Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ. Система локальной регламентации документационного управления на предприятиях Нормативные документы в деятельности службы доу

Введение

2 Нормативное регулирование системы ДОУ на предприятиях

Заключение

Введение

В настоящее время регламентации делопроизводственных процессов уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - важнейшая функция в деятельности любой организации, учреждения, предприятия. Документационное обеспечение управления, по ГОСТ Р 51141- 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами .

Документационное обеспечение управления основывается на нормативно-методической базе - комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование документационного обеспечения управления охватывает все уровни управления. В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены Федеральным законом Об информации, информатизации и защите информации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. В частности, закон устанавливает, что:

документирование (т.е. запись информации на материальном носителе по установленным правилам) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы;

документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методической база - документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников, в их числе:

положение о службе ДОУ;

должностные инструкции работников;

инструкция по ДОУ (делопроизводству);

табель и Альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения;

правила подготовки и оформления управленческих документов;

инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о работе с документами ограниченного доступа и др.

Все названные документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников требуют дальнейшего рассмотрения и изучения.

Актуальной данность темы обусловлена необходимостью каждой организации вести документооборот, как внутренний, так и внешний. Для грамотной организации и локальной регламентации документационного обеспечения управления, необходимо построить максимально эффективную систему документооборота. Она должна основываться, в первую очередь, на законодательных и нормативно-правовых актах регулирующих документационное обеспечение управления.

Объектом исследования в данной курсовой работы выступает организация локальной регламентации документационного обеспечения управления.

Предметом исследования выступают принципы, и способы документационного обеспечения управления.

Цель данной курсовой работы: Рассмотреть систему локальной регламентации документационного управления на предприятиях.

Для выполнения поставленной цели необходимо выполнить ряд следующих задач:

рассмотреть нормативно-правовые документы, регламентирующие документационное обеспечение управления;

рассмотреть принципы и способы организации ДОУ на предприятиях;

рассмотреть основные документы и составляющие документационного обеспечения управления на предприятиях.

Глава 1. Нормативно-правовое регулирование документационного обеспечения управления

1 Сущность документационного обеспечения управления на предприятиях

Успех любого предприятия зависит от множества факторов, таких как решение финансовых вопросов, организация производственного процесса, подбор персонала, стиль руководства. Но не менее важное значение имеет делопроизводство и документооборот, на котором, можно сказать и держится вся деятельность предприятия, потому, что ни одна официальная организация не может существовать без документационного подкрепления.

В процессе деятельности в любой организации возникает значительный объем разнообразных управленческих документов. Их состав определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Будучи носителями той или иной информации, документы живут своей жизнью: они появляются, функционируют (используются), затем теряют свою значимость и либо отправляются на хранение в архив, либо уничтожаются.

Сегодня в одной из самых консервативных сфер деятельности работе с официальными документами осуществляется технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот. правовой документ делопроизводство управление

Как бы разнообразна ни была деятельность учреждения, какую бы фактическую работу оно ни выполняло, составление бумаг и прочее делопроизводство занимает в нем существенное место. Правильное делопроизводство должно точно фиксировать все операции учреждения. Бумага должна совершать свой круговорот с максимальной скоростью и с минимальной затратой труда и времени. Хранение бумаг должно быть проведено по такой системе, чтобы всякая справка могла быть сделана с наибольшей быстротой. Наконец, система внутренней документации должна давать возможность быстрого контроля.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия. Система документационного обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией. Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

Информация - важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) - сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Общеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.

Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.

Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям. Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов. Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается законодательными актами.

Любому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области.

Основные задачи ДОУ:

1.Отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;

2.Обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре- канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

Вывод: таким образом, мы видим, что структурированная и четко организованная система документационного оборота позволяет повысить эффективность функционирования предприятия, и создать среду максимально удобную и функциональную для дальнейшего развития и расширения всех уровней организационной культуры и рабочей области.

1.2 Нормативное регулирование системы ДОУ на предприятиях

Деятельность любой современной организации полуфункциональна и требует от ее руководителей понимания целостности и, одновременно, разноплановости направлений деятельности. Однако во всех случаях основная задача менеджмента организации - управление ресурсами, одним из которой является информация, а применительно к деятельности по документационному обеспечению управления - документационная информация. Очевидно, что ни одно из управленческих решений не может обойтись без этого ресурса, который состоит из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся между собой и с внешним миром, и определят информационную среду организации. Поскольку документационное обеспечение имеет прикладное, т.е. практическое значение, то и ее структура непосредственно связана с функциональной структурой организации.

Служба документационного обеспечения на предприятиях и её локальная регламентация обеспечивается в первую очередь Федеральным законом Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Далее одной из основ регламентации ДОУ на локальном уровне выступает Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

Нормативную базу делопроизводства составляют: законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации; нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории. С правовыми актами, нормативными, а также методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела можно ознакомиться, используя: Информационно-справочную систему архивной отрасли (ИССАО); Информационную систему архивистов России (ИСАР) - приложением к ИССАО. "Информационно-справочная система архивной отрасли" - официальная база данных Федерального архивного агентства (соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО "ТЕРМИКА" от 18 марта 2003 г.) является уникальной и единственной информационной системой, содержащей нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела.

Кто должен разрабатывать в компании нормативно-методические документы в области документационного обеспечения (управления документами) и архивного дела? Ответ на этот вопрос можем найти в следующих нормативно-методических документах. В Примерном положении о службе ДОУ определено, что задачей службы ДОУ является разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. В соответствии с возложенной задачей служба ДОУ осуществляет функции по разработке, внедрению и ведению табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесению в них изменений.

Служба ДОУ имеет право также разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России 21.08.1998 № 37, в ред. от 17.09.2007) отмечено, что документовед, как специалист в области документационного обеспечения управления, в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения, унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации, а также разрабатывает и внедряет технологические процессы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники.

Заведующий канцелярией в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и обеспечивает их внедрение. Заведующий архивом организации принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. Таким образом, в состав службы ДОУ следует включать специалистов соответствующего профиля, которые смогут обеспечить разработку нормативно-методических документов в области ДОУ и архивного дела. Разработка корпоративных нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов. На этапе диагностики ДОУ: изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты положения инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая подготовку и оформление служебных документов, обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнении, учет и регистрацию документов рассмотрение и согласование документоведение контроля сроков исполнения документов обеспечение хранения и уничтожения документов анализируется состав документов, и принципы их систематизации изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством, проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании, рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы, выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения.

На этапе проектирования ДОУ: формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию утверждению визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов; формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов; разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес единиц); проектируются системы учета регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов, оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации. На этапе регламентации ДОУ: происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов, осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.

Вывод: эффективность предприятия напрямую зависит от наличия развитой системы документационного обеспечения. Особенно это важно для предприятий с большим количеством отделов, или дочерних филиалов. От грамотной организации документационного оборота напрямую зависит координация всех уровней и подразделений этого предприятия. И наиболее слаженная работа всех структур достигается именно наиболее простой и четкой системой документооборота, которая максимально удобна и проста в использовании.

Глава 2. Локальная регламентация документационного обеспечения управления на предприятиях

1 Функции и сущность службы ДОУ в деятельности предприятий и организаций

Основным элементом системы ДОУ организации является специально создаваемая служба ДОУ, основной задачей которой является организация, руководство деятельностью, координация, контроль и реализации работ по документационному обеспечению управления. В небольших организациях, где создание специального структурного подразделения не представляется возможным, выделяются сотрудники, обеспечивающие реализацию этих задач. При создании подразделений, выполняющих функции службы ДОУ, должны учитываться объем документооборота, штатная численность, трудозатраты на конкретные виды работ, наличие информационных технологий и др. Наименования и структура таких подразделений может быть разнообразными, в зависимости от условий конкретной организации: отдел ДОУ, канцелярия, Управление делами и проч. В настоящее время традиционно подразделения, реализующие функции службы ДОУ в организации, являются и носителями культуры применения новых информационных технологий в данной отрасли управления, что находит отражение в перечне реализуемых задач и функций, фиксируемых в положениях о данных структурных подразделениях.

В соответствии с положениями Государственной Системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) задачами службы ДОУ являются:

обеспечение и контроль соблюдения требований нормативно-методических документов по ДОУ в организации;

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

организация и обеспечение функционирования информационно-поисковых систем;

организация и обеспечение функционирования систем контроля исполнения;

обеспечение организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации;

сокращение документооборота, количества форм документов;

разработки и внедрение внутренних нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;

разработка и внедрение систем ДОУ с использованием прогрессивных информационных технологий.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля над правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

разработка и проектирование бланков документов;

разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях;

разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;

осуществление контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация работы архива в соответствии с требованиями федеральных правовых и нормативных методических актов;

повышение квалификации работников службы ДОУ и архива;

проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

Состав службы ДОУ в организации должен состоять из профессиональных работников, знающих специфику данного направления деятельности и умеющих оперативно выполнять свои функциональные обязанности, не «раздувая» бюрократию.

Документы, регламентирующие ДОУ в организации, должны разрабатываться на основе законов Российской Федерации, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.

Организация ДОУ в организации возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретариат). Формирование и разработка внутренних нормативных и методических документов, регламентирующих все аспекты документационного обеспечения управления организации, относятся к компетенции именно этой службы.

Практика и существующие нормативные требования и методические рекомендации по реализации всех задач и функций по делопроизводственному обслуживанию в организации устанавливают необходимость создания следующих внутренних организационно-правовых документов:

Положение о службе ДОУ;

Инструкция по делопроизводству;

Табель унифицированных форм документов;

Альбом унифицированных форм документов;

Перечень документов, не подлежащих регистрации;

Положение (инструкция) о ведении делопроизводства по заявлениям и жалобам;

Перечень документов, составляющих служебную (коммерческую) тайну;

Перечень документов, подлежащих утверждению;

Перечень документов, заверяемых печатью организации;

Должностные инструкции;

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии;

Сводная номенклатура дел организации.

Все вышеперечисленные документы необходимо разработать и утвердить в любой организации, не зависимо от формы собственности.

Должностные инструкции должны быть разработаны на каждого сотрудника службы ДОУ и должны отражать реально выполняемые функции и обязанности. Должностные функции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

Одной из функций службы ДОУ является разработка Инструкции по делопроизводству организации, устанавливающей единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения и хранения документов. Инструкция утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников. Инструкция по делопроизводству должна разрабатываться на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы, Основных правил ведомственных архивов, Основных правил работы архивов организаций. Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Состав разделов инструкции по делопроизводству, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи в архив.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должно быть отражено, что организация ДОУ, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на службу ДОУ организации, а ответственность за организацию ДОУ в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений, для чего руководитель назначает ответственного за делопроизводство в подразделений, который и обеспечивает учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

Также службой ДОУ разрабатываются Табель и Альбом унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также производить контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляться номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Систематизация документов - одна из важнейших задач в ДОУ. В номенклатуру дел включат все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме печатных изданий.

Номенклатура дел организации состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям, отражает организационную структуру организации.

Вывод: функции системы документационного управления на предприятии на локальном уровне должны быть четко согласованы с прямой направленностью деятельности отделений предприятий. Функции должны быть согласованы между собой и четко синхронизированы. Документооборот не должен разнится в структурных отделениях, потому что это будет вызывать несвоевременную отдачу документационного материала и задержку сроков исполнения.

2 Локальная нормативная база, регламентирующая деятельность сотрудников службы ДОУ в организациях

В соответствии со ст. 5 ТК РФ и методическими рекомендациями по разработке локальных нормативных актов локальный нормативный акт - это нормативный акт, содержащий нормы трудового права, направленный на урегулирование трудовых отношений и принятый в пределах своей компетенции и распространения властных полномочий работодателем в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашением.

К локальным нормативным актам, относятся:

* штатное расписание;

* должностные инструкции;

* приказы и распоряжения, имеющие нормативное содержание.

Возьмем на рассмотрение штатное расписание. Штатное расписание - это важный кадровый документ.

Штатное расписание упоминается только в ст. 57 ТК РФ. Согласно этой статье в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.

Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных данным работодателем с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.

Кроме того, ст. 57 ТК РФ ни в каких случаях не обязывает работодателей - физических лиц иметь штатное расписание, даже если они являются, например, индивидуальными предпринимателями. Ведь в ней прямо и недвусмысленно говорится о штатном расписании организации.

Отмечу, что чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания (даже в тех случаях, когда оно по смыслу ст. 57 ТК РФ и не требуется) как нарушение трудового законодательства и оштрафовать работодателя в соответствии с ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Иногда в трудовые договоры с работниками вносятся указания на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий в соответствующей организации, отсутствует.

Штатное расписание утверждается локальным нормативным актом организации. Следовательно, его наличие или отсутствие и содержание зависят от волеизъявления только работодателя. Обязанность составить и утвердить штатное расписание лежит только на работодателе.

Однако наличие или отсутствие штатного расписания, а также его несоответствие трудовому договору, который заключается по взаимному соглашению работодателя и работника, не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. Невыполнение работодателем своей обязанности по составлению и утверждению штатного расписания не влияет на условия заключенного работодателем и работником трудового договора.

Таким образом, трудовой договор, в котором указана определенная должность, специальность или профессия, не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание. Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную таким трудовым договором (т.е. работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии).

Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся в организации штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (ст. 8 ТК РФ), по крайней мере, в отношении данного работника. Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.

Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.

Штатное расписание является локальным нормативным актом работодателя (ст. 8 ТК РФ). Трудовым законодательством не предусмотрено, что штатное расписание утверждается с учетом мнения представительного органа работников.

Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание (например, приказом или распоряжением руководителя организации), самостоятельно решает вопросы его изменения и дополнения.

Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

Форма штатного расписания - унифицированная форма № Т-3 Штатное расписание - утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Обычно работодатели применяют эту форму.

Некоторые эксперты в области трудового законодательства считают, что применение именно данной формы строго обязательно для работодателей, а всякое своеволие в данном вопросе может грозить организации неисчислимыми бедами.

Тезис об обязательности унифицированной формы № Т-3 Штатное расписание родился на основании ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете.

Согласно этой статье первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона О бухгалтерском учете.

Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 О первичных учетных документах разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены на Госкомстат России (в настоящее время - Федеральная служба государственной статистики).

Отсюда делается вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.

Однако здесь упускается из виду самое главное - Госкомстат России был уполномочен Правительством РФ утверждать унифицированные формы первичных документов.

Первичным документом может признаваться только документ, который оформляет какую-либо хозяйственную операцию организации, подлежащую отражению в бухгалтерском учете.

Но ведь штатным расписанием не оформляются никакие хозяйственные операции организации. На основании штатного расписания не осуществляются какие-либо бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).

Следовательно, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.

Унифицированная форма № Т-3 Штатное расписание может рассматриваться только как рекомендательная.

Неприменение унифицированной формы штатного расписания не является нарушением трудового законодательства или законодательства о бухгалтерском учете.

В постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).

Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки - для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером

Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание.

В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т.п.).

Если организация имеет сложную структуру, рекомендуем при внесении изменений в действующее штатное расписание указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями.

Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости.

Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре) - не что иное, как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания).

Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата - отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. 2 ст. 81 ТК РФ.

Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).

При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.

Вывод: служба ДОУ выполняет свои прямые обязанности по исполнению делопроизводства и является одной из основ каждой организации. Служба ДОУ может быть ограничена несколькими людьми и серверами, или она может быть представлена целыми отделами в структуре подразделений организации. От развитости этой службы зависит полноценное функционирование предприятия и своевременного распределения обязанностей между подразделениями и сотрудниками, что и является залогом успешного развития организации.

Заключение

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в двух направлениях: законодательное регулирование; разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.

Нормативные и методические документы по делопроизводству в учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных правовых актов, принимаемых на государственном уровне, а также соответствующими министерствами и ведомствами.

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности учреждения.

Список использованных источников

1. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2012.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 2011.

ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 2011.

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата России от 05.01.2010 г. № 1.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 г. № 68). - М., 2011.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.

Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2010 г. - 520 с.

Андреева В.И. Делопроизводство. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2010. - 187 с.

Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практ. пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, 2011. - 224 с.

Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на Дону: Феникс, 2010 г. 390 с.

Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2010 г. 600 с.

Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, документы, организация и технология работы. - М.: ООО «ТК Велби», 2008 г. 411 с.

Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2010 с. 420 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. - 4-е изд., испр. и доп. - М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2009. - 256 с.

Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - 8-е изд., испр. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2009. - 288 с.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2009 г. 381с.

Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция. - Ростов-на-Дону: МарТ ИЦ, 2011 г. - 561 с.

Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: М: ИКЦ МарТ, переизд. 2010 г. 609 с.

Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документами. М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ» 2010 г. 385с.

Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер, 2009 г. - 810 с.

Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2011 г. - 454 с.

Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2008 г. - 501 с.

Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. - М.: СолСистем; Финансы и статистика, 2007. - 176 с.

Репетиторство

Нужна помощь по изучению какой-либы темы?

Наши специалисты проконсультируют или окажут репетиторские услуги по интересующей вас тематике.
Отправь заявку с указанием темы прямо сейчас, чтобы узнать о возможности получения консультации.

Наименования должностей и квалификационные требования к работникам службы ДОУ установлены в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих».

Квалификационные характеристики на предприятиях, в учреж­дениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработ­ки внутренних организационно-распорядительных документов должностных инструкций. При необходимости обязанности, вклю­ченные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела. В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены пол­ностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности ра­бот, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию слу­жащих.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, мето­дов и средств, которые работник должен применять при выполне­нии должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для вы­полнения предусмотренных должностных обязанностей, и требо­вания к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной под­готовки приведены в соответствии с Законом РФ «Об образова­нии».

В Справочник не включены квалификационные характеристи­ки производных должностей (старших и ведущих специалистов, а также заместителей руководителей подразделений). Должност­ные обязанности этих работников, требования к их знаниям и ква­лификации определяются на основе содержащихся в Справочнике характеристик соответствующих базовых должностей. Например:

Заведующий канцелярией

Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспе­чивает своевременную обработку поступающей и отправляемой кор­респонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Ор­ганизует работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соот­ветствующие структурные подразделения документов текущего дело­ производства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их передаче на хранение. Разрабатывает инструк­ции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспе­чению работников службы делопроизводства необходимыми инструк­тивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудо­ванием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией дело­производства в подразделениях, контроль за правильным формирова­нием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подго­товке созываемых руководством совещаний и организует их техниче­ское обслуживание, оформление командировочных документов, ре­гистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие ру­ководящие и нормативные документы вышестоящих органов, каса­ющиеся организации делопроизводства: ГСДОУ, стандарты унифи­цированной системы организационно-распорядительной документа­ции; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления но­менклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, уста­новленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив, системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и дру­гие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления, законодательство о труде, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профес­сиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Документовед

Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологиче­ские процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная рабо­та). Принимает участие в планировании, организации и совершен­ствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических усло­вий труда, рационализации рабочих мест работников службы докумен­тационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицирован­ные системы документации и табели документов различного назначе­ния и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показате­лей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хра­нение, в организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуата­ции и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе бумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зару­бежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам до­кументационного обеспечения. Принимает участие в работе по под­бору, расстановке и повышению квалификации кадров службы доку­ментационного обеспечения управления.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нор­мативные документы вышестоящих органов, касающиеся докумен­тационного обеспечения управления; порядок планирования, про­ектирования и технологию работы на базе организационной и вы­числительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и раз­вития документационных систем; порядок оформления, классифи­кации, хранения и экспертизы ценности документов; организацию архивного дела; нормативные и методические документы по проек­тированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления; основы программирования; методы проектиро­вания и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, со­циальной психологии, социологии, документообразование; отечес­твенный и зарубежный опыт в области документационного обеспе­чения управления; основы экономики, организации труда и управления, законодательство о труде, правила внутреннего трудо­вого распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Документовед I категории: высшее про­фессиональное образование и стаж работы в должности документове-да II категории не менее 3 лет. Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности докумен-товеда не менее 3 лет. Документовед: высшее профессиональное обра­зование без предъявления требований к стажу работы.

Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе документационного обеспечения управления должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.

Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления / Е.Н. Колесник, Е.В. Кузнецова. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - С.16..

Нормативно-правовая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)/ М.И. Басаков. - М.: Феникс, 2009. - С.56.. Она регулирует правила оформления документов; правила работы с документами; обеспечение сохранности документов; порядок передачи документов на архивное хранение; работу службы делопроизводства; внедрение новых информационных технологий в работе с документами; работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа; юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:

конституцию РФ;

международные договора (регулируют конституционные по своему характеру отношения и при условии их ратификации в РФ, при вступлении в действие имеют приоритет по сравнению с законом);

законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти

(министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

нормативные документы по организации архивного хранения документов;

законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

локальные нормативные акты: положения о структурном подразделении, инструкции по делопроизводству, должностные инструкции, регламенты.

Все они должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - 6-е изд., испр. - М.: Издательство "Омега-Л", 2009. - С.18.. Как отмечалось, высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Правовой статус службы документационного обеспечения управления определяется положением, утверждаемым руководителем организации. Положение о службе документационного обеспечения управления - правовой

акт, устанавливающий статус подразделения, функции, права, ответственность и взаимоотношения с другими подразделениями организации Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - 6-е изд., испр. - М.: Издательство "Омега-Л", 2009. - С.37..

Положение состоит из следующих разделов:

1. Общие положения

2. Структура

4. Функции

6. Ответственность

7. Взаимоотношения

Раздел "Общие положения" включает официальное название подразделения, название, дату и номер распорядительного документа, на основе которого создана служба документационного обеспечения управления, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и увольнения руководителя, какими законодательными и нормативными актами руководствуется, информацию о печати.

Раздел "Структура" входит в состав положения только в случае наличия внутренних специальных подразделений по локальным вопросам документирования. На каждое подразделение в составе крупной административной единицы составляется самостоятельное положение.

Раздел "Задачи" содержит главные направления деятельности службы документационного обеспечения управления, о которых мы говорили выше.

В разделе "Функции" по степени важности перечисляются действия, операции, процедуры, отражающие весь комплекс работ по документационному обеспечению.

Раздел "Права" - юридически узаконенная возможность руководителя осуществлять или не осуществлять определенные действия, для обеспечения правовой регламентации и полноты выполняемых функций.

Раздел "Ответственность" содержит критерии оценки содержания работ по документационному обеспечению: качество и своевременность работ, соблюдение инструкций и стандартов, виды дисциплинарной, административной, а в некоторых случаях и уголовной ответственности руководства в случае невыполнения обязанностей, утраты документов, несанкционированный доступ к конфиденциальной информации.

В процессе выполнения своих функций служба документационного обеспечения управления осуществляет регламентацию документопотоков и информационных связей внутри организации и за ее пределами. Характер взаимодействия со структурными подразделениями по вопросам информационно-документационного обеспечения (виды документов, периодичность и сроки их представления, регулирование разногласий в процессе совместной работы) составляет содержание раздела "Взаимоотношения".

Положение о службе документационного обеспечения управления оформляется на общем бланке, утверждается руководителями организации, визируется руководителем службы документационного обеспечения управления, руководителем юридической службы, заместителем руководителя организации, курирующим вопросы делопроизводства, а также руководителями структурных подразделений, перечисленных в разделе "Взаимоотношения". Разработка "положения" задача сложная и требующая хорошего знания иерархического взаимодействия, структуры и функций организации, правовых и административных связей Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности в органах государственной власти и местного самоуправления / Е.Н. Колесник, Е.В. Кузнецова. - Екатеринбург: УрАГС, 2002. - С.113..

Сотрудники службы документационного обеспечения управления осуществляют выполнение своих обязанностей на основе должностной инструкции, которая включает следующие разделы:

1. Общие положения

2. Функции

3. Должностные обязанности

5. Ответственность

6. Взаимоотношения

Рассмотрим в качестве примера должностную инструкцию документоведа. В администрации города данную функцию выполняет главный специалист канцелярии. Согласно "Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих" документовед относится к категории специалистов, является работником службы документационного обеспечения управления и подчиняется непосредственно заведующему службой документационного обеспечения управления, обязанности которого выполняет управляющий делами. Он назначается на должность и освобождается от должности распоряжением главы администрации города по представлению управляющего делами.

В своей деятельности документовед руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическими документами своей организации. Основные функции документоведа заключаются в рациональной организация документационного обеспечения управления, методическом обеспечении делопроизводства в структурных подразделениях на базе современных информационных технологий.

В должностные обязанности документоведа входит:

участие в планировании, организации, совершенствовании работы службы документационного обеспечения управления;

ведение информационно-справочной работы по документам учреждения, подготовка справки для руководства и запросам граждан;

участие в разработке нормативно-методических материалов по документационного обеспечения управления;

обеспечение, внедрение разработок, направленных на совершенствование документационного обеспечения управления;

разработка бланков документов, унифицированных формы документов, применяемых в администрации;

принятие мер по упорядочению состава документов и организации документооборота;

разработка классификаторов видов документов, табеля форм документов;

участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации, совершенствовании автоматизированных систем, применяемых службой документационного обеспечения правления;

контроль за организацией работы с документами, правильностью формирования дел, обеспечением их сохранности;

внесение предложений руководству по совершенствованию работы с документами на базе компьютерных технологий и традиционных форм;

оказание методической и консультативной помощи структурным подразделениям по вопросам документационного обеспечения управления;

проведение работ по подготовке номенклатуры дел, ее корректировке;

участие в проведении экспертизы ценности документов и в их отборе на постоянное и временное хранение Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А.Лопатникова. - 6-е изд., испр. - М.: Издательство "Омега-Л", 2009. - С.167..

Согласно должностной инструкции на главного специалиста канцелярии возлагается ответственность за невыполнение обязанностей, нарушение правил работы с документами, их утрату и порчу, разглашение конфиденциальной информации, несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.

Его взаимоотношения осуществляются посредством деловых контактов с управляющим делами и главой администрации по всем вопросам профессиональной деятельности, связанным с выполнением своих обязанностей,

с юридической службой - по вопросам визирования документов и по всем вопросам правового характера, с секретарями руководства, с помощниками руководителей структурных подразделений по вопросам организации работы с документами. Должностная инструкция должна быть оформлена на общем бланке организации, иметь гриф утверждения и визы согласования и ознакомления.

Итак, к документам, регламентирующим работу с документами в администрации города Новочебоксарска, относятся: инструкция по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления и должностная инструкция главного специалиста канцелярии. Данные документы разрабатываются внутри организации опираясь на федеральные нормативно-правовые и нормативные акты.

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства стоит задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов – положении, инструкции, правилах, структуре, штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

Важнейшим документом является Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции.

Разрабатываются на основе законодательства, нормативно-методических документов и организационных документов самой организации.

Создание этих документов направлено на распределение функций и обязанностей, а также регламентацию технологии работы с документами.

Положение о службе делопроизводства закрепляет задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности службы ДОУ. Кроме того, в нем указывается перечень основных правовых, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе. Подробно структуру и состав информации Положения о службе ДОУ не разбираем, так как оно не отличается от Положения о любом структурном подразделении (говорить будем позднее).

В должностной инструкции указываются должностные обязанности конкретного работника. О ее структуре также поговорим позднее, при изучении темы «Организационная документация предприятия».

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям – это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, который содержит характеристика каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления состава документов и процедуры их подготовки.

Нормативно-методические документы в которых указывается как правильно выполнять ту или иную операцию. К ним относятся федеральные законы, нормативные акты Президента и Правительства РФ, документы федеральных органов власти (различные постановления), ГОСТы и другие документы.

Для чего они нужны? Всю работу секретаря можно разбить на составные части, простейшие операции, каждую из которых нужно организовать так, чтобы сделать ее как можно лучше и с наименьшими затратами.

Из этих простейших операций сложится полная цепочка научно-организованной работы.

1. Государственная Система Документационного Обеспечения Управления (ГС ДОУ) - основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (закон для секретаря).

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ

3. Государственные Стандарты (ГОСТы) с требованиями к оформлению документов:
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения
ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца
ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования
ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи

4. Основные правила работы ведомственных архивов (может быть не отдельно, а в книге)

5. Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный)

6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, в организациях (для учреждений, имеющих дело с любыми видами обращений граждан)
Если секретарю приходиться работать с бухгалтерскими документами, то дополнительно:

7. Федеральный Закон о бухучете

8. Положение о бухучете и отчетности в РФ

9. Положение о документах и документообороте в бухучете
Если секретарь ведет кадровую документацию, то дополнительно:

10. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях в учреждениях, в организациях
Пакет этих документов обновляется по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Это далеко не полный перечень документов регламентирующих делопроизводство, но это минимум.

Для того чтобы грамотно обосновать свою перегрузку, показать что объем работ превышает рабочий день и рассчитать количество необходимых работников нужно знать нормы времени на операции, выполняемые секретарем.

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ

1. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления

2. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления
- прием посетителей
- ведение телефонных разговоров
- вызов абонента к руководителю
- связь руководителя с необходимыми лицами
- получение информации по запросу руководителя
- устная передача руководителю информации
- вызов участников совещания по телефону
- заказ пропуска по телефону

3. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы
предусмотрено 3 вида размеров интервала при печатании документов:
1 инт. 58-61 стр. 3630 зн. 30-35 мин. 16 л. в смену
1,5 инт. 38-41 стр. 2450 зн. 20-25 мин. 23 л. в смену
2 инт. 29-31 стр. 1860 зн. 15-20 мин. 30 л. в смену
данные нормы выработки приблизительные, так как все зависит от сложности материала:
1 группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал
2 группа - печатный или рукописный оригинал с поправками и вставка ми, затрудняющий прочтение до 50%
3 группа - неразборчивый рукописный оригинал с большим количест вом поправок, превышающих 50% текста; мелкий типограф ский шрифт
Также учитывается печатание с графлением, без графления, печатание с голоса и прочее.

4. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров работы по документированию трудовых правоотношений

Во всех этих документах указываются не только виды работ с определением норм времени на их выполнение, НО И ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНО ПЕРЕЧИСЛЯЕТСЯ СОДЕРЖАНИЕ РАБОТЫ, то есть работа раскладывается на составляющие ее операции.

Кроме этого в сборниках освещены вопросы:
- организации труда
- режим труда и отдыха
- рациональное оборудование рабочих мест
- санитарные нормы

Тем более что знание норм на выполнение тех или иных работ поможет правильно спланировать рабочий день и вовремя выполнить все задания руководителя.

Министерство образования Омской области

Бюджетное образовательное учреждение Омской области среднего профессионального образования

«Омский государственный колледж управления и профессиональных технологий»

Отделение управления и экономики

Специальность 032002 Документационное обеспечение управления и архивоведение

КУРСОВАЯ РАБОТА

НОРМАТИВНО- ПРАВОВАЯ И МЕТОДИЧЕСКАЯ ОСНОВА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОТРУДНИКА СЛУЖБЫ ДОУ

Введение

Документационное обеспечение управления - есть важнейшая составляющая всех видов и уровней управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота представления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.

Последнее десятилетие - это период активного внедрения информационных технологий в работу делопроизводственной службы.

На смену сформировавшимся нормам и технологиям приходят иные, новые нормы, правила и технологии. Последние из них обусловлены социально-экономическими, политическими, факторами научно - технического прогресса.

Электронная эра диктует свои технологии, а подчас и своеобразие не только формы, но и содержательной стороны документационного обеспечения управления.

В связи с переходом России к иному социально-экономическому и политическому укладу жизни, а также в условиях проводимой в стране административной реформы возникла необходимость создания новой нормативно-правовой базы делопроизводства на всех уровнях государственного устройства. Принят ряд федеральных законов, постановлений, кодексов, гостов, инструкций, регламентов, которые сыграли определённую регулирующую роль в сфере делопроизводства. Однако происходящий процесс реализуется противоречиво. Наряду с положительными тенденциями есть тенденции и негативного характера.

В соответствии с поставленной целью в курсовой работе решаются следующие задачи:

Определить место службы ДОУ в структуре организации.

Проанализировать нормативно-правовые акты, устанавливающие требования к работе сотрудников службы ДОУ.

Провести анализ локальной нормативной базы, регламентирующей деятельность сотрудников службы ДОУ.

Объект исследования - деятельность сотрудника службы ДОУ.

Предмет исследования - локальная нормативная база.

Научная новизна: в работе разрабатываются рекомендации по усовершенствованию локальной нормативной базы, регламентирующей деятельность сотрудников службы ДОУ.

Курсовая работа состоит из 3 основных разделов:

в первом исследуются функции, задачи деятельности, должностной состав службы ДОУ, ее место в организационной структуре предприятия, значимость в деятельности организаций вообще;

второй раздел содержит анализ локальных нормативных актов, устанавливающих требования к работе сотрудников службы ДОУ и действующих в РФ, как на федеральном, так и на региональном уровнях;

в третьем разделе выявлены и проанализированы основные локальные нормативные акты, регламентирующие деятельность сотрудников службы ДОУ, даны рекомендации по их разработке.

Временные рамки исследования: 1990-2012 гг.

Практическая значимость курсовой работы состоит в том, что эта работа может дать (начинающему) предпринимателю рекомендации по (созданию) усовершенствованию локальной нормативной базы, регламентирующей деятельность сотрудников службы ДОУ

Методы исследования:

Системный;

Анализы и синтезы;

Сравнения.

Глава 1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации

Деятельность любой современной организации полуфункциональна и требует от ее руководителей понимания целостности и, одновременно, разноплановости направлений деятельности. Однако во всех случаях основная задача менеджмента организации - управление ресурсами, одним из которой является информация, а применительно к деятельности по документационному обеспечению управления - документационная информация. Очевидно, что ни одно из управленческих решений не может обойтись без этого ресурса, который состоит из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся между собой и с внешним миром, и определят информационную среду организации. Поскольку документационное обеспечение имеет прикладное, т.е. практическое значение, то и ее структура непосредственно связана с функциональной структурой организации.

1.1 Служба ДОУ: задачи, функции, место в системе управления организации

Основным элементом системы ДОУ организации является специально создаваемая служба ДОУ, основной задачей которой является организация, руководство деятельностью, координация, контроль и реализации работ по документационному обеспечению управления. В небольших организациях, где создание специального структурного подразделения не представляется возможным, выделяются сотрудники, обеспечивающие реализацию этих задач. При создании подразделений, выполняющих функции службы ДОУ, должны учитываться объем документооборота, штатная численность, трудозатраты на конкретные виды работ, наличие информационных технологий и др. Наименования и структура таких подразделений может быть разнообразными, в зависимости от условий конкретной организации: отдел ДОУ, канцелярия, Управление делами и проч. В настоящее время традиционно подразделения, реализующие функции службы ДОУ в организации, являются и носителями культуры применения новых информационных технологий в данной отрасли управления, что находит отражение в перечне реализуемых задач и функций, фиксируемых в положениях о данных структурных подразделениях.

В соответствии с положениями Государственной Системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) задачами службы ДОУ являются:

обеспечение и контроль соблюдения требований нормативно-методических документов по ДОУ в организации;

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;

организация и обеспечение функционирования информационно-поисковых систем;

организация и обеспечение функционирования систем контроля исполнения;

обеспечение организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации;

сокращение документооборота, количества форм документов;

разработки и внедрение внутренних нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления организации;

разработка и внедрение систем ДОУ с использованием прогрессивных информационных технологий.

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля над правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

разработка и проектирование бланков документов;

разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

организация контроля над работой с документами в структурных подразделениях; - разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины;

осуществление контроля над правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация работы архива в соответствии с требованиями федеральных правовых и нормативных методических актов;

повышение квалификации работников службы ДОУ и архива;

проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.

Состав службы ДОУ в организации должен состоять из профессиональных работников, знающих специфику данного направления деятельности и умеющих оперативно выполнять свои функциональные обязанности, не «раздувая» бюрократию.

Документы, регламентирующие ДОУ в организации, должны разрабатываться на основе законов Российской Федерации, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.

Организация ДОУ в организации возложена на службу ДОУ (управление делами, канцелярию, общий отдел, секретариат). Формирование и разработка внутренних нормативных и методических документов, регламентирующих все аспекты документационного обеспечения управления организации, относятся к компетенции именно этой службы.

Практика и существующие нормативные требования и методические рекомендации по реализации всех задач и функций по делопроизводственному обслуживанию в организации устанавливают необходимость создания следующих внутренних организационно-правовых документов:

Положение о службе ДОУ;

Инструкция по делопроизводству;

Табель унифицированных форм документов;

Альбом унифицированных форм документов;

Перечень документов, не подлежащих регистрации;

Положение (инструкция) о ведении делопроизводства по заявлениям и жалобам;

Перечень документов, составляющих служебную (коммерческую) тайну;

Перечень документов, подлежащих утверждению;

Перечень документов, заверяемых печатью организации;

Должностные инструкции;

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии;

Сводная номенклатура дел организации.

Все вышеперечисленные документы необходимо разработать и утвердить в любой организации, не зависимо от формы собственности.

Должностные инструкции должны быть разработаны на каждого сотрудника службы ДОУ и должны отражать реально выполняемые функции и обязанности. Должностные функции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и являются нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда - принцип разделения и кооперации труда.

Одной из функций службы ДОУ является разработка Инструкции по делопроизводству организации, устанавливающей единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения и хранения документов. Инструкция утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех работников. Инструкция по делопроизводству должна разрабатываться на основе положений Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы, Основных правил ведомственных архивов, Основных правил работы архивов организаций. Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Состав разделов инструкции по делопроизводству, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи в архив.

В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству должно быть отражено, что организация ДОУ, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на службу ДОУ организации, а ответственность за организацию ДОУ в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений, для чего руководитель назначает ответственного за делопроизводство в подразделений, который и обеспечивает учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

Работники организации несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.

Также службой ДОУ разрабатываются Табель и Альбом унифицированных форм документов организации - перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также производить контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел организации должна составляться номенклатура дел, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. Систематизация документов - одна из важнейших задач в ДОУ. В номенклатуру дел включат все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме печатных изданий.

Номенклатура дел организации состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям, отражает организационную структуру организации.

Глава 2. Нормативно-правовая и методическая база, регламентирующая деятельность сотрудников службы ДОУ

.1 Нормативно-правовые акты, устанавливающие требования к работе сотрудников службы ДОУ

Нормативную базу делопроизводства составляют: законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; унифицированные системы документации; нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории. С правовыми актами, нормативными, а также методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела можно ознакомиться, используя: Информационно-справочную систему архивной отрасли (ИССАО); Информационную систему архивистов России (ИСАР) - приложением к ИССАО. "Информационно-справочная система архивной отрасли" - официальная база данных Федерального архивного агентства (соглашение о научно-техническом сотрудничестве между Росархивом, ВНИИДАД и ЗАО "ТЕРМИКА" от 18 марта 2003 г.) является уникальной и единственной информационной системой, содержащей нормативно-методическую базу делопроизводства и архивного дела.

Кто должен разрабатывать в компании нормативно-методические документы в области документационного обеспечения (управления документами) и архивного дела? Ответ на этот вопрос можем найти в следующих нормативно-методических документах. В Примерном положении о службе ДОУ определено, что задачей службы ДОУ является разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации. В соответствии с возложенной задачей служба ДОУ осуществляет функции по разработке, внедрению и ведению табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесению в них изменений.

Служба ДОУ имеет право также разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников. В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России 21.08.1998 № 37, в ред. от 17.09.2007) отмечено, что документовед, как специалист в области документационного обеспечения управления, в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения, унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации, а также разрабатывает и внедряет технологические процессы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники.

Заведующий канцелярией в соответствии со своими должностными обязанностями разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и обеспечивает их внедрение. Заведующий архивом организации принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. Таким образом, в состав службы ДОУ следует включать специалистов соответствующего профиля, которые смогут обеспечить разработку нормативно-методических документов в области ДОУ и архивного дела. Разработка корпоративных нормативных и методических документов по вопросам ДОУ включает ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы ДОУ и регламентация ее процессов. На этапе диагностики ДОУ: изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании (стандарты положения инструкции), регламентирующие порядок обработки, движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы графики документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании; действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями компании проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая подготовку и оформление служебных документов, обработку и передачу документов на рассмотрение и исполнении, учет и регистрацию документов рассмотрение и согласование документоведение контроля сроков исполнения документов обеспечение хранения и уничтожения документов анализируется состав документов, и принципы их систематизации изучаются другие документированные процессы и процедуры компании, входящие в систему управления качеством, проводится анализ соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы делопроизводства; оцениваются принципы и методология построения системы ДОУ, формы организации документооборота компании, рассматриваются возможности оптимизации документооборота и внесения изменений или дополнений в локальные нормативные документы, выявляются и идентифицируются ключевые проблемы, формулируются пути их возможного решения. На этапе проектирования ДОУ: формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления документами; требования к управлению документами; определяются полномочия руководителей и специалистов по подписанию утверждению визированию документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются процедуры взаимодействия подразделений компании (включая территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе; выбирается модель организации документооборота (централизованная, децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и использования документов; формулируются требования к документированию управленческой деятельности, классификации и унификации состава документов; разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес единиц);проектируются системы учета регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов, оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы документации. На этапе регламентации ДОУ: происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов, осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами, включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы, графики движения конкретных документов и т.д.

Глава 3. Анализ локальной нормативной базы, регламентирующей деятельность сотрудников службы ДОУ

документационный управление организация

В соответствии со ст. 5 ТК РФ и методическими рекомендациями по разработке локальных нормативных актов локальный нормативный акт - это нормативный акт, содержащий нормы трудового права, направленный на урегулирование трудовых отношений и принятый в пределах своей компетенции и распространения властных полномочий работодателем в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашением.

К локальным нормативным актам, относятся:

* штатное расписание;

* должностные инструкции;

* приказы и распоряжения, имеющие нормативное содержание.

Возьмем на рассмотрение штатное расписание. Штатное расписание - это важный кадровый документ.

Штатное расписание упоминается только в ст. 57 ТК РФ. Согласно этой статье в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.

Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных данным работодателем с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.

Кроме того, ст. 57 ТК РФ ни в каких случаях не обязывает работодателей - физических лиц иметь штатное расписание, даже если они являются, например, индивидуальными предпринимателями. Ведь в ней прямо и недвусмысленно говорится о штатном расписании организации.

Отмечу, что чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания (даже в тех случаях, когда оно по смыслу ст. 57 ТК РФ и не требуется) как нарушение трудового законодательства и оштрафовать работодателя в соответствии с ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Иногда в трудовые договоры с работниками вносятся указания на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий в соответствующей организации, отсутствует.

Штатное расписание утверждается локальным нормативным актом организации. Следовательно, его наличие или отсутствие и содержание зависят от волеизъявления только работодателя. Обязанность составить и утвердить штатное расписание лежит только на работодателе.

Однако наличие или отсутствие штатного расписания, а также его несоответствие трудовому договору, который заключается по взаимному соглашению работодателя и работника, не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. Невыполнение работодателем своей обязанности по составлению и утверждению штатного расписания не влияет на условия заключенного работодателем и работником трудового договора.

Таким образом, трудовой договор, в котором указана определенная должность, специальность или профессия, не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание. Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную таким трудовым договором (т.е. работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии).

Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся в организации штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (ст. 8 ТК РФ), по крайней мере, в отношении данного работника. Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.

Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.

Штатное расписание является локальным нормативным актом работодателя (ст. 8 ТК РФ). Трудовым законодательством не предусмотрено, что штатное расписание утверждается с учетом мнения представительного органа работников.

Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание (например, приказом или распоряжением руководителя организации), самостоятельно решает вопросы его изменения и дополнения.

Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

Форма штатного расписания - унифицированная форма № Т-3 Штатное расписание - утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Обычно работодатели применяют эту форму.

Некоторые эксперты в области трудового законодательства считают, что применение именно данной формы строго обязательно для работодателей, а всякое своеволие в данном вопросе может грозить организации неисчислимыми бедами.

Тезис об обязательности унифицированной формы № Т-3 Штатное расписание родился на основании ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ О бухгалтерском учете.

Согласно этой статье первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона О бухгалтерском учете.

Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 О первичных учетных документах разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены на Госкомстат России (в настоящее время - Федеральная служба государственной статистики).

Отсюда делается вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.

Однако здесь упускается из виду самое главное - Госкомстат России был уполномочен Правительством РФ утверждать унифицированные формы первичных документов. А что такое первичный документ?

Первичным документом может признаваться только документ, который оформляет какую-либо хозяйственную операцию организации, подлежащую отражению в бухгалтерском учете.

Но ведь штатным расписанием не оформляются никакие хозяйственные операции организации. На основании штатного расписания не осуществляются какие-либо бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).

Следовательно, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.

Унифицированная форма № Т-3 Штатное расписание может рассматриваться только как рекомендательная.

Неприменение унифицированной формы штатного расписания не является нарушением трудового законодательства или законодательства о бухгалтерском учете.

Можно ли изменить унифицированную форму?

В постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).

Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки - для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Как вносить изменения в штатное расписание?

Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером

Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание. (Приложение №1)

В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т.п.).

Если организация имеет сложную структуру, рекомендуем при внесении изменений в действующее штатное расписание указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями.

Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости.

Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.

Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре) - не что иное, как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания).

Когда вносить изменения при сокращении штата?

Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата - отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. 2 ст. 81 ТК РФ.

Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).

При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.

Заключение

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом.

Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 чел.).

При этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю.

В пункте 5.1 пятого раздела Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

Такое место службы ДОУ в структуре организации можно объяснить следующими причинами:

Представляя самостоятельное структурное подразделение и непосредственно подчиняясь руководству организации, служба ДОУ будет иметь больше компетенции.

А это, в свою очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами.

Специалистам и руководителю службы ДОУ приходится непосредственно работать с руководством организации: решать вопросы рассмотрения входящих документов, контролировать исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д.

Список использованной литературы

1. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

ГОСТ Р6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М: Изд-во стандартов, 1998.

ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ. - М.: ВНИКДАД, 1998.

Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000г. № 68). - М., 2001.

Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 № 24-ФЗ.

Учебная литература

Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2002

Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот: Учеб. Пособие.- М.: Эксмо, 2007.

Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учеб пособие.- Ростов н/Д.: Феникс, 2004.

Басаков М.И., Замыцкова О.И. Делопроизводство. - Ростов-на Дону: Феникс, 2004.

Васильева Л.М, Скворцова Р.Е., Шкатова Л.А. Документоведение. - Челябинск.: Кн. Изд - во, 2000.

Галахов В.В. Делопроизводство: Образцы, докуметы, организация и технология работы. - М.: ООО «ТК Велби», 2005.

Демин Ю.М. Делопроизводство: Подготовка служебных документов. - СПб.: Питер, 2004.

Зиновьева Н.Б. Документоведение: Учебно-методическое пособие. - М.: ПРОФИЗДАТ, 2003.

Колесник Е.Н. Введение в управленческое документоведение. Учебное пособие. - М.:ИНФРА-М, 2003.

Крайская З.В., Челлини Э.В. Архивоведение: Учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: Издательство НОРМА, 1996.

Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учеб. пособие. - СПб.: Бизнес-пресса, 2004.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии до-кументационного обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2003.

Кушнаренко Н.Н. Документоведение. Учебник. - Киев: Знання, 2000.

Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция. - Ростов-на-Дону: МарТ ИЦ, 2002.

Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2004.

Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству.- СПб.: Пмтер,2006.

Спивак В.А. Делопроизводство. - СПб., 2003.

Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2005.

Стенюков М.В. Делопроизводство: Конспект лекций. - М.: Приор, 2005.