Прием на работу. Как ознакомить работника с локальными актами

"В каком порядке нужно знакомить работников с локальными нормативными актами и изменениями к ним?"

ТК РФ особо оговаривает вопрос ознакомления работников с локальными нормативными актами. Согласно ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Обратите внимание, именно с теми актами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника, а не со всеми подряд. Т. е., например, не нужно знакомить с положением о командировках работника, которого в командировки не направляют и направлять не собираются.

Поскольку точный порядок ознакомления с локальным нормативным актом кодексом не определен, на практике существуют различные варианты:

1) К локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление и даты ознакомления. Такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом. Данный вариант подходит для небольших организаций, в которых трудится немного работников. Однако неудобен для крупных компаний. В них чаще используется следующий вариант.

2) Ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники и ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления. При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.

Если в локальный нормативный акт вносятся изменения, то с такими изменениями работников тоже нужно знакомить. Обычно это делается в том же порядке, что и первоначальное ознакомление.

Напомним, что особенности ознакомления работников с локальными нормативными актами могут быть предусмотрены коллективным договором или иным локальным нормативным актом (коим может оказаться даже приказ). И эти особенности Вам нужно учесть при ознакомлении работников.

Подписчикам журнала "Кадровик-практик" также доступны:

• ПРИКАЗ ОБ УВОЛЬНЕНИИ БЕЗ ПОДПИСИ РАБОТНИКА: ОСТОРОЖНО, НЕ ОШИБИТЕСЬ!
• ПРИНЯТЫЙ РАБОТНИК ОТКАЗЫВАЕТСЯ ПОДПИСАТЬ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
• НЕПРАВИЛЬНОЕ ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ВЛЕЧЕТ ШТРАФ

Тема локальных актов, кажущаяся многим банальной, оказалась запутанной. Эксперт внимательно вчитался в решения судов, и его выборка и выводы могут оказать помощь читателю в практической работе.

Отношения по разработке и принятию локальных нормативных правовых актов урегулированы достаточно подробно. В то же время существуют аспекты этого института, оставленные законодателем без внимания и восполняемые судебной практикой. Таковы, например, отношения по ознакомлению работника с локальными нормативными правовыми актами организации.

Факт доведения до сведения работника локального акта способен порождать критически важные последствия. В ряде случаев возможность применения к работнику локальной нормы, применения мер ответственности за несоблюдение этой нормы напрямую связывается с наличием расписки об ознакомлении с документом. Суды учитывают наличие подписи работника в журналах или листах ознакомления по спорам об установлении фактических трудовых отношений. При этом законодателем не урегулирован перечень обязательных для ознакомления локальных актов, порядок действий работодателя, не установлены механизмы защиты прав и законных интересов сторон трудового договора.

Так, ст. 22 ТК РФ вменяет в обязанность работодателю "знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью". Статья 68 ТК РФ требует ознакомить работника "под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, коллективным договором". Вновь повторяется неформализованный, лишенный критериев признак "непосредственной" связи с трудовой деятельностью. Что входит в этот перечень, как работодателю самостоятельно определить круг таких локальных актов, чем обосновать свой выбор при возникновении конфликта и спора - однозначно сказать трудно. Неопределенность усиливается и другими нормами ТК РФ: например, ст. 103 ТК РФ требует ознакомления работника с графиками сменности, но не указывает способов и форм такого ознакомления.

Попыткой восполнить имеющиеся пробелы и недочеты в регулировании ознакомления работника с локальными актами стала судебная практика, из материалов которой можно сделать ряд выводов и рекомендаций.

Основными правомерными способами подтверждения ознакомления работника с локальным нормативным актом признаются судами следующие:

1. Проставление подписи работника непосредственно на листах локального нормативного акта (Апелляционное определение Московского городского суда от 24.11.2015 N 33-42376, Решение Томского районного суда от 06.02.2014 N 2-122). Для этого в конечной части акта предусматривается раздел с графами для указания фамилии и имени работника, его должности, даты ознакомления и подписи. Такой способ наиболее точно отвечает принципу добросовестности намерений сторон, вызывает доверие у правоприменительных и инспектирующих органов, так как не позволяет подменить или дополнить содержание документа без ведома работника. Чтобы реализовать данный подход последовательно, работодателю стоит прошнуровать и опечатать документ. Нормативно последнее правило не установлено, однако это снимет любые сомнения в случае дальнейшего трудового спора.

2. Фиксация подписи работника на отдельном листе ознакомления (Определение Липецкого областного суда от 17.01.2011 N 33-62/2011, Решение Северского городского суда Томской области от 13.12.2013 N 2-1293). Лист ознакомления может быть предусмотрен как для каждого отдельного вида нормативных актов организации (должностной инструкции, правил внутреннего трудового распорядка, графика сменности и т.д.), так возможно и наличие единого листа ознакомления со всем массивом локальных актов организации. И в первом и во втором случае наиболее важным аспектом является дата подписи работника в листе, которая в дальнейшем позволит распространить на него данную редакцию локального акта. Необходимо также последовательно брать с работников расписки при любых модификациях текста относящегося к его работе нормативного акта. С практической точки зрения второй подход предпочтительнее, так как при возникновении спора позволяет не рассматривать вопрос осведомления работника с каждым отдельным документом.

Словосочетание "лист ознакомления" - не более, чем традиционное наименование данного документа. Нормативно предписанной обязательной формы и содержания для него не существует. Поэтому допустимы иные наименования, установленные организацией для собственного документооборота. Так, практикой признан правомерным документ под названием "личная карточка инструктажа работника" (Решение Димитровградского городского суда Ульяновской области от 02.11.2011 N 2-2403).

3. Третий способ удостоверения факта ознакомления работника с локальными актами организации - включение соответствующего условия в трудовой договор (Апелляционные определения Московского городского суда от 08.12.2015 N 33-46192, от 24.02.2016 N 33-6284, от 16.11.2015 N 33-42412). Специфика данного способа в том, что отдельного документа о доведении до сведения работника внутренних нормативных актов нет. Условие о доведении до сведения включается в содержание трудового договора и работник, подписывая договор, тем самым дает расписку одновременно и об ознакомлении. Суды признают наличие такого условия в подписанном сотрудником договоре как доказательство возложения на него должностных обязанностей при рассмотрении любых категорий дел, включая споры о незаконности увольнения (Апелляционные определения Московского городского суда от 08.02.2016 N 33-4253/2016, от 20.11.2015 N 33-43333).

Наличие условия о доведении до сведения работника локальных правовых норм нередко становится неожиданностью для работника, который не всегда внимательно изучает собственный трудовой договор.

Так, до судебного разбирательства дошел конфликт Пензенского государственного университета архитектуры и строительства с доцентом С. (Решение Октябрьского районного суда г. Пензы от 10.01.2014 N 2-2742). Работник был уволен за совершение прогула в то время, когда по расписанию у него не было занятий. Выяснилось, что такое предписание действительно закреплялось правилами внутреннего распорядка. В обоснование иска о восстановлении на работе С. утверждал, что нахождение преподавателя на рабочем месте (на кафедре) в течение рабочего дня во внеучебное время никак не регламентировано и он вправе заниматься профессиональной деятельностью за пределами рабочего места. Отсутствие специальной подписи о прочтении правил внутреннего трудового распорядка, по мнению истца, нарушило ст. 9 ТК РФ, согласно которой трудовые договоры не могут содержать условий, ограничивающих права или снижающих уровень гарантий работников по сравнению с нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Такая трактовка правовой нормы ст. 9 ТК РФ не лишена как юридической логики, так и житейского здравого смысла. Однако суд, следуя общепринятой практике, нашел доводы заявителя несостоятельными, поскольку в трудовом договоре и дополнительном соглашении к нему имелась подпись работника об ознакомлении его с правилами внутреннего трудового распорядка организации в день подписания трудового договора.

Таким образом, работодателю можно быть уверенным: возражения работников о том, что они фактически не знакомились с локальными нормативными актами, а лишь подписали трудовой договор с таким условием, признаются судами недоказанными.

Подробное изучение дел судебной практики последних лет позволяет говорить, что формальное ознакомление работника с локальными актами через подписание трудового договора широко востребовано на реальном рынке труда. Однако у него есть определенный недостаток: подпись в договоре распространяется лишь на редакции локальных актов, действовавшие на момент трудоустройства. При всех дальнейших изменениях внутриорганизационных норм необходимо будет либо заключать дополнительное соглашение к договору, либо возвращаться к одному из первых двух способов фиксации через лист ознакомления или в самом нормативном акте. Поэтому использование данного алгоритма рекомендовано прежде всего организациям со стабильным, редко изменяемым фондом локальных правовых актов.

Суды встают на позиции нанимателя и в другом аспекте применения третьего подхода. Работодатели зачастую включают в трудовой договор лишь условие о том, что работник обязуется соблюдать действующие локальные акты организации, а не условие, согласно которому работник под роспись ознакомлен с ними. С точки зрения формальной логики обязанность соблюдения нормативного акта никак не коррелирует с доведением ее до сведения лица. Однако на практике суды однозначно трактуют закрепление в трудовом договоре обязанности соблюдать локальные нормативные акты как факт того, что работнику известны соответствующие локальные правовые нормы.

Следует обратить внимание на словесную формулировку, в которой излагается обязанность работника по соблюдению локальных актов. Конкретный текст пункта трудового договора может быть составлен, например, так: "Работник обязан соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, а также иные локальные нормативные акты, действующие в организации" (Апелляционное определение Московского городского суда от 20.02.2015 N 33-5549/15). Может быть рекомендована работодателю и другая конструкция: "Работник обязуется соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты, а также приказы (распоряжения) работодателя, инструкции, правила и т.д." (Апелляционное определение Московского городского суда от 26.02.2016 N 33-6821). Важно подобрать словесную конструкцию, которая обеспечит соблюдение работником всех относящихся к нему локальных актов и не будет содержать пробелов в перечне документов.

Как показывает практика, текстуальная сторона вопроса требует большого внимания.

Так, ООО "Томнефтегазстрой" обратилось к бывшему генеральному директору 3. с иском о возмещении имущественного ущерба. Директор начислял премии себе и другим работникам, тогда как положение "Об оплате труда генерального директора, заместителей генерального директора и главного бухгалтера" требовало согласования данного решения с общим собранием участников общества. Работодатель полагал, что действия руководителя организации носили умышленный характер, так как он был ознакомлен с положением и пользовался премиями даже при отрицательных показателях работы организации. Ответчик возражал, что положение "Об оплате труда генерального директора..." было принято позднее, после его увольнения, и подписано задним числом специально для предъявления к нему иска. По итогам разбирательства судом было выявлено отсутствие доказательств, подтверждающих факт осведомленности ответчика о принятии локального нормативного акта, регулирующего порядок оплаты труда генерального директора, его заместителей и главного бухгалтера.

Что еще важнее, судом отмечалось: "Трудовой договор, заключенный между ООО "Томнефтегазстрой" и З., не содержит указаний на то, что оплата труда генерального директора, в том числе начисление ему премий, осуществляется в соответствии с положением "Об оплате труда генерального директора, заместителей генерального директора и главного бухгалтера ООО "Томнефтегазстрой" (Решение Томского районного суда от 30.05.2011 N 2-364).

Таким образом, решающим оказалось прямое указание в трудовом договоре на обязанность директора при принятии решений об оплате труда и премировании соблюдать лишь устав общества, который, в свою очередь, не содержит никаких указаний на положение "Об оплате труда генерального директора, заместителей генерального директора и главного бухгалтера". Из изложенного очевидно, что в интересах работодателя включать в трудовой договор условие об обязанности работника соблюдать все действующие в организации локальные нормативные акты, без конкретизации отдельных документов.

Описанные выше три способа подтверждения факта ознакомления работника с локальным нормативным актом являются базовыми, общепринятыми алгоритмами. Однако судебная практика позволяет говорить о существовании исключений.

Так, Апелляционным определением Московского городского суда от 14.08.2013 N 33-17418/2013 фактическое выполнение работником должностной инструкции приравнено к ознакомлению с инструкцией под роспись при условии, что работодателем соблюдена установленная процедура. В рамках изучаемого дела работодатель (ответчик) требовал от уволенного работника выполнения измененной должностной инструкции. Работник, требуя восстановления на работе, ссылался на то, что не знакомился с новым текстом инструкции под подпись. В процессе было установлено, что инструкция предлагалась истцу для прочтения и подписи, но он отказался ее подписывать и соблюдать. При этом существенные условия трудового договора не изменялись, судом в Апелляционном определении сообщалось: "Доводы истца о том, что он не был ознакомлен с должностной инструкцией, суд признал несостоятельными, поскольку из акта... следует, что истец отказался от подписания должностной инструкции. Соглашаясь с выводами суда, судебная коллегия учитывает также, что истец, выполняя трудовую функцию, знал свои должностные обязанности и не заявлял работодателю, что порученная ему работа не входит в их перечень. Ссылка автора апелляционной жалобы на неправомерность должностной инструкции... является необоснованной, поскольку доказательств, что данной инструкцией изменялась трудовая функция, истцом не представлено".

Не все решения судов по спорам об ознакомлении работника с локальными актами представляются столь же обоснованными. Некоторые подходы достаточно произвольны и, как представляется, требуют дополнительных обоснований.

Так, районным судом г. Калининграда разрешался спор о невыплаченном вознаграждении за труд, установленном коллективным договором. Среди прочего судом рассматривался вопрос сроков обращения в суд, которые отсчитывались от момента ознакомления истицы с коллективным договором. В этой части итогового решения сообщается следующее: "Из пояснений свидетеля следует, что препятствий к ознакомлению с коллективным договором не имелось, текст документа находится в приемной, имелась возможность у работников с ним ознакомиться. Доводы истицы о том, что она не пропустила указанный срок, поскольку узнала об условиях коллективного трудового договора лишь в ходе рассмотрения настоящего дела, не соответствуют установленным по делу вышеописанным обстоятельствам" (Решение Октябрьского районного суда г. Калининграда от 07.09.2010 N 2-869).

Таким образом, судом прямо проигнорирована императивная норма, закрепленная в уже цитировавшейся ст. 68 ТК РФ. Между тем закон не предполагает альтернатив толкования: работник должен быть ознакомлен с коллективным договором лично и под расписку.

Подход, использованный в г. Калининграде, действительно известен российской процессуальной практике - суд признает общедоступность локального акта как юридически значимое обстоятельство и отказывает работнику в ссылке на неосведомленность. Однако это касается конкретных нормативных актов, в отношении которых отсутствует императивная законодательная регламентация. Такими документами выступают, например, положение о премировании работников организации (Решение Частинского районного суда Пермского края от 05.10.2011 N 2-152) или график сменности (Решение Свердловского районного суда г. Перми от 01.02.1012 N 2-269).

В отдельных случаях суд признает правомерным ознакомление работника с локальными нормативными актами через электронные средства связи (электронную почту).

Однако здесь необходим ряд условий:

1) это допустимо только в отношении документов, не указанных напрямую в законодательстве о труде;

2) электронный документооборот объективно обусловлен спецификой деятельности организации;

3) действительность электронного оборота подтверждается иными обстоятельствами дела, документами, пояснениями свидетелей и оппонента в споре.

Так, судом признаны правовые последствия ознакомления летчиков авиакомпании ОАО "Таймыр" с таким актом, как план полетов. Электронный способ доведения до сведения связан с динамичностью документа - он издается трижды в неделю, работники знакомятся с ним по рассылке немедленно по возвращении из рейса. Обоснованность и действительность такой практики не отрицалась и самим уволенным истцом (Решение Железнодорожного районного суда г. Красноярска от 30.05.2012 N 2-1027).

Известны и иные примеры признания судом электронной рассылки локальных нормативных актов как законного способа ознакомления с ними работников (Апелляционное определение Приморского краевого суда от 06.03.2014 N 33-1126).

В качестве редкого исключения в российском правоприменении встречаются примеры, когда суд без каких-либо оснований и обоснований игнорирует факт того, что работник не был ознакомлен с локальными нормативными актами. При этом данный вопрос критичен для разрешения дела, речь идет о документах, непосредственно связанных с трудовой деятельностью лица, работником оспаривается увольнение за нарушение трудовых обязанностей.

Таково Апелляционное определение Верховного суда Кабардино-Балкарской Республики от 02.10.2013 N 33-3818/2013. Однако в данном конкретном случае благодаря последовательности действий истца явно противозаконные действия республиканского суда были пресечены Определением Верховного Суда РФ от 20.06.2014 N 21-КГ-14-4, которым установлено, что: "Данное Определение вынесено не только с явным и грубым нарушением норм материального права и без каких-либо законных оснований, но нарушает конституционное право М. на обращение в суд".

До подписания трудового договора работника нужно ознакомить с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК РФ). Обязательными для ознакомления являются следующие документы:

– правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 68 ТК РФ);

– правила хранения и использования персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ);

– положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ), если такой раздел не включен в правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и инструкция по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Документы, с которыми следует ознакомить работника, при их наличии в организации:

– должностная инструкция. Данный документ разрабатывается в организации в случае отсутствия в трудовом договоре конкретного указания на трудовые обязанности работника и должен являться неотъемлемой частью трудового договора;

– коллективный договор;

– положение о социальном обеспечении работников;

– положение об информационной безопасности;

– положение о коммерческой тайне;

– положение о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю;

– положение о документообороте;

– положение об инвентаризации товарно-материальных ценностей;

– письменный договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности работника;

– иные документы.

Организация разрабатывает локальные нормативные акты самостоятельно с учетом направления деятельности. Так, например, локальным нормативным актом может устанавливаться продолжительность ежедневной работы творческих работников средств массовой информации, театров (ст. 94 ТК РФ), а при особом характере труда – разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

Дистанционного работника можно ознакомить с локальными нормативными актами организации, непосредственно связанными с его работой, путем обмена электронными документами с электронной цифровой подписью. Это следует из совокупности норм: ч. 5 ст. 312.1, ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ.

1.1. Обязательность должностной инструкции

Трудовой кодекс РФ не содержит норм, предусматривающих обязанность работодателя по составлению и ведению должностных инструкций (далее – ДИ). Однако в письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 должностной инструкции отводится важное место в определении трудовой функции работника, его должностных обязанностей, пределов ответственности, а также квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности.

В ряде ведомств изданы приказы, устанавливающие правила разработки, утверждения и действия должностных инструкций (Приказ ФСИН России от 05.06.2008 N 379).

Важно! Ссылка на должностную инструкцию должна быть указана в трудовом договоре (например, “работник обязан составлять ежемесячные отчеты по продажам, а также выполнять иные обязанности согласно должностной инструкции, являющейся приложением к настоящему трудовому договору и неотъемлемой его частью”). Это позволит избежать перечисления всех обязанностей в трудовом договоре.

При подписании впоследствии работником инструкции отсутствие ссылки на ДИ в договоре может привести к необходимости зафиксировать изменение трудовой функции в дополнительном соглашении и приказе. Например, в трудовом договоре указаны обязанности, касающиеся конкретной должности. В должностной инструкции (в виде отдельного документа), которую предлагается подписать работнику, определены обязанности, отсутствующие в трудовом договоре и охватывающие более широкое поле деятельности по должности, на которую он принимается. В данном случае налицо факт изменения определенных сторонами условий трудового договора. Такое изменение должно быть закреплено дополнительным соглашением сторон и приказом о переводе работника на другую должность, предусматривающую отличные от указанных в трудовом договоре обязанности.

Унифицированная форма, в соответствии с которой разрабатывается должностная инструкция, не регламентирована законодателем. Если в трудовом договоре определены все функции работника, то дополнительно составлять должностную инструкцию не нужно.

При разработке должностной инструкции можно взять за основу квалификационные характеристики, указанные в квалификационных справочниках по направлениям деятельности, в том числе Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37).

Оформляется должностная инструкция, как правило, двумя способами:

– приложением к трудовому договору (его неотъемлемой частью);

– отдельным документом. При этом нужно иметь в виду, что отказ работника (в процессе трудовой деятельности, после заключения трудового договора) подписать такую инструкцию правомерен.

Если должностной инструкцией определены другие, расширенные обязанности по должности, то фактически происходит изменение условий трудового договора, которое согласно ст. 72 ТК РФ должно оформляться дополнительным соглашением.

Должностная инструкция в виде отдельного документа – это локальный нормативный акт организации (предприятия). Она не является соглашением между работодателем и работником. Поэтому при неисполнении обязанностей, указанных в данной инструкции, не подписанной работником, применить к нему взыскание нельзя, поскольку такой документ не является приложением к трудовому договору, а работник не обязан выполнять функции, не предусмотренные трудовым договором или соглашением к нему.

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она составляется в двух экземплярах – по экземпляру для каждой из сторон, подписывающих договор. Трудовой договор и должностная инструкция оформляются единым документом, т.е. все листы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью и подписью должностного лица. Данная процедура поможет избежать разногласий по вопросу ознакомления работника с трудовым договором и приложением к нему.

В случае издания должностной инструкции в виде отдельного документа возможны спорные ситуации в отношении ее использования как документа, определяющего полное описание трудовой функции работника. Предъявление должностной инструкции (в виде отдельного документа) в качестве подтверждения установленных обязанностей, отличающихся от обязанностей, определенных в трудовом договоре, может служить доказательством факта изменения трудовой функции работника. Изменение условий договора влечет за собой обязательное оформление всех необходимых в этом случае документов (дополнительного соглашения и приказа). Поэтому не рекомендуется оформлять должностную инструкцию в виде отдельного (самостоятельного) документа.

1. Подтверждение ознакомления работника с локальными нормативными актами при приеме на работу

Факт ознакомления с локальными нормативными актами подтверждается подписью работника на листе ознакомления с указанием фамилии, имени, отчества, даты ознакомления и проставления личной подписи. Локальный нормативный акт вместе с листом ознакомления нумеруется, прошивается и скрепляется печатью и подписью должностного лица.

Кроме того, отметку об ознакомлении можно сделать и в трудовом договоре.

1. Ответственность работодателя за невыполнение обязанности по ознакомлению работника с локальными нормативными актами при приеме на работу

За невыполнение установленного ч. 3 ст. 68 ТК РФ требования об ознакомлении работника при приеме на работу (до подписания трудового договора) с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, а также коллективным договором работодатель (организация, индивидуальный предприниматель) или должностное лицо (например, руководитель организации) могут быть привлечены к административной ответственности в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. За повторное совершение аналогичного правонарушения указанные лица могут быть подвергнуты административному наказанию в соответствии с ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.

На практике также могут возникнуть ситуации, когда невозможно доказать какие-либо нарушения со стороны работника, не ознакомленного с локальными нормативными актами организации (предприятия). Так, Определением Московского областного суда от 23.09.2010 по делу N 33-18255 подтверждено, что работодатель издал приказ о применении дисциплинарного взыскания к работнику незаконно. Суд аргументировал такой вывод тем, что работодатель не ознакомил работника под роспись с локальным нормативным актом, в связи с чем последний не должен нести ответственность за неисполнение норм, установленных этим актом.

Если на предприятии издается приказ, касающийся его работников (а такие приказы – это большая часть распорядительной документации организаций), то каждый прямо или косвенно упомянутый в нем сотрудник должен быть с ним ознакомлен. При этом информация о прочтении приказа и подпись работника вносятся в специальный лист.

ФАЙЛЫ

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

• о назначении на должность;
• и т.д.

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Зачем нужна подпись работника

Сотрудник предприятия не просто должен прочесть приказ, но и поставить свою подпись либо на самом документе, либо в специальном бланке: листе ознакомления с приказом .

Это правило является требованием законодательства, которое обязывает руководство фирмы знакомить сотрудников со всеми издаваемыми на предприятии локальными нормативными бумагами.

Автограф работника на приказе будет свидетельствовать о том, что он согласен с распоряжением и готов приступить к его исполнению.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Что будет, если не поставить подпись об ознакомлении с приказом

Заставить сотрудника подписать и выполнить приказ руководителя нельзя.

Однако по факту отказа от подписи распоряжения, представитель работодателя вправе составить специальный акт, а за отказ от выполнения приказа работодатель имеет право подвергнуть сотрудника дисциплинарному взысканию или даже уволить.

Конечно, такие меры возможны только при условии, что приказ полностью соответствует всем нормам законодательства РФ, а подчиненный не предоставил никаких веских и уважительных причин для подобного поведения.

На каком этапе происходит ознакомление

Как правило, знакомство с приказом происходит непосредственно сразу после его выпуска или в течение нескольких дней после этого – обычно предельная дата указывается директором в самом документе. В любом случае, свою подпись работник должен поставить до того, как приступит к выполнению распоряжения.

Кто формирует лист

Непосредственно составление и заполнение листа ознакомления с приказом обычно лежит на специалисте отдела кадров предприятия, юрисконсульте или секретаре — т.е. любом том сотруднике, в должностную инструкцию которого вписана данная функция. Также формировать лист и знакомить с приказом коллег может работник, назначенный на это в самом тексте распоряжения директором.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

• название предприятия;
• наименование документа;
• номер, дату и суть приказа.

• порядковый номер работника;
• фамилию-имя-отчество работника;
• должность;
• дату ознакомления с приказом;
• подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

Как оформить лист

Документ обычно составляется в единственном экземпляре , на листе формата А4 или на фирменном бланке компании. Формировать его можно как от руки, так и в печатном виде. Главное – наличие подлинных автографов работников.

Удостоверять бланк при помощи печати строгой необходимости нет, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать при визировании документов штемпельные изделия (если только эта норма не закреплена во внутренних локальных актах фирмы).

После создания лист надо завизировать в журнале учета внутренних документов.

Сроки и способы хранения бланка

Лист ознакомления с приказом должен лежать в отделе кадров предприятия в отдельной папке вместе с тем распоряжением, которого он касается. Срок его хранения законодательно не ограничен, но, как минимум, весь период действия приказа он должен быть в целости и сохранности.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами - это внутренний документ организации; он не является обязательным, но его использование поможет работодателю исполнить требования Трудового кодекса, согласно которым нужно знакомить работников с внутренними нормативными актами.

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

Нормами ст. 68 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя ознакомить сотрудников предприятия со всеми локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью. Такое ознакомление обязательно должно происходить под роспись работника. Игнорирование этого требования влечет административную ответственность за неисполнение требований трудового законодательства. Штрафы платить не хочется никому, поэтому процесс ознакомления приходится как-то оформлять. Существует несколько способов это сделать:

• оформить отдельные листы ознакомления и приложить их ко всем Положениям, приказам, договорам и иным документам;
• ставить росписи непосредственно на ЛНА;
• завести специальный журнал.

С приказами о приеме на работу, отпусках, увольнении и прочими кадровыми персонализированными документами обычно знакомят «под роспись» — с получением подтверждающей подписи человека на самом документе. А вот с внутренними нормативными актами, которые касаются сразу многих лиц, дело обстоит сложнее, ведь если на них непосредственно будет расписываться каждый человек, свободного места не останется очень быстро. Поэтому работодатели или заводят специальные дополнительные листы для подписей (что неудобно), либо создают один журнал ознакомления работников с ЛНА. При этом в большой компании с различными отделами и другими структурными подразделениями, где происходит постоянное движение кадров, можно оформить такую форму книжного типа отдельно как по каждому виду документов, так и по отделам или филиалам. Тогда все локальные акты будут в порядке и к ним не придется прикреплять дополнительные листы.

Образец журнала ознакомления с локальными нормативными актами

Утвержденной формы такого журнала не существует. Поскольку она не является обязательной или даже рекомендованной, законодатели обошли ее своим вниманием. Введение в документооборот организации такой формы направлено исключительно на упрощение исполнения требований Трудового кодекса РФ и других законов. Поэтому только от работодателя зависит, как именно он решит этот вопрос. Разработать необходимую форму придется самостоятельно. Главное, чтобы она содержала все локальные нормативные акты, с которыми должны знакомиться новые работники. Сформированный бланк должен утвердить своим приказом руководитель организации.

Ничего сложного в заполнении такого документа быть не должно. Например, он может выглядеть так:

Также не обязательно придавать ему книжную форму. Это могут быть и отдельные листы, помещенные в папку-скоросшиватель. Никаких виз об утверждении ставить на титульном листе не нужно, можно только проставить дату начала и дату окончания записей.

Структура журнала и срок его хранения

Из приведенного выше примера видно, что форма журнала достаточно простая. Поскольку ЛНА, с которыми обязательно нужно знакомить, в организациях обычно много, необходимо выделить под каждый из них несколько страниц. При этом структура этих страниц отличаться не будет и будет содержать графы:

• данные работника (ФИО);
• должность и отдел в организации;
• дату визирования (при необходимости — время);
• личную подпись каждого работника.

При желании листы можно пронумеровать и прошить, но это не обязательно. Ответственным лицом за ведение такого журнала обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.

Отдельно нужно отметить порядок и сроки хранения данного документа. Этот вопрос также законодательно не урегулирован, поэтому его должна установить сама организация. Чаще всего работодателям хочется сделать его небольшим, например 5 лет. Это является ошибкой, и на практике лучше установить повышенные сроки хранения. Ведь многие локальные акты имеют постоянный срок хранения или их хранят минимум 10 лет. Желательно, чтобы эти периоды не отличались от срока хранения документов об ознакомлении с ними. К тому же работники, ознакомленные с ЛНА более 5 лет назад, могут продолжать работать в данной организации и поднять вопрос об ознакомлении их с теми или иными нормами. Без этого документа доказать факт, что требования были соблюдены, будет достаточно тяжело.

Также не следует забывать о приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 , в котором прямо сказано, что все локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников являются документами постоянного срока хранения. Поэтому целесообразно установить такие же требования и для журнала ознакомления, если он касается персональных данных. В частности, постоянно нужно хранить такие локальные документы, как:

• Положения о структурных подразделениях организации;
• Положения об оплате труда.

Поэтому, если работники ставят свои подписи и знакомятся именно с этими ЛНА лично, срок хранения формы, подтверждающей этот факт, должен быть аналогичным.