Кем утверждается должностная инструкция секретаря референта. Должностная инструкция секретаря референта генерального директора

Обязанности секретаря на каждом отдельном производстве определяются должностной инструкцией такого сотрудника. К обязанностям секретаря могут относиться самые разнообразные функции — все зависит лишь от производственной деятельности компании (организации, предприятия). О должностных обязанностях, которые могут быть вменены секретарю, и поговорим в этой статье.

Обязанности секретаря-референта

Обязанности секретаря включают в себя, как правило, организационную работу, работу по сбору и распространению информации среди сотрудников по оформлению, хранению, систематизации документов, выполнению поручений руководства и т. д.

В зависимости от того, какой деятельностью занимается компания, в обязанности этого сотрудника может вменяться:

• ведение деловой переписки;
• работа с архивом;
• своевременная передача документов между структурными подразделениями организации и конкретными исполнителями;
• оформление приказов руководителя;
• организация рабочего времени руководителя;
• осуществление посреднических функций при работе с иностранными партнерами (в т. ч. перевод устной речи и документов).

На многих предприятиях к обязанностям секретаря относится также ведение кадрового учета. Правда, работа с кадровыми документами требует определенных знаний и навыков, поэтому это можно назвать необязательной частью полномочий секретаря. Под кадровым учетом здесь следует понимать не только оформление приема или увольнения работников, но и ведение табелей учета рабочего времени, формирование личных дел сотрудников, подготовку трудовых договоров и ведение их реестра, оформление документов для командировок, работу с листками нетрудоспособности и так далее.

В небольших компаниях к должностным обязанностям секретаря иногда относят работу в сфере охраны труда и пожарной безопасности. При этом на него возлагаются обязанности:

• по проведению вводных инструктажей и инструктажей на рабочем месте (первичных, внеплановых, повторных);
• инструктированию работников по пожарной безопасности;
• проведению тренировок по действиям работников предприятия в случае чрезвычайных ситуаций.

Также секретарь принимает участие в расследовании несчастных случаев на производстве, подготавливает и сдает документы, касающиеся охраны труда и безопасности.

Не знаете свои права?

Помимо вышеперечисленного на секретаря могут возлагаться обязанности по снабжению аппарата управления или непосредственного руководителя расходными материалами. К этой категории можно отнести организацию поставок питьевой воды, обеспечение канцелярскими принадлежностями, контроль за исправностью офисной техники, своевременную организацию ее замены и т. п.

Если в компании принято организовывать деловые встречи, переговоры (в т. ч. в виде различных деловых обедов), либо устраивать кофе-брейки, обязанности по их проведению обычно также возлагаются на секретаря.

Должностная инструкция секретаря

Какие бы обязанности секретаря не были предусмотрены в каждой конкретной организации, они в любом случае должны быть изложены в должностной инструкции. Ознакомление с таковой производится в момент приема гражданина на работу, после чего он должен расписаться в ознакомлении. Только личная подпись сотрудника является достаточным основанием для работодателя требовать от него полного исполнения своих трудовых функций, а также дает право привлекать к ответственности за их неисполнение.

Должностная инструкция секретаря включает в себя те же основные разделы, что и должностные инструкции иных работников:

1. Общие положения. Здесь речь идет о том, как осуществляется прием на работу и увольнение сотрудника, какие основные задачи перед таким работником ставятся, чем руководствуется в работе секретарь, а также перечисляются основные требования, которым должен отвечать соискатель данной должности.
2. Должностные обязанности секретаря . В этом разделе должны быть изложены все функции референта, которые будут им осуществляться в период работы в данной организации. Важно понимать, что работник не обязан выполнять те функции, которые прямо не предусмотрены его должностной инструкцией, поэтому данный раздел должен содержать максимально полное описание.
3. Если есть обязанности, то должны быть и права, которые также должны быть отражены в должностной инструкции секретаря.
4. В заключении обычно следует раздел, определяющий виды ответственности работника за неисполнение или ненадлежащее исполнение им своих трудовых обязанностей.

Требования к соискателям

В зависимости от того, какие должностные обязанности предусмотрены для секретаря, работодатели вправе предусматривать различные требования к уровню квалификации и образованию соискателей. Так, в компаниях, в которых на секретаря возлагаются не только организационные обязанности, работодатель может требовать от сотрудника наличия высшего, среднего специального или дополнительного профессионального образования.

В частности, если работа секретаря связана с работой на международном поле и требует знания иностранных языков, может потребоваться образование лингвиста-переводчика. Если на такого сотрудника возлагается обязанность по организации работы в сфере охраны труда и пожарной безопасности, работнику придется пройти обучение, касающееся специальных направлений (по охране труда и пожарно-техническому минимуму). Специалисты, работа, которых будет включать в себя кадровый учет, должны иметь определенный уровень знаний, позволяющий им надлежащим образом исполнять свои обязанности, например иметь высшее юридическое образование.

С другой стороны, такие требования к образованию и квалификации секретаря в большинстве случаев зависят исключительно от пожеланий работодателя. Исключение, пожалуй, составляет только охрана труда и пожарная безопасность. В случае если такие функции возлагаются на работника, ему обязательно нужно пройти соответствующее обучение, т. к. данное требование закреплено законодательно. В иных же случаях необходимости подтверждать квалификацию, как правило, нет (если, конечно, работодатель не предусмотрел требование к образованию специально).

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор"_____________"

_________________ (ОАО «_______»)

Должностная инструкция секретаря-референта

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая секретаря-референта, далее - "должностная инструкция секретаря", определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-референта.
1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Общества.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно _________________ Общества.
1.4. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Секретарь-референт должна знать:
- положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок расположения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда; должностную инструкцию секретаря.
1.6. В период временного отсутствия секретаря-референта ее обязанности возлагаются на ___________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Секретарь-референт осуществляет следующие обязанности:
Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
Печатает по указанию руководителя различные материалы.
Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
Принимает документы на подпись руководителю.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

3. ПРАВА
Секретарь-референт имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности секретаря-машинистки.
3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию секретаря-машинистки.
3.3. Представлять интересы предприятия в сторонних организациях по вопросам, связанным с ее профессиональной деятельностью.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-референт несет ответственность за:
4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.
4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Общества.
4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы секретаря-референта определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь-референт обязана выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

И т.д...

Дополнительные должностные обязанности доступны в типовом бланке и образце должностной инструкции секретаря-референта вариант которой можно скачать из прикрепленного файла.

Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.

УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков /Широков И.А./
«12» августа 2014 г.

Должностная инструкция секретаря

Общие положения

1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.

1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.

1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.

1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации

1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.

1.6. Секретарь обязан знать:

— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;

— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;

— Правила ведения делопроизводства;

— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;

— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;

— Основы организации трудовых процессов;

— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;

— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);

— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.

Функциональные обязанности

2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:

— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;

— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте - прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;

— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— Прием и отправка писем;

— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— Участие в общих собраниях и совещаниях;

— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Права

Секретарь обладает следующими правами:

3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в.ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);

3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;

3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;

3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;

3.5. Посещать курсы повышения квалификации;

3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.

Ответственность

Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:

4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;

4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;

4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;

4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;

4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.

4.6. Нарушение субординации.

Условия работы

5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;

5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.

Право подписи

6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.

СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов /Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.

С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.

ФАЙЛЫ

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря

Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.

Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:

• «Общие положения»,
• «Должностные обязанности»,
• «Права»,
• «Ответственность».

Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).

Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы» , вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Должностная инструкция секретаря-референта упорядочивает трудовые отношения между работодателем и сотрудником. Документ содержит требования к квалификации, опыту работы, знаниям, навыкам должностного лица. Он устанавливает порядок подчинения, назначения, освобождения от должности, описывает функциональные обязанности, права сотрудника, его ответственность.

Образец типовой должностной инструкции секретаря-референта

І. Общие положения

1. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

2. Назначение или освобождение от должности секретаря-референта осуществляется приказом генерального директора.

3. Секретарь-референт непосредственно подчиняется генеральному директору.

4. Во время отсутствия секретаря-референта его права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

5. Секретарь-референт должен знать:

• правила работы с документами;
• иностранный язык;
• нормы делового этикета;
• правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
• нормы техники безопасности, охраны труда и противопожарной защиты;
• основы гражданского, трудового законодательства.

6. Секретарь-референт руководствуется в своей деятельности:

• законодательством РФ;
• Уставом организации;
• приказами и распоряжениями руководства;
• правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами организации;
• данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности секретаря-референта

Секретарь-референт выполняет следующие функциональные обязанности:

1. Проводит информационно-справочное обслуживание организации.

2. Ведет прием посетителей.

3. Организует встречи, командировки, поездки руководителя.

4. Готовит необходимые документы, осуществляет их прием, учет, хранение.

5. Контролирует качество подготовки, правильность содержания, согласования документов, передаваемых на визирование руководству организации.

6. Анализирует информацию, предоставляемую руководству, дает по ней компетентные заключения.

7. Контролирует исполнение документов и поручений руководства.

8. Занимается подготовкой заседаний, совещаний с участием руководителя. Собирает необходимые материалы, информирует участников о времени и месте их проведения, повестке дня, ведет и оформляет протоколы.

9. Выполняет служебные поручения руководителя в пределах своей компетенции.

ІІІ. Права

Секретарь-референт имеет право:

1. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.

2. Требовать от руководства создания нормальных условий для исполнения своих полномочий и сохранности документов, материальных ценностей.

3. Направлять руководству рационализаторские предложения по совершенствованию своей работы и деятельности организации.

4. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

5. Получать от подразделений необходимые материалы и пояснения причин задержки выполнения заданий, поручений руководства.

6. Информировать непосредственного руководителя о недостатках в деятельности организации, вносить предложения по их ликвидации.

7. Не приступать к выполнению своих обязанностей при возникновении опасности для здоровья и жизни.

ІV. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

1. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

2. Качество документов, предоставляемых на визирование руководству организации.

3. Последствия принимаемых решений, собственных действий.

4. Проведение несанкционированных руководством встреч, представлений интересов организации.

5. Нарушение положений руководящих документов организации.

6. Неправомерное разглашение личной информации, передачу коммерческой тайны, конфиденциальных сведений.

7. Нанесение ущерба организации, ее сотрудникам, государству, контрагентам.

8. Нарушение положений трудовой дисциплины, норм техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового общения и этикета.

УТВЕРЖДАЮ:

______________ «____»___________ 2005 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретарь- референт.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря — референта.

1.2. Секретарь- референт назначается на должность и освобождается от нее генеральным директором.

1.3. Секретарь- референт подчиняется непосредственно .

1.4. На должность секретаря- референта может быть назначен сотрудник с полным средним образованием, имеющий опыт работы в качестве секретаря или ассистента от 2 лет и навыки работы на ПК, знанием английского языка, навыками работы на оргтехнике, знанием основ делопроизводства.

1.5. В задачи секретаря- референта входит – административное обеспечение поддержки работы генерального директора.

1.6. Секретарь- референт в своей работе руководствуется распоряжениями генерального директора, нормативными актами и настоящей должностной инструкцией.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

Секретарь-референт:

2.1. Выполняет печатные и множительные работы.

2.2. Ведет прием входящих-исходящих звонков.

2.3. Осуществляет телефонные переговоры.

2.10. Организует хозяйственную деятельность приемной.

2.11. Ведет прием посетителей.

2.12. Организация бесперебойной работы водителей и ресепшена.

Секретарь- референт имеет право:

3.1. Обращаться к должностным лицам компании за предоставлением информации, необходимой для оформления документов и подготовки отчетов.

3.2. Требовать представления документов, оформленных надлежащим образом, исходя из требований внутренних нормативных актов компании.

3.3. Сообщать генерального директора о возникновении препятствиях для выполнения поставленных задач по вине третьих лиц.

3.4. Вести переговоры от имени компании в рамках вопросов, отнесенных к компетенции секретаря- референта.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

4.1. Секретарь-референт несет ответственность за:

— своевременное и качественное выполнение обязанностей, возложенных должностной инструкцией;

— недостоверную информацию о состоянии дел и выполнении функциональных обязанностей;

— сохранение коммерческой тайны в пределах, определенных действующим законодательством и внутренними нормативными актами компании;

— не разглашение любой информации, полученной в результате профессиональной деятельности;

— правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством;

— причинение ущерба (материального либо нанесению вреда деловой репутации) предприятию в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством;

— невыполнение приказов, распоряжений и поручений генерального директора;

— некорректное поведение в отношении сотрудников компании и сторонних лиц;

— нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.

5. РЕЖИМ РАБОТЫ.

5.1. Режим работы секретаря- референта определяется в соответствии с условиями трудового договора и Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

5.2. В связи с производственной необходимостью, секретарь- референт может быть направлен в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

5.3. В связи с производственной необходимостью секретарь- референт может привлекаться к работе за пределами нормативной продолжительности дня.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
— законодательными актами РФ;
— Уставом предприятия;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— приказами (указаниями) руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
— настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
— перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
— организации работы с документами, составления документации;
— организации управленческого труда;
— применение средств вычислительной и организационной техники;
— перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
— культуры труда и служебной этики;
— охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

И кто может рассчитывать на прибавку к зарплате Марк Бершидский По данным декабрьского исследования компании Hays, в следующем году 46% работодателей планируют увеличить штат сотрудников. 45% говорят о том, что увеличивать штат не планируют, а будут заниматься только...