Оформление записки расчета о предоставлении отпуска сотруднику. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику Расчет отпускных форма т 60 скачать excel

Основное предназначение данной записки - подтверждение факта предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска и подготовка расчета выплат причитающихся ему отпускных.

Для оформления записки-расчета применяется унифицированная форма № Т-60. Она является двухсторонней. Лицевая сторона бланка содержит основные сведения об отпуске работника и заполняется кадровиком на основании утвержденного руководителем . Оборотная сторона бланка предназначена для оформления расчета отпускных.

Рассмотрим правила заполнения некоторых граф и полей записки.
Период работы
При оформлении части ежегодного оплачиваемого отпуска в строке указывается целый год, даже если он еще не отработан работником. В случае оформления отпуска по беременности и родам или по уходу за ребенком строка не заполняется.

Графа 3
В графе указывается общая сумма выплат работнику за каждый месяц расчетного периода, с учетом всех (имеющих место) корректировок. Например, если в каком-то из месяцев работнику была повышена зарплата, выплачена премия или надбавка, в соответствующей строке графы необходимо указать уже скорректированную сумму, без приведения расчетов. Чтобы в дальнейшем не запутаться и не забыть на основании чего были произведены расчеты выплат для того или иного месяца, ниже, после таблицы, можно сделать соответствующие отметки (например, с какого числа была повышена зарплата, в какой месяц выплачена премия). Полученная итоговая сумма указывается в графе 3 и применяется в дальнейшем для расчета среднедневного заработка.

При использовании в расчетах корректировочного коэффициента, составляется бухгалтерская справка. Унифицированного бланка для данной справки не предусмотрено, поэтому составляется она бухгалтером самостоятельно, с указанием обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона "О бухгалтерском учете".

Графа 4
Необходимо помнить, что при расчете отпускных применяется "условное" число календарных дней, которое в полностью отработанном месяце составляет - 29,4 дня. В случае не полностью отработанного месяца применяется дополнительный расчет, путем деления "условного" числа на фактическое число календарных дней в месяце и умножением на отработанные дни. Например, если работник болел 5 дней в марте 2009 года, тогда количество отработанных им дней в марте составит: (29,4: 31) х (31 - 5) = 24,66 дней.

Графа 5
Заполняется, если работнику установлен суммированный учет рабочего времени.

Графа 6
Величина среднего дневного заработка определяется путем деления суммы начислений за расчетный период (итоговая строка графы 3) на количество календарных дней, принимаемых расчетного периода (данные из графы 4 или 5).

Расчет отпускных
Отпускные, подлежащие выплате работнику, рассчитываются путем умножения среднего дневного заработка (графа 6) на количество дней отпуска (графа 7) и вычитанием из полученной суммы налога на доходы и прочих удержаний.

Трудовое законодательство тщательно регулирует правоотношения, возникающие между работодателем и работником. В соответствии с действующим правовым регулированием, каждый сотрудник имеет право на получение ежегодного оплачиваемого отпуска.

Отпуск предоставляется работодателем путем принятия соответствующего документа – распоряжения или приказа. А основанием для его предоставления служит письменное заявление самого работника.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

За дни оплачиваемого отпуска сотрудник получает определенную сумму денег, которая должна быть оплачена ему не позднее, чем за 3 дня до предполагаемой даты отдыха. При этом законодательство также регулирует порядок и правила осуществления расчета отпускных. Данная процедура производится с помощью унифицированной форму Т-60.

А что это за документ, и какие особенности он имеет?

Общие сведения

Действующее законодательство гласит, что каждый сотрудник, который осуществляет рабочую деятельность на основании заключенного с работодателем трудового соглашения, имеет право получения ежегодного оплачиваемого отпуска. Его длительность составляет 28 дней. Но подобное право возникает у работника в том случае, если он проработал у конкретного работодателя не менее 6 месяцев.

Работодатель обязан ежегодно составлять график отпусков своих сотрудников. Конечно, при его составлении учитывается также желание работника. В дальнейшем работник оформляет свой отпуск в соответствии с установленным графиком.

Сотрудник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска не менее чем за 2 недели до предполагаемой даты. На основании данного документа руководитель компании издает соответствующий приказ по форме Т-6. Далее эти бумаги передаются сотруднику бухгалтерии, который производит расчет суммы отпускных и начисляет ее на счет работника не менее, чем за 3 дня до даты отдыха.

Расчет суммы отпускных вносится в записку по форме Т-60. В данном документе заполняются и другие данные (например, количество дней, в течение которых работник будет находиться в отпуске).

Кто должен заполнять записку-расчет

Форма Т-60 состоит из двух больших разделов. В первом из них заполняются данные о работнике (ФИО, должность, срок отпуска и т.д.). Данный раздел заполняется соответствующим работником кадрового отделения предприятия. При этом все данные должны быть внесены в бланк документа после принятия соответствующего решения о предоставлении отпуска конкретному работнику и до передачи данного документа бухгалтеру.

А вторая часть документа содержит информацию о сумме, которая должна быть выплачена сотруднику. Данный раздел заполняется сотрудником бухгалтерии после произведения расчета суммы отпускных.

Бланк формы Т-60:

Основание для составления записки

Записка должна быть составлена и оформлена в соответствии с определенными законодательными требованиям. Кроме того она составляется на основании конкретных документов. В качестве документального основания для ее оформления выступает график отпусков, который ежегодно утверждается руководителем предприятия.

Но кроме данного документа основанием для составления записки также служат следующие:

• заявление работника о предоставлении ежегодного отпуска;

Если работник не написал заявление о предоставлении отпуска, то сотрудник кадрового отдела может отправить ему соответствующее уведомление об отпуске, который оформляется согласно ране утвержденному графику. Сделать это нужно не менее, чем за 2 недели до даты предполагаемого отпуска.

В этом случае работник должен дать свое письменное согласие на предоставление оплачиваемого отпуска. Сделать это можно путем подписания письменного уведомления, которое было отправлено сотрудником кадрового отдела.

Инструкция по заполнению унифицированной формы

Образец формы Т-60 имеет 2 стороны – лицевую и оборотную. Лицевая сторона данного документа заполняется соответствующим сотрудником кадрового отделения, после чего документ передается в бухгалтерию. Именно бухгалтерия производит все расчеты, и оборотную часть формы заполняет сотрудник, который занимается расчетом сумм отпускных сотрудников.

Заполнение данного документа должно осуществляться в соответствии с установленными законодательными требованиями. Ниже приведена подробная инструкция по оформлению формы Т-60.

Лицевая сторона

Лицевая часть формы, по сути, выполняет функции титульного листа.

В ней вносятся общие данные, как, например:

• информация о работодателе;
• данные работника, которому предоставляется отпуск;
• срок его предоставления;
• вид предоставляемого отпуска и т.д.

На верхней части документа указываются данные работодателя. При этом нужно указать полное наименование компании, в том числе и ее организационно-правовую форму (например, ОАО, ЗАО и т.д.).

Каждая записка должна иметь свой индивидуальный порядковый номер, который также необходимо указать. Он определяется, учитывая правила внутреннего документооборота конкретного предприятия.

К числу этих сведений относятся:

• ФИО работника;
• должность;
• подразделение, в котором он работает;
• табельный номер, который был присвоен во время заключения трудового соглашения.

Следующее, что нужно указать на лицевой стороне документа, это – промежуток времени, за который сотруднику предоставляется отпуск. При этом необходимо заполнить стаж сотрудника и количество дней отпуска, указав даты его начала и окончания.

Следует также указать вид отпуска. Ведь в соответствии с действующим правовым регулированием работнику могут оформить не только плановый оплачиваемый отпуск: им также может быть предоставлен дополнительный или учебный отпуск за свой счет. В этом случае работник не получает денежную компенсацию.

Именно поэтому в форме Т-60 необходимо указать вид отпуска, а также вписать количество дней отпуска в соответствующей графе, сделав ссылку на документ, который послужил основанием для его оформления.

В самом конце лицевой стороны документа ставится подпись сотрудника, который ее заполнял. Указывается также его должность.

Пример заполнения форма Т-60:

Оборотная сторона

Это – основная часть формы Т-60, в котором заполняется вся информация касательно суммы, подлежащей выплате работнику при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Законодательство тщательно регулирует порядок и правила осуществления расчета данной суммы. В качестве основы берется размер выплат, которые получал сотрудник за последние 12 месяцев. При этом все эти суммы указываются на оборотной стороне записки.

После этого соответствующий работник бухгалтерии вписывает общее количество дней, за которые осуществляется расчет отпуска сотрудника, после чего вычисляется показатель среднего дневного заработка.

На оборотной стороне формы Т-60 существует специальная таблица с названием “Начислено”. В ней указываются все расчетные начисления, которые выплачиваются работнику. На данной стороне документа также имеется специальный столбик под номером 8.

В частности, необходимо умножить показатель среднего дневного заработка на количество дней, в течение которых работник будет находиться в отпуске. Результат нужно вписать в столбик номер 8.

Если кроме отпускных сотрудник имеет право на получение каких-либо дополнительных начислений, то их сумму также нужно указать на оборотной стороне формы Т-60. В столбик номер 15 нужно вписать общую сумму, из которой будет удержана сумма подоходного налога в соответствии с требованиями действующего законодательства.

А сумму, которую получит работник после списания всех налогов, необходимо вписать в столбик номер 23.Именно данная сумма должна быть выплачена работнику не менее чем за 3 дня до начала его отпуска. При этом ее нужно указать не только в числах, но и в буквах.

В самом конце оборотной стороны формы ставится подпись сотрудника, который осуществлял расчет суммы отпускных. Для произведения расчета данной суммы сотрудники бухгалтерии в основном используют различные программы. Например, многие осуществляют расчет с помощью excel или программы 1С.

Из вышеуказанного можно сделать вывод о том, что действующее законодательство тщательно регулирует порядок и правила расчета отпускных. При этом к данному процессу нужно отнестись очень серьезно. А от правильного расчета данной суммы зависит не только размер отпускных, но и налогов, которые должны быть перечислены в государственный бюджет.

Именно поэтому была утверждена специальная унифицированная форма Т-60, которая должна быть использована для произведения расчета суммы отпускных. При этом применение данной формы является обязательным для всех работодателей. Это в полной мере касается не только предприятий различной организационно-правовой формы, но и индивидуальных предпринимателей, которые используют труд наемных работников.

Конечно, законодательство устанавливает определенные правила заполнения данного документа. Но способ его оформления не имеют какого-либо значения. Данные могут быть вписаны от руки. Но может применяться также печатная форма документа.

Также необходимо помнить о том, что заполненная форма должна быть храниться в соответствии с требования документооборота конкретного предприятия: в основном она хранится в личном деле сотрудника.

Учитывая обязательность использования данной формы, каждый работодатель должен иметь ее при себе. Образец бланка можно скачать бесплатно из интернета.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Каждому сотруднику по ТК РФ положен ежегодный оплачиваемый отпуск и прежде чем работник отправится на отдых ему необходимо выплатить отпускные, выплату которых можно осуществить при помощи записки расчета по форме Т-60. необходимо выдать сотруднику не позже, чем за 3 дня от его ухода. В конце статьи выложена форма бланка для скачивания, а также образец его заполнения.

Каждому работнику положен отпуск не менее 28 календарных дней, который он может получить проработав в организации 6 месяцев. На каждый год работодатель должен составить график отпусков по , учитывая пожелания сотрудника. В соответствии с этим графиком и отправляются на отдых сотрудники.

Внимание! За 2 недели до установленного срока сотрудник пишет соответствующее , на основании которого издается . На основании этих документов бухгалтерия должна произвести расчет отпускных и выдать причитающуюся сумму за 3 дня до убытия.

Калькуляция рассчитывается и вносится в записку-расчет по форме Т-60. Помимо расчета отпускных ведомость заполняется и для обоснованности предоставления дней отпуска

Форма т-60 образец заполнения

Бланк Т-60 имеет две стороны: лицевая – оформляется кадровиком, а оборотная – заполняется бухгалтерией, именно на ней производится расчет причитающихся сумм.

Заполнение лицевой стороны

Лицевая сторона заполняется на основании приказа кадровой службой.

Вверху бланка необходимо заполнить сведения об организации. Номер документа по порядку, табельный номер сотрудника, данные о ФИО, структурном подразделении, в котором он находится согласно штатного расписания и должность.

В поле “А” указывается стаж, которые предоставляет право законного отдыха, продолжительность основного отпуска в днях, а также дата его начала и окончания

В поле “Б” указываются сведения о дополнительных отпусках.

В поле “В” общее количество предоставляемых дней отдыха и весь период. В конце листа расписывается работник кадровой службы.

Заполнение оборотной стороны

На оборотной стороне производится расчет, на основе данных кадровой службы по стажу сотрудника и периоду предоставляемого отдыха.

В разделе “Расчет оплаты отпуска” указываются все начисленные суммы дохода за последний 12 месяцев, участвующие в расчете отпускных. Сумма календарных дней стажа и расчетное значение среднего заработка.

В таблице “Начислено” вносятся все расчетные начисления работнику. Графа сумма за отпуск (Гр.8) равна произведению средне дневного заработка (Гр.6) на количество дней отдыха (Гр. 7). Если есть дополнительные начисления – вносятся в соответствующие графы, в Гр.15 вносятся общая сумма.

В поле “Удержано” вносятся производимые удержания. С суммы Гр.15 удерживается НДФЛ, и записывается в гр.16 (Гр.15*13%). В строке 22 подсчитываются все удержания и в графе 23 будет итоговое значение к выплате. Полученная сумма пишется прописью и цифрами, а ниже записка подписывается бухгалтером.

Каждый работник предприятия, в том числе и его руководство, согласно действующему законодательству имеет право на время отпуска, которое может быть ему выделено на основании его заявления и графика отпусков. Оформляется данный период распоряжением, а также выписывается записка расчет о предоставлении отпуска работнику.

Это документ используется для осуществления расчета суммы отпускных, которые полагаются работнику. Для него установлена Росстатом специальная форма Т-60, какую предприятие имеет право использовать, или разработать в соответствии с нуждами компании собственный бланк.

Стандартизированные формы включены во все специализированные программы. При периодическом внесении всех необходимых данных, бланк заполняется в автоматическом режиме.

Выписывается он в отделе кадров вместе с приказом на предоставления отпуска. Определенных сроков оформления документа не существует. Есть правило, что работник за три дня до отправления в отпуск или в течение этого же срока с момента поступления от него заявления, должен получить причитающуюся ему сумму отпускных. Поэтому желательно данный документ выписывать сразу же после издания соответствующего распоряжения.

При его заполнении инспектор по кадрам в записке расчете указывает все дни оплачиваемых отпусков (ежегодных и дополнительных), а также период времени за которые они положены. Согласно законодательству каждый месяц труда дает работнику право на 2,33 дня отпуска. После этого он визирует документ своей подписью и передает его для произведения расчета оплаты этого времени отдыха в бухгалтерию

Бухгалтер-расчетчик выполняет выборку всех необходимых для определения отпускных сведений, к которым относятся суммы зарплаты, премий, доплат и т. д., а также периоды времени (за каждый полный месяц 29,3). Далее он определяет среднедневной заработок и с учетом количества дней отпуска рассчитывает общую сумму оплаты дней отдыха.

В соответствующих графах производится удержание НДФЛ и прочих сумм, и определяются деньги к выдаче. В записке проставляются реквизиты платежных документов на выдачу или перечисление денег. После подписания бланка бухгалтером, его подшивают к расчетным ведомостям за данный период времени.

Примечание. В каждой организации должен быть составлен и быть актуален , в соответствии с этим планом сотрудник в установленные законодательством сроки пишет , далее руководитель издает соответствующий . После этого бухгалтер производит расчет и за 3 дня до ежегодного отпуска сотрудник должен получить отпускные.

Порядок заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска

Лицевая сторона

Лицевую сторону бланка оформляется инспектором по кадрам. Сюда вносятся данные согласно изданного распоряжения об отпуске.

В верхней части документа записывается полное название фирмы и ее код по классификатору ОКПО. Ниже проставляется порядковый номер документа, дата его оформления.

Затем в соответствующих строках нужно указать полные Ф.И.О. работника, которому предоставляется отпуск, его табельный номер, название должности и структурного подразделения.

Если сотруднику согласно спецоценке условий труда положены дополнительные дни отдыха (например, в связи с вредными или опасными условиями труда), то ниже указывается их длительность, и заполняется таблица. В нее вносятся соответствующие данные: название отпуска, его период, даты начала и окончания и причину (основание) предоставления.

Затем указывается общее число дней отпуска (основного + дополнительного), после чего ответственный работник ставит свою должность, подпись и фамилию.

Оборотная сторона

Данную сторону заполняет бухгалтер-расчетчик.

Сначала сведения заносятся в раздел «Расчет оплаты отпуска». В левой таблице построчно указывается информация за предыдущие 12 месяцев работы - год и месяц (графы 1 и 2) и сумма за этот период, учитываемая при расчете среднего заработка (графа 3). В конце таблицы подводится суммарный итог.

В правой таблице нужно проставить количество дней (графа 4) или часов (графа 5) за которые производится расчет и вывести среднедневной заработок (графа 6).

Затем переходят к заполнению таблицы «Начислено» , которая состоит из двух частей, соответствующие текущему и будущему месяцу начислений с идентичными графами. Так, в графах 7 и 11 записывается число календарных дней отпуска, приходящихся на данный месяц, в столбцах 8-10 и 12-14 - сумма начислений, когда выплаты производятся за счет разных источников. В графе 15 подводится суммарный итог.

В таблицу «Удержано» в графы 16-21 вносятся соответствующие удержания (к примеру НДФЛ, по исполнительным листам и т. д.). В графе 22 указывается общая их сумма. Графа 23 - это деньги к выплате сотруднику.

Каждый официально работающий сотрудник располагает правом на ежегодный отдых . Перед его уходом в отпуск составляется записка-расчет, которая является официальным подтверждением предоставления данного периода и применяется для начисления отпускных.

Данный документ в 2016 году составляется по форме Т-60, согласно письму Роструда № ПГ/1487-6-1 от 14.02.13, только в упрощенном виде .

Данный бланк имеет весомое значение для:

• Начисления отпускных, которые должны выдаться на руки работнику в течение 3 дней после начала отдыха;
• Предоставления расходов на отпускные во время расчета прибыльного налога для отчета в налоговых инстанциях;
• Бланк является доказательством обоснованного количества дней, начисленных на отпуск.

В распоряжении работника имеется отпуск в 28 календарных дней, при работе на предприятии от 6 месяцев.

Во время расчета отпускных берется «условное» количество календарных дней , которое в полном отработанном месяце соответствует 29,4 дням.

Если же месяц отработан не в полном объеме, то данное условное число делится на фактическое количество календарных дней в месяце и умножается на число отработанных.

Правила формирования бланка и образец документа

Записка-расчет заполняется с 2-х сторон – лицо заполняется кадровиком, оборотную сторону бухгалтер, где и вносится расчет.

Лицевая сторона

В верхней части бланка формируется шапочка из данных о предприятии :

• Порядковый номер формы;
• Табельный номер трудящегося;
• Данные о структурном подразделении, где закреплен работник;
• Указывается его должность;
• Поле «А» содержит сведения о стаже сотрудника, применяя который и высчитывают количество отпускных дней. Также здесь указываются первая и последняя дата отдыха;
• Поле «Б» – информация о дополнительных отпусках;
• Графа «В» содержит число предоставленных дней для отдыха и общая его продолжительность;
• В итоге заполняющий документ работник, подписывается.

Оплачивать покупки в интернет-магазинах с помощью электронных кошельков очень удобно. Какие преимущества это даёт и как подключить электронные читайте по ссылке.

Оборотная страница

На обороте фиксируются расчеты, применяя сведения кадровика:

• Графа «Расчет оплаты отпуска» содержит данные о начислениях за каждый месяц года, используемые в вычете отпускных. Кроме, указывается общее число дней стажа года по календарю и высчитывается эквивалент среднего заработка;
• Графа «Начислено» содержит расчетные начисления;
• При этом в гр. 8 указываются насчитанные средства за отдых, которая равна вычислению среднего заработка от количества отпускных дней;
• Гр. 7 – сумма дней для отдыха;
• Гр 6 содержит число среднего заработка;
• При наличии прочих начислений заполняются следующие графы;
• Итог записывается в графу 15;
• Поле «Удержано» содержит сведения об удержаниях:
• В гр. 16 удержания НДФЛ с начислений в гр.15;
• В гр. 22 идет подсчет всех удержанных сумм;
• 23 графа содержит данные о выплачиваемой сумме;
• Данную сумму указывают цифрами и расшифровывают прописью;
• В итоге ставит роспись бухгалтер.

Образец записки-расчета можно скачать