Типовая номенклатура дел. Примерная номенклатура дел финансового (финансово-бюджетного) управления (отдела) в муниципальном образовании Примерная номенклатура дел на год

Ф едеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений...» скорректированы сроки хранения документов по личному составу путем внесения в новой статьи с номером 22.1. На нее в настоящее время нацелено основное внимание специалистов нашей отрасли - экспертов и практиков.

В статье устанавливается новый критерий определения сроков хранения документов по личному составу – 2002 / 2003 гг. как условная граница при установлении 50-летнего или 75-летнего сроков хранения . Но на этом изменения не заканчиваются.

Необходимо еще обратить внимание на то, что теперь коммерческие организации, являющиеся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, должны хранить свои кадровые документы столько же, сколько госструктуры (т.к. они помещены вместе в единый пункт внутри частей 1 и 2 статьи 22.1) – там используется формулировка «в течение» 75 / 50 лет. А остальные коммерческие организации должны хранить эти документы «не менее» 75 / 50 лет (пункты 3 частей 1 и 2 статьи 22.1). В государственные и муниципальные архивы подлежат передаче документы по личному составу только ликвидированных организаций. Таким образом, основная функция обеспечения социальных и пенсионных прав граждан / работников фактически возлагается на работодателей .

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Статья 22.1 «Сроки временного хранения документов по личному составу»

1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года , хранятся:

в течение 75 лет

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года , хранятся:

1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

3) в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

1) в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, – в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;

2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, – с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.

Понятие номенклатуры образовательного учреждения

Номенклатура дел — это тематизированный список документации всей организации, составленный и заполненный по определенным правилам, содержащий строгое наименование имеющихся материалов, а также сроки их хранения.

Все документы, формирующиеся на предприятии, необходимо храниться какое-то количество времени. Правильно их систематизировать, распределить по делам поможет составление номенклатуры.

Она направлена на решение таких задач, как:

классификация и своевременный учет образующейся в процессе работы учреждения документации;
облегчение поиска необходимых материалов;
облегчение передачи материалов, составления описей;
подготовка материалов к хранению, а также массовой утилизации.

Согласно письму Минобрнауки России «Рекомендации по сокращению и устранению избыточной отчетности учителей» от 16.05.2016 № НТ-664/08 одной из мер борьбы с избыточной отчетностью является актуализация и составление, утверждение новых номенклатур в каждом учреждении образования.

Требования к оформлению

Номенклатура дел для организаций имеет унифицированную форму. Ее заполнение регламентируется Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002). Примерная форма документа содержится в приложениях 7 и 8.

Однако для образовательных учреждений установлен несколько иной примерный бланк, служащий основой для ведения и заполнения номенклатуры (письмо Минобразования РФ «О методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» от 20.12.2000 № 03-51/64). Примерная форма содержится в приложении 18.

Предыдущая форма этого документа, введенная в 1988 году, была с некоторым запозданием отменена приказом Минобрнауки России «О признании недействующими на территории Российской Федерации некоторых правовых актов СССР и признании утратившими силу некоторых правовых актов РСФСР в сфере образования» от 29.11.2013 № 1296.

Для того чтобы верно оформить имеющиеся материалы и распределить их по делам в соответствии со сроками хранения, необходимо воспользоваться следующими нормативными документами, регулирующими эти сроки:

приказом Минкультуры России «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558;
перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (утвержден Главархивом СССР 15.08.1988).

Составление номенклатуры в учреждении образования

Порядок составления номенклатуры дел образовательного учреждения таков:

Определение круга документации. Внесению, систематизации подлежат все бумаги, которые образуются в процессе деятельности: корреспонденция, все виды приказов, графики, расписания, журналы, книги, картотеки, а также бумаги, отражающие воспитательную работу (проведение олимпиад, работу музеев и пр.).
Составление заголовков. Заголовок должен четко отражать содержание материалов комплекса.
Разработка схемы расположения дел. Как правило, распределение происходит в зависимости от степени их важности:

первой идет распорядительная документация или директивы вышестоящих органов;
затем следуют организационные материалы, регулирующие общий порядок работы (устав, положения и т. д.);
далее распоряжения, приказы, решения и пр.;
затем плановые отчетные документы (годовые, квартальные, ежемесячные);
переписка и т. д.

Для быстроты поиска бумаги допускается объединять по делам в зависимости от общих вопросов, рассматриваемых в них, или разъединять по частным.

Определение сроков хранения. Не разрешается объединение дел с разными сроками хранения — временным и постоянным.
Определение системы индексации и присвоение индексов. В общеобразовательных учреждениях принято введение номеров подразделений (отделов), а также номеров дел. Например, индекс 04-03 будет означать, что дело было сформировано в бухгалтерии (04) и содержит хозяйственные договоры (03).
Составление и формирование самого бланка.

Номенклатура дел образовательного учреждения: форма-2018 - 2019

Форма примерной номенклатуры дел общеобразовательного учреждения содержится в приложениях 17, 18 к письму № 03-51/64 и является основой для ее составления, которую допускается изменять, дополнять. Данная форма применима и в 2018 - 2019 годах.

Она имеет следующее содержание:

В начале, с левой стороны листа приводится наименование учреждения.
Справа оставляется место для утверждения подписью руководителя с расшифровкой.
По центру документа идет наименование с указанием места составления, порядкового номера, а также периода, на который он формируется.
Далее следует табличная часть:

В графе 1 указывается индекс дела;
графа 2 содержит наименование (заголовок) дела (тома, части);
в графе 3 проставляется количество дел (томов, частей);
графа 4 состоит из срока хранения материалов, а также статьи нормативного документа, его регламентирующей;
графа 5 оставляется для внесения необходимых примечаний.

После формирования документ подписывается составителем с указанием должности, подписи и расшифровки.

Номенклатура дел в ДОУ на 2018 - 2019 годы

Примерная форма, на основании которой формируется номенклатура в дошкольном образовательном учреждении, установлена письмом Минобразования РФ «О примерной номенклатуре дел в образовательном учреждении дополнительного образования детей» от 29.09.2000 № 711/28-16.

Порядок заполнения аналогичен общему порядку.

порядковый номер дела;
полное наименование дела;
срок его хранения.

Номенклатуру дел дошкольного образовательного учреждения необходимо составлять в 4 экземплярах:

для отдела делопроизводства;
архива учреждения;
государственного архива;
использования в работе сотрудниками в качестве путеводителя по всему массиву документов ДОУ.

Утверждение номенклатуры в учреждении образования

Утверждается этот документ директором образовательного учреждения посредством вынесения приказа об утверждении.

Этапы утверждения номенклатуры следующие:

Документ визируется лицом, ответственным за его составление, и лицом, назначенным вести и формировать архив.
Далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией путем составления протокола. Формируется эта комиссия на основании распоряжения руководителя и состоит не менее чем из 3 сотрудников. Комиссия уполномочена:

на рассмотрение, утверждение номенклатуры;
утверждение описи документов, подлежащих постоянному хранению;
составление, утверждение актов на бумаги, подлежащие уничтожению.

Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению. Государственный архив имеет право потребовать внесения изменений в существующий документ.

В последнюю очередь номенклатура заверяется руководством. Допустимо проставление подписи и печати в начале документа либо издание приказа о ее утверждении.

Номенклатура дел образовательного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться. Представляет собой тематизированный список дел с указанием срока их хранения. Внесению подлежит вся документация учреждения, отражающая порядок его работы, основные положения, распоряжения, а также работу музеев, кружков, проведение олимпиад, смотров и иной деятельности.

Номенклатура дел образовательного учреждения на 2018 -й и последующие годы разрабатывается с учетом специфики ведения делопроизводства каждой из таких организаций. Подробную информацию об особенностях составления номенклатуры дел вы получите из настоящей статьи.

Предназначение номенклатуры дел в образовательном учреждении

Согласно п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ все без исключения организации в России обязаны обеспечивать сохранность архивной документации в течение срока ее хранения. Кроме того, согласно п. 5 Методических рекомендаций по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64), все подобные учреждения в России обязаны систематизировать образующиеся в ходе ее деятельности документы. Такой тематический список документов называется номенклатурой дел (далее по тексту — НД).

Данный обобщающий регистр помогает проводить в школах и других образовательных организациях классификацию накапливающейся документации, контролировать сроки ее хранения, ускорять процесс ее обработки. НД служит базой данных, необходимых для составления описи дел с долгим (свыше 10 лет) и постоянным сроком хранения.

Ответственным за составление НД является руководитель учебного заведения. Именно он отвечает за сохранность документации и передачу ее для архивного хранения.

В каждом образовательном учреждении разрабатывается индивидуальная НД на основании образца, который вместе с рекомендациями по его использованию представлен в письме Министерства образования от 20.12.2000 № 03-51/64.

Как разрабатывается номенклатура дел образовательного учреждения в 2018 году

Перед тем как приступить к составлению индивидуальной НД, потребуется изучить содержание, структурный состав документов и объем документооборота, сопровождающих деятельность образовательного учреждения. При составлении НД используется информация из:

устава учреждения и положений о его структурных подразделениях (если они имеются);
штатного расписания;
рабочих планов и отчетов;
НД за предыдущие периоды;
другой важной документации.

При составлении индивидуальной НД следует выбрать из примерного образца те заголовки дел, которые фактически есть в образовательном учреждении. Кроме того, в индивидуальной НД могут быть указаны те документы, которые фактически применяются в документообороте организации, даже если о них нет упоминания в примерной НД.

Так, например, в примерной НД не указываются документы, связанные с проведением предметных олимпиад, документация об обмене опытом с другими образовательными учреждениями. В таких случаях индивидуальная НД дополняется соответствующими заголовками дел, причем срок хранения такой документации устанавливается по согласованию с государственными архивами.

Типовая номенклатура дел образовательного учреждения

В общем случае каждое образовательное учреждение должно разработать индивидуальную НД, которая является основой общего документооборота организации. Исключение составляют образовательные учреждения, для которых разработана типовая НД.

Как и примерная, типовая НД содержит обязательный перечень дел, которые заводятся в образовательных учреждениях. Но в отличие от примерной, которая носит рекомендательный характер, типовая обязательна к применению. Типовые НД разрабатываются для организаций, имеющих разветвленную сеть подведомственных учреждений.

Форма и структура номенклатуры дел

Форма индивидуальной НД разрабатывается в соответствии со структурой, прописанной в п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с указанной нормой НД должна состоять из 5 граф, при этом данные из 1, 2 и 4 граф индивидуально разработанной НД затем переносятся на обложки дел. НД должна включать все заголовки дел, которые были заведены в организации в течение года.

Рассмотрим структуру НД подробнее:

1. В первой графе указываются индексы каждого из дел, причем сам индекс состоит из группы цифр, отделенных друг от друга с помощью дефиса. В индексе указывается цифровое обозначение структурного подразделения организации и номер (порядковый) дела по существующей НД в этом структурном подразделении. Например, 03-02, где 03 — цифровое обозначение структурного подразделения, а 02 — номер по порядку заголовка дел по разработанной там НД.

2. Во второй графе НД должны отображаться непосредственно сами заголовки дел. Их сортировка внутри разделов НД должна производиться исходя из степени важности, а также с учетом наличия связанных документов. Так, сначала следует расположить заголовки дел, включающих организационные вопросы, причем распорядительная документация от вышестоящих организаций должна располагаться раньше, чем локальная документация. И последними следует отобразить заголовки дел, содержащих планы и отчеты.

Заголовки тех дел, которые были заведены по географическому признаку, вносятся в алфавитном порядке исходя из присутствующих географических названий. То же касается и дел, заведенных по корреспондентскому признаку.

Среди заголовков дел не допускается использовать обобщающие названия, такие как «Разные документы», «Общая корреспонденция» и т. д. Также недопустимо использовать в заголовках сложные синтаксические обороты и вводные слова. Причем заголовки могут быть уточнены в процессе формирования дел.

Допускается использовать обобщающее слово «Документы» в отношении тех заголовков дел, в которых собрана документация по одному поднятому вопросу, но они могут быть не связаны по хронологии делопроизводства. В заголовке со словом «Документы» должно дальше идти уточнение, которое конкретно указывает на разновидности и характер документации (например, «Документы по проведению технических семинаров»).

Если в деле накапливаются документы по вопросу, не решенному в течение года, тогда заголовок такого дела должен быть внесен в номенклатуру следующего года, причем под таким же индексом. Если дело объемное (состоит из нескольких томов), то следует составить общий заголовок дела.

3. В третьей графе следует указать количество дел, томов. Графа заполняется в конце года.

4. В четвертой графе проставляется срок хранения дел.

5. В пятой графе указываются примечания. Графа может заполняться на протяжении всего срока действия данной индивидуальной НД. Здесь проставляются данные о переходящих на следующий год делах, пометка по делам, которые надлежит уничтожить или передать в другую организацию, и т. д.

Структура индивидуальной НД может формироваться по направлениям деятельности, как и примерная, но может быть построена и по другой схеме. Различают форматы построения по следующим принципам:

структурному (администрация, учебная часть, канцелярия, бухгалтерия);
номинальному (исходя из наименования должностей специалистов, отвечающих за формирование дел, — заведующая, методист, секретарь, медсестра и т. д.);
смешанному (номинально-функциональному) — тогда структура примет следующий вид: название раздела, должность специалиста, а подразделы — выполняемые специалистом функции.

Примеры составления номенклатуры дел см. в материалах:

Возможные трудности заполнения графы для указания срока хранения

Особенностью заполнения четвертой графы являются возможные трудности с указанием срока хранения дела. Кроме того, могут возникать проблемы с проставлением номера подходящей статьи.

С учетом такого параметра, как срок хранение дел, могут возникнуть определенные трудности при комплектации дел с личными делами сотрудников. Личные дела руководящего состава организации должны храниться постоянно, а дела других сотрудников — до 75 лет. В этом случае придется сформировать два дела: в одном следует собрать личные дела руководства, а в другом — личные дела других работников.

Если включаются заголовки дел, по которым нет установленного в примерной (типовой) НД срока хранения, то срок проставляется по согласованию с архивным ведомством. При этом следует иметь в виду, что сроки хранения дел, прописанные в примерной НД, снижать нельзя.

О принципах составления НД читайте также в статье .

Номенклатура дел в ДОУ в 2018 году: особенности составления

Дошкольные образовательные учреждения (далее — ДОУ) при систематизации образующейся в ходе их деятельности документации могут пользоваться примерной номенклатурой, представленной в письме Министерства образования от 29.09.2000 № 711/28-16. В этом случае примерная НД призвана служить методическим пособием при составлении индивидуальной НД ДОУ.

Разрабатывая индивидуальную НД, каждое дошкольное образовательное учреждение в первую очередь должно опираться на практику делопроизводства, которая сложилась в этой организации.

Примерная НД для учреждений дополнительного образования детей построена по номинально-функциональному принципу. Индивидуальная НД может быть построена как по такому же принципу, так и по иному (функциональному, структурному), исходя из особенностей документооборота учреждения.

Когда должна обновляться номенклатура дел школы

В соответствии с п. 3.4.10 Архивных правил НД завершается по окончании делопроизводственного года (в учебных заведениях это окончание учебного года). В НД делается итоговая запись о количестве заведенных за этот год дел, отдельно по делам постоянного и временного хранения.

Сведения, указанные в итоговой записи НД, сообщаются соответствующему архивному учреждению. Информация об этом заносится в НД с указанием должности и расшифровки лица, сделавшего эту запись.

НД утверждается в конце каждого делопроизводственного года. При этом в действие она вводится в начале указанного года. Порядок утверждения НД подробно прописан в п. 3.2.5.3, 3.2.5.5 Государственной системы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

О том, как составляется приказ на утверждение НД, читайте в материале .

Утвержденная по структуре и форме индивидуальная НД может действовать на протяжении нескольких лет, если в учреждении не произошло каких-либо коренных структурных или функциональных изменений. При изменениях НД будет уточняться и вводиться в действие новым приказом.

Экземпляр НД за каждый год должен храниться в учреждении постоянно. Такая документация учитывается в деле, формируемом секретариатом учреждения при отражении в последующей НД.

Итоги

Каждое образовательное учреждение ежегодно должно вводить в действие свою индивидуальную номенклатуру дел, которая разрабатывается с учетом существующей в организации практики делопроизводства на основании примерной НД. Примерные НД служат своего рода методическим пособием, которое помогает организациям разрабатывать собственные НД с индивидуальной структурой и существующими особенностями заполнения. В индивидуальной НД должны быть отображены все документы, которые были заведены на протяжении учебного года в образовательном учреждении. Документация в НД отображается путем указания заголовков дел с указанием сроков их хранения и других имеющих значение в делопроизводстве сведений.

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

ФАЙЛЫ

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

наименование организации,
номер и дата составления,
перечень документов,
подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

В отделе кадров хранится большое количество дел. Организовать правильный документооборот, правильно определить сроки хранения, поможет номенклатура дел. Именно о ней мы и поговорим в данной статье.

Из этой статьи вы узнаете:

для чего нужна номенклатура дел отдела кадров на 2019 год;
как правильно составить документ;
что включает в себя номенклатура дел.

Что такое номенклатура дел отдела кадров

Итак, номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, которые создает организация, с указанием сроков их хранения. Такое определение дает ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденный приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185-ст. Фактически, это список документов организации, в нашем случае кадровых.

Номенклатура дел создается для того чтобы обеспечить делопроизводство в организации, а именно, правильно формировать, учитывать и хранить необходимые дела.

Кроме того, данный перечень дел систематизирует документооборот, она систематизирует информацию и является главным учетным документом.

Как правило, номенклатура дел составляется по каждому структурному или обособленному подразделению. Кроме того, создается единый сводный перечень дел в целом по организации. В этой связи, в отделе кадров существует собственная номенклатура дел отдела кадров. В бухгалтерии будет применяться перечень дел бухгалтерии и т.д.

Имеется три типа номенклатуры дел:

типовая,
примерная,
индивидуальная.

Для каждой организации создается собственная индивидуальная номенклатура дел. Но разработать ее можно на основе типового перечня дел.

Перечень создается с целью учета всех дел, которые ведутся в организации в целом или отдельно по каждому структурному подразделению. Кроме того, с помощью этого документа осуществляется надлежащая группировка дел по тематике и разделам. Также перечень требуется для обеспечения хранения дел в хронологической последовательности и определения сроков хранения конкретных документов.

В большинстве случае составление номенклатуры дел не является обязательным. Обеспечить составление перечня должны только те организации, которые включены в перечень субъектов, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Поэтому большая часть коммерческих организаций не обязана разрабатывать номенклатуру дел, но ее создание будет в интересах самой организации, поскольку позволит обеспечить регламентацию и правильное хранение дел.

Как составить номенклатуру дел отдела кадров на 2019 год

Итак, номенклатура дел создается на каждый календарный год. Поэтому на 2019 года необходимо сформировать самостоятельный перечень дел.

В номенклатуру отдела кадров надо включать все дела, которые создаются в данном структурном подразделении. Как правило, в данный перечень включаются документы на бумажных носителях. Между тем, в последнее время активно развивается электронный документооборот. В этой связи в каждом тематическом подразделе перечня надо привести список документов, которые создаются и хранятся в электронном виде.

Создание номенклатуры дел состоит из последовательных действий. В первую очередь, надо определиться с ответственным работником, которому будет поручен данный объем работ. Как правило, перечень дел в отделе кадров составляет руководитель отдела или инспектор отдела кадров. За основу можно взять форму, которая приведена в приложении 8 ГСДОУ, утв. приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. В этом документе также можно найти основные правила заполнения разделов номенклатуры.

Предлагается формировать документ из следующих разделов:

индекс дела;
название дела (заголовок);
количество дел;
срок хранения дела. Отметим, что сроки хранения дел приведены в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558;
примечания.

Теперь остановимся подробнее на заполнении каждого раздела.

Индекс , как правило, формируется из цифрового обозначения. Но некоторые организации присваивают индексу буквенный код. Так, каждому структурному подразделению присваивается собственный номер и он должен присутствовать в индексе. И дополнительно присваивается порядковый номер дела. Также специальный номер может обозначать категорию дел. Поэтому индекс, например, может выглядеть следующим образом: 02-08. Из них 02 – это цифровое обозначение отдела кадров, а 08 – номер дела.

Далее идет следующая графа - наименование дела . Как правило, при формировании учитывается степень важности документов. В данной графе сначала перечисляются наиболее значимые документы, например, организационные документы компании. Далее перечисляются все категории документов: локальные акты, штатное расписание, график отпусков, приказы, акты, учетные документы и т.д.

Отметим, что из заголовка дела должно быть четко понятно, какие именно документы входят в перечень, т.е. должно быть ясно содержание дела. Не рекомендуется использовать неопределенные формулировки, такие, например, как «разные документы». Вместо этого используйте более конкретные названия, например, «Исходящие документы».

Следующая графа 3 – количество дел . В ней надо указать общее количество дел. Эту графу надо заполнить по окончании календарного года, когда заканчивается срок действия номенклатуры на год.

Далее идет графа 5 – срок хранения дела . При заполнении этого реквизита надо руководствоваться сроком хранения кадровых документов, указанным в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

И последняя графа – Примечания . Здесь надо указывать информацию. Которая не была учтена в предыдущих графах, но имеет важное значение. Например, в данной графе можно указать дату заведения дела.

Перечень дел в приведенном порядке может быть составлена в отношении каждого структурного подразделения. По этим правилам составляется номенклатура дел отдела кадров на 2019 год.

В заключении еще раз отменим, что хотя составление номенклатуры деля не является обязательным для большинства организаций, этот документ крайне удобен для регламентации, учета и обеспечения хранения документов отдела кадров. Поэтому рекомендуем ежегодно составлять такой документ. Поскольку он значительно облегчает организацию документооборота в организации в целом, и в кадровой службе в частности.