Можно ли оплачивать по копиям. Счет на оплату — когда он обязателен и для чего нужен

Пример счета на оплату

В нашей стране, так сложилось правилами делового оборота, что счет на оплату — это документ, на основании которого компания оплачивает поставщикам за материалы, товары, работы или услуги.

Часто руководители не разрешают проводить оплату без счета. В некоторых бухгалтериях, наличие оригинального счета с живыми подписями и печатью к каждому платежу — это вопрос чести. Счета подшивают в хронологическом порядке в отдельные папки или прикрепляют к исполненному платежному поручению и банковской выписке.

Неоплаченные счета хранятся в отдельной папке, те из них, которые завизировал руководитель с пометкой «оплатить», бухгалтер оплачивает.

Примерно так, обычно происходит в организациях обращение со счетами на оплату, а нужны ли они вообще и что говорится в законодательстве?

Счет на оплату — нужен или нет

Ни один законодательный документ не обязывает поставщика выписывать счет на оплату. Не существует его унифицированной формы, нигде не регламентируется порядок его выставления. Счет не является первичным документом, но существуют моменты, когда счет обязателен для составления, это:

• если договор отсутствует, счет после его оплаты является документом, подтверждающим заключение сделки между двумя сторонами;
• если выставление счета прописано в договоре;
• если это вытекает из-за особенности заключенной сделки, например, услуги связи, оплата за электричество и прочее.

Счет на оплату — это удобное напоминание клиенту, что пора заплатить. Бухгалтер, оплачивая счет, берет платежные реквизиты именно из него, а не из договора.

Форма счета

Итак, унифицированной формы счета нет, значит организация самостоятельно разрабатывает ее и закрепляет в учетной политике. Чаще всего, и это самый удобный вариант, форма счета определяется бухгалтерской программой, которой пользуется организация или предприниматель.

Счет на оплату содержит следующие реквизиты:

• Дата составления,
• Порядковый номер,
• Платежные реквизиты получателя денежных средств,
• Данные плательщика и покупателя,
• Указывается номер и дата договора, на основании которого выставляется счет.
• Должности и подписи уполномоченных лиц.
• Наименование товаров, работ услуг,
• Количество, единица измерения, цена и сумма.
• Итоговая сумма к оплате.
• Отдельно указывается сумма НДС или, если товар, работы, услуги не облагаются налогом, должно быть написано «Без НДС» или «НДС не облагается».

Счет на оплату можно дополнять любой необходимой информацией.

Наш институт не случайно по традиции называют Первым факультетом КАИ. Выпускники ИАНТЭ действительно первые во всем, что касается покорения трех стихий – неба, земли и воды. Здесь тебя научат проектировать вертолеты, корабли, самые современные автомобильные двигатели, самолеты – от гигантских пассажирских лайнеров до крохотных беспилотников, огромные турбины, дающие электричество целым городам. Здесь ты овладеешь самой настоящей магией и научишься создавать новейшие материалы легче алюминия и прочнее стали. Если ты хочешь стать настоящим «повелителем машин», овладеть профессиями, которые во все времена считались благородными и престижными, поступай к нам, приходи на Первый факультет!
к.т.н., доцент, директор ИАНТЭ Магсумова Айзада

В КАИ много институтов, но только один факультет. Уже это говорит о том, что учиться на «Физмате» – удел избранных! Фундаментальная наука во все времена двигала человечество в сторону прогресса. Ни одно изобретение и ни одна машина в мире не появилась бы без открытий ученых-физиков и математиков. Если тебе близки самые сложные и самые престижные в мире науки, если ты хочешь своими идеями строить мир будущего, управлять развитием нанотехнологий, высокоточных лазеров, делать расчеты для самых передовых разработок – Физико-математический факультет КАИ ждет тебя!
к.т.н,доцент, декан ФМФ Руфина Галимова

Самый разнообразный и многофункциональный институт. Знаешь, где конструируют приборы, обеспечивающие безопасность полета самолета, вертолета? Здесь! А еще в нашем институте готовят широкий спектр специалистов - от энергетиков до нефтехимиков. Лучших специалистов, знающих толк в качестве товаров и совершенствовании различной продукции, учат в ИАЭП! Ты можешь стать одним из тех, кто разрабатывать системы автоматического управления, работает и конструирует ночные и тепловизионные лазерные приборы оптической и оптико-электронной аппаратуры и следит за промышленной и экологической безопасностью.
к.т.н, доцент, директор ИАЭП Андрей Ференец

Привет, друг! Я, Владимир Трегубов приглашаю тебя окунуться в мир информационных систем и технологий. В нашем институте компьютерных технологий и защиты информации ты станешь частью молодежной команды «айтишников» и познакомишься с современными средствами обработки, передачи и хранения больших данных (Big Data), сможешь научиться веб-дизайну и созданию новых нейрокогнитивных технологий, на практике изучить квантовые и оптические сети. В нашем институте, в современных компьютерных классах, под присмотром молодых, но очень опытных преподавателей ты сможешь также развить в себе способности специалиста в области информационной безопасности…
к.т.н., доцент, директор ИКТЗИ Владимир Трегубов

Друзья! Мы живем в интереснейшее время «большого взрыва» научно-технологических возможностей в области электроники, телекоммуникаций, информационных технологий, стремительно преобразующих все сферы деятельности человека. Цифровая экономика, умные предприятия, умный транспорт, умные города – из области фантастики переходят в реальность за счёт «всепроникновения» электроники и инфокоммуникационных технологий. Главные строители новой «цифровой» планеты – это инженеры, сочетающие знания в области электроники, радиотехники, квантовой электроники, мобильных телекоммуникаций, информационных технологий и программирования. Именно таких специалистов мы уже многие годы готовим в Институте радиоэлектроники и телекоммуникаций и будем рады вас видеть в их числе.
д.ф-м.н., профессор, директор ИРЭТ Адель Надеев

Добрый день, уважаемые предприниматели!

Недавно я писал стать про то, и по ее следам мне задали вопрос:

“Можно ли иметь только сканы документов или необходимо иметь еще и бумажные оригиналы?”

Ну что-же, отвечаю:

Все документы должны быть ОБЯЗАТЕЛЬНО в бумажном виде. Речь идет о документах, где стоит печати и подписи сторон.

Вот эти документы:

1. Акты о выполненных работах (или оказанных услугах)
2. Договоры
3. Чеки ККМ
4. Квитанции, платежные поручения
5. Кассовая книга
6. КУДИР
7. Вся кадровая документация, если есть наемники.
8. Короче, храните все, что можете:)

Нужно понимать, что в случае проверки ИП инспектором ему может не понравиться только сканы документов без бумажных оригиналов.

Поэтому, придется поднапрячься и побегать за клиентами, которые не спешат вернуть подписанные акты или договоры. Еще придется слать письма в дальние города, в случае удаленной работы: (

У вас может возникнуть вопрос: “А я вот пользуюсь клиент-банком. И все платежки в электронном виде… что делать?”

Да, я сам пользуюсь клиент-банком и инспекция не придиралась к этому вопросу – достаточно показать им выписку в клиент-банке за нужный им период.

Как быть с отчетами, которые были сданы электронно?

Можете их распечатать, но это совсем необязательно и достаточно хранить все файлы, которые посылали в инспекцию + электронные уведомления о приме налоговой Ваших отчетов.

Уважаемые читатели!

Я проанализировал все вопросы, которые задавались мне за 5 лет ведения блога. И отобрал ТОП-60 наиболее частых, которые задают почти все начинающие ИП.

Книга небольшая, время на чтение составит примерно 1 час. Собственно, я на них отвечаю в этой небольшой электронной книге. А называется она вот так.

Как организовать работу с заказчиками из других городов?

• Блог компании Мое дело

Привет.

За последнее время к нам в консультацю стало поступать много вопросов, ответы на которые будут интересны индивидуальным предпринимателям и небольшим организациям. Вначале мы хотели сделать «Юридический FAQ», но потом поняли, что информации собралось очень много и в обычный FAQ она не поместится. Поэтому мы создали этот блог, где будем доступным языком рассказывать о некоторых моментах ведения малого бизнеса и обо всем новом, что происходит на нашем сервисе Мое Дело.org

Сегодня топик будет о том, как грамотно организовать работу с заказчиками, находящимися в других городах.

Итак, первое, что нужно четко понимать

Любые копии договоров - не имеют никакой юридической силы при спорах с заказчиком.

В идеале у вас должны быть все оригиналы документов - договор, счет и акт.

Только при таком варианте у вас гарантировано 100% не будет никаких проблем. Все что описано ниже - небольшой лайфхак, который будет работать в 95% случаев, но, как я уже писал выше, 100% гарантию, что у ИФНС или финконтроля не возникнет вопросов он не дает. Тем не менее именно так работает большинство ИП или организаций с удаленными заказчиками.

Что нужно делать

1. Берем стандартный договр на оказание услуг. Над текстом не загоняемся, т.к, как я писал выше, юридической силы в суде такой договор не будет иметь все равно.
2. В нижний колонтитул договора вставляем подписи обеих сторон
3. Распечатываем и подписываем каждую страницу договора, на последнюю ставим свою печать
4. Отправляем скан договора по емейлу или факсом заказчику
5. Заказчик подписывает копию на каждой странице, на последней ставит свою печать
6. Заказчик отправляет копию Вам
7. Вы распечатываете полученный документ и на каждой странице в произвольном месте ставите свою печать, подпись и пишите «Копия верна»
8. Если того требует договор, вы отправляете заказчику скан счета на оплату (или pdf/xls со вставленной туда вашей подписью и печатью)
9. После того как работа выполнена тоже самое проделываете с актом о выполненных работах - скан, подписи, заверенная вашей печатью фраза «Копия верна»

Таким образом, после работы с любым удаленным заказчиком у вас должны остаться такие артефакты

1. Копия договора, с подписью обеих сторон на каждой странице, заверенная Вашей печатью и фразой «Копия верна»
2. Оригинал счета на оплату (он подписывается только Вами)
3. Копия акта о выполненных работах, подписанного обеими сторонами, заверенная Вашей печатью и фразой «Копия Верна».

В случае запроса из ИФНС или фин контроля отправляете им эти документы. Этого достаточно для того чтобы к Вам не было никаких вопросов.

Я ничего этого никогда не делал???!!! Просто получал деньги по выставленным счетам. Чем это грозит?

В реальности, очень часто на всю эту процедуру обе стороны сделки успешно забивают и без проблем продолжают вести бизнес. Первое, что нужно понимать, что на обычной очередной (раз в три года) проверки из ИФНС все эти документы никто не потребует.

Для ИП на 6% УСН проверка как правило формальная, сравнение сумм по расчетному счету и кассовому аппарату с данными в декларации

Исключение составляют ИП на УСН 6%, работающие как агенты, в этом случае однозначно нужно иметь все оригиналы документов.
На 15% документы могут понадобится с большей вероятностью, но это зависит от настроения Вашего налогового инспектора. Тоже врятли, скорее будут интересоваться расходной частью.

В каких случаях эти документы 100% понадобятся

• Ваш недоброжелатель (уволенный сотрудник, брошенная девушка, да кто угодно) решил Вам испортить жизнь и написал заявление в прокуратору, что в таком-то месяце были незаконные поступления на р/сч. В этом случае будут проверять очень внимательно. Документы, приведенные выше, обязательны.
• Ваш контрагент оказался замешан в уклонении от налогов, тогда проверять будут все переводы денег с такого ООО и заодно проверят Вас как получателя средств. Тут выход один - старайтесь не связываться с ООО-помойками.
• Недоброжелатели написали жалобу на Вашего контрагента, что он списывает расходы по «фиктивным договорам»
• Ваш контрагент находится на ОСН или на УСН-15% и налоговый инспектор решил проверить все расходы ваших клиентов - и вы попадаете под эту проверку.

Как видите, такие проверки могут инициируется жалобой физического лица. И несмотря на то, что есть Закон о защите малого бизнеса при проведении проверок - на практике он не работает.

Достаточно письма от человека с выдуманными паспортными данными чтобы ИФНС или фин контроль организовал полную проверку с запросом всех договоров.

Поэтому, если такие копии договоров и счетов Вы не собирали раньше, то лучше все таки себя обезопасить и собрать их хотябы со всех ООО задним числом, чтобы не иметь проблем в будущем.

Еще раз подчеркну, что этот вариант с копиями договоров - это минимум, который нужно делать при работе с удаленными заказчиками. Его выполнение обезопасит Вас в большинстве случаев налоговых проверок, но тем не менее мы обязаны напомнить, что

В идеале, на каждого контрагента нужно иметь

• Оригинал договора, подписанный обеими сторонами
• Копии регистрационных документов: ИНН, ОГРН, Выписка
• Копию паспорта гендиректора (для ООО) и копию приказа о его назначении на должность
• Оригинал акта о выполненных работ, подписанный обеими сторонами

Надеюсь мы внесли ясность в этот вопрос - если что-то непонятно - пишите в коментариях или на [email protected] На все вопросы постараемся ответить.

Ну и в честь открытия этого блога для всех хабралюдей даем промокод habr , который уменьшает сумму годовой подписки на наш сервис на 20%. Код действует до 15 марта.

Успехов в бизнесе и не теряйтесь в бумагах!

Следующая наша статья будет посвящена тому, какие документы нужно сколько хранить по времени и как организовать весь процесс работы с документами, чтобы они не лежали в одной куче в ящике стола.