Документ расходный ордер на товары. Изменение порядка оформления отгрузки по заказам клиентов на ордерном складе

Изменен порядок оформления отгрузки на ордерном складе. Складской процесс отгрузки на ордерном складе отделен от оформления документов в финансовом учете за счет того, что заказы становятся распоряжениями на отгрузку.

При этом решаются следующие задачи:

оформление накладных на ордерном складе по результатам выполнения отбора товаров по расходным ордерам;
оформление расходных ордеров по нескольким распоряжениям на отгрузку, в том числе выписанным на разные юридические лица (как нашей организации, так и клиента);
контроль расхождений в оформлении отгрузки в складском и финансовом учете для менеджеров, кладовщиков и бухгалтеров;
контроль процесса отгрузки и оформления финансовых документов по заказам;
доставка товаров по одной накладной разными рейсами.

Реализовано несколько схем работы. Использование той или иной схемы работы определяется установленными функциональными опциями Порядок оформления накладных и расходных ордеров и в разделе Администрирование – Склад и доставка .

При этом возможны следующие схемы работы.

Сборка и отгрузка товаров на ордерном складе производится до оформления финансовых документов. Должен быть установлен порядок оформления накладных и расходных ордеров Сначала заказы, затем ордера и накладные . Расходные ордера на товары оформляются по заказам. В зависимости от установленных настроек (Расходный ордер на товары формируется ) расходные ордера могут формироваться менеджером, кладовщиком или автоматически. В расходные ордера попадают все те товары, которые указаны в заказах, но еще не отгружены со склада. Накладная (документ Реализация товаров и услуг ) оформляется по факту сборки товаров со склада кладовщиком (документ Расходный ордер на товары проведен в статусе К отгрузке ). При передаче товаров клиенту выдается финансовый документ и регистрируется отгрузка товаров со склада (Расходный ордер на товары проводится в статусе Отгружен ).
Сборка и отгрузка товаров на ордерном складе производится после оформления финансовых документов . Должен быть установлен порядок оформления накладных и расходных ордеров – Сначала заказы и накладные, затем ордера . Менеджером оформляются заказы и накладные по заказам. Расходные ордера на товары оформляются по заказам. В зависимости от установленных настроек (Расходный ордер на товары формируется ) расходные ордера могут формироваться менеджером, кладовщиком или автоматически. Список товаров в расходном ордере заполняется теми товарами, по которым оформлены финансовые документы, но которые еще не отгружены с склада (вычисляется минимум между этими значениями). Документ Расходный ордер на товары может быть оформлен по нескольким финансовым документам в рамках одного заказа.

Следует отметить, что если накладная оформлена без заказа, то тогда накладная будет являться распоряжением на отгрузку и на основании ее оформляется документ Расходный ордер на товары для отгрузки товара со склада.

Оформление расходных ордеров по заказам

Порядок оформления расходных ордеров зависит от установленной настройки.

Расходный ордер оформляется менеджером . Расходный ордер может быть оформлен путем ввода на основании заказа или накладной. Для строк, которые необходимо отгрузить, в заказе должно быть установлено действие Отгрузить. Если используется схема работы с выпиской финансовых документов, то документ Расходный ордер на товары на основании заказа может быть создан только после оформления накладных (финансовых документов)

Документ Расходный ордер на товары оформляется из списка заказов путем ввода на основании. Предусмотрена возможность пакетного оформления документов по нескольким заказам.

По выбранным распоряжениям будут оформлены расходные ордера:

если для выбранных распоряжений уже созданы ордера и они находятся в статусе Подготовлено , то будет произведена попытка объединения этих ордеров;
для только созданных ордеров будет указано действие Создан новый;
действие Переоформлен означает что у ордера изменилась дата отгрузки (на актуальную дату) либо изменилось количество товаров по распоряжениям.

Аналогичным образом можно создать расходные ордера по накладным из списка Документы продажи .

Если накладная оформлена по нескольким заказам, то в табличную часть документа Расходный ордер на товары , который оформлен на основании накладной, будут перенесены все неотгруженные товары по всем заказам.

Расходные ордера формируются автоматически . При выборе такого режима работы документы Расходный ордер на товары будут формироваться автоматически при проведении документов отгрузки. В зависимости от установленной схемы работы документами отгрузки будут являться заказы или накладные.

При формировании расходных ордеров менеджером или автоматически для работы кладовщика предусмотрено упрощенное рабочее место, в котором показываются сформированные менеджером или автоматически расходные ордера.

Кладовщик собирает товар на складе, проверяет собранный товар и оформляет отгрузку товаров.

Расходные ордера оформляются кладовщиком . Расходный ордер оформляется из рабочего места Отгрузка .

В качестве распоряжений в рабочем месте указываются заказы и накладные, если они оформлены без заказа. Если установлен режим работы с оформлением финансовых документов, то в список распоряжений заказы попадут только в том случае, если по ним оформлены финансовые документы (накладные).

Этот документ используется для фиксирования последовательного списания товаров со склада и для фиксирования возврата товаров, поступающих по документу «Приходный ордер на товары».
Если отгрузка товаров со склада обязана быть выполнена после фиксирования документа «Реализация товаров и услуг», в таком случае имеет возможность использоваться последовательная отгрузка товаров со склада.
Например. Документ «Реализация товаров и услуг» создается менеджером по продажам, а реальная отгрузка товаров со склада выполняется кладовщиком.
В таком случае менеджер по продажам регистрирует документ «Реализация товаров и услуг». В документе выбирается вид реализации - «По ордеру». Во время проведения этого документа корректируются взаимные расчеты с контрагентом, остатки товаров на складе не корректируются. Остатки товаров в таком случае учитываются в дополнительном регистре «Товары к передаче со мест хранения».
На основе документа «Реализация товаров и услуг» кладовщик регистрирует документ «Расходный ордер на товары», в котором обязан быть выставлен вид операции «Расход по накладной». После проведения товар спишется со склада.
Имеет возможность быть зарегистрировано много расходных ордеров по единому документу «Реализация товаров и услуг».
К примеру, тогда, когда реальная отгрузка товаров кладовщиком со склада выполняется в много шагов. Отгрузка товаров по расходному ордеру всегда выполняется с того склада, который определен в документе «Реализация товаров и услуг».
Возврат тех ТМЦ есть еще одним случаем списания со склада, которые были приняты на склад через приходный ордер и на которые так в итоге и не были зарегистрированы документы финансового учета поступления.
Движения по возврату подобных ТМЦ никак не формируются финансовыми документами, а регистрируются при помощи документа «Расходный ордер на товары». По этой причине в документе "Расходный ордер на товары" определяется вид операции "Возврат через приходный ордер".
Допустимо зарегистрировать много расходных ордеров по единому приходному ордеру.
Если выполняется последовательная отгрузка товаров поставщику в ситуации возврата товаров поставщику, то в этом случае имеет возможность использоваться документ "Расходный ордер на товары". В то же время создается документ "Возврат товаров поставщику", в котором определяется вид реализации "По ордеру". На основе этого документа, во время фактической отгрузке возвращенных товаров поставщику, создается документ "Расходный ордер на товары". Определяется в документе вид операции "возврат поставщику". Допустимо зарегистрировать много расходных ордеров по единому документу "Возврат товаров поставщику".
Также, документ "Расходный ордер" используется и когда выполняется последовательное перемещение со склада на склад либо со склада в НТТ. При помощи расходного ордера, в таком случае, создается отгрузка товара со склада-отправителя. Определяется вид операции "перемещение" в документе.

Рассмотрим, как в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 осуществляется оформление документов при реализации товаров с ордерного склада.

Основным отличием при использовании ордерной схемы документооборота от оформления документов при реализации с обычного склада является то, что процесс отгрузки товара со склада разделен на две составляющие, на два этапа.

Первое - это оформление расходной накладной, которая является финансовым документом. Она оформляется также, как и при реализации с обычного склада. Через журнал «Документы продажи» создается «реализация товаров и услуг» .

Но для того, чтобы отразить факт списания товаров со склада, факт его реализации, в разделе «Склад и доставка» в группе «Ордерный склад» есть команда «Отгрузка» - журнал отгрузочных документов. И в данном случае создается дополнительно расходный ордер.

Создается расходный ордер на товары в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 обычно кладовщиком, в то время как расходную накладную может создавать менеджер по продажам. И такой расходный ордер списания товаров со склада является как раз подтверждением складской операции.

На что здесь стоит обратить внимание?! Во-первых, включается опция использования ордерных складов в разделе «Администрирование» - «Нормативно-справочная информация и администрирование» в группе «Склад и доставка» есть флаг «использовать ордерные склады» . Далее, для каждого склада, если он является ордерным, на вкладке «ордерная схема и структура» устанавливается, для каких операций будут использоваться ордерные схемы документооборота. Можно установить использование такой схемы для поступления товара, либо для отгрузки, либо для внутреннего товародвижения.

Следующее, на что стоит обратить внимание, это - в разделе «Склад и доставка» - «порядок оформления накладных и расходных ордеров» , у нас сейчас установлен порядок сначала заказа, затем - ордера и накладные . В данном случае распоряжением для расходного ордера будет являться заказ покупателя. Если же выбрать второй пункт, сначала заказы и накладные, потом ордера , то перед созданием расходного ордера со склада необходимо будет оформить сначала расходную накладную.

Итак, посмотрим, как же оформляется операция реализации товаров с ордерного склада.

Создание индивидуального соглашения с клиентом (покупателем) в программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2

Начнем с создания индивидуального соглашения с нашим клиентом-покупателем. Пусть соглашение будет №2 от сегодняшнего числа. Назовем мы данное соглашение «Продажа мебели». Клиент у нас будет «Магазин Техника для дома (Вологда)». Контрагент соответственно будет «Техника для дома». Контактное лицо и типовое соглашение заполнять не будем. Период действия соглашения «бессрочно», статус его «действует». Операция «реализация». С нашей стороны выступает Торговый дом «Оптовичок», и ответственный менеджер в данном случае я - «администратор».

На вкладке «Условия продаж» порядок расчетов будет осуществляться по заказам. Валюта «рубли», цена включает НДС. И вид цен, который будет использоваться при продаже - «оптовая продажа». Порядок расчетов у нас - расчеты в рублях и оплата в рублях. Условия оплаты - пусть будет «кредит 100%». Таким образом, мы даем клиенту отсрочку, пусть она будет предоставлена на 5 дней, рассчитывается она по календарным дням. Склад, с которого будет осуществляться реализация - в нашем случае это будет «ордерный склад», что мы и отметим в данном соглашении.

На вкладке «Уточнение цен по товарам» уточним, что дополнительно у нас будет осуществляться доставка товара. Вид цены - произвольная. И скажем, что привезем товар до клиента за 1000 руб. На вкладке «Уточнение цен по ценовым группам» ничего дополнительно мы уточнять не будем. Никакие дополнительные скидки по данному соглашению предоставлять не будем. Такое соглашение с клиентом можем записать и закрыть.

Заказ покупателя в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2

Создадим на основании данного соглашения заказ нашему клиенту. Я сейчас воспользовался «вводом на основании». В принципе, можно было перейти в журнал заказов и создать заказ непосредственно из журнала заказов. Но «ввод на основании» в данном случае хорош тем, что программа 1С Управление торговлей уже заполнила значительную часть информации. А именно - у меня уже заполнен клиент и контрагент, выбрано типовое соглашение. Заполнена информация о нашей компании, о складе, с которого будет происходить отгрузка. Уточним в данном случае дополнительно условия платежа - пусть это будет кредит после отгрузки. Укажем дату.

Перейдем на вкладку «Товары» и подберем здесь те товары, которые нам нужны. Воспользуемся командой подбора. В данном случае нас будет интересовать «мебель», а именно - стул кухонный «красное дерево». У нас есть 3 штуки. Нам необходимо будет отгрузить нашему клиенту 2 позиции. Стол обеденный «светлое дерево», нужно будет отгрузить 1 позицию. Вернемся по команде Back space к списку номенклатуры и отгрузим дополнительно стол. Стул «красное дерево» - необходимо будет отгрузить 4 единицы. Стол «светлое дерево» - необходимо будет отгрузить также 4 единицы. Перенесем данные позиции в документ.

Также нам необходимо будет добавить здесь доставку товара. 1 позиция, 1 штука в количестве 1000 рублей - в данном случае программа взяла цену из нашего индивидуального соглашения с клиентом.

Перейдем на вкладку «дополнительно» и убедимся, что здесь у нас заполнена вся основная информации, а именно: ответственный менеджер, подразделение, валюта, информация о налогообложении и то, что цена включает НДС. В данном случае заказ оформляется у нас не в рамках сделки, поэтому информация о сделке не заполнена.

Отметим все наши товарные позиции и установим им статус «отгрузить» . Проведем и закроем такой документ.

Расходный ордер на товары в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2

После того, как был создан «заказ покупателя», необходимо отразить операцию отгрузки товара с нашего ордерного склада. Для этого мы переходим в раздел «Склад и доставка» . В группе «Ордерные склады» находим команду «Отгрузка» . Сейчас у нас открыт журнал-помощник «создание складских ордеров» в части реализации, отгрузки.

В верхней части необходимо указать ордерный склад. И как только мы выбрали наш склад, в верхней левой части нам стало доступно распоряжение - заказ нашего клиента на отгрузку. В правой части мы видим, какие номенклатурные позиции нам необходимо собрать. В этой части присутствуют 3 колонки - «собрать», «собирается» и «собрано» , по которым, в зависимости от статуса ордера, мы можем отслеживать состояние подбора товаров из ячеек для отгрузки.

В нижней части нашего журнала присутствует список складских ордеров оформленных либо находящихся в оформлении. Для того, чтобы оформить складской ордер, необходимо в верхней части выделить распоряжение, которое является основанием для создания ордера, и по одноименной команде создать ордер. Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 спрашивает, создать ли ордер по всем распоряжениям, находящимся в данном окне, либо по одному выделенному. В данном случае - не имеет значение, какую команду выполнить, поскольку у меня одно распоряжение и нужно создать один ордер. Но я воспользуюсь командой «по выделенным распоряжениям».

Жму кнопку «Ок». У меня создался ордер. Я могу его открыть и посмотреть, что же система 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 здесь заполнила.

Мы видим, что на основной вкладке заполнен «получатель». Заполнен склад, с которого производилась отгрузка. Ответственный - кладовщик. Приоритет нашего ордера. На вкладке «Товары по распоряжениям» подобраны те распоряжения, по которым производилась отгрузка, и то количество товаров, которое было указано в данном распоряжении.

На вкладке «отгружаемые товары» заполнены те товары, которые непосредственно отгружаются со склада. На данной вкладке кладовщик может отредактировать, установить вручную то количество, которое непосредственно отгружается, если оно не соответствует тому количеству, которое необходимо отгрузить. Такой ордер проводится.

Расходная накладная в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2

Теперь можно создать непосредственно расходную накладную. Для этого мы переходим в раздел «Продажи », «документы продажи», и на вкладке «к оформлению » находим наш заказ клиента. На основании него можно оформить расходную накладную. Конфигурация 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 спрашивает, какой документ нам оформить: «реализация товаров и услуг (4 поз.)» либо «акт выполненных работ (1 поз.)». Напомню, что в нашем «заказе покупателя», помимо товаров, есть позиция «доставка товаров», которая является услугой. В данном случае мы оформим «реализацию товаров и услуг».

Программа 1С Управление торговлей версия 11.2 создала нам документ «Реализация товаров и услуг». На вкладке «основные» уже заполнена вся основная информация. В частности, что реализация осуществляется по соответствующему заказу. Заполнена информация о клиенте, о его контрагенте, используемом соглашении; информация о нашей организации и складе, с которого производится реализация; валюта документа.

На вкладке «Товары» уже заполнена номенклатура с их характеристиками, отгружаемое количество, виды цен, сами цены и суммы взаиморасчетов.

Такой документ можно провести. На основании него можно создать счет-фактуру. Теперь у нас по нашему заказу осуществлена отгрузка товара.

Вернемся к журналу «Заказы клиентов» . И для нашего заказа на позиции «доставка товара» также установим обеспечение «отгрузить» .

После того, как мы установили такую позицию, в состоянии «отгрузить», в документах продажи на вкладке «к оформлению» можно воспользоваться кнопкой F5 (обновить) и мы опять увидим наш заказ в качестве основания-распоряжения для создания реализации. Причина теперь в том, что по заказу снова есть 1 позиция, а именно - «доставка товара», на которую необходимо оформить документы реализации. Воспользуемся командой «оформить по заказам». Программа 1С Управление торговлей автоматически определила, что у нас будут реализовываться только услуги, и создала для них акт выполненных работ. Данный акт создался также по заказу.

На вкладке «Основные» указана информация о клиенте и его контрагенте, информация о нашей организации об использованном соглашении.

На вкладке «Услуги» заполнена информация об услугах по доставке товара в количестве 1 штуки, и произвольная цена 1000 рублей.

На вкладке «Дополнительно» можем проверить, что заполнена вся основная информация о нашем менеджере, о подразделении. Валюта расчетов - рубли. Продажа облагается НДС, и цена также включает НДС. Такой акт можно провести. На основании него можно оформить счет-фактуру.

Теперь, на вкладке «распоряжения для оформления» документов продаж заказ наш исчез, поскольку сейчас в нем отсутствуют неотгруженные товарные позиции со статусом «к отгрузке». Если мы вернемся к нашему «заказу клиентов», обновим информацию о нем, то мы увидим, что заказ отгружен на 100%, и по нему ожидается оплата. Собственно говоря, давайте и проведем такую оплату.

Безналичная оплата от покупателя в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2

Пусть оплата у нас будет поступать безналичным способом, и проведем мы ее вводом на основании распоряжений.

Для этого перейдем в раздел «Казначейство» , выберем «безналичные платежи» , и на вкладке «к поступлению» укажем, что основанием платежа у нас будут выступать документы расчетов наш «заказ клиента».

На основании него можно оформить поступление безналичных денежных средств. Пусть у него будет произвольный номер платежного поручения от сегодняшнего числа.

Обязательно установим флаг, что документ проведен банком . Можно проверить сумму платежа и расшифровку. Убедимся, что у нас указан «заказ клиента №2». Покупателем выступает магазин «Техника для дома (Вологда)».

Такое поступление безналичных денежных средств можно провести и закрыть.

Если сейчас мы обратимся к списку наших заказов, то мы увидим, что по заказу отражена 100% оплаты. 100% отгрузки мы уже видели раньше. И текущее состояние заказа - он готов «к закрытию» . Соответственно, можно закрыть данный заказ как полностью отработанный.

Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 дополнительно предупреждает нас, что у полностью отработанных, выделенных заказов в списке будет установлен статус «закрыт» , подтверждаем данное действие.

Таким образом, в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 осуществляется оформление документооборота операций, связанных с реализацией товаров с ордерных складов.

Документ «Расходный ордер на товары» предназначен для оформления поэтапного списания ТМЦ со склада и для оформления возврата ТМЦ, поступивших по документу «Приходный ордер на товары».

Поэтапная отгрузка ТМЦ со склада может применяться в том случае, если отгрузка ТМЦ со склада должна быть произведена после оформления документа «Реализация товаров и услуг».

Например. Документ «Реализация товаров и услуг» выписывается менеджером по продажам, а фактическая отгрузка товаров со склада производится кладовщиком.

В этом случае менеджер по продажам оформляет документ «Реализация товаров и услуг». В документе указывается вид реализации – «По ордеру». При проведении этого документа изменяются взаиморасчеты с контрагентом, остатки товаров на складе не изменяются. Остатки товаров в этом случае учитываются в дополнительном регистре «Товары к передаче со складов».

Кладовщик на основании документа «Реализация товаров и услуг» оформляет документ «Расходный ордер на товары», в котором должен быть установлен вид операции «Расход по накладной». После проведения документа ТМЦ списывается со склада.

По одному документу «Реализация товаров и услуг» может быть оформлено несколько расходных ордеров.

Например, в том случае, если фактическая отгрузка товаров кладовщиком со склада производится в несколько этапов. Однако отгрузка товаров по расходному ордеру всегда производится с того склада, который указан в документе «Реализация товаров и услуг».

Еще одним вариантом списания со склада является возврат тех ТМЦ, которые были приняты на склад по приходному ордеру и на которые так в итоге и не были оформлены документы финансового учета поступления.

Движения по возврату таких ТМЦ никак не отражаются финансовыми документами, а оформляются с помощью документа «Расходный ордер на товары». В этом случае в документе «Расходный ордер на товары» устанавливается вид операции «Возврат по приходному ордеру».

По одному приходному ордеру можно оформить несколько расходных ордеров. Связь приходного ордера и расходных ордеров – один ко многим.

Документ «Расходный ордер на товары» может применяться и в том случае, если производится поэтапная отгрузка товаров поставщику в случае возврата товаров поставщику. В этом случае оформляется документ «Возврат товаров поставщику», в котором устанавливается вид реализации «По ордеру». На основании этого документа, при реальной отгрузке возвращаемых товаров поставщику, оформляется документ «Расходный ордер на товары». В документе устанавливается вид операции «возврат поставщику». По одному документу «Возврат товаров поставщику» можно оформить несколько расходных ордеров.

В предыдущем уроке мы уже говорили о том, что в программе "1С:Управление торговлей 8.2" используется общий список приходных и расходных складских ордеров (см. рис. 7.6). Расходные складские ордера также можно формировать лишь на основании распоряжений на отгрузку товаров, перечень которых представлен на вкладке Распоряжения на отгрузку (рис. 7.9).

Рис. 7.9. Список распоряжений на отгрузку товаров

На данной вкладке для каждого документа представлены следующие сведения:

порядковый номер документа;
дата документа;
название документа;
название склада, к которому относится документ;
количество товаров, которые должны быть списаны со склада.

В поле Дата отгрузки , которое находится в верхней части вкладки, указывается дата отгрузки товара (по умолчанию в данном поле отображается текущая дата, которую можно отредактировать).

Документы в список распоряжений на отгрузку включаются автоматически, и происходит это следующим образом.

Документы Заказ клиента попадают в список распоряжений на отгрузку после того, как им присвоен статус К отгрузке .
Внутренние заказы предприятия попадают в список распоряжений на отгрузку после того, как им установлен статус К выполнению .
Документы Реализация товаров и услуг, Перемещение товаров, Сборка (разборка) товаров и Требование-накладная попадают в список распоряжений на отгрузку только при том условии, что они были оформлены не на основании заказа, а отдельно.
Документ Списание товаров попадает в список распоряжений на отгрузку только в том случае, если он сформирован не на основании документа Инвентаризация товаров .

Кроме этого, в список распоряжений на поступление всегда попадает документ Возврат товаров поставщику .

Если вы хотите создать новый расходный складской ордер, установите курсор на тот документ, на основании которого он будет сформирован, и выполните команду Все действия | Создать расходный ордер или нажмите кнопку Создать расходный ордер в инструментальной панели вкладки. После этого откроется окно ввода и редактирования расходного ордера, изображенное на рис. 7.10.

Рис. 7.10. Формирование расходного складского ордера

Содержимое данного окна будет заполнено автоматически на основании выбранного документа. Отличаться будет лишь поле Номер - его значение программа создаст при сохранении документа. При необходимости в поле Отгрузка можно отредактировать дату списания товаров со склада (здесь по умолчанию предлагается текущая дата).

Как и в случае с приходными кассовыми ордерами, некоторые действия нужно будет выполнить вручную. В поле Отгружено следует вручную ввести фактически отпущенное количество каждой товарной позиции (оно может отличаться от значения поля Отгрузить , в котором показывается количество ценностей в соответствии с документом-основанием). Также необходимо присвоить документу статус Отгружен - он выбирается из раскрывающегося списка в поле Статус . Товары будут списаны со склада после нажатия в данном окне кнопки Провести и закрыть .

Если же вы не хотите пока списывать ценности - оставьте статус К отгрузке , который предлагается по умолчанию. При этом документ можно не проводить по учету, а только сохранить в конфигурации с помощью кнопки Записать объект или нажатием комбинации клавиш Ctrl +S .