Проверка правильности и полноты оформления расчетных документов. Общий порядок приема расчетных документов в банке

3.1. Порядок оформления на работу Прежде всего надо обратить внимание на методы подбора потенциальных работников.Это, прежде всего, личная оценка кандидата.Составить общую картину о потенциальном сотруднике помогут представленные им документы:1) паспорт;2) документ об

Глава 2 Характеристика документов, использующихся в управленческой деятельности и правила их оформления 2.1. Общая характеристика управленческих документов Термин документ происходит от латинского documentum, что означает доказательство, свидетельство. Этим словом

4.2. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение Для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение в организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии

Порядок безналичных расчетов регулируется Положением Банка России от 03.10.2002 № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» (далее - Положение № 2-П). И необходимость ведения картотек обусловлена правилами работы с расчетными документами, предусмотренными данным Положением. Бухгалтерский учет расчетных документов, помещенных в картотеки, ведется в соответствии с Положением Банка России от 26.03.2007 № 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации».

Банками ведутся картотека по внебалансовому счету № 90901 «Расчетные документы, ожидающие акцепта для оплаты» и картотека по внебалансовому счету № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок», то есть картотека № 1 и картотека № 2 соответственно.

Картотеки представляют собой совокупность расчетных документов, которые хранятся в банке по месту открытия счета плательщика и находятся на контроле:

В связи с отсутствием средств на счете клиента;

Ожидающие акцепта плательщика;

Ожидающие проведения операций в установленных законодательством случаях.

Из определения картотек вытекает, что на картотеках расчетных документов отражается не задолженность клиента, а очередность документов, ожидающих оплату с банковского счета клиента. Поэтому учет картотек в бухгалтерском учете ведется на внебалансовых счетах.

Внимание! Картотеки ведутся только к счетам юридических лиц. Согласно пункту 1.1.3 Положения Банка России от 01.04.2003 № 222-П «О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации» картотеки к текущим счетам физических лиц не ведутся.

Рассмотрим порядок ведения данных картотек.

Порядок работы с картотекой № 2

Порядок ведения картотеки № 2 при расчетах платежными поручениями

Как было отмечено выше, картотека № 2 - это картотека к внебалансовому счету № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок».

Согласно пункту 3.5 Положения № 2-П платежные поручения принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете плательщика.

При приеме платежного поручения операционный работник банка проверяет правильность заполнения и оформления представленных документов. В случае надлежащего оформления платежного поручения на всех экземплярах (кроме последнего) принятых к исполнению платежных поручений проставляется дата поступления в банк расчетного документа (в поле «Поступ. в банк плат.»). На последнем экземпляре платежного поручения операционный работник ставит штамп банка, дату приема и свою подпись и возвращает его плательщику в качестве подтверждения приема платежного поручения к исполнению.

При отсутствии или недостаточности денежных средств на счете плательщика, а также если договором банковского счета не определены условия оплаты расчетных документов сверх имеющихся на счете денежных средств, платежные поручения помещаются в картотеку № 2.

Следует иметь в виду, что частичная оплата платежного поручения с банковского счета плательщика недопустима. Поэтому в случае недостаточности денежных средств расчетные документы помещаются вначале в картотеку № 2 в полной сумме и затем только оплачиваются на сумму имеющихся средств на счете, так как п. 3.7 Положения № 2-П допускается частичная оплата платежных поручений из картотеки № 2.

При помещении платежных поручений в картотеку № 2 операционный работник банка на лицевой стороне в правом верхнем углу всех экземпляров платежного поручения проставляет отметку в произвольной форме о помещении документа в картотеку с указанием даты, например «Картотека № 2 с «___»_________ ____г.».

К штафелю прилагаются неоплаченные платежные поручения, помещенные в картотеку № 2.

Оплата платежных поручений производится по мере поступления денежных средств на счет плательщика в очередности, установленной законодательством. Следует иметь в виду, что главным при оплате документов из картотеки № 2 является очередность, а не дата помещения документа в картотеку. Независимо от даты поступления платежного поручения в картотеку первыми оплачиваются расчетные документы, имеющие приоритет согласно ст. 855 ГК РФ. Оплата платежных поручений из картотеки № 2 производится не позднее дня, следующего за днем поступления денежных средств на расчетный счет клиента.

Как было отмечено выше, допускается частичная оплата платежных поручений из картотеки. В этом случае операционный работник банка оформляет платежный ордер формы 0401066 (приложение 17 к Положению № 2-П). Порядок его изготовления и заполнения соответствует общему порядку изготовления и заполнения бланков расчетных документов. Формат платежного ордера, размеры и нумерация полей, отведенных для проставления значений каждого из реквизитов, и их описание приведены в приложениях 18-20 к Положению № 2-П.

При оформлении платежного ордера на частичную оплату на всех его экземплярах в поле «Отметки банка» проставляются штамп банка, дата, а также подпись ответственного исполнителя банка. Первый экземпляр платежного ордера на частичную оплату также заверяется подписью контролирующего работника банка.

На лицевой стороне частично оплачиваемого платежного поручения в верхнем правом углу делается отметка «Частичная оплата». Запись о частичном платеже (порядковый номер частичного платежа, номер и дата платежного ордера, сумма частичного платежа, сумма остатка, подпись) выполняется ответственным исполнителем банка на оборотной стороне платежного поручения.

При осуществлении частичной оплаты по платежному поручению первый экземпляр платежного ордера, которым произведена оплата, помещается в документы дня банка, последний экземпляр платежного ордера служит приложением к выписке из лицевого счета плательщика.

При осуществлении последней частичной оплаты по платежному поручению первый экземпляр платежного ордера, которым был произведен этот платеж, вместе с первым экземпляром оплачиваемого платежного поручения помещаются в документы дня. Оставшиеся экземпляры платежного поручения выдаются клиенту одновременно с последним экземпляром платежного ордера, прилагаемым к выписке из лицевого счета.

При оплате платежного поручения на всех экземплярах расчетного документа в поле «Списано со сч. плат.» проставляется дата списания денежных средств со счета плательщика (при частичной оплате - дата последнего платежа), в поле «Отметки банка» проставляются штамп банка и подпись ответственного исполнителя.

Не допускается оплата платежных поручений, предъявленных к платежу в текущем дне, при наличии картотеки № 2 (в случае недостаточности средств на оплату документов из картотеки и текущих платежных поручений). Предъявленный документ следует поместить в картотеку и затем оплачивать согласно законодательно установленной очередности платежей с учетом вновь помещенных документов в картотеку № 2.

Операционный работник должен регулярно проверять соответствие данных по выписке к внебалансовому счету данным, отраженным в штафеле и приложенным к ним неоплаченным платежным поручениям. Также рекомендуется регулярно проверять реквизиты получателя средств (в случае обслуживания в одном банке), а также реквизиты банка-получателя. Данный вид контроля предусмотрен Указанием Банка России от 15.03.2010 № 2410-У «О работе с расчетными документами, платежными ордерами при изменении реквизитов банков, их клиентов» (далее - Указание).

В случае изменения реквизитов расчетного документа операционный работник банка извещает клиента и просит его представить заявление об изменении реквизитов. Заявление об изменении реквизитов согласно п. 7 Указания представляется в произвольной форме (при составлении на бумажном носителе - в двух экземплярах) по каждому расчетному документу, помещенному в картотеку № 2, и содержит: наименование, номер, дату и сумму расчетного документа, в котором изменяются реквизиты, новые и соответствующие им прежние реквизиты банка, обслуживающего получателя, и/или получателя.

Заявление об изменении реквизитов подписывается на первом экземпляре при наличии двумя подписями (первой и второй) лиц, имеющих право подписывать расчетные документы, или одной подписью (при отсутствии в штате организации лица, которому может быть предоставлено право второй подписи) и проставляется оттиск печати, заявленный в карточке с образцами подписей и оттиска печати.

Далее операционный работник проверяет представленное заявление на правильность оформления согласно требованиям банковского законодательства. В случае несоответствия заявление возвращается клиенту. На принятом заявлении уполномоченный сотрудник банка проставляет на обоих экземплярах дату приема и собственноручную подпись. Второй экземпляр возвращается клиенту.

Первый экземпляр прилагается к расчетному документу, подлежащему оплате с измененными реквизитами. В случае оформления платежного ордера при оплате расчетного документа из картотеки № 2 изготавливается копия заявления, которая прилагается к данному платежному ордеру.

В случае недоведения до банка, обслуживающего плательщика, сведений о новых реквизитах банка, обслуживающего получателя, расчетные документы, платежные ордера, содержащие прежние реквизиты, согласно п. 7.2 Указания в день наступления платежа возвращаются банком, обслуживающим плательщика, в порядке, установленном Положением № 2-П.

Плательщики вправе отозвать свои платежные поручения, не оплаченные из-за недостаточности средств на счете клиента и помещенные в картотеку № 2.

Отзыв платежных поручений осуществляется на основании представленного в банк заявления клиента, составленного в двух экземплярах в произвольной форме, с указанием реквизитов, необходимых для осуществления отзыва, включая номер, дату составления, сумму расчетного документа, наименование плательщика или получателя средств (взыскателя).

Оба экземпляра заявления на отзыв подписываются от имени клиента лицами, имеющими право подписи расчетных документов, заверяются оттиском печати и представляются в банк, обслуживающий плательщика. Один экземпляр заявления на отзыв помещается в документы дня банка, второй возвращается клиенту в качестве расписки в получении заявления на отзыв.

Отозванные платежные поручения возвращаются банком плательщикам.

Возврат расчетных документов из картотеки по внебалансовому счету № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок» в случае закрытия счета клиента осуществляется в следующем порядке.

Платежные поручения возвращаются плательщику. Причем возврат расчетных документов из картотеки расчетных документов, не оплаченных срок, осуществляется после исключения соответствующего счета из книги регистрации открытых счетов.

При возврате расчетных документов банком составляется их опись, подлежащая хранению вместе с юридическим делом клиента, счет которого закрывается.

При возврате принятых, но не исполненных по тем или иным причинам расчетных документов отметки банка, подтверждающие их прием к исполнению, перечеркиваются соответствующим банком.

Особенности ведения картотеки № 2 при расчетах платежными требованиями и инкассовыми поручениями

Порядок работы в исполняющем банке (банке плательщика, который ведет непосредственно картотеку № 2).

Поступившие в исполняющий банк платежные требования и инкассовые поручения регистрируются в журнале произвольной формы с указанием номера счета плательщика, номера, даты и суммы каждого расчетного документа.

На первом экземпляре поступивших платежных требований и инкассовых поручений в верхнем левом углу проставляется дата поступления расчетного документа.

Ответственный исполнитель исполняющего банка осуществляет контроль полноты и правильности заполнения реквизитов платежных требований и инкассовых поручений в соответствии с предусмотренным порядком, за исключением проверки подписей и печати получателя средств (взыскателя), а также проверяет наличие на всех экземплярах расчетных документов штампа банка-эмитента и подписи ответственного исполнителя.

Расчетные документы, оформленные с нарушением, подлежат возврату с соблюдением требований п. 2.21 Положения № 2-П. При возврате платежных требований, инкассовых поручений в регистрационном журнале делается запись с указанием даты и причины возврата.

При отсутствии или недостаточности денежных средств на счете плательщика и при отсутствии в договоре банковского счета условия об оплате расчетных документов сверх имеющихся на счете денежных средств платежные требования, акцептованные плательщиком, платежные требования на безакцептное списание денежных средств и инкассовые поручения (с приложенными в установленных законодательством случаях исполнительными документами) помещаются в картотеку № 2 с указанием даты помещения в картотеку.

Исполняющий банк обязан известить банк-эмитент о помещении расчетных документов в картотеку по внебалансовому счету № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок», направив извещение о постановке в картотеку формы 0401075 (приложение 23 к Положению № 2-П). Указанное извещение направляется исполняющим банком банку-эмитенту не позже рабочего дня, следующего за днем помещения расчетных документов в картотеку. При этом на оборотной стороне первого экземпляра расчетного документа делается отметка о дате направления извещения, проставляются штамп банка и подпись ответственного исполнителя.

Оплата расчетных документов производится по мере поступления денежных средств на счет плательщика в очередности, установленной законодательством.

Также допускается частичная оплата платежных требований, инкассовых поручений, находящихся в картотеке № 2.

Частичная оплата производится платежным ордером в порядке, аналогичном порядку частичной оплаты платежного поручения, за исключением отметки о частичной оплате.

При частичной оплате платежного требования, инкассового поручения из картотеки № 2 ответственный исполнитель банка проставляет на всех экземплярах расчетного документа в соответствующих графах в нижней части бланка номер частичного платежа, номер и дату платежного ордера, которым произведена оплата, сумму частичного платежа, сумму остатка и заверяет произведенные записи своей подписью.

При оплате платежного требования, инкассового поручения на всех экземплярах расчетного документа в поле «Списано со сч. плат.» проставляется дата списания денежных средств со счета плательщика (при частичной оплате - дата последнего платежа), в поле «Отметки банка плательщика» проставляются штамп банка плательщика и подпись ответственного исполнителя.

Получатели средств (взыскатели) также вправе отозвать свои расчетные документы, принятые банком в порядке расчетов по инкассо (платежные требования, инкассовые поручения), не оплаченные из-за недостаточности средств на счете клиента и помещенные в картотеку № 2.

Неисполненные расчетные документы могут быть отозваны из картотеки в полной сумме, частично исполненные - в сумме остатка.

Частичный отзыв сумм по расчетным документам не допускается.

Возврат неисполненных расчетных документов осуществляется исполняющим банком на основании письменного заявления банка, обслуживающего получателя средств, составленного на основании заявления клиента.

Банк возвращает отозванные платежные поручения банку, обслуживающему получателей.

При возврате принятых, но не исполненных по тем или иным причинам расчетных документов отметки банков, подтверждающие их прием к исполнению, перечеркиваются соответствующим банком. На оборотной стороне первого экземпляра платежного требования и инкассового поручения делается отметка о причине возврата, проставляются дата возврата, штамп банка, а также подписи ответственного исполнителя и контролирующего работника. В журнале регистрации платежных требований и инкассовых поручений делается запись с указанием даты возврата.

Порядок работы в банке-получателе средств.

Банк, обслуживающий получателя средств, непосредственно не ведет картотеку неоплаченных документов. Его роль заключается в передаче информации от получателя средств в банк плательщика и наоборот. Порядок приема и передачи документов рассмотрены в Положении № 2-П.

Отдельные вопросы по ведению картотеки № 2

Помещение в картотеку № 2 денежных чеков.

Порядок получения денежных средств на оплату труда при недостаточности денежных средств на счете организации был разъяснен в письме Банка России от 18.12.1996 № 17-12/1210 «Разъяснения по вопросам в области безналичных расчетов».

Банком России рекомендуется в картотеку № 2 помещать заявление на бронирование денежных средств для получения средств на выплату заработной платы с указанием периода, за который производится выплата заработной платы. По мере поступления денежных средств клиент предоставляет денежный чек на сумму оплаты, а на письме делается отметка о сумме выплаты. Безусловно, выплата денежных средств на заработную плату производится с учетом очередности других документов, помещенных в картотеку № 2.

Следует также обратить внимание на то, что Банк России предусматривает помещение в картотеку № 2 только заявления на выплату заработной платы. Другие заявления на выплаты в денежной форме в картотеку № 2 не помещаются.

Ведение картотеки к счетам в иностранной валюте.

Согласно пункту 5 статьи 46 НК РФ (часть первая) взыскание налога может производиться с рублевых расчетных (текущих) счетов, а при недостаточности средств на рублевых счетах - с валютных счетов налогоплательщика (налогового агента) - организации или индивидуального предпринимателя.

В случае поступления инкассового поручения к валютному счету клиента и при недостаточности денежных средств на счете данный документ помещается в картотеку № 2. Для учета сумм неоплаченных документов в иностранной валюте открывается отдельный лицевой счет с кодом валюты платежа. Эти внебалансовые счета, по общим правилам, подлежат переоценке по мере изменения валютного курса.

Помещение в картотеку № 2 банковского ордера

Указанием Банка России от 11.11.2009 № 2360-У «О порядке составления и применения банковского ордера» введен в качестве расчетного документа банковский ордер. В связи с тем что банковский ордер приравняли к расчетным документам, он также может помещаться в картотеку № 2 при отсутствии или недостаточности денежных средств на банковском счете клиента-плательщика. Также допускается частичная оплата банковского ордера платежными ордерами согласно Положению № 2-П.

Помещение в картотеку № 2 расчетных документов, полученных в электронном виде

В случае оформления расчетных документов в электронном виде порядок помещения их в картотеку № 2 и дальнейшей работы с ними устанавливается банком самостоятельно с учетом требований законодательства РФ, в том числе нормативных документов Банка России.

Бухгалтерский учет ведения картотеки № 2

Бухгалтерский учет картотеки № 2, как было отмечено выше, ведется на внебалансовом счете № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок».

Назначение счета: учет сумм расчетных документов, не оплаченных своевременно при отсутствии или недостаточности денежных средств на счете плательщика. Счет активный.

По дебету счета проводятся суммы расчетных документов, не оплаченных со счета плательщика при наступлении срока платежа, в корреспонденции со счетами № 90901, 99999.

По кредиту счета списываются суммы оплаченных и отозванных расчетных документов в корреспонденции со счетом № 99999 либо со счетом № 90901 при получении решения о приостановлении операций по счету клиента.

В аналитическом учете ведутся картотеки и лицевые счета, открываемые на каждого плательщика.

Поступление расчетных документов в картотеку № 2 в случае недостаточности денежных средств на счете плательщика:

Кт 99999 - на сумму неоплаченных расчетных документов

Поступление расчетных документов в картотеку № 2 при наступлении срока платежа и при недостаточности денежных средств на счете плательщика:

Дт 90902, по лицевому счету плательщика

Кт 90901 - на сумму неоплаченных расчетных документов

Списание расчетных документов из картотеки № 2 в случае оплаты или отзыва расчетных документов:

Дт 99999

Кт 90902, по лицевому счету плательщика - на сумму списанных расчетных документов

Порядок работы с картотекой № 1

Порядок ведения картотеки № 1 к расчетным документам, ожидающим акцепта

Картотека № 1 - это картотека расчетных документов, ожидающих акцепта либо разрешения на проведение операций в установленном законодательством РФ случаях (т.е. картотека по внебалансовому счету № 90901).

При получении платежного требования, оплачиваемого с акцептом плательщика, где в поле «Условие оплаты» получатель средств проставляет «с акцептом», операционный работник банка проверяет правильность оформления платежного требования, регистрирует его в журнале регистрации (образец см. выше), оформляет платежное требование в соответствии с нижеперечисленными правилами и помещает их в картотеку № 1.

Операционный работник должен проверить правильность указания срока для акцепта платежных требований. Срок определяется сторонами по основному договору. При этом срок для акцепта должен быть не менее пяти рабочих дней.

При оформлении платежного требования кредитор (получатель средств) по основному договору в поле «Срок для акцепта» указывает количество дней, установленных договором для акцепта платежного требования. При отсутствии такого указания сроком для акцепта считается пять рабочих дней.

На всех экземплярах принятых исполняющим банком платежных требований ответственный исполнитель банка в поле «Оконч. срока акцепта» проставляет дату, по наступлении которой истекает срок акцепта платежного требования. При исчислении даты в расчет принимаются рабочие дни. День поступления в банк платежного требования в расчет указанной даты не включается.

Операционный работник обязан известить клиента о поступлении платежного требования, оплачиваемого с акцептом. Для этого используется последний экземпляр платежного требования. Указанный экземпляр расчетного документа передается плательщику для акцепта не позже следующего рабочего дня со дня поступления в банк платежного требования. Передача платежных требований плательщику осуществляется исполняющим банком в порядке, предусмотренном договором банковского счета.

Платежные требования помещаются исполняющим банком в картотеку № 1 до получения акцепта плательщика, отказа от акцепта (полного или частичного) либо истечения срока акцепта.

Операционный работник ведет штафели по срокам акцепта, так как аналитический учет ведется по срокам платежа.

К штафелю прилагаются неоплаченные платежные требования, помещенные в картотеку № 1. Операционный работник ежедневно должен проверять сроки наступления акцепта.

Плательщик в течение срока, установленного для акцепта, представляет в банк соответствующий документ об акцепте платежного требования либо отказе полностью или частично от его акцепта по основаниям, предусмотренным в основном договоре, в том числе в случае несоответствия применяемой формы расчетов заключенному договору, с обязательной ссылкой на пункт, номер, дату договора и указанием мотивов отказа. Проверка соответствия данных, указанных в заявлении, с договором не осуществляется. Все возникающие между плательщиком и получателем средств разногласия разрешаются в порядке, предусмотренном законодательством.

Плательщик может предоставить исполняющему банку в договоре банковского счета право оплачивать платежные требования, предъявленные к его счету любыми или указанными плательщиком кредиторами (получателями средств), при неполучении от плательщика документа об акцепте или отказе от акцепта (полном или частичном) платежного требования в течение срока, установленного для акцепта.

Акцепт платежного требования либо отказ от акцепта (полный или частичный) оформляется заявлением об акцепте, отказе от акцепта по форме 0401004 (приложение 24 к Положению № 2-П).

При акцепте платежных требований заявление составляется в двух экземплярах, первый из которых оформляется подписями должностных лиц, имеющих право подписи расчетных документов, и оттиском печати плательщика.

При полном или частичном отказе от акцепта заявление составляется в трех экземплярах. Первый и второй экземпляры заявления оформляются подписями должностных лиц, имеющих право подписи расчетных документов, и оттиском печати плательщика.

Ответственный исполнитель банка, обслуживающий счет плательщика, проверяет правильность и полноту оформления клиентом заявления об акцепте, отказе от акцепта, наличие основания для отказа, ссылки на номер, дату, пункт договора, в котором это основание предусмотрено, а также соответствие номера и даты договора, указанным в платежном требовании, и проставляет на всех экземплярах заявления свою подпись и оттиск штампа банка с указанием даты. Последний экземпляр заявления об акцепте, отказе от акцепта возвращается плательщику в качестве расписки в получении заявления.

Акцептованное платежное требование не позже рабочего дня, следующего за днем приема заявления, списывается мемориальным ордером с внебалансового счета учета сумм расчетных документов, ожидающих акцепта для оплаты, и оплачивается со счета плательщика или в случае недостаточности средств на счете помещается в картотеку № 2. Экземпляр заявления вместе с первым экземпляром платежного требования помещаются в документы дня в качестве основания списания денежных средств со счета клиента.

При полном отказе от акцепта платежное требование списывается мемориальным ордером с внебалансового счета учета сумм расчетных документов, ожидающих акцепта для оплаты, и не позже рабочего дня, следующего за днем приема заявления, подлежит возврату в банк-эмитент вместе с экземпляром заявления для возврата получателю средств.

Экземпляр заявления вместе с копией платежного требования и мемориальным ордером помещаются в документы дня в качестве основания списания суммы платежного требования с внебалансового счета учета сумм расчетных документов, ожидающих акцепта для оплаты, и возврата расчетного документа без оплаты.

При частичном отказе от акцепта платежное требование не позже рабочего дня, следующего за днем приема заявления, списывается в полной сумме мемориальным ордером с внебалансового счета учета сумм расчетных документов, ожидающих акцепта для оплаты, и оплачивается в сумме, акцептованной плательщиком. При этом сумма платежного требования, обозначенная цифрами, обводится и рядом с ней выводится новая сумма, подлежащая оплате. Произведенная запись заверяется подписью ответственного исполнителя банка.

Один экземпляр заявления вместе с первым экземпляром платежного требования помещаются в документы дня в качестве основания списания денежных средств со счета клиента, другой экземпляр заявления не позже рабочего дня, следующего за днем приема заявления, направляется в банк-эмитент для передачи получателю средств.

При неполучении в установленный срок заявления об акцепте, отказе от акцепта, а также при отсутствии в договоре банковского счета условия, предусматривающего оплату платежных требований с предварительным акцентом, платежное требование на следующий рабочий день после истечения срока акцепта списывается мемориальным ордером с внебалансового счета учета сумм расчетных документов, ожидающих акцепта для оплаты, и возвращается в банк-эмитент в порядке, предусмотренном п. 2.21 Положения № 2-П, с указанием на оборотной стороне первого экземпляра платежного требования причины возврата: «Не получено согласие на акцепт».

Порядок ведения картотеки № 1 к расчетным документам, ожидающим разрешение на проведение операций

Картотека № 1 ведется также в случаях, когда расчетные документы ожидают разрешения на проведение операций в установленных законодательством случаях.

Под «разрешением на проведение операций в установленном законодательством Российской Федерации случаях» понимается разрешение соответствующих органов и инстанций государственной власти РФ, которым в соответствии с законодательством предоставлено право на приостановление операций по банковским счетам (письмо МГТУ Банка России от 21.06.2007 №33-02-37/43957 «О ведении аналитического учета на ВБС 90901»).

При получении решения (постановления) соответствующих уполномоченных государственных органов РФ о приостановлении проведения операций по банковским счетам клиента или наложения ареста на денежные средства плательщика банк обязан выполнить эти распоряжения.

Если ограничение на распоряжение соответствующим счетом поступает в банк в момент отсутствия денежных средств на расчетном счете плательщика и наличия расчетных документов в картотеке к внебалансовому счету № 90902, то расчетные документы из картотеки № 2 должны быть перенесены в картотеку № 1 на отдельный лицевой счет. Причем на расчетных документах должны быть сохранены отметки, проставленные в соответствии с п. 3.6, 8.9 Положения № 2-П, а также должна быть сохранена календарная очередность первоначального поступления расчетных документов в картотеку не оплаченных в срок документов.

При работе с расчетными документами, ожидающих акцепта плательщика, следует руководствоваться следующим: при получении акцепта от плательщика, но отсутствии разрешения на проведение операций платежное требование остается на учете в картотеке № 1; в остальных случаях действуют нормы п. 10.8-10.10 Положения № 2-П.

И при поступлении расчетных документов к банковскому счету клиента в период действия ограничения на распоряжения счетом документы, не подлежащие оплате, помещаются в картотеку № 1.

Таким образом, на внебалансовом счете № 90901 в картотеке «По расчетным документам, ожидающим разрешения на проведение операций» числятся расчетные документы, которые не могут быть оплачены независимо от наличия или отсутствия денежных средств на банковском счете плательщика.

После получения разрешения на проведение операций, то есть решения уполномоченного органа об отмене ранее вынесенного решения (постановления) о приостановлении проведения операций по банковским счетам или наложении ареста на денежные средства налогоплательщика, находящиеся в банке, картотека № 1 списывается.

Бухгалтерский учет ведения картотеки № 1

Бухгалтерский учет картотеки № 1 ведется на внебалансовом счете № 90901 «Расчетные документы, ожидающие акцепта для оплаты».

Назначение счета: учет сумм, поступивших для оплаты расчетных документов, ожидающих акцепта либо разрешения на проведение операций в установленных законодательством РФ случаях. Счет активный.

По дебету счета проводятся суммы поступивших расчетных документов, ожидающих акцепта либо разрешения на проведение операций, в корреспонденции со счетом № 99999 или 90902, если к моменту приостановления операций по счету имелись расчетные документы, не оплаченные своевременно при отсутствии или недостаточности денежных средств на счете клиента.

По кредиту счета отражаются: суммы расчетных документов в день наступления срока платежа либо получения разрешения на проведение операций - при их списании со счетов клиентов в корреспонденции со счетом № 99999, а в случае отсутствия средств на счетах клиентов для их оплаты - в корреспонденции со счетом № 90902, в день предъявления суммы отказа (частичного, полного) от акцепта по расчетным документам, ожидающим акцепта, - в корреспонденции со счетом № 99999.

В аналитическом учете ведутся картотеки:

По расчетным документам, ожидающим акцепта для оплаты, с открытием лицевых счетов по срокам платежа;

По расчетным документам, ожидающим разрешения на проведение операций, с открытием лицевых счетов по каждому счету плательщика, по которому имеется решение о приостановлении операций по счету.

Помещение платежного требования, оплачиваемого с акцептом плательщика, в картотеку № 1:

Дт 90901, по лицевому счету по сроку платежа

Кт 99999 - на сумму платежного требования

Помещение расчетных документов в картотеку № 1 при получении банком решения уполномоченного органа на ограничение распоряжением банковским счетом плательщика (независимо от наличия денежных средств на счете):

Кт 99999

Перенос расчетных документов, ожидающих акцепта, с лицевого счета по сроку платежа на лицевой счет плательщика, по которому имеется решение о приостановлении операций по счету (если на момент получения введения ограничения на распоряжение счетом имеется картотека № 1):

Дт 90901, по лицевому счету плательщика, по которому имеется решение о приостановлении операций по счету

Кт 90901, по лицевому счету по сроку платежа

Перенос расчетных документов из картотеки № 2 в картотеку № 1 (если на момент получения решения о приостановлении операций по счетам у клиента были расчетные документы, не оплаченные в срок из-за недостаточности или отсутствия денежных средств на счете):

Дт 90901, по лицевому счету плательщика, по которому имеется решение о приостановлении операций по счету

Кт 90902, по лицевому счету плательщика

Списание платежного требования с картотеки № 1 вследствие оплаты, частичной оплаты, отказа от акцепта, снятия уполномоченным органом ограничений на распоряжение счетом:

Дт 99999

Списание платежного требования в случае акцепта или получения разрешения на снятие ограничений при недостаточности денежных средств на счете клиента:

Дт 90902, по лицевому счету клиента

Кт 90901, по лицевому счету по сроку платежа на полную сумму списываемого документа либо по лицевому счету плательщика, по которому имеется решение о приостановлении операций по счету

При наступлении срока платежа или снятия ограничения на распоряжение счетом отдельный лицевой счет, соответствующий данному сроку акцепта, либо соответственно отдельный лицевой счет плательщика, по которому имелось решение о приостановлении операций по счету, должны обнулиться и подлежат закрытию.

Безналичные расчеты производятся на основании документов установленной формы.

Расчетный документ представляет собой оформленное в виде документа на бумажном носителе или электронного платежного документа (в установленных случаях) распоряжение плательщика (клиента или банка) о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств либо распоряжение получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (взыскателем).

Согласно Положению Банка России № 2-П используются следующие расчетные документы:

а) платежные поручения;

б) аккредитивы;

г) платежные требования;

д) инкассовые поручения.

Расчетные документы на бумажном носителе

Расчетные документы на бумажном носителе оформляются на бланках документов, включенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (далее – ОКУД) и изготавливаются в типографии или с использованием электронно-вычислительных машин. Оборотные стороны бланков расчетных документов должны оставаться чистыми.

Расчетные документы заполняются с применением пишущих или электронно-вычислительных машин шрифтом черного цвета. Чеки заполняются ручками с пастой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета, а также на пишущей машинке шрифтом черного цвета. Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Оттиск печати и оттиск штампа банка, проставляемые на расчетных документах, должны быть четкими. Не допускается выход текстовых и цифровых значений реквизитов за пределы полей, отведенных для их проставления. Поля, реквизиты которых не имеют значений, остаются незаполненными. Исправления, помарки и подчистки, а также использование корректирующей жидкости в расчетных документах не допускаются. Значения реквизитов должны читаться без затруднения. Подписи, печати и штампы следует проставлять в предназначенных для них полях бланков расчетных документов.

Расчетные документы должны содержать следующие реквизиты:

а) наименование расчетного документа и код формы по ОКУД;

б) номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки;

в) вид платежа;

г) наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) или код иностранной организации (КИО);

д) наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета;

е) наименование получателя средств, номер его счета, ИНН;

ж) наименование и местонахождение банка получателя, его БИК, номер корреспондентского счета или субсчета;

з) назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой (либо указывается, что налог не уплачивается);

и) сумму платежа, обозначенную прописью и цифрами;

к) очередность платежа;

л) вид операции в соответствии с правилами ведения бухгалтерского учета;

м) подписи уполномоченных лиц и оттиск печати.

Расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение десяти календарных дней, не считая дня их выписки.

Расчетные документы предъявляются в банк в количестве экземпляров, необходимом для всех участников расчетов. Все экземпляры расчетного документа должны быть заполнены идентично. Второй и последующие экземпляры расчетных документов могут быть изготовлены с использованием копировальной бумаги, множительной техники или электронно-вычислительных машин.

Расчетные документы принимаются банками к исполнению при наличии на первом экземпляре (кроме чеков) двух подписей (первой и второй) лиц, имеющих право подписывать расчетные документы, или одной подписи (при отсутствии в штате организации лица, которому может быть предоставлено право второй подписи) и оттиска печати (кроме чеков), заявленных в карточке с образцами подписей и оттиска печати. По операциям, осуществляемым филиалами, представительствами, отделениями от имени юридического лица, расчетные документы подписываются лицами, уполномоченными этим юридическим лицом.

Расчетные документы принимаются банками к исполнению независимо от их суммы. При приеме банком расчетных документов осуществляется их проверка в соответствии с требованиями, установленными правилами ведения бухгалтерского учета и Положением Банка России № 2-П. Если расчетные документы оформлены с нарушением установленных требований, банк их не принимает.

Плательщики могут отозвать свои платежные поручения, получатели средств – платежные требования, инкассовые поручения, не оплаченные из-за недостаточности средств на счете клиента и помещенные в картотеку по внебалансовому счету № 90902 «Расчетные документы, не оплаченные в срок». При этом неисполненные расчетные документы могут быть отозваны из картотеки в полной сумме, частично исполненные – в сумме остатка. Частичный отзыв сумм по расчетным документам не допускается.

Отзыв расчетных документов осуществляется на основании представленного в банк заявления клиента. Банк, обслуживающий получателя средств, осуществляет отзыв платежных требований и инкассовых поручений путем направления в банк плательщика письменного заявления, составленного на основании заявления клиента.

При невозможности возврата платежных требований и инкассовых поручений в случае ликвидации банка получателя или отсутствия информации о местонахождении получателя средств они подлежат хранению вместе с юридическим делом клиента, счет которого закрывается.

Электронные платежные документы

Пункт 3 ст. 847 ГК РФ содержит положение, согласно которому предусматривается возможность удостоверять право распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронными средствами платежа, содержащими аналоги собственноручной подписи (АСП), подтверждающие, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом. Таким образом, платежные документы могут быть оформлены не на бумажном носителе, а в электронном виде, где информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронные платежные документы должны содержать электронную цифровую подпись (ЭЦП) , являющуюся одним из видов АСП. Под ЭЦП согласно ст. 3 Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» понимается реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Электронная цифровая подпись в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

– сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

– подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

– электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

При создании ключей электронных цифровых подписей для использования в информационной системе общего пользования должны применяться только сертифицированные средства электронной цифровой подписи.

Сертификация средств электронной цифровой подписи осуществляется в соответствии с законодательством РФ о сертификации продукции и услуг.

Сертификат ключа подписи должен содержать следующие сведения:

– уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи, даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра;

– фамилию, имя и отчество владельца сертификата или псевдоним владельца. В случае использования псевдонима удостоверяющим центром вносится запись об этом в сертификат ключа подписи;

– открытый ключ электронной цифровой подписи;

– наименование средств электронной цифровой подписи, с которыми используется данный открытый ключ электронной цифровой подписи;

– наименование и место нахождения удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи;

– сведения об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение.

Сертификат ключа подписи должен быть внесен удостоверяющим центром в реестр сертификатов ключей подписей не позднее даты начала действия сертификата.

Для проверки принадлежности электронной цифровой подписи соответствующему владельцу сертификат ключа подписи выдается пользователям с указанием даты и времени его выдачи, сведений о действии сертификата ключа подписи (действует, действие приостановлено, сроки приостановления его действия, аннулирован, дата и время аннулирования сертификата ключа подписи) и сведений о реестре сертификатов ключей подписей. В случае выдачи сертификата ключа подписи в форме документа на бумажном носителе этот сертификат оформляется на бланке удостоверяющего центра и заверяется собственноручной подписью уполномоченного лица и печатью удостоверяющего центра. В случае выдачи сертификата ключа подписи и указанных дополнительных данных в форме электронного документа этот сертификат должен быть подписан электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра.

Согласно Временному положению Банка России от 10 февраля 1998 г. № 17-П «О порядке приема к исполнению поручений владельцев счетов, подписанных аналогами собственноручной подписи, при проведении безналичных расчетов кредитными организациями» АС П удостоверяет факт составления и подписания платежного документа от имени кредитной организации или клиента кредитной организации. Платежные документы, подписанные АСП, признаются имеющими равную юридическую силу с другими формами поручений владельцев счетов, подписанными ими собственноручно.

Достоверность платежного документа, подписанного АСП и направленного получателю, считается подтвержденной, если выполнение получателем установленных в договоре между участниками документооборота процедур проверки АСП дает положительный результат. АСП должен удостоверять подлинность платежного документа, включая все его обязательные реквизиты.

Платежный документ, подписанный АСП, передается получателю способом, предусмотренным договором между участниками документооборота и обеспечивающим сохранение всех обязательных реквизитов платежного документа, и воспроизводится на бумажном носителе с сохранением всех реквизитов платежного документа.

При проведении расчетов между участниками документооборота и иными юридическими лицами, не участвующими в документообороте, используются расчетные документы на бумажных носителях, оформленные в установленном действующим законодательством порядке при использовании соответствующих форм расчетов.

При проведении расчетов между участниками документооборота используются как платежные документы, подписанные АСП, так и документы на бумажных носителях.

При совершении расчетных операций кредитная организация имеет право:

– изготавливать копии с платежных документов клиентов, подписанные АСП, при этом сохранение АСП клиента на копии платежного документа необязательно;

– в целях совершения перевода денежных средств в пользу получателей, обслуживающихся в других кредитных организациях, заверять своим АСП копии платежных документов клиентов, подписанные АСП. При этом кредитная организация обязана проверить правильность АСП клиента с использованием процедуры и применением средств, установленных договором, и соответствие содержания платежного документа установленным Банком России требованиям, а также распечатать платежный документ клиента, подписанный АСП, его копию, заверенную своим АСП, на бумажном носителе, заверить их своим штампом и собственноручной подписью уполномоченного должностного лица кредитной организации.

Кредитная организация несет ответственность перед клиентом за неисполнение или ненадлежащее исполнение его поручения, вызванное расхождениями между платежным документом, представленным клиентом в кредитную организацию, и копией, заверенной АСП кредитной организации. Доказательство правильности исполнения поручения клиента лежит на кредитной организации.

Кредитная организация, получившая платежный документ, подписанный АСП, достоверность которого установлена, обязана произвести на его основании операции по счету в срок не позднее следующего дня после получения платежного документа, если иной срок не установлен действующим законодательством или договором с клиентом.

Лицо, составившее (получившее) платежный документ, подписанный АСП, обязано обеспечить его хранение в течение сроков, установленных действующим законодательством. Платежные документы, подписанные АСП, и их копии, практическая необходимость в которых отпала и установленные сроки хранения которых истекли, могут быть уничтожены. При этом уничтожение платежных документов, подписанных АСП, производится в отношении соответствующих программных данных с одновременным уничтожением копий этих документов на бумажных носителях.