Реестр документов – порядок применения и правила оформления. Реестр документов и печатная форма в Excel Как выглядит реестр документов

Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
договорные документы;
учредительные и корпоративные документы;
внутренние организационные документы;
документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

Порядок передачи документов по описи

На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов , образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

№ п/п,
Наименование документа,
Количество листов в документе,
Уточняющие сведения.

Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов. Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов) . Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом . Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.

Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

наименование документа;
номер, дата и место составления;
перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
подписи ответственных лиц, печати.

Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

К чему приводят неучтенные документы?

Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости

Основные нюансы, связанные с рассматриваемым документом, упомянуты в:

приказе ФНС 2014 года, которым утверждена отчетность 3-НДФЛ;
Регламенте, утвержденном приказом ФНС от 25.02.2016 № ММВ-7-6/ (Приложение № 3 и др.).

В них, в частности, есть информация о том, что такое реестр, как должен выглядеть бланк реестра прилагаемых документов к 3-НДФЛ и порядок его оформления. Самое главное, что отмечено: реестр для 3-НДФЛ плательщику составлять не обязательно. Это только его право, но отнюдь не обязанность.

Бланк документа

Узнать, как должен выглядеть бланк реестра подтверждающих документов к 3-НДФЛ , можно, помимо прочего, на официальном сайте налоговой службы. Там же указаны все изменения, которые периодически вносят в этот документ. Как правило, это происходит ежегодно. Поэтому бланк реестра к 3-НДФЛ 2016 может отличаться от варианта 2015-го года. Его точный вид описан в приказе ФНС 2016 года.

В конце реестра достаточно лишь даты и вашей подписи, а в начале:

Самое удобное – скачать реестр подтверждающих документов к 3-НДФЛ на нашем сайте. Достаточно загрузить и распечатать образец.

Кто формирует перечень

Как уже сказано выше, этот документ плательщик создает только по собственному желанию. И если такового нет, то в инспекцию можно передавать документы в том виде, в котором они есть. И уже сами контролеры будут приводить их в нужный вид. В частности, они создадут соответствующий реестр документов к 3-НДФЛ на бланке 2016 года и оформят его согласно всем правилам.

Как проверяют перечень

Если конкретный человек все-таки удосужился самостоятельно заполнить реестр к 3-НДФЛ за 2016 год, то в задачу сотрудников ИФНС уже войдет проверка правильности его оформления. В первую очередь, они сверят число и виды присланных материалов с теми, что отмечены в реестре. Кстати, точно такая же цифра должна фигурировать и на титульном листе этой отчетности.

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
Наименование организации, которая передает документы.
Дата составления.
Таблица с самой описью, в которой указываются:

номер по порядку;
полное название документа;
количество экземпляров;
количество листов.

Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

Опись по аттестационному делу.
Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
Личных дел сотрудников и многие другие.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

(word) — для передачи в другую организацию

— для сдачи в архив

0105 - Межрайонная ИФНС России №1 по Республике Адыгея 0280 - Межрайонная ИФНС России № 39 по Республике Башкортостан 0300 - УФНС России по Республике Бурятия 0327 - Межрайонная ИФНС России № 9 по Республике Бурятия 0400 - Управление ФНС России по Республике Алтай 0506 - Межрайонная ИФНС России № 12 по РД 0507 - Межрайонная ИФНС России № 7 по РД 0521 - Межрайонная ИФНС России № 9 по РД 0523 - Межрайонная ИФНС России № 1 по РД 0529 - Межрайонная ИФНС России № 2 по РД 0533 - Межрайонная ИФНС России № 10 по РД 0542 - Межрайонная ИФНС России № 3 по РД 0544 - Межрайонная ИФНС России № 17 по РД 0546 - Межрайонная ИФНС России № 8 по РД 0547 - Межрайонная ИФНС России № 15 по РД 0548 - Межрайонная ИФНС России № 6 по РД 0550 - Межрайонная ИФНС России № 4 по РД 0571 - ИФНС России по Ленинскому району г.Махачкалы 0600 - УФНС России по Республике Ингушетия 0608 - Межрайонная ИФНС России №1 по Республике Ингушетия 0716 - МР ИФНС России №4 по КБР 0718 - МРИ ФНС России №2 по КБР 0720 - МРИ ФНС России №5 по КБР 0724 - МР ИФНС России №6 по КБР 0725 - ИФНС России № 1 по г.Нальчику КБР 0726 - ИФНС России № 2 по г.Нальчику КБР 0800 - УФНС России по Республике Калмыкия 0816 - ИФНС России по г.Элисте 0900 - УФНС по КЧР 0917 - Межрайонная ИФНС России № 3 по КЧР 1001 - ИФНС России по г.Петрозаводску 1121 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Республике Коми 1215 - ИФНС России по г. Йошкар-Оле 1326 - ИФНС России по Ленинскому району г. Саранска 1447 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Республике Саха (Якутия) 1513 - Межрайонная ИФНС России по г. Владикавказу 1690 - Межрайонная ИФНС России №18 по Республике Татарстан 1700 - УФНС России по Республике Тыва 1719 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Республике Тыва 1832 - Межрайонная ИФНС России № 11 по Удмуртской Республике 1900 - УФНС России по Республике Хакасия 1901 - Межрайонная ИФНС России №1 по Республике Хакасия 1902 - Межрайонная ИФНС России №2 по Республике Хакасия 1903 - Межрайонная ИФНС России №3 по Республике Хакасия 2036 - Межрайонная ИФНС России №6 по Чеченской Республике 2130 - ИФНС России по г. Чебоксары 2225 - Межрайонная ИФНС России № 15 по Алтайскому краю 2375 - Межрайонная ИФНС России № 16 по Краснодарскому краю 2468 - Межрайонная ИФНС России № 23 по Красноярскому краю 2500 - УФНС России по Приморскому краю 2501 - Межрайонная ИФНС России №4 по Приморскому краю 2502 - Межрайонная ИФНС России № 10 по Приморскому краю 2503 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Приморскому краю 2505 - Межрайонная ИФНС России № 6 по Приморскому краю 2506 - Межрайонная ИФНС России № 2 по Приморскому краю 2507 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Приморскому краю 2508 - ИФНС России по г.Находке Приморского края 2509 - Межрайонная ИФНС России №8 по Приморскому краю 2510 - Межрайонная ИФНС России № 3 по Приморскому краю 2511 - Межрайонная ИФНС России №9 по Приморскому краю 2515 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Приморскому краю 2533 - Межрайонная ИФНС России №11 по Приморскому краю 2536 - ИФНС России по Ленинскому району г. Владивостока 2625 - ИФНС России по г. Георгиевску Ставропольского края 2628 - ИФНС России по г. Кисловодску Ставропольского края 2632 - ИФНС России по г. Пятигорску Ставропольского края 2641 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Ставропольскому краю 2643 - Межрайонная ИФНС России № 3 по Ставропольскому краю 2644 - Межрайонная ИФНС России № 4 по Ставропольскому краю 2646 - Межрайонная ИФНС России № 6 по Ставропольскому краю 2648 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Ставропольскому краю 2649 - Межрайонная ИФНС России № 9 по Ставропольскому краю 2650 - Межрайонная ИФНС России № 10 по Ставропольскому краю 2651 - Межрайонная ИФНС России № 11 по Ставропольскому краю 2700 - УФНС России по Хабаровскому краю 2724 - ИФНС России по Железнодорожному району г.Хабаровска 2801 - МИ ФНС России № 1 по Амурской области 2901 - ИФНС России по г. Архангельску 3025 - Межрайонная ИФНС России № 6 по Астраханской области 3100 - УФНС России по Белгородской области 3123 - ИФНС России по г. Белгороду 3241 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Брянской области 3252 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Брянской области 3253 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Брянской области 3256 - Межрайонная ИФНС России № 10 по Брянской области 3328 - ИФНС России по Октябрьскому району г. Владимира 3400 - УФНС России по Волгоградской области 3435 - ИФНС России по г.Волжскому Волгоградской области 3443 - ИФНС России по Дзержинскому району г. Волгограда 3453 - Межрайонная ИФНС России № 3 по Волгоградской области 3454 - Межрайонная ИФНС России № 4 по Волгоградской области 3455 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Волгоградской области 3456 - Межрайонная ИФНС России № 6 по Волгоградской области 3457 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Волгоградской области 3458 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Волгоградской области 3500 - УФНС России по Вологодской области 3525 - Межрайонная ИФНС России № 11 по Вологодской области 3528 - Межрайонная ИФНС России № 12 по Вологодской области 3529 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Вологодской области 3532 - Межрайонная ИФНС России № 4 по Вологодской области 3533 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Вологодской области 3535 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Вологодской области 3536 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Вологодской области 3537 - Межрайонная ИФНС России № 9 по Вологодской области 3538 - Межрайонная ИФНС России № 10 по Вологодской области 3600 - УФНС России по Воронежской области 3668 - Межрайонная ИФНС России № 12 по Воронежской области 3700 - УФНС России по Ивановской области 3702 - ИФНС России по г. Иваново 3800 - УФНС России по Иркутской области 3850 - Межрайонная ИФНС России № 17 по Иркутской области 3926 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Калининградской области 4027 - ИФНС России по Ленинскому округу г. Калуги 4101 - ИФНС России по г.Петропавловску-Камчатскому 4200 - УФНС России по Кемеровской области 4202 - Межрайонная ИФНС России № 3 по Кемеровской области 4205 - ИФНС России по г. Кемерово 4212 - Межрайонная ИФНС России № 2 по Кемеровской области 4213 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Кемеровской области 4214 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Кемеровской области 4217 - ИФНС России по Центральному району г. Новокузнецка Кемеровской области 4222 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Кемеровской области 4223 - Межрайонная ИФНС России № 11 по Кемеровской области 4230 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Кемеровской области 4246 - Межрайонная ИФНС России № 9 по Кемеровской области 4250 - Межрайонная ИФНС России № 12 по Кемеровской области 4252 - Межрайонная ИФНС России №13 по Кемеровской области 4253 - Межрайонная ИФНС России №4 по Кемеровской области 4350 - Межрайонная ИФНС России № 14 по Кировской области 4400 - УФНС России по Костромской области 4401 - ИФНС по г. Костроме 4501 - ИФНС России по г.Кургану 4600 - УФНС России по Курской области 4632 - ИФНС России по г.Курску 4700 - УФНС России по Ленинградской области 4704 - ИФНС России по Выборгскому району Ленинградской области 4827 - Межрайонная ИФНС России № 6 по Липецкой области 4900 - УФНС России по Магаданской области 4910 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Магаданской области 4911 - Межрайонная ИФНС России № 2 по Магаданской области 4912 - Межрайонная ИФНС России № 3 по Магаданской области 5000 - УФНС России по Московской области 5001 - ИФНС России по г.Балашихе Московской области 5003 - Межрайонная ИФНС России №14 по Московской области 5004 - Межрайонная ИФНС России №19 по Московской области 5005 - ИФНС России по г.Воскресенску Московской области 5007 - ИФНС России по г.Дмитрову Московской области 5009 - ИФНС России по г.Домодедово Московской области 5010 - Межрайонная ИФНС России №12 по Московской области 5011 - ИФНС России по г.Егорьевску Московской области 5012 - Межрайонная ИФНС России №20 по Московской области 5017 - ИФНС России по г.Истре Московской области 5018 - Межрайонная ИФНС России №2 по Московской области 5019 - Межрайонная ИФНС России №18 по Московской области 5020 - ИФНС России по г.Клину Московской области 5022 - Межрайонная ИФНС России №7 по Московской области 5024 - ИФНС России по г.Красногорску Московской области 5027 - Межрайонная ИФНС России №17 по Московской области 5029 - ИФНС России по г.Мытищи Московской области 5030 - ИФНС России по г.Наро-Фоминску Московской области 5031 - ИФНС России по г.Ногинску Московской области 5032 - Межрайонная ИФНС России №22 по Московской области 5034 - Межрайонная ИФНС России №10 по Московской области 5035 - ИФНС России по г.Павловскому Посаду Московской области 5038 - Межрайонная ИФНС России №3 по Московской области 5040 - Межрайонная ИФНС России №1 по Московской области 5042 - ИФНС России по г.Сергиеву Посаду Московской области 5043 - Межрайонная ИФНС России №11 по Московской области 5044 - ИФНС России по г.Солнечногорску Московской области 5045 - ИФНС России по г.Ступино Московской области 5047 - Межрайонная ИФНС России №13 по Московской области 5048 - ИФНС России по г.Чехову Московской области 5049 - Межрайонная ИФНС России №4 по Московской области 5050 - Межрайонная ИФНС России №16 по Московской области 5053 - ИФНС России по г.Электростали Московской области 5072 - Межрайонная ИФНС России №8 по Московской области 5074 - Межрайонная ИФНС России №5 по Московской области 5075 - Межрайонная ИФНС России №21 по Московской области 5081 - Межрайонная ИФНС России №23 по Московской области 5102 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Мурманской области 5105 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Мурманской области 5108 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Мурманской обл. 5110 - Межрайонная ИФНС России № 2 по Мурманской области 5118 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Мурманской области 5190 - ИФНС России по г. Мурманску 5275 - МРИ ФНС России № 15 по Нижегородской области 5300 - УФНС России по Новгородской области 5321 - Межрайонная ИФНС России № 9 по Новгородской области 5331 - Межрайонная ИФНС России №1 по Новгородской области 5332 - Межрайонная ИФНС России № 2 по Новгородской области 5336 - Межрайонная ИФНС России №6 по Новгородской области 5400 - УФНС России по Новосибирской области 5476 - Межрайонная ИФНС России № 16 по Новосибирской области 5543 - Межрайонная ИФНС России № 12 по Омской области 5658 - Межрайонная ИФНС России № 10 по Оренбургской области 5749 - Межрайонная ИФНС России №9 по Орловской области 5835 - ИФНС России по Октябрьскому району г.Пензы 5958 - Межрайонная ИФНС России № 17 по Пермскому краю 6000 - УФНС России по Псковской области 6027 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Псковской области 6196 - Межрайонная ИФНС России № 26 по Ростовской области 6200 - УФНС России по Рязанской области 6214 - Межрайонная ИФНС России №7 по Рязанской области 6219 - Межрайонная ИФНС России №5 по Рязанской области 6225 - Межрайонная ИФНС России №10 по Рязанской области 6226 - Межрайонная ИФНС России №9 по Рязанской области 6232 - Межрайонная ИФНС России №4 по Рязанской области 6234 - Межрайонная ИФНС России №2 по Рязанской области 6313 - ИФНС России по Красноглинскому району г. Самары 6451 - Межрайонная ИФНС России №19 по Саратовской области 6500 - УФНС России по Сахалинской области 6501 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Сахалинской области 6504 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Сахалинской области 6507 - Межрайонная ИФНС России № 3 по Сахалинской области 6509 - Межрайонная ИФНС России № 2 по Сахалинской области 6517 - Межрайонная ИФНС России № 4 по Сахалинской области 6658 - ИФНС России по Верх-Исетскому району г.Екатеринбурга 6700 - УФНС России по Смоленской области 6733 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Смоленской области 6820 - Межрайонная ИФНС России №4 по Тамбовской области 6906 - Межрайонная ИФНС России № 2 по Тверской области 6908 - Межрайонная ИФНС России № 3 по Тверской области 6910 - Межрайонная ИФНС России № 4 по Тверской области 6912 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Тверской области 6913 - Межрайонная ИФНС России № 6 по Тверской области 6914 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Тверской области 6915 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Тверской области 6952 - Межрайонная ИФНС России № 12 по Тверской области 7031 - Межрайонная ИФНС России №7 по Томской области 7100 - УФНС России по Тульской области 7154 - Межрайонная ИФНС России № 10 по Тульской области 7232 - Межрайонная ИФНС России № 14 по Тюменской области 7325 - ИФНС России по Ленинскому району г.Ульяновска 7400 - УФНС России по Челябинской области 7456 - Межрайонная ИФНС России № 17 по Челябинской области 7500 - УФНС России по Забайкальскому краю 7505 - Межрайонная ИФНС России № 5 по Забайкальскому краю 7513 - Межрайонная ИФНС России № 6 по Забайкальскому краю 7527 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Забайкальскому краю 7530 - Межрайонная ИФНС России № 4 по Забайкальскому краю 7536 - Межрайонная ИФНС России № 2 по г. Чите 7538 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Забайкальскому краю 7580 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Забайкальскому краю 7627 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Ярославской области 7700 - УФНС России по г.Москве 7746 - Межрайонная ИФНС России № 46 по г.Москве 7800 - УФНС России по Санкт-Петербургу 7801 - Межрайонная ИФНС России № 16 по Санкт-Петербургу 7802 - Межрайонная ИФНС России №17 по Санкт-Петербургу 7804 - Межрайонная ИФНС России №18 по Санкт-Петербургу 7805 - Межрайонная ИФНС России №19 по Санкт-Петербургу 7806 - Межрайонная ИФНС России №21 по Санкт-Петербургу 7807 - Межрайонная ИФНС России №22 по Санкт-Петербургу 7810 - Межрайонная ИФНС России №23 по Санкт-Петербургу 7811 - Межрайонная ИФНС России №24 по Санкт-Петербургу 7813 - Межрайонная ИФНС России №25 по Санкт-Петербургу 7814 - Межрайонная ИФНС России №26 по Санкт-Петербургу 7816 - Межрайонная ИФНС России №27 по Санкт-Петербургу 7817 - Межрайонная ИФНС России №20 по Санкт-Петербургу 7819 - Межрайонная ИФНС России №3 по Санкт-Петербургу 7820 - Межрайонная ИФНС России №2 по Санкт-Петербургу 7838 - Межрайонная ИФНС России №7 по Санкт-Петербургу 7839 - Межрайонная ИФНС России №8 по Санкт-Петербургу 7840 - Межрайонная ИФНС России №9 по Санкт-Петербургу 7841 - Межрайонная ИФНС России №10 по Санкт-Петербургу 7842 - Межрайонная ИФНС России №11 по Санкт-Петербургу 7843 - Межрайонная ИФНС России №12 по Санкт-Петербургу 7847 - Межрайонная ИФНС России №15 по Санкт-Петербургу 7848 - Межрайонная ИФНС России №28 по Санкт-Петербургу 7901 - ИФНС России по г.Биробиджану Еврейской автономной области 8600 - УФНС России по Ханты-Мансийскому автономному округу-Югре 8617 - ИФНС России по Сургутскому району Ханты-Мансийского автономного округа - Югры 8700 - УФНС России по Чукотскому АО 8709 - Межрайонная ИФНС России №1 по Чукотскому автономному округу 8901 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Ямало-Ненецкому автономному округу 9103 - Межрайонная ИФНС России № 8 по Республике Крым 9105 - Межрайонная ИФНС России № 1 по Республике Крым 9108 - Межрайонная ИФНС России № 4 по Республике Крым 9110 - Межрайонная ИФНС России № 6 по Республике Крым 9111 - Межрайонная ИФНС России № 7 по Республике Крым 9112 - Межрайонная ИФНС России № 9 по Республике Крым 9204 - ИФНС России по Ленинскому району г.Севастополя 9901 - ИФНС России по городу и космодрому Байконуру

Пересылка документации на сегодня – это обычная процедура в документообороте. Необходимость в этом шаге может возникнуть по многим причинам и поводам. В любом случае может случиться такой неприятный инцидент, как их утрата (частичная или полная).

Но и это еще далеко не все. Некоторые недобросовестные лица, во имя своих интересов, могут сфабриковать утерю документации. Это может быть выгодно для них в силу следующего.

В последствии им достаточно сказать, что ничего не получали. Этим шагом можно будет даже затянуть судебное разбирательство. И уж тем более, если речь идет об утрате оригиналов документов. Ведь далеко не все можно будет повторно получить или восстановить.

Для того, чтобы этого не произошло, при пересылке необходимо в пакет вкладывать «Реестр переданных документов». Только этот документ даст возможность доказать факт их получения в полном объеме.

Как переслать документы с реестром

Пересылка может производиться при участии Почтовой службы. Второй вариант предоставляют курьерские службы. Правда у них, как правило, уже есть разработанных бланк описи передаваемой документации.

Почтовая служба предоставляет услугу «заказных писем». Она заключается в наличии уведомления о вручении. Это позволяет документально подтверждать доставку адресату. Кроме этого, служба дает возможность оформлять опись вложения. Именно в ней приводится полный перечень документации.

Кроме того, направляя документальные доказательства в судебную инстанцию (вместе с исковым заявлением), так же нужна опись.

И уж тем более, реестры необходимы при формировании архивов и их пополнении. Это необходимо для упрощения процесса их поиска в дальнейшем.

Формы описей документации

Опись может быть оформлена как отдельным документом, так и интегрирована в один из пересылаемых. Например, написав претензионное письмо, к нему прилагают «обосновательные» документы (доказательства). Для этого в текст письма-претензии вводится перечень.

Вариант оформления перечня отдельным документом предполагает его написание на бумаге формата А-4. При необходимости это делают на оригинальном «фирменном» бланке. Но это не является обязательным требованием.

Данный документ должен содержать дату составления (передачи), город, название документа. Сам перечень оформляется в виде таблицы. В ней необходимо в первом столбце указывать наименование передаваемых документов.

Следующий столбец содержит их количество. Иногда, при необходимости, вместо этой графы вводят «количество страниц». Это имеет смысл в том случае, когда пересылаемые документы не одностраничные.

Обязательной формы данной бумаги не существует. Поэтому в каждом случае она составляется с учетом специфики документации и ситуации. При появлении трудностей в формировании описей, можно обратиться к нашим специалистам.

Ниже расположен типовой бланк и образец реестра переданных документоввариант которого можно скачать бесплатно.