Как правильно оформить заявление на отпуск. Заявление на очередной отпуск - образец и бланк (2019)

Преобладающее большинство работников организаций хоть раз в жизни писало заявление на отпуск. Этот документ обычно составляется в произвольной форме. Текст не представляет собой ничего сложного. Тем не менее существует определённая структура заявления на отпуск, а законодательством РФ довольно чётко прописан порядок его подачи.

Когда нужно писать заявление на отпуск

В Трудовом кодексе РФ предоставление отпуска всем наёмным работникам зафиксировано как обязательное требование. Каждый трудящийся Российской Федерации, если он не относится к льготным категориям, имеет право на ежегодные 28 календарных дней отпуска. Кроме этого, существует довольно много льготников, которым полагается дополнительный отпуск. Это граждане, работающие на Крайнем Севере, медики, учителя, учёные, несовершеннолетние, беременные женщины, инвалиды и другие категории работников.

Логичным было бы ожидать, что обязательным условием предоставления отпуска также является заявление на отпуск. Однако это не совсем так. Заявление на отпуск, с точки зрения закона, необходимо предъявлять в обязательном порядке только в двух случаях:

При первом отпуске на новом предприятии, когда работник ещё не включён в имеющийся график отпусков.
При внеочередном отпуске.

В заявлении на внеочередной отпуск необходимо обязательно указать:

причины отпуска;
период отпуска;
оплачивается отпуск организацией или берётся за свой счёт.

Если на предприятии имеется график отпусков и работник идёт в очередной отпуск согласно этому графику, то писать заявление не обязательно (ст. 123 ТК РФ). В этом случае руководство компании обязано за две недели предупредить работника о дате начала положенного отпуска.

Заявление на отпуск можно написать от руки или оформить на компьютере

В обычном порядке отпуск можно требовать после отработки на новом месте работы не менее шести месяцев. Отпуск может быть разделён на несколько периодов. Однако согласно трудовому законодательству один из этих периодов не может быть меньше чем 14 дней. Оставшуюся половину отпуска можно раздробить на любые интервалы. Например, с согласия работодателя разрешается взять отпуск 14 раз по одному дню (ст. 125 ТК РФ).

А вот время написания заявления на внеочередной отпуск Трудовым кодексом не уточняется. В этом случае работник должен согласовать свой отпуск с руководством предприятия, которое определяет возможность замены работника, законченность определённого цикла производства или рассматривает другие обстоятельства.

И также по согласованию с руководством компании работник может попросить о предоставлении ему отпуска с последующим увольнением.

Процедура оформления

Как уже указывалось, документ пишется в произвольной форме от руки или печатается на компьютере. Законодательно утверждённых, стандартных форм бланков для заявления на отпуск не существует. Некоторые предприятия используют собственные шаблоны заполнения.

Структура документа

Структура заявления типична для большинства подобных документов. В 2018 году она не претерпела никаких изменений. Заявление состоит из трёх частей:

шапки;
текста;
подписей.

Шапка документа оформляется в верхнем правом углу белого листа бумаги, обычно стандартного листа А4. Сначала указывается точная должность руководителя предприятия и его Ф. И. О. Под реквизитами начальника пишутся Ф. И. О. заявителя и его должность с указанием цеха, участка или иного подразделения, в котором он работает.

Если на предприятии существует чёткий график предоставления отпусков, то оформление заявления на отпуск не обязательно

В тексте необходимо указать:

вид отпуска;
его длительность;
временные рамки;
кто оплачивает.

В конце документа ставятся подпись и дата его составления.

Заявление для доноров

Порядок оформления заявления на отпуск лицам, добровольно сдающим кровь, регулируется ФЗ № 125 от 20.07.2012. Согласно этому закону, доноры имеют право на три выходных:

День прохождения медицинского осмотра перед сдачей крови.
День забора крови.
Любой другой день по выбору работника для компенсации потраченного здоровья.

Факт прохождения медицинской комиссии с последующей сдачей крови подтверждается медицинским учреждением посредством специальной справки по форме 401/у. На основании этой справки работнику, сдавшему кровь, автоматически предоставляется два дня оплачиваемого отпуска. Ещё один день оплачиваемого отпуска ему даётся для реабилитации. Этот день может быть присоединён к периоду отпуска или взят в течение года после акта донорства в любое другое удобное для работника время по согласованию с руководством предприятия.

В Законе о донорстве не существует положения, обязывающего работника предупреждать о своём намерении сдать кровь. Даже если, не зная о том, что работник сдаёт кровь, руководство начало процесс его увольнения за прогул, предъявленной справки о сдаче крови вполне достаточно для прекращения этой процедуры с последующей оплатой.

Однако на практике и руководству, и самому донору удобнее оформлять отгулы подачей заявления на отпуск. Это заявление оформляется согласно общим правилам в свободной форме, с использованием аналогичного заглавия. В тексте заявления указывается просьба о предоставлении дня или дней отгулов с указанием причины, то есть для сдачи крови.

Заявление составляется в произвольной форме, указывается основание для отгула и прилагается медицинская справка

К заявлению прикладывается справка из медицинского учреждения по форме 401/у.

На основании заявления издаётся приказ о предоставлении оплачиваемых дней отпуска. Эти дни фиксируются в табеле рабочего времени в виде буквенного или цифрового кода:

«Г» («23») для обозначения дня самого акта донорства;
«ОВ» («27») для указания других дней отгулов, связанных с донорством.

Порядок постановки резолюции руководителя

В Трудовом кодексе РФ правила визирования заявления на отпуск не регулируются, так как этот вопрос не относится к сфере трудовых отношений. Оформление резолюции руководителя под заявлением на отпуск относится к области стандартов делопроизводства, выполняется на добровольной основе и не носит нормативного характера. Допустимы такие формулировки: «не возражаю», «согласовано», «в приказ» и т. д. Рядом с этими словами ставятся подпись руководителя и дата визирования.

В ситуации с заявлением на отпуск директор предприятия (или непосредственный руководитель работника) ставит на документ свою резолюцию, которая по сути является поручением непосредственным исполнителям организовать осуществление задачи, указанной в подписанном документе. Например, на отпускном заявлении ставится резолюция, чтобы был оформлен соответствующий приказ, бухгалтерия рассчитала отпускные и т. д.

Резолюция руководителя важна, когда запрашивается внеплановый отпуск

Таким образом, резолюцию полезно ставить, даже если речь идёт об оплачиваемом ежегодном отпуске, так как она вписывается в порядок требований ГОСТ Р 6.30–2003 о необходимости резолюции на большинстве видов заявлений работников. Казалось бы, в этой ситуации исполнение заявления не подлежит сомнению и не зависит от воли руководителя. Но дело в том, что отпуск может не состояться, и в случае отсутствия резолюции ответственность за его срыв может возлагаться на директора.

И тем более резолюция необходима, когда выполнение заявления не является автоматическим, а зависит от руководителя . Например, работник в срочном порядке просит внеочередной отпуск по семейным обстоятельствам, требующий согласия руководства.

Отзыв заявления

Отзыв заявления на отпуск преимущественно производится при следующих ситуациях:

Работник по своей личной инициативе просит перенести время очередного отпуска.
Условия предоставления отпуска были нарушены администрацией организации.

В первом случае просьба работника о переносе или временной отмене отпуска, полагающегося ему согласно графику отпусков, вступает в некоторое противоречие со ст. 123 ТК РФ. Согласно этой статье, о начале отпуска сотрудник должен быть извещён под расписку не позднее чем за две недели. Если такая расписка существует, то положительный или отрицательный ответ на просьбу об отмене отпуска целиком зависит от воли руководителя.

Другое дело, когда такого предупреждения не было или если работнику по вине администрации компании не были своевременно выплачены отпускные. Тогда работник может воспользоваться ст. 124 ТК РФ и на полном основании подать заявление о переносе отпуска. Отказ директора в таком случае будет нарушением трудового законодательства.

Порядок хранения

Заявления на отпуск подшиваются в личные дела работников, хранящиеся в отделе кадров. Сроки хранения заявлений зависят от видов отпусков (ФЗ № 43 от 02.03.2016):

5 лет - ежегодные оплачиваемые отпуска;
5 лет - отпуска для учёбы;
5 лет - перенос очередных отпусков;
75 лет - отпуска для работников на опасных производствах;
75 лет - отпуска без содержания по уходу за ребёнком.

Заявления и приказы на отпуска для удобства сдачи в архив подшиваются в отдельных папках. По истечении сроков хранения документов специальной экспертной комиссией проводится их инвентаризация. Комиссия составляет акт, на основании которого документация с истёкшими сроками хранения уничтожается.

Видео: предоставление очередного ежегодного отпуска

Заявление на отпуск является непременным атрибутом современного делопроизводства. При всей несложности его оформления необходимо учитывать определённые нюансы, пренебрежение которыми может обернуться неприятностями как для самого заявителя, так и для его работодателя.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск есть у каждого трудоустроенного гражданина. Минимальная продолжительность отдыха составляет 28 календарных дней, но в некоторых сферах деятельности предоставляются дополнительные дни (например, в МЧС, МВД и иных структурах).

Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков должен быть составлен не менее чем за 2 недели до начала года, и за такое же время до начала отдыха каждый из работников должен быть оповещен об этом под подпись. После этого сотрудникам необходимо написать заявление на очередной оплачиваемый отпуск, которое подписывается руководителем.

Когда пишется заявление на оплачиваемый отпуск?

Вопреки распространенному мнению, предупреждать работника за две недели о ежегодном отпуске должны руководители организации или кадровики, а не наоборот. Шаблон документа обычно присутствует в отделе кадров.

Вся процедура в целом выглядит следующим образом:

Гражданин, которому полагается отпуск, получает уведомление и отправляется в отдел кадров. В нем можно написать заявление, являющееся основанием для оформления . Приказ, в свою очередь, делается руководителем и передается в бухгалтерию для начисления отпускных.
Не менее чем за три дня до начала отдыха работнику выплачиваются деньги за отработанное и предстоящее время. Сумму можно рассчитать и самостоятельно, используя формулу для расчета отпускных.

При желании любой сотрудник имеет право взять . В этом случае достаточно написать одно заявление с подобной формулировкой. Также уволиться можно и во время отдыха, при этом в дни отпуска будут включены дни обязательной отработки, если ее назначит директор.

Рассмотрим пример: Лаврентьев О. Н. взял отпуск с 10.04.2018 по 24.04.2018 года, то есть на две недели. 15 апреля он решил уволиться и подал соответствующее заявление руководителю. Тот назначил ему отработку две недели. После окончания отдыха Лаврентьев будет обязан отработать еще 5 дней, так как течение предупредительного срока начинается со дня, следующего за датой подачи заявления об уходе.

Есть еще и другие виды отпусков, для которых также требуются заявления:

Учебный . Дается на основании справки из учебного заведения. Продолжительность зависит от сессии.
Без сохранения заработной платы . Дается всем работникам при замужестве, женитьбе, появлении ребенка на свет или смерти родственника. Продолжительность — до 5 дней. Для отдельных категорий сотрудников установлено повышенное количество дней неоплачиваемого отдыха.
Больничный по беременности и родам . Иногда его тоже называют отпуском. Для получения достаточно предоставить работодателю медицинскую справку и заявление на 30 неделе беременности. Стандартная продолжительность – 140 календарных дней, но при осложнениях больничный увеличивается согласно нормам ст. 255 ТК РФ.
Отпуск по уходу за ребенком . На протяжении полутора лет после рождения малыша женщине пособие по уходу за ребенком.

Важно: беременные не могут привлекаться к работе в ночные часы, для них устанавливается удобный график. Для остальных сотрудников режим работы регулируется трудовым договором и ТК РФ, при этом производится в повышенных размерах по сравнению с дневными часами (ст. 154 ТК РФ).

Как правильно написать заявление на отпуск?

Для правильного написания заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск достаточно воспользоваться следующими рекомендациями:

В правом верхнем углу указываются данные о руководителе, которому направляется заявление: ФИО, должность. Также здесь вписывают должность и ФИО отпускника и наименование предприятия.

Ниже (в середине листа) пишется «заявление» с маленькой буквы и без точки после слова.

После этого указывается формулировка: «прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск с (дата) продолжительностью (сколько календарных дней).

В конце ставятся число и подпись.

Образец заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск

Важно: если работник хочет уйти в отпуск вне графика, он должен предварительно согласовать это с коллективом и руководителем. Допускается замена дат отдыха с другими работниками, но при условии, что это не помешает производственному процессу и директор согласен на такие уступки.

Подводим итоги

Всем работникам в соответствии с заранее составленными графиками предоставляются ежегодные оплачиваемые отпуска, при этом их можно делить на части продолжительностью не менее 14 календарных дней.

Без правильно составленного заявления уйти в отпуск не получится – оно является основанием для создания приказа руководителя и начисления отпускных, поэтому очень важно составить его правильно и своевременно подать в отдел кадров.

Уход работника в отпуск должен быть оформлен соответствующим образом.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Это значит, что для создания приказа должен быть документ, послуживший основанием. Как правило, это заявление с просьбой предоставить отпуск.

В каких случаях требуется?

Заявление на отпуск нужно писать в следующих случаях:

работник идет отдыхать в период отличный от того, который указан в графике отпусков;
сотрудник пришел позже, чем был составлен вышеуказанный документ и поэтому не попал в него;
работник идет в отпуск, который не вносится в .

Значит, непосредственно заявление пишется в тех случаях, когда график не может выступать в качестве основания для составления приказа об уходе работника в отпуск.

Когда отпуск, в который работник уходит указан в графике отпусков, то надобность в заявлении отпадает.

Кадровик издает необходимый приказ. Работника должны предупредить о предстоящем отпуске не менее, чем за 14 дней его начала.

За сколько дней нужно отдать руководству?

Законодатель не регламентирует сроки, в которые нужно успеть подать заявление о предоставлении отпуска руководству.

Оптимальные сроки составления заявление должны составлять не менее 5 дней до предполагаемой даты отпуска.

По закону отпускные должны быть выплачены не позднее, чем за 3 дня до даты начала отпуска. Еще какое-то время требуется работникам бухгалтерии, чтобы произвести начисление положенных работнику сумм.

Как выглядит образец заявления на ежегодный очередной оплачиваемый отпуск в 2019 году?

Какие данные содержит?

Все данные, которые должны быть отражены в заявлении, можно представить в виде следующей таблицы:

Есть ли утвержденная форма документа?

Для написания заявление нет утвержденной унифицированной формы, поэтому оно составляется произвольно.

При этом нужно соблюдать основные правила делопроизводства:

составлять «шапку» документа в правом верхнем углу;
писать название документа, в данном случае слово «заявление»;
далее идет сам текст документа, в котором пишут все основные сведения;
в конце ставится дата и подпись.

Администрация предприятия может разработать бланк заявления и утвердить его для того, чтобы вся первичная документация отдела кадров была в едином стиле.

Как правильно написать?

При написании заявления руководствуются следующими правилами:

заявление составляется в письменной форме, но отдельном листе бумаги;
его можно написать от руки, либо набрать на компьютере;
для написания такого рода документов используются синие либо черные чернила;
подпись ставится ручкой, даже если остальной текст напечатан.

После того, как заявление написано, его отдают либо непосредственному руководителю, либо в приемную к руководителю организации. Там его должны зарегистрировать и присвоить ему входящий номер.

Формулировки

Все формулировки в заявлении, особенно те, что касаются вида отпусков, лучше писать в соответствии с законодательством. То есть нужно писать не просто слово отпуск, а какой именно вид отдыха хочет получить работник.

Самые распространенные отпуска:

ежегодный оплачиваемый;
отпуск без сохранения заработной платы;
дополнительный оплачиваемый;
учебный.

Если работник планирует взять несколько видов отпусков один за другим, то можно написать либо два заявления, либо указать их в одно, в порядке, в котором они будут предоставляться.

Можно ли указать часть — 1, 3, 14 дней?

Согласно законодательству работник может разбить свой основной оплачиваемый отпуск на любое количество частей, главное, чтобы одна, любая из частей, составляла 14 и более дней.

Образец (бланк)

Ниже предоставлен образец заявления на отпуск ежегодный оплачиваемый, на другие виды отпусков заявление будут аналогичными.

Бланк можно скачать здесь:

Нюансы

При составлении заявления могут быть разные нюансы, в зависимости от статуса работника и его работодателя.

Как составляется, если работаешь у ИП?

Индивидуальный предприниматель является для всех нанятых им сотрудников таким же работодателем, как и юридические лица.

Поэтому при написании заявления на отпуск работник ИП пользуется теми же правила, что в обычном случае.

Если особенности оформления перед декретом?

Трудовой Кодекс разрешает беременной женщине взять основной отпуск непосредственно перед больничным по беременности и родам независимо от того, есть ли он в графике отпусков.

Если работница собирается взять такой отпуск, то она пишет заявление в обязательном порядке, в котором указывает обстоятельство, которое разрешает ей взять отпуск в удобное время.

Она может взять как целый отпуск, так и его часть при условии соблюдения правил деление отпусков на части. Если к моменту ухода в декретный у нее накопилось более одного отпуска, то она имеет право взять сразу все положенные ей дни отдыха.

Также она имеет право взять 28 дней, даже если они будут предоставлены ей авансом.

Пример заявления:

Где и сколько хранится документ?

Заявление на отпуск подшивается в папку, где хранятся остальные основания для приказов.

Затем по окончании года эта папка сшивается и отправляется в архив, где хранится в течение трех лет, после чего его можно уничтожить установленным способом.

Обратите внимание! Согласно инструкции по делопроизводству разрешается хранить документы с маленьким сроком хранения на скоросшивателе. Это относится к документам – основаниям для приказов, в том числе и заявлениям на отпуска.

Заявление на отпуск является первичным документов в кадровом делопроизводстве. Для него не установлены обязательные формы, но в нем должны содержаться определенные сведения.

Заявление на отпуск — это тот документ, который позволяет работнику отправиться на законный отдых с соблюдением всех правил, прописанных в трудовом законодательстве РФ. Оформлять этот документ необходимо в основном в двух случаях: если сотрудник идет в плановый оплачиваемый отпуск, а также, если он изъявляет желание отправиться во внеочередной отпуск (в связи с учебой, беременностью, личными обстоятельствами и т.п.).

Во втором варианте желательно подтвердить необходимость внепланового отпуска документально, в противном случае, работодатель может отказать, ссылаясь на незаменимость подчиненного на рабочем месте.

ФАЙЛЫ

Как правильно оформить заявление на отпуск

Четких правил по заполнению данного заявления нет, как и нет единого для всех стандартного образца. Единственное исключение — крупные предприятия, иногда в их кадровых отделах имеются специально разработанные унифицированные бланки на все случаи жизни, в том числе и на предоставление отпуска.

Чаще всего заявление пишется в свободной форме.

Главное – указать в документе дату начала и конца отпуска, а также точное количество дней (по календарю) и, если запрашивается разрешение на внеочередной отпуск, написать о его причине.

Продолжительность отпуска может быть любой – смотря как договорятся руководитель и подчиненный. Однако следует помнить, что законная длина планового отпуска – 28 дней , поэтому, если отпуск требуется на более длительное время, то остальные дни идут за счет сотрудника.

Документ можно написать как от руки, так и напечатать на компьютере – главное, чтобы на нем стояла «живая» подпись.

Инструкция по написанию заявления

Как и все прочие документы, данное заявление имеет довольно традиционную форму. Вверху справа указывается должность руководителя (генеральный директор, директор, начальник производства и т.д.), полное название предприятия (в т.ч. его организационно-правовая форма), а также в родительном падеже фамилия, имя, отчество руководителя (имя-отчество можно поставить в виде инициалов).

Далее вписываются персональные сведения о сотруднике: его должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится, при условии, что работник трудится не в основном офисе, фамилия, имя, отчество.

Чуть ниже по центру строки следует написать название документа, в данном случае это слово «заявление», и поставить точку.

Следующая часть касается собственно содержания. Здесь надо написать просьбу об отпуске, обозначить его тип (очередной, внеочередной, без сохранения заработной платы и т.д.), желаемый период (число, месяц, год начала и конца отпуска) и точное количество календарных дней (включая первый и последний день). Если отпуск внеочередной, то следует указать основание для его предоставления с прикреплением к заявлению необходимых подтверждающих справок и т.п.

В завершение нужно поставить подпись и дату составления документа.

После написания заявления

После того, как заявление на отпуск написано, его следует передать либо секретарю организации, либо специалисту по кадрам. Далее ответственное лицо обязано предоставить этот документ руководителю на рассмотрение. После принятия какого-либо решения, начальник ставит на заявлении свою резолюцию, подписывает его и возвращает обратно.

Директор может согласиться на предоставление отпуска в запрашиваемые сроки, предложить отпуск в другое время или же отказать. Отказ может быть мотивирован тем, что на данный момент времени заменить заявителя некем (обычно график отпусков составляется заранее и руководство всегда твердо знает, кто будет замещать того или иного отпускника, что исключено при внеочередных отпусках). Однако в некоторых случаях отказ в отпуске неправомерен. В частности, независимо от обстоятельств придется отпустить:

работающего пенсионера;
инвалида;
внешнего совместителя;
студента ВУЗа, ПТУ или др. учебного заведения;
другие категории сотрудников, прописанных в ТК РФ.

Следует отметить, что в большинстве таких случаев работник все же обязан предоставить руководителю документы, подтверждающие его право на отпуск вне графика.

Если, несмотря на предъявленные документы, начальство отказывается отпустить сотрудника в отпуск, оно может понести наказание в виде штрафа, поэтому нормы закона, защищающие права работников, соблюдать нужно обязательно.

В ст. 114 ТК РФ говорится о том, что каждый официально трудоустроенный гражданин имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. В конце каждого календарного года на любом предприятии должен быть составлен график отпусков, согласно которому будут «гулять» все сотрудники на следующий рабочий год.

В ст. 123 ТК РФ сказано, что за 2 недели до начала отпуска по графику, работодатель обязан оповестить сотрудника в письменной форме. Делается это посредством письменного уведомления.

Унифицированной формы этого документа нет, но работник должен его подписать. Это говорит о том, что он ознакомлен с тем, что ему предстоит уйти в отпуск. Кроме того, все сотрудники должны быть ознакомлены с графиком отпусков на следующий год.

Отпуск предоставляется сотруднику в следующем порядке:

кадровая служба уведомляет работника за 2 недели;
работник пишет заявление;
на основании заявление издаётся приказ;
работнику выплачиваются отпускные.

Когда нужно писать заявление? За сколько дней до отпуска необходимо это сделать?

Отпускные должны быть выплачены, согласно ст. 136 ТК РФ, не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска. Следовательно, заявление необходимо писать в промежуток от 2-ух недель до начала отпуска (когда получено уведомление) и не позднее 3-х дней до его начала (дата получения отпускных).

Но если сотрудник уходит в отпуск по ранее составленному графику, то он не обязан писать заявление. Он подписывает уведомление, то есть соглашается с ним. На основании этого уведомления и ранее утверждённого графика отпусков и составляется приказ на отпуск, а бухгалтерии даётся «отмашка» для расчета отпускных. Кроме того, работник подписывает приказ о предоставлении ему очередного отпуска. Таким образом, все кадровые нюансы соблюдены.

Но работник может пойти в отпуск и не по графику, договорившись со своим работодателем. В этом случае, нужно писать заявление на отпуск. Оно будет являться оправдательной бумагой отсутствия работника на рабочем месте. Особенно если работник просит работодателя об административном отпуске, то есть неоплачиваемом.

Заявление является не обязательным, но необходимым документом. Если не написать заявление на отпуск (в том случае, если он не совпадает с графиком или работник берёт несколько дней за свой счёт по уважительной причине), то работодатель может заявить, что работник самостоятельно покинул рабочее место, и его необходимо уволить за прогул. Поэтому устные договоренности не приветствуются.

По Трудовому Кодексу не установлены чёткие рамки написания заявления. Но в этом документе необходимо указать период, на который сотрудник покидает рабочее место. Нужно писать именно числа отсутствия, а не период. Например, прошу предоставить мне отпуск с 15.05.2018 года по 31.05.2018 года. Вот такая формулировка будет правильной.