Ввод начальных остатков отпусков. Ввод начальных остатков отпусков Корректировка остатков отпусков в 1с зуп 2.5

Остатки отпусков в 1С ЗУП

Каждый сотрудник любой организации на территории Российской Федерации согласно законодательству имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Кроме того, в некоторых случаях, у сотрудника организации может быть дополнительный отпуск, к примеру, из-за не нормируемого рабочего дня. Также сотрудник может воспользоваться правом не ходить в отпуск, а компенсировать его в денежном эквиваленте, либо использовать его частично. Вследствие последнего, возникают остатки отпусков, которые необходимо учитывать, чему и будет посвящена данная статья. В случае не предоставления отпуска более двух лет на предприятие может быть наложен штраф. Первым делом в программе необходимо проверить соответствующие настройки. Для этого перейдем в раздел “Настройки” и выберем пункт “Настройки зарплаты”. По ссылке “Настройка состава начислений и удержаний” и в ней перейдем в раздел “Отпуска”.

Мы рады представить Вам видео-версию этой статьи:

В данном окне есть возможность установить какие отпуска будут учитываться в программе. Далее вернемся в раздел “Настройки” и выберем пункт “Виды отпусков”. Здесь будут перечислены все виды отпусков, которые есть в программе. При необходимости мы можем добавить новый вид отпуска по кнопке “Создать” в шапке.

Откроется форма, в которой необходимо указать наименование вида отпуска, в нашем примере он будет являться ежегодным и предоставляться постоянно 5 дней в год. В программе расчет дней отпуска ведется автоматически, после того как сотрудник принят на работу. Для этого оформляется документ “Прием на работу”.

В поле “Дата приема” указывается с какого числа будет рассчитываться отпуск и также в правой части документа указано какие виды отпуска есть у этого сотрудника.

Для отражения корректировки остатков отпусков необходимо перейти в раздел “Кадры” и выбрать пункт “Работа с кадрами”. Далее создать документ “Ввод остатков отпусков”.

Далее заполняем созданный документ. Указываем организацию и сотрудника, дату ввода остатков. В верхнюю табличную часть добавляем виды отпусков, а в нижней указываем рабочий период и остаток количества дней каждого отпуска, если их несколько. После, чего в верхней табличной части поле “Остаток” заполнится автоматически.

Помимо этого, возможны случаи, если организация только перешла на систему учета 1С, но при этом у работника уже имеются остатки отпусков. Чтобы внести информацию об остатках необходимо выбрать раздел “Главное” и в нем выбрать пункт “Данные на начало эксплуатации”. После чего создать документ “Начальная штатная расстановка”. И заполнить остатки аналогично как в документе “Ввод остатков отпусков”.

Также при создании документа “Отпуск” можно посмотреть количество оставшегося отпуска. Для этого достаточно перейти по ссылке “Как сотрудник использовал отпуск”.

После чего будет сформирован печатный документ с информацией по остаткам дней отпуска.

В программе имеется специальный отчет, который также позволяет посмотреть остатки отпусков сотрудников. Для этого необходимо перейти в раздел “Кадры” и выбрать пункт “Кадровые отчеты”.

Сформируем отчет “Остаток отпусков” по всем организация и сотрудникам.

Данные инструменты позволяют вносить, корректировать и отслеживать остатки отпусков сотрудников.

Если у Вас остались вопросы по расчету остатков отпусков в 1С 8.3 ЗУП, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.

Остатки отпуска в 1С Зарплата и Управление Персоналом 3

В 1С «Зарплата и управление персоналом» версии 3.1 очень удобный функционал учета отпусков. По умолчанию всем сотрудникам полагается основной отпуск, являющийся ежегодным и согласно законодательства, продолжающийся 28 календарных дней.

В зависимости от местонахождения организации и условий труда сотрудникам возможно назначать ежегодные отпуска дополнительно к основному. К таким отпускам относятся: северный, дополнительный отпуск за вредность, дополнительный отпуск пострадавшим на ЧАЭС и др. Данные виды отпусков становятся доступными для назначения после необходимых настроек информационной базы.

Так, например, для дополнительного отпуска согласно территориальным условиям, в настройках организации на вкладке «Основные сведения» установим соответствующие флажки, как на рисунке:

А чтобы назначить дополнительный отпуск за вредные условия труда, в настройках состава начислений и удержаний (раздел Настройка – Расчет зарплаты) укажем, что начисляем надбавку за вредные условия труда:

В справочнике Виды отпусков (Настройки – Предприятие) можно просмотреть доступные для назначения отпуска. При необходимости можно создать новый отпуск, отвечающий требованиям условий труда, действующим на предприятии. Во вновь создаваемом виде отпуска указываем его наименование, периодичность и продолжительность.

Также в ЗУП 3.1 предусмотрена возможность назначения дополнительных отпусков для отдельных категорий работников в штатном расписании. Впоследствии, при приеме на работу в должность с дополнительным отпуском данные автоматически заполняются в карточке сотрудника.

При внесении изменений в штатное расписание необходимо учесть следующее: если мы изменяем отпуска в должностях, на которых уже приняты сотрудники, то автоматически сведения у этих сотрудников не обновятся. Чтобы актуализировать данные, необходимо создать документ «Кадровый перевод» и в нем указать изменение дополнительного отпуска.

В случае ухода сотрудника в отпуск, в информационной базе создается документ «Отпуск», который делает записи об использовании отпусков в регистре накопления «Фактические отпуска»:

Из документа «Отпуск» можно сформировать справку об остатках отпусков. Также данную информацию можно просмотреть, сформировав в разделе Кадры отчет «Справка об остатках отпусков».

Также в конфигурации предусмотрена возможность ввода остатков отпусков сотрудников. Если до этого учет велся в другом программном обеспечении или сотрудники были приняты до начала эксплуатации программы, такой функционал решает проблему автоматизации кадрового учета, потому что не нужно вводить документ «Прием на работу» для каждого сотрудника. Начальная штатная расстановка создается в подразделе «Данные на начало эксплуатации» (раздел Главное – См. также).

В табличной части мы заполняем данные сотрудника, дату приема, должность, оклад, количество занимаемых ставок и способ расчета аванса. По умолчанию в графу отпуска подтягивается основной отпуск, внести изменения мы можем, нажав гиперссылку с количеством дней отпуска и внести информацию по дополнительным отпускам, а также указать остатки отпусков за трудовые периоды.

В том случае, если данные о сотрудниках уже внесены и требуется только корректировка количества дней отпуска, нам поможет документ «Ввод остатков отпусков». По умолчанию документ в конфигурации скрыт, но его можно открыть через меню «Все функции» (в левом верхнем углу окна) – Документы – Ввод остатков отпусков, либо в разделе Главное добавить видимость документа настройкой навигации.

При увольнении сотрудника данные об использованных днях отпуска покажут бухгалтеру – компенсировать неиспользованные дни либо же удерживать из начислений сумму за предоставленный авансом отпуск.

Если у Вас остались вопросы по остаткам отпусков в 1С ЗУП, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.

В этой статье я расскажу еще об одном способе начала работы с «1C:Зарплата и управление персоналом 3.0» (ЗУП 3.0) — вводе начальных остатков. Этот способ используется в тех случаях, если предприятие уже осуществляет какое-то время свою деятельность, но база ЗУП 3.0 не велась (например, использовалось другое программное обеспечение) или по каким-то причинам невозможно перенести данные из старой конфигурации.

Последнее часто случается, если база данных повреждена или же она велась с грубыми ошибками, вследствие чего проще начать все заново в новой базе, чем исправлять многолетние «косяки» неквалифицированных сотрудников. Ведь большинство ошибок кроется в уже давно закрытых периодах, и попытка их исправить ведет к появлению новых проблем.

Кстати, одним из глобальных преимуществ «1C:Зарплата и управление персоналом 3.0» и «1C:Бухгалтерия 3.0» является защита против ошибочных действий. Программа контролирует документы, которые пользователь пытается провести и не дает этого сделать, если документ оформлен неправильно. И когда в базу ЗУП 3.0 импортируются данные с ошибками, эти ошибки сразу же расцветают пышным цветом в окне предупреждений.

Совсем недавно в моей практике был характерный случай. Понадобилось перенести данные для организации, которая работала с программой «1С: Зарплата и кадры 7.7» более пятнадцати лет — почти с момента появления этой конфигурации. Количество выявленных после переноса ошибок зашкаливало и вызывало навязчивое желание бросить сервер в огонь. Это были неправильно оформленные отпуска, ошибочно оформленные кадровые приказы и много чего еще. Исправлять все это было просто нереально. Но поскольку штат организации содержал всего около двадцати человек, проблема очень просто решалась вводом начальных остатков.

Итак, давайте разберемся, как это делается. Для начала необходимо провести первоначальную настройку конфигурации с помощью мастера, как это описывалось в статьях и «Настройка . В процессе заполнятся сведения об организации и произойдет настройка кадрового учета, а также расчета заработной платы.

После заполнения все настройки нужно проверить и при необходимости скорректировать и дополнить. О том, где искать эти настройки в программе, я рассказывал в статьях , и . Там же говорилось, за что отвечает каждая из этих настроек.

Если необходимо создать новые начисления или удержания, самое время сделать это на данном этапе.

Затем необходимо заполнять списки подразделений, должностей, графики работы и штатное расписание, если вы предполагаете его вести.

Когда все это сделано, нужно занести в базу данных всех физических лиц и сотрудников.

При вводе начальных остатков сотрудников можно добавлять не документами приема на работу, а специальным документом «Данные на начало эксплуатации программы», который находится в разделе «Кадры».

В этом документе фиксируются рабочие периоды по каждому сотруднику и остатки отпусков.

На этом же этапе стоит добавить действующие отпуска по уходу за ребенком, другие отсутствия, займы, а также исполнительные листы, если они имеются.

Если на момент ввода начальных остатков между организацией и сотрудниками есть задолженности по заработной плате, их необходимо зафиксировать документом «Начальная задолженность по зарплате», который находится в разделе «Выплаты». Если мне не изменяет память, ранее этот документ находился в разделе «Зарплата».

Задолженности нужно указывать на конец месяца. Причем если сотрудник должен предприятию, то сумма в соответствующей графе должна быть отрицательной.

Размер среднего заработка в документах, использующих расчет по среднему заработку, можно корректировать прямо в этих документах при их создании.

Если ввод начальных остатков проводится не в начале года, необходимо также внести сведения о налогах и взносах.

Сведения по НДФЛ вносятся с помощью документа «Операция учета НДФЛ» (ранее назывался «Операция налогового учета по НДФЛ»), который находится в разделе «Налоги и взносы».

Печать (Ctrl+P)

Ввод начальных остатков отпусков

До версии ЗУП 3.0.23 предполагалось, что при начале эксплуатации программы на уже действующем предприятии остатки отпусков вводятся своевременно перед началом ведения учета в ней с помощью документа «Данные на начало эксплуатации».

Ввод отдельного документа «Ввод начальных остатков отпусков» предполагался в том случае, если при начале эксплуатации сотрудники регистрировались документом «Прием на работу», и при этом все фактические отпуска со дня приема сотрудника в программе не регистрировались. Программа не давала записать начальные остатки отпусков, если на их дату уже были зарегистрированы фактические отпуска.

Однако практика показала, что зачастую учет остатков отпусков в программе «налаживают» уже после начала ее эксплуатации. В связи с этим в версии 3.0.23 изменено поведение документа «Ввод начальных остатков отпусков». Теперь он служит отправной точкой при расчете заработанных прав на отпуска. Ранее существовавшее ограничение на запись начальных остатков, если на их дату в программе уже были зарегистрированы фактические отпуска, убрано.

Теперь есть возможность ввести остатки уже после начала эксплуатации программы. В документе выдается предупреждение, что все зарегистрированные до даты ввода остатков события учитываться при расчете остатков не будут (при этом в карточку Т-2 они по-прежнему выводятся).

Документ доступен только через режим “Все функции”!?(см. рис 1). Разработчики включили в разделе кадры основного интерфейса, однако не входит в составе подсистем этого раздела!? . Эту статью пишу на базе редакции Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 (3.1.2.316), однако в интерфейсе последней версии –3.1.3.184 на дату написания этой статьи, тоже я не нашел этот документ

Рис 1 Форма “Все функции”

Документ предназначен для ввода неиспользованных дней отпуска, на которые сотрудник имеет право.

Если же при начале эксплуатации программы начальная расстановка сотрудников регистрируется документом , то сведения о неиспользованных днях отпуска, на которые сотрудник имеет право, можно ввести непосредственно в этом же документе.

В редакции 3.1.1. по просьбам пользователей разработчики усовершенствовали принцип ввода информации об остатках отпусков при начале эксплуатации (как программы в целом – документом “Начальная штатная расстановка”, так и отдельно подсистемы учета остатков отпусков – документом “Ввод начальных остатков отпусков”).

Теперь можно вводить остатки, не вводя при этом право на сам отпуск. Например, когда-то отпуск полагался сотруднику и был им заработан, но теперь этот отпуск сотруднику больше не положен, а остались только его неиспользованные остатки.

Ранее приходилось либо назначать право на 0 дней отпуска, либо удалять строку с правом на отпуск совсем, что в обоих случаях не позволяло в дальнейшем вести корректный учет остатка этого отпуска.

Теперь при вводе остатков отпусков в документе “Начальная штатная расстановка” появилась возможность явно указать, нужно ли предоставлять право на отпуск или нет.

Данные на начало эксплуатации

Как правило на практике программу начинают использовать не с начала деятельности организации. Таким образом, к моменту перехода на учет в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 уже имеются определенные исторические данные, которые необходимо ввести в программу. В программе имеются специализированные документы для ввода начальных данных:

• Начальная штатная расстановка сотрудников – С помощью документа вводятся кадровые данные сотрудников по состоянию на дату начала эксплуатации программы
• Начальная задолженность по зарплате – В этом же документе, но со знаком «минус» фиксируется задолженность работников перед организацией, которую нужно учесть при очередной выплате заработной платы. Выплаченные суммы в программе учитываются по месяцу начисления, поэтому если зарплата за предшествующий месяц была полностью выплачена, то документ вводить не нужно
• Периоды, оплаченные до начала эксплуатации – Документ предназначен для отражения таких ситуаций, когда на дату начала эксплуатации сотрудники отсутствуют (находятся в отпуске). За зарегистрированные в нем периоды в программе не будет производиться начисление зарплаты. В табеле и других отчетах периоды будут обозначаться согласно указанному виду периода (состоянию).

Эти документы объединяются в журнал Данные на начало эксплуатации (Главное → См. также → Данные на начало эксплуатации ).

У сотрудников всех компаний на территории РФ есть право получить оплачиваемый отпуск, поскольку это предусмотрено ТК. В ряде случаев сотрудники могут получать и дополнительные оплачиваемые отпуска (также по ТК). При этом сотрудники могут отпусками не воспользоваться вовсе, или использовать не целиком. Оставшиеся дни всех видов отпусков становятся «остатками» и здесь возникает актуальная задача по их контролю и отслеживанию. В 1С:ЗУП 3.1 имеются инструменты для учета как основных отпусков, так и дополнительных, в полном соответствии с рамками действующего законодательства.

Право на отпуск (основной и дополнительные отпуска) в рассматриваемой конфигурации оформляется сразу во время приема на работу через «Прием на работу» по ссылке «Редактировать».

Работа с отпусками в 1С:ЗУП начинается с их настройки в функциональном разделе «Настройка»-«Расчет зарплаты»-«Настройка состава начислений и удержаний». В последней диалоговой форме на странице «Отпуска» настраиваются выплаты, связанные с этим.

На этой же странице отражены возможности регистрировать:

• Учебные отпуска;
• Допотпуска гражданам, подвергнутым воздействию радиации на ЧАЭС;
• Отпуска без возмещений, в т.ч. внутрисменные.

• Основной;
• Допотпуск по учебе (оплачиваемый/неоплачиваемый);
• Без возмещения (часть 1 статьи 128 ТК РФ);
• Без возмещения (часть 2 той же статьи);
• За вредность;
• На период санаторно-курортного лечения (за счет ФСС);
• Северный.

*Отпуск №1 в перечне будет всегда, а все остальные – в зависимости от установок.

Например, сотрудникам фирмы дают допотпуск за ненормированный рабочий день в размере 3 дней, поэтому его необходимо добавить как новый в перечень видов (Рис.1):

• Нажимаем на «Создать»;
• Появляется окно «Вид отпуска – создание»;
• Заполняем поля:
  1. Наименование – указываем в том виде, в котором оно будет отображаться в нашем перечне. Вводим: «За ненормированный рабочий день»;
  2. Наименование для печати – название предоставляемого отпуска для печатной формы приказа на отпуск: «Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день»;
  3. Поскольку наш допотпуск предоставляется ежегодно, то активируем флажок «Отпуск является ежегодным»;
  4. Поскольку наш допотпуск предоставляется всем работникам, включаем соответствующий флажок;
  5. Флажок «Отпуск без оплаты» не активируем;
  6. Выбираем «Предоставляется в календарных днях» (в противном случае – «Предоставляется в рабочих днях»).
• Далее выбираем режим и задаем количество дней отпуска. Возможные значения режима предоставления отпуска: постоянно заданное количество дней, или зависит от рабочего места, или от стажа. Если выбрана зависимость от стажа, то указывается вид стажа и зависимость длительности отпуска от стажа по ссылке «Настроить». Для нашего примера выбираем: Количество дней в год – 3, постоянно.

Рис.1

Жмем «Записать и закрыть».

Рис.2

Чтобы посмотреть остаток отпуска в 1С ЗУП надо использовать отчеты «Остатки отпусков» или «Остатки отпусков (кратко)». Они доступны по ссылке «Кадровые отчеты» в функциональной области «Кадры» и отражают актуальные данные на дату отчета:

• Подразделение;
• Сотрудник;
• Должность;
• Вид отпуска, назначенный сотруднику;
• Количество дней отпуска;
• Остаток дней отпуска на дату отчета.

Рис.3

В этих отчетах используются параметры отбора:

• По организации (если в ЗУПе ведут учет нескольких фирм сразу);
• По подразделению (если параметр не задан, в отчет попадает информация по всем отделам фирмы, выбранной или текущей);
• По сотруднику (если не установлен, в отчет попадает информация по всем работникам фирмы, выбранной или текущей).

• Когда сотрудник был принят на работу;
• Об использованных отпусках с момента выхода на работу;
• Информация о накоплении отпускных дней на дату отпуска в разрезе всех (основной, дополнительные) отпусков, на которые человек имеет право.

Рис.4

Такую же информацию можно найти в отчете «Остатки отпусков» («Зарплата»-«Кадровые отчеты»-«Справка об остатках отпусков»).

Если кадровой программой начинают пользоваться в уже работающей фирме, то на момент начала работы надо реализовать ввод остатков отпусков в 1С ЗУП. Остатки и накопленные дни вносят через «Начальную штатную расстановку», той условной датой, когда программа была внедрена. Для этого нужно щелкнуть мышкой по ссылке в колонке «Отпуска». Откроется окно «Информация по отпускам для сотрудника». В поле «На дату» вводится информация о дате, на которую регистрируются сведения о правах на отпуск и остатках (по умолчанию – дата документа).

В табличной части «Права на отпуск» заполняют продолжительность основного и всех дополнительных отпусков. Здесь же колонка «Остаток» рассчитывается автоматом по информации об остатках отпусков из табличной части «Остатки отпусков по рабочим годам». Если дата окончания рабочего года больше даты, на которую вводится информация об остатке отпусков (дату начальной штатной расстановки), то в «Остатки» вносят число дней отпуска, накопленного работником на момент активации начальной штатной расстановки.

В колонке «Комментарий» можно добавить любой текст:

• В колонку «Дней отсутствия» записываем дни, сдвигающие рабочий год;
• В табличной части «Остатки отпусков по рабочим годам» вносим остатки в разрезе годов (Рис.5);
• В колонке «Вид ежегодного отпуска» выбираем вид из справочника «Виды отпусков»;
• В колонках «Рабочий год начало», «Рабочий год окончание» указываем годы, за которые сохранились остатки.

*Важно, что здесь мы выбираем только те года, по которым есть остатки, а те, по которым нет, соответственно, не трогаем.

Рис.5

Если работнику был оплачен отпуск, право на который он еще не получил, то удержать без согласия работника можно сумму, не превышающую 20% заработка за месяц. А в некоторых случаях такие удержания совсем не допускаются, например, при несогласии работника продолжать работу, поскольку со стороны фирмы были внесены существенные изменения в трудовой договор, или компания переехала, с чем повторяем, работник не согласен.

Если в организации допускается корректировка графика отпусков после его утверждения, то также нужно проводить контроль остатков, поскольку такой график обязателен как для работника, так и для работодателя. Бывает, что компания может отозвать своего сотрудника из отпуска по неким уважительным причинам, или отпуск в подобных условиях откладывается. Компания будет обязана предоставить неистраченные дни. Контроль остатков отпусков нужен еще и для того, чтобы не иметь лишних расходов по выплате компенсаций за неиспользованный отпуск при увольнении сотрудников.