Кадровые заявления. Как писать заявление о приеме на работу Ст 62 тк рф выдача должностной инструкции

Полный текст ст. 62 ТК РФ с комментариями. Новая действующая редакция с дополнениями на 2019 год. Консультации юристов по статье 62 ТК РФ.

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Часть утратила силу с 6 октября 2006 года - Федеральный закон от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Комментарий к статье 62 ТК РФ

1. Статьей 62 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя выдать работнику по письменному заявлению последнего трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), а также копии документов, связанных с работой.

Право работника, предусмотренное комментируемой статьей, распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о его трудовой деятельности у данного работодателя.

Ранее КЗоТ 1971 года устанавливал обязанность работодателя выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (ст. 39) и справку о работе в соответствующей организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы (ст. 40).

В комментируемой статье содержится перечень документов, связанных с работой, копии которых подлежат выдаче. Это, например, копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате.

Федеральным законом от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ этот перечень был дополнен справкой о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. Право на получение указанного документа обусловлено правом работника беспрепятственно получать от работодателя информацию о начислении страховых взносов и осуществлять контроль за их перечислением в бюджет Пенсионного фонда России, предусмотренным ст. 15 ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в РФ".

О необходимости получения копий документов или справок, выписок работник сообщает работодателю в форме письменного заявления.

Требований к содержанию такого заявления трудовое законодательство не содержит. Вместе с тем в заявлении работнику следует указать конкретные виды документов, копии которых ему необходимо выдать, а также обосновать соответствующее требование ссылкой на ст. 62 ТК РФ.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

В п.1 Указа Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 года N 9779-10 "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Копии документов заверяются в соответствии с нормами ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов, не может превышать трех дней со дня подачи соответствующего заявления.

Помимо копий документов работодатель в течение трех рабочих дней обязан выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения).

Данное положение введено в комментируемую статью Федеральным законом от 21 июля 2014 года N 216-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов "О страховых пенсиях" и "О накопительной пенсии". В соответствии с этим же Федеральным законом комментируемая статья дополнена ч.4, которая возлагает на работника обязанность не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

2. В случае неисполнения обязанности, предусмотренной ст. 62 ТК РФ, работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Задержка работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника на основании могут быть расценены как лишение работника возможности трудиться и, как следствие, утраты возможного заработка.

Обязанность работодателя выдать по требованию работника копии тех или иных документов предусмотрена также другими статьями ТК РФ.

Так, например, в соответствии с по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу.

В целях исключения ответственности работодателя за неисполнение обязанности, предусмотренной ст. 62 ТК РФ, по вине работника, например, в связи с его отсутствием или отказом от получения копий документов, работодателю следует направить работнику уведомление о необходимости явиться либо дать согласие на отправление их по почте.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику копий документов, связанных с работой.

Другой комментарий к ст. 62 ТК РФ

1. Законодатель не связывает обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, с действительной нуждаемостью работника в таких копиях. Поэтому требования работодателя к работнику представить соответствующие запросы или ходатайства от третьих лиц являются незаконными. Достаточно письменного заявления работника с указанием перечня копий документов, выдачи которых он требует. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан". Копии документов выдаются на бланках работодателя.

В таком же порядке работодатели могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя.

Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

3. Комментируемая статья устанавливает примерный перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать работнику; единственным легальным ограничителем этого перечня является указание на то, что документы должны быть связаны с работой данного работника. Возникает вопрос: имеет ли работодатель возможность отказать в предоставлении копии определенного документа (документов), а если имеет, то по каким основаниям?

С учетом упомянутых выше нормативных актов работодатель может отказать в выдаче копий документа, если:

в силу действующего законодательства с определенных документов запрещается снятие копий;

документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;

документ содержит информацию, составляющую государственную, коммерческую или служебную тайну;

документ содержит информацию конфиденциального характера, касающуюся третьих лиц, в том числе других работников.

4. Как следует из ч. 1 комментируемой статьи, работодатель обязан выдать требуемые копии не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления. При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа (см. ст. 312.1 ТК и комментарий к ней).

5. Обязанность выдать работнику копии документов, связанных с работой, сформулирована в законе и, следовательно, является внедоговорной публично-правовой обязанностью. Виновное неисполнение работодателем этой обязанности служит основанием для привлечения его к публично-правовой (административной) ответственности (ст. 5.27 КоАП с комментариями) вне зависимости от того, имелось ли об этом волеизъявление (заявление, жалоба) работника.

6. Об обязанности работодателя выдать работнику трудовую книжку и копии документов, связанных с работой, при увольнении работника см. ст. 84.1 ТК и комментарий к ней.

Консультации и комментарии юристов по законодательной системе РФ

Если у вас остались вопросы по законодательству РФ и вы хотите быть уверены в актуальности представленной информации, вы можете проконсультироваться у юристов нашего сайта.

Задать вопрос можно по телефону или на сайте. Первичные консультации проводятся бесплатно с 9:00 до 21:00 ежедневно по Московскому времени. Вопросы, полученные с 21:00 до 9:00, будут обработаны на следующий день.

В статье мы расскажем, как составить заявление, и выясним особенности их регистрации. Приведем примеры формулировок заявлений на все случаи кадровой жизни - от приема на работу до просьбы выдать справки при увольнении.

За время работы в организации работник оформляет множество заявлений. Заявление - документ, который фиксирует:

Инициативу работника по совершению какого-либо действия, имеющего для него определенные правовые последствия;

Согласие работника с какими-либо действиями работодателя.

В Трудовом кодексе РФ этот документ упоминается часто: в ст. 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1 и др.

Письменная форма обращения работника к работодателю обязательна, если работодатель должен совершить какое-либо действие только «по письменному заявлению» или «по письменной просьбе» работника. Например, выдать копии документов, связанных с работой (приказ о приеме на работу, об увольнении, выписки из трудовой книжки), по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления (ст. 62 ТК РФ).

Однако ТК РФ указывает, что многие вопросы должны решаться «по соглашению сторон» или «с согласия работника». В этих ситуациях, как правило, создаются не заявления, а другие документы: заключаются письменные соглашения, работнику направляются письменные предложения и др.

Но даже если трудовое законодательство не требует оформлять заявление в письменной форме, лучше все-таки его написать. Устное заявление работника будет трудно доказать в суде. Письменные заявления подстраховывают работодателя, да и работнику спокойнее - если заявление зарегистрировали, на просьбу обязательно ответят.

КАК ОФОРМИТЬ ЗАЯВЛЕНИЕ

Заявление можно написать от руки (составляется в произвольной форме) или заполнить специальную форму, разработанную в организации.

Если организация небольшая или повод для написания заявления редкий, то чаще заявление пишется от руки. Однако если организация многочисленная, а повод для написания заявления типичный (отпуск, увольнение), то нередко отдел кадров разрабатывает бланк, в котором работник только проставляет фамилию, даты, подпись. Оба варианта приемлемы с точки зрения законодательства.

Но если работник не желает использовать бланк, заставить его нельзя. Также неправомерно требовать, чтобы работник переписал заявление, если оно составлено «не по форме» или если работник написал его с грамматическими и орфографическими ошибками.

КРАТКО О ЗАЯВЛЕНИИ

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, затем - детализация затронутого вопроса. Основная часть заявления содержит личную просьбу заявителя. Стиль изложения - свободный. Текст заявитель может написать от руки или набрать на компьютере.

Автор подписывает заявление и передает руководству для принятия решения. Свое решение руководство оформляет в резолюции. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и т.п.).

Заявление содержит следующие реквизиты (Пример 1):

Данные об адресате - работодателе и его представителе: название организации, Ф.И.О. руководителя организации или иного полномочного должностного лица, которые указываются в дательном падеже;

Наименование вида документа (заявление);

Опись приложений, если они имеются (медицинское заключение, решение суда, справки и т.д.);

Дата составления заявления;

Подпись заявителя, расшифровка подписи;

Резолюция руководителя и отметка об исполнении документа.

РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТ ДВИЖЕНИЯ ЗАЯВЛЕНИЙ

Поступившие заявления желательно регистрировать, чтобы избежать их утери и недоразумений с работником.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» регистрация документа - это присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (п. 84).

В соответствии с п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» регистрационный номер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который по усмотрению организации может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

При регистрации входящему документу присваивается регистрационный номер, а на заявлении в левом верхнем углу лицевой стороны первого листа проставляется отметка о поступлении документа в организацию - с помощью специального регистрационного штампа или от руки (см. рисунок).

Регистрационный штамп содержит следующие реквизиты: наименование организации - получателя документа, дату поступления, регистрационный номер.

Если такого штампа нет, от руки пишутся только регистрационный номер и дата поступления документа (см. Пример 1).

Заявления, поступающие от работников организации, как правило, регистрируются в день их подписания работником и передаются уполномоченному представителю работодателя.

Обычно заявления регистрируют в журнале учета заявлений работников (Пример 2) или в журнале регистрации входящих документов.

Кто именно регистрирует заявления работников (кадровик или секретарь), каждая организация решает самостоятельно. Если заявления регистрирует кадровик, он, как правило, заводит отдельный журнал. Если регистрацией заявлений занимается секретарь, чаще используется журнал регистрации входящих документов.

После регистрации заявление передается руководителю организации или иному уполномоченному представителю работодателя для решения вопроса. Руководитель организации проставляет на заявлении резолюцию, которая содержит принятое им решение.

После визирования заявление поступает кадровому работнику для оформления соответствующих документов. Если в просьбе отказано, об этом необходимо сообщить работнику (при необходимости письменно). Однако само заявление работнику не возвращается, а остается на хранении в организации. Заявления, как и другие исполненные документы, оформляются для последующего хранения.

Сроки хранения заявлений. Согласно п. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 18.06.2017) документы по личному составу должны хранить все организации:

75 лет со дня создания - если документы, в том числе заявления работников, созданы до 2003 года;

50 лет со дня создания - если документы созданы начиная с 2003 года.

Заявления работников согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016) имеют следующие сроки хранения:

Вошедшие в состав личных дел (если они ведутся работодателем) - 50 (или 75) лет (ст. 656);

Не вошедшие в состав личных дел - 5 лет (ст. 415).

ЗАЯВЛЕНИЯ НА РАЗНЫЕ СЛУЧАИ КАДРОВОЙ ЖИЗНИ

Заявления в адрес работодателя поступают не только от работников, но и граждан, которые не являются работниками, например от кандидатов (о выдаче письменного отказа в приеме на работу), от бывших работников (о выдаче справок). Однако эти случаи не так часты. Рассмотрим основные виды заявлений именно работников.

ПРИЕМ НА РАБОТУ

Согласно действующему трудовому законодательству документ, который свидетельствует о наличии трудовых отношений, - трудовой договор. Поэтому заявление о приеме на работу - лишний документ, так как вопрос о приеме на работу решается не по просьбе работника, а по соглашению сторон.

Письменное волеизъявление работника не является нарушением трудового законодательства. Но поскольку оно множит лишние документы и усложняет процедуру оформления, писать заявление о приеме на работу нет необходимости.

О выдаче новой трудовой книжки. В соответствии со ст. 65 ТК РФ при заключении трудового договора работник обязан предъявить трудовую книжку. Исключение устанавливается для случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

Согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, в ред. от 25.03.2013) оформить работнику трудовую книжку необходимо в течение недели со дня приема на работу.

Если у работника нет трудовой книжки (устраивается на работу в первый раз, книжка утеряна или испорчена), работник должен написать заявление о выдаче трудовой книжки. Просьбу выдать новую трудовую книжку можно сформулировать так:

Об оформлении страхового свидетельства. Страховое свидетельство - документ, который содержит страховой номер индивидуального лицевого счета в Пенсионном фонде РФ (далее - СНИЛС) и анкетные данные гражданина. СНИЛС будет нужен, чтобы заполнить персонифицированную отчетность в ПФР по работнику (ст. 7 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», в ред. от 28.12.2016; далее - Федеральный закон № 27-ФЗ).

Предъявлять страховое свидетельство обязаны все работники, кроме тех, кто устраивается на работу впервые. Оформить страховое свидетельство такому работнику должен работодатель (часть четвертая ст. 65 ТК РФ, ст. 9 Федерального закона № 27-ФЗ).

В этом случае работник также подает заявление:

ОТПУСК СОГЛАСНО ГРАФИКУ

Планирование отпуска. Очередность предоставления отпусков определяется графиком отпусков (часть первая ст. 123 ТК РФ). Работодатель утверждает график не позднее чем за две недели до начала года, на который он составлен.

Для составления графика необходимы заявления работников. Ведь если отпуск предоставляется по частям, работодателю необходимо будет доказать, что работник был согласен на такое разделение (ст. 125 ТК РФ). Лучше, если работник запросит сроки предоставления отпуска письменно:

Перенос отпуска. Если работник не может уйти отпуск в предусмотренный графиком срок, он просит работодателя о переносе:

ОТПУСК ВНЕ ГРАФИКА

Ежегодный очередной оплачиваемый отпуск. Если работника приняли позже даты утверждения графика отпусков, либо он имеет право на предоставление ему отпуска в удобное для него время, либо он не сможет пойти в отпуск по графику, заявление писать придется:

Отпуск без сохранения заработной платы. Согласно ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем. Однако некоторым категориям работников работодатель обязан предоставить такой отпуск:

Учебный отпуск. Глава 26 ТК РФ предусматривает право работника на оплачиваемый учебный отпуск. В этом случае к заявлению необходимо приложить справку-вызов:

ДЕКРЕТНЫЙ ОТПУСК

Работники должны писать заявления о предоставлении отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, например:

А также при возвращении из данных отпусков (ст. 255-256 ТК РФ):

УВОЛЬНЕНИЕ

С учетом срока предупреждения. В соответствии с частью первой ст. 80 ТК РФ право расторгнуть трудовой договор возникает у работника, если он предупредил работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели до даты увольнения. Этот срок начинает течь на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

Заявление об увольнении по собственному желанию оформляется в произвольной форме. В заявлении необходимо точно сформулировать просьбу об увольнении («прошу уволить», «прошу расторгнуть трудовой договор» и т.п.).

Часто работники в заявлении жалуются на условия работы, а работодатель воспринимает эту жалобу как просьбу об увольнении. В этом случае попросите работника уточнить и дописать, о чем именно он просит - уволить его или обратить внимание на возникшие, по его мнению, проблемы. Желательно, чтобы в заявлении была указана точная дата увольнения. Это важно для определения срока предупреждения.

Если работник подает заявление без указания даты увольнения (Пример 3), работодатель применяет правила, предусмотренные ст. 80 ТК РФ, и увольняет работника через две недели.

Однако лучше просить работника указать последний день работы в организации. Например:

До истечения срока предупреждения. Нередко работники обращаются к работодателю с просьбой уволить ранее, до истечения срока предупреждения. В этом случае работник, как правило, указывает в заявлении дату увольнения. Действительно, трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении, если согласны обе стороны. Руководитель в этом случае ставит на заявлении соответствующую резолюцию. Но если руководитель не согласен на увольнение до истечения срока предупреждения, в резолюции он указывает дату увольнения с учетом двухнедельного срока предупреждения (Пример 4).
Отпуск с последующим увольнением. Иногда работник желает пойти в отпуск и уволиться, не выходя на работу. В этом случае формулировка следующая:

Обратите внимание: если работник подает два заявления - одно на отпуск, другое на увольнение, это уже не отпуск с последующим увольнением, а два отдельных заявления, не связанные друг с другом. Поэтому если оформляется отпуск с последующим увольнением, то именно это и должно быть указано в заявлении.

Перевод к другому работодателю. Отдельным основанием увольнения является увольнение в связи с переводом к другому работодателю (п. 5 части первой ст. 77 ТК РФ). Если работник хочет уволиться по данному основанию, то именно это следует указать в заявлении:

По соглашению сторон (п. 1 части первой ст. 77 ТК РФ). Инициатором в этом случае может быть также и работник. Например, он вправе предложить сумму компенсации, при выплате которой согласен покинуть место работы:

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ

Рабочее время, прописанное в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре, не остается неизменным на протяжении всего периода работы.

То и дело работник и работодатель соглашаются о каких-то изменениях. Например, что работник будет работать сверхурочно или выйдет на работу в выходной день, или работнику будет установлено неполное рабочее время, или поменяется график работы и т.д.

Инициатором этих изменений может быть как работник, так и работодатель. В первом случае работник пишет соответствующее заявление, во втором - дает письменное согласие.

Сверхурочная работа. Свое согласие поработать сверхурочно работник может оформить в виде заявления или написать согласие на предложение о сверхурочной работе, которое подготовил работодатель (ст. 99 ТК РФ):

Работа в выходной день. Аналогичным образом оформляется согласие на привлечение к работе в выходной день:

Изменение графика работы. Если работник просит изменить график работы, ему также необходимо обратиться к работодателю письменно:

Неполное рабочее время. Иногда работники просят установить им режим неполного рабочего времени. При этом в отдельных случаях работодатель обязан это сделать. Например, если о неполном рабочем времени просит беременная женщина. В таком случае работодатель должен установить ей неполный рабочий день или неполную рабочую неделю (ст. 93 ТК РФ) с оплатой пропорционально отработанному времени:

Если о неполном рабочем времени просит работница с ребенком до трех лет, работодатель устанавливает ей режим неполного рабочего времени с сохранением права на получение пособия по уходу за ребенком (ст. 256 ТК РФ). Просьбу в заявлении можно сформулировать следующим образом:

ВЫДАЧА СПРАВОК И ДОКУМЕНТОВ

Согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления работником выдать ему трудовую книжку, копии документов, связанных с работой. Речь идет о копиях приказов, выписках из трудовой книжки, справках о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и т.д. Копии документов, связанных с работой, следует заверить надлежащим образом и предоставить работнику безвозмездно.

Если работников много и они обращаются за справками часто, можно подготовить бланк с перечнем всех возможных видов справок. Работникам останется только отметить необходимые им справки (Пример 5).

Чтобы получить документы (копии или оригиналы), работник также должен написать заявление. Например, просьба выдать оригинал трудовой книжки может выглядеть следующим образом:

ИЗМЕНЕНИЯ СВЕДЕНИЙ И ПЕРЕВОД НА ДРУГУЮ ДОЛЖНОСТЬ

Согласно ст. 72.1 ТК РФ с согласия работника его могут перевести на другую должность. Инициатором такого перевода может быть как работодатель, так и работник. Если работник проявляет инициативу и просит его перевести, то он также обращается к работодателю с заявлением. Например:

Нередко работник просит изменить в трудовом договоре те или иные сведения, например фамилию, паспортные данные. Тогда обращение выглядит так:

ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА И ПОСОБИЯ

Удержания из заработной платы. Согласно ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника производятся для погашения его задолженности работодателю. Однако по инициативе работника из его заработной платы могут быть удержаны суммы, указанные в его заявлении. Например, если работник согласен возвратить ошибочно начисленные суммы:

Заявление об удержании сумм из заработной платы работник пишет также, если причинил организации материальный ущерб и согласен возместить его. Согласно ст. 248 ТК РФ работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично:

Выплата пособий. Чаще всего работники просят выплатить пособия, связанные с рождением детей.

Так, пособие по уходу за ребенком выплачивается, если работник обратился с заявлением не позднее шести месяцев со дня достижения ребенком возраста полутора лет (ч. 2.1 ст. 12 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством», в ред. от 01.05.2017).

Пособие должно быть назначено в течение 10 календарных дней с момента предоставления работником необходимых для этого документов и будет выплачиваться в течение всего периода отпуска по уходу за ребенком. В этом случае лучше подготовить шаблон заявления, так как п. 58 приказа Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н предусматривает сведения, которые необходимо отразить в таком заявлении:

Как видим, заявления играют значительную роль в оформлении трудовых отношений, и их нельзя оставлять без внимания. Жизненный цикл заявления представлен в блок-схеме.

С 1 июля 2018 года вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который заменит ГОСТ Р 6.30-2003.

от 31/12/2018

Как составлять заявления работодателю так, чтобы достичь ожидаемого результата? Какие использовать аргументы и как реализовать предоставленные трудовым законодательством права, осуществить защиту трудовых прав в соответствии с законом? Мы постарались привести примеры заявлений, которые человек наиболее часто использует в процессе своей трудовой деятельности. Рассказать, как составить их грамотно, на какие правовые нормы ссылаться, и какие права есть у работника относительно интересующей темы.

Обязательность составления заявления работодателю

Документы от работника на имя работодателя могут быть как обязательными, так и нет. Зачастую это зависит от наличия (отсутствия) кадрового подразделения в организации, а также от того, работает ли гражданин официально. Помните, что только официальное трудоустройство позволит использовать право на пенсию с помощью отчислений в ПФР.

Обратите внимание, что обычно при трудоустройстве составляется заявление о приеме на работу, а при прекращении трудовой деятельности – заявление на увольнение по собственному желанию или по другим основаниям. В ходе работы необходимо составлять и заявление на очередной отпуск, возможно, о переносе отпуска, на отгул и т.п. А мы расскажем, какие аргументы использовать для того, чтобы заявление было согласовано работодателем или когда он просто обязан удовлетворить просьбу работника.

Образцы заявлений работодателю

Мы собрали самые распространенные образцы заявлений работодателю. Кроме того, привели рекомендации по их правильному составлению и дали примеры оформления таких документов.

Заявления работодателю, как доказательства по гражданскому делу

Иногда трудовая деятельность заканчивается трудовым спором между работодателем и работником. Конфликт может касаться взыскания заработной платы, восстановления на работе. Нередко незаконное увольнение становится следствием подачи жалобы в трудовую инспекцию. Защищать свои права, безусловно, необходимо. Причем, срок давности подачи иска по таким делам является сокращенным и при необходимости придется готовить заявление о восстановлении срока по трудовым спорам.

Подготовиться к судебному заседанию по рассмотрению иска поможет заявление о документах, связанных с работой. Причем такие документы могут и должны использоваться при подаче искового заявления в качестве доказательств по гражданскому делу.

Поэтому составлять заявления работодателю следует правильно, ведь в процессе рассмотрения иска копии таких документов могут быть запрошены судом для толкования намерений работника и действий работодателя.

Генеральному директору

ООО НБА Северо-Запад

Пастухову П.К.

От Хреновой Ольги Евгеньевны

Адрес: Московская область, г. Дрезна

ул. Мира д.30 кв.30

тел 8 926 100 00 00

ЗАЯВЛЕНИЕ/ЗАПРОС

о выдаче документов, связанных с работой

В соответствии со ст.62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, а именно:

Копию приказа о приеме на работу в соответствии со ст.68 ТК РФ;
Копию приказа об увольнении с работы;
Справку о заработной плате за весь период работы;
Справку о периоде работы;
Копию выписки из штатного расписания в отношении заявителя;
Справку о начислениях заработной платы за весь период работы с расшифровкой помесячно в отношении Заявителя;
Копию должностной инструкции в соответствии с ч.3 ст.68 ТК РФ и Письма Роструда от 09.08.2007г. № 3042-6-0;
Копию приказов о направлении в командировку за весь период работы по форме Т-9;
Копию выписки из графика отпусков за весь период работы;
Копию Приказа о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6 за весь период работы;
Справку о начисленных, и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование за весь период работы;
Копию трудового договора со всеми приложениями;
Копию договора об аренде автотранспортного средства;
Копию Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии со ст.ст.56, 68 ТК РФ и ч.3 ст.68 ТК РФ;
Копию положения о структурном подразделении заявителя в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
Копию Положения об оплате труда и (или) премировании в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
Копию Положения о работе с персональными данными в соответствии п.8 ч.1 ст.86, абз.5 ч.1 ст.88 ТК РФ;
Копию Положения о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
Копию Документов, явившиеся основанием для издания приказа о расторжении трудового договора;
Копия Договора о полной или частичной индивидуальной или коллективной материальной ответственности;
Копию Карты аттестации рабочего места по условиям труда в соответствии со ст.209 ТК РФ, приказомМинистерства здравоохранения и социального развития РФ от 26.04.2011г. №342н;
Копию Положения о командировках в соответствии ч.2 ст.168 ТК РФ;
Копию Командировочного удостоверение работника по форме Т-10 за весь период работы;
Копию Личной карточка работника по форме Т-2;
Копию Приказа о поощрении работника по форме Т-11 за весь период работы.

Статья 62 ТК РФ вменяет в обязанность работодателю выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи, копии запрашиваемых документов. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом.

Законодательством предусмотрена в частности административная ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда, ст.5.27 КоАП РФ наложение штрафа на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

В случае оставления моего заявления без надлежащего рассмотрения в установленный законом срок, оставляю за собой право обратиться в компетентные органы за защитой моих нарушенных прав, а так же в суд за компенсацией причиненного мне морального вреда в порядке ст.237 ТК РФ.

На основании выше изложенного и руководствуясь ст.62 ТК РФ

ПРОШУ:

Выдать мне запрашиваемые копии документов на руки;
Заверить выдаваемые копии надлежащим образом;
В случае отсутствия или отказа в выдаче отдельных документов дать мотивированный письменный ответ;
Рассмотреть мое заявление в трехдневный срок.

«___» ___________________ 201___года.

___________________ / _______________ /

Подпись

Примечание:

Ст.62 «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001г. №197-ФЗ - Выдача копий документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая - третья утратили силу. - Федеральный закон от 30.06.2006г. №90-ФЗ.

Данная статья закрепляет право работника на получение документов, связанных с работой. Зачастую работники, работая в организации (на предприятии), не имеют на руках каких-либо документов в т.ч. и трудового договора, а для осуществления защиты своих прав, в случае возникновения возможных конфликтов, в том числе судебной защиты, работнику необходимо располагать соответствующими документами. Тем самым, работник может потребовать выдачи ему документов как после заключения трудового договора во время его действия, так и при увольнении.

Согласно п.2.1.29, п.2.1.30 «ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998г. №28) под копией документа понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Соответственно заверенной копией документа понимается - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Согласно Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983г. №9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» - государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Аналогичные нормы изложены и в п.3.25, п.3.26 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» утв. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003г. №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» где отражено следующее, что оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы юридического лица заверяются печатью организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В связи с тем, что обязанность по выдаче документов, связанных с трудовой деятельностью работника, возникает у работодателя, в силу положений ст.ст.62, 84-1 ТК РФ, при наличии письменного заявления работника о выдаче этих документов, то бездействие работодателя по выдаче документов, нарушает трудовые права работника и соответственно нарушение работодателем сроков выдачи документов работнику может привести к взысканию с него в пользу работника сумм, компенсирующих причиненный работнику моральный вред (ст.237 ТК РФ).

Для решения вопроса можете воспользоваться нашим предложением:

В прошлом номере «Справочника кадровика» мы разобрались, какие документы и в каких ситуациях могут понадобиться работникам*. Кто кроме самого работника может обратиться с просьбой о выдаче документов? Какие действия должны выполнить сотрудники кадровых служб, чтобы предоставить копии документов? Ответ вы найдете в нашей статье.

Права бывших и работающих сотрудников на получение документов равны. В обоснование такой позиции можно привести следующие аргументы.

Напрямую обязанность работодателя выдавать копии документов, связанных с работой, бывшим сотрудникам установлена только в отношении:

НА № 12‘2012

справки о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, для расчета пособий по социальному страхованию (п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»; далее - Федеральный закон № 255-ФЗ);

справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы для постановки на учет в качестве безработного и получения пособия по безработице (п. 2 ст. 3 Закона РФ от 19.04.1999 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»).

После подписания трудового договора один экземпляр был выдан работнику, другой остался на хранении в организации. Неделю назад этот сотрудник уволился. Сейчас он требует предоставить ему все документы, которые оформлялись на него во время работы в компании, в том числе и копию трудового договора. Можем ли мы отказать бывшему работнику в предоставлении указанных документов?

Трудовое законодательство не содержит прямых норм о том, что копии документов, связанных с работой, должны выдаваться только работникам, которые на момент подачи письменного запроса состоят в трудовых отношениях с работодателем. Непосредственно ст. 62 Трудового кодекса РФ также не уточняет статус работника (бывший или работающий). Более того, в ТК РФ понятие «работник» применяется в отношении лиц, которые как состоят в трудовых отношениях с работодателем, так и прекратили их (ч. 6 ст. 841, ч. 2 ст. 391, ст. 392 ТК РФ).

В ряде судебных решений указано на незаконность бездействия работодателя и невыдачи уволенному работнику документов, связанных с работой, в трехдневный срок со дня подачи соответствующего заявления (см. определения Санкт-Петербургского городского суда от 27.09.2010 по делу № 33-13272/2010, Московского городского суда от 26.08.2010 по делу № 33-27002, Московского областного суда от 25.05.2010 по делу № 33-9988).

Из приведенных аргументов можно сделать вывод, что общий порядок выдачи копий документов, установленный ст. 62 ТК РФ, распространяется на всех работников вне зависимости от их статуса (уволившиеся или работающие). При этом закон не ограничивает сотрудников в количестве обращений за копиями своих документов.

В пользу бывших работников говорит и тот факт, что большинство кадровых документов должно храниться 75 лет или бессрочно, что позволяет любому работнику (независимо от даты увольнения) получить документы (разд. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Таким образом, у работодателя нет правовых оснований отказать бывшему работнику в предоставлении копий документов, необходимых ему для реализации его прав и законных интересов.

По общему правилу запрашиваемые работником документы работодатель может как выдать ему лично, так и отправить по почте.

Судебная коллегия по гражданским делам Липецкого областного суда в определении от 18.04.2011 по делу № 33-1070/2011 указала, что объяснения представителя работодателя о том, что выдача документов по просьбе сотрудника может быть произведена исключительно лично ему в руки, а работница за этими документами к ним не приходила, правильно отвергнуты и Государственной инспекцией труда, и судом, так как трудовое законодательство не запрещает выдачу запрашиваемых документов с помощью почтовой связи.

Исключение составляет справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись (далее - Справка о сумме заработка).

НА №81‘2013Порядок выдачи такой справки утвержден приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н.

В соответствии с п. 2, 3 и 4 указанного Порядка Справку о сумме заработка:

необходимо выдать работнику в день прекращения работы, а при невозможности вручить лично направить ему уведомление о необходимости явиться за Справкой либо дать письменное согласие на отправление ее по почте;
можно выдать по письменному заявлению бывшего работника (его законного представителя либо доверенного лица) как лично застрахованному лицу, так и его законному представителю либо доверенному лицу.

Доверенное лицо или законный представитель должны представить документы, удостоверяющие их личность и полномочия.

порядок предоставления документов

Оригиналы документов и их копии предоставляются сотруднику при соблюдении следующих условий.

Условие 1. Наличие письменного заявления работника о запросе документов.

Запрос на выдачу документов должен исходить от самого работника. Поэтому юридическим основанием для их выдачи будет заявление сотрудника, составленное в письменной форме (ст. 62 ТК РФ).

В отдел кадров нашей компании обратился супруг юрисконсульта, которая в настоящее время находится в отпуске по уходу за ребенком, c заявлением от своего имени с просьбой выдать ему на руки надлежащим образом заверенную копию трудовой книжки его супруги. Подскажите, должны ли мы в этой ситуации выдать копию трудовой книжки работницы ее мужу?

В данном случае работодатель не вправе выдавать мужу работницы копию запрашиваемого документа (ст. 62 ТК РФ).

В создавшейся ситуации для получения указанного документа необходимо поступить следующим образом. Супруг юрисконсульта должен принести заявление о выдаче копии трудовой книжки, написанное самой сотрудницей, и предоставить доверенность от нее на получение копии трудовой книжки (п. 1 ст. 185 ГК РФ), а также предъявить свой паспорт. Заверять доверенность у нотариуса в этом случае не нужно.

Каких-либо четких требований к содержанию такого заявления ТК РФ не предъявляет. При этом в заявлении должны быть указаны конкретные виды документов, оригиналы или копии которых желает получить работник, а также (при необходимости) количество экземпляров.

Должно ли заявление работника содержать причины, побудившие его обратиться за получением документов, связанных с работой?

Cовет В целях упрощения работы по заверению документов, выдаваемых работникам, рекомендуем заказать штамп, включающий в себя весь перечень обязательных для заверения копий реквизитов

Словарь кадровика Заверенной копией документа называется копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Сотрудник не обязан пояснять в тексте своего заявления, для чего ему нужны оригиналы или копии запрашиваемых документов. Он также не обязан представлять ходатайства, запросы, требования третьих лиц (в том числе государственных и муниципальных органов) о выдаче копий соответствующих документов. То есть работодатель не вправе требовать от работника указания целей предоставления документов и предоставления запросов на них третьих лиц.

Итак, сотрудник может написать заявление, запросив в нем ряд документов, в том числе и копию трудового договора (приложение 1 ). И работодатель обязан предоставить ему такие документы, поскольку получать документы, связанные с работой, - безусловное право любого работника (ст. 62 ТК РФ).

Условие 2. Выдача документов (их копий) производится всем заинтересованным работникам, как бывшим, так и работающим на момент получения работодателем заявления.

Условие 3. Работник вправе требовать от работодателя предоставления копий любых документов, связанных с работой, в том числе прямо не указанных в ст. 62 ТК РФ и других нормативных правовых актах. Это распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности у данного работодателя. При этом последний не вправе выдавать копии документов, связанных с исполнением трудовых обязанностей другими работниками организации.

Условие 4. Запрашиваемые документы должны быть в наличии у работодателя - он должен иметь реальную возможность выдать их копии работнику.

Условие 5. Безвозмездность предоставления документов (их копий), связанных с работой.

Обязательства по выдаче документов, связанных с работой, работодатель должен выполнять безвозмездно (ст. 62 ТК РФ).

Организация у нас большая, и практически каждый день приходится изготавливать копии документов по разным запросам сотрудников. Можно ли включить в локальный нормативный акт (например, в Правила внутреннего трудового распорядка) условие о том, что копии документов, связанных с работой, будут выдаваться сотрудникам за определенную плату?

Работодатель не вправе требовать с работника плату за предоставление копий документов, связанных с работой, ни при каких условиях, даже в целях возмещения затрат на их изготовление.

Закрепление в локальных нормативных актах работодателя положения о том, что копии документов, связанных с работой, выдаются сотрудникам за плату, не соответствует нормам ст. 62 ТК РФ. Как указал Московский городской суд в постановлении от 29.08.2011 по делу № 4а-1743/11, довод надзорной жалобы о том, что допущенное организацией нарушение в части внесения в Правила внутреннего трудового распорядка положений о платности выдачи копий трудовых книжек является малозначительным нарушением, так как данные нормы на практике не применяются и не причиняют какого-либо вреда, не может быть принят во внимание, поскольку нарушением является не взимание платы как таковой, а само установление такого порядка, который противоречит требованиям действующего трудового законодательства, а потому данное нарушение нельзя признать малозначительным.

Единственное исключение предусмотрено законом: документы о деятельности общества предоставляются работникам - участникам ООО и работникам-акционерам - на возмездной основе. При этом плата, взимаемая обществом за предоставление копий, не может превышать затраты на их изготовление (п. 4 ст. 11, п. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах», п. 3 ст. 12, п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»).

Условие 6. Получение подтверждения о передаче работнику сведений индивидуального персонифицированного учета, предусмотренных нормами п. 2 и 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». Форма письменного подтверждения разрабатывается работодателем самостоятельно. Подтверждение оформляется при передаче таких сведений в день увольнения или в день прекращения договора гражданско-правового характера (приложение 2 ).

Условие 7. Копии документов должны быть заверены «надлежащим образом» (ст. 62 ТК РФ), «в установленном порядке» (п. 7.1 ст. 13 Федерального закона № 255-ФЗ).

Что понимается под надлежащим заверением копий документов?

Копии документов заверяются работодателем, если нормативный акт не указывает на необходимость нотариального заверения такой копии (п. 2 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»; далее - Указ № 9779-Х).

Поскольку в статье 62 ТК РФ и п. 7.1 ст. 13 Закона № 255-ФЗ речь идет просто о заверении, к нотариусу обращаться не нужно.

Для заверения следует поставить на копии документа, запрашиваемого работником, следующие реквизиты (см. табл. ).

Как правильно заверить копии многостраничных документов?

Копию документа, содержащего более одного листа, можно заверить одним из следующих способов:

Реквизиты, необходимые для заверения копии документа

Способ 1. Отдельно заверить каждый лист копии.

Способ 2. Прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки, указав при этом количество листов и скрепив подписью и печатью. Например: «Копия на 10 листах верна».

Заверение копий, т. е. свидетельствование конкретным должностным лицом соответствия копии подлиннику документа, требует ответственного подхода и разумной осторожности. Кроме того, при заверении копий документов нужно принимать во внимание качество подлинника. И если оригинал имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, то работника - получателя копии - нужно предупредить о том, что такую копию у него могут не принять. Такой вывод следует из п. 3 Указа № 9779-Х.

Кроме того, обратите внимание на следующие моменты:

Словарь кадровика Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

сама копия документа может быть изготовлена на печатающем устройстве или при помощи копировального аппарата, а также рукописным способом;
из норм ст. 62 ТК РФ следует, что понятие «копии документов» следует толковать расширительно. Оно распространяется не только на саму по себе копию (т. е. документальное воспроизведение всего текста письменного документа, идентичное по содержанию подлиннику), но и на копию части соответствующего текстового документа (например, выписку из трудовой книжки, выписку из приказа о премировании работников и т. д.).

Cовет Предусмотрите порядок предоставления документов, связанных с работой, в локальном нормативном акте - Правилах внутреннего трудового распорядка, Положении о документообороте, Инструкции по кадровому делопроизводству или в отдельном Положении о выдаче документов работникам (приложение 3 )

Условие 8. Запрашиваемые документы (их копии), связанные с работой, должны быть выданы в течение трех рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (ст. 62 ТК РФ), если иные сроки не предусмотрены другими отраслями права.

Такая обязанность работодателя установлена императивно, поэтому в случае ее невыполнения организация и ее должностные лица могут быть привлечены к административной ответственности на основании ст. 5.27, 5.39 КоАП РФ.

Так, сотрудник, которому работодатель отказал в выдаче необходимых документов (их копий) либо выдал их с опозданием или за плату, может обратиться с жалобой в ГИТ. По его жалобе может быть проведена документальная проверка или проверка в рамках административного производства. Как следствие, работодателю в этом случае грозит административное наказание, предусмотренное ч. 1 ст. 5.27 или ст. 5.39 КоАП РФ.

В следующих номерах журнала мы подробнее рассмотрим ситуации, в которых работники обращаются к работодателю с просьбой о выдаче конкретных видов документов.

Приложение 1

Пример оформления заявления о выдаче документов, связанных с работой

Приложение 2

Пример оформления подтверждения

Приложение 3

Пример оформления Положения о выдаче документов работникам (фрагмент)