Извинительное письмо клиенту образец. Этикетные письма
Составление формальных писем - задача непростая, особенно когда приходится писать их на английском языке. Но есть способ сделать это быстро и просто - использовать готовые шаблоны фраз. В этой статье мы расскажем, как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке и какие фразы для этого использовать. Мы также приложим образцы этих писем на английском, чтобы по ним вы смогли написать свое письмо.
Кстати, мы уже рассказывали о том, как писать другие виды формальных писем в статье « ». Советуем ознакомиться и с этой статьей. А еще не забудьте почитать наше руководство о том, .
Письмо-жалоба на английском языке. Letter of complaint
Как следует из названия, письмо-жалобу на английском языке мы пишем, когда чем-то недовольны. Например, мы хотим обратить внимание руководства на некачественное обслуживание, некорректное поведение сотрудника или жалуемся на некачественный товар.
По сравнению с другими видами писем letter of complaint - самое эмоциональное письмо. Чаще всего оно окрашено негативными эмоциями: недовольством, раздражением, злостью. Тем не менее не следует во всех красках и ярких эпитетах описывать свое недовольство и уж точно не следует опускаться до грубостей и оскорблений. Letter of complaint относится к формальному виду писем, поэтому и тон должен сохраняться официальный. Согласитесь, вряд ли найдется человек, который захочет читать письмо, полное личных оскорблений, и после этого решать возникшую проблему.
Если цель вашей жалобы - обратить внимание на некоторые недостатки, то лучше сохранять нейтральный тон повествования. В случае же серьезных претензий следует придерживаться настойчивого, иногда даже требовательного тона. Давайте посмотрим, какие фразы мы будем использовать в таких письмах.
- Прежде чем приступить к самому письму, мы должны поздороваться с человеком
. Используйте для этого следующие фразы:
Фраза Перевод Приветствие Dear Mr. Smith, Уважаемый мистер Смит, Dear Mrs./Ms. Smith, Уважаемая миссис/мисс Смит, Dear Sir/Madam, Уважаемый(-ая) сэр/мадам, - В первом абзаце письма
следует указать суть вашей жалобы: что произошло, когда и где. Для этого вам могут понадобиться следующие выражения:
Фраза Перевод Нейтральный тон I am writing in connection with... Я пишу в связи с... I am writing on account of... Я пишу относительно... I am writing on the subject of... Я пишу по причине... I am writing to complain about... Я пишу, чтобы выразить недовольство... I am writing to draw your attention to... Я пишу, чтобы привлечь Ваше внимание к... Настойчивый тон I am writing to express my strong dissatisfaction at... Я пишу, чтобы выразить крайнее недовольство... I feel I must complain about... Я должен выразить свое недовольство... I was appalled at... Я был потрясен... / Меня привело в ужас... I wish to bring to your attention to a problem which arose due to... Я хотел бы привлечь Ваше внимание к проблеме, которая возникла из-за... I wish to express my disgust at... Я хотел бы выразить сильное возмущение... I wish to express my unhappiness with... Я хотел бы выразить свое недовольство... - В основной части вы сообщаете более детально причины вашего негодования. При этом вы должны обосновать свое мнение, например, почему вы считаете, что ваша покупка не соответствует качеству, в чем именно выражалось некорректное поведение продавца и т. д.
- В заключении
необходимо объяснить, как бы вы хотели разрешить ситуацию. Например: предложить меры, которые могут быть приняты в отношении недобросовестного сотрудника, попросить заменить некачественный товар или возместить его стоимость, или, возможно, вам важно просто услышать извинение. В этой части используйте такие слова и выражения:
Фраза Перевод Нейтральный тон I assume we can sort this matter out amicably. Я предполагаю, что мы можем разрешить эту ситуацию мирным путем. I hope the situation will improve. Я надеюсь, что ситуация улучшится. I hope you will deal with this matter as quickly as possible. Я надеюсь, что Вы решите эту ситуацию как можно скорее. I hope you will resolve this matter quickly. Я надеюсь, что Вы быстро разрешите эту ситуацию. I trust the matter will be resolved. Я надеюсь, этот вопрос будет разрешен. Настойчивый тон I demand... Я требую... I hope I will not be forced to take further action. Я надеюсь, что мне не придется принимать дальнейшие меры. I insist upon... Я настаиваю на том, чтобы... ...otherwise I will be forced to take the matter further. ...иначе я буду вынужден принять дальнейшие меры. ...or I shall be forced to take legal actions. ...или я буду вынужден обратиться в суд. - В конце письма
не забудьте попрощаться. Используйте для этого выражения:
Если в приветственной части вы обращались к человеку по имени, например, Dear Mr. Smith, следует использовать фразу Yours sincerely. Если ваше письмо начиналось со слов Dear Sir/Madam, необходимо закончить его словами Yours faithfully.
Образец письма-жалобы на английском языке:
Образец письма-жалобы
Письмо-извинение на английском языке. Letter of apology
Letter of apology (письмо-извинение) на английском языке мы пишем, когда в чем-то провинились. Причин для извинения может быть великое множество, начиная от опоздания на обед с другом и заканчивая задержками поставок для крупной компании.
Извинительные письма бывают двух видов: формальные и неформальные. Между ними есть существенная разница. Формальные письма мы пишем для извинения перед официальными организациями и учреждениями. В них необходимо придерживаться строгих правил: использовать деловой язык, вежливые обращения, полные формы слов. Неформальные письма могут содержать разговорные выражения, сокращенные формы слов и т. д., ведь такие письма адресованы друзьям и знакомым. Давайте посмотрим, какие фразы используются в таком письме.
- Как и все письма, letter of apology начинается с приветствия
. Оно может быть формальным и неформальным:
Фраза Перевод Формальное приветствие Dear Mr. Green, Уважаемый мистер Грин, Dear Mrs./Ms. Green, Уважаемая миссис/мисс Грин, Dear Sir/Madam, Уважаемый(-ая) сэр/мадам, Неформальное приветствие Dear John/Dad, Дорогой Джон/папа, Dear Mom/Kate, Дорогая мама/Кейт, - В первом абзаце
извинительного письма необходимо указать, за что вы извиняетесь: рассказать, что произошло, когда и где. В этом вам помогут следующие фразы:
Фраза Перевод Формальное извинение I am writing to apologize for... Я пишу, чтобы извиниться за... I cannot apologize enough for... Я не могу подобрать нужные слова, чтобы принести свои извинения за... I must apologize for... Я должен извиниться за... I must apologize profusely for... Я приношу Вам свои искренние извинения за... Please accept my sincerest apologies for... Пожалуйста, примите мои искренние извинения за... Неформальное извинение I can’t describe how sorry I am and how guilty I feel. Я не могу описать, как мне жаль и каким виноватым я себя чувствую. I hope you will understand when I say that... Я надеюсь, ты поймешь, когда я скажу, что... I owe you an apology for... Я должен извиниться перед тобой за... I’m so sorry if I upset you in any way... Прошу прощения, если я тебя чем-то обидел... I’m sorry for... Прошу прощения за... What can I say, except that I ‘m sorry. Что я могу сказать, кроме как «извини». - В основной части объясните причины, из-за которых сложилась подобная ситуация, акцентируйте внимание на том, что вы действительно сожалеете о случившемся.
- В заключении
письма-извинения на английском языке следует еще раз извиниться. В этой части вы можете написать, что вы хотели бы загладить свою вину, вы надеетесь, что ситуация разрешится, вопрос уладится, обещание выполнится и т. д. Используйте для этого такие фразы:
Фраза Перевод Формальное извинение I hope my apologies will be accepted. Я надеюсь, что мои извинения будут приняты. I hope you will accept my apologies. Я надеюсь, что Вы примите мои извинения. Once again, sincerest apologies for... Еще раз прошу принять мои искренние извинения за... Неформальное извинение I ask for your understanding in this matter. Я прошу твоего понимания в этом деле. I beg you to forgive me for... Я умоляю простить меня за... I can’t tell you how sorry I am. Не могу выразить словами, как сильно я сожалею. I hope you believe me when I say how sorry I am. Надеюсь, ты поверишь, что я очень сожалею о случившемся. There is no excuse for ... and I hope you’ll forgive me. Нет никаких оправданий за... и я надеюсь, что ты меня простишь. - Завершающий этап - это прощание
. Оно должно соответствовать стилю письма, соответственно, быть формальным или неформальным.
Фраза Перевод Формальное прощание Yours sincerely, (your full name) Yours faithfully, (your full name) C уважением, (ваше имя и фамилия) Неформальное прощание Yours, (your name) Твой(-я), (ваше имя) Love, (your name) С любовью, (ваше имя) Best wishes/regards, (your name) С наилучшими пожеланиями, (ваше имя)
Образец формального письма-извинения на английском языке.
Это служебное письмо, в котором выражается просьба простить за несвоевременное выполнение заказа, опоздание на встречу, бухгалтерские ошибки, нарушения условий договора и т.п.
Итак, осознав свою вину, вы непременно должны извиниться и принять все необходимые меры, чтобы такие досадные случаи больше не повторялись. Например:
Уважаемые господа! в концернашого концерну.
. Совсем не оправдываем своей невнимательности и зобов "связываемся возместить. Вам ущерб. Надеемся, что. Вы и в дальнейшем пользоваться нашими услугами, а мы приложим все усилия, чтобы избежать таких непр риемних недоразумений. Еще раз просим прощения. Сою...
ТИПОВЫЕ оборот
Извинения за задержку поставки товаров
1. Извините за задержку поставки товаров. Это произошло по нашей вине извинения за причиненные хлопоты
2. Ваше заказ от (дата) по вине офис-менеджера вовремя не поступили в наш транспортный отдел. Просим извинить за задержку товаров и заверяем, что в дальнейшем на. Ваши заказы обращать особое у вниманиеувагу.
3 сотрудника, который отвечал за выполнение. Вашего заказа, допустил ошибку извинения за задержку поставки товаров
4. Наш производственный отдел неправильно спланировал график отгрузки заказанных товаров и повлекло задержку. Просим извинить нас за несвоевременность выполнения. Вашего заказа
5. Через производственные трудности мы не смогли вовремя отгрузить заказанные. Вами товары и искренне извиняемся. Вас за задержку
6. Имеем попросить у. Вас прощения за несвоевременное выполнение. Вашего заказа от (дата)
7. Внимательно просмотрели все. Ваши заказы и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся,. Вы извините нам
8. Еще раз просим извинить за лишние хлопоты. Надеемся, что это недоразумение отрицательно скажется на наших дальнейших отношениях и. Вы и в дальнейшем будете пользоваться услугами нашей фирмы
9. Уверяем, что в будущем приложим все усилия, чтобы избежать таких неприятных упущений
Извинения за задержку оплаты счетов
1. Через небрежность бухгалтерии. Ваши счета оказались вовремя не оплаченным. Оплата будет осуществлена??немедленно. Извините за задержку
2. Ваш счет от (дата) было неправильно зарегистрировано 8 нашей бухгалтерии, и поэтому он остался неоплаченным извинения за эту досадную ошибку, которую немедленно исправим
3. К сожалению, банк не выполнил своевременно наше поручение перевести. Вам деньги. Искренне просим прощения (извинения) за опоздание с оплатой
4. Нам очень жаль, что. Ваш последний счет оставался неоплаченным протяжении длительного времени. Искренне извиняемся за эту невнимательность
5. Через кадровые изменения в нашей бухгалтерии оплата осуществлена??со значительным опозданием. Просим простить нам
6. Переезд нашей бухгалтерии в новый офис вызвал задержку оплаты счетов. Искренне просим простить нам
7 извинения за путаницу в нашей бухгалтерии и обещаем впредь быть внимательнее
8. Искренне извиняемся. Вас за досадную ошибку, которая произошла из-за халатности нашего сотрудника
9. Благодарим за напоминание о неоплаченный счет от (дата), что был неправильно зарегистрирован. Извините, пожалуйста, что нечеткость в работе наших сотрудников заставила. Вас лишний раз волноваться (за авдала. Вам лишних хлопототів).
10. После телефонного звонка мы внимательно просмотрели списки неоплаченных счетов и убедились, что допустили ошибку, за которую, надеемся,. Вы нам извините. Совсем не оправдываем своей. Неуве ажности, однако надеемся, что. Вы и в дальнейшем выполнять наши заказыня.
11. Еще раз просим прощения (извинения) за задержку платежа. И уверяем, что в дальнейшем делать все возможное, чтобы избежать таких досадных упущений
Извинения за опоздание на встречу, задержку с ответом
1. Искренне извиняемся. Вас за вчерашнее опоздание на встречу
2 мне очень жаль (искренне жалею), что такая долгожданная и важная для меня встреча не состоялась
3. Искренне прошу прощения (простите) за то, что заставил. Вас напрасно потратить свое драгоценное время
4. Я был убежден, что наша встреча должна была состояться (дата). Еще раз прошу прощения за причиненные неудобства и прошу, если это возможно, назначить повторную встречу в удобное для. Вас время
5. Буду искренне благодарен, если. Вы согласитесь на повторную встречу. Прошу простить, что нанес (а). Вам неприятностей
6. Мне очень неудобно за опоздание на встречу
7. Прошу прощения (простите) за задержку с ответом на. Ваше приглашение принять участие в. Международной конференции , посвященной проблеме
8. Мне очень обидно, что не смогла вовремя ответить на. Ваше приглашение и поблагодарить. Вас, но дело в том, что
9. Искренне извиняемся за промедление с ответом, что произошло из-за
Просить прощения можно красиво с помощью правильно подобранных слов. Статья предлагает стихи и прозу для душевных извинений.
Часто случаются такие жизненные ситуации, когда приходится просить прощения за совершенные неудобства, обиды или сделанные ошибки. Важно не только осознать, что пришла пора извиниться, но и подобрать правильные, сердечные слова.
Попросить прощения можно любым способом:
- Во время личной встречи, глядя в глаза
- Во время телефонного разговора
- Личным СМС-сообщением
- В письме, написанном от руки
- Попросить передать ваши слова близкого человека
ВАЖНО: Слова, которыми вы можете просить прощения, могут быть спонтанными, в прозе, своими словами, подготовленными стихами.
Проза:
Прости меня, пожалуйста, за то, что мой поступок мог поставить тебя в неудобное положение. Я никак не хотел тебя обидеть и доставить тебе проблемы. Надеюсь, ты не будешь серчать, ведь ты действительно много значишь для меня и я дорожу нашими отношениями.
Извините меня, пожалуйста, за доставленные проблемы и неудобства. Надеюсь, я смогу исправить любую проблему, которая возникнет из-за моих ошибок. Я глубоко вас уважаю и ценю ваше доверие. Если вы имеете ко мне какие-либо претензии, прошу без стеснения, мне их предоставить.
Извини меня за неудобства! Я никак не хотел тебя потревожить и доставить тебе столько хлопот! Смело обращайся ко мне за помощью и не стесняйся беспокоить в любой момент. Прощу прощения за тревогу и хлопоты.
Стихами:
Прости, прошу тебя сердечно.
Мои слова были грубы,
Я буду благодарен вечно,
Когда прощенье примешь ты.
За все неудобства простите,
Я обидеть никак не хотел.
Вы с проблемой ко мне обратитесь,
Я избавлю вас от проблем.
Я сердцем прощенья прошу,
Мне жалко, обидно и горестно.
Я больше вас не обижу,
Ведь мне очень плохо и совестно.
Обидеть может каждый – это правда,
А попросить прощения – не многие.
Мне важно то, что с нами будет завтра,
И потому «простите меня», дорогие.
Жить – друзьями дорожить,
Крепкими своими отношениями,
Чтобы мы могли спокойно дальше жить,
Я прошу у вас сердечного прощения.
Как извиниться или попросить прощения красиво?
Какими словами просить прощения за задержку?
Задержаться сможет любой: на свидание, на важную встречу, на работу, на семейное мероприятие, на знакомство важным человеком. Для того чтобы не испортить о себе впечатление, нужно вовремя извиниться искренними красивыми словами и попросить прощения.
Своими словами :
Прошу прощения за то, что позволил себе опоздать на важную встречу. Я сделал это не нарочно и мне действительно жаль, что так произошло. Обещаю исправиться и впредь не допускать такой оплошности.
Извините меня за то, что доставил вам неудобства своим опозданием. Я действительно прикладывал максимум усилий, чтобы прийти вовремя, но у меня ничего не получилось.
Буду вам очень признателен и благодарен, если вы простите меня за свое нечаянное опоздание. Я постараюсь улучшить свое впечатление о себе другими, более благородными поступками.
В стихах:
Я задержался. Вот оплошность!
Простите, честно не хотел!
Я обещаю, что не будет больше
Со мной каких-либо проблем!
Я опаздываю очень,
Вовремя мне не успеть!
Извините за оплошность,
Вас обидеть не хотел!
Извините, я сегодня
В нужный час не смог прийти.
Но, отныне буду вовремя
К вам на встречу приходить.
За задержку я прошу
От вас сильного прощения,
Обещаю, что смогу
Не подвергать себя сомнениям!
Простите, опоздал я, виноват.
Я не хотел, но так уж получилось!
Вы знайте, я готов помочь всегда,
Что бы не произошло и что бы не случилось!
Как попросить прощения красивыми словами?
Какими словами просить прощения за задержку с ответом?
Часто задержка может быть не физической, к примеру, вы вовремя не ответили на важное сообщение, открытку или письмо в силу своей занятости или невнимательности. В таких случаях попросить извинения лучше всего красивыми словами.
В прозе:
Прошу у вас прощения от всей души за то, что вовремя не смог ответить вам на важное сообщение. Это произошло не из-за нежелания, а из-за отсутствия времени, а так же внимательности.
Сердечно прошу у вас прощения за несвоевременный ответ! У меня не было свободного времени и возможности полноценно написать вам сообщение на ваше письмо!
Извините за то, что только сейчас у меня появилось время и возможность ответить на ваше сообщение! Я благодарю вас за терпение и понимание!
Стихами:
Вот это неудобство, извините.
Я вовремя не смог ответить вам.
За пунктуальность вы меня простите,
Я обещание «быть внимательней» вам дам!
Я виноват за то, что трудно вовремя
Ответить мне на ваше сообщение.
«Я изменюсь» — я обещаю трепетно,
Ну а сейчас прошу у вас прощения!
Бывают в жизни ситуации,
Из-за которых совсем нет времени.
Теперь во мне есть мотивация,
В срок отвечать на сообщения!
Красивыми словами можно попросить прощения за любую оплошность
Как попросить прощения за ошибку своими словами, в стихах, прозе, смс?
Ошибки совершают абсолютно все люди. Они могут быть большими и маленькими. Но, в любом случае, за неправильный и некрасивый поступок следует извиниться и попросить прощения. Сделать то можно во время живого или телефонного разговора, отправить почтой «извинительную» открытку или просто написать СМС.
Моя ошибка – есть мой минус,
У вас прощения прошу.
Я изменюсь, я с места сдвинусь
И стану лучше – я вам покажу!
Пусть эта СМС-ка с извинением
Улучшит настроение в миг, как волшебство.
Я от души и сердца требую прощения,
Нет для меня важнее ничего.
Важно то, чтоб вы меня простили
За любые неудобства и обиды.
Я хочу, чтоб злость из сердца отпустили вы
И нашли для извинения силы.
Я хочу, чтоб наша с вами дружба,
Не была потеряна моментом.
Вы простите – мне это очень нужно!
Посчитайте это комплиментом!
Извинение можно попросить в сообщении и СМС
Как просить прощение в письме за неудобства, задержку и ошибку: текст
Писать письмо с извинениями – хорошая привычка воспитанного и образованного человека, который обладает рядом ценностей и моральных устоев. Начинать письмо следует не только с приветствия, но и с описанием того, насколько сильно вы сожалеете о совершенной ошибке или доставленном неудобстве.
После извинений не забудьте напомнить о том, как много значит для вас человек, как дорожите вы вашими отношениями и дружбой. Писать письмо следует красивым литературным текстом, каллиграфическим почерком (если это делается вручную).
ВАЖНО: Не поскупитесь купить красивую открытку или специальную бумагу для писем. Чтобы от вашего послания человек получил приятное впечатление.
Важно: «Как просить прощения?»
Любому человеку трудно просить прощения. Ведь по сути это означает признавать свои ошибки. Кому это может понравиться? Но руководителям приходится особенно не сладко. Они имеют «особое удовольствие» - расхлебывать ошибки подчиненных. Независимо от того, кто виноват, на звонок разъяренного клиента, которому нужно выпустить пар, отвечает именно руководитель.
Итак, как правильно реагировать на недовольство клиента?
1. Признайте свою ошибку
Скажите открыто, что что-то пошло не так. Это важно не только для клиента, но и для вас. Потому что не признанные ошибки вскоре повторяются снова.
При этом не занимайтесь точными подсчетами - кто и насколько виноват. Если ребенок упал в колодец, его нужно срочно спасать, а не выяснять, как он там оказался. Разбор полетов отложите на потом. Помните, что великодушие, благородство и щедрость оставляют стойкое положительное впечатление и у клиентов, и у деловых партнеров.
Возможные формулировки:
- Нам очень жаль, что вы недовольны нашим сервисом.
- Я понимаю Ваше раздражение - Вам действительно пришлось очень долго ждать.
2. Будьте конкретны
Не надо общих фраз. Ими вы еще больше разозлите клиента. Предложите конкретные способы урегулирования проблемы: ремонт, замена, возврат.
Возможные формулировки:
- Сейчас мы можем предложить вам….. Кроме того, мы посоветуемся с коллегами из отдела обслуживания клиентов и оптимизируем процесс обслуживания.
- Теперь, когда благодаря Вам проблема выявлена, мы поручим техническому директору отдела (такого-то) разработать комплекс мер, которые помогут впредь избежать скопления очередей.
3. Подчеркните, что случившееся - это исключение
Постарайтесь убедить рассерженного клиента, что этот инцидент - исключительный случай на вашем предприятии. И вы сделаете всё возможное, чтобы впредь это не повторилось.
Возможные формулировки:
- Недостатки обслуживания у нас встречаются крайне редко. Чтобы в этом убедиться, достаточно ознакомиться с отзывами наших клиентов. То, что произошло с Вами - исключительный случай. И мы его исправим.
- То, что Вам пришлось так долго ждать консультанта - это досадное недоразумение, которое больше не повторится.
Не драматизируйте проблему эмоциональными высказываниями типа: «То, что с вами произошло - это действительно ужасно!». Такие формулировки усиливают негативные чувства, которые и без того испытывает потерпевший.
Но в то же время не позволяйте себе и такие оправдания: «Товары с дефектами у нас иногда встречаются. В этом нет ничего страшного». Во-первых, это плохо характеризует вашу компанию, а, во-вторых, воспринимаются собеседником как ответный упрек: «Ну, что Вы так раскричались? Не из-за чего поднимать такой шум».
Возможные формулировки:
- Нам очень жаль, что товар был доставлен Вам в ненадлежащем виде.
- От имени компании мы приносим извинения за то, что Вы потратили на ожидание так много времени.
5. Проявляйте заинтересованность
Самая большая ошибка в работе с жалобами - безразличие. Если вы считаете претензии несправедливыми, вы можете спокойно пояснить свою позицию и обоснованно отклонить их. Но не реагировать совсем или отвечать, преднамеренно выдержав паузу - это выглядит пренебрежительно и высокомерно. И портит репутацию компании.
Как лучше? Как бы там ни было, будьте доброжелательны и демонстрируйте готовность услышать и понять проблему! Даже если вы не в состоянии тут же предложить решение, клиент должен чувствовать, что вы вникли во все обстоятельства, отнеслись к претензиям серьезно и отреагируете в ближайшее время. Если вопрос невозможно решить на месте, обязательно принесите письменные извинения.
Возможные формулировки:
- Нам очень жаль, что наш сервис не полностью оправдал Ваши ожидания. Мы обязательно разберемся в причинах и …. А пока я могу предложить Вам…
- В качестве компенсации за долгое ожидание Вы можете воспользоваться…/ предлагаем Вам…
Воспользовавшись этими советами вы быстро исправите ошибки. Свои и чужие.
Материал
Всем приходилось в деловой переписке или личном общении приносить извинения за тот или иной поступок, либо действие. Давайте рассмотрим, как написать правильный текст на английском языке, чтобы без проблем составить правильное послание, если возникнет необходимость.
Начать письмо следует с указания имени того, кому оно пишется, иначе послание не дойдет до адресата. Делать это надо следующим образом: Dear (Name) ,например, Dear John.
- Вступительная часть: обязывает рассказать, почему пишется обращение. Наилучшим вариантом является начать его с извинений и признания своих ошибок, насколько бы трудно это ни казалось.
- Body. Здесь нужно пояснить причину и объяснение совершенному поступку. Дайте понять получателю причины, побудившие вас совершить поступок. Важно абсолютно точное признание своей вины, даже если вы посчитаете себя невиновным. Другой вариант приведет усугублению конфликта. Адресата нельзя винить, обещайте не повторять таких ошибок.
- Заключение: здесь стоит снова извиниться, поинтересуйтесь, как можно уладить сложившуюся ситуацию, выразите надежду, что подобных событий нужно будет избегать и будут приняты все необходимые меры для предотвращения аналогичных случаев. Поскольку этот человек вам небезразличен, пообещайте ему позвонить или встретиться, чтобы еще раз извиниться. Конец послания имеет заключительное предложение по типу Sincerely Yours Name. После завершается процесс написания послания, которое обращено к кому-либо из близких или знакомых
Деловое письмо — приносим извинения
Далее будем разбираться, как написать про извинение, в деловой переписке. Подобное обращение пишут как ответ на жалобу. Целью данного письма является желание пояснить причины, побудившие ту или иную проблему и убедить клиента: больше похожих ситуаций случиться не должно. Именно подобный ответ поможет улучшить репутацию вашей компании и общую ситуацию. Сначала необходимо обратиться к клиенту по имени и фамилии, поскольку если будет обращение по типу личного письма, то человек почувствует себя потерянным и посчитает такой текст — издевательством.
Во вступлении нужно указать, по какой причине пишется данное письмо, и выразить личную обеспокоенность сложившейся ситуации.
Главная часть текста должна объяснять со всеми подробностями, из-за чего случилась та или другая проблема. Если проблем много, значит каждую нужно описать отдельным параметром. Необходимо не только признать ошибку компании, но и высказать слова сожаления с обещанием предпринять все меры. Отлично, если послание упоминает о компенсации. Заключительную часть письма составляют так: необходимо высказать еще раз просьбу о прощении и выразить надежду на то, что данный инцидент никак не отразится на вашем дальнейшем общении. Укажите свои контакты, дабы связаться непосредственно с клиентом. Далее включите фразу по типу Sincerely Yours Name.
Важные фразы в извинительном тексте.
Во введении для личного письма полезны следующие фразы:
hope you will understand when say that… (Я надеюсь ты сможешь понять, если скажу, что…);
I’m sorry for… (извиняюсь за…);
must you an apologize. (обязан принести извинения перед тобой);
cannot bewrite how sorry and how calpable fell. (невозможно описать как я сожалею и как виновен перед тобой);
Please absolve me for being so late. I have no excuse. (Прости меня, пожалуйста, за позднее обращение. Нет мне оправдания);
apologize most humbly for .(со всей искренностью прошу извинения за…);
My sensibility was leave that day and I’m so sorry. (был чересчур черствым тем днем, мне искренне жаль).
Главная часть письма имеет следующие важные фразы:
jump on myself for what done. (виню себя за то, что произошло);
I recognize that was in the wrong. (признаю, что был виноват);
It is my responsibility. (это моя ответственность);
difficult to recognize that… Please receive this message like my personal reference to… (пожалуйста, прими данное сообщение как мое собственное обращение).
Для переписки по теме бизнеса нужными фразами считаются:
- Для начальной части необходимо воспользоваться следующими фразами: writing to confirm… (пишу, чтобы узнать);
must apologize for… (должен извиниться за…);
We apologize for… (извиняемся за…);
make an apology… appreciated your advising me of this moment…
- В главной части и предложении о компенсации необходимы будут следующие фразы:
Be assured that we take all important steps so that this will no longer happen… (будьте уверены, что предпринимаются все меры для предотвращения этого в будущем…)
trying to deal with it (solve problem out) as soon as possible… (стараюсь решить данную проблему как можно скорее…)
Please let me offer … as compensation for… (позвольте сделать предложение… в виде компенсации…).
You have my assurance that… (у меня есть гарантии…).
- Для заключительной части письма употребляют следующие выражения:
Once again, please assume our apologies for the disadvantage… (еще раз примите наши извинения за причиненный дискомфорт…).
hope can forgive me this very difficult mistake… (надеюсь, сможете извинить меня за эту очень сложную ошибку…)
If you want to continue our partnership, please do not hesistate to call me on the telephone… (если хотите продолжить наше партнерство, прошу без промедления позвонить мне по телефону…).
For any questions regarding this letter, please contact me at any time convenient for you.. . (по любым вопросам этого письма обращайтесь в любое удобное для вас время…).
Thank you for your regarding…
Пример письма с извинением.
Dear John Phillips. Thank you for bringing the matter. We are very sorry for your payment, which had not been credited. You have my assurance, that this problem will be decided very soon and we all do, that this situation will not repeat again… We
value
, that this situation will not affect our relationship and we will continue our partnership. With truly yours, Sam
Kolins
, Managing Director Ltd. Company «Defender»,
tel. +3651
xxxxxxxxx
.
Уважаемый Джон Филлипс .
Спасибо, что сообщили о данной ситуации. Мы приносим извинения за ваш платеж, который не пришел. Уверяю вас, что эта проблема решится очень скоро и мы сделаем все, чтобы эта ситуация не повторилась снова. Надеемся, что данная ситуация не скажется на наших отношениях и мы продолжим наше сотрудничество. С уважением, Сэм
Колинс
, управляющий организации «
Дефендер
«,
тел. +3651
ххххххххх
.
