Образцы основных документов делопроизводства. Договор - правовой многофункциональный документ, регули¬рующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов экономической деятельности Договор по делопроизводству

Вам понадобится

• - журнал по учету договоров в бумажном виде;
• - программный продукт для учета договоров;
• - документы компании.

Инструкция

Унифицированной формы для документа по учету договоров не существует. Но вы можете разработать его самостоятельно или купить специальный программный продукт, предназначенный для хранения информации о договорах. Но первый вариант бесплатен, остановитесь на нем, если вам не нужны лишние затраты.

На титульном листе журнала по учету договоров напишите наименование документа. Укажите название вашей компании. Если фирма достаточно крупная, для каждого структурного подразделения желательно завести отдельный журнал. В этом случае напишите наименование отдела. Впишите дату, когда заведен документ, персональные данные, должность ответственного за ведение журнала. Как правило, таким является кадровый служащий, который оформляет договора с персоналом, сотрудник юридического отдела, занимающийся хранением договоров с контрагентами.

Сделайте восемь граф с помощью электронной таблицы. Распечатайте на бумажный носитель. В первой графе журнала впишите порядковый номер договора, во второй – номер документа, присвоенный ему при заключении. В третьей и четвертой графе журнала учета договоров напишите дату начала, окончания срока действия документа. В пятой графе укажите предмет договора. К примеру, на поставку комплектующих изделий.

В шестой графе впишите наименование контрагента (поставщика, покупателя), сотрудника (при учете трудовых договоров с персоналом). В седьмой графе журнала напишите, в какой папке находится договор (как правило, в архивах папкам присваиваются номер), укажите место расположения папки. В восьмой графе проставляйте подпись ответственного лица за хранение документов (с указание его фамилии, инициалов). При смене работника составляйте акт передачи договоров, журнала по их учету.

Если вручную вам неудобно вести учет договоров, закажите разработку программного продукта или купите уже готовую программу. Пусть на это потратятся некоторые средства, но в электронном виде у такого журнала имеются некоторые преимущества. К примеру, при фиксировании договора можно указывать путь к документу на компьютере.

Договор - правовой многофункциональный документ, фиксирующий соглашения субъектов экономической деятельности об установлении хозяйственных или иных взаимоотношений и регулирующий их.

Договор выступает в качестве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражданами и организациями и между организациями. Законом установлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформления отношений аренды, поручительства, поставки продукции, ценообразования, распределения прибыли, взаимоотношений субъектов предпринимательской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).

В законодательных актах отсутствует регламентация его формы и содержания. В то же время установлено, что договор может быть заключен в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору 1 . Форма договора по конкретной сделке может быть установлена по соглашению сторон. Например, стороны могут договориться об оформлении договора на определенной форме бланка или его нотариальном заверении.

В ряде случаев органы государственного управления имеют право издавать правила, обязательные при заключении и исполнении договоров, в том числе типовые формы договора. Кроме того, издаются примерные формы договоров, которые не являются обязательными и служат рекомендациями при оформлении определенных видов сделок. Однако и в случае применения типовых форм договора может возникнуть необходимость внесения уточнений, дополнительных условий и т.п. в типовой текст. В этом случае при возникновении спорных ситуаций приоритет будет отдаваться положениям, сформулированным для конкретного случая, а не типовым условиям. Таким образом, составление договора - это всегда компромисс, который должен быть достигнут участниками сделки при согласовании текста документа и приведении его к юридически значимой форме.

Договорные отношения устанавливаются на основании норм Гражданского кодекса Российской Федерации, а также иных правовых актов, регулирующих взаимоотношения в конкретных областях деятельности.

Особенностью договора является его структурная упорядоченность. В структуре любого договора четко выделяется несколько частей: преамбула (вступительная часть), основная часть (содержание) и заключительная часть, содержащая реквизиты сторон.

Преамбула договора содержит следующие основные положения:

• наименование вида документа - ДОГОВОР;
• наименование вида договора (например, договор купли-продажи, договор поставки и т.п.);
• дата подписания договора (договор считается заключенным с момента подписания его последней стороной в случае подписания договора сторонами в разное время);
• место подписания договора (город или населенный пункт);

См.: Гражданский кодекс РФ(Ч. 1) от 30.11.1994 № 51-ФЗ //СЗ РФ. 1994. №32. Ст. 3301.

• полное фирменное наименование участников договора, под которым они зарегистрированы в реестре государственной регистрации;
• название стороны по договору (Заказчик, Поставщик и т.п.) - для того, чтобы не повторять каждый раз в договоре фирменные наименования организаций;
• подробное наименование должности, фамилии, имени, отчества лица, подписывающего договор, наименование документа, из которого следуют его полномочия на подписание договора. Это может быть устав, положение, доверенность.

Например:

ДОГОВОР купли-продажи

Закрытое акционерное общество «Медфарм», именуемое в дальнейшем «Продавец», в лице генерального директора Иванова Петра Николаевича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Бионика», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице исполнительного директора Саранцева Кирилла Сергеевича, действующего на основании доверенности от 02.05.2010 № 10, выданной генеральным директором ООО «Бионика», с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

Кроме того, в преамбуле должны быть указаны сведения о наличии лицензии у сторон (или у одной из сторон по договору), если деятельность, о которой идет речь, требует лицензирования. Содержание договора включает:

• существенные условия договора;
• дополнительные условия договора.

Существенными условиями договора Гражданский кодекс РФ называет условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида . Конкретное содержание условий зависит от вида договора. Существенными и дополнительными условиями могут являться: условия и сроки поставки (изготовления, хранения, реализации и т.д.); условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов; порядок сдачи-приема выполненных работ; права и ответственность сторон (в том числе определение санкций за невыполнение обязательств); гарантии, условия страхования, определение действий сторон в случае наступления форс-мажорных обстоятельств и др.

В заключительной части оформляются личные подписи с указанием должностей, инициалов и фамилий представителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, телефоны, телефаксы, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон. Договор обязательно должен быть подписан теми лицами, которые указаны в преамбуле к договору Подписи, как правило, располагают на одном уровне. В целях защиты договора стороны могут его парафировать, т.е. представители участников договора по одному от каждой стороны могут подписать (проставить визу) каждую его страницу.

В соответствии с Гражданским кодексом РФ допускается использование при совершении сделки факсимильного воспроизведения подписи, электронно-цифровой подписи или иного аналога собственноручной подписи, если это предусмотрено законодательными или иными правовыми актами. Такой порядок удостоверения договоров может быть также принят по соглашению сторон и зафиксирован в тексте самого документа.

Текст договора состоит из разделов, соответствующих условиям, включенным в конкретный договор. Разделы, как правило, нумеруются и имеют заголовки, которые предназначены для удобства пользования текстом, но не могут дополнять или разъяснять положения статей: Предмет договора, Обязанности сторон, Дополнительные условия и др. Часто такое разъяснение включают в текст договора, например: «Все заголовки статей настоящего Договора используются только для удобства чтения и не рассматриваются как часть настоящего Договора».

Договоры часто имеют приложения - документы, дополняющие, разъясняющие или иллюстрирующие положения основного документа. Приложения всегда считаются неотъемлемой частью договора, и это обязательно фиксируется в тексте документа. Например: «Все приложения, упомянутые в настоящем Договоре, являются неотъемлемой частью Договора».

Это означает, что договор может быть рассмотрен только вместе с приложениями как единый документ. Отсутствие одного из приложений делает договор недействительным. Реквизит «Отметка о наличии приложений» на договорах не проставляется.

Договор всегда имеет несколько подлинников, количество которых соответствует количеству участников сделки. Все первые экземпляры договора должны иметь подлинные подписи и оттиски печатей. Количество подлинных экземпляров также указывается в тексте договора. Для текущей работы в структурных подразделениях с подлинных документов снимают копии.

• См.: Гражданский кодекс РФ (Ч. 1) от 30.11.1994 № 51-ФЗ //СЗ РФ. 1994. № 32. Ст. 432.

Оформление договора является неотъемлемой частью правовых отношений в современном обществе. Соблюдение всех формальностей в составлении документа является гарантией исполнения прописанных сторонами условий. Из данной статьи вы узнаете подробнее о тонкостях и правилах оформления договоров.

• структура договора;
• виды договоров;
• правила оформления договоров.

Структура договора

Прежде всего, необходимо указать наименование документа, например, договор купли-продажи, поставки, комиссии, транспортных услуг, аренды, совместной деятельности и пр. Точное название даст понять, какие он определяет правоотношения, если название отсутствует, документ сначала придется прочитать, чтобы понять, о чем он, а уж затем разбираться с ним по существу.

Итак, данный документ состоит из преамбулы, предмета договора, дополнительных условий, прочих условий, заключительной части. В основу преамбулы входят:
наименование договора, сроки и место подписания, полные названия сторон.

Суть предмета договора заключается в конкретных договоренностях сторон, обязанностях и правах, стоимости товара (услуг), сроках реализации их обязанностей.

К дополнительным условиям причисляют ответственность, порядок обеспечения исполнения условий сделки, основания для внесения изменений или аннулирования документа, последовательность разрешения конфликтных ситуаций. Вопросы законодательства и согласование взаимодействия сторон относят к прочим условиям документа.

Заключительная часть – это сроки действия и реквизиты сторон. Также к нему может прилагаться перечень необходимых документов, который описывается в отдельном разделе документа.

Виды договоров

Все виды договоров можно классифицировать таким образом:

• договоры отчуждения. К ним можно отнести: договор дарения, договор купли-продажи, договор обмена;
• договоры предоставления услуг. Например, договор перевозок, договор подряда, договор страхования;
• договоры пользования. Это могут быть кредитные договоры, договор найма или договор аренды и др.

1. Главное назначение договора – это основной момент, который стоит определить, прежде чем составлять документ. Прояснение всех деталей и оценка всех рисков при оформлении позволит избежать в дальнейшем непредвиденных проблем.

2. Использование стандартного образца договора или договора контрагента может не учитывать выгоду одной из сторон. Чтобы предотвратить появление в контракте невыигрышных условий, для оформления договора следует привлечь соответствующих специалистов.

3. Перед заключением сделки с малоизвестной организацией следует изучить все данные о ее деятельности. Прежде всего, убедиться в существовании данного юридического (физического) лица. Доказательством тому является свидетельство о регистрации или учредительные документы. Очень важным моментом является существование фактического адреса и данные о должностных лицах предприятия. Предоставить информацию о финансовой ситуации могут банкиры или другие контрагенты.

4. Во избежание мошенничества, при заключении сделок, пристального внимания заслуживает уполномоченный одной из сторон. Очень важным моментом является проверка достоверности полномочий представителя юридического (физического) лица. В противном случае, подпись договора неуполномоченным лицом, и, как следствие, неисполнение своих обязанностей, ведет к материальным потерям пострадавшей стороны.
Чтобы удостоверится в личности контрагента, нужно изучить приказ о назначении на должность директора или протокол собрания учредителей, в котором описаны полномочия представителя.

5. Что касается предмета договора, здесь должно быть все четко и прозрачно. В случае применения профессиональных или международных терминов, стоит воспользоваться услугами специалистов соответствующей квалификации и в отдельном разделе договора внести ясность в некоторые пункты документа.

6. Имущественная ответственность сторон также напрямую зависит от формулировки одного из пункта договора под названием «Форс-мажор». Наличие списка обстоятельств, при которых не наступает ответственность за неисполнение условий, при решении спора в судебном порядке могут сыграть решающую роль в пользу пострадавшей стороны.

7. Нередко в юридической практике для оформления сделок используют упрощенные формы документов, в которых указано минимальное количество условий. Но в каждой ситуации существует немало нюансов, которые не учтены в кратких договорах. С другой стороны, многостраничные талмуды также не являются гарантией соблюдения предмета договора. Отсюда следует вывод, что предвидеть определенные ситуации, заключая универсальный договор, очень тяжело. Единственное, что может повлиять на ситуацию – составление и оформление данного документа индивидуально для каждого случая.

Трудовой договор – документ, фиксирующий согласие сторон об установлении трудовых отношений и регулирующий их. Сторонами трудового договора являются предприятия (работодатель) и работник.

В соответствии со статьей 57 ТК РФ трудовой договор должен заключаться в письменной форме.

При заключении трудового договора указываются следующие основные условия:

место работы (с указанием структурного подразделения);

конкретная работа с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием;

дата начала работы;

условия оплаты;

обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

В трудовом договоре предусматриваться условия об испытании, неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной), об обязанности работника обработать после обучения установленный договором срок, если обучение производилось за счет работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника.

Согласно ТК РФ (статья 58) трудовой договор может заключаться на неопределенный срок, на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), на время выполнения определенной работы.

При заключении трудового договора не могут устанавливаться по согласованию сторон следующие условия:

основание увольнения работника;

дисциплинарные взыскания, не предусмотренные законодательством;

введение для работников полной материальной ответственности, кроме случаев,

Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел работников предприятия. В предусмотренных в статьей 243 ТК РФ.

Трудовой договор составляется в двух экземплярах, подписывается руководителем и работником, заверяется печатью. Один экземпляр договора хранится на предприятии, второй – у работника.

Трудовые договоры могут включаться в состав личных дел работников предприятия. В этом случае их срок хранения соответствует сроку хранения личных дел. Если личные дела не заводятся, договоры формируются в отдельное дело по алфавиту фамилией работников. Трудовые контракты хранятся 75 лет – «В» (75 лет минус возраст работника).

Примерная форма трудового договора приведена в приложении №1

Приказ по личному составу

Приказы по личному составу издаются по вопросам приема на работу, перемещения по службе, увольнения, предоставления отпусков, применения мер воздействия к нарушителям дисциплины и т.д.

Эмблема организации

Наименование министерства или

ведомства

Наименование организации

ПРИКАЗ

00.00.0000 № 00 – л\с

Место издания

Заголовок (По личному составу)

Тексты приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ» . Кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия:

ПРИНЯТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в

соответствии с требованиями ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового

приказа является указание распорядительного действия, фамилия и инициалы работника, должность, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Наименование должности (видовое,

если печатается на бланке, полное,

если печатается на простом листе

бумаги) личная подпись И.О. Фамилия

Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу приведены в приложениях №2-4

Договор - правовой многофункциональный документ, регули­рующий хозяйственные или иные взаимоотношения субъектов эко­номической деятельности.

В современном законодательстве договор выступает в каче­стве основного документа, устанавливающего разнообразные связи и экономические отношения между гражданами, гражда­нами и организациями и между организациями. Законом уста­новлено, что договоры составляются при документировании сделок купли-продажи, оформлении отношений аренды, пору­чительства, поставки продукции, ценообразования, распреде­ления прибыли, взаимоотношений субъектов предпринима­тельской деятельности, а также как учредительный документ при образовании некоторых форм предприятий (акционерные общества и др.).

В законодательных актах 1990-х годов отсутствуют опреде­ления договора, регламентация его формы и содержания. В то же время установлено, что договор может быть заключен в письменной форме путем составления одного документа, под­писанного сторонами, а также путем обмена документами по­средством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно устано­вить, что документ исходит от стороны по договору*. Однако договор - не новый вид документа, он применялся в практике работы советских государственных учреждений и предприятий и опыт его применения используется в современных условиях управленческой и экономической деятельности.

* Гражданский кодекс РФ Часть 1, ст. 434 - М.,1995, с.169

Содержание договора, как правило, включает: наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах); ссылку на их учредительные документы; фамилии, име­на и отчества представителей договаривающихся сторон; сведе­ния об обязательствах сторон; условия и формы расчета; санк­ции при нарушении и невыполнении в срок обязательств; срок действия договора.

Основная часть договора излагается в разделе о взаимных обязательствах сторон, который должен полно, четко, однознач­но регламентировать взаимоотношения сторон, его отдельные или специальные условия.

К реквизитам удостоверения договора относятся личные подписи (с указанием должности, фамилии, инициалов) пред­ставителей договаривающихся сторон, их юридические адреса, банковские реквизиты, указания на количество экземпляров договора, печати сторон, регистрационный номер.

Современное законодательство не регламентирует содержа­ния договора в целом, но устанавливает его обязательность, а также условия, которые должны включаться в текст договора, документирующего ту или иную деятельность. Это могут быть (кроме перечисленных выше) условия возмещения вреда (воз­можных убытков), порядок разрешения споров, права владения, распоряжения, пользования имуществом (землей, основными фондами и т.д.), положения об обеспечении экономической бе­зопасности и другие условия, обязательные при осуществлении той или иной деятельности.