Особенности работы с исходящими документами в организации. Исходящие документы

К числу отправляемых документов относятся в основном ответные письма, в которых содержится согласие или отказ на соответствующую просьбу либо предложение, а также инициативные письма по самой широкой тематике, требующие ответа.

Прохождение отправляемого документа включает в себя следующие этапы обработки (рис. 27):

■ составление проекта документа и его оформление;

■ согласование проекта или визирование;

■ подписание документа руководителем;

■ утверждение (при необходимости);

■ регистрация и отправка документа.

Составлением проекта черновика документа занимается специалист структурного подразделения или секретарь-референт, имеющий соответствующую квалификацию.

Документ оформляется по ГОСТ Р 6.30-2003, затем визируется исполнителем или специалистами сторонней организации. В этом случае оформляется лист согласования.

Если в процессе согласования были сделаны замечания по проекту документа, то они обязательно должны быть внесены в текст.

Прежде чем передать документ на подпись руководителю, секретарь редактирует текст, проверяет правильность оформления, наличие всех необходимых виз и приложений к документу, который затем передается на подпись руководителю вместе со всеми материалами, на основании которых он был подготовлен. Подписанные документы регистрируются и передаются для отправки в канцелярию (экспедицию), где их вкладывают в конверты, пред­варительно проверив правильность оформления (наличие подписи руководителя, даты, исходящего номера, соответствие количеству указанных экземпляров, наличие приложений). Официальные документы, направляемые в один адрес, вкладывают в один конверт.

Документы отправляют адресату в день передачи их на отправку; телеграммы и срочную корреспонденцию отправляют немедленно.

Внутренние документы на этапе их подготовки проходят этапы исходящих документов, а на этапе исполнения - этапы поступающих документов (рис. 28).

Работа с внутренними документами по аналогии с отправляемыми документами начинается с составления и оформления проекта документа. Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, готовившего документ, юрисконсультом. Затем документ направляется руководителю на подпись и регистрацию. Дальнейшая работа с внутренними документами идет по тем же правилам, что и с поступающими документами. Наиболее важные внутренние документы могут быть поставлены на контроль. Исполненные документы подшиваются в дела, предусмотренные номенклатурой дел.

30.Правила оформления реквизита «гриф утверждения».

Удостоверение документов является формой выражения ответ­ственности за их законность и содержание. Основными способа­ми удостоверения документов являются: подписание, утвержде­ние и проставление печати.

Утверждение - это особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение дей­ствия документа на определенный круг лиц, граждан, организа­ций. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юриди­ческую силу только с момента его утверждения. Документы ут­верждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

Документ может быть утвержден должностным лицом или специально издаваемым документом (приказ, протокол, решение).

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Утверждение документа должностным лицом производится в том случае, если это регламентируется соответствующими нормативными документами.

Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения оформляется от пятого положения табулятора (10,5 см) флаговым способом, допускается центрированное оформление каждой строки грифа утверждения по отношению к самой длинной строке реквизита. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков препинания), полного наименования должности лица, утвердившего документ (включая наименование организации, если документ оформлен не на бланке), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы проставляются до фамилии) - шестое положение табулятора - и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ОАО «Факел»

Л. А. Степанова

«» июля 2009 г.

Допускается центрировать элементы реквизита «гриф утверждения документа» относительно самой длинной строки. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Московские товары»

Л. И. Белопольская

« » мая 2009 г.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.10.2009 г. N9 03

Если документ утверждается руководителями нескольких организаций, то составные части грифов утверждения располагают на одном уровне. При этом наименование организации должно обязательно входить в наименование должности лица, утверждающего документ. Первый гриф оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи - от второго, второй гриф оформляется по ГОСТу.

Как правило, утверждению подлежат следующие виды документов: уставы, положения, штатные расписания, некоторые виды актов и протоколов, должностные инструкции и др.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется инструкцией по делопроизводству организации.

Отправляемые из фирмы документы называют исходящими , схема работы с которыми может быть представлена в виде последовательности процедур.

Обработка исходящих (отправляемых) документов состоит из следующих операций:

¨ составление проекта документа;

¨ согласование проекта документа;

¨ проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

¨ подписание и утверждение (если необходимо) документа руководителем;

¨ регистрация документа (в журнале или на карточке);

¨ отправка документа адресату;

¨ подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом. Исходящие документы оформляются в 2 экземплярах, за исключением фактов и телефонограмм (1 экземпляр). В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами фирмы. Это согласование оформляется визой.

До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, приложения к документу.

Секретарь проверяет:

· правильность оформления,

· наличие необходимых реквизитов.

· соответствие документов действующим стандартам, нормативным требованиям;

· наличие приложений и количество листов, указанных в основном документе;

· наличие адреса;

· соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

Неправильно оформленные документы возвращаются на доработку исполнителям.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю фирмы или руководителям структурного подразделения. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ, которые не нарушают его юридической силы, или вернуть его на доработку исполнителю. Исполнитель должен внести изменения и дополнения во все экземпляры документа.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в Журнале регистрации исходящих документов

Форма журнала регистрации исходящих документов

После регистрации иприсвоения исходящему документу номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

При приеме документов на отправку сотрудник проверяет:

· наличие даты и индекса дела по номенклатуре;

· наличие фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;

· наличие подписи, печати (при необходимости).

Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, вложение в конверты, отправку.

Исходящие документы печатают , как правило, в двух экземплярах. Первый, подписанный руководством, направляется адресату, второй (экземпляр) отправленного письма и единственный экземпляр факса подшивается в дело с перепиской.

Корреспонденция отправляется в течение дня, телеграммы – немедленно. Если документ , направленный в другую организацию, должен быть возвращен , на нем следует поставить штамп или сделать пометку «Подлежит возврату» и такую же пометку сделать в регистрационной карточке или журнале.

Организация работы с исходящими документами

Обработка исходящих документов, подлежащих отправке почтовой связью, осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Порядок передачи телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов с помощью средств электрической связи и досылки бумажного оригинала адресату определяются инструкцией по делопроизводству организации с учетом имеющихся технических и программных средств.

Основные этапы обработки исходящих документов включают:

• составление текста проекта исходящего документа;
• согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами путем визирования проекта документа;
• подписание (в случае необходимости – утверждение) документа;
• регистрацию в журнале или на карточке и проставление индексов;
• отправку документа адресату;
• подшивку копии исходящего документа в дело.

Для отправки принимаются только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы с указанием дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен данный документ.

Подлежащие отправке документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.

Организация работы с внутренними документами

Внутренние документы (приказы, инструкции, правила, докладные и объяснительные записки и др.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой организации. Порядок их прохождения включает следующие стадии:

• составление проекта документа;
• согласование (визирование) документа;
• подписание документа руководителем;
• регистрация документа;
• размножение и доставка копии документа исполнителям;
• контроль исполнения документа;
• подшивка исполненного документа в дело.

На этапе исполнения документа работа с внутренними документами ведется по схеме работы с входящими документами, включая:

• передачу документа исполнителю;
• контроль исполнения;
• исполнение документа;
• подшивку исполненного документа в дело.

Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления. Оформленные документы передаются на подпись руководству. После подписания документы регистрируются. Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов рассылаются в соответствующие структурные подразделения.

Прием и передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение дело производства в конкретном структурном подразделении, с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной форме. Наиболее важные документы (в том числе поставленные на контроль) передаются под расписку через подразделение, контролирующее исполнение данного документа, или секретаря организации.

Особенности организации работы с кадровыми документами

Важнейшей функцией кадровой службы являются учет и ведение справочного аппарата кадровой документации. Поскольку все документы по личному составу имеют особую социальную значимость, они подлежат строгому учету и регистрации.

В кадровом делопроизводстве используются разные формы регистрации:

• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная электронная.

Журнальная форма используется для регистрации приказов по личному составу, учета личных дел, движения и выдачи трудовых книжек. Вместе с документами по личному составу эти журналы сдаются в архив, где хранятся 75 лет.

Для учета движения кадров могут также использоваться журналы регистрации приема на работу, переводов работников, увольнения с работы. Однако при внедрении автоматизированных систем в работу кадровых служб необходимость в ведении таких журналов отпадает.

Главным справочным массивом, к которому сотрудники кадровой службы обращаются постоянно, являются личные учетные карточки работников. Для работников, на которых в организациях не ведется личное дело, личная карточка является единственным заменяющим его учетным документом.

В небольших организациях (фирмах) личные карточки стоят по алфавиту фамилий, в крупных – систематизируются по структурным подразделениям, а внутри них – по алфавиту фамилий. При увольнении работника сто личная карточка вынимается из картотеки и после дооформления перемещается в картотеку уволенных работников, где она хранится до подготовки к сдаче в архив.

Особенности работы с кадровыми документами проявляются в процессе осуществления основных кадровых процедур приема на работу, перевода, увольнения работника, каждая из которых оформляется цепочкой документов. Эта пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами (например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром при заключении трудового договора с лицами, не достигшими возраста 18 лет, а также иными лицами в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

При переводе на другую постоянную работу работник пишет заявление о переводе, на основании которого вносятся изменения в трудовой договор и составляется приказ о переводе по унифицированной форме № Т-5, который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник знакомится с текстом приказа под расписку. На основании приказа соответствующие записи вносятся в трудовую книжку и личную карточку работника.

Поощрения документируются приказом, изданным на основании докладной записки (представления) руководителя структурного подразделения, в котором работает поощряемый работник. На основании приказа работник кадровой службы вносит соответствующие сведения в трудовую книжку и личную карточку работника.

Увольнение работника также отражается в цепочке документов, начиная с заявления или служебной записки, на основании которых составляется приказ с указанием причины увольнения и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. После подписания руководителем приказ регистрируется, соответствующая запись производится в трудовой книжке, личной карточке и лицевом счете (рис. 5.3).

Рис. 53.

Все записи о работе, награждениях, поощрениях, внесенные в трудовую книжку в период работы в данной организации, заверяются подписью руководителя организации или кадровой службы и печатью организации.

Работник знакомится с текстом приказа и ставит свою роспись. Копия приказа об увольнении и заявление работника (служебная записка) помещаются в личное дело, после чего оно закрывается и обрабатывается для передачи в архив на долговременное хранение. Личная карточка перемещается в картотеку уволенных работников и ставится по алфавиту фамилий. Трудовая книжка выдается на руки уволенному в день увольнения под роспись в журнале регистрации трудовых книжек.

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

· прием и первичную обработку документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрацию;

· рассмотрение документов руководством;

· передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших - секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, - экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

· проверка правильности доставки документов;

· проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

· фиксация факта получения документов;

· подготовка их к исполнению;

· передача документов исполнителям.

Posted On 08.01.2018

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТСЖ

1. Общие положения

2. Прием и регистрация документации

3. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции

4. Порядок оформления дел

5. Заключительные положения

Общие положения

1. Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в правлении товарищества.

2. Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на пред-седателя правления.

3. Ответственность за ведение делопроизводства возлагается на лицо, уполномоченное правлением на его ведение.

Прием и регистрация документации

1. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи в дело.

2. Существует три основных потока документации:

3. Документы, поступающие в правление, проходят следующие этапы:

• предварительное рассмотрение;

3.1. Предварительное рассмотрение

При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, т.к. в документе может отсутствовать обратный адрес; дата почтового штемпеля может иметь значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.

3.2 Регистрация

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.

Например: вх. 001/01-2004,

где 001 - порядковый регистрационный номер;

01 - номер дела, в котором этот документ будет подшит;

2004 - год поступления.

Вся документация регистрируется в день поступления.

После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма.

3.3. Рассмотрение корреспонденции

При изучении содержания документа, если возникает необходимость уточнить какие - либо вопросы, можно воспользоваться информацией, находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной стороне. Именно в этом месте должны быть указаны фамилия и телефон исполнителя доку-мента. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого отве-та, если он не указан непосредственно в самом документе.

3.4. Исполнение

Если вопросы, указанные в документе, были решены ранее поступившей корреспон-денции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом:

• направить корреспонденту письменный ответ;

• сообщить телефонограммой.

Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо про-информировать корреспондента.

Если поступившая корреспонденция - заявление или жалоба домовладельцев, то реше-ние должно быть доведено до них обязательно в письменной форме.

Для записи поступивших в товарищество телефонограмм ведется специальный жур-нал.

При приеме телефонограммы необходимо записать:

• кто подписал телефонограмму и откуда она поступила;

• содержание телефонограммы;

• кто передал и кто принял.

Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции.

1. В ответе на полученную корреспонденцию перед текстом письма обяза-тельно указывается на какой исходящий номер даётся ответ.

2. Исходящие документы подписываются председателем правления. Финансовые документы подписываются председателем правления и главным бухгалтером.

3. Вся отправляемая из товарищества корреспонденция должна регистрироваться в жур-нале регистрации исходящих документов.

4. Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых на-правляется адресату, а второй остается в товариществе и подшивается в соответствующее дело.

Порядок оформления дел

1. Документы, исполненные и списанные «в дело», должны быть:

• проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело;

• сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим (входящим) номерам;

• освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок.

2. Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.

Заключительные положения

1. По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дело должно быть прошнуровано и скреплено печатью товарищества.

2. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.д. тома дела.

Подпись ответственного лица в ознакомлении __________________________________

Похожая информация:

Поиск на сайте:

Правила и приемы обработки отправляемой корреспонденции

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы могут создаваться как инициативные документы (требующие или не требующие ответа) или как ответные на поступившие письменные или устные запросы. Мотивы их создания диктуются направлениями деятельности организации, ее информационными потребностями. Во всех случаях необходимо учитывать целесообразность составления документа.

Количество инициативных документов значительно превышает группу ответных. Если организация имеет сеть подведомственных организаций, а также представительства и филиалы, в исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов. Кроме того, значительную часть данного документопотока составляют информационные документы: письма, докладные записки, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Технология работы с исходящими документами, как правило, предусматривает участие в ней всего аппарата управления. Как инициативные, так и ответные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов будет зависеть от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, заключается:

В подготовке проекта документа;

Его оформлении и согласовании (визировании);

Удостоверении;

Регистрации;

Отправке из организации.

Подготовка проекта документа начинается со сбора информации. Проводится изучение норм и положений соответствующих пра-вовых актов и нормативных документов, анализ ранее изданных документов и т.

д. На этом этапе исполнитель использует информационно-поисковую систему по документам организации и сами документы.

Порядок работы с входящей и исходящей корреспонденцией

После этого готовится проект будущего документа.

Проект документа проходит этап согласования с руководителями структурных подразделений и специалистами. Их согласие с содержанием документа выражается визированием. Если вопрос касается деятельности сторонней организации, документ требует внешнего согласования. В этом случае проект документа направляется соответствующим организациям или конкретным должностным лицам этих организаций. Для предварительного ознакомления и согласования с несколькими должностными лицами проект документа может быть размножен и передан одновременно всем участвующим в его подготовке организациям и лицам (параллельное согласование). Однако иногда требуется последовательное согласование, в соответствии с функциями сторонних организаций или структурных подразделений данной организации.

Принципиальные изменения в процессах визирования могут происходить при наличии в организации локальной компьютерной сети.

Такая сеть позволяет создавать документ в электронной форме, затем передавать его для редактирования, получения заключения, визирования. Технические возможности компьютерных технологий позволяют изменить прежние методы работы, однако вызывают проблемы, связанные с доступом к информации сотрудников организации, а также с проставлением подлинной подписи в грифе или визе согласования.

После получения на проекте документа всех виз документ передают на подпись руководителю вместе с приложениями к нему. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений. Уровень подписания документов оказывает непосредственное влияние на движение исходящих документов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому целесообразно там, где возможно, предоставлять право подписи руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями.

После подписания исходящий документ передается в службу ДОУ или секретарю для регистрации , затем на отправку .

Поступивший документ и копия отправленного документа с визами согласования подшиваются в дело. На документе и в регистрационной форме проставляются соответствующие отметки об исполнении.

Обработка и отправка из организации документов осуществляется централизованно экспедицией, должностным лицом службы ДОУ или секретарем. Для отправки исходящие документы принимаются полностью оформленными, подписанными, зарегистрированными, с отметкой о категории отправления.

Работник службы делопроизводства проверяет правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, правильность адресования, соответствие даты подписания дате отправки.

Неоформленные или неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку в структурные подразделения.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, на которой в экспедиции проставляется фамилия сотрудника и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке.

Написание адреса на конверте должно соответствовать действующим почтовым правилам.

Документы, поступившие на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Похожая информация:

Поиск на сайте:

Регистрация документов. Входящая и исходящая корреспонденция.

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация по-ступающей корреспонденции производится ответственными за ведение делопроизводства.

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений.

Все конверты вскрываются, за исключением писем в.адрес обществен-ных организаций и имеющих пометку «лично». При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме, один из них направ-ляется отправителю. Ошибочно присланные документы возвращаются отпра-вителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получе-ния документа, а также при поступлении доплатных писем.

В нерабочее время приём служебной корреспонденции осуществляет дежурный по подразделению ГПС.

Все поступившие пакеты дежурный -учитывает в журнале учета и затем передает (не вскрывая пакеты) ответственному за ведение делопроизводства. О получении срочных пакетов дежурный докладывает, начальнику (руководителю) подразделения ГПС.

Принимаемые телефонограммы записываются дежурным в книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должно-стным лицам, которым они -адресованы.: Об ознакомлении с телефонограмма-ми должностные лица расписываются в указанной книге.

Регистрация поступившей корреспонденции производится в день поступления.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нереги-стрируемые. Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции ут-верждается начальником подразделения ГПС.

На зарегистрированных документах внижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются номер и дата поступления документа. На теле-граммах и срочных документах указывается время их поступления. Регистра-ционный помер проставляется в нарастающем порядке в течение года.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразде-ления в другое он повторно не регистрируется.

Учет документов производится в специальных журналах (или карто-теках) или в автоматизированной системе обработки документов.

После регистрации входящая корреспонденция передается на рассмотрение начальнику (руководителю) подразделения ГПС, а затем в соответствии с резолюцией - исполнителям. При этом в учетных журналах делается соответствующая отметка о передаче документов.

Документы передаются на исполнение в структурные подразделения только через ответственных за ведение делопроизводства, а те которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

Прием и учет поступивших в структурное подразделение докумен-тов осуществляет ответственный за делопроизводство структурного подразде-ления.

Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в структурное подразделение, создан-ное для ведения делопроизводства.

Отметки о прохождении и исполнении документов в подразделении проставляются ответственным за ведение делопроизводства в соответствую-щих журналах учета.

Исполненные документы передаются исполнителями ответствен-ному за ведение делопроизводства для формирования дел в соответствии с ут-вержденной номенклатурой дел. Подшивка должна производиться периодиче-ски, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапли-вание и длительное хранение неподшитых документов.

Дата публикования: 2015-02-22; Прочитано: 1625 | Нарушение авторского права страницы

studopedia.org - Студопедия.Орг - 2014-2018 год.(0.001 с)…

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

На рисунке ниже рассмотрена возможная схема документооборота для входящих/исходящих писем:

Схема документооборота для входящего письма с созданием письма-ответа на базе проекта

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта.

Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции.

Создание входящего письма и его регистрация

Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов.

Входящая корреспонденция

То есть если пользователь введен в Систему с ролью «Сотрудник канцелярии», он сможет создавать входящие письма.

Для создания нового документа «Входящее письмо» выполните следующие действия:

• Выберите папку «Входящие».
• нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа «Входящее письмо»:

Карточка документа «Входящее письмо»

• Заполните обязательные поля «Корреспондент», «Индекс документа», «Дата создания» в соответствии с оригиналом входящего письма. Если Вы введете данные в поле «на №», Система попытается найти документ «Исходящее письмо», которое было зарегистрировано под этим номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы».
• Сохраните изменения.

Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ «Входящее письмо» с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки «Входящие» в папку «На регистрацию». Система автоматически создаст новое входящее письмо. Текст письма присоединится к созданному документу в виде вложенного текстового файла.

Если Ваша Система позволяет обрабатывать письма НБУ (опция для банков), электронные письма от НБУ конвертируются в документы вида «Входящее письмо» по определенным правилам, далее они автоматически попадают в папку «На регистрацию».

Если входящая электронная почта содержит вложенный XML-файл, который был создан во время отправки исходящего письма другим сервером FossDoc, то в новом входящем письме автоматически будет заполнено поле «Корреспондент», «Дата поступления», а также возможно и некоторые другие поля, которое были заполнены в оригинальном исходящем письме. Зайдите в папку «На регистрацию» и откройте новое письмо, поступившее в нее. Для регистрации нажмите кнопку Сохранить . При этом будет автоматически заполнено поле «Индекс поступления» (если настроена автонумерация документов в подразделении).

Создание исходящего письма-ответа

Исходящее письмо может быть создано двумя способами:

• из проекта;
• непосредственно.

Создание исходящего письма из его проекта

Если Вам пришло поручение (по резолюции), где предлагается создать письмо-ответ на Входящее письмо, Вы можете создать на базе этого Входящего письма проект Исходящего письма, нажав.

Можно просто создать проект исходящего письма.

Непосредственное создание исходящего письма

Если у Вашего пользлвателя роль сотрудника канцелярии, Вы сможете создать Исходящее письмо-ответ напрямую, не создавая проект документа. Выполните для этого следующие действия:

• Выберите папку «Исходящие».
• нажмите Создать на панели инструментов, в результате появится карточка нового документа «Исходящее письмо».
• Заполните в этом документе все необходимые поля. Обратите внимание, что при заполнении поля «на №», Система автоматически выполнит поиск в хранилище документов, чтобы найти документ «Входящее письмо», значение поля «Индекс документа» которого, совпадает с введенных номером. Если такой документ будет найден, автоматически будет создана ссылка на него в закладке «Связанные документы». В поле «Корреспонденты» выберите адресата(-ов) письма (из соответствующего справочника), если адресат - юридическое лицо. Если адресат - физическое лицо, выберите его в поле «Корреспонденты (физические лица)».

Карточка документа «Исходящее письмо»

Отправка исходящего письма адресату

Вы сможете отправить адресату письмо по электронной почте прямо из карточки Исходящего письма. Для этого необходимо перейти на закладку «Переписка» и нажать Написать письмо :

Закладка «Переписка». Кнопка «Написать письмо»

Система автоматически создаст стандартное почтовое сообщение, в которое будут добавлены вложенные файлы из документа «Исходящее письмо» (если они есть).

К почтовому сообщению также будет вложено специального вида XML-файл, содержащий информацию о значениях полей документа «Исходящее письмо». Если адресат также использует Систему электронного документооборота FossDoc, то данные из этого XML-файла будут использованы при автоматическом создании нового документа «Входящее письмо» на стороне адресата. Если в Системе есть данные о E-Mail Контрагента, которому адресовано исходящее письмо, то Система автоматически подставит их:

Форма сообщения электронной почты

Вам остается отредактировать текст сообщения и отправить его. Само электронное письмо будет присоединено к документу:

Закладка «Переписка» с присоединенным письмом

Особенности работы с письмами НБУ

Если Система электронного документооборота используется совместно с электронной почтой FossMail у Вас есть возможность обрабатывать почту НБУ (опция для банков).

Система FossDoc автоматически распознает электронные письма НБУ и конвертирует их в документы «Входящее письмо». Данные документы направляются в канцелярию на регистрацию для дальнейшей работы.

Обрабатываются письма НБУ по следующим правилам:

• Вложенные файлы почтового сообщения присоединяются в качестве приложения к документу «Входящее письмо».
• Если почтовое сообщение НБУ содержало архив, он будет распакован. Распакованные файлы присоединятся к документу «Входящее письмо» как вложенные файлы.
• Если почтовое сообщение НБУ содержит текстовый файл в DOS-кодировке, его будет перекодовано в UTF-8.
• Содержание сообщения НБУ или вложенного в сообщение текстового файла попадет в поле «Содержание» документа «Входящее письмо».
• Если сообщение содержит данные о № и дате документа соответствующего письма НБУ, Система попытается автоматически их распознать и заполнить значения полей «Индекс документа» и «Дата создания» в документе «Входящее письмо».

Для того чтобы канцелярия Вашего подразделения могла получать документы «Входящее письмо», созданные из почтовых сообщений НБУ, администратору нужно соответствующим образом настроить Систему.