Образец ведомости выдачи горюче смазочных материалов. Документальное оформление движения горюче-смазочных материалов Заправочная ведомость

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются одной из основных статей расходов при эксплуатации автотранспорта. Поступление ГСМ в организацию и их оприходование материально ответственным лицом осуществляется на основании документа, выписанного поставщиком. В первую очередь таким документом может быть товарно-транспортная накладная формы ТТН-1 или товарная накладная формы ТН-2.

В случаях, когда заправка транспортных средств производится на автозаправочных станциях поставщика ГСМ по специальным электронным картам, поставщик по итогам месяца оформляет отчет по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам (форма НТУ-АЗС) (далее - отчет), бланки которого утверждены постановлением Минфина РБ от 06.04.2006 № 36 «Об утверждении бланков отчета по отпуску нефтепродуктов, сжиженного автомобильного газа, товаров и оказанию услуг по электронным картам формы НТУ-АЗС и Инструкции по их заполнению». Данный отчет служит основанием для принятия к учету товарно-материальных ценностей, оказанных услуг у их получателя. Вычет сумм НДС, указанных в отчете, производится получателем в месяце получения товарно-материальных ценностей, оказания услуг независимо от даты выписки отчета (при условии получения этого отчета до срока сдачи налоговой декларации по НДС за указанный отчетный период). При отсутствии отчета до даты сдачи налоговой декларации по НДС за этот налоговый период вычет НДС производится в том налоговом периоде, в котором получен отчет.

При приобретении топлива за наличный расчет документом, подтверждающим получение и оплату ГСМ, является чек кассового суммирующего аппарата, выданный оператором автозаправочной станции.

Оформление и учет движения ГСМ внутри организации рекомендуется организовать в соответствии с требованиями Положения о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденного постановлением Минфина РБ от 15.05.2002 № 74 (далее - Положение № 74) (несмотря на то, что данный документ является обязательным для исполнения государственными организациями, иными организациями, имеющими долю государственной собственности, а также колхозами).

Рассмотрим установленный Положением № 74 порядок оформления движения ГСМ, который целесообразно применять в случае, когда организация централизованно приобретает ГСМ для заправки транспортных средств, осуществляет их хранение и выдачу по мере необходимости для использования. Приемка, хранение и выдача ГСМ осуществляется в этом случае материально ответственными лицами, специально назначенными в организации для выполнения этих функций.

Согласно п. 10 Положения № 74 учет горюче-смазочных материалов в местах хранения ведется материально ответственными лицами на карточках складского учета материалов формы М-12, утвержденной постановлением Госкомстата СССР от 28.12.1989 № 214, или в книге складского учета материальных ценностей формы М-17, приведенной в приложении 26 к постановлению Минфина РБ от 08.02.2005 № 15, раздельно по каждому наименованию и марке горюче-смазочных материалов. На основании оформленных в установленном порядке первичных документов в названные карточки (книгу) заносятся данные по приходу и отпуску горюче-смазочных материалов и выводятся количественные остатки после каждой записи или после записи последней операции дня.

Складской, а также бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов в натуральном выражении на нефтескладах, в кладовых ведется в единицах массы. Горюче-смазочные материалы, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, производственных участках, отделениях, бригадах и т.п.), учитываются в тех единицах, в которых они получены материально ответственными лицами. Данные раздаточных ведомостей и лимитно-заборных карт об отпуске горюче-смазочных материалов должны отражаться в карточках (книгах) складского учета по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца, в соответствующих единицах измерения.

Количество выданных горюче-смазочных материалов записывается в Ведомость учета выдачи ГСМ, в которой за полученные горюче-смазочные материалы расписывается водитель, а в путевом листе расписывается , отпустившее горюче-смазочные материалы.

При выдаче топлива материально ответственное лицо ежедневно оформляет Ведомость учета выдачи ГСМ(пример-форма бухгалтерской учётной документации 1)

ВЕДОМОСТЬ №

учета выдачи

(наименование и марка ГСМ)

"__"________20__ г.

На каждую марку ГСМ ведется отдельная ведомость.

На основании документов, по которым в организации производился прием и отпуск горюче-смазочных материалов (товарно-транспортных накладных, требований, ведомостей учета выдачи ГСМ), материально ответственное лицо составляет Отчет о движении горюче-смазочных материалов(пример-форма бухгалтерской отчётной документации 2). Этот отчет вместе с документами по приходу и расходу в сроки, установленные руководителем организации, представляется в бухгалтерию организации и служит основанием для отражения в учете движения горюче-смазочных материалов. Перед сдачей в бухгалтерию отчет проверяется и подписывается лицом, возглавляющим службу топливно-энергетических ресурсов организации, или иным лицом, уполномоченным руководителем организации.

Образец формы бухгалтерской учётной документации 2

о движении горюче-смазочных материалов

за "__ " ________ 20__ г.

Оформленные путевые листы после их обработки передаются в службу топливно-энергетических ресурсов. Записи в путевых листах сверяются с записями в ведомостях учета выдачи и возврата топлива, приложенных к отчету о движении горюче-смазочных материалов. После этого заполняется Карточка учета расхода топлива автомобилем(пример-форма бухгалтерской учётной документации 3), которая ведется на каждое транспортное средство, машину, механизм. Работник, ведущий учет топливно-энергетических ресурсов, записывает в карточку фактические и нормативные расходы топлива и выводит результат.

Образец формы бухгалтерской учётной документации 3

за _____ 20__ г.

_______________________

* Бланк карточки см.: Гл. бухгалтер. Учет. и отчет. документация. - 2004. - № 6. - С. 87-88 (вкладыш).

Обращаем внимание, что в случае, когда учет выдачи топлива ведется в единицах массы (кг), при составлении карточки учета расхода топлива автомобилем данные ведомости учета выдачи ГСМ следует перевести в единицы объема (литры). Делается это при помощи коэффициентов перевода.

Значение коэффициента перевода зависит от ряда факторов, в частности от температуры окружающей среды. Поэтому используется усредненное значение коэффициента перевода из литров в килограммы, которое, например, для дизельного топлива равно 0,84. Соответственно коэффициент перевода из килограммов в литры для дизельного топлива составит 1,19 (1 / 0,84).

О всех случаях перерасхода или нереальной экономии топлива материально ответственное лицо обязано незамедлительно сообщить руководителю организации (или начальнику службы топливно-энергетических ресурсов) для принятия срочных мер к выявлению и устранению причин перерасхода или нереальной экономии.

Расходы предприятия, связанные с горюче-смазочными материалами, должны быть отражены и учтены максимально правильно , т. к. в процессе экономических расчетов это позволит сократить налогооблагаемую базу и избежать лишних расходов.

Что такое ГСМ и какой порядок списания

В понятии ГСМ (горюче-смазочные материалы) объединены топливные ресурсы и прочие средства, требующиеся для бесперебойной работы транспортных единиц. К ним относятся:

• основные топливные жидкости и газы;
• вспомогательные вещества (смазки, масляные средства);
• специальные материалы (тормозные, охлаждающие и другие жидкости).

Списание ГСМ осуществляется с применением нормативов, установленных Министерством транспорта РФ или организацией. При этом учитывается несколько факторов :

• технические параметры транспортного средства;
• время года и изменения сезонного характера;
• акты замеров по расходованию топливных ресурсов (далее – ТР);
• корректирующие коэффициенты, зависящие от условий эксплуатации.

Руководство издает приказ , и специалисты занимаются утверждение норм списания. Если наблюдается заметный перерасход, это может вызвать у налоговых служб дополнительные вопросы.

Со стороны ответственного специалиста в листе обеспечивается указание дня выдачи, номера документа, а также установление штампа и печати. Некорректное заполнение порождает искажение основных бухгалтерских и налоговых данных и последующие погрешности в расчетах.

Учетные действия по количеству топлива, подлежащего списанию, осуществляются на основании следующих факторов :

• фактическая работа маршрута в процессе рабочего дня;
• реальный пробег ТС, совершенный за смену;
• количество потребленного за день топлива;
• норматив расходования на 100 километров пути.

Также на практике используется несколько вариантов оценивания ТР для последующего списания:

• на основании себестоимости единицы ресурса;
• на базе среднего значения себестоимости;
• посредством метода ФИФО (с учетом стартовой стоимости первых приобретенных ресурсов);
• способом ЛИФО (учитывая себестоимость последних купленных ТР).

Метод определяется каждой организацией по отдельности и включает в себя несколько направлений действий .

Перечень механизмов

Горюче-смазочные материалы требуются для непрерывной и бесперебойной работы множества стационарных устройств и механизмов, а также для обеспечения автомобилей. Топливо в виде дизеля, бензина, газа актуально для легковых и грузовых автомобилей.

Масла и смазки имеют более широкий спектр действия и применяются не только для машин «на ходу», но и для единиц оборудования, инвентаря. Специальные жидкости имеют узкое назначение и приобретаются для конкретных видов устройств.

Чаще всего в рамках деятельности предприятий используются следующие виды техники :

• грузовые и легковые автомобили;
• автобусы;
• погрузчики, оснащенные двигателем внутреннего сгорания;
• трактора, грейдеры;
• краны;
• обогреватели;
• бензопилы, газонокосилки;
• автономные генераторы.

Списание затрат в бухгалтерском учете осуществляется на фактически израсходованный объем ТР.

Необходимость оформления

Акт нужен для того, чтобы все подсчеты были осуществлены максимально точно и предоставлены в проверяющие структуры в полном объеме. Вариантов учета существует несколько .

Если компания небольшая, и документов мало, составление акта осуществляется лицом, которое ответственно за формирование бланка акта списания. Чаще всего это главный бухгалтер или сотрудник, подчиняющийся ему . Если предприятие крупное, для этих целей формируется специальная комиссия .

Комиссионная группа – прерогатива крупных предприятий . Ее представители осуществляют сверку затрат с нормами, установленными в рамках организации, а также обеспечивают тестовые заезды с профессиональными водителями, чтобы проверить предполагаемые размеры ежедневно расхода топлива и других горюче-смазочных материалов.

Помимо этого, эксперты собирают все путевые листы, акты, отчетные документы в целях формирования новой месячной отчетности.

Правила составления

На базе учетной ведомости, путевых листов в рамках состава комиссии осуществляется оформление еще одного документа – акта . Законодатель не утвердил единую форму данной бумаги, поэтому ее разработка осуществляется по усмотрению специалистов предприятия.

Правила оформления подразумевают тот факт, что документ должен содержать следующие сведения :

• материалы о членах комиссии, их личных данных и должностях;
• сведения о водителях;
• марки и модели транспортных средств, а также их эксплуатационные и технические критерии;
• временные периоды списания;
• информация по объемам конкретно затраченных ГСМ.

Подписание акта осуществляется со стороны главного бухгалтера, членов комиссии, водителя. На нем важно проставить дату составления (списания ГСМ). Бумага подлежит скреплению фирменной печатью предприятия, подшиванию и передаче для хранения в архив.

Со стороны законодательства РФ унифицированной формы заполнения бумаги не предусмотрено. Поэтому акты списания ГСМ разрабатываются руководителями и бухгалтерами в самостоятельном порядке.

Они и будут использоваться в ежедневной деятельности предприятия, а также предоставляться на проверку контролирующим структурам и службам.

Если говорить о реквизитах, то есть обязательный набор конкретных данных , которые нужно включить в документ:

• материалы о составителе, а также обо всех экспертах, входящих в состав комиссии (они включают фамилию, имя, отчество, должность, подписи);
• сведения о водителях, для которых происходит составление документа;
• данные об автомобиле/автомобилях и прочих транспортных средствах, подразумевающих использование горюче-смазочных материалов, в частности необходимо указать модели и марки, номера, технические и эксплуатационные параметры (год выпуска, пробег, цвет, тип кузова и т. д.);
• период, за который осуществляется списание, чаще всего он равняется сроку в 1 месяц, квартал, полугодие, год;
• размер списания (учитывается общий расход по каждой отдельной группе ГСМ, затем они суммируются, получается итоговый результат);
• дата составления документа, которая фактически представлена датой списания ТР.

Образец, несмотря на отсутствие унифицированной формы, упростит процедуру заполнения и поможет избежать ошибочных сведений в процессе .

Оформление справки о расходе топлива и ведомости

Ведомость о расходе топливных ресурсов включает в себя три основные части :

1. Введение (сверху), содержащее данные о порядковом номере, наименовании организации, марке.
2. Средняя область – таблица, включающая несколько граф для заполнения, сюда включаются данные по автомобилю, водителю, ГСМ, талонам на получение (при их применении).
3. Заключительный этап располагается на обороте и включает фразу «всего по ведомости», а также подписи лиц, осуществляющих выдачу и сверку данных.

Хранение документов осуществляется на протяжении 5-ти летнего периода . Если обязанности сотрудника исполняются во вредных условиях, срок продлен до 75 лет .

Как избежать ошибок при составлении

Чтобы процесс заполнения не сопровождался ошибками, необходимо соблюдают ряд правил :

• использовать специальный шаблон;
• прописать данные карандашом, а затем исправить их на ручку;
• правильно сравнить нормы с фактом;
• сосредоточиться на основных моментах;
• учесть влияющие факторы.

Таким образом, акт на списание ГСМ – важный документ , составляемый в большом количестве организаций, где используются топливные ресурсы и смазочные жидкости. Оформлением занимается компетентный специалист, обладающий теоретическими и практическими знаниями в этом направлении. Образец составления отсутствует, но есть шаблон, которого стоит придерживаться во избежание ошибок и помарок.

Учет ГСМ в 1С представлен ниже.

Учет потерь ГСМ, возникших в результате естественной убыли Потери топлива могут возникать не только в результате таких событий, как хищения. ГСМ могут испаряться, налипать и т.п. Иначе говоря, бухгалтер может столкнуться с фактом потерь топлива в результате влияния естественных условий. В этом случае можно говорить о необходимости расчета норм естественной убыли.Вообще, нормы естественной убыли — это нормы потерь, представляющие собой естественную убыль товаров в массе или объеме, возникающую вследствие физических и химических процессов при нормальных условиях транспортировки, хранения и отпуска.Потери, не связанные с естественными процессами (например, протечка резервуара, ремонт, зачистка резервуара), при расчете норм естественной убыли не учитываются.С 20 ноября 2009 г.

Ведомость учета выдачи гсм

Внимание

Складской, а также бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов в натуральном выражении на нефтескладах, в кладовых ведется в единицах массы. Горюче-смазочные материалы, находящиеся в других местах хранения (в пунктах заправки, производственных участках, отделениях, бригадах и т.п.), учитываются в тех единицах, в которых они получены материально ответственными лицами.

Бланкер.ру

Письме УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2.Арбитражные суды указывают на то, что указанная форма носит обязательный характер только для автотранспортных организаций, а, следовательно, отсутствие каких-то реквизитов в путевом листе не говорит о неподтвержденности транспортных расходов (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 N КА-А41/9668-10, от 18.11.2009 N КА-А40/12213-09; Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2009 по делу N А56-20450/2008).Итак, путевой лист должен составляться, но предприятия, не являющиеся автотранспортными, не обязаны придерживаться унифицированной формы.Тем не менее, во избежание возможных конфликтов, без необходимости унифицированную форму лучше не корректировать.Как правило, путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на один день или смену.

Ведомость учета выдачи горюче-смазочных материалов

Талоны должны быть заверены печатью предприятия.Повторная заправка транспортного средства может производиться только после сдачи полного отчета по ранее полученным ГСМ. Если заправка осуществляется по талонам, то неиспользованные талоны должны быть сданы, а данная операция отражена в ведомости возврата талонов.Путевые листы.

Расходы на горюче-смазочные средства могут быть признаны на основании документов, содержащих данные о фактическом пробеге и расходе топлива, а также подтверждающих производственный характер маршрута следования автотранспорта.Документом, наиболее полно отражающим перечисленную информацию, является путевой лист автомобиля (формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).Минфин России в Письме от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 указал, что форма путевого листа легкового автомобиля носит обязательный характер лишь для автотранспортных организаций.

Ведомость учета выдачи дизельного топлива и бензина

Оформление и учет движения ГСМ внутри организации рекомендуется организовать в соответствии с требованиями Положения о порядке учета поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов, утвержденного постановлением Минфина РБ от 15.05.2002 № 74 (далее — Положение № 74) (несмотря на то, что данный документ является обязательным для исполнения государственными организациями, иными организациями, имеющими долю государственной собственности, а также колхозами). Рассмотрим установленный Положением № 74 порядок оформления движения ГСМ, который целесообразно применять в случае, когда организация централизованно приобретает ГСМ для заправки транспортных средств, осуществляет их хранение и выдачу по мере необходимости для использования.

Учет расходования горюче-смазочных материалов (гсм)

Инфо

Если ГСМ нужны для иных целей Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами (формы М-8 и М-10).

Когда допустима повторная заправка Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую. Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия.

Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу.

Документальное оформление движения горюче-смазочных материалов

Учет топлива ведется в показателях массы (килограммы и тонны) и объема (литры). Следует знать, что объем и плотность горючего зависят от колебаний температуры: при ее повышении объем топлива увеличивается, а при понижении — уменьшается.
При этом масса ГСМ остается постоянной. Пример 1. На предприятие от поставщика поступил бензин. В документах поставщика количество топлива указано в тоннах — 0,8 т бензина плотностью 0,78 кг/л, что соответствует 1025,641 л (800 кг: 0,78 кг/л).
Как мы видим из примера 1, для пересчета веса топлива в объем необходимо располагать данными о плотности конкретных ГСМ.

При решении этого вопроса необходимо также принимать во внимание возможные установки и рекомендации вышестоящих организаций (при их наличии). Принятый вариант учета должен максимально обеспечивать внутренний контроль за движением топлива и исключать возможность хищений.

Важно

Составление отчета о движении горюче-смазочных материалов На основании документов, по которым в организации производились прием и отпуск горюче-смазочных материалов, товарно-транспортных накладных, требований, ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, материально ответственное лицо составляет отчет о движении горюче-смазочных материалов (п. 79 Инструкции № 133). Рекомендуем установить порядок, который бы предусматривал, что перед сдачей в бухгалтерию отчет должно проверить и подписать лицо, возглавляющее службу топливно-энергетических ресурсов организации, или иное лицо, уполномоченное руководителем организации.

Образец ведомости выдачи горюче смазочных материалов

НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете. Как выглядит и заполняется документ В бумаге имеется три части:

• Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.

• Средняя часть ведомости. Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.

Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько). Также в табличной части упомянуты талоны на получение.

Ведомость выдачи горюче смазочных материалов

На предприятии выявлено хищение ГСМ на общую сумму 23 200 руб. Руководство предприятия обратилось в правоохранительные органы, виновник хищения найден, суд обязал его возместить ущерб.

В учете произведены записи:Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»К-т сч. 10 «Материалы», субсч. «Топливо»,23 200 руб.выявлена недостача ГСМ;Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»К-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»23 200 руб.убытки от кражи ГСМ отнесены на виновное лицо. В случае если виновное лицо не может погасить сумму убытка, а обращение взыскания на его имущество невозможно, сумма убытка со счета 94 списывается в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы».Водитель компенсирует стоимость перерасходованного сверх нормативов топлива.

Рассмотрим на примере 4, как отражаются в учете расчеты, производимые в такой ситуации.

Всем предприятиям, деятельность которых связана с оказанием логистических услуг, и имеющим на своем балансе транспортные средства, нужна ведомость учета горюче-смазочных материалов (ГСМ). В этом документе в полной мере отображается, когда, кому и в каком объеме было оплачено использование топлива или других горюче-смазочных материалов. Для бухгалтера логистической фирмы эта бумага – одна из наиболее часто заполняемых.

ФАЙЛЫ

Ведомость нужна только тогда, когда приобретение ресурсов осуществляется через подотчетное лицо.

Если компания выдает (приобретает) работникам топливные карты, то все расходы фиксируются на них и потом, в конце месяца, списываются. Но покупку этих карт также придется проводить и документально оформлять.

Законные основания

Форма существует с того момента, как Госкомнефтепродукт СССР 15 августа 1985 года (№06/21-8-446) ее утвердил. Несмотря на множество редакций, суть бумаги остается прежней, она показывает свою актуальность, переиздается и остается значимой для многих организаций.

На основании чего выдается топливо

Выдача ГСМ производится строго при наличии у водителя. Никакие расписки, справки или заявления не могут быть основанием для формирования документа. Для того чтобы убедиться в факте предъявления, бухгалтер (или любое другое назначенное материально ответственное лицо за ГСМ) расписывается в путевом листе, а водитель – в ведомости.

Проверяющие органы обычно интересуются, обоснованы ли расходы налогоплательщика. Кроме того, нужно доказать, что расходование горюче-смазочных материалов прямо или косвенно связано с получением дохода конкретной организацией.

Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете.

Как выглядит и заполняется документ

В бумаге имеется три части:

• Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.

• Средняя часть ведомости. Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.

Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько).

Также в табличной части упомянуты талоны на получение. Если организация выдает бензин через транспортные карты, то наличие этого столбца необязательно.

• Заключительная часть бумаги. Она находится на обороте и состоит из фразы «Всего по ведомости номер______выдано______». Также в конце расписывается тот, кто проводит выдачу, и тот, кто проверяет указанную в доверенности информацию. В самом конце ставится печать организации.

Аналоги путевого листа

Помимо путевых листов, подходящей основой для заполнения могут считаться:

• для спецтехники – специализированные маршрутные листы;
• для спецтехники – рапорты о работе;
• документы системы контроля пробега и т.д.

Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78. В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ. Если учреждение не является автотранспортным предприятием, то четко выполнять все требования унифицированных форм в этом отношении оно не обязано. Но при проверках контролирующими органами будет удобнее пользоваться именно этими формами.

Важно! Храниться эти бумаги должны не менее 5 лет. Если же работник выполнял свои обязанности во вредных, опасных или тяжелых условиях, то согласно Приказу Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года путевые листы сохраняются 75 лет.

Электронный вид

Удобнее всего осуществлять оформление этого документа через программу 1С.

В ней существует специальный модуль учета ГСМ. Если в организации используется несколько видов ГСМ, то для каждой разновидности потребуется своя ведомость учета выдачи. Это правило действует как для электронных, так и для печатных документов.

Если ГСМ нужны для иных целей

Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами ( и М-10).

Если ведомость распечатывается, то у нее не бывает титульной части. У документа две стороны. На первой – название, на второй – подписи ответственных лиц и печать.

Когда допустима повторная заправка

Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую.

Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия. Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу. Неиспользованные талоны благополучно сдаются, на основании чего может быть составлена ведомость возврата талонов.

Налоговый учет

Если бензин, дизельное топливо или иной вид ГСМ используется транспортной организацией (ее основной вид деятельности связан с перевозкой грузов и людей), то расход идет в качестве материальных затрат. Если предприятие не логистическое по своей основной деятельности, то их нужно учитывать как прочие расходы.

Причем в налоговом учете можно принимать как фактически использованное, так и рассчитанное по формуле количество этого ресурса, в зависимости от удобства расчетов и фиксации.

Если у спецтехники или транспортного средства нет одометра, то составляют акт о списании ГСМ и на его основе производят дальнейший учет.