Обязательна ли экспедиторская расписка? Складская расписка Бухгалтерская сторона вопроса.

Транспортно-экспедиционные услуги включают в себя заключение договора перевозки груза, организацию перевозки, обеспечение отправки груза и его получения и прочие, связанные с доставкой груза, услуги. Экспедитор, организующий перевозку, и клиент заключают договор транспортной экспедиции, неотъемлемой частью которого является экспедиторская расписка. О ней мы и расскажем в этой статье.

Экспедиторская расписка: зачем нужна?

Правила транспортно-экспедиционной деятельности (утв. постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554) к экспедиторским документам относят следующие:

поручение экспедитору – перечень услуг, которые экспедитор оказывает в рамках договора;
складская расписка – подтверждение принятия от клиента груза на хранение;
экспедиторская расписка. Для чего она нужна? Подтвердить факт того, что экспедитор получил груз для дальнейшей перевозки.

Кто оформляет экспедиторскую расписку

Экспедиторская расписка выдается клиенту, а оформить ее должен экспедитор. Право владения грузом предоставляется экспедитору до момента окончания перевозки и передачи груза клиенту, или указанному клиентом грузополучателю (п. 12 Правил).

Отражаемые в расписке данные о грузе должны быть полными и достоверными.

Обязательна ли экспедиторская расписка

Экспедиторская расписка – это первичный учетный документ в рамках договора между клиентом и экспедитором, который является неотъемлемой его частью, следовательно, обойтись без него нельзя.

Важное значение имеет экспедиторская расписка для налога на прибыль. Без нее налоговики не признают затраты налогоплательщика на транспортно-экспедиционные услуги в составе расходов по налогу, установленных главой 25 НК РФ (письмо Минфина РФ от 31.03.2017 № 03-03-06/1/18858).

Особый плюс для грузоотправителя или грузополучателя – это возможность отслеживания груза по экспедиторской расписке. Данные, указанные в этом документе, позволяют наблюдать за процессом передвижения груза. Такая функция, например, есть у одного из крупных международных перевозчиков ТК «Энергия». Экспедиторская расписка, выдаваемая при приеме груза, в которой указан номер накладной, позволяет в режиме онлайн увидеть местонахождение груза на сайте компании.

Форма экспедиторской расписки о приеме груза

Все формы экспедиторских документов и порядок их составления утверждены приказом Минтранса от 11.02.2008 № 23.

Необходимо заполнить 2 экземпляра расписки, один из которых экспедитор оставляет себе, а второй отдает клиенту или грузоотправителю. В приложении № 2 к приказу № 23 можно увидеть образец того, как выглядит экспедиторская расписка.

Экспедиторская расписка может заполняться от руки шариковой ручкой на типографском бланке, или на компьютере, с последующим распечатыванием на бумаге формата А4, главное, при этом не допускать помарок и подчисток.

Действующая в 2017 г. форма экспедиторской расписки содержит 16 пронумерованных строк, которые заполняются следующим образом:

в строках 1 и 2 указывается дата и номер экспедиторской расписки;
в строках 3, 4, 5 указываются полные наименования и адреса грузоотправителя, клиента и экспедитора - эта информация обязательна для заполнения;
строка 6 – страна производства передаваемого груза;
товарный код по строке 7 – это номер груза, предназначенный для его таможенного, транспортного и статистического опознания;
чтобы понять, как указать маркировку в экспедиторской расписке по строке 8, следует обратить к соответствующим нормам законодательства, регламентирующим маркировку грузов, например, ГОСТ 14192-96;
по строке 9 указывается количество грузовых мест, и каким способом груз доставляется – упакован в коробки, ящики, либо насыпью, навалом и т.п.;
вес брутто и нетто в строке 10 – это вес груза с упаковкой и без нее, также указывается объем груза в строке 11;
по строке 12 отражается стоимость груза, согласно платежным документам;
строка 13 – габариты каждой упаковки груза и ее вес;
по строке 14 указываются условия приема груза экспедитором, осуществившим заполнение экспедиторской расписки, и его обязательства;
дополнительную информацию о грузе (особые условия транспортировки, сохранности и т.п.) следует указать в строке 15;
экспедитор, приняв груз, ставит свою подпись в строке 16.

Какие строки, содержащие информацию о грузе, следует заполнять в каждом конкретном случае, зависит от характера и особенностей перевозимого груза, поэтому часть строк может остаться незаполненной, достаточно поставить в них прочерки.

Как заполнить экспедиторскую расписку: образец

Рассмотрим на примере, как заполняется экспедиторская расписка:

Пример заполнения экспедиторской расписки

– документ, выдаваемый складом как подтверждение, что товар передан ему на хранение. Складская расписка не считается ценной бумагой, следовательно, не может быть передана третьим лицам. Когда поклажедатель (лицо, оставившее товар на хранение) предъявляет расписку, он получает со склада свой товар обратно.

Каковы функции складской расписки?

Ключевыми функциями складской расписки можно считать:

Гарантирует, что товар будет храниться в соответствии с требованиями, фигурирующими на оборотной стороне документа.

Гарантирует безопасность – например, товар не выдается по ксерокопии документа.

Выполняет роль банковского документа, если владелец товара столкнулся с необходимостью использовать товар как по кредиту.

Дает право поклажедателю предъявить претензию товарохранителю.

Оставляет возможность для поклажедателя забирать товар обратно частями.

Как заполняется складская расписка?

В графе 1 прописывается наименование компании, которая выступает грузовладельцем, а также ее юридический адрес и банковские реквизиты.

В графе 2 указываются наименование и номер документа плюс код страны по общепринятой кодификации ООН.

Графа 3 содержит данные о фирме-поклажедателе: наименование и адрес. Важно понимать, что грузовладельцем и поклажедателем могут быть различные компании.

Графа 4 – товарохранитель. Здесь размещаются сведения о компании, оказывающей услуги хранения товаров в данной сделке.

Графа 5 – о товарном складе, а именно его местонахождение.

В графе 6 указывается информация о ТС, на которых товары были доставлены в складское помещение (например, регистрационные номера).

Графа 7 – сведения о страховании. Здесь отмечается не только, застрахован товар или нет, но и от каких именно случаев он застрахован.

Графа 8 – маркировка мест. Номера наносятся на каждое отдельное грузоместо.

В графе 9 указывается, сколько мест было сдано на хранение, и дается детальное описание упаковки грузомест.

Графа 10 должна содержать описание товара. Описание должно быть кратким; оно составляется согласно актуальной для государства товарной номенклатуре.

Графа 11 – брутто-вес без упаковки, в которой передавал груз поклажедатель.

В графе 12 делается отметка, что принимающая сторона не имеет никаких нареканий к упаковке и состоянию товара.

В графе 13 указывается, сходится ли брутто-вес, определенный складом, с брутто-весом, который был заявлен передающей стороной.

В графе 14 отмечается, что хранение производится в соответствии с условиями, напечатанными на оборотной стороне расписки.

Графа 15 – место и дата выдачи документа. Как правило, здесь прописывается адрес склада.

В графе 16 представитель склада ставит подпись, тем самым принимая на себя ответственность за передачу груза обратно поклажедателю в надлежащем состоянии.

Второй лист складской расписки включает схожие данные, но только касающиеся выдачи товара обратно (дату, место).

Оформление экспедиторской расписки происходит в случаях привлечения предприятием сторонней транспортировочной компании для перевозки товарно-материальных ценностей. Данный документ входит в обязательный комплект экспедиторских документов и является приложением к договору между грузоотправителем или грузополучателем и транспортной организацией. Он относится к первичной документации и поэтому к его составлению необходимо относится внимательно, соблюдая все установленные для подобного рода бумаг нормы и требования.

ФАЙЛЫ

Зачем нужен данный документ

Широко распространенное мнение о том, что экспедиторская расписка нужна только грузоотправителю, как клиенту компании-транспортировщика, является не совсем точным и не таким однозначным. Документ, при условии, что он составлен по всем правилам и содержит в себе всю необходимую информацию, нужен и самому экспедитору, поскольку он служит доказательством того, что груз был принят в заявленном весе, объеме, упаковке, определенном качестве количестве и т.п. Расписка свидетельствует и о том, что выполнение обязательств по доставке груза перешло к экспедитору и никаких нареканий, замечаний и особых условий по поводу доставки у него нет.

Экспедитор несет за груз полную ответственность с момента его получения и включительно до момента его передачи грузополучателю.

Кроме того, данная расписка вкупе с другими бумагами (например, ) служит основанием для принятия груза на учет фирмы-получателя.

Следует отметить, что экспедиторская расписка не содержит сведений о стоимости перевозки и прочих сопутствующих расходах и параметрах, но обязательно включает в себя информацию о цене перевозимых товарно-материальных ценностях.

Как составить экспедиторскую расписку

На сегодняшний день экспедиторская расписка не имеет строго установленного образца, поэтому она может составляться в произвольной форме или на основе разработанного внутри предприятия шаблона (который должен быть утвержден в учетной политике фирмы). Некоторый организации по старинке предпочитают использовать ранее обязательный к применению бланк документа, поскольку он содержит в себе все необходимые сведения.

В расписку должна быть включена информация о:

предприятии-грузоотправителе,
получателе груза,
персональные данные экспедитора (его фамилия-имя-отчество),
дата и номер составления документа,
некоторые сведения о грузе (вес, упаковка, количество занимаемых мест, и т.п. параметры).

Расписка практически аналогична другому транспортному документу, сопровождающему груз – поручению экспедитору.

Ошибки, а уж тем более недостоверные или заведомо ложные сведения допускать в документе нельзя, поскольку впоследствии при некоторых обстоятельствах, он может стать юридически значимым документом, востребованным в судебной инстанции. Если случилось оказия и некоторая неточность все же была допущена, лучше не исправлять ее, а создать новый документ.

Как оформить экспедиторскую расписку

Писать расписку можно на фирменном бланке транспортной компании или же обычном листе А4 формата, как в рукописном виде, так и в печатном. В ней обязательно должна наличествовать подпись экспедитора, который таким образом подтверждает то, что все внесенные в нее сведения о товаре верны.

Расписка составляется в двух экземплярах :

один из которых передается на руки клиенту компании,
а второй остается у экспедитора.

В некоторых случаях при необходимости могут быть сделаны дополнительные копии, которые также должны быть подписаны экспедитором. Следует отметить то, что после того, как груз будет доставлен до адресата, расписка не возвращается экспедитору, а остается на руках клиента (для такого рода бумаг есть даже специальный термин «необоротный документ»).

Образец составления экспедиторской расписки

Вначале указывается дата написания расписки (она должна соответствовать непосредственно дате приема груза).
Далее документу присваивается номер (по внутреннему документообороту транспортной компании).
После этого в бланк вписываются сведения о грузоотправителе:
- его полное наименование,
- точный фактический адрес (по которому должен быть доставлен товар),
- телефон.
Затем аналогичным образом вносятся сведения о грузополучателе.

Персональная информация об экспедиторе может включать в себя только его фамилию и инициалы, но при необходимости в документ можно вписать и его паспортные данные.

Следующее, что нужно внести в бланк:
- страну происхождения груза,
- его опознавательный номер или многозначный товарный код (в целях предъявления при различного рода транспортных досмотрах),
- сведения о маркировке (проще говоря, правилах и условиях перевозки товара – обычно указывается в виде символов, голографических значков и иных коротких обозначений прямо на упаковке).
Ниже следует указать вид упаковки (картонная коробка, мешок, бочка, банки и т.п.), а также количество занимаемых мест.
Затем в расписке пишется вес груза брутто и нетто (т.е. с упаковкой и без) и вносятся сведения об объеме, размере груза и его полной стоимости (в соответствии с платежками).

В «Условиях» прописываются обязательства экспедитора по обеспечению сохранности груза в момент транспортировки. В случае каких-либо дополнительных данных они вносятся в последнюю строку «Особые условия», но только при взаимном согласии сторон.

В завершение расписка должна быть подписана экспедитором (обязательно с расшифровкой автографа). Заверять печатью расписку не обязательно.

Все знают, что самым достоверным документом подтверждения затрат на доставку товара является транспортная накладная. Но если организация заключает договор транспортной экспедиции, то составляется экспедиторская расписка. Зачем она нужна и как правильно должна быть заполнена - поговорим в этой статье.

Экспедиторская расписка: для чего нужна?

Обязанность по составлению данного документа предусмотрена в Федеральном законе от 30.06.2003 N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» . Помимо него экспедиторскими документами выступают поручение экспедитору и складская расписка.
Согласно договору транспортной экспедиции экспедитор берет на себя обязанность за счет другой стороны (клиента, заказчика — грузоотправителя или грузополучателя) оказать определенные договором экспедиции услуги, связанные с перевозкой (п.1 ст. 801 ГК РФ ). За эти услуги полагается гонорар. Исполнителю не запрещается привлекать сторонние организации, если иное не указано в договоре.

Кто и когда оформляет документ

Схему документального оформления договора транспортной экспедиции можно представить так:

Клиент оформляет поручение, в котором указывается перечень приобретаемых услуг.
На основании поручения клиент передает экспедитору груз. Кроме того, заказчик должен оформить и передать ему доверенность для того, чтобы последний мог заключать от имени клиента договора на перевозку его груза.
Экспедитор передает клиенту экспедиторскую расписку, которая подтверждает момент передачи груза от заказчика. Именно она дает право перевозчику владеть им до окончания перевозки.
Когда он принимает имущество клиента на складское хранение, то заполняется складская расписка. Если такого не происходит, то этот документ не формируется.
После выполнения поручения экспедитор передает заказчику оригиналы договоров, заключенных им для исполнения договора (если такие имеются).

Наличие всех перечисленных выше документов у клиента является подтверждением того, что груз действительно транспортировался, даже если у заказчика услуг нет транспортных накладных. В данной ситуации предоставляется экспедиторская расписка вместо транспортной накладной. А получение груза будет подтверждаться товарной накладной, выписанной самим продавцом и подписанной покупателем.
Если же заказчиком услуг экспедитора выступает покупатель товара, то в дополнение к поручению у него должна быть накладная на получение груза.

Скачать бланк экспедиторской распискиможно в конце статьи.

Поскольку в рамках договора транспортной экспедиции не составляются транспортные накладные, то расходы для целей налогообложения по такому контракту организация, выступающая заказчиком услуг, вправе учесть только при наличии этой бумаги. В совокупности с другими документами (поручение экспедитору и товарной накладной, подписанной покупателем) она является документом согласно Закону о бухгалтерском учете , по которому поставщик отражает реализацию товаров (признание доходов и списание стоимости товаров).
Кроме того, ее наличие очень важно при разрешении возможных споров: например, если возникнет ситуация, когда нужно будет потребовать возмещения ущерба по причине порчи или утраты груза. Поэтому у заказчика услуг не должен возникать вопрос о том, экспедиторская расписка обязательна или нет.

Форма документа

Бланк и порядок его заполнения утверждены Приказом Минтранса России от 11.02.2008 N 23 .
Составляется экспедитором для себя и для грузоотправителя или клиента.
Заполнение бланка обычно не вызывает затруднений. Строки, в которых предусматривается информация о сторонах, являются обязательными к заполнению.
Строки, относящиеся к информации о грузе, заполняются в зависимости от характера (свойств) перевозимого имущества.

Экспедиторская расписка оформляется тогда, когда для транспортировки мат. ценностей фирма привлекает стороннюю транспортную компанию. Они является приложением к контракту, заключаемому между отправителем и получателей груза. Скачать бланк экспедиторской расписки вы можете на нашем сайте.

Мнение о том, что экспедиторская расписка нужна только отправителю грузу, как клиенту транспортной компании, широко распространено. Однако оно является ошибочным. Расписка необходима и самому экспедитору. Она является подтверждением того, что груз был получен в установленном в расписке весе, виде, объеме и упаковке.

Другими словами, она является свидетельством того, исполнение обязательств по доставке груза перешло к экспедитору, и он не имеет никаких замечаний по поводу доставки.

Также, в совокупности с другой документацией, данная расписка является основанием для принятия груза к учету.

Подробнее о том, зачем нужна экспедиторская расписка, читайте в следующей .

Форма расписки

Бланк экспедиторской расписки утвержден на законодательном уровне, Приказом Минтранса №23. Это форма является обязательной, применять другую форму строго запрещено.

Оформление документа

Заполнить расписку можно как вручную, так и на компьютере. Экспедитор в обязательном порядке должен проставить на ней свою личную подпись, подтверждая этим, что информация о грузе верна.

Расписка должна быть заполнена в двух экземплярах:

Один остается у экспедитора;
Второй отдается клиенту фирмы.

В случае необходимости, можно заполнить доп. экземпляры. Подпись экспедитора на них также является обязательной.

Заполнение расписки

В форме экспедиторской расписки в обязательном порядке должны содержаться сведения, которые требуются для транспортировки груза и формирования сопутствующих документов: товаросопроводительных, перевозочных и расчетных.

Заполнение осуществляется следующим образом:

1-ая строчка предназначена для указания даты формирования расписки;
Во 2-ой строке указывается номер формируемой расписки по порядку;
В строчке 3 прописывают сведения об отправителе груза: полное название компании и ее адрес, либо ФИО предпринимателя, номер контактного телефона и адрес регистрации;
4-ая строка предназначается для указания информации о клиенте: как в предыдущем пункте;
В 5-ой строке прописывают информацию об экспедиторе: как в предыдущем пункте;
6-ая строка предназначена для указания страны производителя перевозимого груза;
Строчка 7 предназначена для указания опознавательного номера груза, который предназначается для таможенных, статистических и транспортных целей;
По строке 8 отражается маркировка груза, в соответствии с российским законодательством;
В 9-ой строчке прописывается число грузовых мест и вид упаковки;
В строке 9 прописывают нетто и брутто вес груза;
В 11-ой строчке отражается объем транспортируемого груза;
Строка 12 предназначена для отражения цены груза в соответствии с платежной документацией на него;
13-ая строчка предназначается для отражения габаритов и веса каждой упаковки;
По строке 14 отражаются обязательства экспедитора, а также условия, на которых принимается груз;
Строка 15 предназначена для особых отметок, к примеру, о способе перевозке, о сохранности транспортируемого груза;
В 16 строчке экспедитор проставляет свою подпись, а также указывает ФИО.