Основные реквизиты докладной записки. Как правильно составить докладную о некорректном и хамском поведении работника? О появлении работника на рабочем месте в состоянии алкогольного опьянения

На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.

В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) - это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.

Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.

Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.

Виды докладных записок

• на инициативные;
• информационные;
• отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:

• на внешние;
• внутренние.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• дату;
• индекс;
• место составления;
• адресата;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя;
• фамилию исполнителя, номер его телефона.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).

Пример 1

Внешняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.02.2014 № 12/05-14

О привлечении дополнительных

трудовых ресурсов

Уважаемый Андрей Васильевич!

В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.

Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.

Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов

В дело № 03-13

Одинцова 10.02.2014

Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата;
• регистрационный (исходящий номер);
• заголовок к тексту;
• текст;
• отметка о наличии приложения (если есть);
• адресат;
• подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Пример 2

Внутренняя докладная записка

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

07.04.2014 № 6

О прогуле, совершенном менеджером

отдела продаж

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.

Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.

В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.

Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев

В дело № 02-10

Сидорова 07.04.2014

Оформление реквизитов докладной записки

При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).

Пример 3

Угловое расположение реквизитов в докладной записке

Наименование

структурного подразделения Адресат

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

______________ № ________

Заголовок

Пример 4

Продольное расположение реквизитов в докладной записке

Наименование структурного подразделения

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

_____________ № _________

Заголовок

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.

Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014 ) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г .).

Обратите внимание

Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки - дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения - в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.

В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования , а после принятия решения - резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Обратите внимание

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.

Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:

• в первой - констатирующей части - излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• во второй - анализирующей части - содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
• в третьей - резюмирующей части - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Обратите внимание

Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.

Кстати

Служебная записка - документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают :

• запрос информации;
• выдачу инструкций;
• сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
• объявления (извещения).

Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.

Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.

Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.

Пример 5

Служебная записка

В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.

Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:

1. Симакину И.П.

2. Иванову П.Н.

Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов

В дело № 02-14

Ильина 16.04.2014

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка - это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз - объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

Виды объяснительных записок и их особенности

• на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
• составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.

Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.

Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Записка как доказательство

Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.

Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.

Оформление отдельных реквизитов докладной записки

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.

Датой объяснительной записки является дата ее составления.

Текст объяснительной записки должен содержать:

Описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;

Аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.

Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.

В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.

По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).

Обратите внимание

Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.

Пример 6

Объяснительная записка

Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.

Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014

Директору ООО «СВ»

А.В. Смолкину

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

14.04.2014 № 14

Об отсутствии на рабочем месте

Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.

Оправдательных документов не имею.

Бухгалтер Александрова И.И. Александрова

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.

Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.

Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная . Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.

▪ Журнальная форма регистрации - самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него - в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.

Пример 7

Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок

▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Обратите внимание

Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству. В инструкции следует зафиксировать:

1) перечень нерегистрируемых документов.

2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается:

Место регистрации;

Время и порядок регистрации;

Правило образования регистрационного номера;

Форма, в которой производится регистрация;

Перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения;

Правила учета движения документов после регистрации;

Принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение);

3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).

Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок

Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.

Докладная записка - это информационно-справочный документ, который содержит изложение какого-то вопроса, а также определенные выводы и предложения.

Цель написания докладной записки - информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.

В некоторых случаях докладная может носить просто информационный характер, т.е. информировать о выполнении распоряжения, завершении или ходе выполнения работ, задач.

Данный документ может составляться как по собственной инициативе автора, так и по указанию руководства.

Докладная записка может быть внутренней либо внешней. Внутренняя составляется на имя руководителя структурного подразделения либо организации (в порядке прямого подчинения), внешняя - на имя руководителя вышестоящей инстанции.

Как написать докладную записку

По своей сути и форме докладная записка напоминает . Отличие между ними в том, что докладные записки направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему, а служебные - от сотрудника либо руководителя одного структурного подразделения работнику равнозначного должностного статуса другого подразделения.

Бланк докладной записки содержит следующие реквизиты:

• наименование структурного подразделения (для внешней докладной записки - наименование организации);
• наименование документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• место (город) составления (для внешней докладной записки);
• адресат - кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы;
• заголовок к тексту документа - начинается со слов «О …», «Касательно …»;
• текст записки - обычно он состоит из двух частей: в первой описывается сложившаяся ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы, делаются конкретные выводы;
• подпись - должность составителя, личная подпись, расшифровка подписи: фамилия и инициалы.

Образцы и примеры докладной записки

Образец докладной записки о премировании

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

2013-04-10-ЦН от 04.10.2013 г.

О премировании

Прошу поощрить менеджера по продажам Краснова Александра Олеговича денежной премией в размере 8000 рублей за расширение клиентской базы с 30 до 50 торговых точек и увеличение общего объема продаж продукции в 2 раза по итогам 3-го квартала 2013 г.

Оформление докладной записки внутри организации можно осуществлять на обычном листе бумаги формата А4, внешней, направляемой в вышестоящие инстанции - на фирменном бланке организации.

Докладная записка, справка. Их реквизиты

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившийся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части: констатирующею и предлагающею .

В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы . Докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки предоставляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога «о» («об»). Оформление этого вида документа зависит от адресата.

Докладные записки могут быть двух видов: внешние и внутренние .

Внешняя докладная записка, подписываемая руководством, печатается на общем бланке с заполнением следующих реквизитов:

место составления или издания;

заголовок к тексту;

Внутренняя докладная записка, адресуемая руководству, подписываемая ее составителем или руководителем структурного подразделения, печатается на стандартном листе бумаги. Машинописным способом воспроизводится реквизиты бланка:

наименование структурного подразделения;

вид документа (докладная записка);

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки бывают двух видов:

1) с информацией о фактах и событиях служебного характера;

2) учреждениям для удостоверения того или иного юридического факта.

Более многочисленную группу составляют справки второго вида. Они выдаются ежедневно. Это - справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности и т.п.

Форма справки в приложении №4.

Форма докладной записки в приложении №5.

Приказ, порядок составление и его реквизиты

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главным, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором предприятия.

Подписанный директором приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства.

Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия и содержат следующие реквизиты:

наименование предприятия;

наименование вида документа;

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

отметки об исполнении документа;

отметка о переносе данных на машинный носитель.

Текст приказа состоит из двух частей:

констатирующей;

распорядительной.

Приказ - акт издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений исполкомов местных Советов народных депутатов, руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующими на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, регулирующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или отрасли. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности. Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону. Подготовка основных видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание.

Процедура составления и оформления распорядительного документа должна быть описана в табеле форм документов конкретного учреждения или в ее инструкции по делопроизводству. В них излагаются последовательность над проектом документа и те требования, соблюдение которых обеспечивает юридическую полноценность документа.

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии) привлекаться ученные или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Учреждение или структурное подразделение может выступать с инициативой разработки распорядительного документа по какому-либо вопросу.

Первая стадия разработки проекта любого распорядительного документа - определение круга вопросов, которые предстоит в нем отразить. В зависимости от важности управленческого действия приступают к изучению материалов по существу, прежде всего законодательных актов и решений правительства, затем ведомственных нормативных документов, предшествующих распорядительных документов по данному и аналогичным вопросам.

Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечивает правовую основу документа, его направленность государственную постановку проблемы. Пересмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит избежать дублирования и противоречий, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используется различные информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебные переписка. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это в черновике, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.

Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной .

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ (чаще всего пересказ), В этом случае вид акта, его автор, полное название (заголовок), номер и дата, т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть несет основную нагрузку в распорядительных документах, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами:

«постановляет » - в постановлении;

«решает » («решил ») - в решении;

«предлагаю » - в распоряжении;

«приказываю » - в приказе.

Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова «постановляет », «решает » («решил »), «предлагаю », «приказываю » печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной части. Располагаются эти слова с отдельной строки от нулевого положения табулятора.

Затем с новой строки абзаца следует текст постановляющей части. К формулировкам этой части документа представляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным ранее документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них следует избегать неконкретных выражений типа: «поднять », «повысить », «усилить », «улучшить », «принять меры », «активизировать » и т.д. Сформулированный таким образом текст, поручения расплывчат, проверка их выполнения затруднительна.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в детальном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - «подготовить», «зачислить», «организовать», «обеспечить», «возложить», «разработать» и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ.

Следует учитывать время доведения информации до-конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративши силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжения указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения , указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («ОБ») и формируется при помощи отлагательных существительных (например «О назначении ...», «Об утверждении ...», «О введении ...»), предмет (например, «Об итогах ...», «О мерах ...»). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы по приему на работу, перемещению, переводу на другую работу, освобождению от должности, вынесению поощрений, наложению дисциплинарных взысканий, изменению фамилий.

Подготовив текст распорядительного документа, приступают к его оформлению, Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб РФ, союзной или автономной республики, наименование ведомства, наименования учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования при наличии постановления грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультантом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсультанта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или лицо, готовившее проект распорядительного документа. Визы или гриф согласования, как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласования с проектом пишется мотивированное заключение. Перед подписание проект дополнительно тщательно выверяется. При этом особое внимание следует обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы подписываются руководителем или его заместителем.

Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Особое значение придается доведению распорядительного документа до исполнителя. Постановления Совета министров РФ публикуется в Собрании Правительства РФ, а в случае необходимости широкого обнародования доводятся до всеобщего сведения средствами массовой информации. Аналогично доводятся до сведения акты правительств других государств. Акты министерств и государственных комитетов публикуются в Бюллетене нормативных актов министерств и ведомств РФ - органе Министерства юстиции РФ и ведомственных изданиях. Решения, распоряжения, приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

Пример приказа показан в приложении №6.

Докладную записку могут подавать руководители чтобы сообщить о нарушениях работников: опозданиях, нарушениях режима труда и отдыха, не выполнении должностных обязанностей и других или вносить предложения, направленные на улучшение деятельности организации.

Докладная записка, что это за документ? Как правильно написать?

Докладная записка, что это за документ?

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса производственной деятельности с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по вопросу.

Как правильно написать докладную записку?

Докладная записка содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, адресат, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении документа.

В первой части текста излагаются факты или события послужившие поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые по мнению составителя необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Датой докладной записки считается дата её подписания. Докладные записки по основной деятельности организации хранятся 5 лет.

• инициативные;
• информационные;
• отчётные.

Оформление докладной записка

Оформление докладной записки зависит от её адресата. Если она адресована руководителю организации, то считается внутренней, если направляется за пределы организации в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке и должны быть подписаны руководителем организации. Внутренние докладные записки оформляются на обычном листе бумаги.

Докладная записка – образец

Докладная записка, состоит из реквизитов, которые оформляем в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с 01 июля 2018 года оформляет по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Докладная записка имеет такой реквизит, как дата, которая оформляется в верхнем левом углу цифровым способом 05.10.2018 или словесно-цифровым 5 октября 2017г.

Реквизит. Адресат. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываем перед фамилией, а с 01 июля 2018 года после фамилии. Должность лица, которому адресован документ указываем в дательном падеже.

Реквизит. Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чем? О ком? Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк. Его располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце не ставится.

Реквизит. Тест документа. Текст документа печатают, отступив 2-4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту», соблюдая 1,5 ный интервал.

Реквизит. Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись располагают после текста, отступив 2-3 межстрочных интервала.

Докладная записка – образец ГОСТ 2003

Докладная записка – образец ГОСТ Р 7.0.97-2016 с 01 июля 2018 года

Хорошо когда на рабочем месте царит дружественная атмосфера и коллектив работает как один слаженный механизм.

Но что делать, если один или несколько человек подрывают дисциплину или отказываются выполнять свои обязанности, тем самым подставляя под удар успех всей команды? В таком случае придется составлять жалобу .

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей

Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей – это документ, который информирует руководителя или вышестоящие инстанции о невыполнении одним или группой сотрудников своих прямых должностных обязанностей .

Докладная также содержит в себе прошение о наказании сотрудника и привлечению его к ответственности (чаще всего – дисциплинарной).

Как написать докладную записку о невыполнении должностных обязанностей

Для того чтобы записка была принята с первого разу и просьба о наказании сотрудника была выполнена, нужно указывать следующие пункты:

• Полное название подразделения, в котором работает нарушитель;
• название самого документа (в данном случае «Докладная записка»);
• номер документа по порядку, фактическую дату его составления;
• фамилию и инициалы руководителя, которому сдается записка;
• указание под основным названием документа дополнительного заголовка, например, «о невыполнении должностных обязательств»;
• перейдя к содержанию записки, нужно начать с описания ситуации, в которой сотрудник не выполнил своих обязательств;
• в следующем абзаце излагается просьба о наказании;
• документ заверяется подписью составителя, его фамилией и инициалами.

Дата написания записки должна быть текущей, так как составление документации «задним числом» противоречит действующему законодательству РФ.

Докладная записка

Дата составления, порядковый номер документа

О невыполнении (касательно невыполнения) должностных обязанностей (должностной инструкции)

Прошу Вас принять к сведенью тот факт, что сотрудника (название отдела) подразделения (ФИО работника), не выполнил свою прямую трудовую обязанность (описать). Таким поведением он/она нарушил (а) статью №… должностной инструкции.

В связи с такими обстоятельствами предлагаю (требую) наказать вышеуказанного сотрудника (указать предложенное наказание).

Виды докладных записок

Существует три основных вида записок, различие которых заключается в их содержании:

1. инициативные записки пишутся сотрудниками, которые хотят повлиять на своего коллегу и руководителя. В такой записке описывается одно или ряд происшествий, и предлагаются методы решения проблемы;
2. информативные докладные не принимают за цель доклад на конкретного человека и его наказание, они составляются регулярно для общего контроля работы и составления отчетности;
3. отчетные – пишутся на конечном этапе работы или после ее полного завершения. В такой форме руководителю предоставляется отчет о проделанной работе и о вкладе каждого из участников процесса.

Как оформить докладную записку на сотрудника?

• правильное расположение элементов записки играет не последнюю роль в ее составлении : в левом углу располагается название отдела, в котором работает автор докладной. Правый же угол предназначен для размещения персональной информации о руководителе, который должен принять и отреагировать на записку;
• название документа обычно пишут по центру , но допускается расположение ближе к левому краю (для тех, кто обладает размашистым почерком);
• дата, которая указывается сразу под названием документа , пишется исключительно арабскими цифрами в формате день. месяц. год;
• суть проблемы нужно описать четко и кратко , не опускается художественный стиль и использование литературных приемов (например, гипербола);
• обвинение, выдвинутое работнику , должно быть подтверждено пунктом из должностной инструкции или другого нормативного документа;
• предложенное наказание указывается в рекомендательной форме, без преувеличений;
• должность, ФИО, и подпись автора записки указываются на одной и той же строке.

Докладная записка образец

Докладные записки не имеют утвержденной законом формы, но все же, вышеуказанный образец можно считать «золотым стандартом».

Меняться может только текст основной части, но импровизация в оформлении шапки записки недопустима.

Тематика записок

Тематика подобных документов может быть различной, начиная от единичного мелкого инцидента на производстве, заканчивая докладом о систематическом невыполнении обязанностей, которые влекут за собой неприятные, или даже опасные, последствия.

Докладывать начальству можно даже о бытовом хамстве, которое мешает комфортной работе и взаимодействию сотрудников в коллективе. Опоздания являются более частым поводом для составления жалоб, так же, как и невыполнения должностных обязанностей.

Работник, который имеет право делегировать некоторые из своих обязанностей младшему по рангу, может пожаловаться начальнику в случае отказа работника выполнять поручение.

Происшествия, которые могли повлечь (или повлекли) за собой материальные или физические потери, считаются самым распространенным поводом для написания записок.

Разногласия в коллективе приводят к написанию жалоб, но такая ситуация редкая и свидетельствует о тотальном разладе между коллегами. В таком случае руководитель должен внимательно отнестись к проблеме, провести беседы, и, если нужно, расформировать коллектив.

Часто докладные на конкретное лицо пишут тогда, когда хотят снять ответственность с индивида или остальной группы.

Направленность докладной

По направленности, докладные делят на два вида :

1. внутренние;
2. внешние;

Первый вариант более распространен, так как вся проблемы, описанные в докладной, решаются на месте. Распространение проблем и выход их за пределы подразделения, чреват негативными последствиями как для сотрудника, на которого была составлена записка, так и для руководителя.

Внутренние записки может писать любой сотрудник отдела, независимо от ранга и статуса. Проверяет их и принимает решения руководитель данного структурного подразделения.

Причиной для написания может послужить невыполнение должностной инструкции, нарушение техники безопасности, отказ от выполнения приказов, прогул, и некорректное поведение по отношению к коллегам.

Внешняя же докладная, выходит за пределы подразделения, и часто доходит до руководителей организации в целом. Писать внешнюю докладную может только начальник подразделения, а не рядовой сотрудник.

Еще одним принципиальным отличием является то, что такая докладная не может быть составлена на обычном листе, ее написание предполагает заполнение определенной формы, которую выдает предприятие или организация.

Общей чертой для этих двух видов докладных является то, что составляются они строго согласно требованиям, так как каждая из них прикладывается к личному делу работника.