего и исходящего документов (приказа и заявки) автор работы представляет в виде оперограммы движения документов, анализируя которую, видно возвратное движение при прохождении документов. Проект приказа отправлен на доработку, т.к. МТКС не предоставил Положение об олимпиаде, указав только, что оно находится на согласовании в Министерстве образования и науки Мурманской области. Необходимо было уточнить уровень подготовки обучающихся по Положению об олимпиаде, т.к. на участие в олимпиаде были заявлены обучающиеся 1 курса «ПЛ-19».

Опрерограмма движения документов.

Отправляемые из фирмы документы называют исходящими , схема работы с которыми может быть представлена в виде последовательности процедур.

Обработка исходящих (отправляемых) документов состоит из следующих операций:

¨ составление проекта документа;

¨ согласование проекта документа;

¨ проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

¨ подписание и утверждение (если необходимо) документа руководителем;

¨ регистрация документа (в журнале или на карточке);

¨ отправка документа адресату;

¨ подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом. Исходящие документы оформляются в 2 экземплярах, за исключением фактов и телефонограмм (1 экземпляр). В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы. Это согласование оформляется визой.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, приложения к документу.

Секретарь проверяет:

· правильность оформления,

· наличие необходимых реквизитов.

· соответствие документов действующим стандартам, нормативным требованиям;

· наличие приложений и количество листов, указанных в основном документе;

· наличие адреса;

· соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

Неправильно оформленные документы возвращаются на доработку исполнителям.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы или руководителям структурного подразделения. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ, которые не нарушают его юридической силы, или вернуть его на доработку исполнителю. Исполнитель должен внести изменения и дополнения во все экземпляры документа.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов

Форма журнала регистрации исходящих документов

После регистрации иприсвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

При приеме документов на отправку сотрудник проверяет:

· наличие даты и индекса дела по номенклатуре;

· наличие фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;

· наличие подписи, печати (при необходимости).

Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, вложение в конверты, отправку.

Исходящие документы печатают , как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный руководством, направляется адресату, второй (экземпляр) отправленного письма и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.

Корреспонденция отправляется в течение дня, телеграммы – немедленно. Если документ , направленный в другую организацию, должен быть возвращен , на нем следует поставить штамп или сделать пометку «Подлежит возврату» и такую же пометку сделать в регистрационной карточке или журнале.

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………… …………..……..…4

1.ХАРАКТЕРИСТИКА ДВИЖЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ………….….6

1.1. Понятие документооборот и характеристика документооборота………………..6

1.2. Этапы работы с исходящими документами…………………………………….….9

1.2.1. Подготовка проекта документа и проверка правильности оформления
документа……………………………………………………… ………………………....9

1.2.2. Согласование документа……………………………………………………… ....11

1.2.3. Подписание документа руководителем……………………………………….. ..13

1.2.4. Регистрация документа и отправка……………………………………………...14

1.2. 5.Организация хранения документов……………………………………………... 18

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………… …………………….29

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………..31

ПРИЛОЖЕНИЕ 1. Этапы обработки исходящих документов……………………….33

ВВЕДЕНИЕ

Деловой документ имеет большое значение. В документах закрепляются государственное устройство и взаимоотношения между государствами, документы служат средством связи организаций между собой, предприятий и организаций с гражданами.
В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда и как его результат. Поэтому эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна функция управления, связанная с источниками информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса разработки и оформления документов. С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления – от исполнителей до руководителей всех уровней.
Актуальность темы «Технология обработки исходящих документов» заключается в том, что для успешного функционирования предприятия необходим отлаженный механизм работы с исходящими документами, при работе которого не должно происходить временных задержек исполнения документов, утери и т.д.
Для написания дипломной работы по теме «Технология обработки исходящих документов» необходимо разработать научный аппарат.
Проблема: каковы особенности, этапы обработки исходящих документов.
Цель: изучение особенностей, этапов обработки исходящих документов.
Объект: процесс обработки исходящих документов.
Предмет: особенности, этапы обработки исходящих документов.
Гипотеза: технология обработки исходящих документов будет эффективнее, если:

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Методы исследования:
1. анализ литературы, архивных источников и других информационных материалов;
2. анализ терминологической системы;
3. сравнение;
4. синтез;
5. обобщение;
6. наблюдение;
7. беседа.

1. ХАРАКТЕРИСТИКА ДВИЖЕНИЯ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать. Так, например, в разделе "3. 1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.
Говоря о порядке движения документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

В последнее время большинство организаций стараются автоматизировать документооборот или хотя бы отдельные его этапы, ведь автоматизированная технология движения документов имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционной, а именно:

Однако необходимо помнить, что для создания автоматизированной технологии документооборота недостаточно только приобрести систему автоматизации, важным моментом при этом являются знания о документообороте и способности грамотно и рационально спроектировать движение документов в организации, которые позволять внедрить систему автоматизации документооборота и успешно ее эксплуатировать.
Вследствие того, что документооборот отражает систему управления, позволяя ее наглядно увидеть, анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата.
При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.
Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

1.2. Этапы работы с исходящими документами

Обработка исходящих (отправляемых) документов состоит из следующих этапов:

1.2.1. Подготовка проекта документа и проверка правильности оформления документа
Проект документа (ответного или инициативного) составляют руководители или специалисты. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов" устанавливает минимальные размеры полей. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. Организация имеет право сама решать, какие размеры полей нужно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые устанавливает ГОСТ. Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. Из этого можно сделать вывод, что при разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет), например, бланков писем, можно оставить левое поле шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения лучше установить левое поле в 30-35 мм. Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.
При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 см, правое – не менее 20 мм, то есть наоборот по сравнению с лицевой стороной. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5-2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через один межстрочный интервал.
Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.
Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, которые составляются в одном экземпляре.
Проверка правильности оформления документа выполняется уполномоченными сотрудниками службы ДОУ. Документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей полностью оформленными (служба ДОУ не несет ответственности за содержание документа).
Это означает, что исходящий документ должен:

В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

1.2.2. Согласование документа

Согласование документа - это способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа сторонней организацией в лице ее должностного лица или коллегиального органа. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор финансовой академии
при правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г.Жукова
29.08.2010
Гриф согласования документа размещается ниже реквизита «подпись». Слово «СОГЛАСОВАНО» печатается без кавычек, прописными буквами от границы левого поля. Непосредственно под ним печатается наименование должности, личная подпись с расшифровкой подписи. Дата согласования указывается под личной подписью также от границы левого поля.
Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне - слева и справа. При большем количестве размещают двумя вертикальными рядами. В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться лист согласования. В этом случае на документе перед подписью, на месте реквизита «Отметка о наличии приложения», делается запись «Лист согласования прилагается». При этом на листе согласования в правом верхнем углу указывается, что лист относится к каждому документу.
Согласование документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими и общественными организациями, организациями государственного и ведомственного контроля, вышестоящими организациями. Согласование документа относится к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование осуществляется путем визирования документа.
Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).
Согласование документа оформляют визой согласования документа, включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. Например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С.Федоров
25.03.2010
Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило отношение к нему.
Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.
Виза ставится на копии документа непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа согласования. Визируется документ исполнителем, ответственными должностными лицами, заместителем руководителя организации, юристом. Состав должностных лиц, визирующих документ, устанавливается нормативными актами организации (положениями, инструкциями). Отказ от визирования не допускается. Если при визировании в проект документа вносятся существенные изменений, он после перепечатывания подлежит повторному визированию. Несущественные изменения редакционного характера повторного визирования документа не требуют.

1.2.3. Подписание документа руководителем

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т.д.).
Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель проверяет его содержание, приложения; секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов. Неправильно оформленные документы возвращают на доработку исполнителям.
Подписанные документы регистрируют: проставляют регистрационный номер и дату.
Генеральный директор Личная подпись А.Е.Цицин
ОАО «Термика»

После регистрации секретарь или специальный отдел проводят экспедиционную обработку отравляемых документов. Она включает в себя сортировку по адресатам, упаковку в конверты, написание на конверте почтового адреса и наименование адресата, проставление штампа организации, проставление знака почтовой оплаты, передачу корреспонденции в почтовое отделение.
При необходимости составитель документа указывает вид отправления – заказное письмо и т.д.
Документы должны быть отправлены и отосланы в тот же день или не позднее следующего дня, телеграммы – немедленно.
Исходящие документы печатают, как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный экземпляр, направляют адресату, второй – помещают в дело.

1.2.4. Регистрация документа и отправка

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
Журнал содержит следующие графы:

Таблица 1.
Журнал регистрации исходящих документов

Документы регистрируются в организации один раз – в день подписания или утверждения.
Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится, в основном, децентрализовано: в местах создания и исполнения документов.
Существует три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная.
Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.
В настоящее время она используется только в том случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.
Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток – в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации входящих документов, исходящих документов, распорядительных документов.
Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, что позволит заполнять их с помощью любых средств записи и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память и ее распечаткой.
При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.
Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.
Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются.
Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).
При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).
Документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Обработка и отправка документов почтой осуществляется обычно централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Документы, предназначенные для отправки, принимаются экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой ДОУ. Необходимо помнить, что обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях. С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату, определяются инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в организации технических и программных средств.
1.2.5. Организация хранения документов
В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия. Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида: хранение документов в процессе их исполнения; хранение исполненных документов. Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение. Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись» и т.д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки в течение дня хранятся на столе исполнителя, а после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования. Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Выбранная мною тема важна, т.к. обработка исходящих документов занимает важную роль в документообороте предприятия. Документы проходят определенные этапы, которые требуют контроля за исполнением.
При изучении темы «Технология обработки исходящих документов» мною были рассмотрены следующие понятия: документооборот, документопоток, исходящий документ.
Для написания дипломной работы была поставлена цель: изучение особенностей, этапов обработки исходящих документов.
Исходя из этой цели, были решены следующие задачи:
1. проанализированы литературные источники;
2. изучены этапы обработки исходящих документов;
3. выявлены особенности обработки исходящих документов;
4. проанализирована технология обработки исходящих документов на примере …
.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

3. Андреева, В.И. Делопроизводство [Текст]: практическое пособие/ В.И.Андреева. – Изд. 8-е, перераб. и доп. – М. : ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2001. – 192 с.
4. Андреянова, В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии [Текст]: Библиотека журнала» консультант директора» – М. : ИНФРА-М, 2001. - 96 с.
5. Басаков, М.И. Справочник секретаря-референта [Текст]: Практическое пособие / М.И Басаков - Ростов н/Д «Феникс», 2001. – 512 с.
6. Борикова, Л.В., Виноградова, Л.А. Пишем реферат, доклад, выпускную квалификационную работу [Текст] / Учебное пособие для студентов высших и средних педагогических учебных заведений – М.: Академия, 2002. – 128 с.
7. Бройдо, В.Л. Офисная оргтехника. [Текст]: учебное пособие для студ. изуч. совр. инф. технол./ В.Л.Бройдо. - М. : Информационно-издательский дом «Филинъ», 1998.- 424 с.
8. Гойхман, О.Я. Теория и практика референтской деятельности [Текст]: учебное пособие / О.Я.Гойхман, Т.В.Гордиенко, Т.М.Надеина, Н.Н.Романова, Э.Я.Соловьев, А.В.Филиппов; под общ.ред. О.Я.Гойхмана. – М. : ИНФРА-М, 1999. - 272 с.
9. Делопроизводство. Подготовка служебных документов [Текст] / Ю.М. Дёмин.- СПб.: Питер, 2003.- 220с.
10. Кузнецов, И.Н. Рефераты, курсовые и дипломные работы. Методика подготовки и оформления [Текст]: Учебно-методическое пособие/ И.Н.Кузнецов. - Изд. 4-е, перераб. и доп. – М. : Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. – 340 с.
11. Ларин, М.В. Оформление служебных документов [Текст] : Рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003 / М.В.Ларин, А.Н.Сокова. – М. : МЦФЭР, 2003. – 112 с. – (Библиотека журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2003). 12. Ларьков, Н.С. Документоведение [Текст]: учебное пособие / Н.С.Ларьков. – М. : АСТ: Восток – Запад, 2006. – 472, с.
13.Научно-исследовательская работа студентов [Текст]: Учебно-методическое пособие / Д.В.Туманов, С.К. Шайхитдинова, Р.П.Баканов и др.; Под ред. Д.В.Туманова. – Казань: Изд-во Казанского ун-та, 2007. – 140 с.
14. Организация работы с документами. [Текст]: Учебник для вузов. /Под ред. В.А. Кудряева. – М. : ИНФРА-М, 2001. - 592 с.
15. Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере [Текст] / Л.В.Павлюк, Т.И.Кисилева, Н.И.Воробьев.– СПб.: Издательский Торговый Дом «Герда», 2000. - 304 с.
16. Петелин, В.Г. Делопроизводство на предприятии [Текст]: Краткий курс. Деловая игра «Создай свое предприятие». – М. : «Ось-89», 2001. – 112 с.
17. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления [Текст] :учеб. пособие для студ. сред. проф. учеб. заведений. – М.: издательский центр «Академия», 2008.-176 с.
18. Румынина, Л.А. Делопроизводство [Текст]: Учебник для студ. учрежденный сред. проф. образования, обучающихся по юридическим специальностям / Л.А.Румынина. – м.: Мастерство; Высшая школа, 2001.-208с.
19. Сахарова, В.И., Богданова, Л.А. Культура оформления научно-исследовательских работ: учебно-методическое пособие [Текст] / под науч. ред. Паниной Т. С. - Кемерово: изд-во ГОУ «КРИРПО», 2005. - 72 с.
20.Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство (конспект лекций) [Текст] / М.В.Стенюков. – М.: А-Приор, 2007. – 176 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Этапы обработки исходящих документов

Составление проекта
исходящего документа

Проверка правильности

Оформления проекта документа

Согласование проекта документа

Подписание руководителем

Регистрация документа

Простановка номера на

Документе

Проверка правильности

Адресования

Отправка документа

Адресату

Подшивка второго экземпляра

(копии) в дело

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

· прием и первичную обработку документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрацию;

· рассмотрение документов руководством;

· передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших - секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, - экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

· проверка правильности доставки документов;

· проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

· фиксация факта получения документов;

· подготовка их к исполнению;

· передача документов исполнителям.