Юридическая сила документа определение. Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Юридическая сила документа

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) -- доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа - это свойство официальное документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа выражается:

а) в обязательном соответствии каждого акта принципам и нормам Конституции РФ

б) в строгом соответствии установленной Конституцией РФ и законом официальной классификации правовых актов;

в) в признании обязательной соподчиненности между видами актов (конституция, закон, указ, постановление, приказ, инструкция и др.). Именно в такой последовательности уменьшается юридическая сила каждого названного акта и расширяется сфера обязательности для него др. актов;

г) в установлении иерархической соподчиненности актов государственных органов, занимающих более высокое и более низкое место в государственной системе. Напр., акты глав областных администраций должны соответствовать постановлениям и распоряжениям Правительства РФ, а их собственным правовым решениям должны соответствовать акты глав администраций районов и городов.

Аналогичная соподчиненность актов присутствует в отраслевой системе, между актами федерального министерства и одноименных министерств, иных органов субъектов Федерации;

д) в определении оснований и рамок понятия того или иного акта, его основного содержания. Формулы «на основе и во исполнение закона», «в соответствии с указом, постановлением правительства» и т.п. выражают эту правовую связь;

е) в признании правового акта, игнорирующего установленные юридические зависимости, нарушающим законность и утрачивающим юридическая силу документа.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименования организации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и под¬пись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке ор¬ганизации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписа¬ния организации необходимы не только перечисленные реквизи-ты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определен¬ных видов документов в действующих правилах оформления раз¬работаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юриди¬ческую силу.

Документ, который создается в организации, должен обрести юридическую силу, для того, чтобы он стал бесспорным и обязательным, для тех юрид. и физ. лиц, которым он адресован и чьи действия будут основаны на его положении.

Органы управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

издавать документы только в пределах своей компетенции;

*соблюдать действующие в определенное время общие правила составления и оформления документов.

Основными требованиями, обеспечивающими юридическую силу документа, являются:

Соблюдение письменной формы;

Соблюдение установленного нормативно-правовыми актами или обычаями порядка и процедур создания документа и его использования;

Обеспечение достоверности документированной информации (содержания), подписи и прочих реквизитов, возможность их проверки;

Обеспечение необходимой степени защищенности записи документированной информации с реквизитами (содержания) от подделки и несанкционированных изменений и защиты документа в целом (от уничтожения);

Изложение и удостоверение документированной информации должностным лицом (органа власти или юридического лица) или физическим лицом собственноручной подписью, от которого документ исходит в пределах его полномочий и компетенции;

Установление и соблюдение порядка ведения и приобщения документа к делу.

Основным условием, обеспечивающим юридическую силу документу, является то, что фиксируемая в документе выделенная информация о событиях, состояниях, фактах, действиях и обстоятельствах должна быть связана с определенными правоотношениями и/или юридическими последствиями. Содержание выделенной информации документа (как воплощение письменной формы) всегда увязано с определенными реквизитами, как правило, характеризующими субъектов, составивших документ и позволяющих по таким реквизитам их идентифицировать. Последние, в свою очередь, увязаны с формой представления документа.

Основным реквизитом документа, обладающего юридической силой, прежде всего является подпись. Подпись - это реквизит, устанавливаемый в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов, стандартов или обычаев делового оборота, персонально удостоверяющий документ и подтверждающий согласие подписавшего лица со всем, что изложено в содержании документа, что предполагает его ответственность. Подпись является важнейшим реквизитом, который придает документу юридическое значение и силу (за исключением некоторых документов, установленная форма которых не предусматривает наличие подписи).

Огромное значение имеет понятие правомочности подписи. Правомочность подписи связана с юридической значимостью документа, его юридической силой, а также дееспособностью, правоспособностью и полномочиями подписывающего лица.

Подпись в юридическом документе:

Должна идентифицировать подписавшее лицо;

Должна соответствовать полномочиям лица;

Должна соответствовать волеизъявлению подписывающего лица и совершаться без принуждения какой-либо третьей стороны;

Должна быть уникально связана с личностью подписывающего лица;

Должна иметь письменно-знаковый образ (характер);

Должна совершаться подписывающим лицом собственноручной росписью (записью индивидуального знака или знакосочетания), чем и обеспечивается уникальная связь с личностью подписывающего лица.

Юридическую силу электронного документа можно обеспечить исполнением специальной юридической процедуры, признанной участниками взаимодействия или легитимированной нормой закона и регламентированной подзаконными актами Правительства РФ.

Существует два варианта обеспечения юридической силы электронного документа: путем процедуры включения электронной цифровой подписи в структуру документа или формирования отдельной сигнатуры подписи как дополнительного электронного документа, связанного с основным защищаемым документом; путем установления полномочий (компетенции) должностного лица, создающего документ, и отражения их в правовом статусе субъекта, от которого это лицо действует.

юридический документ электронный

Разновидности информационно-справочных документов, их составление и оформление

1. Служебное письмо

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе деловая корреспонденция) - общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для решения, главным образом, текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в группу документов является пересылка их по почте.

Разработчик делового письма должен построить грамотную стилистическую конструкцию. От стиля и тона письма зависит характер делового диалога между фирмами. Письмо должно быть мощным и гибким инструментом проведения экономической стратегии фирмы.

Для писем установлен специальный бланк - бланк письма.

Текст письма служебного состоит из двух логически связанных частей. В первой части (вступление) формируется тема письма, указываются причины, послужившие основанием для составления письма, факты, события, ссылки на другие документы. Во второй части (заключение) высказывается основная цель письма, делаются выводы, излагаются предложения, просьбы, дается гарантии. Письма по вопросам, не нуждающимся в пояснении, оговоренным заранее, могут состоять из одной заключительной части.

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа; от первого лица единственного числа.

Служебное письмо подписывает руководитель организации, его заместитель или руководитель того структурного подразделения, которому предоставлено право подписи в пределах его компетенции.

2. Докладная записка-документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять оптимальное решение. Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-то сложной работы, характер которой руководителю известен. Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний. Внутренняя докладная записка составляется на обычных истых листах, ее подписывает составитель. Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, оформляются на бланке для писем, подписываются руководителем организации.

Текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части текста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию, а вторая часть должна содержать выводы, предложения, просьбы.

3. Объяснительная записка

Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого - либо события, факта, поступка.

По содержанию документы этого вида можно разделить на две группы. Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положений основного документа, оформляются на общем бланке. Другие объяснительные записки составляются по поводу каких - либо происшествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяснения причины какого - либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах, подписываются составителем.

4. Телеграмма

Это документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

В телеграммах дается точный адрес. Для ее удешевления и упрощения обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес.

Текст телеграммы должен быть кратким. В нем не излагаются цели, причины, задачи документа, но только способы, напоминания, извещения. Не рекомендуется использовать распространенные предложения. Если знаки препинания необходимы, они обозначаются сокращенно: тчк (точка), зпт (запятая), квч (кавычки), двтч (двоеточие), скб (скобки). Цифры, знаки "+", "-" и другие в тексте рекомендуется писать словами.

5. Телефонограмма

Для передачи оперативной информации используют телефонограммы - официальные сообщения, переданные по телефону.

Телефонограмма составляется и оформляется на специальном бланке или на чистом листе бумаги в одном экземпляре. Ее текст должен быть кратким (не более 50 слов), лаконичным, четким, без труднопроизносимых слов. В телефонограмме необходимо акцентировать внимание на факты, даты, время, место проведения мероприятия, на вопросы, подлежащие обсуждению. Она должна быть подписана руководителем предприятия или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней прилагается список адресатов и номера их телефонов.

При передаче телефонограммы вначале следует указать название своей фирмы и телефон, вид документа; после передачи текста нужно записать должность, имя, отчество и фамилию лица, принявшего ее, номер телефона, дату, время передачи; указываются все знаки препинания. При приеме телефонограммы необходимо записать название фирмы, автора телефонограммы, дату, время приема; во избежание неточностей или ошибок принимающий должен повторить записанный текст телефонограммы передающему лицу.

Это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телексной сети. Телекс - это телеграмма, переданная по телетайпу (телепринту) - аппарату, применяемому для непосредственной телеграфной связи. Телексная связь является абонентской, поэтому в ней отсутствуют категории и виды (как в телеграммах). Для передачи телекса необходимо знать код получателя, код страны и города, где находится телетайпный аппарат.

Отличается телекс от телеграммы содержанием заголовка, в котором указывается информация об адресате и отправителе, время передачи сообщения.

Телексы печатаются латинским шрифтом. Для записи русских букв латинскими используется специальная перекодировочная таблица. Последнее сообщение телекса заканчивается знаком "++". Знак "+?" в конце телекса означает ожидание ответа.

7. Протокол

Этот документ фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Он ведется, как правило, во время заседания. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо.

Протокол оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка. Содержит следующие реквизиты: наименование организации - автора, наименование вида документа (протокол), дата (заседания), регистрационный номер, место (заседания), гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня. В основной части фиксируется ход заседания.

Основная часть текста строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня, и пишутся прописными буквами, от границы левого поля, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие.

В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения. При выборе должностных лиц результаты голосования фиксируются по каждой кандидатуре отдельно.

В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих акций.

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания.

Протоколы заседаний совещательных органов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа от 5-го положения табулятора и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", сокращенного наименования должности руководителя.

Это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом или распоряжением). В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (акты проверок, ревизий, обследований).

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа.

Акт имеет унифицированную форму. Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А - 4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Дата и место составления должны соответствовать дате и месту актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы.

Текст акта состоит из двух логически связанных составных частей: вводной (введение) и констатирующей. Текст введения во всех актах формализован: основание для составления акта; лица, составляющие акт; лица, присутствующие при этом.

Во вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствующие при проверке, участвующие в работе, но не являющиеся членами комиссии. Это, как правило, проверяемые, руководители заинтересованных подразделений.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность, методы и характер работы, проделанной составителями акта, ее результаты, установленные факты. Иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются просто констатацией фактов.

9. Справка.

Справка - это документ информационного характера, содержащий описание производственной деятельности организации и подтверждение каких - либо фактов, событий.

10. Электронное письмо,

Деловая переписка по электронной почте давно стала неотъемлемой частью бизнеса, поэтому и на нее распространяется некоторые правила делового этикета.

Также как и традиционное, начинается с обязательного приветствия и обращения по имени отчеству. Хорошим тоном считается указывать тему сообщения. Заботьтесь о безопасности ваших партнеров по переписке, не пользуйтесь электронной почтой, если подозреваете, что ваш компьютер может быть "заражен" компьютерным вирусом. Регулярно следите за чистотой вашего почтового ящика: даже самый большой объем может когда-нибудь оказаться заполненным.

В конце письма, как и традиционной переписке, лучше употреблять универсальные заключительные формулы: "С уважением" или "С наилучшими пожеланиями". Письмо должно быть подписано (для этого можно использовать настройки почтовых программ), при желании можно сделать персональный бланк, указав служебный номер телефона и факса, а также название организации. Перед отправкой письма рекомендуется проверить орфографию.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Акты Президента Российской Федерации на современном этапе и их разновидности: распоряжения, юридическая сила актов. Издание актов: порядок и правила подготовки данных законодательных документов, этапы вступления в законную силу, а также опубликования.

курсовая работа , добавлен 25.09.2011

Понятие электронного документа и оценка его юридической силы. Правовой режим документооборота, принципы и этапы его автоматизации, используемое оборудование и приемы. Электронно-цифровая подпись электронного документа. Процедуры разрешения конфликтов.

контрольная работа , добавлен 14.03.2014

Система специальных юридических гарантий верховенства Конституции в системе источников права. Функции конституционного надзора. Юридическая сила постановлений Конституционного суда Приднестровской Молдавской Республики и пределы его компетенции.

реферат , добавлен 13.06.2011

Право завещать имущество как элемент гражданской правоспособности. Критерии действительности завещания. Право несовершеннолетних совершать завещания. Юридическая сила документа. Приобретение гражданином полной дееспособности до достижения им 18 лет.

эссе , добавлен 14.04.2014

Понятие электронного документа и его особенности. Специфика электронного документа как доказательства. Анализ содержания правового регулирования использования электронных документов как доказательств в гражданском судопроизводстве Российской Федерации.

курсовая работа , добавлен 26.11.2014

Определение понятий электронного документооборота, документа и цифровой подписи, проблемы их безопасного использования. Принципы функционирования, преимущества и недостатки, признание юридической силы электронных документов по сравнению с бумажными.

реферат , добавлен 05.02.2012

Понятие, признаки, основные специфические черты и классификация нормативно-правовых актов. Степень их юридической силы. Важнейшие признаки закона как основного источника права. Правотворческие акты различных компетентных органов исполнительной власти.

курсовая работа , добавлен 13.12.2015

Общее понятие и виды толкования уголовного закона. Формы, юридическая сила и сфера применения актов толкования. Формы, юридическая сила и сфера применения правоприменительных актов. Акты применения права, их виды. Требования, предъявляемые к актам.

реферат , добавлен 02.10.2004

Правила технико-юридического оформления законодательства. Юридическая техника, ее применение в юридической деятельности, история ее зарождения и особенности развития. Характеристика различных видов юридической техники, ее методологические основы.

курсовая работа , добавлен 30.08.2012

Понятие и функции электронного документа. Законодательное регулирование правоотношений в сфере электронных документов в РФ. Использование электронных документов в качестве прямых доказательств в судебных разбирательствах и судебном делопроизводстве.

Использование письменной информации в управленческой деятельности возможно при условии удостоверения ее официальности, достоверности и подлинности. Для того чтобы управленческий документ был бесспорен и обязателен для исполнения, он должен соответствовать правовым нормам, а должностное лицо, его издавшее, должно действовать в пределах своих полномочий. Эти свойства документа определяют понятием «юридическая сила документа».

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Таким образом, орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:

Соблюдать при подготовке документа действующие нормы

законодательства;

издавать документы только в пределах своей компетенции;
соблюдать действующие общегосударственные правила составления и оформления документов.

Следовательно, юридическую силу документа определяют и содержание, и форма документа.

Рассмотрим реквизиты, определяющие юридическую силу документа.

Ранее рассмотренные реквизиты бланка («наименование организации - автора документа» и «место составления или издания документа») одновременно являются и реквизитами, придающими документу необходимый юридический статус.

Реквизит 11 «Дата документа». Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Для заверяемых нотариально документов датой документа может быть дата его нотариального удостоверения. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год четырьмя арабскими цифрами, например, 12.01.2007. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 12 января 2007 г., а также оформление даты (как правило, для переписки с зарубежными партнерами) в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.01.12.

Реквизит 12 «Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера в регистрируемом массиве документов (договоры, приказы, исходящие письма и т.д.), который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре, информацией об исполнителе, корреспонденте и др. Этот реквизит - уникальный идентификатор документа в информационном массиве предприятия.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Регистрация документа, фиксируя факт его прохождения через данную управленческую систему, придает документу официальный характер. Одновременно с регистрацией документа служба делопроизводства проверяет правильность выбранного бланка, подлинность подписи указанного в документе должностного лица, полноту визирования документа и т.д.

Реквизит 16 «Гриф утверждения документа» оформляют на документах, которые не могут быть введены в действие подписавшими их должностными лицами. Такие документы приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным органом управления или вышестоящим органом власти или управления.

Например, должностные инструкции работников предприятия оформляют на общем бланке, их подписывает руководитель структурного подразделения и в обязательном порядке утверждает руководитель предприятия.

Утверждение может осуществляться двумя имеющими одинаковую юридическую силу способами: должностным лицом или специально изданным документом.

В первом случае гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа другим документом: постановлением, решением, приказом, протоколом - гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Слово УТВЕРЖДЕН согласуется в роде и числе с названием вида утверждаемого документа.

Примеры оформления реквизита

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа (прил. 7).

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

После утверждения документа вносить в него изменения и добавления без разрешения лица, утвердившего документ, не допускается. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных возлагается на лица, подготовившие, завизировавшие и подписавшие документы.

Реквизит 22 «Подпись документа» - важнейший и древнейший реквизит управленческого документа. Считают, что она возникла одновременно с возникновением письменности .

Например, упоминания об использовании подписи встречаются у вавилонян в эпоху царя Хаммурапи (ок. 2300 лет до н.э.), в Библии - в книгах пророков Даниила и Неемии (ок. 500-400 гг. до н.э.). В Египте в период правления Клеопатры (69-30 гг. до н.э.) и в Римской империи при Юлии Цезаре (102 или 100-44 гг. до н.э.) подпись являлась уже неотъемлемой частью документов.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий АЛ. Борисов А.А. Борисов

или на бланке

Вице-президент АЛ. Борисов А.А. Борисов

Реквизит проставляют через 2-3 межстрочных интервала после текста документа. Инициалы и фамилию при расшифровке подписи должностного лица печатают с пробелом и на уровне последней строки наименования должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор М.В. Ларин М.В. Ларин

Главный бухгалтер З.В. Марьяш З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии В.Д. Банасюкевич В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии А.Н. Сокова А.Н. Сокова

О.И. Рысков О.И. Рысков

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица. В этом случае указывают его фактическую должность (например, и.о. директора) и расшифровку его подписи (инициалы и фамилия). Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Право подписи управленческих документов, как правило, - компетенция руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей. Оно устанавливается организационными (уставом, положением об организации) и распорядительными (приказами) документами организации.

В уставе организации регламентируется, какими правами наделены представительные и исполнительные (единоличные и коллегиальные) органы управления, а также подписание (утверждение) каких документов относится к компетенции соответствующего органа. Порядок деятельности и принятия решений руководителем организации может быть установлен и в договоре между ним и участниками (учредителями) организации, а также в локальных нормативных документах юридического лица.

Руководитель управляет текущей деятельностью, он имеет безусловное право подписи документов (в пределах его компетенции в соответствии с учредительными документами).

Регламентация права подписи особенно важна при большом количестве подписываемых в день документов. В этом случае руководитель может (и с позиции эффективного управления - обязан) делегировать свои полномочия, т.е. передать часть своих прав и обязанностей в принятии решений (подписании документов) и в осуществлении своих действий своим подчиненным, которые принимают также и ответственность за них.

Подобное распределение полномочий оформляют приказом руководителя, в котором он определяет границы принятия решений и степень ответственности подчиненных. Отдельные полномочия могут быть переданы и на основании доверенности.

Электронные документы могут подписываться с помощью технологии электронной цифровой подписи, некоторые аспекты применения которой будут рассмотрены в следующих главах пособия.

Реквизит 23 «Гриф согласования документа». Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы другой, могут быть с ней согласованы проставлением на документе грифа согласования.

Его оформляют на последнем листе документа ниже и слева от всех подписей.

При согласовании документа с вышестоящей организацией может возникнуть ситуация, что согласовывать документ будет должностное лицо, в управленческой иерархии стоящее выше подписывающего документ руководителя. В этом случае рекомендательный характер стандарта позволяет изменить положение реквизита, и гриф согласования может быть размещен в верхней части документа.

Гриф согласования включает слово СОГЛАСОВАНО, которое печатают прописными буквами и без кавычек.

При согласовании документа должностным лицом указывают должность руководителя, содержащую наименование организации, с которой согласовывают документ, его личную подпись, фамилию, инициалы и дату.

Возможно согласование с помощью другого документа: письма, протокола и др. В этом случае указывают наименование документа, его дату и номер.

Примеры оформления реквизита

«Гриф согласования»

Реквизит 25 «Оттиск печати». История возникновения печати как элемента документа так же, как и подписи, насчитывает тысячелетия. В древности использование печати носило массовый характер и в деловых отношениях, и при личном общении. Очень часто печать заменяла собой собственноручную подпись ее владельца.

В современном делопроизводстве четко разделяют использование подписи и печати. Подпись могут использовать как при межличностных, так и при деловых контактах, т.е. она является универсальным средством удостоверения документа и придания ему юридического статуса. Печать же как средство удостоверения подлинности подписи и подтверждения юридической силы применяют только в официальных документах организации.

Оттиск печати проставляют на подлинниках организационных документов (уставы, положения, правила, инструкции), а также документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей и т.д. Печать используют также для заверения копий официальных документов организации.

Печать следует проставлять таким образом, чтобы оттиск захватил часть слов наименования должностного лица, подписывающего документ, и начало личной подписи. На документах финансового характера печать проставляют на специально отведенном для этого месте - символе «М.П.».

Печати подразделяют на гербовые печати и печати юридических лиц. В организации также могут применяться простые печати отдельных структурных подразделений (отдела кадров, архива) или для отдельных операций («для пакетов») и т.д.

Порядок изготовления и хранения печатей регулируется законодательством Российской Федерации. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяет приказ руководителя организации.

Таким образом, официальность и подлинность документа подтверждает наличие и правильное оформление реквизитов: «наименование организации - автора документа», «дата регистрации», «регистрационный номер», «место издания», «подпись», «оттиск печати».

В соответствии с правовыми нормами, в том числе и локальными правовыми актами, определяющими полномочия должностных лиц организации, для придания документам юридической силы дополнительно к реквизиту «подпись» могут проставляться грифы утверждения и согласования.

Нормам действующего законодательства должен соответствовать и основной реквизит управленческого документа - «текст документа».

Примеры оформления отдельных реквизитов даны с использованиемГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Студент группы ЭМЗ-151

Максимов Дмитрий Владимирович

Вариант 12

Когда документ приобретает юридическую силу?

Впервые понятие юридической значимости документа (в формулировке «юридическое значение документа») отмечено в Федеральном законе от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», где в ст. 4 «Условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи» устанавливалось следующее:

«Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий: сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе; электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Участник информационной системы может быть одновременно владельцем любого количества сертификатов ключей подписей. При этом электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи». Обращает на себя внимание, что, как следует из содержания статьи, сам факт заверения электронного документа электронной подписью еще не означает, что документ приобретает юридическое значение; он приобретает его только при наличии некоего дополнительного условия, а именно: документ с электронной подписью используется только для реализации отношений, указанных в сертификате ключа подписи.

Аналогичное положение содержится в статье закона, устанавливающей требования к сертификату ключа подписи: сертификат должен содержать сведения об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение. Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» действует до 01.07.2012.

Содержатся ли подобные или аналогичные положения в уже принятом и действующем Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»? Анализ текста закона показывает, что в новом законе понятий «юридическое значение документа» или «юридическая значимость документа» нет, но используется понятие «юридической силы документа». В частности, в ст. 4 «Принципы использования электронной подписи», одним из принципов назван принцип «недопустимости признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе».

Заметим, что в данном случае не выдвигается никаких дополнительных условий или требований, при наличии которых электронный документ считается имеющим юридическую силу, кроме как наличие электронной подписи. Еще в одной статье закона (ст. 7 «Признание электронных подписей, созданных в соответствии с нормами иностранного права и международными стандартами») устанавливается: «Электронная подпись и подписанный ею электронный документ не могут считаться не имеющими юридической силы только на том основании, что сертификат ключа проверки электронной подписи выдан в соответствии с нормами иностранного права». И в данном случае речь идет о юридической силе документа, и юридическая сила документа связывается с наличием электронной подписи.

Таким образом, мы видим, что в одном случае (Закон «Об электронной цифровой подписи» 2002 г.) употребляется понятие юридического значения документа, в другом (Закон «Об электронной подписи» 2011 г.) – понятие юридической силы документа.

Следует отметить, что понятие юридической силы документа – давно существующее и привычное всем специалистам понятие, значение которого определено ГОСТ Р 51141-98 * ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.: «юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления».

Состав реквизитов, придающих документам юридическую силу.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

· юридическую силу документов;
· оперативное и качественное составление и исполнение документов;
· организацию быстрого поиска документов;
· более активное использование компьютера при составлении документов.

Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

В практике работы коммерческих предприятий не используется реквизит “1 - государственный герб”. Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставляется такое право. Реквизит “3 - изображение наград” также не используется при разработке бланка фирмы.

К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:

2 - эмблема организации;
7 - наименование организации;
9 - индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;
10 - название вида документа;
11 - дата;
12 - индекс (номер) документа;
13 - ссылка на индекс и дату входящего документа;
15 - гриф ограничения доступа к документу;
16 - адресат;
17 - гриф утверждения;
18 - резолюция;
19 - заголовок к тексту;
20 - отметка о контроле;
21 - текст;
22 - отметка о наличии приложений;
23 - подпись;
25 - визы;
26 - печать;
27 - отметка о заверении копии;
28 - фамилия исполнителя и номер его телефона;
29 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 - отметка о поступлении.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на 3 основные части:

· заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
· основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);
· оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения).

Удостоверение документов. Правила оформления реквизитов, входящих в его состав.

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица (подписи, если документ разрабатывался и издавался несколькими должностными лицами).

Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу.

Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание.

Какие документы уполномочено подписывать то или иное должностное лицо, устанавливается внутренними актами предприятия (например, уставами, положениями, приказами и т. п.). Так, от имени предприятия документы подписывает его руководитель. Приказы и положения, регламентирующие деятельность структурных подразделений предприятия, могут быть подписаны руководителями этих подразделений. По ряду отдельных специфических вопросов право подписи могут иметь и другие сотрудники предприятия. Исчерпывающий круг таких вопросов необходимо отразить в инструкции по делопроизводству или в иных подобных документах.

В зависимости от вида документов на них может стоять одна подпись или две и более.

Гриф «Утверждено» («Утверждаю») это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа, а также своеобразная санкция на действие этого документа в отношении определенного круга работников, должностных лиц, подразделений предприятия.

Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов.

Обязательному утверждению подлежат:

· уставы;
· положения о представительствах, филиалах и структурных подразделениях предприятия;
· структура, штатная численность и штатное расписание;
· акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных ценностей;
· должностные инструкции;
· правила внутреннего трудового распорядка;
· сметы;
· расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

Исходя из специфики своей деятельности, предприятие должно разработать перечень документов, подлежащих утверждению, и круг должностных лиц, имеющих право утверждать эти документы.

На большинстве документов, издающихся на предприятии, печать не ставится. Но оттиск печати обязательно должен быть на следующих документах:

· отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (о создании, реорганизации или ликвидации предприятия и т.д.);
· удостоверяющих права предприятия или его отдельных лиц (доверенности);
· фиксирующих факты, связанные с финансовыми и материальными ценностями.

Для таких документов печать является юридически значимым реквизитом, так как они имеют юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Если в документе отсутствует какой-либо юридически значимый реквизит, то он не имеет юридической силы и работники предприятия вправе отказаться выполнять предписания этого документа.

Юридическая сила копий документов.

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов, например, когда велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

В каких случаях копия имеет юридическую силу оригинала?

Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких копий далеко не всегда можно считать очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Факс целесообразно использовать для отправки и получения документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.). 24

Документ возник прежде всего, чтобы зафиксировать ин-формацию и придать ей юридическую силу. Значение латин-ского слова «документ» (documentum) -- доказательство, свиде-тельство. В настоящее время бесспорность документа также оп-ределяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Для управленческой деятельности юридическая сила докумен-тов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них инфор-мации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга уча-стников управленческих действий (органов управления, их струк-турных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основы-вают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. - С. 10..

Из этого определения следует, что орган управле-ния или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

соблюдать при его подготовке действующие нормы зако-нодательства;

издавать документы только в пределах своей компетен-ции;

соблюдать действующие в определенное время общегосудар-ственные правила составления и оформления документов. К числу наиболее юридически значимых реквизитов отно-сятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и ут-верждения.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и под-пись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке ор-ганизации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписа-ния организации необходимы не только перечисленные реквизи-ты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определен-ных видов документов в действующих правилах оформления раз-работаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юриди-ческую силу. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече-ние управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 - 818 с.

Функции документа

В социальном плане любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности. Среди функций выделяют общие и специальные.

Общие функции документа:

- информационная : любой документ создается для сохранения информации;

- социальная : документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной по-требностью;

- коммуникативная : документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

- культурная : документ -- средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, на-пример, в научно-технической документации находит отраже-ние уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции документа:

- управленческая : документ является инструментом уп-равления; этой функцией наделены так называемые управлен-ческие документы (плановые, отчетные, организационно-рас-порядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

- правовая : документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Пра-вовую функцию выполняют законодательные и правовые нор-мативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судеб-ного доказательства это может, быть любой документ;

- функция исторического источника : документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии обще-ства .

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют основные правила составления и оформления документов.

Так, например, юридическая сила документа обес-печивается комплексом реквизитов -- обязательных элемен-тов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа .