Схема движения и технология обработки документов. Схема движения внутреннего документа Каким образом могут быть доставлены входящие документы

Входящие документы - важнейшая часть документооборота предприятия. Исчерпывающий перечень процедур по обработке входящих документов, тонкости и нюансы работы с ними вы найдете в данной статье.

Из статьи вы узнаете:

Для всех документопотоков характерно движение из одного структурного подразделения в другое, от одного специалиста к другому. В то же время у каждого документопотока есть особенности:

направление движения входящих - от момента поступления в компанию до их исполнения;

направление движения исходящих - от момента создания до отправки в другую компанию;

направление движения внутренних - от создания до исполнения и направления в делопроизводство.

В настоящее время значительная часть деловых бумаг появляется в . Обрабатываются они как правило, без копирования на бумажный носитель. Однако основная масса документации по-прежнему создается на бумаге. Соответственно, они проходят по традиционным маршрутам движения.

Основные процедуры по обработке входящих документов

При движении входящей документации службой ДОУ выполняются следующие процедуры:

Проверка правильности доставки документов и их оформления.

В случае ошибочной доставки письма возвращаются в почтовое отделение. К последующей обработке должны приниматься только документы. Они должны обладать юридической силой и быть присланными в полном комплекте.

При наличии ошибок в оформлении или отсутствии приложений поступившие деловые бумаги следует вернуть в организацию-отправитель. К ним нужно приложить с указанием причины возврата. Целесообразно разработать трафаретный текст такого письма.

Первичная обработка документов

Если на адрес компании поступает письмо с пометкой "лично" или адресованные общественным организациями, то по нормам служебного этикета такие письма не вскрывают. Их перенаправляют по назначению безо всякой обработки. В всех остальных случаях конверты с письмом распечатываются, и в большинстве случаев уничтожаются.

Если адрес отправителя, время отправки и дату получения письма можно установить только по конверту, то их рекомендуется сохранить.

Также сохраняют конверт в тех случаях, когда между датой регистрации в компании-отправителе и датой получения ее адресатом прошло достаточно много времени.

Традиционно не уничтожают конверты, в которых поступили заявления и жалобы граждан.

Предварительное рассмотрение документов.

Сортировка поступивших деловых бумаг (или предварительное рассмотрение) проводится с целью распределения их на два потока:

документация, передаваемая на рассмотрение руководителю организации для принятия управленческого решения и определения исполнителя;

документация, передаваемая для исполнения в структурные подразделения организации или конкретным исполнителям.

Предварительное рассмотрение поступившей документации имеет важное значение при . Оно позволяет повысить скорость движения документации в ходе ее обработки. А также освободить руководителя организации от рассмотрения малозначительной информации, сократить сроки принятия решений по оперативным вопросам.

На рассмотрение руководителю организации передаются оригиналы либо непосредственно ему адресованные, либо содержащие информацию по наиболее важным вопросам.

Регистрация документов в учетных формах.

Все подлежащие исполнению деловые бумаги сначала регистрируются в учетных формах. После этого они передаются руководителю организации или в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Зачем нужна регистрация?

При регистрации деловую бумагу вводят в информационно-справочную систему. Это обеспечивает:

письменное закрепление сведений о созданных или полученных;
сохранность деловых бумаг, устранение возможности их утраты;
быстрый поиск информации о поступивших или созданных документах;
количественный учет обрабатываемых в организации деловых бумаг для подсчета объема документооборота;
восстановление из регистрационных форм информации о документах при утрате подлинников;
контроль исполнения.

Сегодня регистрация деловых бумаг - это введение сведений о них в электронные базы данных. Однако все еще продолжают использоваться такие традиционные понятия, как регистрационная форма и регистрационный индекс.

Под регистрацией в современном делопроизводстве принято понимать процедуру присвоения ей регистрационного номера и внесение данных в Журнал регистрации.

Регистрационный номер деловой бумаги также называют регистрационным индексом. Это специальное обозначение, состоящие из цифр или цифр и букв.

Журнал регистрации входящих документов - особый учетный документ, предназначенные для учета, поиска и контроля данных.

Какие документы подлежат обязательной регистрации?

Обязательной регистрации подлежат следующие виды деловых бумаг:

требующие обязательного исполнения;
используемые в качестве руководства;
используемые в качестве справочных материалов;
требующие отправки в другие компании.

Регистрироваться должны деловые бумаги, связанные с различными направлениями деятельности организации. Например, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые, кадровые, организационно-распорядительные и т. д.

Где должны регистрироваться документы?

На практике часто возникает вопрос о месте регистрации документов. Особенно тех, что обрабатываются в разных структурных подразделениях. Очевидно, что не всю документацию должна регистрировать служба ДОУ . Деловые бумаги специальных (функциональных) систем документации лучше регистрировать в соответствующих подразделениях.

Совет. Разработайте перечень деловых бумаг, не подлежащих регистрации в службе ДОУ.

Передача документов на рассмотрение руководителю организации или на исполнение в структурные подразделения.

Передавать деловые бумаги ответственным исполнителям принято только под подпись для подтверждения факта получения ее сотрудником. Это исключает возможность потери.

При передаче деловых бумаг делается соответствующая отметка в регистрационной форме.

Рассмотрение документов руководителем организации и принятие (простановка резолюций)

Рассмотренные руководителем деловые бумаги возвращаются в службу ДОУ. Там, где в регистрационную форму переносится резолюция, проставленная руководителем.

Передача документов на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям)

В соответствии с резолюциями документация передается на исполнение в структурные подразделения организации (ответственным исполнителям).

Завершение исполнения документов

По результатам исполнения деловых бумаг осуществляются следующие действия: отправляются ответные письма, сотрудники направляются в служебные командировки, проводятся производственные совещания, подписываются договоры о сотрудничестве или поставках продукции и т. п.

Направление исполненного документа в дело

Исполненные входящие деловые бумаги подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Подробнее о том, определить объем документооборота вашей организации; оформить сведения о количестве обработанных документов, а также как рассчитать штатную и явочную численность делопроизводственного персонала читайте в статье " .

В этом разделе будут кратко рассмотрены основные этапы движения документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.

Входящие документы

Первичную обработку входящих документов в крупных организациях обычно проводят в экспедиции, в небольших фирмах - секретарь.

При приеме корреспонденции проверяют целостность упаковки и правильность адресования, затем при вскрытии упаковки - наличие всех указанных в документе вложений.

На поступившие документы проставляют отметку о поступлении, на которой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетный номер.

Первичная обработка заканчивается сортировкой документов на регистрируемые и нерегистрируемые (см. п. 6.3).

Обычно в канцелярию передают документы, адресованные руководству или в организацию без указания должностного лица. Документы, адресованные структурным подразделениям и отдельным должностным лицам, а также не регистрируемые в канцелярии, передают по назначению.

Предварительно документы рассматривают в канцелярии для определения, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Таким образом руководителей освобождают от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документов оптимизируют.

Эту работу поручают специалистам службы ДОУ, секретарю или помощнику руководителя, которые хорошо знают распределение обязанностей между должностными лицами организации и обладают доверием со стороны руководства организации.

После рассмотрения руководителем документы в соответствии с его резолюцией передают на исполнение или ознакомление. Формы исполнения могут быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д.

После исполнения документа на нем ставят отметку об исполнении документа, содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение в делопроизводстве.

Исходящие документы

Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, включает этапы:

подготовка проекта документа;
оформление и согласование (визирование) проекта;
подписание проекта;
регистрация документа;
отправка из организации.

Для подготовки проекта документа собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации.

Проект документа согласуется с руководителями структурных подразделений и специалистами (внутреннее согласование). Согласование может быть и внешним (проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицам этих организаций).

При параллельном согласовании размноженный проект документа может быть одновременно роздан участвующим в его подготовке организациям и лицам. Однако иногда требуется последовательное согласование (в соответствии с функциями сторонних организаций и структурных подразделений самой организации).

Затем документ (вместе с приложениями к нему) передают руководителю организации, обладающему правом подписи этой группы документов. Для сокращения маршрутов движения целесообразно там, где это возможно, делегировать право подписи документов нижестоящим руководителям (заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений).

После подписания исходящий документ передают в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем - на отправку. Если документ ответный, то его копию подшивают вместе с поступившим документом, а на документе и в регистрационной форме проставляют отметки об исполнении.

Перед отправкой проверяют правильность оформления документа (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования.

На отправляемую корреспонденцию составляют почтовые реестры. Документы обрабатывают и отправляют в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня после подписания.

Работу с внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.

Организация движения документов - важная часть делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут - прямым, время прохождения - минимальным.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные возвраты на предыдущие ступени, документы должны направляться исполнителям в соответствии с их обязанностями, чтобы избежать дублирования операций.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций по обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);
максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».
Установление порядка движения документов или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

При организации документооборота в конкретной организации учитывается ряд факторов, в частности: форма организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура организации (чем больше уровней управления, тем сложнее система документооборота), способы принятия решений и характер распределения обязанностей между руководителями организации.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведение одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно–информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других - децентрализовано (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования, если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

Организация работы с документами – это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение. Организация работы с документами требует автоматизации документооборота (документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения и исполнения или отправления в современных условиях деятельности предприятий. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить четыре стадии (рис. 2): бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.

Рис. 2. Эволюция форм документооборота

Бумажный документооборот означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.

Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Рис. 3. Смешанный документооборот

Смешанный документооборот (рис. 3) предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде (пункт 1), затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3). После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами производятся в электронном виде.

Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Виды документопотоков

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

· поток входящей документации , состоящий из поступающих в организацию документов;

· потоки внутренней документации , состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;

· поток исходящей документации , состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

· структурой;

· режимом или цикличностью;

· направлением;

· объемом.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.

Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т.д.

Количество документов всех потоков, независимо от способа создания, получения (доставки), т.е. включая факс, электронную почту, доставку курьером или посетителем, составит суммарный объем документооборота организации.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Величина документооборота нужна для:

расчета эффективности применения средств автоматизации и механизации делопроизводства;
расчета необходимой численности делопроизводственного персонала;
определения загруженности службы ДОУ, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать документы и их копии. Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При этом следует учитывать, что в большинстве организаций, как правило, учитывается лишь число зарегистрированных входящих документов, а документы, не подлежащие регистрации, редко подсчитываются, хотя их количество значительно превышает количество зарегистрированных документов.

Внутренние документы также далеко не всегда регистрируются. Например, докладные и объяснительные записки, справки и т.п. и поэтому их количество точно подсчитать трудно.

Кроме того, не учитывается движение копий документов, которые в средних и крупных организациях, еще не перешедших на автоматизированные системы делопроизводства, могут существенно увеличивать общее количество документов.

Возвращаясь к анализу документопотоков, можно отметить, что основными целями исследования документопотоков организации являются:

повышение эффективности управленческой деятельности;
ускорение движения документов в организации;
уменьшение трудоемкости обработки документов.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов. Кроме оперограмм и маршрутно-технологических карт для наглядного представления, быстрого изучения порядка составления и обработки отдельных документов, а также обучения этому вновь принятого персонала с минимальными затратами могут быть использованы и другие методы наглядного представления движения документной информации: технологические цепочки, графики, схемы, документограммы и т.д. При необходимости также могут применяться и более сложные методы обработки собранных сведений, например, построение информационных моделей.

После получения результатов анализа структуры документооборота можно проводить оптимизацию документооборота, рационализируя его.

Каждый документ имеет свою особенность относительно состава, количества, обработки и движения.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 4). Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Рис.4. Схема документооборота

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль над изменением документа.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

Входящий документопоток любой организации складывается из следующих компонентов:

Документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

Документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

Документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

Обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений.

Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др.

Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.

Регистрация документов включает:

– проставление даты;

– проставление регистрационного номера;

– запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), создаваемые и используемые внутри организации и направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих и других организаций и частных лиц.

Регистрация документов производится в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы директора по основной деятельности, приказы директора по кадрам, приказы и распоряжения вышестоящей организации, бухгалтерские сводки, отчеты и др.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для выделения части документов из единого регистрационного массива используются, помимо валового номера, дополнительные буквенные индексы.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. Поступившим ответным документам новый номер не присваивают.

Регистрационный номер ставят на самом документе и в регистрационной форме учета документов.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливается Инструкцией по делопроизводству, номенклатурой дел.

На практике используют различные регистрационные учетные формы: журнальную, карточную, компьютерную.

Журнальнаяформа регистрации документов используется в организациях, где документооборот менее 600 документов в год.

Все листы журналов нумеруют в правом верхнем углу, начиная со второго. Все листы прошивают прочными нитками, концы ниток выводят на оборотную сторону последнего пронумерованного листа. Бумажным квадратом склеивают середины концов нитки, сверху ставят печать. На этой же странице или на бумажном квадрате делают надпись, заверяющую правильность оформления:

В данном журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью 90 (девяносто) листов.

Надпись заверяет личной подписью лицо, ответственное за делопроизводство,

указывая должность и расшифровывая подпись.

После окончания записей в журнале делают надпись, которую также заверяют подписью:

В данном журнале зарегистрировано 437 документов с № 1 по № 437. Случайно пропущены номера 99 и 236.

Все журналы имеют номера по номенклатуре дел.

На обложке журнала должно быть написано: наименование организации, название журнала, регистрационный номер по номенклатуре дел, в правом нижнем углу – начато 00.00.0000 и окончено 00.00.0000. Даты начала и окончания журнала ставят по регистрации первого и последнего документа в журнале (в пределах календарного года).

Примерные формы журналов регистрации поступающих, отправляемых документов и приказов приведены в «Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» (приложение 1). При необходимости возможно введение дополнительных граф в журналы регистрации (количество листов, наличие приложений, расписка в получении документа и др.).

Журнальная форма регистрации документов имеет определенные недостатки:

– формальный характер закрепления документа за валовым порядковым номером;

– сложности ведения по журналу поисковой, справочной и контрольной работы;

– отсутствие возможности отразить движение документа в процессе рассмотрения и исполнения.

Регистрация документов может осуществляться с применением единых регистрационно-контрольных карточек.

Карточки изготавливают типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148 ´ 210 мм) или А6 (105 ´ 148 мм). Для быстрой ориентации можно применять цветовые различия по категориям документов (например: входящие документы – зеленый бланк, исходящие – синий, внутренние – желтый).

Регистрационные графы на карточке, в журнале и при компьютерной системе регистрации документов существенных различий не имеют.

Помимо указанных реквизитов регистрационно-контрольной карточки, образовательное учреждение в Инструкции по делопроизводству может устанавливать и дополнительные реквизиты, необходимые для регистрации.

Достоинствами картотечной формы регистрации документов являются:

– однократность регистрации;

– возможность механизации процессов работы с картами.

Календарная шкала карты служит для контроля за сроком исполнения документа.

Количество экземпляров карт, заводимых на каждый документ, определяется его содержанием и схемой движения.

После учета документов регистрационные карты помещаются в контрольные и учетно-информационные картотеки, являющиеся основой справочного аппарата к служебным документам.

Справочная картотека состоит из двух частей:

– карточки на неисполненные документы, то есть направленные на исполнение;

– карточки на исполненные документы.

Первая часть может содержать группы карточек, сформированных: по корреспондентам, по исполнителям, по срокам исполнения.

Схемой систематизации карточек второй группы может служить номенклатура дел. Такая картотека должна охватывать совокупность регистрируемой входящей, исходящей и внутренней документации образовательного учреждения. Разделы и рубрики картотеки будут соответствовать разделам и статьям номенклатуры дел, а главный поисковый признак документа – его содержание.

Карточки неисполненных документов по мере исполнения с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику картотеки исполненных документов.

На некоторые группы документов можно заводить отдельные картотеки (например, картотека приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и др.).

Работа с картотеками включает:

– своевременную регистрацию документов;

– регулярное выполнение операций по ведению картотеки;

– внесение в карточки дополнительных сведений (резолюций, отметок о перемещении документа, об исполнении);

– внесение изменений в записи;

– перестановку карточек из одного раздела картотеки в другой.

Картотеки, как и журналы регистрации, включают в номенклатуру дел организации.

Компьютерная форма учета документов строится по аналогии с картотечной. При этом сортировка документов на неисполненные и исполненные, а также систематизация по разделам и рубрикам происходит автоматически. Кроме того, компьютерная форма учета документов значительно упрощает их поиск и экономит время.

ТЕМА 8. ПОРЯДОК ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

1. Понятие, виды и основные этапы документооборота

2. Принципы и методы организации документооборота

3. Регистрация документов и построение поисковой системы

4. Контроль исполнения документов

Понятие, виды и основные этапы документооборота

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Организация движения документов нацелена на: а) сокращение пути и времени движения документов, б) исключение возвратного, дублирующего и неритмичного движения документов, в) унификацию процедур прохождения и обработки конкретных документов, г) применение современной оргтехники. Движение конкретных документов различается длиной пути, этапами обработки документов и сроками их хранения. В "Государственной системе документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" рассматривается документооборот организации. Все документы организации делятся на три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы.

Документооборот входящих документов

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение от сторонних организаций или лиц: вышестоящих, подчиненных, государственных, муниципальных, частных, депутатов и граждан.

Обработка входящих документов включает: а) прием и первичную обработку документов; б) предварительное рассмотрение и распределение документов; в) регистрацию; г) рассмотрение документов руководством; д) передачу на исполнение.

Прием и первичную обработку поступающих документов производит служба ДОУ, или секретарь, или централизованная экспедиция в зависимости от объема корреспонденции, в нерабочее время по необходимости - дежурный сотрудник. Экспедиция - специальный отдел организации, производящий прием, отправку и рассылку документов и грузов. Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены курьером и посетителями, переданы средствами электрической связи.

При получении корреспонденции:

1) проверяется правильность ее доставки: ошибочно присланная корреспонденция возвращается на почту;

2) проверяется целостность упаковки и документов, их повреждения (неполное получение факсимильного сообщения, отсутствие указанного в документе приложения); составляется акт о повреждениях или отсутствии документов, который пересылается вместе с полученными документами их отправителю;

3) не вскрывается и передается адресату корреспонденция, имеющая гриф "лично" или адресованная общественным организациям;

4) заказные письма принимаются под расписку;

5) на документ с надписью «СРОЧНО» проставляется время получения;

6) упаковка при вскрытии уничтожается, кроме случаев, когда в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке); в документе нет даты, и она устанавливается по почтовому штемпелю.

Предварительное рассмотрение и распределение документов нацелено на оперативное получение документов исполнителями, освобождение руководства от рассмотрения второстепенных вопросов.

Оценка поступившего документа учитывает: а) вид документа и важность его содержания; б) сложность и новизну поставленных вопросов; в) общественное положение автора документа; г) срочность исполнения документа.

В ходе первичного рассмотрения документы делятся на 2 потока: 1) для рассмотрения руководителем организации; 2) для направления в те структурные подразделения, которые согласно Положению о структурном подразделении будут исполнять документы. Руководству обычно направляются документы вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства, а также жалобы на действия подчиненных должностных лиц. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Предложения, заявления и жалобы граждан предаются в специальное подразделение по рассмотрению писем граждан. Всю эту работу делает опытный человек, хорошо знающий структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Помощь ему оказывают справочные материалы: примерный перечень документов для рассмотрения руководством, перечень должностных лиц и их обязанностей и др.

Регистрация входящих документов состоит в проставлении на первом листе документа в правом нижнем углу отметки о поступлении документа в организацию, которая пишется от руки и включает регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости часы и минуты). Это может быть регистрационный штамп - штамп, содержащий наименование организации, место для даты поступления и место для регистрационного индекса. Факсимильное изображение имеет дату поступления, поэтому указывается лишь порядковый номер. На невскрытой корреспонденции регистрационный штамп ставится на конверте и упаковке пакетов.

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция переносится в регистрационную форму. Руководитель может попросить сделать для себя копии некоторых документов. Он не должен, как правило, принимать лично без регистрации документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций.

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководителем. Документы должны быть переданы на исполнение в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. При нескольких исполнителях документ передается ответственному исполнителю; при его отсутствии – первому из состава исполнителей, для остальных делаются копии или документ передается поочередно. Необходимость размножения документов и количество копий определяется исполнителем.