Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях, как оформить. Нормы расходов организаций на выплату компенсаций за использование личных автомобилей (личного транспорта) Аренда собственного автомобиля в служебных целях

" № 7/2016

Какие существуют основания для выплаты компенсации за использование сотрудником личного автомобиля в служебных целях? Облагаются ли такие компенсации НДФЛ и страховыми взносами? Как отражается в учете выплата указанной компенсации?

Работники различных организаций часто сталкиваются с необходимостью использования личного транспорта в служебных целях. Сотрудники образовательных учреждений не являются исключением. Так, в процессе реорганизации происходит слияние небольших учреждений образования в более крупные. В результате из-за значительной удаленности учреждений друг от друга некоторым сотрудникам приходится использовать личный транспорт для того, чтобы добраться на работу. Положена ли таким работникам компенсация за использование их имущества и как ее оформить, расскажем в данной статье.

Основание для выплаты компенсации

Статьей 188 ТК РФ установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

На законодательном уровне размер компенсации и возмещения расходов определен только для государственных гражданских служащих, а также для сотрудников ФСИН, ГПС, ФСКН, ФТС, МВД и следственного комитета. Так, для государственных гражданских служащих правила выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием, установлены Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 № 563 (далее – Постановление № 563). В нем отмечено, что для получения компенсации и возмещения расходов необходимо подать заявление представителю нанимателя с указанием сведений, при исполнении каких должностных обязанностей и с какой периодичностью используется личный транспорт.

К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала).

Решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается представителем нанимателя в 10-дневный срок со дня получения заявления работника с учетом:

• необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
• времени использования личного транспорта в служебных целях;
• объема бюджетных ассигнований, предусмотренных соответствующему федеральному государственному органу в федеральном бюджете на обеспечение его деятельности.

Максимальный размер компенсации в месяц не должен превышать предельный размер этой компенсации, предусмотренный приложением к Постановлению № 563, который составляет:

а) для легковых автомобилей:

• с рабочим объемом двигателя 2 000 куб. см включительно – 2 400 руб. в месяц;
• с рабочим объемом двигателя свыше 2 000 куб. см – 3 000 руб. в месяц;

б) для мотоциклов – 1 200 руб. в месяц.

Возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Выплата компенсации и возмещение расходов осуществляются один раз в текущем месяце за истекший месяц на основании акта федерального государственного органа, в котором определены размеры компенсации и возмещения расходов.

Для работников государственных (муниципальных) учреждений могут быть разработаны соответствующие нормативные акты на уровне субъекта РФ или муниципалитета. Если таких документов нет, то основным документом, регламентирующим выплату компенсации, будет дополнительное соглашение к трудовому договору.

Кроме этого, изложенные выше нормы Постановления № 563 могут быть использованы для внесения в образовательного учреждения положений о возможности выплаты соответствующих компенсаций и возмещения расходов сотрудникам учреждения.

Приведем образец дополнительного соглашения к трудовому договору.

Дополнительное соглашение № 123

«О порядке и размере возмещения (компенсации) расходов

за использование личного транспорта в служебных целях»

г. Энск 10.05.2016

Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение «Энская общеобразовательная школа», именуемое в дальнейшем Работодатель, в лице директора Волковой Елены Леонидовны, действующего на основании устава, с одной стороны и Смирнова Наталья Николаевна, именуемая в дальнейшем Работник, с другой стороны, руководствуясь ст. 188 ТК РФ, заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от 1 сентября 2011 года № 1 о нижеследующем:

«Работодатель обязуется выплатить Работнику компенсацию за использование личного транспорта в служебных целях в размере 2 400 (две тысячи четыреста) руб. за месяц.

Расходы, связанные с использованием личного транспорта в служебных целях (на приобретение горюче-смазочных материалов, на техническое обслуживание и текущий ремонт), возмещаются в размерах согласно документам, подтверждающим такие расходы (путевым листам, чекам АЗС и т. п.).».

2. Денежные средства, указанные в п. 1 настоящего соглашения, выплачиваются в следующие сроки и порядке: один раз в текущем месяце за истекший месяц.

3. Во всем остальном положения трудового договора остаются неизменными.

4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора, составлено в двух экземплярах (по одному для каждой стороны) и вступает в силу с момента подписания.

Подписи сторон

Работодатель: Работник:

______________/_____________/ ____________/________________/

(подпись) (Ф. И. О.) (подпись) (Ф. И. О.)

Экземпляр дополнительного соглашения получил __________________________

(дата, подпись работника)

Как сказано выше, компенсация выдается на основании заявления работника. Приведем образец такого заявления.

Директору МАОУ «Энская

общеобразовательная школа»

Е. Л. Волковой

от главного бухгалтера

Н. Н. Смирновой

Заявление

1 сентября 2011 года между мной, Смирновой Натальей Николаевной, и муниципальным автономным общеобразовательным учреждением «Энская общеобразовательная школа» в лице директора Волковой Елены Леонидовны заключен № 1.

С согласия работодателя и в его интересах я, Смирнова Н. Н., использую принадлежащий мне на праве собственности автомобиль марки Chevrolet NIVA (государственный номер А 123 АК 172, свидетельство о регистрации 72 АЕ 123456).

На основании дополнительного соглашения от 10.05.2016 № 123 к трудовому договору от 01.09.2011№ 1 и ст. 188 ТК РФ прошу выплатить компенсацию в размере 2 400 (две тысячи четыреста) руб. за использование в интересах работодателя принадлежащего мне автомобиля марки Chevrolet NIVA (государственный номер А 123 АК 172), а также возместить расходы на ГСМ в размере 6 000 (шесть тысяч) руб.

Приложения: документы, подтверждающие расходы, понесенные работником (чеки АЗС, путевые листы).

01.06.2016 Смирнова Н. Н. Смирнова

Налогообложение и страховые взносы

При получении компенсации за использование личного имущества в служебных целях правомерно возникает вопрос об обложении НДФЛ данных выплат и начислении на них страховых взносов. Разъяснения по этому вопросу дают различные ведомства.

НДФЛ. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ все виды компенсационных выплат в пользу работника, связанных с исполнением им трудовых обязанностей, не подлежат обложению НДФЛ. Для такого освобождения в учреждении должны быть установлены на основании расчетов суммы компенсации, а работник должен представить документы, подтверждающие принадлежность ему имущества, использование этого имущества в служебных целях и суммы понесенных расходов. На это указывают письма Минфина РФ от 30.04.2015 № 03-04-05/25434, от 20.04.2015 № 03-04-06/22274, от 27.02.2013 № 03-04-06/5600, от 21.12.2012 № 03-04-06/3-357, от 25.10.2012 № 03-04-06/9-305, от 28.06.2012 № 03-03-06/1/326.

Кроме этого, согласно Письму МНС РФ от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ для получения компенсации работникам необходимо представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах.

Страховые взносы. Поскольку обязанность выплачивать компенсацию за использование личного имущества в служебных целях установлена трудовым законодательством, на нее не нужно начислять страховые взносы на обязательное социальное страхование (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ , пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ).

Конкретный размер компенсации за использование личного имущества определяется соглашением между работником и работодателем (ст. 188 ТК РФ). Указанная компенсация не облагается взносами в размере, предусмотренном в данном соглашении (письма Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542, от 25.07.2014 № 17-3/В-347, Минздравсоцразвития РФ от 26.05.2010 № 1343-19, от 12.03.2010 № 550-19, ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260, ФСС РФ от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985).

В этих разъяснениях указано, что выплачиваемая сотруднику организации за использование личного имущества (транспорта) компенсация не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием упомянутого имущества для целей трудовой деятельности. То есть организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании данного имущества в рабочих целях.

В случае если работник пользуется транспортным средством по доверенности, нужно руководствоваться разъяснениями Минтруда из Письма от 13.11.2015 № 17-3/В-542. В соответствии со ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом доверенного лица.

Таким образом, поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, ТК РФ не предусмотрено, суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности на право управления транспортным средством, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Налог на прибыль. Расходы учреждения на выплату компенсации за использование личного автомобиля работника для служебных целей, произведенные за счет средств субсидий или лимитов бюджетных обязательств (бюджетных ассигнований), не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль (пп. 14 п. 1 ст. 251, п. 49 ст. 270, п. 1 ст. 252 НК РФ).

В рамках приносящей доход деятельности у бюджетного или автономного учреждения компенсация и возмещение затрат учитываются в расходах на дату их осуществления в размере, предусмотренном соглашением с работником (пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ). При этом следует обратить внимание, что при использовании легкового автомобиля работника в расходы можно включить только сумму, не превышающую норматив, который зависит от объема двигателя и установлен в п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Сумма, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, законом не ограничена.

Тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.

Отражение в учете выплаты компенсации

Согласно Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы учреждения на выплату компенсации за использование личного транспорта для служебных целей относятся на подстатью 212 «Прочие выплаты» КОСГУ по коду вида расходов 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда».

В соответствии с п. 256 Инструкции № 157н указанные расходы необходимо учитывать на счете 0 302 12 000 «Расчеты по прочим выплатам».

Типовые бухгалтерские операции в зависимости от типа образовательного учреждения отражаются следующим образом:

* Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 № 162н.

** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

*** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 № 183н.

Работники, которые используют личный транспорт в служебных целях, имеют право на получение компенсации за его использование, износ (амортизацию) и возмещение расходов на ГСМ. Для получения соответствующих выплат необходимо в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему прописать такую обязанность работодателя. Здесь же оговаривается и размер компенсации. Кроме этого, работник должен написать заявление на получение указанной компенсации, при этом документально подтвердить, что транспортное средство принадлежит ему на праве собственности и представить документы о произведенных расходах. Названные выплаты не облагаются НДФЛ и страховыми взносами во внебюджетные фонды.

Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.

Из статьи Вы узнаете:

1. Какие выплаты полагаются работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях.

2. Какими документами оформляется использование личного транспорта сотрудником и выплата компенсации.

Мы живем в век скоростей, поэтому наличие автомобиля у работника – это зачастую не роскошь, а производственная необходимость. Многие сотрудники имеют разъездной характер работы (менеджеры по продажам, торговые представители, выездные специалисты по обслуживанию клиентов и т.д.), то есть результат их труда напрямую зависит от степени мобильности. Однако не каждый работодатель имеет достаточно ресурсов, чтобы обеспечить своих работников служебным транспортом, поэтому все чаще требуются сотрудники с личным автомобилем. В этой статье предлагаю разобраться, как правильно оформить и компенсировать использование личного транспорта работнику. А в следующей статье выясним, как учесть суммы компенсации в целях налогообложения и начисления страховых взносов.

Основания для начисления компенсации за использование личного автомобиля

В соответствии со ст. 188 ТК РФ работнику при использовании личного имущества, в том числе личного автомобиля, с согласия и в интересах работодателя предусмотрены следующие выплаты:

— компенсация за использование и износ (амортизацию) личного имущества;

— возмещение расходов, связанных с эксплуатацией личного имущества.

Компенсация за использование работником личного транспорта обычно устанавливается в твердой сумме за месяц, независимо от числа календарных дней в месяце. Однако следует учитывать, что за периоды, когда работник фактически не исполнял свои служебные обязанности (находился в отпуске, на больничном и т.д.), компенсация не должна начисляться. Что касается возмещения расходов, связанных с использованием работником личного имущества в трудовой деятельности, то в случае использования личного транспорта, к таким расходам могут относится, например, затраты на бензин, мойку автомобиля, ремонт. Согласно ТК РФ конкретные суммы компенсации и возмещения, а также условия их выплаты работнику должны быть прописаны в соглашении между работником и работодателем. Таким образом, мы вплотную подошли к вопросу документального оформления использования работником личного транспорта в служебных целях.

Для начисления работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещения расходов, связанных с таким использованием, необходимы следующие документы:

1. Локальный нормативный акт организации , согласно которому работодатель устанавливает разъездной характер работы для определенных должностей, критерии разъездного характера работы сотрудников, общие условия начисление компенсаций и возмещения расходов. Например, к таким документам могут относиться Положение о разъездном характере работы, Приказ руководителя об утверждении перечня должностей с разъездным характером работы.

Поскольку законодательство не дает определения, что такое разъездной характер работы, то работодатель должен самостоятельно установить критерии разъездного характера работы. Так, в Положении можно прописать, что «разъездным считается характер работы, при котором сотрудник более 5 часов в течение рабочего дня проводит в поездках за пределами территории работодателя» или «при разъездном характере работы сотрудник для исполнения своих служебных обязанностей регулярно (не реже 7 раз в течение рабочей недели) совершает поездки за пределы территории работодателя». Утвердить перечень должностей с разъездным характером работы целесообразно отдельным приказом, поскольку перечень периодически может пополняться или изменяться, а издать новый Приказ проще, чем вносить изменения во все Положение.

! Обратите внимание: разъездной характер работы предполагает регулярные поездки сотрудника при исполнении своих трудовых функций, а не разовые. То есть командировки раз в месяц не могут расцениваться как разъездной характер работы. Указание на разъездной характер работы обязательно должно содержаться в трудовом договоре с работником.

2. Должностная инструкция сотрудника.

В должностной инструкции должны быть четко прописаны трудовые обязанности, предполагающие регулярные поездки. Например, такие обязанности, как выезд к клиентам для устранения неполадок (установки, настройки и т.д.), выезд к потенциальным клиентам для проведения переговоров (демонстрации продукции, заключения договоров), доставка корреспонденции контрагентам и другие обязанности.

3. Соглашение между работником и работодателем об использовании личного транспорта в служебных целях.

Такое соглашение может содержаться в трудовом договоре, а может быть оформлено как отдельное дополнительное соглашение к трудовому договору. Я рекомендую второй вариант, поскольку условия соглашения могут изменяться (при покупке нового автомобиля, при изменении суммы компенсации или размера возмещения расходов), и гораздо удобнее в этом случае просто сделать новое дополнительное соглашение, чем вносить изменения в пункты трудового договора.

В Соглашении об использовании личного автомобиля в служебных целях необходимо зафиксировать следующую информацию:

• Характеристики транспортного средства (тип ТС (легковой, грузовой), марка, год выпуска, регистрационный знак, рабочий объем двигателя и другие существенные характеристики);
• Размер компенсации;
• Расходы, которые подлежат возмещению, их размер (или порядок расчета) и порядок подтверждения;
• Порядок и сроки выплаты компенсации и сумм возмещения расходов.

К Соглашению необходимо приложить копию паспорта транспортного средства и копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства. В том случае, если работник управляет автомобилем, не принадлежащим ему на праве собственности, помимо перечисленных документов требуется копия полиса ОСАГО, в который вписан данный сотрудник.

5. Документы, подтверждающие фактическое использование работником личного транспорта в служебных целях и величину расходов, понесенных в процессе такого использования. Унифицированные формы таких документов, обязательные для применения, отсутствуют, поэтому работодатель вправе самостоятельно их разработать и утвердить.

Например, фактическое использование работником личного транспорта в трудовой деятельности могут служить путевой лист (по форме работодателя), ведомость разъездов сотрудника в служебных целях. Главное, чтобы эти документы содержали следующую информацию:

• информацию о работнике и о транспортном средстве (на основе Соглашения);
• информацию о маршруте следования с указанием пунктов назначения и километража. Маршрут следования должен однозначно свидетельствовать о служебном характере поездок.

Для возмещения сотруднику расходов, связанных с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, необходимы документы, подтверждающие такие расходы:

• чеки АЗС, чеки или квитанции услуг мойки машины, ремонтных работ и т.д.;
• расчет произведенных расходов в денежном выражении. Например, расход топлива будет рассчитываться исходя из километража, подтвержденного документально, цены, указанной в чеках, и норм расхода топлива, утвержденных в Соглашении об использовании личного транспорта в служебных целях.

Законодательные нормативные акты:

Трудовой кодекс РФ

В повседневной жизни наличие собственного транспорта является жизненной необходимостью для любого человека.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Не все компании имеют возможность предоставить своим работникам служебный транспорт, несмотря на то, что предлагаемые вакансии носят разъездной характер работы. Многие компании выходят из создавшегося положения, приглашая на работу сотрудников с личным автотранспортом.

Слово закона

У менеджеров по продажам, торговых представителей, выездных специалистов по обслуживанию клиентов конечный результат выполняемых ими функциональных обязанностей напрямую зависит от их способности быстро перемещаться от одного места назначения до другого. В такой ситуации собственный автомобиль, используемый в качестве служебного транспорта, превращается в производственную необходимость.

Что возмещают?

Сотруднику при использовании им личного автотранспорта согласно указаниям статьи 188 Трудового кодекса РФ для выполнения своих служебных обязанностей работодатель должен выплатить компенсацию. Но между работодателем и сотрудником должно быть заключено соглашение на его использование.

В соответствии с указаниями кодекса о труде условия осуществления выплат, их размер необходимо оговорить в достигнутом сторонами соглашении, где указать конкретную сумму компенсации и сроки совершения оплаты.

Согласно указаниям правовых актов оплачиваются расходы :

• амортизационные;
• на покупку бензина, смазочных материалов;
• осуществление технического обслуживания;
• производство текущего ремонта.

Компенсационные выплаты за эксплуатацию сотрудником личного автомобиля принято устанавливать в твердой сумме, которая подлежит ежемесячной оплате. Она выдается за фактически отработанный период времени, из которого исключаются дни пребывания в трудовом отпуске, на больничном листе вследствие болезни.

Условия использования автомобиля

Личный автотранспорт сотрудника может быть использован в служебных целях работодателем, если достигнуто обоюдное согласие между сторонами. Согласно указаниям статьи 642 Гражданского кодекса РФ документально оформляется соглашение в качестве договора аренды автотранспорта на определенный срок.

В нем отмечается, что арендодатель отдает в распоряжение на временное владение и пользование арендатору автомобиль без водителя за определенную плату и без оказания услуг по управлению им.

В трудовом кодексе приводится разъяснение об условиях использовании личного автотранспорта в служебных целях. На основании статьи 188 издается приказ образец, которого компания может разработать в произвольной форме.

Нормативные акты

Регламентируют использование сотрудниками своего личного автотранспорта документы, которые указаны ниже. В них установлены нормативы по эксплуатации автотранспорта. Они определяют цели использования, основным из которых является повышение достижения личной эффективности в трудовой деятельности. Действующее положение о компенсации было разработано на основании указаний российских законодательных актов.

В их число входят:

• Трудовой кодекс, в статье 188 закреплено положение об использовании личного транспорта;
• Письмо Министерства финансов за номером 57, в котором приводятся условия осуществления выплат компенсации работникам, если они используют личные легковые автомобили для служебных поездок;
• Постановление Правительства, где установлены нормы расходов организаций на осуществление выплат компенсации за пользование для служебных поездок собственного автотранспорта. В нем разъяснены положения, по которым определяется налоговая база по налогу на прибыль организаций. Оно было опубликовано 8 февраля 2002 года за номером 92.

По общепринятым правилам статьи 188 кодекса о труде размер компенсации должен быть установлен соглашением, которое заключает сотрудник со своим работодателем.

В действующих законодательных актах о труде конкретные нормы не установлены.

Но при совершении выплаты за счет средств, которые выделяются из бюджета отдельных учреждений необходимо руководствоваться указаниями приказа Министерства финансов РФ за номером 16н.

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях — 2019

Любая компания вне зависимости от правово-организационной формы обязана осуществить оплату компенсаций за эксплуатацию автотранспорта сотрудника, если он использует его для своевременного выполнения возложенных на него должностных обязанностей.

Предварительный договор или по факту?

Оплата компенсации осуществляется на основании заключенного договора между работодателем и сотрудником за фактически понесенные им расходы.

Чтобы получить компенсацию за использование личного автомобиля сотрудник представляет в бухгалтерию компании документы, в число которых входит:

• копия технического паспорта автотранспорта, заверенная нотариусом;
• официальные бумаги, обосновывающие расходы, которые установлены правилами по бухгалтерскому учету. Например, чек на покупку горюче‑смазочных материалов, акт на выполнение текущих ремонтных работ.

Помимо вышеуказанных документов бухгалтерией ежедневно заполняется путевой лист, в котором ведется учет рабочего времени водителя и пробега автотранспорта, его маршрута согласно указаниям постановления Госкомстата РФ, изданном 28 ноября 1997. Он подтверждает факт эксплуатации сотрудником при исполнении должностных обязанностей собственного автотранспорта. Министерство транспорта Федерации в своем приказе, испущенном под номером 152, установило обязательные сведения, заполняемые в путевом листе.

Документальное оформление

Компания, пользующаяся личным автотранспортом сотрудника для выполнения служебных обязанностей, может оформить в качестве:

• трудового договора с сотрудником, по которому обязуется оплачивать компенсацию за использование автомобиля;
• договора аренды автомобиля или передачу его в долгосрочное использование;
• соглашения на оказание транспортных услуг.

На практике в основном встречаются случаи заключения договора на аренду автотранспорта, который оформляется в письменной форме. По условиям договора арендатор должен поддерживать в надлежащем состоянии арендованный автотранспорт, производя своевременно текущий, капитальный ремонт.

Арендатор покрывает расходы на:

• осуществление страхования гражданской ответственности владельца автотранспорта;
• содержание автотранспорта в ходе его эксплуатации;
• поддержание в надлежащем состоянии автотранспорта;
• проведение текущего, капитального ремонта автотранспортного средства;
• причиненный третьим лицам вред, если он имеет место.

Данное положение закреплено статьями 644, 646 и 648 Гражданского кодекса Федерации.

В некоторых компаниях обходятся внутренним приказом руководителя, в соответствии с которым сотруднику осуществляются компенсационные выплаты.

В нем отмечено, что работодатель обязуется оплачивать:

• компенсацию за износ автотранспорта, то есть амортизационные расходы, возникшие вследствие его эксплуатации;
• расходы, связанные непосредственно с эксплуатацией автотранспорта.

Унифицированной утвержденной законодательными актами формы приказа не существует.

Выплата: суммы и сроки

В обязанности ответственного за осуществление учета рабочего времени руководителя входит производство записи в табель отработанных сотрудником дней, когда он использовал личный автомобиль.

Компенсации за использование личного автотранспорта устанавливается в размерах :

• за легковые автомобили выплачивается 400 рублей за каждый отработанный день, но она не должна превышать 8 000 рублей в месяц;
• за мотоциклы за каждый день отработки составляет 200 рублей , при этом в месяц он не должен превысить 4 000 рублей .

Начисление компенсационных выплат в бухгалтерском учете заносится в статью счета 73, где записываются прочие операции при работе с персоналом. В нем необходимо записать размер компенсации, который подлежит к выдаче. Выплата компенсации совершается на основании справки, которая оформляется непосредственным руководителем. В ней отражается количество отработанных дней. Она заверяется начальником структурного подразделения, где трудится сотрудник.

Справка-расчет составляется расчетным бухгалтером компании до 3 числа месяца, который следует за отчетным месяцем. Она подается каждый месяц в занимающее работой с персоналом подразделение для издания приказа о совершение выплаты компенсации. Выплата компенсации за использование личного автотранспорта осуществляется одновременно с выдачей заработной платы по графику компании.

Памятка бухгалтеру

На основании статьи 252 налогового кодекса к расходам, подлежащим налогообложению относятся затраты налогоплательщика для осуществления хозяйственной деятельности. Они должны быть обоснованы, подтверждены документально. К ним также отнесены убытки сообразно положению статьи 265, которые понес налогоплательщик в ходе экономической деятельности.

НДФЛ

При установлении в договоре аренды автотранспорта арендной платы, выраженной конкретной суммой, она подлежит налогообложению в качестве налога на доход физического лица в размере 13 %.

Что касается выплачиваемой за использование автотранспорта сотрудника в интересах работодателя компенсации, то сообразно статьи 217 Налогового кодекса РФ она не облагается налогом.

Но данное правило действует исключительно в тех случаях, когда выплаты осуществляются в рамках утвержденных действующими законодательными актами нормах.

Налог на прибыль

Правовыми актами установлены нормы расходов, на которые должны ориентироваться компании при осуществлении компенсационных выплат, если используется автотранспорт сотрудника. При отчислении указанные выплаты причисляют к прочим расходам согласно указаниям статьи 264 НК, которые непосредственно касаются производства и реализации продукции.

Нормы сообразно постановления о налогообложении по сумме выплачиваемой ежемесячно компенсации установлены в зависимости от типа автотранспорта, основных технических показателей двигателя.

Например, при превышающем 2000 куб. см рабочем объеме двигателя уплачивается 1500 рублей, если он меньше указанного, то — 1200 рублей.

Взносы

Сообразно предписаниям статьи 236 Налогового кодекса, статей 9 и 20.2 соответственно Федеративного закона за номером 212, изданного в июле 2009 года и под номером 125, опубликованного в июле 1998 года на компенсационные выплаты в соответствии с правовыми актами не начисляются взносы.

А именно:

• единый социальный налог;
• взносы на обязательное пенсионное страхование.

В них отмечается, что не должно производиться начисление страховых взносов на все виды компенсационных платежей, которые выплачиваются сотруднику за выполнение функциональных обязанностей.

Достаточно часто в организациях используют личные автомобили работников для выполнения служебных задач. В таких ситуациях важно правильно оформить взаимоотношения работника и работодателя. Оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно различными способами. В большинстве случаев применяют следующие два способа.

1. Организация использует личный автомобиль работника без заключения с ним договора аренды

При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия или ведома работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ).

Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами. Однако зачастую работодатель (принимая во внимание свои интересы при налогообложении прибыли) предлагает ежемесячную компенсацию в следующем размере (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

• для автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 1 200 руб.;
• для автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 1 500 руб.

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации и написать соответствующее заявление.

Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем (п. 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563):

• для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см — 2 400 руб., с объемом двигателя более 2 000 куб. см — 3 000 руб.;
• для мотоциклов — 1 200 руб.

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства. При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2 , Правил).

2. Организация использует личный автомобиль работника на основании договора аренды

Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа (ст. ст. 632 , ГК РФ). В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц.

В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы на содержание арендованного автомобиля, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо).

1. Нужно ли удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы с компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

2. Можно ли учесть компенсацию за использование личного автомобиля в расходах по налогу на прибыль и УСН.

2. Компенсировать использование личного транспорта сотрудникам целесообразно в том случае, когда суммы компенсации ненамного превышают нормы расходов, учитываемые при расчете налога на прибыль и при УСН, то есть 1 200 – 1 500 рублей в месяц. Если же выплаты более значительные, то работодателю стоит задуматься над альтернативными вариантами решения «транспортного вопроса», например, либо . Их мы обязательно рассмотрим в следующих статьях.

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Есть комментарии и вопросы – пишите, будем обсуждать!

Yandex_partner_id = 143121; yandex_site_bg_color = "FFFFFF"; yandex_stat_id = 2; yandex_ad_format = "direct"; yandex_font_size = 1; yandex_direct_type = "vertical"; yandex_direct_border_type = "block"; yandex_direct_limit = 2; yandex_direct_title_font_size = 3; yandex_direct_links_underline = false; yandex_direct_border_color = "CCCCCC"; yandex_direct_title_color = "000080"; yandex_direct_url_color = "000000"; yandex_direct_text_color = "000000"; yandex_direct_hover_color = "000000"; yandex_direct_favicon = true; yandex_no_sitelinks = true; document.write(" ");

Законодательные и нормативные акты:

1. НК РФ (часть 2)

2. Федеральный Закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»

3. Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией»

Кодексы, Федеральные законы, Постановления Правительства РФ опубликованы на http://pravo.gov.ru/