Образец фирменного бланка организации. Как должен выглядеть фирменный бланк организации Центрованное и флаговое расположение реквизитов

Как должен выглядеть фирменный бланк организации и как его создать? Об этом читайте в нашей статье.

Из статьи вы узнаете:

В каких случаях нужно использовать фирменный бланк

Деловая переписка является неотъемлемой частью информационного взаимодействия компании с партнерами и официальными структурами.

Она входит в состав исходящих и входящих потоков в структуре общего документооборота любой организации. Жанровое разнообразие деловых писем исключительно велико: от коммерческих предложений и рекламных материалов до претензий, требований и инструктивных писем.

Существующие нормы и правила деловой переписки требуют от секретаря умения оформлять исходящую корреспонденцию надлежащим образом.

Разработанный заблаговременно ирменный бланк делового письма существенно облегчает эту задачу. Он не только ускоряет процесс создания письма, но и выполняет роль визитной карточки фирмы, способствует формированию респектабельного имиджа и демонстрирует наличие стиля у ее руководства.

В свою очередь, адресаты корреспонденции получат необходимую информацию о вашей компании, ее реквизитах и контактных данных. Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с вашего адреса. На начальном этапе развития фирмы, когда деловая репутация находится на стадии формирования, а расходы на масштабное продвижение еще сильно ограничены, стиль оформления деловых писем играет решающую роль в формировании делового имиджа.

Требования к оформлению фирменных бланков организаций

Задачу по созданию фирменного бланка организации обычно поручают службе делопроизводства. Конечно, в этом процессе принимает участие несколько человек - секретарь следить за соблюдением существующих стандартов оформления делового письма, работник бухгалтерии проверяет актуальность банковских реквизитов, а профессиональный дизайнер разрабатывает стиль оформления бланка .

В Российской Федерации на законодательном уровне не существует определения "фирменный бланк организации". Есть ряд общих требований по оформлению деловой корреспонденции. К ним можно отнести положения некоторых ГОСТов:

Сам текст письма набирается шрифтом не меньше 12 кегля, гарнитура может быть любой из стандартного набора Microsoft Office, чаще всего это Times New Roman.

Использование двух разных шрифтов в шапке бланка является не желательным. В самом послании для выделения важных моментом можно пользоваться курсивом или жирным текстом. Абсолютно запрещается выделять части текста ЗАГЛАВНЫМИ буквами, это также не красиво, как кричать во время беседы.

Это были общие моменты, теперь пошагово разберем, как самостоятельно создать шапку фирменного бланка, не пропустив ни одного компонента.

Сразу отметим, что удобнее всего все элементы оформления создавать в верхнем колонтитуле, чтобы передотвратить их случайное изменение.

Пошаговое создание "шапки" фирменного бланка

Шаг 1.

Размещаем логотип и наименование компании. Основное назначение этих элементов - моментальная идентификация отправителя и удобство дальнейшей обработки корреспонденции. Если логотип фирмы находится в стадии разработки или вовсе отсутствует, то вместо него можно просто дать крупным шрифтом полное наименование фирмы. Если в Уставе вашей компании или в других учредительных документах имеется сокращенный вариант названия, то его нужно указать сразу под основным (в скобках). Размер шрифта определяем приблизительно так - если основной текст послания будет набран 12 кеглем, то для наименования подойдет 16 кегль, если основной текст - 14, то наименование -18.

Шаг 2.

Размещаем официальные данные компании и реквизиты ИНН/КПП. Эту информация помещается на одной строке. Сразу под нет можно дать номер ОГРН. Размер кегля, которым набираются эти данные, - 8-10.

Шаг 3.

Размещаем банковские реквизиты, расчетный счет и корреспондентский счет, название и БИК банка.

Шаг 4.

Размещаем контактные данные вашей компании: телефоны с указанием кода города, почтовый адрес с индексом, email и адрес страницы или сайта в интернете.

Когда ввод данных закончен, не забудьте отделить шапку от основного текста одной сплошной линией.

Советы по оформлению текста на фирменном бланке организации:

1. Согласно современному деловому стандарту формат даты должен быть цифровым 01.08.2017;
2. Заполнение поля "Адресат" осуществляется в следующем порядке: название компании, должность, инициалы и фамилия получателя.
3. Инициалы должны располагаться перед фамилией - А.Е. Петрову, а не Петрову А.Е .
4. Должность и фамилия адресата дается в дательном падеже, т.е. отвечает на вопрос "Кому?"
5. Всегда необходимо указывать заголовок деловой бумаги: "Приглашение", "Уведомление", "Претензия", "Требование" и т.д.
6. В конце письма необходимо указывать не только фамилию и инициалы лица, его составившего, но и его должность.
7. Использовать государственную символику Российской Федерации имеют право только государственные организации, частным компаниям это делать запрещено.

Образец фирменного бланка организации

Заключение

Поскольку никаких законодательных нормативов в отношении фирменного бланка организации не существует, то каждая компания может разрабатывать его на свой вкус, руководствуясь исключительно деловой этикой. При этом имейте в виду, что грамотно составленный, хорошо оформленный и напечатанный на дорогой бумаге бланк скажет о вашей фирме гораздо больше, чем десятки пустых рекламных фраз. Фирменный логотип, разработанный профессиональным дизайнером, повысит узнаваемость вашей компании и подчеркнет ее статус.

Письмо, оформленное в строгом деловом стиле, придает сообщению официальный статус и облегчает последующую обработку и хранение документации, исходящей с вашего адреса. На начальном этапе развития фирмы, когда деловая репутация находится на стадии формирования, а расходы на масштабное продвижение еще сильно ограничены, стиль оформления деловых писем играет решающую роль в формировании делового имиджа.

Официальные документы, создаваемые юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Бланк документа, по определению ГОСТ Р 51141-98, - это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа». ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.-С. 2, п. 44.

Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требования, которые установлены ГОСТ Р 6.30-97 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположения реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычислительной техники реквизиты всегда оформляются центрованным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины - флаговым способом.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма.

На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

06 - наименование организации; 12 - место составления документа.

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов:

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»).

В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:

14 - адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);

17 - заголовок к тексту документа;

18 - отметка о контроле;

28 - отметка о поступлении документа в организацию;

29 - идентификатор электронной копии документа.

Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 09 «Дата документа» и 10 «Регистрационный номер документа» оставляют место для нанесения (впечатывания) реквизита 08 «Наименование вида документа».

Когда в общий бланк вносят наименование вида документа, например, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конкретного вида документа - бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д. Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически является разновидностью общего бланка, так как общий бланк без употребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 05 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разновидность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.

Образцы общего бланка и бланка конкретного вида документа приведены в прил. 2-6.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма, поэтому нет необходимости указывать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 07 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 12 «Место составления документа» размещается реквизит 11 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.

В реквизите 07 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 12 «Место составления документа».

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.

Бланк структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 06 «Наименование организации».

Образцы бланков должностных лиц приведены в прил. 11, 12.

Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, необходимо сделать макет бланка в масштабе 1:1, на который должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые отметки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположения реквизитов. Необходимо указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходимые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обычно пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть подпись руководителя и печать организации.

Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каждый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или другой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка наличия гербовых (а также простых) бланков в организациях возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству любой организации должен быть раздел, описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.

Общие требования к изготовлению и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов федерации приведен в разд. 5 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Контрольные вопросы

1. Что представляет собой бланк документа по определению ГОСТ Р51141-98?

2. Какими способами можно изготавливать бланки документов?

3. Что является основой для проектирования бланка документа?

4. Сколько видов бланков установлено ГОСТ Р 6.30-97?

5. Для оформления каких видов документов используется общий бланк?

6. Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?

7. Какими способами могут отмечаться на бланках места для переменных реквизитов?

8. Чем общий бланк отличается от бланка письма?

9. Какие требования предъявляются при изготовления бланка с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ?

10. Что необходимо представить в типографию для изготовления бланка?

«Кто во что горазд» – такой подход в оформлении бланков используют многие российские делопроизводители и секретари. При этом они напрочь забывают о том, что бланк – это лицо компании. От того, насколько внимательно вы отнеслись к его созданию, зависит репутация компании. Учимся правильно составлять официальные бланки.

Бланк документа содержит набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он содержит только постоянную информацию об организации - авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Почему мы используем бланки? Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты. Он придает информации официальный характер и ускоряет процесс создания документа.

Документ, созданный на бланке в соответствии с государственным стандартом, имеет качественный внешний вид, легко воспринимается, удобен в применении, хранении, передаче любыми средствами связи и выполняет свою основную функцию – сохранение информации. Помимо этого, применение бланков сокращает трудозатраты на его составление.

Когда нужно использовать бланки

В первую очередь нужно помнить, что на бланках изготавливают только первую страницу документа, а остальные последующие страницы выполняются на стандартных листах бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланках создают первый лист делопроизводственной службы каждого экземпляра документа, которые предназначены для отправки из организации.

Организационно-распорядительные документы : письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. должны создаваться на бланках документов.

Информационно-справочные документы : докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Для таких видов документов можно разработать электронную форму бланков и сохранить их в компьютере. Это позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание. Некоторые организационно-правовые документы (устав, учредительный договор) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных форм, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Подготовка макетов бланков является функцией делопроизводственной службы. В ее обязанности также входит обеспечение бланками структурных подразделений, контроль за правильностью использования бланков, своевременное внесение в них изменений (если таковые произошли в организации).

Как оформить реквизиты бланка

Расположение реквизитов на бланках может быть продольным и угловым.

При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Каждая организация вправе выбирать размещение реквизитов при разработке бланков. Состав реквизитов бланка не зависит от варианта их расположения и остается неизменным.

Эмблема организации (символическое графическое изображение) должна быть закреплена в учредительных документах организации. В Гражданском кодексе РФ ч. 4 дается следующее определение: «Эмблема – средство визуальной идентификации организации. Она может состоять из словесных, изобразительных, объемных и других обозначений или их комбинаций в любим цвете или цветовом сочетании».

В качестве эмблемы могут быть использованы товарный знак (знак обслуживания) или коммерческое обозначение, которые помещаются на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Товарный знак или коммерческое обозначение должны быть зарегистрированы. В этом случае право на их использование охраняется законом, в том числе и на официальных бланках.

Эмблема организации размещается на бланке либо на верхнем поле над наименованием организации или на левом поле на одном уровне с наименованием организации – автором документа.

Важно помнить, что НЕ ДОПУСКАЕТСЯ:

• заменять на бланке наименование организации ее эмблемой;
• размещать на бланках изображение герба и эмблемы одновременно.

Наименование организации – автора документа печатается сначала полностью, а ниже – сокращенно, но в точном соответствии с учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное название заключается в скобки.

Код организации проставляется согласно Общественному классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКПО). Код ОКПО является элементом электронной идентификации организации.

Код вида документа заносится в бланк согласно Общественному классификатору управленческой документации (ОКУД). Код ОКУД является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица размещается на бланке в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП) проставляются на бланке также в соответствии с документами, полученными в налоговых органах.

Каждая организация на основе государственных стандартов осуществляет работу с документами с учетом специфики своей деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. Эти внутренние правила оформления документов осуществляются благодаря изданию локальных нормативных актов (регламентов, правил, инструкций). Однако требования организации к оформлению документов не должны противоречить установленным государственными стандартами требованиям.

Основные правила изготовления бланков

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Способ изготовления бланков каждая организация принимает самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Наиболее распространенный способ изготовления бланков является типографский, но бланки могут быть изготовлены с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. В памяти компьютера должен храниться шаблон бланка, на котором печатается текст документа. Для изготовления бланков используются в основном два формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Каждый лист документа, исполненный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10-правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее.

Как оформить бланк письма

На бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты (данные об организации):

• справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон/факс, адрес электронной почты);
• код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП);
• код формы документа (ОКУД);
• отметка для регистрационного номера и даты документа;
• отметка для ссылки на номер и дату документа.

Скачать

Следует отметить, что на бланке письма наименование вида документа не пишется, т.е. слово «Письмо» или «Деловое письмо».

На бланке есть отметки для проставления двух номеров и двух дат: в одной отметке проставляется дата и номер регистрации документа (письма), а в другой дается ссылка на дату и номер поступившего (входящего) документа.

Виды бланков и особенности их оформления

Существует несколько видов бланков, для каждого из которых предусмотрены свои правила оформления.

Скачать
Скачать
Скачать
Скачать

Общий бланк используется для оформления внутренних документов организации. На таком бланке нет наименования вида документа, и он является заготовкой для многих видов документов. Общий бланк организации может содержать следующие реквизиты:

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации (автор документа);
• отметка для проставления даты и номера документа;
• место составления или создания документа (географический пункт).

Бланк вида документа отличается от общего бланка тем, что добавляется наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д.). Бланки видов документов целесообразно создавать в организации при большом количестве разных видов документов.

Бланк на двух языках

Бланк на двух языках используется в организациях субъектов Российской Федерации. Реквизиты бланка наряду с русским языком печатаются и на национальном языке. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагается ниже или справа от наименования на русском языке.

Наименование организации на иностранном языке помещается на бланке, если оно закреплено в уставе или положении об организации. В таком случае его располагают ниже наименования на русском языке. Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, то в этом случае создается бланк на двух языках. Все реквизиты повторяются на двух языках, не искажая наименование организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

В крупных организациях помимо бланка организации создают бланки структурных подразделений. Такие бланки отличаются только тем, что в них ниже наименования организации – автора документа размещается наименование структурного подразделения. Структурное подразделение может иметь бланк письма и бланки видов документов, которые часто используются в этом структурном подразделении (распоряжение руководителя структурного подразделения, протокол и др.).

Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации, крупных структурных подразделений, обладающих правом подписи документов. Наименование должности руководителя организации размещается ниже наименования организации – автора документа. На бланках руководителей структурных подразделений наименование должности размещается вместе с названием структрного подразделения.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

Фото: arrowrootmedia.com

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
2. Наименование организации, которая передает документы.
3. Дата составления.
4. Таблица с самой описью, в которой указываются:

• номер по порядку;
• полное название документа;
• количество экземпляров;
• количество листов.

1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

1. Опись по аттестационному делу.
2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

(word) — для передачи в другую организацию

— для сдачи в архив