Как оформить оплату поставщику за купленные товары и предоставленные дополнительные услуги? Документ "заявка на платеж" 1с заявки на расходование средств.

"Миллионное дело приходится начинать при ощутимой нехватке денежных знаков".

И. Ильф и Е. Петров

Операционное планирование движения денежных средств или как построить систему контроля расходования денежных средств

Введение

Данная статья посвящена операционному планированию движения денежных средств (далее по тексту «ДС»), и будут раскрыты следующие аспекты этой деятельности:

1. роль операционного планирования ДС в жизни компании;
2. подсистема операционного планирования ДС в типовой конфигурации «1С:Управление производственным предприятием ред. 1.3 (релиз 1.3.32.1)» (далее по тексту УПП);
3. особенности и ошибки типовой подсистемы УПП;
4. практический опыт внедрения подсистемы операционного планирования ДС;
5. возможные варианты доработок, исправления ошибок типовой подсистемы УПП.

1 Роль операционного планирования ДС в жизни компании

Мечта любого CFO (Chief Financial Officer - финансовый директор) - отсутствие «кассовых разрывов» (кассовый разрыв - недостаток денежных средств для исполнения текущих обязательств компании в определенный момент времени) в его компании, и эта мечта стала еще более навязчивой в период кризиса. Деньги - движущая сила компании, и их отсутствие, даже на короткий период, может привести к «тяжелым болезням» или даже «гибели» компании. Причиной «кассовых разрывов» является несовпадение сроков поступления денежных средств и их расходования, что может быть вызвано рядом объективных причин, например: сезонными особенностями сферы деятельности компании. В качестве примера можно привести сельскохозяйственные (растениеводческие) компании, которые несут основные затраты зимой и весной, а основную долю выручки получают осенью. При возникновении «кассового разрыва» компании приходится прибегать к различным мерам по их устранению, например: привлечение банковских кредитов, займов, срочная продажа ликвидных активов и т.д. Несмотря на принятые меры, указанная ситуация так или иначе пагубно отразится на благосостоянии компании. Таким образом, разработка системы планирования, исполнения и контроля движения денежных средств является одной из главных задач финансового директора компании.

2 Подсистема операционного планирования ДС в типовой конфигурации «1С:Управление производственным предприятием ред. 1.3» (далее по тексту УПП)

В УПП имеется ряд документов и отчетов, которые позволяют вводить планы поступления и расходования денежных средств, и на основе этих данных строить платежный календарь. Рассмотрим эти объекты конфигураций подробнее:

1. Документ «Планируемое поступление денежных средств »: этим документом отражается плановое поступление ДС. В документе указывается конкретный контрагент, договор, статья движения денежных средств и т.д. В документе есть специальный признак «Включать в платежный календарь», если его не установить, то данные не будут попадать в регистр «Расчеты с контрагентами» и, как следствие, в отчет «Платежный календарь» и другие отчеты.

Особенность 1: Если после проведения этого документа посмотреть отчет «Ведомость по расчетам с контрагентами», то в нем увидим приход на сумму документа, что и должно получиться в результате. И в этом случае важно при вводе документа оплаты (п/п или ПКО) подвязать документ планирования поступления ДС, иначе мы увидим задвоение сумм прихода в отчете. Также в случае отсутствия связи документов в платежном календаре будут представлены неверные данные. Ошибиться легко, например, если указать в документе планирования форму оплаты «Наличные», а оплату провести безналичными, то в этом случае не возможно будет указать связь документов и, как следствие, возникнет задвоение. Даже если вами будет использовать механизм «Ввести на основании» для отражения факта оплаты, и в структуре подчиненности будет видна связь двух документов, это не означает, что по регистрам все пройдет правильно.

1. Документ «Заявка на расходование ДС »: этот документ необходим для отражения плановых расход ДС. В то же время данным документом можно зарезервировать ДС под конкретную оплату. В документе указывается конкретный контрагент, договор, статья движения денежных средств и т.д. В документе есть специальный признак «Включать в платежный календарь», если его не устанавливать, то данные не будут попадать в регистр «Расчеты с контрагентами» и, как следствие, в отчет «Платежный календарь» и другие отчеты. Так же в данном документе есть специальная закладка «Бюджетирование», на которой указывается сценарий планирования и статья оборотов бюджета, для проведения контроля соответствия введенного ранее бюджета и планируемого платежа.

Особенность 2: Если заявка не утверждена, то она все равно попадает в отчет «Платежный календарь» при установленном флаге «Включать в платежный календарь». Дискуссию на тему «Оправдано это или нет» оставим за рамками статьи. При вводе оплаты легко допустить ошибки, описанные в разделе «Особенность 1».

1. Документ «Закрытие планируемых поступлений »: указанный документ предназначен для закрытия документов «Планируемое поступление ДС», т.е. планируемая сумма (часть суммы) поступления ДС «удаляется».

Особенность 3: К сожалению, в данном документе нет возможности вручную скорректировать закрываемую сумму, т.е. программа смотрит остаток по данному плану и весь остаток закрывает, что не всегда удобно. Например, если мы скорректировали план по реализации частично, то и план по поступлению ДС должен измениться. В таком случае придется вносить изменения в документ «Планируемое поступление ДС», однако корректировки «задним числом», как известно, до добра не доводят. К тому же, если корректировку планируемого поступления ДС вводить документом «Закрытие планируемых поступлений», тогда появится возможность проследить историю изменений планов.

1. Документ «Закрытие заявок на расходование средств » предназначен для закрытия документов «Заявка на расход ДС», т.е. планируема сумма (часть суммы) расходования ДС «удаляется».

Особенность 4: аналогичные нюансы описаны в «Особенность 3».

1. Отчет «Платежный календарь »: данный отчет показывает предстоящие расходы ДС и поступления, что позволяет увидеть «кассовые разрывы».

Особенность 4 : В типовой справке к отчету написано: «Отчет предназначен для вывода информации о планируемых платежах, поступлениях и остатках за выбранный период времени ». Если кто-то подумал, что речь здесь идет об остатках ДС на расчетных счетах, то глубоко ошибается. Речь здесь идет об остатках по заявкам/планируемым поступлениям (далее мы рассмотрим этот пример).

1. Отчет «Анализ доступности ДС »: этот отчет показывает остаток ДС в компании, зарезервированные по заявкам ДС, а так же ДС на списание и получение.
2. Отчет «Заявки на расходование средств ». Если верить справке УПП, то этот отчет называется «Неоплаченные входящие платежи» и «предназначен для получения информации по входящим платежам, которые зарегистрированы в системе, но по которым не выполнено ни одно из необходимых действий: отражение в оперативном учете или фактическое движение денежных средств (оплата)». J Забавно! За «настоящей» справкой идем в конфигуратор и видим описание: «предназначен для анализа исполнения заявок на расходование средств за определенный период времени. В колонке «Приход» отображаются суммы по оформленным заявкам, в колонке «Расход» - исполнение заявок за период (оформление на основании заявок платежных документов или их закрытие). Остатки на начало и конец периода показывают неисполненные суммы по заявкам.»
3. Отчет «Планируемые поступления ДС ». Если поверить справке, то это все тот же отчет «Неоплаченные входящие платежи» J . В конфигураторе: «предназначен для анализа исполнения планов по поступлению денежных средств, оформленных соответствующими документами за определенный период времени. В колонке «Приход» отображаются суммы запланированных поступлений, в колонке «Расход» - исполнение планов по поступлению денежных средств за определенный период (оформление входящих платежных документов на основании документов планирования поступления денежных средств).»
4. Регистр сведений « Настройки согласования заявок на расходование ДС »: регистр предназначен для «включения» использования механизма согласования заявок по конкретной организации и периоду.
5. Справочник «Маршруты согласования заявок »: в данном справочнике прописываются маршруты согласования заявок на расходование ДС.
6. Регистр сведений «Настройки маршрутов согласования заявок » прописывает маршрут согласования заявки, причем в типовом функционале он зависит лишь от подразделения (ЦФО - центра финансовой ответственности) заявки.
7. Обработка «Согласование заявок» : в этой обработке происходит согласование заявок.
8. Дополнительное право «Разрешить проведение платежа без заявки » позволяет проведение платежа без утвержденной заявки.

Особенность 5: Ограничение права не срабатывает (легко обходится) в случае если:

А) платежный документ проводится не оперативно;

Б) в РКО не установлен признак «Отразить в опер.учет»;

В) платежный ордер и РКО с видом операции «Выплата заработной платы». Это ошибка УПП: в коде идет проверка по неверной табличной части документа.

1. Дополнительное право «Разрешить превышение контролируемых значений по бюджетам » - позволяет провести заявку на расходование средств, в случае превышения сумм по заявкам, над запланированной суммой по контролируемой статье бюджета.

3 Особенности и ошибки типовой подсистемы УПП

Особенности и ошибки типовой подсистемы рассмотрим на конкретном примере.

Первоначальные данные (условия задачи):

А) вводим новую организацию «ТРГ» в демобазу УПП;

Б) вводим начальные остатки ДС (на 01.11.2012 года ): 1 млн.раб. на расчетном счете и 50 тыс.руб. в кассе;

В) заводим новых пользователей «Менеджер по закупкам» (не устанавливаем дополнительное право «Разрешить проведение платежа без заявки» ) и «Менеджер по продажам».

1. Менеджер по продажам планирует в текущем месяце продать «товар 1» (оплата планируется по безналичному расчету) на сумму 600 000 рублей и вводит документ «Планируемое поступление ДС».

Важно: если не устанавливать признак «Включать в платежный календарь», то планируемое поступление ДС не будет попадать в отчет «Платежный календарь», «Ведомость по расчетам с контрагентами». В нашем примере мы её установим.

Посмотрим в отчет «Платежный календарь»:

Обратите внимание на данные, которые покажет отчет, если период установить с 01.11.12 (с момента ввода остатков):

Важно эту особенность помнить!

Также обратите внимание на то, что отчет не показывает (это ошибка отчета) остатки по наличным в отдельном разрезе:

1. Как и было запланировано, продажа состоялась, но покупатель первую поставку оплатил по безналу , а вторую поставку оплатил наличными . Вводим документы реализации на сумму 400 000 и 200 000 рублей, далее через механизм «Ввести на основании» введем п/п на сумму 400 000 и ПКО на сумму 200 000 рублей. Давайте проанализируем отчеты:
   1. Отчет «Платежный календарь» сформируем с 02.11.2012 по 31.12.2012, получаем следующий результат:

Осталась запланированная сумма в 200 000, хотя оплата прошла. Это произошло из-за того, что мы планировали всю оплату по безналичному расчету, а 200 тыс. получили наличными и, соответственно, заявку не смогли «подтянуть» к кассовому документу, при этом «не помогло» даже то, что все документы мы вводили используя механизм «ввести на основании», и в структуре подчинённости мы видим цепочку:

Удалим ПКО и сделаем п/п на 200 тыс., однако не установим признак «Оплачено». Таким образом, мы увидим следующую картину в платежном календаре:

1. Запланируем расход ДС на сумму 500 000 для оплаты поставщикам. Введем заявку на расходование ДС:

Платежный календарь будет выглядеть следующим образом:

Обратите внимание, что расход запланирован на 09.12.12, хотя дата заявки 08.12.12, это правильно, т.к. в поле «дата расхода» мы указали 09 число.

1. Утвердим заявку. Утверждение происходит из обработки «Согласование заявок», также механизм согласования доступен через Web интерфейс. В обработке согласования есть очень удобная и полезная функция настройки отчетов:

Предварительно отчет разрабатывается и сохраняется в разделе «Произвольные отчеты» (Сервис->Произвольные отчеты»), далее он используется для вывода нужной информации при согласовании заявок. Используя этот функционал, можно настроить отображение остатков на расчетных счетах с учетом оплаты утверждаемых заявок, также можно показать соответствие заявки бюджету и т.д. Возможность согласования через Web интерфейс позволяет руководителю, находясь не на рабочем месте, контролировать платежи.

1. Теперь на основании утвержденной заявки введем оплату платежным поручением исходящим, также попробуем обойти механизм запрета оплаты более чем на сумму утвержденной заявки:

Как видно, при оперативном проведении платежного поручения выходит сообщение о превышении допустимого остатка по заявке, но при неоперативном проведении контроль не срабатывает, и менеджеру по закупкам удается оплатить поставщику больше, чем утвердил руководитель:

Из-за этой ошибки, как и в отчете «Платежный календарь», появляются «чудеса»:

Также не происходит контроль в РКО при снятом флаге «Отразить в опер.учет».

Не происходит контроль также и в Платежном поручении, в и РКО с видом операции «Выплата заработной платы», что является ошибкой типовой УПП.

4 Практический опыт внедрения подсистемы операционного планирования движения ДС

Теперь рассмотрим практический опыт внедрения данной подсистемы в крупном агрохолдинге (назовем его «Агро»), при этом уделим внимание лишь расходной части операционного планирования, т.к. она самая интересная и животрепещущая, ведь на расходы мы повлиять можем, а вот на доходы повлиять не так-то просто.

Внедрение подсистемы операционного планирования движения ДС в «Агро» началось вместе с комплексной автоматизацией учета на базе УПП 1.3. Ранее в холдинге велся учет в 8 различных конфигурациях (более 5 удаленных офисов в 4 областях нашей страны), а операционное планирование движения ДС велось в Excel. В конце месяца дочерние компании отправляли в управляющую компанию (далее по тексту УК) как планы по расходованию ДС, так и планы по поступлению ДС. Сотрудники казначейства УК сверяли присланные планы с бюджетом, далее отправляли на согласование руководителям по направлениям, руководители по направлениям корректировали и согласовывали планы движения ДС. Затем казначейство УК консолидировало планы, поступившие от руководителей по направлениям, и отправляло итоговый план генеральному директору на утверждение. Утвержденный план рассылался обратно в дочерние компании, и в течение месяца сотрудники казначейства УК сверяли движение ДС с утвержденным планом, т.е. контролировали его исполнение.

В ходе подготовки системы к запуску в промышленную эксплуатацию был проведен анализ и построение модели «как есть» бизнес-процесса «Операционное планирование движения ДС». После реинжиниринга бизнес-процесса и построения модели «как надо», был разработан новый регламент бизнес-процесс «Операционное планирование движения ДС». В демонстрационной базе УПП были сделаны необходимые доработки и разработан контрольный пример. Контрольный пример был опробован всеми участниками бизнес-процесса, были выявлены недостатки и озвучены дополнительные пожелания по доработке функционала УПП. После устранения ошибок и внесения необходимых корректировок, новый регламент бизнес-процесса «Операционное планирование движения ДС» был утверждён и доведен приказом генерального директора до сотрудников холдинга. На схеме ниже, приведу пример прохождения заявки на расходование ДС после введения нового регламента:

Результат, полученный от внедрения данной подсистемы:

1. усилен контроль расходования ДС в компаниях холдинга;
2. увеличилась скорость подготовки планов движения ДС;
3. исполнение плана движения ДС стало более «прозрачным»;
4. «кассовых разрывов» удалось избежать.

Хочется отметить, что после внедрения УПП в компаниях холдинга (более 120 пользователей работают в on-line режиме используя Web клиента или удаленное подключение через RemoteAPP) и подсистемы операционного планирования ДС в частности, тема: «согласована заявка на расходование ДС или нет?» стала одной из самых животрепещущих в компании. На поверхность «вылезли» факты того, что иной раз в компаниях холдинга проводили оплаты поставщикам, не взирая на запрет со стороны УК и несоответствия расхода, утвержденному бюджету. Естественно что, получив такой мощный инструмент контроля, как единую ERP систему, это незамедлительно дало положительный результат.

5 Осуществленные доработки в ходе внедрения подсистемы

В этом параграфе опишу лишь малую часть доработок, осуществленных в ходе внедрения подсистемы в холдинге.

1. Устранены ошибки типовой конфигурации УПП 1.3..
2. Суммы, по заявкам на расходование ДС и планам поступления ДС, стали поступать в платёжный календарь только после утверждения.
3. Изменилась схема выбора маршрута согласования заявки на расходование ДС. Маршрут согласования заявки стал зависеть от:
   1. статьи ДС;
   2. суммы заявки.
   3. Только утвержденные платежные поручения можно выгрузить в клиент-банк. В типовой УПП выгружаются также и неутвержденные п/п.
   4. Устранены возможности обхода запрета проведения платежа без заявки.
   5. Осуществлено хранение истории согласования заявок. В любой момент пользователь может посмотреть, у кого находится заявка на согласовании и кто (когда) согласовал заявку.
   6. Разработан механизм «переписки» по заявкам, используемый при прохождении заявки по маршруту согласования.
   7. Доработана обработка согласования заявок. Запрос, используемый в динамическом списке, был неоптимальным, в результате чего, при большом объеме заявок, в момент согласования обработка зависала на 2-3 минуты. Переписка с разработчиками по поводу данной ошибки результатов не давала, поэтому ошибка была исправлена самостоятельно.
   8. Разработана обработка по включению заявки в платежный календарь, т.е. после того, как заявка была утверждена, дополнительно определялся порядок проведения платежей, другими словами, определялся порядок включения заявки в платежный календарь
   9. Разработан пакет отчетов (Платежный календарь, Cash Flow, состояние согласования заявок и т.д.), используемый в холдинге.

В приложении к данной статье есть СКД отчет для обработки согласования заявок.

6 Вывод

Если вы хотите избавиться от «кассовых разрывов», то планирование денежных потоков должно быть непрерывным процессом. Чем больше предприятие, чем сложнее его структура, чем больше видов деятельности, тем сложнее управлять потоками денежных средств. Поэтому единая ERP система - это мощный инструмент в планировании и контроле движения денежных средств.

1. Введение

Планирование денежных средств - одна из главных задач управленческого учета в отличии от учета бухгалтерского.

Конечно, между УУ и БУ есть и другие существенные различие (разные требования к аналитике, к оценке и переоценке активов/обязательств, необходимость создания резервов и т.д.), но необходимость решать задачи планирования – это самая сложная из них.
Сложность планирования заключается не только в подготовке плана (его расчету, формированию по разным сценариям), но необходимо еще:

• Выполнять перепланирование;
• Актуализировать планы, переносить корректировки на следующие периоды;
• Проводить план - фактный анализ.

Учет нужно наладить, да, но не в ущерб планированию.
Конечно же, планированием все равно занимаются (но не в «1С», а XLS). И самую первую, основную задачу (которую и стараются решить) – это планирование денежных средств.

• (1) Стратегическое (бюджетирование);
• (2) Оперативное.

А вот что касается оперативного планирования д/c, то здесь ситуация иная. Т.е часто бывает большое количество счетов на оплату, много регулярных платежей, ожидаемых оплат по заказам клиентов и т.д.

И к тому же, все это может «завязано» на большое количество первичных документов, с которыми работают различные пользователи программы, документы корректируются, ситуация меняется и т.д.

Еще важным отличием оперативного планирования от бюджетирования является то, что оно чаще идет «с низу – вверх». Т.е от «Заявок на расход д/c», которые все время оформляют работники подразделений.

И эти заявки, соответственно, нужно вовремя обрабатывать, принимать / отклонять, «ставить в план» и оплачивать.

Итого: оперативное планирование д/с - это самая первая из задач планирования , которая должна быть автоматизирована в «1С» у любого предприятия.

И в результате планирования, финансовый департамент / казначейство должны «видеть» в системе:

• Когда, кому, c какого расчетного счета/кассы, на какую сумму нужно оплатить;
• Какой остаток д/c будет на «такую-то» дату c учетом текущих остатков, запланированных расходов и поступлений д/c. Нужно избегать т.н. «кассовых разрывов».

  Т.е возникает необходимость работать с платежным календарем.

• Какая задолженность с контрагентами будет на указанные даты, у учетом запланированных платежей, поступлений и текущего сальдо взаиморасчетов.

  Т.е возникает необходимость работать с календарем расчетов.

Каждую из конфигураций можно применять для решения задач оперативного планирования д/c, однако взвешенный выбор следует принимать исходя из рамок и масштабов вашего проекта.

2. Возможности УПП 1.3

На данный момент фирма «1С» еще не выпустила долгожданную, новую редакцию УПП (ред 2). И по этому, будем ориентироваться на то, что доступно - соответствующие подсистемы УПП 1.3:

Нужно отменить, что подсистема «ЗаявкиНаРасходДенежныхСредств» обновлялась в конфигурации относительно не давно (2011 г). И как следствие, в режиме управляемого интерфейса, в панели разделов появился пункт «Заявки на расходование д/с/».

Если попробовать в типовой конфигурации, в файловом режиме, открыть форму документа «Заявка на расход д/с» (она же, ЗРДС), то сразу возникает ошибка по переменной «глОбщиеЗначения» из общего модуля «РаботаСОбщимиПеременными».

Такого рода ошибки можно будет исправить, однако, как говорится: «осадочек остался». Т.е «шероховатостей» в подсистеме ЗРДС УПП – хватает.
Возможность через WEB-браузер оформить документ ЗРДС является полезной, но при этом на практике придется хорошенько задуматься над упрощением и эргономикой типовой формы документа. Особенно это будет важно для мобильных устройств.

А вот что касается платежного календаря, то в режиме тонкого клиента, удаленно через WEB-браузер и т.д. воспользоваться им не получится. Причина в том, что подсистема «Управление денежными средствами» давно не обновлялась и, в частности, отчет «Платежный календарь» построен не на системе компоновки данных. А следовательно, у этого отчета нет возможности использования в тонких клиентах, нет возможности создавать для него произвольные настройки.

При работе с ЗРДС важное место занимает регламент согласования и утверждения заявок. В зависимости от организационной структуры предприятия и других особенностей бизнеса, внутренний порядок согласования заявок (регламент согласования) может быть достаточно сложным (многоступенчатым, вариативным и т.д). Таким образом, для автоматизации это - не простая задача.

В УПП, подсистема согласования и утверждения реализована. В ней предусмотрены достаточно гибкие настройки.

• Согласование – это подтверждение необходимости оплатить заявку. Обычно, согласование должно проходить через начальников подразделений, руководителей и других ответственных лиц компании.
• Утверждение – это завершающее подтверждение (со стороны казначея) того, что заявка будет оплачена. При этом обязательно должна быть определена дата платежа, расчетный счет/касса с которой будет осуществлена оплата. Таким образом, платеж попадает в оперативный план (платежный календарь).

1. Включить использование механизма согласования заявок можно отдельно, по каждой организации.

• Предусмотрена настройка последовательности прохождения заявки по маршрутам, иерархия маршрутов.

1. При этом нужно отметить, что иерархия в справочнике подразделения не учитывается в механизмах маршрутизации заявки.
2. Так же нужно отменить, что согласование и утверждение технически построено без применения механизма бизнес-процессов.

• В каждой точке можно указать одного/нескольких пользователей, для которых и будет доступно выполнение согласования заявки. Т.е заявку может согласовать любой из них (кто успеет сделать это первым).

• Для каждого подразделения можно назначить соответствующую точку маршрута согласования. Суть в этом такая: при оформлении заявки (ЗРДС) обязательно должно быть указано ЦФО (подразделение). И в зависимости от указанного подразделения, УПП «находит» соответствующую ему точку согласования и «отправляет» заявку на согласование в эту точку.

Так же в настройке маршрута согласования допустимо не указать подразделение. В этом случает, такая точка согласования будет «применятся» для всех ЦФО, для которых конкретно не указана соответствующая точка маршрута.

1. Само согласование выполняется с помощью специальной обработки «Согласование заявок»

1. Анализ запланированного наличия денежных средств, графика платежей и отслеживания кассовых разрывов выполняется в отчете «Платежный календарь».

Помимо планируемого расхода д/c (ЗРДС) можно учитывать и планируемое поступление д/c. Для этих целей предусмотрено оформление специального документа «Планируемое поступление д/c».

Нужно отметь, что документе «Планируемое поступление д/c» хотя и есть состояния (подготовлен, согласован и т.д), но возможность согласовать этот документ (так же как ЗРДС) отсутствует. Т.е изменение статусов документа возможно только в режиме «ручного управления».

И еще в УПП есть возможность учитывать планируемое поступление д/с от покупателей без оформления документов «Планируемое поступление д/с».

Т.е если для покупателя оформляются «Заказы клиентов», то в отдельном отчете «Платежный календарь с учетом заказов» это запланированное поступление д/c можно будет увидеть.

1. Помимо отчета «Платежный календарь» предусмотрен отчет «Анализ доступности денежных средств».

При этом предусмотрена возможность резервировать д/c (по заявкам на расход) или размещать заявки в счет запланированных поступлений.

Так же есть функционал закрытия ЗРДС и планируемых поступления д/c. Для этих целей, в режиме «обычного клиента» предусмотрены документы «Закрытие заявок на расходование/поступление д/c».

Однако, данная функциональность так же не поддерживается в режиме тонкого/web-клиента.
Здесь нужно понимать, что методика «жесткого резервирования» сильно завязана на хронологию ввода документов, и это затрудняет корректировки и перепланирование.

По этому, функциональность оставлена в УПП скорее как «наследие прошлого», а для анализа доступности д/c следует применять платежный календарь.

Итак, функциональные возможность УПП рассмотрели и теперь я перечислю те моменты типовой конфигурации, которые на практике, на проектах, приходится дорабатывать:

1. По документу «Заявка на расходование д/c»:
   1. В документе можно указать «Подразделение» (кстати, в конфигурации оно обозначено как ЦФО – центр финансовой ответственности). Но вполне возможна ситуация, когда заявка оформляется от одного подразделения (ЦФО), и при этом затраты нужно будет далее отнести/распределить на другое/другие подразделения (ЦФУ – центры финансового управления).

      Возможность указывать ЦФУ и т.д. – отсутствует.

      Возможность изменять маршрут, перенаправлять заявку на другие маршруты – отсутствует.

1. Отсутствует возможность запланировать перемещение д/c между расчетными счетами, cо счета в кассу и прочее.
1. Процесс согласования:
   1. Существует возможность согласовывать ЗРДС, но отсутствует возможность согласовывать планируемое поступление д/с.
   2. На практике возникает необходимость выполнять согласование за других сотрудников. При этом, в системе нужно фиксировать еще и информацию о том «кто и за кого выполнил согласование».

      Вариант с установкой в одной точке согласования нескольких возможных исполнителей часто не годится, так данный исполнитель может быть указан и на других этапах согласования. В результате, это все приведет к тому, что в списке заявок на согласования у сотрудника появятся одновременно и основные и косвенные задачи по согласованию. Конечно, это запутывает пользователя, это не удобно.

      Резюмируя - возможность согласовывать за другого исполнителя, возможность указать кто и за кого имеет право согласовывать – отсутствует.

   3. В процессе согласования заявок, когда заявка переходит на согласование следующему по маршруту, востребована функциональность автоматического информирования (по e-mail) следующего исполнителя, а так же автора заявки.
   4. Если автор заявки уже является ответственным за согласование/утверждение (на любом из этапом маршрута!), то вполне логично что бы программа автоматически «сокращала» маршрут, переадресую заявку на наиболее высокий, доступный уровень. Однако, в УПП это не предусмотрено.
   • Все перечисленные требования, хотя и отсутствуют в типовой конфигурации, тем не менее .

1. Отчеты, права доступа.
   1. Востребована возможность ограничения доступа к заявкам только по доступным авторам / исполнителям (согласователям); по доступным пользователю подразделениям.
   2. Отсутствует отчетность по контролю (по дням и интервалам) фактической и запланированной задолженности. Это актуально и для покупателей и для поставщиков.
   3. Отчетность и часть функционала не пригодны для работы в режиме тонкого/web-клиента.
2. Учет по регулярным соглашениям, договорам.
   1. Часто встречаются ситуации, когда необходимо регулярно осуществлять оплату поставщикам. Например, арендные платежи и т.д.

      В УПП не автоматизировано отражение в платежном календаре и т.п. этих предстоящих расходов. Т.е необходимо в режиме ручного управления отслеживать такие платежи и оформлять заявки на платеж, что неудобно и трудоемко.

   2. В договорах с покупателями, c поставщиками могут быть прописаны условия по проценту предоплаты, по срокам оплаты и т.д.

      В УПП не автоматизирован учет всей этой информации и (как следствие) автоматическое отражение ее в платежном календаре.

C выходом новой конфигурации «Управление торговлей ред.11» появилось много новых, полезных возможностей по задачам оперативного планирования и контроля финансов.
Пожалуй, наиболее существенно в этой части в УТ11 (по сравнению с УПП 1.3) – это механизм учета графика платежей. Этот механизм как раз «закрывает» то, чего сильно не хватало – автоматизация планирования/учета по регулярным соглашениям, договорам.

Таким образом, в УТ11 можно вообще не оформлять (если нет необходимости, конечно) документы планирования расхода и поступления д/c, и при этом, платежный календарь будет нормально формироваться.

Можно отменить, что «типовые настройки» отчета «Платежный календарь» не очень-то соответствуют ожиданиям (как таковой календарь не отображается ), но в пользовательском режиме можно добавить группировку по «дате платежа» и отчет сформируется в привычном виде.

Функциональность отчета сильно расширилась (по сравнению с УПП 1.3) за счет использования системы компоновки данных. Теперь, отчет можно формировать в тонком/web-клиенте, сохранять в базе и назначать разным пользователям нужные им настройки.

Кроме планирования расхода и поступления д/с в УТ11 появилась функциональность планирования перемещения д/c. Для этих целей можно оформлять документы «Распоряжение на перемещение д/c».

По сравнению с УПП 1.3 для документа «Заявка на расходование д/c» увеличилось количество учитываемых видов хозяйственных операций:

Появилась возможность утверждать как документы «Заявка на расходование д/c», так и другие распоряжения:

Для анализа задолженности по интервалам/срокам предусмотрен отчет «Дебиторская задолженность». При необходимости, можно сформировать и календарь задолженности. Для этого в пользовательском режиме следует добавить группировку по датам оплаты.

К сожалению, в УТ11 (как и ранее) не предусмотрена возможность анализа календаря задолженности по поставщикам. Однако, доработать УТ11 по данной задаче .

Резюмируя: новые методологические решения «1С» вместе с возможностями платформы 8.2 предоставляют хорошую базу для автоматизации задач оперативного планирования и контроля д/c.

Но вместе с тем надо понимать, что конфигурация УТ11 не является полноценным, готовым решением для автоматизации казначейства и планирования д/c.

• Во-первых, в УТ11 в очень упрощенном виде реализован механизм согласования/утверждения заявок на расход и др. документов планирования д/c. Т.е нет механизмов маршрутизации, процесс утверждения заявок сведен к простой установки статусов.
• Во-вторых, в УТ11 нет подсистемы бюджетирования и (как следствие) нет функционала контроля заявки по запланированным бюджетам.

Исторически конфигурация «WA:Финансист» была разработана на базе продукта «Управление казначейством».

И при этом, в новое решение «Финансист» от компании WiseAdvice входят еще:

• Подсистема бюджетного планирования;
• Подсистема управления договорами;
• Подсистема формирования и учета фактических платежей;
• Гибкий, настраиваемый механизм формирования/заполнения документов на основе шаблонов;
• Гибкая, настраиваемая подсистема интеграции с клиент-банком.

1. В процессе утверждения заявки можно не только согласовать/отклонить документ (как это сделано в УПП), но доступны и другие функции: например, отправить документ на доработку, либо запросить доп. информацию.

   Весь этот процесс автоматизирован, соответственно предусмотрена отчетность о состоянии отработки согласования документа.

5. Итоги

Выводы:

1. Для автоматизации работы финансовых департаментов, казначейств, организаций со сложной орг. структурой наиболее подходящим решением является «WA:Финансист » .

   Данное решение развивалось и эволюционировало длительное время, соответственно аккумулировало специфику и требования разных фин. департаментов и казначейств. Общие трудозатраты на разработку решения составили более 5000 чел/часов.

   Преимуществом решения «WA:Финансист» является развитая функциональность и большое количество механизмов настроек программы. Таким образом, внедрение этого решения возможно в короткие сроки (т.н. «коробочное внедрение»), без доп. разработок, программирования и т.д.

   Так как в решении заложены механизмы двухстороннего обмена со всеми основными типовыми конфигурациями, то интеграция в имеющуюся структуру (обмен данными с базами УТ, УПП, Комплексная, Бух) будет не сложной.

2. Для автоматизации фин.департамента / казначейства в рамках проекта комплексной автоматизации лучше всего подойдем решение на базе УПП .

   При этом нужно понимать, функциональность УПП потребует доработок.

   Специфика, требования фин. департаментов, казначейств заложены в УПП не так глубоко, как это сделано в отдельных, специализированных решениях.

   Таким образом, внедрение УПП по этим задачам следует выполнять только в рамках проекта автоматизации.

3. Для крупных организаций, для автоматизации департамента казначейства УТ11 не подходит.

   В данном решении, во-первых, отсутствуют механизмы согласования/утверждения документов планирования.

   Во-вторых, отсутствует подсистема бюджетирования и контроль выполнения бюджетов при оперативном планировании.

   Однако, УТ11 отлично подойдет для автоматизации (в т.ч. оперативного планирования д/c) небольших фин. отделов компаний .

Возможность вести платежный календарь в 1С 8.3 и 8.2 есть в нескольких типовых конфигурациях:

• 1С Бухгалтерия предприятия 8.3 (3.0)
• 1С Управление производственным предприятием
• 1С ERP Управление предприятием 2.0
• 1С Комплексная автоматизация
• 1С Управление торговлей 11 и 10.3
• 1С Управление небольшой фирмой

Платежный календарь реализован в виде отчета (рис.1).

В отчет выводятся данные о плановых поступлениях, расходованиях и остатках ДС. Информацию можно детализировать до первичных документов (Рис.2).

Пример работы с платежным календарем в 1С Управление торговлей

Рассмотрим пример для конфигурации 1С Управление торговлей 11 и новые возможности, которые появились в последних версиях.

Прежде всего, необходимо выполнить настройки. Для этого в разделе «Администрирование — Организации и денежные средства» включаем флажок «Заявки на расходование денежных средств» (рис.3). В других версиях данный флажок можно найти в разделе «Казначейство».

В этом же разделе можно настроить контроль лимитов по организации в целом или по каждому подразделению.

После выполненных настроек в разделе «Финансы» появляется раздел «Планирование денежных средств» (рис.4). В других версиях это может быть раздел «Казначейство».

Введем несколько заявок на расход. Этот документ является ключевым для организации оперативного контроля движения ДС. Рассмотрим его подробнее (рис.5).

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Прежде всего, необходимо выбрать операцию документа. В нашем примере это «Перечисление налога». От выбранной операции зависит . Программа подскажет пользователю, какую статью можно использовать в том или ином случае (список статей будет отфильтрован в зависимости от операции).

Так как в настройках включен контроль лимитов, программа заблокировала проведение документа. Чтобы утвердить такую заявку, нужно или включить флажок «Сверх лимита», или увеличить лимит по данной статье.

Лимиты задаются в документе «Лимиты расхода денежных средств» (рис.6). Период задается не на момент формирования заявки, а на момент планируемой оплаты. В нашем примере заявка проводится июлем, но лимит устанавливается на август.

Документ «Заявка на расход ДС» имеет несколько статусов:

• Не согласована
• Согласована
• К оплате
• Отклонена.

Все несогласованные заявки можно увидеть в журнале «Заявки на расходование ДС к согласованию» (Рис.7). Утверждать заявки удобно прямо из этого списка.

Теперь сформируем платежный календарь и оценим ситуацию.

На рис.8 представлен отчет на август 2016 года. В нем красным отмечены кассовые разрывы. По заявке №ТДЦУ-000003 04.08.2016 требуется оплатить приобретение основного средства, но денег на эту дату не хватает.

В отличие от платежного календаря ранних версий (рис.1) сейчас появилась возможность прямо из отчета сформировать документы перемещения или плановых поступлений ДС.

На рис.9 видим документ «Ожидаемое поступление ДС», сформированный по кнопке «Поступление» прямо из платежного календаря. Чтобы закрыть кассовый разрыв, необходимо правильно выбрать статью ДДС и плановую дату поступления.

Документ "Заявка на платеж" является основным инструментом подсистемы управления заявками на платежи. Данный документ позволяет регистрировать в программе потребность перечисления наличных или безналичных денежных средств поставщикам, сотрудникам, налоговым органам и прочим контрагентам. Кроме этого, функционалом документа обеспечивается процедура согласования и утверждения каждой зарегистрированной заявки на платеж.

Работа с документом ведется в журнале заявок на платежи . Доступ к журналу осуществляется через пункт главного меню "Заявки на платежи" "Журнал заявок на платежи" , а также через пункты панели управления рабочих столов программы.

Описание формы документа "Заявка на платеж"

Форма документа "Заявка на платеж" содержит характеристики (реквизиты), раскрывающие назначение регистрируемого платежа. В верхней части формы располагается блок основных реквизитов, определяющих организацию, ЦФО, вид денежных средств и прочие обязательные характеристики заявки. Закладка "Назначение платежа" содержит список реквизитов, позволяющих указать сумму и детально охарактеризовать назначение платежа. Кроме этого существуют три закладки, содержащие дополнительную информацию о планируемом платеже: "Сопроводительные документы", "Платежи" и "Прохождение заявки".

Форма документа "Заявка на платеж"

Основные реквизиты

Перечень основных реквизитов:

• Срок оплаты – крайняя дата, до которой необходимо оплатить заявку;
• Операция - платежная операция, определяющая вид расчетов с контрагентом. Реквизит является обязательным для заполнения;
• Статья ДДС - , классифицирующая регистрируемую заявку на платеж в соответствии с принятым в организации классификатором статей. Реквизит является обязательным для заполнения;
• Организация - компания, в которой зарегистрирована заявка. При вводе нового документа реквизит автоматически принимает значение «Основной организации» из персональных настроек пользователя (указывается в форме элемента справочника «Пользователи»). Реквизит является обязательным для заполнения;
• ЦФО - структурная единица компании (отдел, подразделение, департамент), отвечающая за взаиморасчеты с контрагентом – получателем денежных средств;
• Инициатор – физическое лицо, являющееся инициатором сделки, регистрируемой для оплаты. Реквизит является дополнительной характеристикой заявки и используется в качестве критерия отбора в журналах и отчетах подсистемы;
• Способ оплаты - определяет приоритетный способ оплаты заявки (наличные или безналичные). При вводе нового документа реквизит принимает значение «Безналичные»;
• Комментарий – строка произвольно комментария к регистрируемой заявке на платеж;
• Ответственный – пользователь, зарегистрировавший документ заявки в программе. Реквизит заполняется автоматически и недоступен для редактирования.

Закладка "Назначение платежа"

При регистрации документа на закладке «Назначение платежей» необходимо заполнить следующие реквизиты:

• Контрагент – юридическое или физическое лицо, являющееся получателем денежных средств, заполняется из справочника "Контрагенты" . Реквизит является обязательным для заполнения;
• Договор - договор с контрагентом, в рамках которого необходимо перечислить денежные средства;
• Сумма платежа ;
• Ставка НДС ;
• Сумма НДС , входящая в сумму платежа;
• Валюта денежных средств;
• Назначение платежа – строка назначения платежа, определяющая предмет сделки, т.е. за что требуется перечислять денежные средства. Назначение платежа может быть сформировано автоматически;
• Номер документа основания - номер документа, являющегося основанием для заявки (например, номер счета на оплату, номер накладной и т.п.);
• Дата документа основания - дата документа, являющегося основанием для заявки;
• Документ основание - строка информации, характеризующая первичный документ, полученный от контрагента и являющийся основанием для перечисления денежных средств. Если основанием для платежа является счет на оплату, характеристики документа заполняются вручную. Автоматическое заполнение этого реквизита происходит при вводе заявки на основании документа поставщика (накладной, акта выполненных работ и других первичных документов, зарегистрированных в 1С:Бухгалтерии);

Закладка "Сопроводительные документы"

Закладка "Сопроводительные документы" содержит табличное поле, предназначенное для прикрепления к заявке на платеж всех необходимых сопроводительных документов, например, договоров, дополнительных соглашений, счетов на оплату, сертификатов, спецификаций и т.п. Прикрепляемые документы должны представлять из себя электронные документы произвольного формата. При записи заявки все указанные на закладке документы сохраняются в информационной базе, что обеспечивает сохранность этих документов и возможность быстрого доступа к ним непосредственно из формы заявки.

Заявка на платеж: закладка "Сопроводительные документы"

Список доступных реквизитов:

• Наименование документа - наименование прикрепляемого документа. При добавлении файла документа в данное поле автоматически подставляется имя файла. При необходимости пользователь может изменить указанное значение;
• Тип документа - тип прикрепленного документа. Это поле недоступно для редактирования и заполняется автоматически при выборе файла;

Можно настроить систему так, что все (или определенные) платежи будут проходить только при условии обязательного создания и согласования заявки на денежные средства. Это регулируется функциональной опцией Заявки на расходование денежных средств :

Если опция включена, то обязательность заведения заявок настраивается для каждого банковского счета организации :

При создании заявки, указывается ее операция:

А также форма оплаты:

Заявки на расходование ДС могут быть созданы как вручную, так и на основании заказов, ПТУ, и других документов. В свою очередь, на основании заявок можно создать Списание безналичных ДС, РКО, и иные документы.

Вопрос 1.14 экзамена 1С:Професионал по ERP Управление предприятием 2.0. Запрет на списание денежных средств без документа "Заявка на оплату":

1. Определяется в настройках пользователя
2. Определяется в дополнительных правах пользователя
3. Определяется ролью пользователя
4. Определяется для каждого счета индивидуально

Проверено. Верный ответ - четвертый, разбор см. выше.

Вопрос 8.5 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Документ "Заявка на расходование денежных средств" может быть оформлен по видам операций расхода денежных средств:

1. Перечисление денежных средств на оплату налогов
2. Передача денежных средств между головной организацией и обособленными подразделениями
3. Оформление операции конвертации валюты
4. Перечисление денежных средств на оплату таможенных расходов
5. Варианты 1 или 4
6. Варианты 1 или 2 или 3 или 4

Проверено. Верный ответ - шестой, см. выше доступные операции.

Вопрос 8.8 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Документ "Заявка на расходование денежных средств" может быть оформлен по видам операций расхода денежных средств:

1. Перечисление поставщику
2. Выдача зарплаты
3. Сдача денежных средств в банк
4. Варианты 1 или 2
5. Варианты 1 или 2 или 3

Проверено. Верный ответ - четвертый. Сдача денежных средств в банк оформляется не заявкой, а Распоряжением на перемещение ДС .

Вопрос 8.10 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0.

1. Безналичная
2. Наличная или Безналичная
3. Платежной картой
4. Варианты 1 или 2
5. Варианты 1 или 3
6. Варианты 1 или 2 или 3

1. Наличная
2. Платежной картой
3. Денежным документом
4. Варианты 1 или 2
5. Варианты 1 или 3
6. Варианты 1 или 2 или 3

Проверено. Верный ответ - четвертый.

Вопрос 8.14 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Документ "Заявка на расходование денежных средств" может вводиться:

1. На основании документа "Заказ поставщику"
2. На основании документа "Поступление товаров и услуг"
3. Варианты 1 и 2 в зависимости от статусов документов-оснований
4. Из отчета "Платежный календарь"
5. Варианты 1 и 2 и 4
6. Варианты 3 и 4

Проверено. Верный ответ - пятый. Рассмотрим. На основании Заказа поставщику, заявка вводится без проблем, не смотря на его статус Не согласован и оплату после поставки (которой еще не было):

вот заявка:

У ПТУ статусов вообще нет; заявка вводится также без проблем:

Из отчета Платежный календарь, прямой опции создания заявок нет, но можно открыть из отчета документ-основание и сделать заявку от него:

1. К оплате
2. Согласовано
3. Вне зависимости от статуса