Списание прямым расходом материалов в бюджетном учете. Списание материальных ценностей

Списание материальных ценностей: причины и процедура

Порядок списания материальных ценностей полностью не урегулирован инструкциями по бухучету. Поэтому списание товарно-материальных ценностей вызывает разногласия и затруднения. Особенно много вопросов возникает по поводу списания оргтехники. Списание ТМЦ проанализировал эксперт журнала «Учет в бюджетных учреждениях».

Как правило, основные средства в государственных (муниципальных) учреждениях списываются в соответствии с инструкциями (положениями) по списанию товарно-материальных ценностей, разработанными и утвержденными министерствами и ведомствами, а также муниципальными органами власти, в ведении которых находятся учреждения. Списание товарно-материальных ценностей в учреждениях производится по принципам, во многом аналогичным принципам списания федерального имущества.

Положение об особенностях списания федерального имущества (далее – Положение) утверждено постановлением Правительства РФ № 834.

Согласно этому документу списание материальных ценностей определяется как комплекс действий, связанных с признанием ТМЦ:

Непригодными для дальнейшего использования по целевому назначению вследствие полной или частичной утраты потребительских свойств имущества, в том числе физического или морального износа;
утраченными (выбывшими) вследствие гибели или уничтожения, в том числе помимо воли владельца, а также вследствие невозможности установления его местонахождения (п. 2, 3 Положения).

Процедура списания материальных ценностей такова:

1. определение технического состояния каждой единицы ТМЦ;
2. оформление необходимой документации;
3. получение разрешения на списание материальных ценностей;
4. демонтаж, разборка имущества;
5. утилизация объектов и постановка на учет материалов, полученных от их ликвидации;
6. списание с учета.

Решение о списании материальных ценностей

Бюджетные образовательные учреждения самостоятельно принимают решение о списании ТМЦ в соответствии с пунктами 4, 4 Положения. Исключение – случаи списания материальных ценностей, которые относятся к особо ценному движимому имуществу, закрепленному за федеральными бюджетными учреждениями учредителем либо приобретенному за счет средств, выделенных на это учредителем. Тогда решение о списании товарно-материальных ценностей принимается бюджетными учреждениями по согласованию с учредителем.

Для подготовки решения о списании ТМЦ необходимо провести ряд мероприятий. Их реализует созданная в учреждении постоянно действующая комиссия по поступлению и выбытию нефинансовых активов.

Списание материальных ценностей: действия комиссии

Положение о комиссии по списанию материальных ценностей и ее состав утверждаются приказом руководителя учреждения. Состав комиссии по списанию материальных ценностей выполняет следующие функции (п. 6 Положения):

Осматривает товарно-материальные ценности, подлежащие списанию, с учетом данных, содержащихся в учетно-технической и иной документации;
принимает решение по вопросу о целесообразности (пригодности) дальнейшего использования материальных ценностей, о возможности и эффективности их восстановления, возможности использования отдельных узлов, деталей, конструкций и материалов от этого имущества;
устанавливает причины списания ТМЦ, в числе которых – физический и (или) моральный износ, нарушение условий содержания и (или) эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, длительное неиспользование для управленческих нужд и иные причины, которые привели к необходимости списания материальных ценностей;
подготавливает акт о списании имущества по установленной форме в зависимости от вида списываемых ТМЦ и формирует пакет документов в соответствии с перечнем, утверждаемым федеральным органом исполнительной власти, в ведении которого находится учреждение.

Комиссия по поступлению и выбытию нефинансовых активов правомочна проводить заседания только при наличии кворума, который составляет не менее двух третей членов состава комиссии. Представленные ей документы комиссия рассматривает не дольше 14 дней. Решение о списании товарно-материальных ценностей принимается большинством голосов членов комиссии, присутствующих на заседании. Комиссия подписывает акт на списание материальных ценностей (п. 9 Положения).

Если в учреждении нет работников с нужными специальными знаниями, для участия в заседаниях комиссии по решению ее председателя на добровольной или возмездной основе могут приглашаться сторонние эксперты. Если эксперт привлекается на возмездной основе, учреждение, как правило, оплачивает его труд за счет собственных средств. Однако в случаях, предусмотренных законодательством РФ, заплатить эксперту за работу в комиссии по поступлению и выбытию ТМЦ можно за счет бюджетных средств, предоставленных учреждению в форме субсидий (п. 7, 8 Положения). Материально ответственных за те ТМЦ, списание которых планируется оформить, привлекать в качестве экспертов комиссии нельзя.

Списание материальных ценностей: документальное оформление

При принятии комиссией решения о списании материальных ценностей оформляют актом о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств) форма 0504104 (приказ Минфина России № 52н).

Проведение мероприятий, предусмотренных актом о списании, и отражение в учете выбытия материальных ценностей допускается только после утверждения в установленном порядке соответствующего акта о списании (п. 11 Положения, п. 52 Инструкции № 157н). В течение месяца после завершения мероприятий, предусмотренных актом о списании ТМЦ, учреждение направляет в Росимущество утвержденный руководителем акт списания, а также документы, предусмотренные постановлением Правительства РФ № 447 (п. 13 Положения).

Списание ТМЦ: проводки

В качестве практического примера рассмотрим списание оргтехники. Выбытие инвентарных объектов отражается на основании утвержденных в установленном порядке актов согласно Инструкциям № 157н, № 174н. Такой порядок выбытия ТМЦ касается и движимого имущества стоимостью до 3000 руб. включительно, учитываемого на забалансовом счете 21 «Основные средства стоимостью до 3000 руб. включительно в эксплуатации». Если списание материальных ценностей нужно согласовать с собственником имущества (в установленных Положением случаях), акты принимаются к бухгалтерскому учету только при наличии такого согласования (п. 52 Инструкции № 157н). Одновременно со списанием стоимости ТМЦ с балансового учета списывается и сумма накопленных амортизационных отчислений по этим объектам (п. 51 Инструкции № 157н).

Для списания оргтехники надо сделать в учете такие бухгалтерские проводки:

Учет операций по выбытию и перемещению объектов основных средств ведется в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (п. 55 Инструкции № 157н), а по объектам, учитываемым за балансом, – в карточках количественно-суммового учета (п. 374 Инструкции № 157н).

Как отразить в бухучете передачу подрядчику (исполнителю) материальных запасов

Если по условиям договора работы (услуги) выполняются из материалов заказчика, то отражение в учете зависит от типа учреждения.

В учете казенных учреждений материалы, которые передаются подрядчику, списываются с учета. То есть делается проводка:

Дебет 401.20.272
Кредит 105.00.440 (п. 26 Инструкции № 162н).

А как отразить такую передачу в бюджетных и автономных учреждениях? Здесь все не так однозначно. В Инструкциях № 174н и № 183н проводок для этого случая нет. Но, учитывая, что для всех типов учреждения должна быть единая методология, они могут отразить эту операцию так же, как и казенные. То есть при передаче списать с учета. Но не забудьте согласовать этот вариант с учредителем и закрепить в учетной политике.

А если правила для казенных учреждений решите не использовать, действуйте так.

В момент передачи материалов отразите их внутреннее перемещение с одновременным учетом за балансом. Для аналитического учета можно использовать субсчета или субконто, например, «Материальные запасы у подрядчика». Это следует из пункта 116 Инструкции к Единому плану счетов № 157н. Но внимание: данная норма не содержит положений о том, какой именно забалансовый счет использовать. Есть такие мнения: отражать на забалансовом счете 26 либо на дополнительном забалансовом счете. Например, счет 45ПМ «Материальные запасы, переданные подрядчику (исполнителю) по договору».

После того как подрядчик отчитается за израсходованные материалы, спишите их с балансового и забалансового учета.

В процессе своей деятельности бюджетными учреждениями используются основные средства для обеспечения выполнения возложенных на них функций государством. Они со временем непременно постепенно изнашиваются и становятся непригодными для дальнейшего использования. Причиной этого может быть как физическое, так и моральный износ. Поэтому перед бюджетным учреждением рано или поздно встанет вопрос - что делать с такими материальными ценностями.

Итак, в таком случае выбытия основных средств может происходить в виде ликвидации, реализации, безвозмездной передачи.

Основные средства, которые стали непригодными для дальнейшего использования, списываются соблюдением требований, предусмотренных Типовой инструкцией о порядке списания материальных ценностей с баланса бюджетных учреждений.

Оформляется это в зависимости от вида основных средств. Актом о списании основных средств в бюджетных учреждениях по форме № 03-3 (бюджет) Актом о списание автотранспортных средств по форме № 03-4 (бюджет) Актом о списание с баланса бюджетного учреждения и организации изъятой из библиотеки литературы (типовая форма № 03-5 (бюджет).

Осуществлять разборки или демонтаж основных средств можно только после оформления соответствующих актов на их списание.

Деятельность бюджетных учреждений является многогранной, а соответственно, особенности по порядка списания основных средств и других необоротных активов. Это обусловлено прежде большим перечнем разнообразных видов необоротных активов, используются только в бюджетной сфере (специальное оборудование, инвентарь и другое).

Сейчас основными нормативными документами, которые отражают и диктуют порядок списание основных средств и необоротных активов в бюджетных учреждениях является Инструкция по учету основных средств и других необоротных активов бюджетных учреждений и Типовая инструкция о порядке списания материальных ценностей с баланса бюджетных учреждений.

Типовую инструкцию разработан с целью установления единых требований к порядку списания материальных ценностей, в том числе и основных средств, учреждениями и организациями, которые содержатся за счет государственного или местного бюджетов, т.е. действие этой инструкции распространена на все учреждения. К этому времени в Украине действовала Типовая инструкция о порядке списания основных средств бюджетных учреждений.

Типовая инструкция, утвержденная Госказначейством, унифицирует требования к порядку списание материальных ценностей для всех бюджетных учреждений. Несмотря на это, сейчас действуют и отраслевые инструкции министерств и ведомств о порядке списания основных средств. Это прежде всего касается специального оборудования воинских частей. Инструкция же по учету основных средств и других нематериальных активов некоторой степени дублирует основные требования Типовой инструкции по списанию основных средств.

Как и в инструкции по учету основных средств, так и в типовой инструкции по списания материальных ценностей, в том числе основных средств, определено, что с балансов учреждений могут быть списаны материальные ценности:

а) необоротные активы - здания и сооружения, машины и оборудование, транспортные средства, инструменты, приборы и инвентарь, рабочий и продуктивный скот, многолетние насаждения, прочие основные средства (кроме земельных участков и капитальных затрат на улучшение земель), экспонаты зоопарков, выставок, библиотечные фонды, малоценные необоротные материальные активы, белье, постельные Кстати, одежда и обувь, временные нетитульные сооружения, природные ресурсы, инвентарная тара, материалы длительного использования для научных целей, авторские и смежные с ними права, иные нематериальные активы;

б) запасы - сырье и материалы, оборудование, конструкции и детали к установке, спецоборудование для научно-исследовательских работ по хозяйственным договорам, строительные материалы, другие производственные запасы, животные на выращивании и откорме, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, материалы для учебных, научных и других целей, продукты питания, медикаменты и перевязочные средства, хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности, топливо, горючие и смазочные материалы, тара, запасные части к машинам и оборудованию и другие материалы.

Музейные ценности списываются установленным действующим законодательством порядком.

Списанию подлежат материальные ценности:

а) непригодные для дальнейшего использования;

б) выявлены в результате инвентаризации как недостача;

в) морально устаревшие;

г) физически изношенные;

д) поврежденные вследствие аварии или стихийного бедствия (при условии, что восстановление их является невозможно или экономически нецелесообразно и они не могут быть реализованы).

Кроме того, подлежат списанию здания, сооружения, подпадающих под снос в связи со строительством новых объектов, и такие, которые разрушены в результате атмосферного воздействия и длительного использования.

Следует отметить, что износ, начисленный в размере 100 процентов стоимости на необоротные активы, не может быть основанием для их списания.

Для определения непригодности материальных ценностей и установления невозможности или неэффективности проведения их восстановительного ремонта, а также для оформление необходимой документации на списание этих ценностей, приказом руководителя учреждения ежегодно создается постоянно действующая комиссия, которая действует в течение года, в составе: руководителя или его заместителя (председатель комиссии), главного бухгалтера или его заместителя (в учреждениях и организациях, в которых штатным расписанием должность главного бухгалтера не предусмотрена, - лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета); руководителей групп учета (в учреждениях, обслуживаемых централизованными бухгалтериями) или других

работников бухгалтерии, которые учитывают материальные ценности; лица, на которое возложена ответственность за сохранность материальных ценностей других должностных лиц (на усмотрение руководителя учреждения).

Приказ о создании постоянно действующей комиссии обновляется ежегодно или необходимости.

Также право определения непригодности материальных ценностей и установления невозможности или неэффективности проведения восстановительного ремонта, а также оформление необходимой документации приказом руководителя учреждения может быть предоставлено ежегодной инвентаризационной комиссии.

Для установления непригодности автомобилей, нагревательных котлов, подъемников и других необоротных активов, находящихся под наблюдением государственных инспекций, необходимо приглашать представителя соответствующей инспекции, который подписывает акт о списании или передает комиссии свое письменное заключение, которое прилагается к акту.

Для списания музейных ценностей или материальных ценностей специального назначение комиссия создается по отдельным приказом руководителя учреждения.

Постоянно действующая комиссия должна обеспечить выполнение шести основных задач:

Когда оборудование списывается в связи со строительством новых, расширением, реконструкцией и техническим переоснащением действующих объектов, комиссия должна проверить его наличие в плане реконструкции и технического переоборудования, утвержденном организацией высшего уровня, и сделать в акте о списании ссылки на пункт и дату утверждения плана.

По результатам обследования комиссией составляются акты о списании материальных ценностей.

Следует отметить, что при списании материальных ценностей могут составляться акты произвольной формы с указанием исчерпывающей информации об их количественных и качественных показателей, а также причин выбытия (списания).

В акте о списании материальных ценностей необходимо детально освещать причины выбытия объекта, состояние основных частей, деталей и узлов, конструктивных элементов и обосновывать нецелесообразность и невозможность их восстановления.

При списании автотранспортных средств, кроме того, указывается пробег автомобиля и дается техническая характеристика агрегатов и деталей автомобиля и возможность дальнейшего использования основных деталей и узлов, которые могут быть получены в результате демонтажа.

Списание с балансов учреждений материальных ценностей, выбывших вследствие аварий, проводится при условии придания акту о списании копии акта об аварии с объяснением причин аварии и перечнем мер, принятых в отношении виновных лиц.

Разрешение на списание с баланса материальных ценностей предоставляется руководителем учреждения, учреждением высшего уровня или главным распорядителем бюджетных средств в зависимости от стоимости материальных ценностей и причин списания.

Списание материальных ценностей как непригодные для дальнейшего использования, морально устаревшие, физически изношенные, поврежденные вследствие аварии или стихийного бедствия (за исключением выявленных в результате инвентаризации как недостаток) проводится в следующем порядке:

а) с балансов учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета:

стоимостью за единицу (комплект) в размере до 5000 гривен - с разрешения руководителя учреждения;

стоимостью за единицу (комплект) в размере от 5000 гривен до 10000 гривен - с разрешения учреждения высшего уровня;

стоимостью за единицу (комплект) в размере свыше 10000 гривен - с разрешения центрального органа исполнительной власти или другого главного распорядителя бюджетных средств.

б) с балансов учреждений, содержащихся за счет средств местных бюджетов:

стоимостью за единицу (комплект) в размере до 2500 гривен - с разрешения руководителя учреждения;

стоимостью за единицу (комплект) в размере от 2500 гривен до 5000 гривен - с разрешения учреждения высшего уровня;

стоимостью за единицу (комплект) в размере свыше 5000 гривен - с разрешения местных государственной администрации.

Недостачи материальных ценностей, выявленные в результате инвентаризации, превышают нормы естественной убыли, потери от порчи, стихийного бедствия, а также когда конкретные виновники не установлены, списываются с балансов только после тщательной проверки действительного отсутствия виновных лиц и принятия необходимых мер для недопущения фактов потерь в дальнейшем в следующем порядке:

а) по каждому случаю недостач или порчи материальных ценностей на сумму до 2500 гривен включительно - с разрешения руководителя учреждения;

б) по каждому случаю недостач или порчи материальных ценностей на сумму от 2500 до 5000 гривен включительно - с разрешения руководителя учреждения высшего уровня;

в) по каждому случаю недостач или порчи материальных ценностей на сумму свыше 5000 гривен - с разрешения руководителя центрального органа исполнительной власти или Кроме главного распорядителя бюджетных средств, главы местной государственной администрации.

Заметим, что в документах, которые учреждения подают для оформления списания недостач сверх норм естественной убыли и потерь от порчи материальных ценностей, указать меры, принятые для предупреждения таких

потерь в дальнейшем.

Списание материальных ценностей с балансов центральных органов исполнительной власти (Главных распорядителей бюджетных средств) и местных государственных администраций осуществляется с разрешения их руководителя, независимо от стоимости материальных ценностей.

Не может быть осуществлено списание с баланса учреждения основных средств и других необоротных активов (за исключением поврежденных вследствие аварии или стихийного бедствия, морально устаревших, физически изношенных и выявленных в результате инвентаризации как недостача) до окончания периода начисления износа на них.

Списание материальных ценностей производится по первоначальной стоимости или восстановительной стоимости (в случае проведения индексации или переоценки материальных ценностей). При списании необоротных активов, которые были в эксплуатации, в документах наряду с их первоначальной (восстановительной) стоимости указывается сумма начисленного износа.

Все детали, узлы и агрегаты разобранного и демонтированного оборудования пригодные для ремонта другого оборудования, а также материалы, полученные от ликвидации необоротных активов, приходуются на соответствующих субсчетах бухгалтерского учета, а непригодные детали и материалы приходуются как другие материалы и подлежат обязательной сдаче учреждении, на которую возложен сбор такого сырья.

Также подлежат обязательной сдаче изготовленные из цветных металлов где талые и узлы, которые не используются в данном учреждении для ремонта машин, инструментов, приборов, оборудования.

Детали и узлы, содержащие драгоценные металлы и драгоценные камни, изъятые после демонтажа материальных ценностей, подлежащих сдаче в специализированные предприятия Украины, которые осуществляют прием и переработку отходов и лома драгоценных металлов и драгоценных камней.

При наличии ведомственных или централизованных пунктов, занимающихся сбором и демонтажем техники, аппаратуры, приборов и других изделий, последние сдаются без демонтажа, целым комплексом.

Запрещено уничтожать, выбрасывать, сдавать в лом технику, аппаратуру, приборы и другие изделия, содержащие драгоценные металлы и драгоценные камни, без предварительного изъятия и одновременного оприходования ценных деталей, а также передавать, списывать и продавать технику, аппаратуру и другие необоротные активы по ценам ниже стоимости драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащиеся в них, за вычетом расходов на их изъятие.

Списание материальных ценностей с учета (как ликвидация на основании акта о списание) без последующей их реализации или передачи другому бюджетному учреждению осуществляется только в случаях, когда дальнейшее использование этих ценностей невозможно или экономически нецелесообразно.

О безвозмездной передаче материальных ценностей, то это можно делать с соблюдением следующего порядка:

а) с балансов учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, - в пределах одного центрального органа исполнительной власти (главного распорядителя бюджетных средств);

б) с балансов учреждений, содержащихся за счет средств местных бюджетов, - в пределах одного местного бюджета.

Безвозмездная передача материальных ценностей от одного учреждения к другому, если учреждения относятся к сфере управления одного и того же центрального органа исполнительной власти или другого главного распорядителя бюджетных средств, осуществляется на основании решения главного распорядителя бюджетных средств.

Безвозмездная передача материальных ценностей центральными органами исполнительной власти или другими главными распорядителями бюджетных средств осуществляется разрешения Кабинета Министров Украины.

Продажа материальных ценностей, которые, согласно Инструкции по учету основных средств и других необоротных активов бюджетных учреждений, отнесенные к основным средств (в том числе полностью изношенных), осуществляется только на конкурентных началах (через биржи, аукционы и по конкурсу).

Продажа зданий (в том числе помещений), сооружений, транспортных средств и полностью изношенных по данным бухгалтерского учета материальных ценностей, относятся к необоротных активов, производится по экспертной оценке. Экспертная оценка - это определение стоимости материальных ценностей экспертом по договору с учреждением.

Продажа других необоротных активов и запасов осуществляется по справедливой стоимости. Представителем учреждения при определении справедливой вар. занятости является комиссия (создана согласно требованиям пункта 6 Типовой инструкции). Справедливая стоимость определяется с учетом первоначальной стоимости материальных ценностей и физического и морального износа.

Средства, полученные учреждениями от реализации необоротных активов (кроме зданий и сооружений) и других материальных ценностей (в т.ч. списанных), за сданные в виде лома и отходов черных, цветных металлов, драгоценные металлы (в отходы использование фотоматериалов и кинопленки), драгоценные камни, в размерах, что, согласно законодательству остаются в распоряжении учреждения, расходуются на покрытие расходов, связанных с организацией сбора и транспортировки указанных материалов на приемные пункты, расходы на другие хозяйственные нужды i на премирование лиц, непосредственно занятых сбором лома и отходов, ремонт, модернизацию или приобретение новых необоротных активов (кроме зданий и сооружений) и материальных ценностей, а также на другие расходы по смете.

Суммы, полученные учреждениями от продажи зданий и сооружений, заносятся в доход того бюджета, за счет которого содержится данное учреждение.

Документы аналитического учета необоротных активов систематизируются по датам осуществления операций и оформляются мемориальным ордером № 9 (Ф.438), который представляет собой накопительную ведомость выбытия и перемещения основных средств.

Реализация необоротных активов (кроме зданий и сооружений), приобретенных за счет средств общего или специального фонда, отражается по кредиту счетов, на которых они учитываются, а уменьшение фонда в необоротных активах показывается по дебету 401 счета и одновременно уменьшается сумма начисленного износа записями в дебет 131, 132 или 133 счетов.

На сумму средств, полученных от реализации необоротных активов, приобретенных за средства общего фонда, производится запись в дебет 313, 323, 364 или 675 счетов и в кредит счета 711, на котором учитываются доходы по специальным средствам.

Относительно сумм средств, полученных от реализации необоротных активов, приобретенных за средства специального фонда, то в таком случае производится аналогичная запись. Сумма начисленного И1Д13 показывают по кредиту 641 счета в корреспонденции с счетам 364 или 675.

О реализации зданий и сооружений, то особенность учета таких случаев заключается в том, что средства от их (зданий и сооружений) продажи, в отличие от других необоротных активов, не остаются в распоряжении учреждения, а подлежат перечислению в доход бюджета. Исходя из этого, проводятся записи:

1) Дт 131-133 и соответственно 401; Кт. 103.

2) Дт 364 или 675: Кт 642 "Прочие расчеты с бюджетом". В случае, когда при реализации необоротных активов по уценке, то на сумму уценки проводится дополнительная запись в дебет счетов 401 и 131,132 или 133 и кредит одного из счетов от 101 до 122.

В случае, когда внеоборотные активы (кроме земельных участков) стали непригодными и бюджетным учреждением их списаны с соблюдением требований нормативных документов, в бухгалтерском учете такие операции должны отражаться по дебету 401 и 131-133 счетов, то есть уменьшением фонда в необоротных активах и суммы начисленного на них износа, и по кредиту счетов 103-122, т.е. списанием с учета стоимости непригодных для дальнейшего использования необоротных активов.

Также списания непригодных для дальнейшего использования необоротных активов может сопровождаться оприходованием сумм стоимости материалов, полученных от демонтажа. Существуют два варианта: 1 - когда полученные таким образом суммы следует перечислить в доход бюджета, 2 - когда суммы стоимости таких материалов остаются в распоряжении бюджетного учреждения.

В первом случае это касается материалов для учебных, научных, других целей и хозяйственных материалов и канцелярских принадлежностей. Эти операции сопровождаются записями в дебет счетов 231 и 234 и кредит счета Другие расчеты с бюджетом "(об учете реализации материалов говорится в разделе 2.3 "Учет запасов").

Во втором случае это касается хозяйственных материалов, канцелярских принадлежности, топлива, горючих и смазочных материалов, запчастей к машинам и оборудования, других материалов, полученных от демонтажа необоротных активов и остающихся в распоряжении учреждения, если они приобретены за счет средств общего или специального фондов. Если материалы, полученные от демонтажа необоротных активов, приобретенных за средства общего фонда, тогда оприходования их в бухгалтерском учете сопровождается соответствующими записями в дебет счетов 234, 235, 238, 239, а по кредиту счетов 681 "Внутренние расчеты по общему фонду "и 701" Ассигнования из государственного бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия "или 702" Ассигнования из местного бюджета на расходы учреждения и другие мероприятия »отражается соответственно получение средств от распорядителей средств высшей степени и суммы полученных таким образом материалов как суммы бюджетных средств, поступивших на расходы, предусмотренные сметой.

Акт о списании материальных запасов – является унифицированной формой обязательной для применения в частности государственными и муниципальными учреждениями. Он служит для оформления решения о списании и является основанием для внесения записей о выбытии материальных запасов со счетов бухгалтерского учета.

В целях обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни госучреждение должно формировать первичный учетный документ при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете (далее — Закон N 402-ФЗ), п. 9 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее — Инструкция N 157н).

Операции по поступлению, внутреннему перемещению, выбытию (в том числе по основанию списания) объектов основных средств оформляются бухгалтерскими записями на основании первичных (сводных) учетных документов в порядке, предусмотренном Инструкциями по применению Планов счетов (п. 48 Инструкции N 157н).

Основные первичные документы, применяемые при выбытии материальных запасов средств, перечислены, в частности, для казенных учреждений в п. 25 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее — Инструкция N 162н).

Большинство форм, упоминаемых в указанной выше Инструкций N 162н, утверждено постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7. Этим же постановлением утверждены Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету основных средств.

Кроме того, в отдельных случаях операции по выбытию материальных запасов могут отражаться на основании первичных документов:

• формы которых утверждены приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н (далее — Приказ N 173н);
• составленных по формам, разработанным в самом учреждении.

Положения Инструкции N 157н и Инструкции N 162н не содержат специального порядка документального оформления списания материальных запасов при проведении текущего ремонта силами учреждения (хозяйственным способом).

Пункты 24, 25 Инструкции N 162н содержат лишь указания на то, какими документами оформляется выдача материалов ответственным лицам и списание материалов. К таким документам, в частности, относятся:

• Требование-накладная (форма 0315006);
• Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210);
• Акт о списании материальных запасов (форма 0504230).

Перечисленные выше формы документов предназначены исключительно для оформления фактического «движения» материалов внутри учреждения.

При этом для обоснования необходимости ремонта основного средства прежде всего необходимо составить соответствующий акт (данный документ будет подтверждать невозможность (нецелесообразность) дальнейшей эксплуатации основного средства без проведения ремонта). Унифицированная форма такого акта не установлена. Следовательно, он составляется в произвольной форме, содержащей обязательные реквизиты в соответствии с требованиями ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Передача материальных запасов, предназначенных для ремонта основного средства, оформляется Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210). Ведомость (форма 0504210) служит основанием для списания указанных материальных запасов с баланса учреждения при наличии документа, подтверждающего выполнение ремонтных работ.

Работы могут также проводится подведомственным учреждением, одним из видов деятельности которого является выполнение работ по ремонту основных средств, находящихся в оперативном управлении вышестоящего учреждения.

При этом можно говорить о том, что подведомственное учреждение получает материальные запасы от вышестоящего учреждения для выполнения ремонтных работ без оплаты стоимости принятых материальных запасов и с обязательством использования указанных материальных запасов в конкретных работах, которые осуществляются для нужд вышестоящего учреждения.

Иными словами, переданные материалы можно рассматривать как давальческие.

В соответствии с п. 116 Инструкции N 157н передача (возврат) материальных запасов учреждением должна оформляться первичным (сводным) учетным документом, без списания передаваемых объектов с балансового учета.

Согласно положениям Приказа N 173н отпуск материалов на сторону оформляется накладной (форма 0315007), которая выписывается в двух экземплярах (для заказчика и исполнителя). При этом в ней обязательно делают особую отметку, например, «для ремонтных работ на давальческой основе».

Предоставленные вышестоящим учреждением материалы подрядчик (подведомственное учреждение) обязан использовать экономно и расчетливо, а по завершении работы представить заказчику отчет об израсходованных материалах, а также возвратить их остатки (п. 1 ст. 713 ГК РФ).

Законодательством не установлены формы отчета об израсходованных материалах или акта выполненных работ с указанием использованных при этом материалов. Полагаем, что в учетной политике вышестоящего учреждения целесообразно определить порядок списания материальных запасов, которые передаются подведомственному учреждению, в том числе документальное подтверждение фактического расходования материальных запасов в ходе ремонтных работ.

На практике подобный документ, как правило, содержит:

описание конкретного вида работ, выполняемых подрядчиком (подведомственным учреждением) (п. 1 ст. 702 ГК РФ);

• определение начального и конечного сроков выполнения таких работ (п. 1 ст. 708 ГК РФ);
• точное наименование и описание передаваемых давальческих материальных запасов, включая данные об их количестве и стоимости;
• порядок, в котором давальческие материальные запасы передаются подведомственному учреждению, в том числе с указанием конкретных лиц, которые будут принимать материальные запасы, а также использовать в процессе ремонта;
• порядок принятия работ с указанием должностных лиц вышестоящего учреждения, которые в рамках полномочий осуществляют приемку указанных работ.

Акт должен быть составлен коллегиально, для чего в организации должна быть приказом назначена комиссия по поступлению и выбытию активов. В форме акта обязательно требуется проставлять гриф утверждения документа руководителем.

Членов комиссии располагают в акте в алфавитном порядке их фамилий. Порядок расположения не зависит от занимаемой должности, но председателя всегда указывают первым. Основная часть документа по списанию материальных активов заполняется в табличной форме.

После заключения комиссии оформляют подписи, при этом следует повторно указывать должности и сделать расшифровку фамилий ответственных за составление акта. В конце – дата подписания документа.

Утверждаю
Директор ГКУ «ЖилиБыли»
___________ В.В. Захаров
(подпись)
«__» _______ 20__ г.

от «__» ________ 20__ г.

Учреждение ГКУ «ЖилиБыли»

Структурное подразделение общий отдел

Материально ответственное лицо Русинов А.А.

Комиссия в составе: заместитель директора Вершницкая Евгения Евгеньевна, главный специалист отдела информационных технологий Малахов Валерий Леонидович, главный специалист финансового отдела Сергеева Валентина Николаевна, ведущий специалист хозяйственного отдела Китманова Марина Станиславовна, назначенная приказом от «__» _________ 20__ г. № 123, произвела проверку выданных в эксплуатацию подразделения материальных запасов и установила фактическое расходование следующих материалов за период с «__» _________ 20__ г. по «__» _________ 20__ г.:

Израсходованы немаркированные конверты на отправку корреспонденции гражданам и организациям​

Всего по настоящему акту о списании материальных запасов списано материалов на общую сумму: девятьсот один рубль 60 копеек .

Заключение комиссии: конверты использованы по назначению и подлежат списанию .

Председатель комиссии: заместитель директора Е.Е. Вершницкая

Члены комиссии: главный специалист отдела информационных технологий В.Л. Малахов
главный специалист финансового отдела В.Н. Сергеева
ведущий специалист хозяйственного отдела М.С. Китманова

«__» _________ 20__ г.

Входящие термины поиска:

• акт о списании материальных запасов (2)
• акт выполненых работ для списания мат запасов (1)
• списание материальных запасов если комиссия отпуске (1)
• как правильно написать в акте списания комментарии по расходу автозапчастей (1)
• как заполнить акт о списании материальных запасов (1)
• использованы по назначению и подлежат списанию (1)
• инструкця 157 по списанию материалов (1)
• заключение комиссии по акту о списании (1)
• акт по списанию материальных запасов (1)
• акт о списании материальных запасов как составить в 1с (1)