1с зуп 3.0 ввод начальных остатков. Ввод начальных остатков отпусков
Программа «1С Зарплата и управление персоналом 8.3 (3.1)» «умеет» подсчитывать количество положенных сотруднику дней ежегодного отпуска, их использование и остаток.
По умолчанию подсчет дней ежегодного оплачиваемого отпуска выполняется исходя из размера, который установлен трудовым законодательством РФ, – 28 дней за отработанный год. В программе возможно и назначение «добавочного» ежегодного отпуска. Это можно сделать как для всех работников организации (при настройке вида отпуска), так и для позиции штатного расписания (в документе, утверждающем или изменяющем штатное расписание) или непосредственно для работника (в документе приема на работу или кадрового перевода).
Также можно назначить «северный» отпуск для сотрудников всей организации либо обособленного подразделения (в форме организации или подразделения). Если эти настройки произведены, то программа будет подсчитывать остатки отпусков на их основании.
Ввод начальных остатков отпусков в 1С ЗУП
Подсчет положенных дней отпуска ведется программой 1С ЗУП автоматически, начиная с даты приема сотрудника на работу. Но бывают ситуации, когда на момент начала учета в 1С сотрудники уже приняты на работу и у них есть остатки отпусков. Тогда придется ввести в программу начальные остатки отпусков через специальный документ — Ввод начальных остатков отпусков (Кадры/ См. также/ Начальные остатки отпусков ).
В этом документе нужно внести сотрудника, дату остатков, в табличную часть заносят вид (или виды) ежегодного отпуска, затем для каждого вида отпуска – период рабочего года и остаток отпуска на дату остатков.
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Документ программы « » можно также ввести из справочника «Сотрудники», выделив или открыв форму сотрудника и нажав «Оформить документ» – Отсутствия – Ввод начальных остатков отпусков.
Использование дней отпуска
При оформлении ежегодного отпуска программа 1С ЗУП 8.3 учитывает использованные дни и уменьшает остаток дней отпуска сотрудника. Просмотреть остатки отпуска для данного сотрудника можно непосредственно из документа « », перейдя по ссылке «Как сотрудник использовал отпуск?» (рядом с периодом работы):
В данной статье рассматривается процесс актуализации информации об остатках отпусков в программе в том случае, если с момента приема работники использовали свои отпуска, но в программе эти факты не отражены должным образом. В первой части рассматривается механизм расчета остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника, если не вводились остатки. Во второй части рассматривается процесс ввода остатков отпусков прошлых лет и расчет остатков на текущую дату с учетом введенных остатков. В третьей части рассматривается отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.
Остатки отпусков открываются из Рабочего стола, закладка «Кадровый учет», кнопка «Остатки отпусков»
Рассмотрим остатки отпусков сотрудника «Шорин Виктор Андреевич», дата приема на работу - 01.06.2009, рабочий год – с 01.06 по 31.05, текущий остаток отпуска – 173 дня:
Остаток отпуска нигде в программе не хранится, а рассчитывается в момент открытия этой формы.
Данными для расчета остатка отпуска для сотрудника являются:
1.Количество дней отпуска в год
2.Данные ручного редактирования остатков отпусков прошлых лет
3.Дата приема сотрудника на работу
4.Текущая дата (или дата, указанная в поле «Дата остатка отпусков»)
Принцип расчета остатков для выделенного сотрудника отображается в разделе «Остатки отпусков прошлых лет» и меняется в зависимости от введенных данных.
Часть 1. Расчет остатка отпусков, начиная с даты приема сотрудника.
В нашем примере по сотруднику «Шорин» видим остаток 173 дня и принцип расчета остатка – рассчитывать, начиная с даты приема. Это значит, что программа определила количество дней отпуска в год (28 дней, по умолчанию), количество отработанных месяцев (с 01.06.2009 по текущую дату (23.07.2015) =6 лет и 2 месяца = 74 месяца; месяц считается отработанным, если в нем отработано 12 рабочих дней ) и вычислила остаток по формуле:
ОстатокОтпуска = КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12
Для сотрудника «Шорин» остаток получился 172,6666666666667. Это число округляется всегда в большую сторону до 173.
Количество дней отпуска в год определяется в карточке должности сотрудника, либо задается индивидуально для сотрудника в «Остатках отпусков» по кнопке «Изменить количество дней отпуска в год»
В этой части мы выяснили, как рассчитывается остаток отпуска, начиная с даты приема. Теперь разберемся с вводом остатков отпуска.
Часть 2. Ввод остатков отпусков.
Форма ввода остатков открывается из «Остатков отпусков» по кнопке «Редактировать остаток отпуска»
В подсказке видим, что когда остатки введены, то программа будет рассчитывать остатки для всех рабочих лет, следующих за последним рабочим годом, на который заполнены остатки.
Есть 2 способа ввода остатков: простой и детальный.
Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован полностью. Т.е. вводится только остаток на последний день последнего рабочего года (в нашем примере с «Шориным» это будет 31.05.2015).
Предположим, остаток равен 14 дням. Тогда на форме указывается дата и количество дней, затем кнопка «Ок». Нажимать кнопку «Рассчитать» не нужно (если нажали – то придется повторить ввод остатков).
В результате появляется новая строка в «Остатках отпусков прошлых лет»:
А также меняется текущий остаток: теперь он равен 19 дням. Это число получается в результате следующего расчета:
Остаток = КоличествоДней + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;
КоличествоДней – это введенное нами число остатка на 31.05.2015.
ОтработаноМесяцев – начиная с даты ввода остатов по текущую дату (у нас - с 31.05.2015 по 23.07.2015).
КоличествоДнейОтпускаВГод – заданное для должности или для сотрудника (у нас – 28 дней).
У нас остаток равен 18,66666666666667. На форме он округлен до 19.
Рассмотрим детальный способ ввода остатков.
Данный способ применяется в том случае, если за ранние периоды, чем текущий рабочий год, отпуск израсходован не полностью. Т.е. вводится остаток по каждому рабочему году.
Предположим, что наш сотрудник «Шорин» с начала работы отгулял свой отпуск не полностью, а именно: за каждый рабочий год использовано 23 из 28 дней отпуска. Т.е. остаток на конец каждого года равен 5 дням. Заполним форму:
В результате этих действий программа суммирует остатки прошлых лет и рассчитывает текущий остаток по формуле:
Остаток = СуммаОстатковПрошлыхЛет + КоличествоДнейОтпускаВГод*ОтработаноМесяцев/12;
В нашем случае остаток равен 5+5+5+5+5+5+28*2/12 = 34,66666666666667, округленно 35.
Итак, в этой части мы рассмотрели простой и детальный способы ввода остатков отпусков. В рассматриваемом примере с момента окончания последнего рабочего года (31.05.2015) и до текущей даты (23.07.2015) сотрудник не ходил в отпуск. Если это событие имело место в вашей компании, то такой факт нужно отразить в программе.
Часть 3. Отражение факта использования отпуска в текущем рабочем году.
Но мы рекомендуем для отражения отпуска за текущий рабочий год не использовать документ «Корректировка записей регистров», а пользоваться обычным отпуском. Проверьте в настройках параметров учета каким способом списываются фактические отпуска. Это может быть либо кадровый приказ «Отпуск организации», либо расчетный документ «Начисление отпуска»:
В нашем примере остатки уменьшаются кадровыми приказами.
Предположим, что сотрудник «Шорин» в текущем году (с 31.05.2015 по текущую дату (23.07.2015)) уже успел сходить в отпуск на 14 дней, а в программе это никак не отражено. Т.е. в остатках отпусков должен быть остаток не 35, а 21 день.
Для этого создаем документ «Отпуск организации» из меню «Кадровый учет» - «Отпуска». Заполняем, как показано на картинке.
После проведения документа смотрим остатки отпусков:
Получается 21 день, что соответствует действительному остатку отпуска на текущую дату с учетом остатков прошлых лет и использованного отпуска в текущем рабочем году.
В связи с выходом редакции 3.0 программы 1С Зарплата и Управление Персоналом 8.3 все больше предприятий начинают ведение учета именно в этой программе. И неизбежно возникают вопросы о вводе начальных сведений. Это — в первую очередь ввод актуальных кадровых данных на момент начала эксплуатации программы (о том, как их вводить, я писала ).
Во вторую очередь возникает вопрос о вводе начальной задолженности по заработной плате.
Об этом моя сегодняшняя статья.
Ввод начальной задолженности в 1С Зарплата и Управление Персоналом редакция 3.0.
Для ввода остатков по взаиморасчетам с сотрудниками необходимо в разделе «Зарплата» выбрать пункт «Начальные задолженности по зарплате» (самый нижний пункт в панели навигации).
Откроется список документов «Начальные задолженности по зарплате». Для ввода нового документа нажмем на кнопку «Создать».
Открывается форма нового документа.
В реквизите «Организация» указывается организация, по которой вводится задолженность.
Остатки следует вводить на конец месяца, предшествующего началу эксплуатации программы. Например, если расчет зарплаты в ЗУП 8.3 ведется с января 2014 года, то в реквизите «Месяц» выбираем декабрь 2013 года.
Для ввода строк в документ предназначена кнопка «Добавить». В строке выбираем сотрудника. Для выбора откроется справочник «Сотрудники», в котором отображается список сотрудников, работающих в организации в декабре 2013 года. При выборе сотрудника графа «Подразделение» автоматически заполняется подразделением, в котором работал сотрудник. В графе «Сумма» указываем сумму задолженности на начало месяца.
Если на начало месяца имеется задолженность сотрудника перед организацией (т.е. имела место переплата) — то в графе «Сумма» задолженность указывается с минусом. В документе эта сумма будет отображаться красным цветом.
После ввода задолженности по всем сотрудникам организации документ проводится и закрывается при помощи кнопки «Провести и закрыть».
Таким образом в программе 1С Зарплата и Управление Персоналом редакция 3.0 вводится начальная задолженность по заработной плате.
В ЗУП 3.1 усовершенствован принцип ввода информации об остатках отпусков при начале эксплуатации. Теперь можно вводить остатки, не вводя при этом право на сам отпуск. Например, когда-то отпуск полагался сотруднику и был им заработан, но теперь этот отпуск сотруднику больше не положен, а остались только его неиспользованные остатки.
Ранее приходилось либо назначать право на 0 дней отпуска, либо удалять строку с правом на отпуск совсем, что в обоих случаях не позволяло в дальнейшем вести корректный учет остатка этого отпуска.
В ЗУП 3.1 при вводе остатков отпусков в документе "Начальная штатная расстановка" появилась возможность указать, нужно ли предоставлять право на отпуск или нет.
Начальные остатки отпусков
Подсчет положенных дней отпуска ведется программой 1С ЗУП автоматически, начиная с даты приема сотрудника на работу. Но бывают случаи, когда на момент начала учета сотрудники уже приняты на работу и у них есть остатки отпусков. В таком случае нужно ввести в программу начальные остатки отпусков через специальный документ Ввод остатков отпусков.
Внимание! По умолчанию этот документ не выведен в интерфейс, но его легко можно вывести через настройку навигации (шестеренка в правом верхнем углу раздела "Главное").
Отчеты по остаткам отпусков в 1С ЗУП 3.1
Остатки отпусков всех сотрудников можно вывести в отчетах в разделе кадровых отчетов.
Остатки отпусков в 1С ЗУП
Каждый сотрудник любой организации на территории Российской Федерации согласно законодательству имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Кроме того, в некоторых случаях, у сотрудника организации может быть дополнительный отпуск, к примеру, из-за не нормируемого рабочего дня. Также сотрудник может воспользоваться правом не ходить в отпуск, а компенсировать его в денежном эквиваленте, либо использовать его частично. Вследствие последнего, возникают остатки отпусков, которые необходимо учитывать, чему и будет посвящена данная статья. В случае не предоставления отпуска более двух лет на предприятие может быть наложен штраф. Первым делом в программе необходимо проверить соответствующие настройки. Для этого перейдем в раздел “Настройки” и выберем пункт “Настройки зарплаты”. По ссылке “Настройка состава начислений и удержаний” и в ней перейдем в раздел “Отпуска”.
Мы рады представить Вам видео-версию этой статьи:
В данном окне есть возможность установить какие отпуска будут учитываться в программе. Далее вернемся в раздел “Настройки” и выберем пункт “Виды отпусков”. Здесь будут перечислены все виды отпусков, которые есть в программе. При необходимости мы можем добавить новый вид отпуска по кнопке “Создать” в шапке.
Откроется форма, в которой необходимо указать наименование вида отпуска, в нашем примере он будет являться ежегодным и предоставляться постоянно 5 дней в год. В программе расчет дней отпуска ведется автоматически, после того как сотрудник принят на работу. Для этого оформляется документ “Прием на работу”.
В поле “Дата приема” указывается с какого числа будет рассчитываться отпуск и также в правой части документа указано какие виды отпуска есть у этого сотрудника.
Для отражения корректировки остатков отпусков необходимо перейти в раздел “Кадры” и выбрать пункт “Работа с кадрами”. Далее создать документ “Ввод остатков отпусков”.
Далее заполняем созданный документ. Указываем организацию и сотрудника, дату ввода остатков. В верхнюю табличную часть добавляем виды отпусков, а в нижней указываем рабочий период и остаток количества дней каждого отпуска, если их несколько. После, чего в верхней табличной части поле “Остаток” заполнится автоматически.
Помимо этого, возможны случаи, если организация только перешла на систему учета 1С, но при этом у работника уже имеются остатки отпусков. Чтобы внести информацию об остатках необходимо выбрать раздел “Главное” и в нем выбрать пункт “Данные на начало эксплуатации”. После чего создать документ “Начальная штатная расстановка”. И заполнить остатки аналогично как в документе “Ввод остатков отпусков”.
Также при создании документа “Отпуск” можно посмотреть количество оставшегося отпуска. Для этого достаточно перейти по ссылке “Как сотрудник использовал отпуск”.
После чего будет сформирован печатный документ с информацией по остаткам дней отпуска.
В программе имеется специальный отчет, который также позволяет посмотреть остатки отпусков сотрудников. Для этого необходимо перейти в раздел “Кадры” и выбрать пункт “Кадровые отчеты”.
Сформируем отчет “Остаток отпусков” по всем организация и сотрудникам.
Данные инструменты позволяют вносить, корректировать и отслеживать остатки отпусков сотрудников.
Если у Вас остались вопросы по расчету остатков отпусков в 1С 8.3 ЗУП, мы с радостью ответим на них в рамках бесплатной консультации.
