Обязан ли работодатель возмещать сотруднику, который устраивается на работу, оплату предварительного медицинского осмотра? В организации сотрудники проходят первичные (при приеме на работу) и вторичные обязательные медицинские осмотры. сотрудники оплачива

Обязан ли работодатель возмещать сотруднику, который устраивается на работу, сумму, потраченную на прохождение предварительного медицинского осмотра?

Ответ

Да, обязан.

Сотрудники, подлежащие обязательному медосмотру

Сотрудники, выполняющие определенные виды работ, проходят обязательные медосмотры за счет организации. К этой категории персонала относятся, в частности:

сотрудники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными (опасными) условиями труда (в т. ч. на подземных работах) (ст. , ТК РФ);

сотрудники, занятые на работах, связанных с движением транспорта (ст. и ТК РФ, Закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ);

сотрудники предприятий пищевой промышленности, общепита и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений ();

сотрудники ведомственной охраны ().

Помимо этого существует ряд отраслевых документов, каждый из которых регулирует порядок проведения медосмотров в том или ином виде деятельности. Ими должны руководствоваться организации, которые подпадают под действие этих документов. Такой порядок подтверждается и Трудового кодекса РФ, и Закона от 21 ноября 2011 г. № 323-ФЗ. Например, обязательные медосмотры предусмотрены для сотрудников, занятых:

в организациях коммунально-бытового назначения, оказывающих парикмахерские и косметические услуги ( СанПиН 2.1.2.2631-10, утвержденных );

в строительном производстве ( СанПиН 2.2.3.1384-03, утвержденных );

в организациях общественного питания ( СанПин 2.3.6.1079-01, утвержденных );

на работах, связанных с обслуживанием объектов электроэнергетики ( , утвержденный );

на железнодорожном транспорте общего пользования ( , утвержденный ).

Порядок проведения обязательных медосмотров сотрудников, занятых на работах с вредными (опасными) производственными факторами, приведен в к . Правила медосмотра водителей установлены в . В отношении всех остальных категорий сотрудников, для которых специальных правил медосмотра не установлено, можно также применять эти документы.

Организовать проведение медосмотров сотрудников обязан работодатель, заключив соответствующий договор с медицинским учреждением ( Порядка, утвержденного ). При этом медучреждение должно иметь лицензию на медицинскую деятельность ().

Также работодатель вправе ввести в штат должности медицинских работников и создать подразделения (кабинет врача, здравпункт, медицинский кабинет, медицинскую часть и другие подразделения), оказывающие медицинскую помощь сотрудникам организации, и может проводить медосмотры (например, предрейсовые) в собственном медпункте при условии, что медпункт имеет лицензию на медицинскую деятельность и право на проведение предварительных и периодических медосмотров ( , Порядка, утвержденного ).

Обязательные медосмотры подразделяются на три вида:

предварительные;

периодические;

Кроме того, для отдельных категорий сотрудников могут быть предусмотрены обязательные медосмотры (обследования) в начале рабочего дня (смены), а также в течение и (или) в конце рабочего дня (смены). Время прохождения таких медосмотров (обследований) включается в рабочее время. Такой порядок предусмотрен статьи 213 Трудового кодекса РФ. Например, такие медосмотры обязаны проходить сотрудники, занятые на подземных работах ().

Предварительные осмотры проводятся при приеме на работу. Их цель - до заключения трудового договора определить, может ли кандидат претендовать на ту или иную должность по состоянию здоровья.

Если предварительный медосмотр проводится в медицинском учреждении, кандидату нужно выдать направление. В направлении, выдаваемом соискателю должности на вредных (опасных) работах, укажите вредные (опасные) производственные факторы, с которыми сотрудник столкнется после трудоустройства на вакантную должность. Кроме того, в направлении укажите:

наименование работодателя;

форму собственности и вид экономической деятельности организации по ОКВЭД;

наименование медицинской организации, фактический адрес ее местонахождения и код по ОГРН;

вид медицинского осмотра (предварительный);

фамилию, имя, отчество, дату рождения соискателя;

наименование структурного подразделения организации (при наличии), в котором будет занят кандидат;

наименование должности (профессии) соискателя или виды работ, которые он будет выполнять.

Такие требования содержатся в пунктах , Порядка, утвержденного . В связи с отсутствием в настоящее время унифицированного бланка направления организация вправе разработать его .

Периодические обязательные медосмотры проводятся в течение всего срока работы сотрудника в организации с . Их цель - контроль за состоянием здоровья сотрудников и своевременное выявление профзаболеваний.

Для проведения периодических медосмотров организация формирует список сотрудников, которые:

подвергаются воздействию вредных производственных факторов, указанных в , утвержденном . Также вредные факторы устанавливают по результатам и в ходе лабораторных исследований и испытаний;

Утвержденный список направьте в территориальный орган Роспотребнадзора в 10-дневный срок ( Порядка, утвержденного ).

На основании этого списка составьте сотрудников, которым необходимо пройти периодический осмотр. Если медицинское освидетельствование проводится в отношении сотрудников, занятых на вредных (опасных) работах, в нем нужно указать вредные (опасные) производственные факторы, оказывающие воздействие на сотрудников.

Поименный список сотрудников направляется в медицинскую организацию не позднее чем за два месяца до согласованной с этой организацией даты начала проведения периодического медосмотра ( Порядка, утвержденного ).

Получив поименный список, медучреждение составляет календарный план проведения медосмотров и согласовывает его с организацией. Работодатель должен ознакомить сотрудников с этим планом не позднее чем за 10 дней до начала медосмотра.

Такие правила установлены пунктами и Порядка, утвержденного .

Перед проведением периодического медосмотра выдайте сотруднику . Оно оформляется , что и при проведении предварительных медосмотров ( Порядка, утвержденного ).

Частота проведения периодических осмотров определяется типами вредных или опасных производственных факторов, воздействующих на работника, или видами выполняемых работ. При этом периодические осмотры проводятся не реже чем в сроки, указанные в и (п. и Порядка, утвержденного ). Сотрудники, не достигшие 18 лет, а также сотрудники в возрасте от 18 до 21 года, занятые на работах с вредными (опасными) условиями труда, а также работах, связанных с движением транспорта, в любом случае должны проходить периодические медосмотры ежегодно (ст. и ТК РФ, Порядка, утвержденного ).

Для остальных категорий сотрудников может быть установлена другая периодичность медосмотров. Так, периодические медосмотры спортсменов, сотрудников ведомственной охраны проводите не реже чем раз в год ( , ).

Внеочередные медосмотры назначаются по просьбе сотрудников (в соответствии с медицинским заключением) или на основании медицинских рекомендаций, указанных в заключительном акте медицинского обследования. В направлении на медосмотр обязательно нужно указать причину проведения внеочередного обследования. Об этом сказано в статьях и Трудового кодекса РФ и Порядка, утвержденного .

Оформление результатов осмотра

Сведения о проведенных предварительных и периодических обязательных медосмотрах нужно предоставить в ФСС России (). С учетом этих данных ФСС России установит организации скидку или надбавку к тарифу взносов на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Установление скидки (надбавки) к страховому тарифу происходит в соответствии с , утвержденными . Если в 2010 году в организации были несчастные случаи со смертельным исходом (за исключением несчастных случаев по вине третьих лиц), то работодателю в 2012 году скидка к страховому тарифу предоставлена не будет ().

Сотрудника, не прошедшего обязательный медосмотр, допускать к работе нельзя ().

Нина Ковязина

заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с проведением предварительных медицинских осмотров кандидатов при поступлении на работу, и сообщает следующее.

Согласно п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) в целях главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

В соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, учитываются расходы на обеспечение нормальных условий труда.

При этом указанные расходы должны соответствовать положениям п. 1 ст. 252 НК РФ, согласно которым расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Согласно ст. 213 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры (обследования) для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы и предупреждения профессиональных заболеваний.

Перечень вредных и (или) опасных производственных факторов, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), утвержден Приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 16.08.2004 N 83 "Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и Порядка проведения этих осмотров (обследований)" (далее - Перечень).

Согласно п. 4 Перечня к работам, при выполнении которых проводятся предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), относятся работы в нефтяной и газовой промышленности, выполняемые в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, пустынных и других отдаленных и недостаточно обжитых районах, а также при морском бурении.

Статья 212 ТК РФ определяет обязанности по обеспечению безопасных условий и охраны труда в организации, которые возлагаются на работодателя. Работодатель обязан в случаях, предусмотренных ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, организовывать проведение за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров (обследований) работников, внеочередных медицинских осмотров (обследований) работников по их просьбам в соответствии с медицинским заключением с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка на время прохождения указанных медицинских осмотров (обследований).

Учитывая изложенное, затраты на проведение обязательных предварительных (при поступлении на работу) медицинских осмотров (обследований) работников, проводимых в соответствии с действующими нормативными правовыми актами Минздравсоцразвития России или Минздрава России, относятся к прочим расходам, учитываемым при налогообложении прибыли. При этом затраты на предварительный медицинский осмотр лиц, которые по результатам осмотра или по иным основаниям не были приняты на работу, также учитываются для целей налогообложения прибыли.

Заместитель директора

Департамента налоговой

и таможенно-тарифной политики

Н.А.КОМОВА

Самые важные изменения этой весны!

В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

В соответствии со статьей 213 ТК РФ , на предварительный медицинский осмотр при приеме на работу в обязательном порядке направляются:

работники до 18 лет;
все, кто планирует работать во вредных и опасных условиях, а также с источниками повышенной опасности;
водители;
все работники, которые связаны с продуктами питания и водой (приготовление, продажа и транспортировка);
работники детских учреждений.

Все, кому осмотр положен по закону при трудоустройстве, проходят медкомиссию (или медосмотр) за счет работодателя (), который обязан оплатить эти мероприятия. При этом не имеет никакого значения, будет такой человек принят в дальнейшем на работу или нет. Иными словами, в соответствии с нормами , медосмотр проводится исключительно за счет работодателя, без вариантов.

Этому тезису есть подтверждение в судебной практике. Не так давно Суд Ханты-Мансийского автономного округа — Югры вынес Апелляционное определение от 11.09.2018 по делу № 33-5966/2018, которым обязал работодателя компенсировать затраты гражданина на прохождение медосмотра, хотя его на работу не приняли. Кроме того, работодатели должны помнить, что взыскать сумму, израсходованную на прохождение медкомиссии, с работника, который впоследствии сам отказался заключать трудовой договор, запрещено. Такой вывод сделал Роструд, отвечая на вопросы пользователей портала Онлайнинспекция.рф.

Каким образом осуществляется оплата медицинской комиссии при приеме на работу в соответствии с нормами Трудового кодекса

Законодательство не регулирует порядок оплаты медицинских осмотров, которые работодатели организуют для своих сотрудников. Нормы закона однозначно определяют только то, что работодатель должен оплачивать медосмотры при приеме на работу. Каким образом это будет сделано, работодатель и организация, проводящая осмотры, решают самостоятельно.

Какие есть варианты оплаты:

Договор с медицинской организацией. Организация заключает договор с медицинским учреждением. Содержанием этого договора определяется обязанность работодателя оплачивать медосмотры при поступлении на работу. Будет ли это оплата по факту за каждого обследуемого или какая-то фиксированная ставка, вне зависимости от количества направленных человек, стороны определяют договором. Стороны, в том числе, могут определить, за чей счет проводится медосмотр при приеме на работу, например, за каждого десятого обследуемого медицинская организация платит самостоятельно.
Компенсация работнику по факту. В случае отсутствия договора с медицинской организацией работодатель может направить работника на предварительный медицинский осмотр с последующей полной компенсацией его стоимости работнику. В этом случае в организации должен быть разработан и утвержден локальным нормативным актом порядок такого возмещения, в котором будет четко указано, кто оплачивает первичный медосмотр при приеме на работу, а кто, в каком порядке и на основании каких документов компенсирует эти расходы.

Кто оплачивает личную медицинскую книжку

Личная медицинская книжка является документом строгой отчетности с уровнем «В» защиты от подделок, и не может находиться в свободной продаже. Выдача бланков этих документов осуществляется центрами государственного Санэпиднадзора на основании соответствующих заявок.

Перечень профессий, требующих наличия такого документа, указан в Письме Минздрава от 07.08.2000 № 1100/2196-0-117. Среди них работники:

здравоохранения и социальной защиты;
образования;
торговли и др.

При прохождении медосмотров такими работниками результаты подлежат внесению в личные медкнижки, в соответствии с пунктом 33 Порядка проведения медосмотров, утвержденного . За прохождение такого осмотра платит работодатель, поэтому если работник годен, ему будет выдана соответствующая справка и медкнижка, в которой зафиксированы результаты осмотра. Если работник не годен, ему будет выдано заключение о профессиональной непригодности для выполнения данного вида работы.

Отдельные категории сотрудников при устройстве на работу обязаны пройти предварительный медицинский осмотр. Эта услуга платная, варьируется от полутора до трех тысяч рублей в зависимости от региона и перечня запланированных врачей. Оказывают ее как коммерческие клиники, так и государственные медицинские учреждения. Включает в себя осмотр сотрудника узкими специалистами и проведение основных диагностических мероприятий, таких как общие анализы, электрокардиограмма и флюорография. Цель данного мероприятия в определении пригодности работника к исполнению ежедневных рабочих задач. А периодического осмотра — выявление профессиональных заболеваний, только зарождающихся или мониторинг динамики существующих проблем.

Кто должен оплачивать медосмотр?

Финансовое обеспечение медицинского осмотра согласно трудовому законодательству является задачей работодателя в полном объеме. Это регламентировано статьей 212 Трудового Кодекса РФ. Неисполнение данной нормы закона может навлечь на директора организации серьезные штрафные санкции размером до ста тридцати тысяч рублей для юридического лица, а для индивидуального предпринимателя до двадцати пяти тысяч рублей. Правонарушение может быть обнаружено в результате внеплановой или плановой проверки, проводимой государственным инспектором труда. План проверок на год можно найти на сайте Генеральной прокуратуры РФ.

Кого направлять на медосмотр при приеме на работу

Работников, выполняющих трудовые функции во вредных и (или) опасных условиях труда. Регламентирующий локальный документ — это перечень контингентов, в котором прописывают наименование профессии или должности, вредный фактор труда. Вывод об отклонении условий от нормы делают по результатам спецоценки условий труда. Все вредности прописывают в карте рабочего места и знакомят с ней сотрудника при приеме под подпись.
Офисных сотрудников, занятых на персональном компьютере более 50 процентов рабочего времени. Периодичность прохождения медосмотра один раз в 24 месяца.
Водителей всех транспортных средств. Обязателен осмотр нарколога и психиатра.
Работников организаций общественного питания, торговли: рестораны, столовые, кафе, закусочные и всей пищевой промышленности. Обязательно наличие медицинской книжки.
Сотрудников медицинских организаций: лабораторий, клиник, больниц и т.п.
Работающих с детьми: школы, дошкольные учреждения, группы кратковременного пребывания и другие.
Работников заведений бытового обслуживания населения, таких как прачечные, парикмахерские, бани,сауны.
Командированных в районы Крайнего севера.
Отдельная категория – несовершеннолетние работники.

Способы направления сотрудника на медосмотр

Существуют два варианта направления сотрудника на медосмотр:

В первом случае организация заключает договор оказания услуг по проведению медосмотра новых сотрудников с определенным лицензированным медицинским центром, зарекомендовавшим себя как надежный партнер в области предоставления такого рода услуг. В штате сотрудников должен быть врач профпатолог. Именно он разрабатывает окончательное заключение.
Во втором сотрудник сам выбирает учреждение для прохождения медосмотра и предъявляет работодателю платежные документы для возмещения произведенных расходов. Порядок возмещения расходов должен быть прописан в локальном акте организации.

В любом случае руководитель кадровой службы должен выдать соискателю направление на прохождение медосмотра. Документ составляется в произвольной форме. Его бланк может предоставить клиника. На обратной стороне удобно размещать памятку прохождения медосмотра.

Обязательная информация:

Данные организации направившей работника: наименование, код по ОКВЭД.
Данные медицинского учреждения: название, местонахождение, код по ОГРН, режим работы.
Сведения о сотруднике: ФИО, возраст, наименование должности, структурного подразделения и основание направления в медицинское учреждение, то есть наименование вредного фактора или вида работ. А также срок прохождения медосмотра.

Направление должно быть подписано руководителем кадрового департамента или специалистом службы охраны труда, отвечающим за организацию процедуры.

Пример:
___________________
наименование организации
__________________________
ОКВЭД
Направление на предварительный (периодический) медицинский осмотр
Направляется в __________________________________________________________________
наименование медицинского учреждения, адрес, ОГРН

Ф.И.О. ________________________________________________________
Дата рождения 00.00.0000
Поступающий на работу /работающий ________________________________________________________
Структурное подразделение ________________________________________________________
Должность/профессия/вид работы ________________________________________________________
Вредные и (или) опасные производственные факторы ________________________________________________________
(номер пункта)

Итоги медосмотра

По итогу медосмотра сотрудник приносит в кадровый департамент документ:

заключение о медосмотре, где прописано, годен или нет к выполнению соответствующих трудовых функций;
медицинскую книжку, это касается работников, соприкасающихся с продуктами питания, находящихся в тесном контакте с населением;
справку установленной формы №086/у, в том случае, если кандидат несовершеннолетний.

Необходимо знать, если соискатель не подходит по параметрам здоровья, и сделан вывод, о непригодности к работе, в приеме такому кандидату придется отказать.

Возмещение работнику оплаты медосмотра

Как уже говорилось ранее, непосредственно работодатель должен оплатить стоимость медосмотра. Но возможен вариант, когда работник первоначально платит клинике за проведение диагностики и предоставляет в организацию платежные документы к возмещению расходов. Арбитражная практика показывает приемлемость такой ситуации. В этом случае кандидат должен написать заявление в бухгалтерию на имя руководителя и приложить подлинник квитанции или чека на оплату. После одобрительной визы директора бухгалтерия делает перечисление денежных средств. Конкретный срок выплат законодательством не регламентирован. Сложившаяся практика предлагает сделать перечисление в ближайшую зарплату или аванс.

В случае если организация отказывается исполнить свои обязанности, мотивируя это недостатком денежных средств. Суд придет на помощь к ущемленному в своих правах человеку и обяжет в судебном порядке соблюдать требования ТК РФ.

Если медицинская организация признала кандидата негодным, это не освобождает работодателя от возмещения ему стоимости медосмотра.

Генеральному директору ООО
от ФИО должность

Заявление

На основании части 7 статьи 213 ТК РФ прошу возместить мне расходы на обязательный медицинский осмотр, оплаченный мной за счет собственных средств.
Приложение: квитанция №0000 от 00.00.0000, подтверждающая оплату медосмотра, на сумму 0000 рублей.

Подпись, дата

Бухгалтерский учет возмещения медосмотра

В бухгалтерском учете медосмотр отражается следующими проводками:

дебет: 20 (23, 25, 26, 44) – Кредит: 60 (73, 76) – отражение произведенных затрат на медосмотр;
дебет: 60 (73, 76) – Кредит: 50 (51) – сотруднику осуществлено перечисление компенсации оплаченного самостоятельно медосмотра, либо сделан расчет с клиникой.

В налоговом учете расходы учитываются в зависимости от системы налогообложения:

общая система налогообложения – прочие расходы;
упрощенная система налогообложения – материальные расходы.

На суммы возмещения медосмотра сотруднику налог на доходы физических лиц и страховые взносы не начисляются.

Как отражается выплата вновь принятым работникам возмещения оплаты прохождения первичного медицинского осмотра в бухгалтерском и налоговом учете организации? Об этом, а также о том, какими документами можно подтвердить факт оказания и оплаты данных услуг рассказывают эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ Ольга Подволокина и Елена Мельникова.

Организация возмещает вновь принятым работникам прохождение первичного медицинского осмотра. Как выплата данного возмещения отражается в налоговом и бухгалтерском учете? Какие должны быть сделаны бухгалтерские проводки? Какие должны быть оформлены документы, чтобы данная выплата не облагалась НДФЛ, взносами во внебюджетные фонды, но при этом могла быть учтена в целях налогообложения прибыли?

Согласно ст.ст. 212 и 213 ТК РФ в обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий и охраны труда в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, входит организация проведения за счет собственных средств обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров (обследований), а также внеочередных медицинских осмотров (обследований) работников по их просьбам в соответствии с медицинскими рекомендациями. На время прохождения указанных медицинских осмотров (обследований) работодатель обязан сохранить за работником место работы (должности) и средний заработок.

Таким образом, в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, некоторые категории работников допускаются к работе только при условии прохождения медицинских осмотров.

При этом работодатель, на основании законодательно установленных норм, не вправе допускать к исполнению трудовых обязанностей работников, не прошедших медицинский осмотр.

В рассматриваемой ситуации организация возмещает вновь принятым работникам прохождение первичного медицинского осмотра.

Налог на прибыль

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ в целях гл. 25 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ).

В соответствии с пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ в целях налогообложения прибыли к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся в том числе расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Таким образом, затраты на возмещение работникам организации стоимости оплаченных ими за свой счет обязательных предварительных медицинских осмотров при трудоустройстве на работу на основании представленных ими документов учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией (смотрите, например, письма Минфина России от 06.10.2009 N 03-03-06/1/648, от 21.11.2008 N 03-03-06/4/84, от 07.11.2005 N 03-03-04/1/340).

Отметим, что в письме УФНС по г. Москве от 26.10.2005 N 20-12/77744 налоговые органы предложили иной вариант учитывать расходы, связанные с предварительными медосмотрами физических лиц (до их приема на работу), в качестве расходов на подбор кадров на основании пп. 8 п. 1 ст. 264 НК РФ, но только в том случае, если эти граждане по результатам осмотра или по иным основаниям были приняты на работу.

При этом расходы на проведение медосмотров работников организации, для которых такие медосмотры не являются обязательными, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций, поскольку не могут быть признаны обоснованными (смотрите, например, письма Минфина России от 31.03.2011 N 03-03-06/1/196, от 05.10.2009 N 03-03-06/1/638, от 05.03.2005 N 03-03-01-04/1/100, письма УФНС по г. Москве от 16.08.2006 N 20-12/72394, от 04.08.2006 N 09-14/069136, от 26.10.2005 N 20-12/77744).

НДФЛ

Согласно ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.

В соответствии со ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 НК РФ.

Перечень выплат, освобождаемых от налогообложения, приведен в ст. 217 НК РФ.

Пунктом 3 ст. 217 НК РФ установлено, что не являются объектом обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Следовательно, в тех случаях, когда прохождение медицинского осмотра (обследования) является обязательным в силу требований трудового законодательства (или иных нормативных правовых актов), работодатель обязан обеспечить и организовать его проведение за счет собственных средств (ч. 6 ст. 213 ТК РФ). Поэтому в такой ситуации у работодателя возникает обязанность возместить сотруднику затраты на прохождение медицинского осмотра.

Если при устройстве на работу работники за свой счет проходят обязательный медицинский осмотр, а организация впоследствии эти расходы компенсирует, то эти компенсации не облагаются НДФЛ в случае, если проведение медосмотра предусмотрено для данной профессии (смотрите, например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.08.2006 по делу N А56-31936/2005, письма Минфина России от 05.03.2005 N 03-03-01-04/1/100, от 21.11.2008 N 03-03-06/4/84).

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 11.08.2006 по делу N А56-31936/2005 судом установлено, что организация возместила работникам затраты по прохождению первичного медицинского осмотра при поступлении на работу. Суд указал, что работодатель должен за счет собственных средств обеспечить сотрудникам прохождение этого осмотра в соответствии с законодательством. Поэтому данные выплаты в пользу работников не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Таким образом, стоимость медосмотров, возмещаемая организацией своим работникам, не подлежит обложению НДФЛ, если эти медосмотры проводятся в соответствии с действующим законодательством.

Страховые взносы

Согласно ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами для организаций признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.

В соответствии с ч. 1 ст. 8 Закона N 212-ФЗ база для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ.

Так, согласно пп. "и" п. 2 части 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ и не подлежат обложению все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Таким образом, суммы возмещения сотрудникам оплаты прохождения предварительного медосмотра, проведенного согласно требованиям законодательства, страховыми взносами не облагаются (смотрите, например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29.03.2012 N Ф04-1187/12 по делу N А45-18533/2011, определение ВАС от 20.07.2012 N ВАС-9128/12).

Взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний

Согласно п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Таким образом, суммы возмещения сотрудникам оплаты прохождения предварительного медосмотра, проведенного согласно требованиям законодательства, не являются объектом обложения взносами от НС и ПЗ.

Бухгалтерский учет

В соответствии с п.п. 5, 7 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, в бухгалтерском учете организации расходы на проведение медосмотров работников отражаются как расходы по обычным видам деятельности.

Согласно Плану счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению, утвержденного приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н (далее - План счетов) для обобщения информации о всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда и расчетов с подотчетными лицами, предназначен счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям".

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Дебет 20 (25, 26) Кредит 73

Отражены затраты по прохождению медосмотра работниками;

Дебет 73 Кредит 50 (51)

Компенсированы затраты работникам

Документальное оформление

Для документального подтверждения факта оказания услуг работник должен представить в бухгалтерию организации документы, подтверждающие как характер оказанных услуг, так и факт их оплаты.

Конкретного перечня документов, служащих подтверждением прохождения первичного медицинского осмотра работником, законодательно не закреплено. В письме УФНС России по г. Москве от 22.03.2012 N 16-15/024879@ отмечено, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы. Единственное его требование - расходы должны быть подтверждены документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Статьей 9 Федерального закона N 129-ФЗ от 21.11.1996 "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) определено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные указанным федеральным законом.

Если организация предполагает заключить договор на оказание услуг по проведению медосмотра работников с медицинской организацией (которая должна иметь лицензию), документом, подтверждающим факт оказания услуг, может быть акт оказанных услуг. В связи с тем, что форма акта оказанных услуг не содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, данный документ должен содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Кроме акта, документами, подтверждающими фактические расходы на медицинское обслуживание, являются любые расчетно-платежные документы, из которых видно, что оплата произведена медицинской организации (счет, платежное поручение с отметкой банка), а также заключенный сторонами договор.

Если услуга оказана непосредственно работнику, обратившемуся в медучреждение лично, то мы полагаем, что таких документов может и не быть. В этом случае работником может быть предъявлен кассовый чек (или бланк строгой отчетности), справка об итогах прохождения медосмотра, а также иные любые документы, из которых будет следовать, что услуга оказана. Бухгалтер также может составить бухгалтерскую справку. Также подтвердить затраты на медицинский осмотр поможет приказ руководителя организации с перечнем сотрудников, которым он необходим.

С текстами документов, упомянутых в ответе экспертов, можно ознакомиться в справочной правовой системе ГАРАНТ .

Причем все медицинское обслуживание сотрудников, которые проходят оформление на работу, производится за счет предприятия. В случае отказа от медицинского освидетельствования новый сотрудник не может быть принят на должность.

Выполнение медицинских осмотров проводится для определения следующих задач:

оценка способности к выполнению работы по состоянию здоровья на момент трудоустройства;
выяснение предрасположенности к профессиональным заболеваниям;
возможность выполнения тех или иных функций с точки зрения психического состояния.

При проведении первичного осмотра список врачей-специалистов, необходимых для прохождения при приеме на работу, зависит от должности и условий труда того места, на которое производится прием. Работодатель вправе первичный осмотр дополнять теми или иными обследованиями согласно статье 213 ТК .

Если при оформлении сотрудника на должность, на которую обязателен медосмотр, медицинское освидетельствование не было пройдено, то работодатель подвергается штрафу в размере 50 тыс. рублей, или это грозит ему прекращением деятельности до 90 дней.

Какие категории сотрудников проходят медицинскую комиссию по ТК РФ?

деятельность, сопряженная с вредными и опасными условиями труда;
деятельность, связанная с транспортом;
деятельность, относящаяся к водопроводным сетям;
сотрудники, занятые в пищевой промышленности и сфере питания, а также торговые работники;
медицинские работники;
учителя и сотрудники детских садов.

По статье 69 ТК медицинские освидетельствования при приеме на работу также должны обязательно проходить граждане, которым еще не исполнилось 18 лет, вне зависимости от того, на какую должность они устраиваются.

Статья 69. Медицинский осмотр при заключении трудового договора

Обязательному предварительному медицинскому осмотру при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами.

Обязательную медкомиссию проходят сотрудники при устройстве на работу вахтовым методом согласно статье 298 ТК.

Статья 298. Ограничения на работы вахтовым методом

К работам, выполняемым вахтовым методом, не могут привлекаться работники в возрасте до восемнадцати лет, беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, а также лица, имеющие противопоказания к выполнению работ вахтовым методом в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Предварительные осмотры должны проводиться за счет собственных средств организации.

Кто оплачивает эту процедуру, если она не предусмотрена по закону?

В статье 213 ТК зафиксировано, что при необходимости по решению органов управления на предприятии вводятся дополнительные списки профессий, которые должны проходить предварительный медосмотр.

При этом если работодатель настаивает на его обязательном прохождении, а в законе это не оговорено, то согласно этой же статье ТК оплачиваться медицинские услуги должны за счет средств работодателя.

Если в списке профессии нет должности, на которую устраивается сотрудник, но она имеется во внутреннем документе предприятия, то медкомиссия обязательна к прохождению. Если профессия не включена в список, для которой требуется медицинское освидетельствование и работодатель не настаивает на нем, то при прохождении медкомиссии будущий сотрудник будет нести расходы самостоятельно.

Как получить компенсацию за прохождение осмотра?

При поступлении на работу часто основным условием работодателя является наличие у сотрудника таких медицинских документов, как:

медкнижка;
медсправка на разрешение на оружие;
водительская справка на вождение.

Если данные документы соответствуют сроку их действия, то их наличие позволяет сэкономить затраты работодателя на приеме сотрудников.

Проводить медосмотры работодатель может несколькими способами:

заключить договор с медучреждением, которому будет предприятие перечислять средства по безналичному расчету.
Кандидат на должность проходит медкомиссию за свой счет, а предприятие потом возмещает затраты.

Документы для возмещения денег

Если гражданин при устройстве на работу вынужден проводить предварительный осмотр в медицинском учреждении за свой собственный счет, то предприятие, которое обязало его это сделать, должно полностью компенсировать затраты принимаемого сотрудника.

Причем для прохождения осмотра будущий работник должен взять направление на медкомиссию, в котором указываются специалисты обязательные для прохождения. Именно данный список врачей и должен быть оплачен предприятием.

В состав документов, которые нужно предоставить для оплаты предварительного медосмотра, входят следующие:

заявление на возмещение суммы расходов;
направление на медкомиссию;
квитанция об оплате медицинских услуг;
заключение врачей о профпригодности или непригодности.

Важно правильно составить заявление. Оно оформляется на руководителя предприятия. В нем необходимо указать от кого направляется документ. Излагается просьба о компенсации предварительного медосмотра, который был проведен за свой счет.

Обязательно в заявление вносится величина потраченной суммы с указанием того, что квитанция, как подтверждающий документ, прилагается. Внизу документа проставляется число и подпись заявителя.

Кому передаются соответствующие бумаги?

Все документы вместе с заявлением передаются в бухгалтерию предприятия. На составленном заявлении руководитель предприятия должен поставить свою визу Оплатить и подпись. На основании данного документа и подтверждения в виде платежки бухгалтер производит начисление средств.

Оплата должна производится в день первой выплаты зарплаты или аванса новому сотруднику. При этом срок возврата денег не должен превышать 10 дней с момента подачи заявления.

Обязан ли работодатель делать возврат средств в случае отказа?

Если по каким-либо причинам работник не был принят, то работодатель обязан произвести компенсацию затраченных средств этому гражданину за счет предприятия. Причем причиной может стать непригодность по здоровью, которую установила медкомиссия.

В случаях отказа работодателем возвращать сумму расходов на медицинское обследование сотрудник может обратиться в суд с исковым заявлением.

Проведение первичных медосмотров необходимо не только для работодателя, чтобы еще в момент принятия на работу определить пригодность сотрудника к выполнению определенных обязанностей, но и для будущего работника, которому они помогают выявить заболевания на ранних стадиях.