Бланки документов для организации торговли. Торговая документация

Товарная накладная применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, продающей товарно-материальные ценности, и является основанием для их списания. Второй экземпляр передается сторонней организации и является основанием для оприходования этих ценностей.

Бланк формы ТОРГ-1. Акт о приемке товаров

Акт о приемке товаров (форма № ТОРГ-1) применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора поставки, купли-продажи и т.п. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

Бланк формы ТОРГ-2. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей

Акты по форме № ТОРГ-2 применяются для оформления приемки товарно - материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Акты являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю.

Бланк формы ТОРГ-10. Спецификация

Спецификация по форме № ТОРГ-10 применяется в том случае, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т.п тару. Спецификация выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом склада (кладовой). Один экземпляр прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю товара, второй - передается в бухгалтерию организации.

Бланк формы ТОРГ-13. Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары

Накладная на внутреннее перемещение применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально ответственными лицами. Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя подразделений и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.

Бланк формы ТОРГ-15. Акт о порче, бое, ломе, товарно-материальных ценностей

Акт применяется для оформления возникающего по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей, подлежащих уценке или списанию. Составляется в трех экземплярах: первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий - у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-16. Акт о списании товара

Акт применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем организации. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно - материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий - у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-18. Журнал учета движения товаров на складе

Журнал применяется для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой). При автоматизированной обработке данных документов средствами вычислительной техники возможен вариант применения предложенной формы в виде отдельной ведомости на бумажных и машинных носителях информации. Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день.

Бланк формы ТОРГ-29. Товарный отчет

Товарный отчет применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр отчета с приложенными документами, на основании которых составляется отчет, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-30. Отчет по таре

Отчет по таре применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр отчета с приложенными товарными документами, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Бланк формы ТОРГ-31. Сопроводительный реестр сдачи документов

Сопроводительный реестр применяется для регистрации приходных и расходных документов. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр с приложенными к нему документами под расписку передается в бухгалтерию или на обработку средствами вычислительной техники, второй экземпляр остается у материально ответственного лица.

Бланк формы МХ-15. Акт об уценке товарно-материальных ценностей

Акт применяется для оформления уценки товарно-материальных ценностей при моральном устаревании, снижении покупательского спроса, обнаружении признаков понижения качества по различным причинам. Акт составляется и подписывается в двух экземплярах ответственными лицами комиссии и передается в бухгалтерию

Бланк формы Т-1. Товарно-транспортная накладная

Товарно-транспортная накладная (форма Т-1) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

При размещении на хранение и отпуск продукции на складах используются нормативные документы , регламентирующие порядок приемки, а именно:

1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.

2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно- технического назначения и товаров народного потребления по качеству.

3. Товарная книга.

4. Заказ-заявка.

5. Договор поставки.

6. Журнал регистрации заказов покупателей.

7. Карточка неудовлетворенного спроса.

8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку.

9. Счет-фактура.

10. Упаковочный ярлык.

11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию.

12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям.

13. Товарно-транспортная накладная.

14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия.

15. Заявка на автотранспортные перевозки.

16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств.

17. Карточка учета инвентарной тары.

18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции.

19. Карточка учета исполнения договоров поставки.

20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям.

Счета являются приложениями к договорам, заключенным на поставку продукции заказчикам. Содержат номенклатуру продукции, планируемую к продаже, ее количество, стоимость и срок поставки.

Для учета фактического наличия продукции на складе в период проведения инвентаризации в тех случаях, когда инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу подсчитать продукцию и записать данные о ней в инвентаризационную опись применяетсяинвентаризационный ярлык (форма № инв.-2)

В случае, еслипри инвентаризации были выявлены отклонения от учетных данныхпо видам продукциисоставляютсясличительные ведомости . В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т. е. расхождения между данными учета и данными инвентаризационных описей (фактическим наличием продукции).

Накладные от внешних поставщиков являются основанием для оприходования продукции на складе, т. е. основой для создания приходных накладных.

Приходная накладная предназначена для учета поступающей на склад продукции.

В случае получения продукции ненадлежащего качества изго­товителю направляется уведомление о вызове . В уведомлении о вызове, направляемом изготовителю (отправи­телю), указывается:

· наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;

· основные недостатки, обнаруженные в продукции;

· время, на которое назначена приемка продукции по качеству или комплектности (в пределах установленного для приемки срока);

· количество продукции ненадлежащего качества или некомп­лектной продукции.

Унифицированные формы первичной документации по учету продукциивключают:

Доверенность (формы № М-1 и № М-2а):

· применяется для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении продукции, отпускаемой по­ставщиком по наряду (счету, договору, заказу, соглашению);

· служит основанием для получения продукции на складе поставщика, железнодорожной станции, пристани, в аэро­порту и подтверждает право данного лица на получение продукции.

Реквизиты доверенности:

· номер и дата выдачи;

· срок действия (определя­ется возможностями получения и вывоза продукции);

· наименования и адреса плательщика и получателя (получа­теля доверенности);

· банковские реквизиты плательщика;

· наименование поставщика;

· должность, фамилия, имя, отчество, сведения о паспорте лица, на имя которого выдается доверенность;

· номер и дата документа, являющегося основанием для отпуска продукции.

Причины, по которым доверенность считается недействительной:

· доверенность выдана с нарушением порядка ее заполнения

· или с незаполненными реквизитами;

· доверенность имеет поправки и помарки;

· не предъявлен паспорт, данные которого указаны в доверенности;

· окончился срок действия доверенности;

· поступило сообщение получателя об аннулировании данной доверенности.

Приходный ордер (форма № М-4) - документ, служащий для приемки и оприходования продукции и тары под продукцией, поступающей от поставщиков. Оформляется сотрудниками склада, выписывается на основании расчетных и других сопроводительных товарно-транспортных документов поставщиков.

Акт о приемке материалов (форма № М-7) - применяется для оформления приемки продукции, имеющей расхождения по количеству и качеству, а также расхождения по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Данный акт составляется также при приемке продукции, поступившей без документов. Акт служит юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).

Лимитно-заборная карта (форма № М-8) - документ, на осно­вании которого осуществляется списание продукции со склада. Данная форма применяется при наличии лимитов отпуска про­дукции:

· для оформления отпуска материалов, систематически потреб­ляемых при изготовлении продукции;

· для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.

Требование-накладная (форма № М-11) применяется для учета движения продукции внутри организации между материально от­ветственными лицами различных структурных подразделений.

Комплектовочные ведомости выписываются на месяц или на всю потребность изделий по данному заказу, применяются для конт­роля над отпуском этих изделий на тех предприятиях, где высок удельный вес расхода комплектующих изделий на выпуск готовой продукции. Комплектовочная ведомость содержит перечень мест с указанием их количества.

Ведомости (карты) использования лимитов применяются при оформлении отпуска материалов на производство требованиями, а также возврата из производства и перемещения материалов со склада в кладовую цеха (участка) накладными. Данные ведомости составляются для контроля над отпуском материалов в пределах лимита.

Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) применяется для учета отпуска продукции:

· структурным подразделениям своей, организации, располо­женным за пределами ее территории. Накладную выписывает ра­ботник структурного подразделения в двух экземплярах на осно­вании договоров, нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение про­дукции, заполненной в установленном порядке;

· сторонним организациям. Накладная оформляется отделом снабжения на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и письменного разрешения руководителя пред­приятия иди лиц, им на то уполномоченных.

Карточка учета материалов (форма № М-17):

· применяется для учета движения продукции на складе по каждому сорту, виду и размеру продукции;

· заполняется на каждый номенклатурный номер продукции;

· ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).

Карточки учета материалов выпускаются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенк­латурой материалов и передаются материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами для осуществления сортового учета.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35) приме­няется для оформления оприходования материалов, пригодных для использования при производстве других работ.

Акт о весе тары составляется не позднее 10 дней после освобождения тары, а о весе тары из-под влажной продукции - немедленно по освобождении тары из-под продукции. В данном акте указывается также вес нетто продукции, полученный путем вычитания из веса брутто веса тары.

Реквизиты Акта о недостаче продукции :

а) наименование получателя, составившего акт, и его адрес;

б) дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта, время начала и окончания приемки продукции. В случаях, когда приемка продукции произведена с нарушением установленного срока, - причины несвоевременной приемки, время их возникновения и устранения;

в) фамилия, имя и отчество лиц, принимавших участие в приемке продукции по количеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые должности, дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в приемке продукции, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по количеству;

г) наименования и адреса отправителя (изготовителя) и поставщика;

д) дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя отправителя (изготовителя);

е) дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной" (коносамента);

ж) дата отправки продукции со станции (пристани, порта) отправления или со склада отправителя;

з) дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) на­значения, время выдачи груза перевозчиком, время вскрытиятранспортного средства (вагона, контейнера, автомобильного фургона) и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;

и) номер и дата коммерческого акта (акта, выданного перевоз­чиком), если такой акт был составлен при получении продукции от перевозчика;

к) условия хранения продукции на складе получателя до ее приемки, а также сведения о том, что определение количества продукции производилось на исправных весах или другими изме­рительными приборами, поверенными в установленном порядке;

л) состояние тары и упаковки на момент осмотра продукции; содержание наружной маркировки тары и другие данные, на осно­вании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция - отправителя или изготовителя; дата вскрытия тары;

м) при выборочной проверке продукции - порядок отбора продукции для проверки с указанием основании выборочной про­верки (стандарт, технические условия, особые условия поставки, договор);

н) реквизиты отправителя или перевозчика, за чьим весом или пломбами отгружена продукция, отметка об исправности пломб и содержание оттисков в соответствии с действующими на транс­порте правилами; общий вес продукции - фактический и по до­кументам; вес каждого места, в котором обнаружена недостача, фактический и по трафарету на таре (упаковке);

о) транспортная и отправительская маркировка мест (по доку­ментам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных яр­лыков, пломб на отдельных местах;

п) способ определения количества недостающей продукции (взвешивание, счет мест, обмер);

р) другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, должны быть указаны в акте для подтверждения недо­стачи;

с) точное количество и стоимость недостающей продукции.;

т) заключение о причинах и месте образования недостачи.

Реквизиты акта о ненадлежащем качестве продукции :

· условия хранения на складе получателя;

· состояние упаковки в момент осмотра;

· наличие упаковочных листов и пломб;

· количество и полное наименование продукции;

· подробное описание обнаруженных недостатков и их харак­теристика;

· перечисление оснований, по которым продукция забракована или переведена на более низкий сорт;

· заключение о характере выявленных недостатков, причине их возникновения и утраты качества продукции.

Товарный отчет составляется на основе первичных приходных и расходных документов.

Указание на отгрузку поступает из отдела продаж, содержит ссылку на счет и договор, согласно которому поставляется продукция, номенклатуру продукции, которую необходимо отгрузить, ее количество, стоимость, форму оплаты, срок и способ доставки. Указание на отгрузку - директивный документ для отдела логистики на начало отгрузки продукции заказчику.

Упаковочный (инвентарный) лист составляется после окончания упаковки. В лист вписываются данные по каждому отдельно упакованному предмету или коробке. В упаковочном листе указы­ваются:

· порядковый номер коробки согласно данным, содержащимся в маркировке;

· содержимое коробки;

· место и дата производства упаковки;

· указания по следованию продукции (груза);

· контактный телефон получателя;

· адрес и данные физического (юридического) лица, являющегося получателем продукции (груза).

Документы, оформляющие отпуск продукции со склада:

· заборный лист;

· расходная накладная и др.

Потребителю могут быть предоставлены следующие отчетные документы о состоянии продукции, хранящейся на складе:

· ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции;

· отчет по срокам годности продукции;

· ежедневный отчет о приеме продукции на склад;

· ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада;

· особые отчеты (о недостачах, повреждениях продукции при ее приеме на склад), сопровождаемые фотографиями;

· отчет о заблокированной продукции (заблокирована в соот­ветствии с указанием клиента, например, по причине истекшего срока годности);

· отчет о переупакованной бракованной продукции;

· отчет об уничтожении бракованной продукции;

· отчет по бракованной продукции (при получении продукции на склад, уничтожении, переупаковке);

· отчет по наличию пустых поддонов.

Рассмотрим некоторые из них.

Ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции

· баланс остатка продукции на вечер предыдущего рабочего дня;

· все поступления продукции на склад за рабочий день;

· все отгрузки продукции за рабочий день;

· новый баланс остатка продукции, включающий в себя продукцию с различным статусом (например, продукция, подлежащая отгрузке, но еще не отгруженная);

· остаток продукции, имеющейся в наличии на складе.

Отчет по срокам годности продукции включает в себя следующую информацию:

· предупреждение об окончании срока годности продукции за 6 месяцев до его истечения по каждому наименованию продукции;

· сроки годности по каждому наименованию продукции;

· список продукции по типу срока годности (с истекшим сроком годности, за 7 дней до окончания срока годности, за 14 дней).

Ежедневный отчет о приеме продукции на склад содержит следу­ющую информацию:

· все поступления продукции за день;

· сведения и документы по поступлению транспортных средств (информационный лист, акт о приемке продукции на склад, под­писанный представителем склада и водителем);

· сведения и копии документов, сопровождающих продукцию.

Ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада включает в себя следующую информацию:

· все отгрузки продукции, осуществленные за рабочий день;

· все заказы, находящиеся в процессе комплектации;

· сведения об отгруженной продукции с указанием данных об автомобильных транспортных средствах;

· копии счетов с пометкой менеджера склада об отгрузке.

Тара и упаковка

Все техническое разнообразие складов во многом определяется используемой грузоединицей и той тарой или упаковкой, в которой она складируется.

От этого зависят определение способа складирования, выбор необходимого оборудования, подъемно-транспортных механизмов и расчет их параметров, определение необходимых площадей, типа помещения, организации процесса разгрузки/выгрузки, размещения, хранения, поиска и др.

В настоящее время особенно популярной стала унифицированная тара . Применение ее сокращает трудоемкость погрузочно-разгрузочных работ, повышает качество хранения и эффективность поиска и, что главное, позволяет достичь высокого уровня механизации и автоматизации.

Унифицированная тара в зависимости от ее предназначения может быть разнообразной.

Современные системы складирования во все более широких масштабах ориентируются также и на применение контейнеров.

По определению, данному международной организацией по стандартизации (ISO), контейнер - это элемент транспортного оборудования, многократно используемый на одном или нескольких видах транспорта, предназначенный для перевозки и временного хранения грузов, оборудованный приспособлениями для механизированной установки и снятия его с транспортных средств, имеющий постоянную техническую характеристику и вместимость не менее 1 м 3 .

Контейнеры, пригодные для затаривания продукции различного типа, называются универсальными, а предназначенные для одного типа или одного наименования продукции - специальными .

Главное в контейнере, независимо от его конструкции, материала и назначения, - это унификация габаритов , позволяющая стандартизировать их перевозку и складирование.

Уже упомянутая организация ISO выпустила рекомендации по унификации размеров контейнеров . Так, для крупнотоннажных контейнеров является обязательным, чтобы их ширина и высота были одинаковыми и равнялись 2438 мм. Длина наибольшего контейнера должна составлять 12192 мм, а для меньших контейнеров предусмотрена кратность, равная 0,75, 0,5 и 0,25 длины этого наибольшего контейнера.

В зависимости от характера грузов в различных складах применяются различные устройства для хранения единиц грузов.

Устройства для хранения единиц грузов вместе с оборудованием для механизации и автоматизации различных складских операций размещаются на соответствующим образом определенных складских площадях . Определению в таком случае подлежат:

· полезная площадь склада , т. е. площадь, непосредственно занятая хранимым товаром; она обычно определяется на основе действующих норм допустимой нагрузки на единицу площади пола либо на основе норм на степень заполнения объема склада хранимым материалом;

· площадь, необходимая для выполнения приемочных и отпускных операций (размеры приемочной и отпускной площадок);

· служебная площадь (площадь офиса для размещения управленческого персонала);

· вспомогательная площадь , включая определение размеров проходов и проездов в зависимости от типоразмеров хранимых материалов, вида и конструкции применяемых средств механизации и интенсивности грузооборота. Сюда же можно отнести и определение в соответствии с действующими нормами высоты складских помещений до уровня ферм или стропил.

Определив суммарную общую площадь склада, нужно удостовериться, находится ли полезная площадь склада в пределах той доли общей площади, которая допустима для данного вида склада. Эта доля обычно составляет для складов:

· изделий внешних продуцентов 0,35-0,4;

· металлопроката 0,25-0,5;

· литья, поковок и штамповок 0,4-0,6;

· готовых изделий 0,35-0,6.

Для осуществления логистического управления состоит вопрос в определении типов применяемых подъемно-транспортных устройств и в вычислении их требуемого числа.

Классифицировать типы подобных устройств для штучных грузоединиц можно следующим образом:

1. Оборудование периодического действия : краны, погрузчики, манипуляторы.

2. Оборудование непрерывного действия : подвесные контейнеры, напольные транспортеры, элеваторы, приводные рольганги.

Описанное складское оборудование и выполняемые с его помощью операции обеспечивают техническое, технологическое и организационное взаимодействие склада с другими участниками производственно-сбытовой деятельности.

Упаковка существенным образом влияет на уровень издержек и производительность логистической системы.

Элементы таких издержек - расходы на приобретение упаковочных материалов, налаживание ручных или автоматизированных операций по упаковке, последующая утилизация упаковочных материалов.

Контроль за состоянием запасов во многом определяется точностью идентификации грузов, а идентификационную маркировку несет в себе упаковка. Скорость, точность и эффективность подсборки заказов тоже зависит от надежности идентификации упаковок, их формы и габаритов, а также от пригодности их к грузопереработке. Расходы на транспортировку и хранение прямо зависят от качества упаковки. Упаковка должна быть прочной, удобной, информационно насыщенной и соответствовать экологическим стандартам. Наличие всех этих свойств повышает потребительские качества продуктов и соответственно уровень логистического сервиса.

Различают два типа упаковок: потребительскую , обращенную к конечному потребителю товаров и, следовательно, выполняющую маркетинговые функции, и промышленную , обеспечивающую удобство логистических операций.

Потребительская упаковка разрабатывается из соображений удобства для потребителя, привлекательности для покупателей, эффективного использования торговых площадей и защиты товаров от повреждений.

Если упаковка привлекает внимание потребителя своей необычной формой и габаритами , она по тем же причинам неприемлема для логистики, так как продуманная конструкция упаковки обязательно должна учитывать требования всех компонентов логистической системы .

Для повышения эффективности грузопереработки готовые продукты (или отдельные их компоненты) обычно группируют в более крупные единицы, укладывая в коробки, мешки, ящики или бочки. Все эти емкости, служащие для первичного объединения отдельных продуктов, называют промышленной упаковкой .

Иногда для удобства грузопереработки промышленные упаковки сводят в более крупные грузовые отправки. Этот процесс называется контейнеризацией, или созданием укрупненных грузовых единиц .

При применении унифицированных форм документации товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12. Форма и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать бланк вы можете на нашем сайте.

При необходимости в форму можно вносить дополнительные поля, графы, реквизиты (см. также постановление Госкомстата РФ от 24.03.1999 № 20) или использовать самостоятельно разработанную и утвержденную форму товарной накладной (ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Подробнее об этом — в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Когда и для чего применяется форма ТОРГ-12

Унифицированная форма ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Основная сфера действия документа — оптовая торговля.

Оформляет товарную накладную продавец. Для него она является документом, на основании которого отражается списание и реализация товаров.

Для покупателя накладная ТОРГ-12 является одним из документов, подтверждающих приобретение ТМЦ, и служит основанием для их оприходования.

Какие сведения содержит товарная накладная

Набор разделов унифицированной формы ТОРГ-12 следующий:

1. Сведения об участниках поставки (продавце, грузоотправителе, грузополучателе, плательщике), в том числе их наименования, адреса, телефоны, банковские реквизиты и коды ОКПО и ОКВЭД.
2. Реквизиты договора, на основании которого происходит поставка, и транспортной накладной.
3. Реквизиты самой товарной накладной — ее номер и дата.
4. Информация о товаре: наименование, единица измерения, количество, цена, а также стоимость и предъявляемый покупателю НДС (о заполнении накладной без НДС читайте в материале «Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)» ).
5. Сведения о приложениях к накладной (например, сертификаты, паспорта и т. п. на товар).
6. Завершает документ раздел с многочисленными подписями. Со стороны продавца ее подписывают работник, разрешивший отпуск груза, главбух и сотрудник, который груз непосредственно отпустил. С другой стороны подписи проставляют представители покупателя и грузополучателя. Здесь же приводятся сведения о доверенности, на основании которой представитель покупателя принимает товар, и указываются даты подписания документа сторонами.

Унифицированная форма ТОРГ-12 предусматривает также проставление печатей сторон поставки. В то же время печать не является обязательным реквизитом первичного документа (ст. 9 закона № 402-ФЗ), поэтому организации, официально отказавшиеся от печати, могут накладную ей не заверять (см. также письмо Минфина России от 06.08.2015 № 03-01-10/45390).

Количество экземпляров товарной накладной

Накладную составляет уполномоченный работник организации-продавца в момент отпуска товаров в 2 экземплярах. Один из них остается у продавца, второй передается покупателю.

Электронная накладная ТОРГ-12

Первичные документы можно оформлять не только в бумажном, но и в электронном виде (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

О том, какую подпись нужно использовать для электронной документации, читайте .

Для электронной товарной накладной утвержден формат для передачи по ТКС (с 1 июля 2017 - приказ ФНС от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@), что позволяет не только наладить электронный обмен накладными с контрагентами, но и представлять накладные в электронном виде по требованию налоговиков.

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12

Образец заполнения унифицированной формы ТОРГ-12 также можно увидеть и скачать на нашем сайте.

Итоги

Унифицированная форма ТОРГ-12 является первичным документом, на основании которого продавец реализует товар, а покупатель приходует. Формуляр выписывается в 2-х экземплярах: по 1-му для каждой из сторон сделки, или отправляется в электронном виде покупателю, при условии заверения ее электронно цифровой подписью.

Существование глобальных товарных потоков невозможно без глобальных потоков информации. Обмен информацией происходит между различными заинтересованными сторонами, в том числе органами государственного управления и транспортными посредниками. Обмен информацией, так называемой торговой документацией, происходит в бумажном и электронном виде.
Эта торговая документация и содержащиеся в ней элементы данных определяются и предусматриваются национальными и международными нормативными актами в сфере здравоохранения, защиты прав потребителей, безопасности, налогообложения и доходов, окружающей среды.

Примеры торговой документации

Торговые документы можно классифицировать на основании сфер, в которых они готовятся. Руководство ЕЭК ООН к Рекомендации №1 классифицирует торговую документацию следующим образом: документы сферы торговых операций, документы сферы платежей, документы сферы транспорта и сопутствующих услуг, документы сферы официального контроля.

Документы сферы торговых операций

Сюда относятся документы, обмен которыми происходит между участниками международной торговли с целью обмена информацией о проведении тендера, с целью направления предложений и оферт, заключения договоров. Примерами таких документов являются: оферты и ценовые предложения, заказы, счета-проформы, уведомления об отгрузке.

Документы сферы платежей

Сюда относятся документы, обмен которыми происходит между торговыми партнерами и их банками, а также между банками с целью осуществления платежей, связанных с торговыми сделками. Сюда относятся, например, коммерческий счет-фактура , извещение платежа на инкассо, заявки на документарный аккредитив, заявки на банковские тратты и банковские гарантии.

Документы сферы транспорта и сопутствующих услуг

Это документальные требования в отношении транспортных процедур, касающиеся взаимоотношений между торговыми партнерами и перевозчиками, т.е. документы, касающиеся перевозки, обработки грузов и страхования.
Это такие документы, как договоры на перевозку (коносаменты, транспортные накладные), грузовые манифесты , фрахтовые счета, извещения о прибытии, страховые полисы и складские расписки.

Документы сферы официального контроля

Данные документы предназначены для целей контроля над товарами в ходе экспорта, импорта и транзита со стороны различных официальных органов. Среди них, например, декларация на товары для таможенных целей , санитарные и фитосанитарные сертификаты, свидетельства о контроле и об осмотре, а также декларации об опасных грузах.

Функции торговых документов

Как было указано выше торговые документы имеют различное происхождение, однако они еще и выполняют разные функции. Они могут играть роль контрактных документов, например, страховые полисы, коносаменты и коммерческие счета-фактуры. В то же время такие документы служат подтверждением информации, предоставляемой в рамках другой формальной процедуры. Хорошим примером здесь может послужить коммерческий счет-фактура, который является документом, необходимым для осуществления расчетов между покупателем и продавцом, но одновременно является и документом, который использует таможенная служба для классификации и оценки товаров, и который должен быть представлен на таможню в качестве подтверждающего документа для целей таможенной очистки товаров.

Нормативные документы, регламентирующие порядок приемки, раз­мещения на хранение и отпуск продукции:

1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.

2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству.

3. Товарная книга.

4. Заказ-заявка.

5. Договор поставки.

6. Журнал регистрации заказов покупателей.

7. Карточка неудовлетворенного спроса.

8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку.

9. Счет-фактура.

10. Упаковочный ярлык.

11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию.

12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям.

13. Товарно-транспортная накладная.

14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия.

15. Заявка на автотранспортные перевозки.

16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств.

17. Карточка учета инвентарной тары.

18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осущест­вляющим централизованную доставку и завоз продукции.

19. Карточка учета исполнения договоров поставки.

20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям.

Счета являются приложениями к договорам, заключенным на поставку продукции заказчикам. Содержат номенклатуру продук­ции, планируемую к продаже, ее количество, стоимость и срок поставки.

Инвентаризационный ярлык применяется для учета фактического наличия продукции на складе в период прове­дения инвентаризации в тех случаях, когда инвентаризационная комиссия не имеет возможности сразу подсчитать продукцию и записать данные о ней в инвентаризационную опись.

Сличительные ведомости составляются по видам продукции, при инвентаризации которых были выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты ин­вентаризации, т. е. расхождения между данными учета и данными инвентаризационных описей (фактическим наличием продукции).

Накладные от внешних поставщиков являются основанием для оприходования продукции на складе, т. е. основой для создания приходных накладных.

Приходная накладная предназначена для учета поступающей на склад продукции.

В случае получения продукции ненадлежащего качества изго­товителю направляется уведомление о вызове.

В уведомлении о вызове, направляемом изготовителю (отправи­телю), указывается:

• наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;
• основные недостатки, обнаруженные в продукции;
• время, на которое назначена приемка продукции по качеству или комплектности (в пределах установленного для приемки срока);
• количество продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции.

Доверенность:

• применяется для оформ­ления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении продукции, отпускаемой по­ставщиком по наряду (счету, договору, заказу, соглашению);
• служит основанием для получения продукции на скла­де поставщика, железнодорож­ной станции, пристани, в аэро­порту и подтверждает право данного лица на получение продукции.

Реквизиты доверенности:

• номер и дата выдачи;
• срок действия (определя­ется возможностями получения и вывоза продукции);
• наименования и адреса плательщика и получателя (получа­теля доверенности);
• банковские реквизиты плательщика;
• наименование поставщика;
• должность, фамилия, имя, отчество, сведения о паспорте лица, на имя которого выдается доверенность;
• номер и дата документа, являющегося основанием для от­пуска продукции.

Причины, по которым доверенность считается недействительной:

• доверенность выдана с нарушением порядка ее заполнения или с незаполненными реквизитами;
• доверенность имеет поправки и помарки;
• не предъявлен паспорт, данные которого указаны в доверен­ности;
• окончился срок действия доверенности;
• поступило сообщение получателя об аннулировании данной доверенности.

Приходный ордер — документ, служащий для приемки и оприходования продукции и тары под продукцией, поступающей от поставщиков. Оформляется сотрудниками скла­да, выписывается на основании расчетных и других сопроводи­тельных товарно-транспортных документов поставщиков.

Акт о приемке материалов — применяется для оформления приемки продукции, имеющей расхождения по коли­честву и качеству, а также расхождения по ассортименту с данны­ми сопроводительных документов поставщика. Данный акт состав­ляется также при приемке продукции, поступившей без докумен­тов. Акт служит юридическим основанием для предъявления пре­тензии поставщику (отправителю).

К данному акту прилагаются следующие документы:

• копии сопроводительных документов или сличительной ве­домости, т. е. ведомости сверки фактического наличия продукции с данными, указанными в документах отправителя (изготовителя);
• упаковочные ярлыки, вложенные в каждое тарное место;
• квитанции станции (пристани, порта) назначения о провер­ке веса груза, если такая проверка проводилась;
• пломбы от тарных мест, в которых обнаружена недостача;
• подлинный транспортный документ (товарно-транспортная накладная, коносамент), а в случае предъявления получателем перевозчику претензии, связанной с этим документом, прилагает­ся его копия;
• документ, удостоверяющий полномочия представителя, вы­деленного для участия в приемке;
• акт, составленный в соответствии с пунктом 16 Инструкции № П.-6 ;
• документ, содержащий данные взвешивания и обмера, если количество продукции определялось путем взвешивания или об­мера;
• другие документы, свидетельствующие о причинах возник­новения недостачи (анализы на влажность продукции, требования к хранению которой содержат соответствующие допуски на влаж­ность, сведения о снабжении льдом, коммерческие акты и др.);
• в случае приемки скоропортящейся продукции — ведомость подачи и уборки вагонов, памятка приемосдатчика, если она со­ставлена, или натурный лист.

Лимитно-заборная карта — документ, на осно­вании которого осуществляется списание продукции со склада. Данная форма применяется при наличии лимитов отпуска про­дукции:

• для оформления отпуска материалов, систематически потреб­ляемых при изготовлении продукции;
• для текущего контроля над соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.

Требование-накладная применяется для учета движения продукции внутри организации между материально от­ветственными лицами различных структурных подразделений.

Комплектовочные ведомости выписываются на месяц или на всю потребность изделий по данному заказу, применяются для конт­роля над отпуском этих изделий на тех предприятиях, где высок удельный вес расхода комплектующих изделий на выпуск готовой продукции. Комплектовочная ведомость содержит перечень мест с указанием их количества.

Ведомости (карты) использования лимитов применяются при оформлении отпуска материалов на производство требованиями, а также возврата из производства и перемещения материалов со склада в кладовую цеха (участка) накладными. Данные ведомости составляются для контроля над отпуском материалов в пределах лимита.

Накладная на отпуск материалов на сторону применяется для учета отпуска продукции:

• структурным подразделениям своей организации, располо­женным за пределами ее территории. Накладную выписывает ра­ботник структурного подразделения в двух экземплярах на осно­вании договоров, нарядов и других соответствующих документов и по предъявлении получателем доверенности на получение про­дукции, заполненной в установленном порядке;
• сторонним организациям. Накладная оформляется отделом снабжения на основании договоров, нарядов и других соответству­ющих документов и письменного разрешения руководителя пред­приятия или лиц, им на то уполномоченных.

Карточка учета материалов:

• применяется для учета движения продукции на складе по каждому сорту, виду и размеру продукции;
• заполняется на каждый номенклатурный номер продукции;
• ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом).

Карточки учета материалов выпускаются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенк­латурой материалов и передаются материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами для осуществления сортового учета.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений приме­няется для оформления оприходования материалов, пригодных для использования при производстве других работ.

Акт о весе тары составляется не позднее 10 дней после освобож­дения тары, а о весе тары из-под влажной продукции — немедленно по освобождении тары из-под продукции. В данном акте указыва­ется также вес нетто продукции, полученный путем вычитания из веса брутто веса тары.

Реквизиты Акта о недостаче продукции:

• наименование получателя, составившего акт, и его адрес;
• дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта, время начала и окончания приемки продукции. В случаях, когда приемка продукции произведена с нарушением установлен­ного срока, — причины несвоевременной приемки, время их воз­никновения и устранения;
• фамилия, имя и отчество лиц, принимавших участие в при­емке продукции по количеству и в составлении акта, место их работы, занимаемые должности, дата и номер документа о полно­мочиях представителя на участие в приемке продукции, а также указание о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по количеству;
• наименования и адреса отправителя (изготовителя) и постав­щика;
• дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя отправителя (изготовителя);
• дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной (коносамента);
• дата отправки продукции со станции (пристани, порта) от­правления или со склада отправителя;
• дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) на­значения, время выдачи груза перевозчиком, время вскрытия транспортного средства (вагона, контейнера, автомобильного фургона) и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;
• номер и дата коммерческого акта (акта, выданного перевоз­чиком), если такой акт был составлен при получении продукции от перевозчика;
• условия хранения продукции на складе получателя до ее приемки, а также сведения о том, что определение количества продукции производилось на исправных весах или другими изме­рительными приборами, поверенными в установленном порядке;
• состояние тары и упаковки на момент осмотра продукции; содержание наружной маркировки тары и другие данные, на осно­вании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция — отправителя или изготовителя; дата вскрытия тары;
• при выборочной проверке продукции — порядок отбора продукции для проверки с указанием оснований выборочной про­верки (стандарт, технические условия, особые условия поставки, договор);
• реквизиты отправителя или перевозчика, за чьим весом или пломбами отгружена продукция, отметка об исправности пломб и содержание оттисков в соответствии с действующими на транс­порте правилами; общий вес продукции — фактический и по до­кументам; вес каждого места, в котором обнаружена недостача, — фактический и по трафарету на таре (упаковке);
• транспортная и отправительская маркировка мест (по доку­ментам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных яр­лыков, пломб на отдельных местах;
• способ определения количества недостающей продукции (взвешивание, счет мест, обмер);
• другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, должны быть указаны в акте для подтверждения недо­стачи;
• точное количество и стоимость недостающей продукции;
• заключение о причинах и месте образования недостачи.

Реквизиты Акта о ненадлежащем качестве продукции:

• условия хранения на складе получателя;
• состояние упаковки в момент осмотра;
• наличие упаковочных листов и пломб;
• количество и полное наименование продукции;
• подробное описание обнаруженных недостатков и их харак­теристика;
• перечисление оснований, по которым продукция забракована или переведена на более низкий сорт;
• заключение о характере выявленных недостатков, причине их возникновения и утраты качества продукции.

Товарный отчет составляется на основе первичных приходных и расходных документов.

Указание на отгрузку поступает из отдела продаж, содержит ссылку на счет и договор, согласно которому поставляется продукция, номенклатуру продукции, которую необходимо отгрузить, ее ко­личество, стоимость, форму оплаты, срок и способ доставки. Указание на отгрузку — директивный документ для отдела логис­тики на начало отгрузки продукции заказчику.

Упаковочный (инвентарный) лист составляется после окончания упаковки. В лист вписываются данные по каждому отдельно упа­кованному предмету или коробке. В упаковочном листе указы­ваются:

• порядковый номер коробки согласно данным, содержащимся в маркировке;
• содержимое коробки;
• место и дата производства упаковки;
• указания по следованию продукции (груза);
• контактный телефон получателя;
• адрес и данные физического (юридического) лица, являюще­гося получателем продукции (груза).

Документы, оформляющие отпуск продукции со склада:

• заборный лист;
• расходная накладная и др.

Потребителю могут быть предоставлены следующие отчетные документы о состоянии продукции, хранящейся на складе:

• ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции;
• отчет по срокам годности продукции;
• ежедневный отчет о приеме продукции на склад;
• ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада;
• особые отчеты (о недостачах, повреждениях продукции при ее приеме на склад), сопровождаемые фотографиями;
• отчет о заблокированной продукции (заблокирована в соот­ветствии с указанием клиента, например, по причине истекшего срока годности);
• отчет о переупакованной бракованной продукции;
• отчет об уничтожении бракованной продукции;
• отчет по бракованной продукции (при получении продукции на склад, уничтожении, переупаковке);
• отчет по наличию пустых поддонов.

Рассмотрим некоторые из них.

Ежедневный отчет о состоянии хранящейся продукции включает в себя следующую информацию:

• баланс остатка продукции на вечер предыдущего рабочего дня;
• все поступления продукции на склад за рабочий день;
• все отгрузки продукции за рабочий день;
• новый баланс остатка продукции, включающий в себя про­дукцию с различным статусом (например, продукция, подлежащая отгрузке, но еще не отгруженная);
• остаток продукции, имеющейся в наличии на складе.

Отчет по срокам годности продукции включает в себя следующую информацию:

• предупреждение об окончании срока годности продукции за 6 месяцев до его истечения по каждому наименованию продукции;
• сроки годности по каждому наименованию продукции;
• список продукции по типу срока годности (с истекшим сроком годности, за 7 дней до окончания срока годности, за 14 дней).

Ежедневный отчет о приеме продукции на склад содержит следу­ющую информацию:

• все поступления продукции за день;
• сведения и документы по поступлению транспортных средств (информационный лист, акт о приемке продукции на склад, под­писанный представителем склада и водителем);
• сведения и копии документов, сопровождающих продукцию.

Ежедневный отчет об отгрузке продукции со склада включает в себя следующую информацию:

• все отгрузки продукции, осуществленные за рабочий день;
• все заказы, находящиеся в процессе комплектации;
• сведения об отгруженной продукции с указанием данных об автомобильных транспортных средствах;
• копии счетов с пометкой менеджера склада об отгрузке.