Нужен ли инн для работы. Зачем нужен ИНН физическому лицу: что следует знать

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Требовать ли свидетельство об ИНН при приеме на работу

Данные об ИНН работников надо указывать в персонифицированной отчетности и в отчетности по НДФЛ. За их неверное указание организацию могут оштрафовать. В связи с этим компании при приеме на работу новых сотрудников требуют у них актуальное свидетельство о присвоении ИНН (о постановке на налоговый учет). Но это незаконно.

Перечень документов, необходимых для устройства на работу, небесконечный

В Трудовом кодексе установлен закрытый перечень документов, которые надо предъявить работодателю при приеме на работ уст. 65 ТК РФ . К ним относятся:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка (кроме случаев, когда трудовой договор заключается впервые или на условиях совместительства);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
• документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании - при поступлении на работу, требующую специальных знаний.

В отдельных случаях по законодательству требуется предъявление дополнительных документов. Однако свидетельство о присвоении ИНН в общем случае не входит в перечень ни основных, ни дополнительных обязательных документов. Это свидетельство работник должен представлять только при поступлении на государственную гражданскую службу для заключения служебного контракт аподп. 6 п. 2 ст. 26 Закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ .

Поэтому нельзя ни требовать предъявления свидетельства о присвоении ИНН при приеме на работу, ни отказать в приеме на работу по причине отсутствия такого свидетельств ач. 3 ст. 65 ТК РФ .

ИНН-свидетельство на старую фамилию действительно

Иногда при приеме на работу человек представляет свидетельство о присвоении ИНН, где указана его прежняя фамилия. К примеру, женщина вышла замуж и сменила фамилию. Конечно, соответствие прежней фамилии настоящей легко подтвердить свидетельством о браке. Однако поскольку фирме придется указывать ИНН работницы в отчетности, надо, чтобы он соответствовал именно ее новой фамилии. Что делать?

Внимание

Если в свидетельстве о присвоении ИНН указана старая фамилия соискателя, это не повод для того, чтобы считать такое свидетельство недействительным.

Во-первых, уже ясно, что организация не может отказать в приеме на работу из-за того, что в свидетельстве о присвоении ИНН указана старая фамилия. Ведь, как мы уже разобрались, свидетельство можно было вообще не приносит ьст. 65 ТК РФ .

Во-вторых, надо понимать, что такое свидетельство - действующее. Ведь недействительным оно может быть признано лишь в двух случая хп. 37 Порядка, утв. Приказом Минфина от 05.11.2009 № 114н :

• <или> выдано новое свидетельство;
• <или> указанный в свидетельстве ИНН признан недействительным.

Серии и номера свидетельств, признанных недействительными, размещаются на сайтах региональных управлений ФНС.

В-третьих, организация не должна требовать от работницы получения нового свидетельства о присвоении ИНН. Конечно, по собственному желанию при смене фамилии каждый гражданин может получить новое ИНН-свидетельство - для этого нужно подать в инспекцию по месту жительства новое заявление о постановке на учетп. 36 Порядка, утв. Приказом Минфина от 05.11.2009 № 114н . Сделать это можно и через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС .

Однако ни в НК, ни в Порядке присвоения ИНН нет обязательного требования об обращении в налоговые органы за оформлением свидетельства на новую фамили юст. 23 НК РФ ; Порядок, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@ . Не предусматривает этого и действующая форма свидетельства о постановке физлица на налоговый учетформа № 2-1-Учет, утв. Приказом ФНС от 11.08.2011 № ЯК-7-6/488@ .

В-четвертых, смена фамилии изменения самого ИНН не влече тп. 16 Порядка, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@ . Так что даже если работница обратится за новым свидетельством, то номер ИНН в нем будет указан прежний.

О смене фамилии граждан налоговики должны оперативно узнавать от отделения ЗАГСа. Ведь оно обязано сообщить налоговым органам о регистрации брака в течение 10 рабочих днейп. 3 ст. 84 , п. 3 ст. 85 НК РФ . А органы внутренних дел должны в течение 5 рабочих дней сообщить в инспекцию о выдаче нового паспорт ап. 3 ст. 84 , пп. 3 , 8 ст. 85 НК РФ . Получив такие сведения, налоговый орган должен внести в свою базу изменения и привязать ИНН работницы к ее новой фамилии.

Разбираемся с указанием ИНН в отчетности

Указание ИНН предусмотрено при заполнении справки 2-НДФЛ и формы СЗВ-М. Однако это необязательный реквизи тпп. 2.2 , 4 ст. 11 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ ; Письма ФНС от 16.02.2016 № БС-3-11/590@ , от 02.02.2016 № БС-3-11/360@ . Поэтому безопаснее вообще его не указывать, если вы не знаете ИНН работника либо сомневаетесь в его правильности.

Проверить, учтена ли в реестре налоговиков смена фамилии работника, можно, к примеру:

• с помощью сервиса «Узнай свой/чужой ИНН» на сайте ФНС России ;
• попросив у работника распечатку начальной страницы из личного кабинета налогоплательщика на сайте ФНС .

Учтите, что если вы в форме 2-НДФЛ укажете ошибочный ИНН, старую фамилию работника или другие неактуальные персональные данные, вашу организацию могут оштрафовать - 500 руб. за каждую справку с недостоверными данным ип. 1 ст. 126.1 НК РФ ; Письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 , от 16.02.2016 № БС-3-11/590@ .

Такой же штраф - 500 руб. за ошибку в одном ИНН - грозит организации при представлении СЗВ-Мст. 17 Закона от 01.04.96 № 27-ФЗ .

Возникший ажиотаж по срочному посещению налоговых инспекций с целью получения идентификационного номера налогоплательщика (ИНН) носит искусственный характер.

ИНН является одной из форм налогового контроля за выполнением гражданами своей обязанности по уплате налогов. При этом стоит отметить, что для граждан России, получение ИНН - это право, а не обязанность .

Действующее законодательство Российской Федерации предусматривает обязанность оформления ИНН исключительно для государственных служащих и лиц, желающих стать индивидуальными предпринимателями. Всем остальным категориям граждан получать ИНН не обязательно.

Физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями, вправе не указывать ИНН в представляемых в налоговые органы налоговых декларациях, заявлениях или иных документах, указывая при этом свои персональные данные , предусмотренные пунктом 1 статьи 84 Налогового кодекса.

Сведения об ИНН гражданина Российской Федерации по его желанию могут быть внесены налоговым органом в паспорт гражданина Российской Федерации путем проставления отметки.

Получить ИНН можно также воспользовавшись сервисом "Подача заявления физического лица о постановке на учет" , который размещен на официальном сайте ФНС России.

Достоинства электронного способа в том, что не потребуется заполнять бумажный бланк заявления и направлять его по почте или приходить в инспекцию для сдачи документов. По условиям работы сервиса, личное посещение налогового органа предусмотрено уже непосредственно для получения Свидетельства по месту жительства.

Физическому лицу для получения Свидетельства необходимо заполнить в электронном виде необходимые разделы онлайн-заявления на официальном сайте ФНС России. При регистрации заявки ей присвоится регистрационный номер, который необходимо сообщить при получении Свидетельства в инспекции. Кроме того, сообщение с указанием регистрационного номера, срока получения свидетельства, адреса, телефона и графика работы территориального налогового органа и документов, необходимых для получения Свидетельства, поступит на указанный адрес электронной почты.

Получение Свидетельства для физических лиц является добровольным. И даже если у вас этого документа нет на руках, узнать свой ИНН можно с помощью специального электронного сервиса.

Для этого необходимо обратиться к и заполнить предложенную форму. Для получения результата понадобятся следующие сведения:

• Имя, отчество, фамилия;
• Дата рождения;
• Место рождения (не обязательно);
• Серия и номер, дата выдачи документа, удостоверяющего личность.

Отдел кадров очень часто взаимодействует с бухгалтерией, и нередко между этими двумя подразделениями возникают разногласия. Одним из поводов является отсутствие в программе 1С идентификационного номера налогоплательщика. Свидетельство о постановке на учет оформляется физическим лицом самостоятельно, не у всех граждан оно есть. Поэтому кадровики оформляют сотрудника без данного документа, что вызывает недовольство бухгалтерии. Разберемся, имеет ли право работодатель требовать ИНН от сотрудников в 2017 году.

Из статьи вы узнаете:

• имеет ли право работодатель требовать ИНН у сотрудника;
• как получить идентификационный номер работнику без ИНН;
• обязан ли работник предоставлять ИНН.

Имеет ли право работодатель требовать ИНН

Чтобы определить может ли работодатель требовать ИНН, необходимо проанализировать ст. 65 ТК РФ. В данной статье содержится список документов, которые сотрудник должен предъявить при трудоустройстве. Среди них нет идентификационного номера налогоплательщика. Но все же в локальных актах компаний нередко можно увидеть, что свидетельство о постановке на учет является обязательным документом, без которого прием на работу не осуществляется.

Пример из практики.

В ООО «Кровель» в сезон увеличивается количество заказов. Для выполнения данной работы активно принимают новых сотрудников. Так за январь 2017 года в компанию приняли 15 новых сотрудников. При оформлении данных сотрудников специалист по кадрам запросила у них документы в соответствии со ст. 65 ТК РФ.

В начале февраля 2017 года в отдел кадров пришла главный бухгалтер компании и устроила кадровику скандал. Главбух обвинила кадровика в незнании закона и утверждала, что ИНН обязателен при приеме на работу. Также главный бухгалтер указала, что не сможет сдать отчетность в Пенсионный фонд и налоговую инспекцию. Кадровик попыталась объяснить, что не имеет право работодатель требовать ИНН при трудоустройстве. Но несмотря на все пояснения и ссылки на Трудовой кодекс, руководство компании встало на сторону главного бухгалтера и объявило кадровому специалисту выговор.

Выясним, почему же возникает ситуация, когда представители компании (сотрудники бухгалтерии или отдела кадров) считают, что работодатель имеет право требовать ИНН. Дело в том, что поле для заполнения идентификационного номера очень часто встречается в кадровых и бухгалтерских документах. Например:

в личной карточке Т-2 (образец заполнения номера в личной карточке приведен на рисунке 1);

в листке нетрудоспособности;

Раз поле есть, то представители организации считают, что работодатель имеет право требовать ИНН. Однако это не так. То, что работник не обязан представлять ИНН, подтверждает не только статья 65 Трудового кодекса, но и иные нормативные акты.

Скачайте документы по теме:

ФНС в своем письме от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611 указала, что при отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется. В письме МНС от 27.02.2001 № БГ-6-12169@ ведомство отмечает, что налоговые органы не вправе отказать налоговому агенту в приеме представляемой в налоговый орган отчетности, в которой в сведениях об отдельных физических лицах - получателях доходов не указан идентификационный номер налогоплательщика по причине его отсутствия.

Важно! Налоговые инспекторы не требуют от бухгалтеров указывать ИНН в справке 2-НДФЛ. В настоящее время данные справки сдаются в электронном виде и обрабатываются с помощью специальной программы. Она проверяет сведения на наличие ошибок. Данная программа отсутствие идентификационного номера не принимает за ошибку.

Таким образом, обоснованных причин, при которых работодатель имеет право требовать ИНН, нет.

Работник без ИНН – как получить идентификационный номер

Идентификационный номер присваивается всем гражданам. Но многие работники не обращаются в налоговую инспекцию за свидетельством и не знают своего номера, пока не столкнутся с необходимостью представить данный документ. Например, его могут запросить при оформлении кредита. Тогда работник без ИНН ошибочно обращается к своему работодателю с просьбой оформить ему свидетельство. Но данный документ через работодателя оформить нельзя, как в случае со СНИЛС.

Свидетельство о присвоении номера физическое лицо оформляет самостоятельно в налоговой инспекции по мету жительства. Для этого ему необходимо предоставить паспорт и написать соответствующее заявление. Свидетельство выдается в течение 5 дней со дня обращения. При смене фамилии, физическое лицо также самостоятельно обращается с запросом в налоговую инспекцию об изменении данных в свидетельстве.

Обязан ли работник предоставлять ИНН

На многих форумах бухгалтеров и кадровиков можно найти обсуждение на тему «Обязан ли работник предоставлять ИНН». Так, на одном форуме коллега написала «Мы при приеме не требуем ИНН. Но потом тихонечко так просим – «принесите пожалуйста, оформите, когда у вас будет время».

Как уже было отмечено, не имеет право работодатель требовать ИНН. Но компания может прописать в правилах внутреннего трудового распорядка, что работник при трудоустройстве может (не обязан) предоставить свидетельство о постановке на учет в налоговом органе. В таблице 1 приведено, как правильно прописать условие о предоставлении свидетельства, а какие формулировки несут риски привлечения к ответственности.

Таблица 1. Может ли работодатель требовать ИНН: безопасные условия

В данной статье мы рассмотрели один из популярнейших вопросов, который уже много лет является предметом дискуссий: «Имеет ли право работодатель требовать ИНН». Однозначный ответ на этот вопрос – у работодателя нет такого права. Отказ в приеме на работу по данной причине является неправомерным.

Если в локальных актах работодателя свидетельство о постановке на учет будет указан в числе обязательных документов, то компанию оштрафуют за нарушение трудового законодательства по ч. 1 чт. 5.27 КоАП РФ. Поэтому для начала необходимо обсудить с коллегами, действительно ли данный документ так необходим компании. Если ли все же бухгалтерия будет настаивать, то предоставление данного документа необходимо прописать исключительно как право работника.

Обязан ли работник предоставлять свидетельство ИНН?

Работник не обязан предоставлять свидетельство ИНН, потому что в статье 65 ТК РФ нет этого документа.

Нет, не обязан ! Потому что Трудовой кодекс РФ совершенно упустил из виду это свидетельство, когда перечислял в статье 65 документы, обязательные для предъявления при приеме на работу.

Есть, правда, часть вторая статьи 65 ТК РФ, которая предусматривает, что в некоторых случаях, особо оговоренных в законах и подзаконных актах, у работника могут быть запрошены иные документы. Но к ИНН эта оговорка не относится.

Только государственные служащие обязаны предъявлять ИНН при заключении контракта, для них эта обязанность установлена в статье 26 Закона №76-ФЗ.

Вообще, складывается впечатление, что трудовое законодательство игнорирует налоговое, а налоговое — ТК РФ. Например, НК РФ совсем не признает такой обязательный локальный акт, как Правила внутреннего распорядка, когда речь идет об установлении правил оплаты труда в компании. Ну а ТК РФ знать не знает про ИНН.

Более того, статья 65 ТК прямо запрещает требовать у работника ИНН:

«Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ».

Итак, требовать ИНН незаконно, отказать в приеме в связи с отсутствием этого свидетельства тоже нельзя, но для отчетности этот номер нужен.

Когда свидетельство об ИНН недействительно

В двух случаях:

1. когда выдано новое свидетельство;
2. когда номер налогоплательщика был признан недействительным.

Примечание . Серии и номера свидетельств, признанных недействительными, размещаются на сайтах региональных управлений ФНС.

То есть, в остальных случаях свидетельство ИНН является действующим. И даже тогда, когда в нем указана прежняя фамилия женщины. Мы просто сверяем прежнюю фамилию со свидетельством о заключении брака, в котором, как мы знаем, указываются обе фамилии – старая и новая.

Работодатель также не вправе заставить работницу поменять свидетельство об ИНН, чтобы там фигурировала настоящая фамилия. Каждый гражданин сам решает, когда менять этот документ. Тем более, что номер налогоплательщика при смене фамилии не изменится.

Напомню, что для обмена свидетельства о присвоении ИНН не обязательно ехать в налоговую лично, можно отправить заявление через личный кабинет на сайте nalog.ru.

Надо также отметить, что налоговая инспекция узнает о смене фамилии и смене паспорта гражданина и без него. Ведь все отделения ЗАГС обязательно сообщают в различные государственные учреждения и органы обо всех событиях, которые регистрируют. А МВД (раньше УФМС) — о получении новых паспортов. И работники налоговой после получения этих сведений должны внести все изменения о гражданине в свою базу данных.

Что делать работодателю, если нет ИНН работника?

Сначала давайте посмотрим, для чего этот номер нужен работодателю. Для отчетности в ПФР (форма СЗВ-М) и справок 2-НДФЛ. Просто спасение, что ИНН работника в этих формах – необязательный реквизит.
Поэтому, если работник не предоставил вам свидетельство об ИНН, то лучше вообще этот номер не указывать. Так безопаснее, потому что за указание неправильного номера (равно как и старой фамилии, и других неактуальных сведений) предусмотрен штраф: 500 руб. за каждую справку 2-НДФЛ и за каждый неправильный ИНН в форме СЗВ-М.

Полезный сервис для проверки ИНН – «Узнай свой/чужой ИНН» на сайте ФНС России (https://service.nalog.ru/inn.do)

Если статья вам понравилась, нажмите «лайк» под иконками соцсетей)))