Пример составления распоряжения. Приказ в кадровом делопроизводстве

Если директору (или собственно любому должностному лицу) предстоит командировка, он внезапно заболел или возникла иная причина его временного отсутствия на рабочем месте, то пришло время составить приказ на временное исполнение обязанностей. Требуется издать приказ на замещение даже в случае совсем небольшого отпуска, потому что существует такое понятие как правомерность подписания документов первым (вторым) лицом организации. [...]

Бывают случаи, когда требуется составить приказ о внесении изменений в приказ, уже изданный и в полной мере действующий. Эта тема достаточно пересекается с другой – как оформить приказ об отмене приказа. О порядке составления и оформления приказов по основной деятельности и действиях по их согласованию и регистрации уже детально было изложено в отдельных статьях. В [...]

Для разрешения оперативных вопросов руководитель организации может издавать распоряжение (образец оформления приведен ниже). Распоряжение обычно затрагивает интересы небольшого числа работников, имеет ограниченный и обозримый срок действия. Подготовка и оформление распоряжения проводится почти так же как приказов по основной деятельности, а также имеет смысл прочитать публикацию о порядке согласования и регистрации приказов. Все эти вопросы были [...]

Давайте рассмотрим, как правильно составить приказ об отмене другого приказа. В практической деятельности может возникнуть ситуация, когда требуется отменить или внести изменения в приказ организации (отдельный его пункт). Данные действия возможно произвести только изданием другого приказа. При этом требования к оформлению стандартные – используют бланк приказа с установленным комплексом реквизитов, следуют заведенному порядку составления, согласования [...]

В идеальном случае инструкция по делопроизводству должна быть разработана и утверждена приказом руководителя в каждой организации, даже в небольших фирмах. Так как она устанавливает: внутренние правила работы с документами в соответствии с действующими законодательными и правовыми нормативными актами, ответственность за работу с документами. Поэтому инструкция по делопроизводству предназначена для всех сотрудников организации, работающих с документами, [...]

Приказ о проведении инвентаризации составляется по единому образцу, в котором в обязательном порядке всегда должна отражаться информация: Состав инвентаризационной комиссии, Что конкретно подлежит инвентаризации – имущество, обязательства, Срок проведения – дата начала и окончания, Причина – проверка, переоценка, смена материально-ответственного лица и др., Срок поступления материалов по инвентаризации в бухгалтерию.

Деятельность любого успешного предприятия или организации строится по единым правилам, которые обеспечивают выполнение стоящих перед ними задач. Их деятельность немыслима без эффективного функционирования структурных подразделений, их взаимодействия и строгой подчиненности.

Для обеспечения решения таких задач руководители предприятий издают нормативные документы в виде приказов (распоряжений).

По правилам ведения делопроизводства такие документы подразделяются на несколько групп:

распоряжения по основной деятельности;
распоряжения по кадровому составу;
распоряжения по финансово-хозяйственной деятельности.

В настоящей статье мы рассмотрим распоряжения, которые касаются к основной деятельности предприятия. К основной деятельности предприятия, с точки зрения делопроизводства, относятся следующие вопросы:

организационно-структурные вопросы, связанные с разделением функций и компетентности подразделений и сотрудников;
нормативно-правовые акты, которые регулируют внутренний распорядок, положения об оплате труда, премирования и должностные обязанности работников (должностные инструкции);
проведение инвентаризации, аудита, аттестации сотрудников, контроль за соблюдением правил охраны труда и техники безопасности;
утверждение отчетов структурных подразделений и документов, направляемых в вышестоящие и надзорные организации.

Сразу отметим, что единая форма приказа по основной деятельности отсутствует. На крупных предприятиях, особенно государственных, существуют утвержденные вышестоящим органом образцы приказов по основной деятельности. Для небольших и частных предприятий такая унификация отсутствует, но распорядительные документы по основной деятельности весьма важны, так как в конфликтных ситуациях позволяют оценить (доказать в суде) правомочность действий руководителя. Посмотрим, как оформить приказ правильно. Часто техническую работу по подготовке этих документов, руководители возлагают на секретариат. Поэтому для сотрудников секретариата знание того, как написать правильно приказ (образец) это необходимый навык.

Приказ по основной деятельности, как и любой другой, должен содержать реквизиты предприятия, дату и место составления, дату введения в действие, основное содержание, подписи лиц, обязанных с ним ознакомится. Ниже мы приводим образец составления приказа по организации нового структурного подразделения.

Читайте также: Уведомление об изменении существенных условий труда: образец

ПРИКАЗ №12

В связи с увеличением объема работ по контролю качества продукции и созданием сертифицированного аналитического центра

Приказываю:

Утвердить положение об отделе технического контроля и должностную инструкцию начальника отдела технического контроля.
Подчинить отделу технического контроля аналитические лаборатории цехов №1, 2 и 3.
Назначить начальником отдела технического контроля Парамонову Ирину Александровну.
Контроль исполнения приказа возложить на главного инженера Самойлова Сергея Ивановича.
С приказом ознакомить начальников цехов и смен (по списку).

Приложение

— Положение об отделе технического контроля

— Должностная инструкция начальника отдела технического контроля.

Директор ООО «Контрекс» ______________ Смирнов В.Р.

С приказом ознакомлены:

Покажем также, как составить приказ (образец) по расследованию несчастного случая.

Общество с ограниченной ответственностью «Контрекс»

ПРИКАЗ №24

О создании отдела технического контроля

В связи с травмой, полученной такелажником Сомовым Иваном Ивановичем (акт №1 от 11 февраля 2017 года) по выполнении погрузки насоса в цехе №1

Приказываю:

Создать комиссию по расследованию несчастного случая в составе.
— главного инженера Самойлова Сергея Ивановича (председатель комиссии);- председателя профкома Павлова Сергея Петровича;- начальника отдела охраны труда и техники безопасности Замковой Елены Ивановны;
— начальника цеха №2 Егорова Александра Ивановича;
— инженера Васильевой Татьяны Ивановны.
Комиссии провести в трехдневный срок расследование несчастного случая, составить отчет с указанием дополнительных мер по усилению охраны труда и соблюдению правил техники безопасности на заводе.

3. Контроль исполнения приказа беру на себя.

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Он является распорядительным документом, выполнение которого обязательно для всех сотрудников. Его издание необходимо для решения задач административного, хозяйственного характера, а также для задач в рамках трудовых отношений.

Разделение на группы

Приказы делятся на две группы: по основной деятельности и по личному составу.

К приказам по основной деятельности , в частности, относятся приказы:

об издании и внесении изменений в локально-нормативные акты (положения, договоры),
об утверждении графиков отпусков:
об утверждении и изменении штатного расписания;
об установлении режима работы и внесении изменений в него;
об аттестации;- о создании комиссии и др.

Они регистрируются в журнале приказов (распоряжений) по основной деятельности и хранятся в организации постоянно в соответствии со ст. "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.

К приказам по личному составу относятся приказы:

о приеме, переводе, увольнении работников;
о предоставлении различных видов отпусков;
о направлении в командировку;
о поощрении;
о дисциплинарных взысканиях и др.

Они различаются по срокам хранения. Срок их хранения составляет 75 лет (приемы, переводы, увольнения, отпуска без сохранения заработной платы и др.) или 5 лет (остальные виды отпусков, краткосрочные командировки, дежурства и др.) (ст. "Перечня").

Оформление бланков

Часть приказов составляется по унифицированной форме (например, приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1 для одного и Т-1а для нескольких работников). Если унифицированной формы не предусмотрено, то он оформляется в произвольном виде.

В приказе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты :

дата;
регистрационный номер документа;
заголовок "Приказ" или "Распоряжение";
тема;
текст;
подпись руководителя.

В этом разделе представлены приказы, необходимые для ведения кадрового делопроизводства. Для этого нужно ввести необходимые данные в документ. При этом текст документа поменяется автоматически под ваши требования, и вам остается лишь скачать готовый приказ.

С этим шаблоном часто используют:

Поэтому очень важно знать, как правильно написать приказ по тем или иным направлениям работы компании. По статистике от правильности функционирования формализованного администрирования зависит успешность работы компании. К нему относится, в том числе, правильное составление приказов и других документов.

Приказ – это официальное распоряжение руководителя или уполномоченных на издания документа, который обязателен для исполнения всеми подчиненными.

Сложность составления данного бланка в том, что в нем нужно четко прописывать все моменты: сроки выполнения, ответственных лиц, а если это не сделано, чем часто грешат отечественные руководители, то и спроса быть не может.

Важно! В подобном документе должно быть четко обозначено что, кому, в какие сроки следует сделать, задача должна быть конкретизирована, а также описаны ресурсы для ее исполнения. Если такого нет, то наказывать за невыполнение не представляется возможным.

Существует несколько разновидностей приказа, среди них:

административно-хозяйственные;
основной деятельности, затрагивающие основное положение деятельности любого производства;
по личному составу: наем работников, увольнения, отпуска, командировки и т.д.

Правила создания бланка

Для издания любого типа такого документа необходима определенная подготовка, которая состоит из таких шагов:

инициирование издания;
сбор информации;
создание проекта;
согласование;
правильность оформления;
подписание;
доведение до сведения исполнителей и ответственных лиц.

Текст приказа должен включать 2 основных блока.

Констатирующий – здесь указывается суть документа, то есть то, что нужно сделать. Тут также описываются причины, которые послужили поводом для его издания. Если основание для издания – это новоизданный закон, то указывается дата его издания и собственно его название. В отдельных случаях эта часть может вовсе отсутствовать, если разъяснять причины издания документа не нужно.
Распорядительный – в этом блоке определяются ответственные лица, сроки выполнения сформированной ранее задачи. Понять, где эта часть, можно по обязательному глаголу «приказываю». Данная часть разделяется на пункты и подпункты с указанием ответственного лица и исполнителя. В роли исполнителей могут быть: , целые структурные подразделения и филиалы, а указанные сроки должны быть реальными и достижимыми.

Правила создания:

приказ может быть написан, как от руки, так и создан на компьютере и распечатан;
необходимый формат документа А4;
проект, подготовленный к одобрению, обязательно подписывается: «проект»;
согласование осуществляется методом визирования. Если проект не прошел одобрение, то обязательно описывается причина отказа.

Обратите внимание! По указанным параметрам форсируют приказы по основной деятельности и административно-хозяйственым направлениям.

По личному составу

Эта группа занимает отдельную нишу. Тут есть свои правила составления, более того, существуют унифицированные формы подобных документов, которые сейчас должны использоваться повсеместно. Оформляться они могут на одно единственное действие и касаются: оформления на работу, перевода, увольнений и командировок. Вместе с тем количество человек, которых касается данное действие, не ограничивается.

Структура подобного документа по личному составу:

название организации;
составитель документа;
название «Приказ»;
дата и номер создания;
место издания и заголовок;
текст в двух блоках;
подпись;
визы руководителя в основном – это заместители руководителя по кадрам;
отметка об ознакомлении с приказом. За это отвечает сотрудник по кадровым вопросам;
отметка об ответственном лице.

Такие обязательно нумеруются в течение всего года, номер указывается с пометкой «к» - это означает кадры или «л/с» что можно расшифровать как личный состав.

Другие особенности или что еще нужно знать о том, как правильно написать приказ

Любой документ такого рода вступает в силу с момента издания. В отдельных случаях, возможно, вступление в силу позже даты издания, что обязательно указывается в самом тексте, например: вступает в силу с 30 апреля.

Абсолютно все приказы хранятся в архиве. Если вопрос касается основной деятельности, срок их сохранности отмечается как «постоянно», касательно личного состава – 75 лет, административно-хозяйственные – 5 лет.

Для отдельных приказов составляются приложения, необходимость в них возникает, если нужно внести большой объем информации. Если их несколько, то обязательно нужно их нумеровать.

Вывод

Если знать все правила составления приказа, любого вида проблем в их издании не будет. Конечно, очень важно научиться правильно формулировать ключевые блоки документа. Только в этом случае исполнители и ответственные лица смогут действительно выполнить, то что от них требуется.

Приказ представляет собой правовой акт, издаваемый единоначально первым лицом организации, ее руководителем. Умение следовать правилам оформления приказов и составлять их максимально точно напрямую влияет на эффективность управленческой деятельности. Данный документ должен четко ставить задачу, определять временные рамки и ответственность сотрудников. С него начинается любое административное действие, поэтому так важно знать все тонкости его оформления.

Из статьи вы узнаете:

Правила оформления приказов в делопроизводстве

Большинство компаний, вне зависимости от области деятельности и формы собственности, издает внушительное количество организационно-распорядительной документации. Приказ является одним из основных ее представителей. Правила оформления приказов в небольших компаниях зачастую возлагают ответственность за составление подобных актов на одного человека.

Если же предприятие обладает сложной структурой, большим штатом и разветвленной системой управления, может понадобиться разделение ответственности между разными службами.

Виды приказов и правила их оформления

Согласно практическим правилам современного делопроизводства, в организационно-распорядительной деятельности выделяют три основных вида распоряжений, каждое из которых отличается своими тонкостями оформления:

Эта группа предназначена для документирования трудовых отношения работодателя и его сотрудников. Правила их оформления определены на законодательном уровне. Унифицированные формы этих документов разрабатываются по постановлениям Правительства РФ и утверждаются органами статистики. Данный вид документации сопровождает такие кадровые процессы как прием на работу, изменение должности, предоставление отпуска, поощрение или наложение взыскания, направление в командировку, увольнение.

По административно-хозяйственной деятельности

К этому виду принадлежат документы, касающиеся правил внутреннего распорядка, эксплуатации помещений и зданий, внутренней связи, транспортного обслуживания и охраны. Их задача - поддерживать организацию в работоспособном состоянии, позволяют оперативно решать текущие вопросы.

По основной деятельности

Данная группа отражает административные решения руководства компании, реализует вертикальные принципы управления объектами. Тематика подобных документов определяется организационно-правовой формой компании и спецификой ее деятельности. В основном они затрагивают вопросы производственной деятельности, планирования, финансирования, реализации продуктов, внешнеэкономических связей и т.д.

Скачайте документы по теме:

Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота
Приказ об утверждении форм организационных и распорядительных документов в организации

Правила оформления приказов: нормативная база делопроизводства

В настоящее время в действующем законодательстве не определена единая унифицированная форма этого вида организационно-распорядительной документации. Правила ее оформления регламентируются лишь рядом нормативных документов: госстандартами и методическими рекомендациями.

Часть из них носит исключительно рекомендательный характер и дает работодателю право самостоятельно разрабатывать и утверждать форму данного акта в собственном делопроизводстве. Это позволяет учесть специфику деятельности компании и ее организационной структуры, оптимизировать делопроизводственные процессы, исходя из потребностей организации.

Разработанные в учреждении правила оформления необходимо закрепить в локальном нормативном акте - инструкции по делопроизводству .

Среди нормативных актов, регламентирующих правила подготовки распоряжений можно выделить:

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
Методические рекомендации по внедрению данного государственного стандарта;

Приказ: правила оформления

Действующая нормативная база по делопроизводству содержит ряд рекомендаций по оформлению приказов . Однако правила их подготовки в конечно счете определяются делопроизводителем самостоятельно. Обязательным считается лишь состав реквизитов, придающих документу юридическую силу. В принятый перечень реквизитов входят:

полное наименование компании согласно действующему уставу;
организационно-правовая форма;
место составления или издания;
регистрационный номер, указанный в журнале регистрации;
наименование вида документа;
заголовок;
текст;
дата создания;
дата подписания
подпись руководителя с расшифровкой;
отметки о наличии приложений;

Структура приказа

Правила оформления приказа, утвержденные локальным нормативным актом, могут содержать требования к его структуре. В документе принято выделять две основные части, каждая из которых выполняет определенные функции:

Констатирующая

Обосновывает распорядительные действия, предусмотренные акте. Обоснованием для поручений может служить необходимость реализации целей и поставленных перед компанией задач, внутренний нормативный акт, решения вышестоящих административных подразделений или коллективных органов управления (совета директоров), нормативные акты государственного или муниципального уровня. Эта часть служит пояснением к основному тексту и обосновывает принятое управленческое решение.

Констатирующая преамбула может быть опущена в случае, если административное решение не нуждается в дополнительных пояснениях.

Распорядительная

Содержит конкретные поручения руководства, которые строятся по принципу: “кому?”, “что?” и “когда?” необходимо сделать. Оформление этой части начинается со слова “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое располагается на отдельной строке и набирается прописными буквами. Таким образом, распорядительная часть содержит сведения о поручениях руководителя, должностях и фамилиях исполнителей, необходимых сроках выполнения. Сроки не указываются, если распоряжение носит регулярный характер.

Читайте также:

Составление приказа об изменении рабочего времени в организации

Регистрация и хранение приказов

Утвержденные Инструкцией по делопроизводству правила оформления приказов могут регламентировать порядок их регистрации. В большинстве случае по каждому виду распорядительных актов ведутся отдельные журналы регистрации. Отметим, что единой унифицированной формы такого журнала законом не предусмотрено.

Процедура регистрации требует указания:

даты издания акта;
порядкового идентификационного номера (присваивается в день подписания);
тематики документа (краткого содержания);
сведений о составителе: лице или подразделении;
фамилии и инициалов исполнителя;

Утвержденный Росархивом перечень типовых управленческих документов устанавливает следующие сроки хранения распорядительной документации:

5 лет – для распоряжений по административно-хозяйственной деятельности;
75 лет – для распорядительно-организационной документации по личному составу;
постоянно – для документации по основной деятельности;

Некоторым документам может назначаться срок хранения «До минования надобности». Как правило, это акты по основной деятельности, присланные для сведения и выделенные в отдельный массив документооборота.

Различия в правилах оформления приказов по основной деятельности и личному составу

Основное отличие оформления приказов по основной деятельности от кадровых распорядительных актов состоит в том, что для последних законом предусмотрен ряд унифицированных форм. Они утверждены Постановлением Госкомстата России №1 от 05.01.2004. Несмотря на то, что с 1 января 2013 года их использование носит рекомендательный характер, многие работодатели используют их в качестве основы для разработки собственных форм.

Унификация организационно-распорядительной документации помогает упорядочить делопроизводство в кадровой сфере, облегчает компьютерную обработку документов. Благодаря ей достигается однообразие в строении актов, что избавляет кадровых служащих от сомнений при выборе оптимального варианта составления распорядительной части. Распоряжения руководства по личному составу должны характеризоваться максимальной конкретикой.

Они отражают трудовые отношения, следовательно, должны быть четкими и точными.

Правила оформления распоряжений по основной деятельности отличаются тем, что уровень унификации данных документов гораздо ниже. Их практически невозможно точно классифицировать. Иногда принадлежность акта к этому виду документации определяется лишь методом исключения.

Оформление приложения к приказу

Приложение к приказу оформляется, когда акт сопровождает большой массив информации. Как правило, в приложения включают дополнительные справочные или документационные материалы: схемы, графики, инструкции, положения. В некоторых случаях приложением может являться утверждаемый распорядительным актом документ (положение, правила, инструкция). Об этом нужно сделать обязательную отметку в распорядительной части основного документа.

Каждое приложение к основному документу должно быть пронумеровано в верхнем углу листа. На каждой странице печатают слово «Приложение» с порядковым номером страницы. Если приложений несколько, используется единая сквозная нумерация, объединяющая дополнительные материалы с основным текстом.