Сканеры штрих-кодов - работа. Складской количественный учет. Поступление товара. Ручной и автоматический ввод штрих-кодов в приходной накладной

Интернет-магазин на платформе «1С-Битрикс: Управление сайтом» позволяет вести складской количественный учет. Для ведения склада и формирования минимального набора документов вам не нужно приобретать дополнительные программы.

Складской количественный учет

Функционал для ведения складского учета позволяет оформлять поступления и списания товаров на склад, перемещение между складами, вести учет остатков. Вы можете учитывать товары по штрих-коду и сильно экономить свое время при отгрузке или внесении товаров в каталог.

Все для удобной работы с товарами и остатками:

• Документы — все в одном разделе, есть фильтрация
• Поставщики — раздел интернет-магазина
• Приход и отгрузка товара со штрихкодами
• Быстрое перемещение товаров в точки выдачи и склады
• Все действия: возврат товаров, списание товаров, ввод остатков

Вы быстро найдете все складские документы, потому что они собраны в одном специальном разделе «Документы». Вы легко отберете из них необходимые, воспользовавшись фильтрами.

4 основных документа:

• Приход товара на склад
• Перемещение товара между складами
• Возврат товара
• Списание товара

С помощью этих документов вы будете делать все необходимые складские проводки со складами, с остатками товаров на складах и т.д. Раздел представляет собой архив всех складских проводок.

«Поставщики» — специальный раздел, в котором вы будете вести список физических и юридических лиц, с которыми активно сотрудничаете, к которым необходимо обращаться для получения материалов, комплектующих и т.д.



Вы быстро найдете любого поставщика, когда он вам понадобится. Достаточно задать в фильтре его e-mail, телефон, ИНН или другие известные данные.

Вы быстро добавите товары по штрих-коду — вручную или с помощью специальных сканеров (считывателей). Достаточно установить курсор мыши в нужное поле для ввода, навести сканер на штрих-код, — и 13 цифр кода окажутся в текстовом поле.

При повторном приходе товара, который уже был отсканирован, вам не придется еще раз заводить товар.

При отпуске товара вы будете уверены, что взяли именно тот товар, который должен быть отгружен. Сканер штрих-кодов подтверждает правильность выбора товара, тем самым предотвращая денежные потери магазина из-за возможных ошибок.

Управление товарами на складах

Вам доступны все возможные действия для управления товарами и их остатками на складах: возврат товаров, списание товаров, ввод остатков и многое другое.

Например, вы можете:

• быстро переместить товар с основного склада в точки выдачи
• перебросить товар из одной точки в другую
• узнать сколько и какого товара у вас находится на складах
• просмотреть историю — когда, какой товар, сколько и кто отгружал на склады

По каждому из ваших складов вы можете построить отчет.

Например, просмотреть остатки товаров на каком-то складе, и быстро отгрузить для него те, что заканчиваются. И не нужно запрашивать эту информацию у кладовщика.

2 готовых отчета:

• Остаток по товарам на складах
• Запасы товаров

С отчетом «Запасы товаров» вы всегда в курсе остатков товара на складах. Фильтр позволяет выбрать магазин, период, товар или категории товаров.
Для каждого из отчетов есть специальные фильтры, которые можно подстраивать, выбирая нужные поля для сортировки. Любой отчет вы можете экспортировать в Excel.

Многоскладовость

В интернет-магазине можно создать несколько складов и задать количество товаров в каждом.

Покажите покупателям сколько товара на ваших складах. В каталоге клиент увидит, сколько товаров на складе в конкретном магазине. Это особенно удобно для клиента, если он выбрал способ доставки товара «самовывоз».

Многоскладовость интегрирована с «1С». Благодаря этому вы можете выгружать из «1С» остатки по каждому из складов и представлять эту информацию посетителям сайта.

Сканеры штрих-кодов - работа

Сканеры штрих-кодов позволяют значительно увеличить производительность персонала магазина в случае если в торговой точке большое количество наименований товаров и (или) большой поток покупателей.

Занесение товаров с использованием сканера штрих-кодов позволяет исключить дублирование одинаковых товаров (когда в программу занесено несколько одинаковых товаров разных приходов под разными кодами). В этом случае учет становится более упорядоченным и простым. Также занесение товаров с использованием сканера штрих-кодов значительно быстрее (иногда до 2 раз).

Для продажи товара нужно ввести товар и количество продаваемого товара. Стандартный способ - это ввод кода товара.

Чтобы ввести код товара - нужно знать этот код. Есть множество магазинов, которые при занесении приходов присваивают товарам внутренние (магазинные) коды - как правило 5-значные или иногда 6-значные (если количество наименований более 90000 и 5-значные закончились). Этот код наклеивается на товар, что позволяет затем быстро осуществлять продажи.

Подобный способ (наклеивание кодов товаров) - позволяет довольно хорошо упорядочить учет (если на всех товарах наклеены коды, продажи товара осуществляются быстро).

Если коды не наклеивать, при продаже товаров продавцу придется использовать поиск по цене/наименованию/артикулу и т. д. - что довольно эффективно и в 99% случаев позволяет найти товар, но отнимает очень много времени. Поэтому в магазинах с большим количеством наименований товаров без использования сканера штрих-кодов рекомендуется присваивать каждому товару внутренний магазинный код (и наклеивать его на товар).

Довольно часто на товарах уже наклеены готовые штрих-коды. При наличии сканера штрих-кодов в магазине можно опустить этап наклеивания на товары внутренних 5-значных кодов, что облегчает процесс занесения товаров.

Занесение товаров

При занесении штрих-кодов вручную вместо сканера штрих-кодов можно использовать клавишу F10.

Итак, как происходит занесение товаров:

Сканируем товар. Если товара с таким штрих-кодом нет, поля (в первый раз) нужно будет заполнить вручную. Если товар с данным штрих-кодом уже был занесен, программа автатически заполнит часть полей:

Остается только ввести количество, сумму себестоимости и программа сама рассчитает себестоимость и цену (исходя из стандартной наценки, установленной в настройках программы). Цену можно отредактировать вручную.

Итак, товары занесены вместе со штрих-кодами. После проведения сессии, куда были занесены товары, товары будут доступны для продажи, а штрих-коды будут доступны для использования в розничных продажах. Посмотреть, какие штрих-коды занесены для конкретного товара, можно в карточке товара (клавиша F1):

Также можно настроить отображение штрих-кодов прямо в списке, при занесении товаров:

Если на товарах закупки нет готовых штрих-кодов, есть несколько вариантов:

1) Наклеивать на эти товары внутренние, магазинные коды товаров (те, которые 5-значные или 6-значные), чтобы при продаже продавцы могли их также идентифицировать.

2) После занесения для товаров сессии, не имеющим штрих-кодов, штрих-коды могут быть автоматически сгенерированы программой (Дополнительно-->Сгенерировать штрих-коды товарам сессии, не имеющим штрих-кодов"). Далее эти штрих-коды могут быть распечатаны для наклеивания на товары как на обычном принтере, так и на принтере этикеток. В этом случае гораздо эффективнее будет вместо печати штрих-кодов .

Минус в том что для компьютера и программы сканирование эквивалентно вводу символов с клавиатуры. Поэтому перед сканированием товара нужно встать на определенное поле. Интерфейс программы (раздел "Розничные продажи") при использовании клавиатурного сканера штрих-кода будет выглядеть так:

От продавца практически не требуется никаких дополнительных действий кроме того, что перед сканированием товара нужно установить курсор на поле "Штрих-код". Если сканируется несколько товаров, курсор перескакивает автоматически:

Поскольку сканер клавиатурный, штрих-код также можно вводить следующим образом: нажимаем F10 и сканирует товар. Штрих-код будет введен в поле как если бы был введен вручную (поскольку для программы клавиатурный сканер - это просто имитация нажатий клавиш на клавиатуре).

Штрихкод был изобретен в 1951 году и, казалось бы, уже прочно вошел в нашу жизнь, однако, как показывает моя практика, многие пользователи не знают, что это такое, даже многие IT-специалисты не знают, что такое сканер штрихкодов и терминал сбора данных. И кажется, что все это сложно для понимания и внедрения, но на самом деле это достаточно просто. И одна из целей данной статьи - показать, насколько проста работа при штрихкодировании, прояснить логику и последовательность операций на автоматизированном складе.

Данная статья не претендует на истину: на некоторых проектах вопрос автоматизации решается иначе, нежели приведенный в статье вариант. Таких проектов, где необходимо было привести работу склада в эффективное, рабочее состояние, у моей компании было порядка 30. И у меня выработалась схема работы, которая стала для меня стандартом автоматизации работы склада. С одной стороны она проста, с другой - она отвечает основным требованиям.

Приведенная в статье схема работы склада масштабируема, но суть в любом случае остается одна и та же. Такая схема работы подойдет как компаниям-реселлерам, так и компаниям-производителям, имеющим склад и ведущим учет товаров или материалов.

Мы поговорим о складском учете с применением специального оборудования, программных и аппаратных средств. Я расскажу, какие применяются устройства, в какой момент, как поступать в тех или иных ситуациях.

Данная статья предназначена прежде всего для IT-специалистов, для программистов и для тех, кто владеет хотя бы немного техническими навыками. Во-первых, в статье употребляются термины, которые часто не понятны простым пользователям. Во-вторых, здесь есть еще BPMN-нотации с описанием бизнес-процессов, которые будут понятны специалисту, но не пользователю. К тому же за последнее время ко мне три или четыре раза обращались именно IT-специалисты, которые открывали свои магазины, либо консультировали своих клиентов. Если вы собираетесь открывать свой бизнес, который предполагает наличие склада, либо оказываете консультирование по внедрению программ и оборудования - данная статья будет вам полезна.

Итак, начнем.

Зачем нужна автоматизация склада?

Но на этапе анализа я, как правило, смотрю еще и на то, как построена работа склада (обыкновенно в компаниях всегда присутствует склад). И если я вижу какие-то “провалы” в работе склада, то непременно ставлю в известность руководство компании.

Какой смысл внедрять CRM-систему и систему увеличения продаж, если учет товара ведется неправильно? Если клиент, с которым вы так тщательно работали, применяя нововведения, закажет у вас в итоге товар, который будет в недостаче или пересортице, и отсутствует на складе? Получается, вы проделали напрасную работу?

Обыкновенно склад малых и средних предприятий находится на самом примитивном уровне. Ведение складского учета ведется вручную. Точность учета при этом оставляет желать лучшего. Исходя из своего опыта скажу, что ведение складского учета ручным методом обходится предприятию гораздо дороже, нежели его автоматизация. При ручном методе сбора и ввода данных та информация, которая необходима, часто оказывается недостоверной. А увеличение стоимости обслуживания товара ведет к увеличению стоимости самого товара.

Автоматизация работы склада - сравнительно простая технология, внедрение которой не требует дорогостоящего оборудования или программного обеспечения. Таким образом, автоматизация если не напрямую сказывается на увеличении прибыли и объемов продаж, то текущие расходы предприятия снижает точно.

Штрихкодирование товара

• ввод штрихкода с помощью сканера - этот вариант актуален для компаний, занимающихся продажей при получении товара, обладающего своим штрихкодом
• автоматическое формирование штрихкода в учетной системе - этот вариант актуален для компаний-производителей товаров и компаний - реселлеров в случае, если товар от поставщика получен без штрихкода

Оборудование для складского учета

• сканеры штрихкодов для приемки, сборки и отгрузки товаров;
• терминалы сбора данных для проведения инвентаризации;
• принтеры этикеток для печати при необходимости собственной маркировки товара

1. Сканер штрихкодов

Сканер штрихкодов - это компактное устройство, главной функцией которого является считывание информации с этикетки товара и передача её в учетную систему. Сканер штрихкода используется при сборке товара, при поступлении товара и реализации товаров клиенту.

Сканеры бывают разные по своим техническим характеристикам: одноплоскостные, многоплоскостные и т.д. Они отличаются качеством, скоростью, дальностью считывания и другими показателями.

Сканеры штрихкодов бывают проводные и беспроводные. Я рекомендую использовать беспроводные для того, чтобы не ограничивать мобильность сотрудника и не быть привязанным к месту. Да, они стоят в разы дороже, но зато это очень удобно.

2. Терминал сбора данных

Терминалы сбора данных - это специализированное устройство, представляющие собой портативный компьютер со встроенным сканером штрихкода.

Терминал предназначен в первую очередь для быстрого сбора, обработки и передачи информации о товаре при проведении инвентаризации, но также может использоваться при поступлении товара и сборке товара для отгрузки клиенту.

Терминал сбора данных имеет луч для сканирования; монитор, на котором мы можем увидеть, какой товар просканирован; и кнопочную панель для введения информации о количестве товара и для выполнения различных команд.

С помощью ТСД вы можете как сканировать весь товар подряд, так и считать штрихкод отдельной позиции и вручную ввести количество этого товара.

Терминал в отличии от сканера не только считывает штрихкод, но и накапливает информацию о просканированных штрихкодах у себя в памяти. Естественно, есть более дорогие устройства, которые могут связываться с базой данных и выдавать информацию об остатке товара и т. п. Но мы рассматриваем простейший вариант ТСД, когда нам просто необходимо провести инвентаризацию.

ТСД бывают разные, их стоимость варьируется от 25 тысяч рублей до заоблачных цифр (я видел ТСД за 250 тысяч). Эффективность ТСД в данном случае не зависит от цены. Какой я рекомендую использовать ТСД? Я рекомендую самый простейший, выполняющий операции сканирования, хранения и передачи данных в систему учета. Все новомодные системы на андроиде, с цветным дисплеем и другим продвинутым функционалом требуют квалифицированных специалистов, продуманной работы с этим оборудованием и хорошего программного обеспечения. Да, такие функции и не нужны, так как на конечный результат они не влияют. Поэтому чем проще - тем лучше.

Также при покупке ТСД необходимы такие комплектующие, как подставка и запасной аккумулятор. ТСД - это такое оборудование, которое быстро снимают с производства. Вы его купили, а потом можете не найти на него комплектующие, и вам придется либо искать их, либо покупать новый. Поэтому рекомендую сразу запастись аккумуляторами.

Зачем нужна подставка? Она связана с самой системой учета, через нее происходит передача данных из ТСД в систему. Кроме того, в комплекте с оборудованием обычно нет кабеля USB для связи подставки с компьютером, его тоже необходимо приобрести.

Еще один важный нюанс, который необходимо учитывать при покупке ТСД: вы можете купить одну или две подставки на четыре-пять терминалов. Почему? Сам терминал во время инвентаризации постоянно используется, подставка же используется короткий промежуток времени для выгрузки и загрузки данных из вашей системы в терминал данных в вашу учетную систему. Можно и подождать, так как сама выгрузка происходит 10-15 секунд в зависимости от скорости работы терминала. Клиентам я рекомендую приобретать 2 подставки и 5 ТСД на один склад среднего размера для проведения быстрой инвентаризации.

Кроме того, ТСД можно использовать при поступлении или реализации. Вы можете просканировать весь поступивший товар терминалом, и загрузить данные в документ поступления в учетной системе.

3. Принтер этикеток

Принтер этикеток – это устройство, с помощью которого изображение штрихкода наносится на этикетку. В учетной системе формируется этикетка, которая затем распечатывается на принтере.

Этикетки со штрихкодами необходимо печатать, как я уже писал выше, на товар, который не имеет штрихкода. Это бывает в том случае, если вы являетесь производителем товара, либо вы получили от поставщика товар, не имеющий штрихкода.

На что стоит обращать внимание при покупке:

• производительность
• ширина этикетки. Если у вас крупный товар и вы хотите печатать большую этикетку, то вы должны выбирать такой принтер, который сможет напечатать такую ширину.
• условия, в которых может функционировать устройство. Достаточно часто бывает, что склады находятся в неотапливаемом помещении, а оборудование покупается для офиса, естественно, оно быстро выйдет из строя в силу перепада температур, влажности и т. д. Поэтому если у вас неотапливаемый склад, всегда учитывайте условия, в которых может функционировать устройство.

• термотрансферные этикетки - печать возможна только при помощи красящей ленты в основном черного цвета
• термоэтикетки - печать на термоэтикетках осуществляется путем прямого нагрева выборочных точек движущейся этикетки термопечатающей головкой принтера или весов

Теперь, когда товар проштрихкодирован, в учетную систему внесены данные о соответствии номенклатуры и штрихкода, оборудование закуплено, мы можем вести автоматизированную работу склада. Рассмотрим подробно, как это происходит.

Автоматизация складских процессов

• Поступление товара - включает следующие операции: оприходование излишков, поступление товаров от поставщика, поступление товаров из производства.
• Хранение и учет товара - предполагает проведение инвентаризаций товаров, перемещение товаров между складами и помещениями.
• Выдача товара - включает различные операции расходования товаров: списание на внутренние нужды, списание порчи товаров, отгрузка клиенту.

Поступление товаров от поставщика.

Как происходит операция приема товаров от поставщика?

• Мы создаем заказ поставщику, в котором указываем необходимый нам товар.
• Поставщик привозит товар.
• Мы считываем один за другим штрихкоды товаров сканером, и вводим их в базу данных в документ Поступление товаров.

Мы уже об этом говорили выше, но сейчас подробно рассмотрим саму процедуру. Если товар пришел без штрихкода, то есть два варианта развития событий:

1. Если у нас есть время, и мы знаем, какой товар будет без штрихкода, мы можем подготовить заранее или распечатать во время приема необходимое количество этикеток, наклеить их на товар, а затем уже оприходовать на склад путем сканирования.
2. Если нам быстро надо оприходовать товар с целью иметь в базе информацию об остатках и сразу начать резервировать товар для клиентов - мы оприходуем товар по количеству, но без проведения через сканер. То есть сотрудники считают товар и вводят вручную данные в учетную систему.

Надо запомнить правило: если товар пришел без штрихкода, если у нас мало времени и товар не очень ценный - мы его сначала можем оприходовать по количеству, не проводя через сканер штрихкода, а потом уже штрихкодировать и наклеивать этикетки.

При наклейке на товар этикеток со штрихкодами есть один полезный прием. Он очень простой, но значительно облегчает работу:

Если вы сделали заказ поставщику, и знаете, какое количество товара придет, вы распечатываете этикетки заранее. Бывает так, что товар либо весь не заштрихкодирован, либо известно, какой товар не будет обладать штрихкодом - вы заранее генерируете штрихкоды на такой товар в учетной системе и распечатываете все этикетки на товар будущего поступления. Количество этикеток должно совпадать с количеством ожидаемого товара.

Затем при поступлении товара от поставщика, вы можете не считая его, просто наклеить этикетки. Если не осталось этикеток и необклеенного товара - значит, количество товара соответствует тому, что вы заказали. Если остались лишние этикетки (такое бывает), значит, товар не довезен. Если этикеток не хватило - значит, привезли излишек или налицо какая-то пересортица (возможно, наклеили штрихкод не на тот товар). В этом случае надо сразу выяснять, где вы ошиблись, или что не довез поставщик.

Итак, для оприходования товара от поставщика или любого другого оприходования необходим сканер штрихкодов и принтер этикеток. Также поступление можно делать терминалом сбора данных: считываем все штрихкоды терминалом, а затем всю информацию единовременно или частями загружаем в документ поступления товаров в учетную систему.

После того, как товар проэтикирован, вы его раскладываете. Про адресное хранение, когда ваш склад поделен на секции, и в определенную секцию вы кладете определенный товар и отмечаете это в системе - я здесь говорить не буду. Использовать или не использовать адресный склад - каждый решает сам. Но я не рекомендую его использовать на малых и средних предприятиях, так как сотрудники начинают ошибаться, они не могут рассчитать правильно площадь и объем своего склада и тому подобные вещи. Поэтому в данной статье не будет рассматриваться такой вариант, как адресное хранение, серийный учет и тому подобные вещи. Это масштабирование, усложнение системы, но на суть работы это не влияет.

После того, как мы товар приняли, он у нас хранится, мы должны контролировать товар, вести его учет, делать так называемую инвентаризацию и при необходимости оформлять перемещения товаров.

Хранение и учет товара на складе

Хранение и учет товара предполагает проведение инвентаризаций и перемещение товаров между складами и помещениями. Перемещение товаров происходит путем считывания штрихкодов - здесь я не буду углубляться в описании. Документ Перемещение представляет собой одновременную выдачу товара с одного склада-источника и поступление на склад-получатель. Вы открываете документ Перемещение товаров и сканируете в него необходимый товар.

Давайте остановимся подробнее на инвентаризации. Как она происходит? Какое оборудование для этого нужно?

Инвентаризация - это проверка наличия товаров на определённую дату путём сличения фактических данных с данными системы учёта.

Из моего опыта скажу, что неправильно делать инвентаризацию своими силами. Многие компании проводят инвентаризацию своими силами, аргументируя это тем, что их сотрудники очень хорошо знают товар, в отличие от сторонних специалистов. Но это неправильно, так как получается, что работник склада сам себя проверяет.

Идеально, если для проведения инвентаризации будут привлечены сторонние компании (аудиторы или 1с-ники), либо если такой возможности нет - привлечь сотрудников своей же компании, но из других отделов, не связанных с работой на складе. Почему это необходимо? Потому что, повторюсь, нельзя, чтобы человек проверял сам себя.

Бывали, такие случаи, когда инвентаризация (в особенности если это была первая инвентаризация) была поводом списать все свои огрехи, воровство и т.д. и т.п. Особенно если человек работает долго. Если по результатам инвентаризации - все сошлось, это должно вызвать у вас подозрение, скорее всего здесь дело не чисто, налицо обман системы сотрудником.

При мне был такой случай, что складовщик “находил” товар после выявления недостач в результате инвентаризации. Это выглядело крайне подозрительно.

Также напомню, что инвентаризация должна проводиться в выходные дни или в нерабочее время, чтобы не происходило движения товара. Многие компании этим пренебрегают, а после ищут, откуда взялась недостача.

Как происходит инвентаризация? Сотрудник или несколько сотрудников (если несколько сотрудников - склад разбивается на секции) считывают товар на стеллажах один за другим, используя терминал сбора данных. Каждый сотрудник идет и сканирует товар, который ему попадается в своей секции. Затем ТСД устанавливается на подставку и данные загружаются в учетную систему.

Информация из ТСД поступает в виде документа Инвентаризация товара или Пересчет товара с информацией, какой товар был просканирован во время этой работы. Затем необходимо удалить данные из терминала, после чего можно сканировать следующую порцию данных, пока не будет просканирован весь товар.

Какие нюансы необходимо учитывать при автоматизированной инвентаризации товаров? Если вы сканируете товар в несколько заходов существует такая проблема: при загрузке данных из терминала в учетную систему, предыдущие данные из документа Инвентаризации удаляются.

Как мы обычно поступаем в таких случаях? Создается несколько документов Инвентаризации данных, где записывается, кто сканировал, и какой стеллаж. Потом мы берем и объединяем данные из нескольких документов в один путем копирования.

Что дальше должна делать система, когда мы имеем все данные в одном документе? Система сравнивает результаты документа Инвентаризации с учетными данными и выдает информацию об излишках и недостачах. Чтобы в системе была актуальная информация об остатках товаров на складах, по результатам инвентаризации необходимо сделать следующее:

• списать недостачи
• оприходовать излишки

Подытожу, во время инвентаризации осуществляются следующие действия:

• сканируем товары
• загружаем эти данные в документ Инвентаризация,
• система автоматически сравнивает учетные данные с фактическими, и выдает нам информацию о необходимости создать документы Списания и/или Оприходования товаров.

Выдача товаров

• менеджер по продажам оформляет заказ клиента
• после оплаты товара (или безе нее, если предприятие отпускает товар в кредит) менеджер оформляет документ реализации товара
• склад собирает и отпускает товар, заказанный клиентом

И при такой схеме работы складовщик сообщает менеджеру о недостаче товара постфактум.

• менеджер резервирует товар по заказу клиента
• менеджер дает складу задание собрать заказ
• склад на основании заказа оформляет документ Сборка заказа, где проводит необходимые данные о собранном по заказу товаре.

Если мы сосканировали больше необходимого количества, то система выдает список лишних позиций. Если мы сосканировали меньшее количество - мы не сможем закрыть работу по заказу, пока весь товар не будет собран. Если же в сборке количество собранного товара совпадает с количеством к сборке - на основании этой сборки создается реализация товаров и услуг.

Если товара недостаточно, об этом сообщается менеджеру, менеджер уже связывается с клиентом по поводу заказа, но это уже другой бизнес-процесс.

Зачем нужна сборка товара? Если мы создаем сразу реализацию, это неправильно, потому что тогда наступают наши финансовые обязательства перед клиентом. Но на самом деле, пока мы не видим в наличии весь товар по заказу клиента, пока мы его не собрали, мы не можем сказать покупателю, что товар действительно есть в наличии.

Вы можете оформлять сборку товара не только при помощи сканера, но и при помощи терминала сбора данных. При этом весь собранный товар единовременно сканируется, и данные загружаются в документ Сборка товара.

Часто на предприятиях возникает вопрос: Что делать с весовым товаром, который мы продаем поштучно?

Бывает такое, что товар оприходуется по весу, а продается поштучно. Например, болты. Болты приходят килограммами, а продаете вы их штучно. Как здесь быть? Очень просто. В системе заводится две единицы измерения номенклатуры - шт и кг, указывается коэффициент, какое количество штук содержится в килограмме. При продаже и сборке товара сотрудник сканирует штрихкод этого товара и вводит продаваемое количество товара. При этом этикетки со штрихкодами не нужно наклеивать на каждую единицу товара. У складовщика есть листок со штрихкодами товаров, на который нельзя наклеить штрих-код, он сканирует и вбивает количество болтов.

При списании списывается количество как в штуках, так и в килограммах. Потом инвентаризация проводится уже по килограммам, товар взвешивается, и фактический вес сверяется с учетным. Благодаря коэффициенту всегда можно знать, сколько штук содержится в килограмме, сколько весит одна штука. И если пришло 50 кг болтов, а продали 1000 шт по 50 гр - у нас должно остаться количество - 0. Если ничего не осталось, значит все в порядке: 50 кг болтов пришло, 50 кг ушло.

Заключение

С уважением, Кинзябулатов Рамиль.

Использование штрих кодов для идентификации товаров упрощает работу продавца и снижает вероятность ошибок при вводе информации в программу. Для успешного использования штрихового кодирования надо выполнить подготовительные действия: ввести для товаров значения заводских штрих кодов или распечатать свои этикетки со штрих кодами.

Штрих коды могут быть нанесены на товар их производителем. В виде штрих кода обычно кодируется 13-тизначный цифровой код. Заводской штрих код вводится в программу при редактировании описания товаров нажатием кнопки "Штрих коды" (в правом верхнем углу экрана). Штрих коды можно вводить вручную с клавиатуры, но удобнее это делать сканером штрих кодов.

Использование сканера штрих кодов.

Для использования штрих кодов необходим сканер, который считывает код и передает его значение в программу. Сканеры штрих кодов различаются способом подключения к компьютеру. Бывают подключения в разрыв клавиатуры, в порт RS232, в порт USB. В компьютер считанный штрих код попадает в буфер клавиатуры или в порт RS232 (COM порт). В случае подключения сканера через USB, штрих коды могут загружаться в буфер клавиатуры или сканер может эмулировать порт RS232 и загружать штрих код в него.

Программа может работать как со штрих кодами загруженными в буфер клавиатуры, так и в порт RS-232. Для использования удобнее работа с портом RS-232.

При работе сканера через буфер клавиатуры считывание штрих кода эквивалентно вводу кода с клавиатуры и нажатию Enter. Для обработки такого кода в программе должно быть активно окно ввода штрих кода. Это окно появляется автоматически в разделе розничной торговли при соответствующих настройках или при нажатии клавиши F6.

При работе со сканером подключенном в порт RS-232, его опрос происходит в фоновом режиме, в окне для ввода штрих кода нет необходимости. Т.е. программа постоянно проверяет порт и, если код считан, обрабатывает его. Предварительно необходимо настроить номер порта для сканера. Это делается в настройках параметров программы. При подключении сканера через порт RS-232 требуется внешний источник питания, он скорее всего поставляется со сканером. В некоторых компьютерах и большинстве ноутбуков отсутствует порт RS-232, поэтому для подключения таких сканеров используется адаптер USB - RS232. После установки его драйвера, в системе появляется виртуальный COM порт. Его номер можно посмотреть в диспетчере оборудования Windows. Некоторые модели сканеров поставляются с интерфейсом USB с эмуляцией порта RS-232, при этом им не требуется дополнительный источник питания.

Сканер штрих кодов может использоваться не только для считывания кодов товаров, но и для управления программой в разделе розничной торговли. Специальные управляющие штрих коды для программы находятся в файле roz_kods.xls в папке с программой, а также в папке UTIL на CD программы. С помощью них продавец может работать с программой почти не пользуясь клавиатурой.

Мы предлагаем: лазерный сканер Zebex 30 01 по 3200 руб. и другие модели.

Печать этикеток.

Если на товарах нет заводских штрих кодов, то можно распечатать этикетки со своими штрих кодами. С программой поставляются такие формы, в качестве штрих кода на них выводится код товара. Формы для печати этикеток со штрих кодами можно найти при оформлении накладной и в отчетах по товарам. Если Вы выберите этикетки в формате MS Word, то на компьютере должен быть установлен пакет MS Office. Эти формы рассчитаны для печати на обычный принтер на бумагу формата A4, лучше использовать лазерный принтер. После печати этикетки надо разрезать. Можно использовать клеящуюся бумагу.

В формах этикеток для накладной выводятся только товары из накладной. В накладной можно выделить отдельные позиции и распечатать этикетки только для них с помощью пункта контекстного меню "Печать документа для выделенных записей (Ctrl-F9)".

В отчетах по товарам через главное меню выводятся этикетки для всех товаров. Можно также вывести отчет с этикетками для выделенных в справочнике товаров.

Можно также печатать из программы на специальные принтеры этикеток. В этих принтерах печать производится на ленту с клеящимися этикетками. Наклеивать такие этикетки значительно быстрее и проще, чем в случае печати на обычный принтер. Формы и средства для печати на специализированные принтеры этикеток не поставляются с программой. Обращайтесь к нашим специалистам по этому вопросу. Как правило требуется дополнительная адаптация таких этикеток под размер и другие требования заказчика.

Мы предлагаем: принтер этикеток CITIZEN CLP-521 по 14400 руб. и другие модели.

Вывод чека на фискальный регистратор

С программой поставляются формы для вывода чека на фискальных регистраторах (ФР) фирмы Штрих-М, например, на Штрих-ФРК, ШТРИХ-М-ФРК . На компьютере должен быть установлен драйвер фискального регистратора, который поставляется бесплатно вместе с аппаратом. Формы для вывода чека поставляются в программе в исходных кодах.

Имеются также формы для фискальных регистраторов фирмы АТОЛ. Для работы с регистратором используется "АТОЛ: Драйвер ККМ", который бесплатно поддерживает следующие модели фискальных регистраторов:

• "FPrint-03К"
• "FPrint-5200К"
• "FPrint-02К"
• "FPrint-88К"
• "ТОРНАДО" ("МЕРКУРИЙ-114.1 Ф" версия 04)
• "ТОРНАДО-К" ("МЕРКУРИЙ MS-K" версия 02)
• "ФЕЛИКС-РК" версия 01
• "ФЕЛИКС-Р Ф" версия 02
• "ФЕЛИКС-02К" версия 01
• "ФЕЛИКС-3СК" версия 01
• "Триум-Ф" версия 01
• "МЕРКУРИЙ-140Ф" версий 02 и 03

Возможна разработка подобных форм для других моделей ФР. Встроенный язык программы позволяет взаимодействовать с OLE объектами различных драйверов ФР.

Возможно взаимодействие программы с кассовым аппаратом АМС-100Ф, АМС-100К . Эти аппараты имеют возможность обмена данными с компьютером, но библиотека CHON100.DLL для работы с этими кассовыми аппаратами от их производителя является платной. В ней имеется защита от копирования с привязкой к серийному номеру кассового аппарата. Стоимость дополнения программы для работы с кассовым аппаратом АМС-100 - примерно 1800 руб. на 1 кассовый аппарат.

Если Вам не нужно использовать фискальный регистратор, то можно печатать чек на обычный или чековый принтер.

Мы предлагаем: фискальный регистратор ККМ "ШТРИХ-М-ФР-К" по 26 000 руб. и другие модели.

Терминалы сбора данных.

Упрощенно можно сказать, что терминал сбора данных (ТСД) - это сканер штрих кодов с памятью. В нем накапливаются считанные штрих коды, а затем они могут быть загружены в программу в документ на приход или расход, или в инвентаризацию. Программа поддерживает прямое взаимодействия с терминалами фирмы Zebex, например, модели Zebex PDL-2016. Это относительно недорогая модель с лазерным сканером. Для вставки в программу данных из ТСД Zebex создайте новый документ или инвентаризацию, нажмите правую кнопку мыши или F12 и в появившемся контекстном меню выберите пункт "Импорт пунктов из терминала сбора данных". Имеется более подробная инструкция по работе с ТСД Zebex PDL-20, Вы можете запросить ее в нашем отделе тех.поддержки.

Использование ТСД может быть удобно в тех случаях, когда до штрих кодов трудно дотянуться обычным сканером подключенным к компьютеру. Это может быть склад, витрина, большой торговый зал.

Можно также оснастить ТСД удаленные торговые точки для учета их продаж, но по стоимости и функциональности более интересным будет вариант с недорогим нетбуком, например, Asus EEE, сканером штрих кода и нашей программой версии "Розница".

Для более дорогих фискальных регистраторов на основе Windows CE нами разработана программа VVS "Мобильная Торговля", которая позволяет вести полноценный учет и обмениваться информацией с нашей программой VVS "Офис - Склад - Магазин".

Мы предлагаем: Терминал сбора данных Zebex PDL-20-16 по 17500 руб., терминал Zebex Z-2070WL - ручной терминал с WiFi WinCE.NET цветной сенсорный экран по 31900 руб. и другие модели.

Дисплей покупателя.

Для отображения покупателю информации о названии и цене выбранных товаров, сумме покупки и сдачи, к компьютеру может быть подключен дисплей покупателя. Правила торговли могут обязывать применять дисплеи покупателя в случае использования фискальных регистраторов, этот вопрос Вам надо уточнить самостоятельно.

Программа поддерживает взаимодействие с дисплеями покупателя использующих различные системы команд. Мы устанавливали дисплеи покупателя FIRICH FV-2029M и совместимые с ним. Для других моделей рекомендуется проверка.

Настройка дисплея покупателя делается при редактировании параметров программы.

Мы предлагаем: дисплей покупателя FIRICH FV-2029M Флюорисцентный дисплей, двух строчный по 4300 руб. и другие модели.

Весовые товары

Если Вы используете весовые товары, то Вам могут понадобится весы с возможностью печати этикеток. Например, весы серии CAS LP. Для загрузки в них кодов, названий и цен товаров в программу может быть добавлен специальный отчет по товарам. Передача данных в весы возможна через текстовый файл. Более подробная информация по обмену данными имеется в документации к весам.

Для обработки штрих кодов с весом в программе надо настроить их обработку. Это делается при редактировании параметров программы, закладка "Дополнительно", далее кнопки "Торговое оборудование", "Весовые товары".

Мы предлагаем: весы с печатью этикеток CAS LP п о 31000 руб.и другие модели.

Необходимое торговое оборудование и компьютерную технику Вы можете приобрести у нас или у наших партнеров. Будем рады провести с Вами консультации по этому поводу.

Штрих-код был изобретен в 1951 году и, казалось бы, уже прочно вошел в нашу жизнь, однако, как показывает моя практика, многие пользователи не знают, что это такое, даже многие IT-специалисты не знают, что такое сканер штрих-кодов и терминал сбора данных. И кажется, что все это сложно для понимания и внедрения, но на самом деле это достаточно просто. И одна из целей данной статьи - показать, насколько проста работа при штрих-кодировании, прояснить логику и последовательность операций на автоматизированном складе.

Данная статья не претендует на истину: на некоторых проектах вопрос автоматизации решается иначе, нежели приведенный в статье вариант. Таких проектов, где необходимо было привести работу склада в эффективное, рабочее состояние, у моей компании было порядка 30. И у меня выработалась схема работы, которая стала для меня стандартом автоматизации работы склада. С одной стороны, она проста, с другой — она отвечает основным требованиям.

Приведенная в статье схема работы склада масштабируема, но суть в любом случае остается одна и та же. Такая схема работы подойдет как компаниям-реселлерам, так и компаниям-производителям, имеющим склад и ведущим учет товаров или материалов.

Мы поговорим о складском учете с применением специального оборудования, программных и аппаратных средств. Я расскажу, какие применяются устройства, в какой момент, как поступать в тех или иных ситуациях.

Данная статья предназначена прежде всего для IT-специалистов, для программистов и для тех, кто владеет хотя бы немного техническими навыками. Во-первых, в статье употребляются термины, которые часто непонятны простым пользователям. Во-вторых, здесь есть еще BPMN-нотации с описанием бизнес-процессов, которые будут понятны специалисту, но не пользователю. К тому же за последнее время ко мне три или четыре раза обращались именно IT-специалисты, которые открывали свои магазины, либо консультировали своих клиентов. Если вы собираетесь открывать свой бизнес, который предполагает наличие склада, либо оказываете консультирование по внедрению программ и оборудования — данная статья будет вам полезна.

Итак, начнем.

Зачем нужна автоматизация склада?

Какой смысл внедрять CRM-систему и систему увеличения продаж, если учет товара ведется неправильно? Если клиент, с которым вы так тщательно работали, применяя нововведения, закажет у вас в итоге товар, который будет в недостаче или пересортице, и отсутствует на складе? Получается, вы проделали напрасную работу?

Обыкновенно склад малых и средних предприятий находится на самом примитивном уровне. Ведение складского учета ведется вручную. Точность учета при этом оставляет желать лучшего. Исходя из своего опыта скажу, что ведение складского учета ручным методом обходится предприятию гораздо дороже, нежели его автоматизация. При ручном методе сбора и ввода данных та информация, которая необходима, часто оказывается недостоверной. А увеличение стоимости обслуживания товара ведет к увеличению стоимости самого товара.

Автоматизация работы склада — сравнительно простая технология, внедрение которой не требует дорогостоящего оборудования или программного обеспечения. Таким образом, автоматизация если не напрямую сказывается на увеличении прибыли и объемов продаж, то текущие расходы предприятия снижает точно.

Штрих-кодирование товара

• ввод штрих-кода с помощью сканера — этот вариант актуален для компаний, занимающихся продажей при получении товара, обладающего своим штрих-кодом
• автоматическое формирование штрих-кода в учетной системе — этот вариант актуален для компаний-производителей товаров и компаний — реселлеров в случае, если товар от поставщика получен без штрих-кода

Оборудование для складского учета

• сканеры штрих-кодов для приемки, сборки и отгрузки товаров;
• терминалы сбора данных для проведения инвентаризации;
• принтеры этикеток для печати при необходимости собственной маркировки товара

1. Сканер штрих-кодов

Сканер штрих-кодов — это компактное устройство, главной функцией которого является считывание информации с этикетки товара и передача её в учетную систему. Сканер штрих-кода используется при сборке товара, при поступлении товара и реализации товаров клиенту.

Сканеры бывают разные по своим техническим характеристикам: одноплоскостные, многоплоскостные и т.д. Они отличаются качеством, скоростью, дальностью считывания и другими показателями.

Сканеры штрих-кодов бывают проводные и беспроводные. Я рекомендую использовать беспроводные для того, чтобы не ограничивать мобильность сотрудника и не быть привязанным к месту. Да, они стоят в разы дороже, но зато это очень удобно.

2. Терминал сбора данных

Терминалы сбора данных — это специализированное устройство, представляющие собой портативный компьютер со встроенным сканером штрих-кода.

Терминал предназначен в первую очередь для быстрого сбора, обработки и передачи информации о товаре при проведении инвентаризации, но также может использоваться при поступлении товара и сборке товара для отгрузки клиенту.

Терминал сбора данных имеет луч для сканирования; монитор, на котором мы можем увидеть, какой товар просканирован; и кнопочную панель для введения информации о количестве товара и для выполнения различных команд.

С помощью ТСД вы можете как сканировать весь товар подряд, так и считать штрих-код отдельной позиции и вручную ввести количество этого товара.

Терминал в отличии от сканера не только считывает штрих-код, но и накапливает информацию о просканированных штрих-кодах у себя в памяти. Естественно, есть более дорогие устройства, которые могут связываться с базой данных и выдавать информацию об остатке товара и т. п. Но мы рассматриваем простейший вариант ТСД, когда нам просто необходимо провести инвентаризацию.

ТСД бывают разные, их стоимость варьируется от 25 тысяч рублей до заоблачных цифр (я видел ТСД за 250 тысяч). Эффективность ТСД в данном случае не зависит от цены. Какой я рекомендую использовать ТСД? Я рекомендую самый простой, выполняющий операции сканирования, хранения и передачи данных в систему учета. Все новомодные системы на андроиде, с цветным дисплеем и другим продвинутым функционалом требуют квалифицированных специалистов, продуманной работы с этим оборудованием и хорошего программного обеспечения. Да, такие функции и не нужны, так как на конечный результат они не влияют. Поэтому чем проще — тем лучше.

Также при покупке ТСД необходимы такие комплектующие, как подставка и запасной аккумулятор. ТСД — это такое оборудование, которое быстро снимают с производства. Вы его купили, а потом можете не найти на него комплектующие, и вам придется либо искать их, либо покупать новый. Поэтому рекомендую сразу запастись аккумуляторами.

Зачем нужна подставка? Она связана с самой системой учета, через нее происходит передача данных из ТСД в систему. Кроме того, в комплекте с оборудованием обычно нет кабеля USB для связи подставки с компьютером, его тоже необходимо приобрести.

Еще один важный нюанс, который необходимо учитывать при покупке ТСД: вы можете купить одну или две подставки на четыре-пять терминалов. Почему? Сам терминал во время инвентаризации постоянно используется, подставка же используется короткий промежуток времени для выгрузки и загрузки данных из вашей системы в терминал данных в вашу учетную систему. Можно и подождать, так как сама выгрузка происходит 10-15 секунд в зависимости от скорости работы терминала. Клиентам я рекомендую приобретать 2 подставки и 5 ТСД на один склад среднего размера для проведения быстрой инвентаризации.

Кроме того, ТСД можно использовать при поступлении или реализации. Вы можете просканировать весь поступивший товар терминалом, и загрузить данные в документ поступления в учетной системе.

3. Принтер этикеток

Принтер этикеток - это устройство, с помощью которого изображение штрихкода наносится на этикетку. В учетной системе формируется этикетка, которая затем распечатывается на принтере.

Этикетки со штрих-кодами необходимо печатать, как я уже писал выше, на товар, который не имеет штрих-кода. Это бывает в том случае, если вы являетесь производителем товара, либо вы получили от поставщика товар, не имеющий штрих-кода.

На что стоит обращать внимание при покупке:

• производительность
• ширина этикетки. Если у вас крупный товар и вы хотите печатать большую этикетку, то вы должны выбирать такой принтер, который сможет напечатать такую ширину.
• условия, в которых может функционировать устройство. Достаточно часто бывает, что склады находятся в неотапливаемом помещении, а оборудование покупается для офиса, естественно, оно быстро выйдет из строя в силу перепада температур, влажности и т. д. Поэтому если у вас неотапливаемый склад, всегда учитывайте условия, в которых может функционировать устройство.

• термотрансферные этикетки — печать возможна только при помощи красящей ленты в основном черного цвета
• термоэтикетки — печать на термоэтикетках осуществляется путем прямого нагрева выборочных точек движущейся этикетки термопечатающей головкой принтера или весов

Статья была бы неполной, если бы я не сказал про стоимость оборудования. Да, оборудование на рынке представлено разное стоимость его сильно варьируется, но я приведу перечень оборудования, выбранного мною для реального проекта.

Теперь, когда товар проштрихкодирован, в учетную систему внесены данные о соответствии номенклатуры и штрихкода, оборудование закуплено, мы можем вести автоматизированную работу склада. Рассмотрим подробно, как это происходит.

Автоматизация складских процессов

• Поступление товара — включает следующие операции: оприходование излишков, поступление товаров от поставщика, поступление товаров из производства.
• Хранение и учет товара — предполагает проведение инвентаризаций товаров, перемещение товаров между складами и помещениями.
• Выдача товара — включает различные операции расходования товаров: списание на внутренние нужды, списание порчи товаров, отгрузка клиенту.

Поступление товаров от поставщика.

Как происходит операция приема товаров от поставщика?

• Мы создаем заказ поставщику, в котором указываем необходимый нам товар.
• Поставщик привозит товар.
• Мы считываем один за другим штрихкоды товаров сканером, и вводим их в базу данных в документ Поступление товаров.

Мы уже об этом говорили выше, но сейчас подробно рассмотрим саму процедуру. Если товар пришел без штрих-кода, то есть два варианта развития событий:

1. Если у нас есть время, и мы знаем, какой товар будет без штрих-кода, мы можем подготовить заранее или распечатать во время приема необходимое количество этикеток, наклеить их на товар, а затем уже оприходовать на склад путем сканирования.
2. Если нам быстро надо оприходовать товар с целью иметь в базе информацию об остатках и сразу начать резервировать товар для клиентов — мы оприходуем товар по количеству, но без проведения через сканер. То есть сотрудники считают товар и вводят вручную данные в учетную систему.

Надо запомнить правило: если товар пришел без штрих-кода, если у нас мало времени и товар не очень ценный — мы его сначала можем оприходовать по количеству, не проводя через сканер штрих-кода, а потом уже штрихкодировать и наклеивать этикетки.

При наклейке на товар этикеток со штрих-кодами есть один полезный прием. Он очень простой, но значительно облегчает работу:

Если вы сделали заказ поставщику, и знаете, какое количество товара придет, вы распечатываете этикетки заранее. Бывает так, что товар либо весь не заштрихкодирован, либо известно, какой товар не будет обладать штрих-кодом — вы заранее генерируете штрих-коды на такой товар в учетной системе и распечатываете все этикетки на товар будущего поступления. Количество этикеток должно совпадать с количеством ожидаемого товара.

Затем при поступлении товара от поставщика, вы можете не считая его, просто наклеить этикетки. Если не осталось этикеток и необклеенного товара — значит, количество товара соответствует тому, что вы заказали. Если остались лишние этикетки (такое бывает), значит, товар не довезен. Если этикеток не хватило — значит, привезли излишек или налицо какая-то пересортица (возможно, наклеили штрих-код не на тот товар). В этом случае надо сразу выяснять, где вы ошиблись, или что не довез поставщик.

Итак, для оприходования товара от поставщика или любого другого оприходования необходим сканер штрих-кодов и принтер этикеток. Также поступление можно делать терминалом сбора данных: считываем все штрих-коды терминалом, а затем всю информацию единовременно или частями загружаем в документ поступления товаров в учетную систему.

После того, как товар проэтикирован, вы его раскладываете. Про адресное хранение, когда ваш склад поделен на секции, и в определенную секцию вы кладете определенный товар и отмечаете это в системе — я здесь говорить не буду. Использовать или не использовать адресный склад — каждый решает сам. Но я не рекомендую его использовать на малых и средних предприятиях, так как сотрудники начинают ошибаться, они не могут рассчитать правильно площадь и объем своего склада и тому подобные вещи. Поэтому в данной статье не будет рассматриваться такой вариант, как адресное хранение, серийный учет и тому подобные вещи. Это масштабирование, усложнение системы, но на суть работы это не влияет.

После того, как мы товар приняли, он у нас хранится, мы должны контролировать товар, вести его учет, делать так называемую инвентаризацию и при необходимости оформлять перемещения товаров.

Хранение и учет товара на складе

Хранение и учет товара предполагает проведение инвентаризаций и перемещение товаров между складами и помещениями. Перемещение товаров происходит путем считывания штрихкодов — здесь я не буду углубляться в описании. Документ Перемещение представляет собой одновременную выдачу товара с одного склада-источника и поступление на склад-получатель. Вы открываете документ Перемещение товаров и сканируете в него необходимый товар.

Давайте остановимся подробнее на инвентаризации. Как она происходит? Какое оборудование для этого нужно?

Инвентаризация — это проверка наличия товаров на определённую дату путём сличения фактических данных с данными системы учёта.

Из моего опыта скажу, что неправильно делать инвентаризацию своими силами. Многие компании проводят инвентаризацию своими силами, аргументируя это тем, что их сотрудники очень хорошо знают товар, в отличие от сторонних специалистов. Но это неправильно, так как получается, что работник склада сам себя проверяет.

Идеально, если для проведения инвентаризации будут привлечены сторонние компании (аудиторы или 1с-ники), либо если такой возможности нет — привлечь сотрудников своей же компании, но из других отделов, не связанных с работой на складе. Почему это необходимо? Потому что, повторюсь, нельзя, чтобы человек проверял сам себя.

Бывали, такие случаи, когда инвентаризация (в особенности если это была первая инвентаризация) была поводом списать все свои огрехи, воровство и т.д. и т.п. Особенно если человек работает долго. Если по результатам инвентаризации — все сошлось, это должно вызвать у вас подозрение, скорее всего здесь дело не чисто, налицо обман системы сотрудником.

При мне был такой случай, что складовщик “находил” товар после выявления недостач в результате инвентаризации. Это выглядело крайне подозрительно.

Также напомню, что инвентаризация должна проводиться в выходные дни или в нерабочее время, чтобы не происходило движения товара. Многие компании этим пренебрегают, а после ищут, откуда взялась недостача.

Как происходит инвентаризация? Сотрудник или несколько сотрудников (если несколько сотрудников — склад разбивается на секции) считывают товар на стеллажах один за другим, используя терминал сбора данных. Каждый сотрудник идет и сканирует товар, который ему попадается в своей секции. Затем ТСД устанавливается на подставку и данные загружаются в учетную систему.

Информация из ТСД поступает в виде документа Инвентаризация товара или Пересчет товара с информацией, какой товар был просканирован во время этой работы. Затем необходимо удалить данные из терминала, после чего можно сканировать следующую порцию данных, пока не будет просканирован весь товар.

Какие нюансы необходимо учитывать при автоматизированной инвентаризации товаров? Если вы сканируете товар в несколько заходов существует такая проблема: при загрузке данных из терминала в учетную систему, предыдущие данные из документа Инвентаризации удаляются.

Как мы обычно поступаем в таких случаях? Создается несколько документов Инвентаризации данных, где записывается, кто сканировал, и какой стеллаж. Потом мы берем и объединяем данные из нескольких документов в один путем копирования.

Что дальше должна делать система, когда мы имеем все данные в одном документе? Система сравнивает результаты документа Инвентаризации с учетными данными и выдает информацию об излишках и недостачах. Чтобы в системе была актуальная информация об остатках товаров на складах, по результатам инвентаризации необходимо сделать следующее:

• списать недостачи
• оприходовать излишки

Подытожу, во время инвентаризации осуществляются следующие действия:

• сканируем товары
• загружаем эти данные в документ Инвентаризация,
• система автоматически сравнивает учетные данные с фактическими, и выдает нам информацию о необходимости создать документы Списания и/или Оприходования товаров.

Выдача товаров

• менеджер по продажам оформляет заказ клиента
• после оплаты товара (или безе нее, если предприятие отпускает товар в кредит) менеджер оформляет документ реализации товара
• склад собирает и отпускает товар, заказанный клиентом

И при такой схеме работы складовщик сообщает менеджеру о недостаче товара постфактум.

• менеджер резервирует товар по заказу клиента
• менеджер дает складу задание собрать заказ
• склад на основании заказа оформляет документ Сборка заказа, где проводит необходимые данные о собранном по заказу товаре.

Если мы сосканировали больше необходимого количества, то система выдает список лишних позиций. Если мы сосканировали меньшее количество — мы не сможем закрыть работу по заказу, пока весь товар не будет собран. Если же в сборке количество собранного товара совпадает с количеством к сборке — на основании этой сборки создается реализация товаров и услуг.

Если товара недостаточно, об этом сообщается менеджеру, менеджер уже связывается с клиентом по поводу заказа, но это уже другой бизнес-процесс.

Зачем нужна сборка товара? Если мы создаем сразу реализацию, это неправильно, потому что тогда наступают наши финансовые обязательства перед клиентом. Но на самом деле, пока мы не видим в наличии весь товар по заказу клиента, пока мы его не собрали, мы не можем сказать покупателю, что товар действительно есть в наличии.

Вы можете оформлять сборку товара не только при помощи сканера, но и при помощи терминала сбора данных. При этом весь собранный товар единовременно сканируется, и данные загружаются в документ Сборка товара.

Часто на предприятиях возникает вопрос: Что делать с весовым товаром, который мы продаем поштучно?

Бывает такое, что товар оприходуется по весу, а продается поштучно. Например, болты. Болты приходят килограммами, а продаете вы их штучно. Как здесь быть? Очень просто. В системе заводится две единицы измерения номенклатуры — шт и кг, указывается коэффициент, какое количество штук содержится в килограмме. При продаже и сборке товара сотрудник сканирует штрихкод этого товара и вводит продаваемое количество товара. При этом этикетки со штрихкодами не нужно наклеивать на каждую единицу товара. У складовщика есть листок со штрихкодами товаров, на который нельзя наклеить штрих-код, он сканирует и вбивает количество болтов.

При списании списывается количество как в штуках, так и в килограммах. Потом инвентаризация проводится уже по килограммам, товар взвешивается, и фактический вес сверяется с учетным. Благодаря коэффициенту всегда можно знать, сколько штук содержится в килограмме, сколько весит одна штука. И если пришло 50 кг болтов, а продали 1000 шт по 50 гр — у нас должно остаться количество — 0. Если ничего не осталось, значит все в порядке: 50 кг болтов пришло, 50 кг ушло.

Заключение

С уважением, Кинзябулатов Рамиль.