Положение о действующей экспертной комиссии. Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации Положение об экспертной комиссии срок хранения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) _____________________________________________________________ создается для:
(организации, учреждения)
организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, кино-, фото-, фоно-, видео_, машиночитаемую и другую специальную документацию, находящуюся на ведомственном хранении в ____________________________________.
(организация, учреждение)
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководстве _______________________________________. Решения комиссии вступают в силу
(организации, учреждения)
после их утверждения руководством __________________________________________.
(организации, учреждения)
В необходимых случаях (см. п. 2.6 и 2.7 положения) решения ЭК вступают в силу только после их согласования или утверждения соответствующим учреждением системы Федеральной архивной службы России.
1.3. Персональный состав ЭК назначается приказом ___________________________
(организации, учреждения)
из наиболее квалифицированных сотрудников структурных подразделений организации, учреждения под председательством начальника или его заместителя.
В состав ЭК включаются: заведующий архивом - секретарь комиссии, представители делопроизводственной службы, представитель Государственного архивного учреждения* (по согласованию).
* Учреждение Федеральной архивной службы, орган управления архивным делом субъектов Российской Федерации (соответствующий областной или республиканский архивный орган).
1.4. В своей работе ЭК руководствуется законодательством России, Основами законодательства Российской Федерации "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах", Основными правилами работы ведомственных архивов, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы (ЕГСДОУ, ГОСТы и т.п.), нормативно-методическими документами, положением об организации, учреждении, настоящим Положением.
2. Функции ЭК
ЭК осуществляет следующие функции:
2.1. Разрабатывает предложения и рекомендации по оптимизации состава документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в процессе деятельности _______________________________________.
(организации, учреждения)
2.2. Рассматривает предложения и в установленном порядке представляет свои решения об изменении или уточнении сроков хранения документов, предусмотренных действующими нормативно-методическими пособиями, а также решений об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных нормативно-методическими пособиями.
2.3. Рассматривает предложения и выносит рекомендации по методическим и практическим вопросам экспертизы ценности документов.
2.4. Рассматривает вопросы о приеме на ведомственное архивное хранение документов личного происхождения (записи воспоминаний старейших работников, дневники, письма и т.д.) способствующих созданию более полной истории ______________________________________.
(организации, учреждения)
2.5. Рассматривает и выносит решение об одобрении:
сводных описей дел (годовых разделов) постоянного срока хранения, в том числе специальной документации;
актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве ____________________________________ документов с истекшими сроками хранения;
(организации, учреждения)
актов об утрате или неисправном повреждении документов постоянного и долговременного сроков хранения, документов по личному составу;
графиков подготовки и передачи документов ________________________________
(организации, учреждения)
на государственное хранение;
нормативно-методических пособий по работе с документами (перечни документов со сроками хранения, классификаторы, инструкции по делопроизводству в _____________________________________, номенклатуры дел, памятки и правила по
(организации, учреждения)
работе с документами.
2.6. Представляются в Государственное архивное учреждение:
на рассмотрение:
Предложения ЭК об установлении, уточнении или изменении сроков хранения отдельных категорий документов _______________________________________.
(организации, учреждения)
Перечни документов со сроками хранения;
Инструкции по делопроизводству;
на утверждение:
Описи дел постоянного срока хранения (управленческая и специальная документация);
Перечни документов, подлежащих передаче в государственный архив;
на согласование:
Положения о ЭК и об архиве _______________________________________;
(организации, учреждения)
Номенклатуры дел _____________________________________;
(организации, учреждения)
Описи дел по личному составу;
2.7. Совместно со службами делопроизводства и кадров организует для сотрудников ___________________________________________ консультации по вопросам работы с
(организации, учреждения)
документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
3. Права ЭК
При выполнении возложенных на нее задач ЭК имеет право:
3.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям _______________________________________ по вопросам разработки
(организации, учреждения)
номенклатуры дел и формирования дел в службе делопроизводства, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного хранения и дел по личному составу, порядка упорядочения и оформления документов и др.
3.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений ____________________________________ письменные объяснения о причинах утраты
(организации, учреждения)
порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного хранения, в том числе документов по личному составу.
3.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений _____________________________________ о качестве и сроках подготовки
(организации, учреждения)
документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечении сохранности документов, о причинах утраты документов.
3.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений _____________________________________,
(организации, учреждения)
а также представителей Государственного архивного учреждения.
3.5. Информировать руководство ________________________________ по вопросам
(организации, учреждения)
своей компетенции.
3.6. Представлять _______________________________ в Государственном архивном
(организации, учреждения)
учреждении.
4. Организация работы ЭК
4.1 . Экспертная комиссия _______________________________ работает в контакте с
(организации, учреждения)
экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архивного учреждения.
4.2 . ЭК работает по плану, утвержденному руководством _______________________
(организации, учреждения)
4.3 . Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК ________________________________
(организации, учреждения)
рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются.
4.4 . Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимаются простым большинством голосов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство __________________________________ (в необходимых случаях по согласованию с
(организации, учреждения)
Государственным архивным учреждением).
4.5 . ЭК в лице ее председателя, его заместителя и секретаря комиссии имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6 . Ведение делопроизводства ЭК и использование ее документов, ответственность за их сохранность возглавляются на секретаря комиссии.
Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение многих лет. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов, с целью отбора документов на государственное хранение или установления сроков их хранения на основе принятых критериев ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс»..
В результате проведения экспертизы ценности:
Устанавливается комплекс документов постоянного хранения;
Производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;
Определяются уникальные и особо ценные дела;
Осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство…- С. 174-175..
Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, начинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве. Первым этапом определения ценности документов можно считать составление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хранения создаваемых документов. Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подготовке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения. И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в Государственный архив Кузнецова Т.В.Секретарское дело… - С. 155..
Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности любой организации независимо от формы собственности или функций, приказом директора создается постоянно действующая экспертная комиссия (3-5 человек), в состав которой входят квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (в небольших учреждениях это бухгалтер и секретарь). Общий порядок организации работы ЭК и их функции можно найти в «Основных правилах работы архивов организаций» Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс».. 19 января 1995 г. и 17 марта 1998 г. приказами Федеральной архивной службы России были утверждены «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации» Примерное положение о постоянно действующей экспертной ко-миссии организации (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 19 января 1995 г. № 2) // Консалтинговая группа «Термика»: [сайт]. - URL: http://www.termika.ru/dou/docs/detail.php?ID=1653 (дата обращения: 05.05.2012). и «Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации» Примерное положение о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российс-кой Федерации (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 17 марта 1998 г. № 19) [Электронный ресурс]. - Электрон.дан. - URL: http://www.innovbusiness.ru/pravo/DocumShow_DocumID_73394.html (дата обращения: 05.05.2012).. На основе Примерных положений разрабатывается Положение об экспертной комиссии учреждения.
Из основных задач экспертной комиссии выделим:
Рассмотрение проектов номенклатур дел учреждения и его структурных подразделений;
Организация ежегодного отбора документов на хранение и уничтожение;
Рассмотрение актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.). - Доступ из справ.-правовой системы «Консультант Плюс»..
Экспертная комиссия является коллегиальным органом, их решения принимаются большинством голосов, заседания протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации. Значительно облегчает экспертизу ценности документов деление их на три группы:
Основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и задач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы собраний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими организациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;
Оперативная документация содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т.д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;
Документация по личному составу (приказы, личные карточки рабочих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления заработной платы рабочим и служащим и т.п.). Эта документация имеет длительный срок хранения, к ней часто обращаются для наведения справок по заявлениям граждан о трудовом стаже, заработной плате и др. вопросам, она хранится в учреждении, на предприятии, фирме или в организации долговременно Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления)…- С. 248..
Разработанное Положение об экспертной комиссии ООО «Оборудование-Люкс» состоит из следующих разделов (приложение 4):
1. Общие положения;
2. Основные задачи экспертной комиссии;
3. Основные функции экспертной комиссии;
4. Права экспертной комиссии;
5. Организация работы экспертной комиссии.
Раздел «Общие положения» дает понятие, что такое экспертная комиссия, для чего она создается и чем руководствуется в своей работе. Второй раздел «Основные задачи экспертной комиссии» включает в себя:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению.
2.3. Рассмотрение результатов отбора дел на хранение и уничтожение, утверждение (одобрение) проектов, соответствующих документов, составляемых после завершения этой работы.
2.4. Контроль за обеспечением сохранности, формированием и упорядочиванием документов в структурных подразделениях организации.
Раздел «Основные функции» описывает те основные пункты, чем должна заниматься экспертная комиссия в соответствии с возложенными на нее задачами. «Права» - раздел, где экспертная комиссия, в пределах своей компетенции, имеет право: давать рекомендации по вопросам экспертизы ценности документов; запрашивать от руководителей структурных подразделений объяснения, предложения и заключения; информировать руководство учреждения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии и др.
Раздел «Организация работы» можно описать так:
5.1. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.
5.2. Рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.
5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения.
5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
Таким образом, экспертиза ценности документов является важным этапом перед сдачей дел в архив организации. Все документы хранить в учреждении невозможно. Поэтому экспертиза ценности должна проводиться в каждой организации, в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение. Все это осуществляется на основании Положения об экспертной комиссии, которое было разработано.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
В соответствии со статьей 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.5320; 2015, N 48, ст.6723; 2016, N 10, ст.1317, N 22, ст.3097; 2017, N 25, ст.3596; 2018, N 1, ст.19), , утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034),
приказываю:
Утвердить прилагаемое .
Руководитель
А.Н.Артизов
Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
регистрационный N 51357
Примерное положение об экспертной комиссии организации
УТВЕРЖДЕНО
приказом
Федерального архивного агентства
Примерное положение об экспертной комиссии организации
I. Общие положения
1. Примерное положение об экспертной комиссии организации (далее - Примерное положение) разработано в соответствии с подпунктом 9 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве , утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293
3. ЭК является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения, утвержденного руководителем организации.
Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об ЭК с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, - с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее - ЭПК) или государственным (муниципальным) архивом в случае наделения его соответствующими полномочиями.
4. Персональный состав ЭК определяется приказом руководителя организации.
В состав ЭК включаются: председатель комиссии, секретарь комиссии, представители службы делопроизводства и архива, основных структурных подразделений организации, государственного или муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация (по согласованию).
Председателем ЭК назначается один из заместителей руководителя организации.
5. В своей работе ЭК руководствуется Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2006, N 50, ст.5280; 2007, N 49, ст.6079; 2008, N 20, ст.2253; 2010, N 19, ст.2291, N 31, ст.4196; 2013, N 7, ст.611; 2014, N 40, ст.5320; 2015, N 48, ст.6723; 2016, N 10, ст.1317, N 22, ст.3097; 2017, N 25, ст.3596; 2018, N 1, ст.19), законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации в области архивного дела, локальными нормативными актами государственного органа.
________________
Подпункт 2 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве , утвержденного (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034).
II. Функции ЭК
6. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
6.1. Организует ежегодный отбор дел, образующихся в деятельности организации, для хранения и уничтожения.
6.2. Рассматривает и принимает решения о согласовании:
а) описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации;
б) перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;
в) описей дел по личному составу;
г) описей дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
д) номенклатуры дел организации;
е) актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
ж) актов об утрате документов;
з) актов о неисправимом повреждении архивных документов;
и) предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации и подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения, с последующим представлением их на согласование ЦЭПК при Росархиве.
к) проектов локальных нормативных актов и методических документов организации по делопроизводству и архивному делу.
6.3. Обеспечивает совместно со структурным подразделением организации, осуществляющим хранение, комплектование, учет и использование архивных документов (далее - архив организации) представление на утверждение ЭПК согласованных ЭК описей дел постоянного хранения управленческой и иных видов документации, перечней проектов, проблем (тем), научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение.
6.4. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК или государственного (муниципального) архива, в случае наделения его соответствующими полномочиями, согласованные ЭК описи дел по личному составу, номенклатуру дел организации.
6.5. Обеспечивает совместно с архивом организации представление на согласование ЭПК актов об утрате документов, актов о неисправимых повреждениях архивных документов.
6.7. Совместно с архивом организации, службой делопроизводства и кадровой службой организует для работников организации консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.
III. Права ЭК
7. ЭК имеет право:
7.1. Давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным работникам организации по вопросам разработки номенклатур дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов для передачи в архив организации.
а) письменные объяснения о причинах утраты, порчи или несанкционированного уничтожения документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
б) предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
7.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к передаче на хранение в архив организации, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов, в том числе Архивного фонда Российской Федерации, о причинах утраты документов.
7.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов представителей научных, общественных и иных организаций.
7.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку документы, подготовленные с нарушением правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях., утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22.06.2016 N 293 "Вопросы Федерального архивного агентства" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034).
7.6. Информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК.
IV. Организация работы ЭК
8. ЭК взаимодействует с соответствующей ЭПК архивного учреждения, а также с соответствующим государственным (муниципальным) архивом.
9. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания ЭК протоколируются.
10. Заседание ЭК и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.
11. Решения ЭК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов комиссии. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК.
12. Ведение делопроизводства ЭК возлагается на секретаря ЭК.
Электронный текст документа
ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ об Экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение учреждения Российской академии наук
1. Общие положения
1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов учреждения Российской академии наук и отбору их на постоянное хранение или выделению к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению, создается постоянно действующая Экспертная комиссия по отбору документов на постоянное хранение учреждения Российской академии наук* .
Примечание
. Учреждение, имеющее сеть подведомственных учреждений и предприятий, филиалы, отделы, научные станции, базы, СКБ, производственные предприятия, учреждения вспомогательного и обслуживающего характера, может организовать Центральную экспертную комиссию по отбору документов на постоянное хранение (ЦЭК) в соответствии с Типовым положением о Центральной экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.
ЭК является единой для всех структурных подразделений учреждения и рассматривает все виды документов, как открытого, так и закрытого делопроизводства.
1.2. В своей деятельности ЭК руководствуется распорядительными документами РАН, решениями Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное
1.3. ЭК действует под методическим руководством Центральной экспертно-проверочной комиссии по отбору документов на постоянное хранение РАН (ЦЭПК) или Центральной экспертной комиссии по отбору документов на постоянное хранение(ЦЭК) соответствующего регионального отделения РАН, его научного центра, регионального научного центра РАН.
ЭК является совещательным органом. Без решения вступают в силу после утверждения ЦЭПК РАН или ЦЭК.
1.4. В состав ЭК входят: председатель, секретарь и члены комиссии из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных подразделений учреждения, а также заведующие канцелярией и научным архивом учреждения.
Состав ЭК утверждается руководством учреждения РАН.
2. Функции
Экспертная комиссия:
2.1. организует и проводит совместно о делопроизводственной службой и научным архивом учреждения ежегодно отбор документов для дальнейшего хранения или выделения их к уничтожению. При этом основное внимание уделяется отбору в структурных подразделениях документов и дел (по завершении делопроизводством), под лежащих сдаче в соответствующий архив РАН о постоянным составом документов, а также экспертизе ценности документов с отметкой "ЭПК"
2.2. рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащих передаче на хранение в соответствующий архив Российской академии наук с постоянным составом документов, описи дел долговременного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов и дел, выносит решение о представлении этих документов на утверждение ЦЭПК РАН или ЦЭК. С описями представляется предисловие к описям и историческая справка о деятельности учреждения;
2.3. рассматривает предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и представляет эти предложения на утверждение ЦЭПК РАН;
2.4. рассматривает номенклатуры дел учреждения, проводит проверку полноты и правильности ее составления:
2.5. участвует в подготовке и рассмотрении проектов перечней документов и других методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизе их ценности и подготовке для последующего хранения;
2.6. организует прием и передачу документов при смене заве дующего научным архивом учреждения или лица, ответственного за архив.
3. Права
При выполнении своих функций ЭК имеет право:
3.1. в соответствии о установленными требованиями давать структурным подразделениям учреждения рекомендации по вопросам отбора документов на хранение или выделения их к уничтожению, упорядочения и передачи их в научный архив учреждения;
3.2. требовать от руководителей структурных подразделений учреждения проведения розыска недостающих дел, подлежащих постоянному, долговременному хранению и по личному составу и представления письменного объяснения в случае их отсутствия;
3.3. заслушивать на своих заседаниях сообщения заведующих канцелярией и научным архивом учреждения о качестве оформления документов и формирования дел в делопроизводстве, состоянии учета и.сохранности дел постоянного и долговременного хранения и по личному составу;
3.4. запрашивать от структурных подразделений учреждения сведения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов;
3.5. приглашать в качестве консультантов и экспертов научных сотрудников учреждения и Архива РАН или соответствующего архива с постоянным составом документов.
4. Организация работы
4.1. Заседания ЭК созываются по мере необходимости.
4.2. Решение ЭК принимаются большинством голосов членов ЭК, присутствующих на заседании.
4.3. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписываются председателем и секретарем ЭК.
4.4. Ведение делопроизводства ЭК и хранение ее документации возлагается на секретаря ЭК.
Главный ученый секретарь Российской академии наук
академик И.М. Макаров
1. Общие положения
1.1. На основании примерного положения об экспертной комиссии органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации – источника комплектования государственного или муниципального архива (далее – организация) организация разрабатывает индивидуальное положение об экспертной комиссии.
1.2. Экспертная комиссия (далее – ЭК) осуществляет организацию и проведение методической и практической работы по экспертизе ценности архивных документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив и временное хранение в архив организации документов, образующихся в деятельности организации.
1.3. ЭК является постоянно действующим совещательным органом при руководителе организации, создаётся распорядительным актом организации. ЭК действует на основании положения, утверждённого руководителем организации.
1.4. В своей работе ЭК руководствуется:
Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,
Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»,
Типовыми, ведомственными и иными перечнями документов с указанием сроков хранения,
Нормативными правовыми документами Федерального Архивного агентства, организации,
Положением об ЭК.
2. Основные задачи ЭК
2.1. Основными задачами ЭК являются:
2.1.1. Организация и проведение ежегодной экспертизы ценности архивных документов, образующихся в делопроизводстве организации, независимо от видов носителей и способов записи – при составлении номенклатуры дел организации и при формировании дел для передачи в архив организации.
2.1.2. Организация и проведение экспертизы ценности архивных документов в архиве организации – в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
3. Основные функции ЭК
3.1. В соответствии с возложенными на неё задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1.1. Организация и проведение ежегодного отбора делорганизации для дальнейшего хранения и уничтожения.
3.1.2. Рассмотрение, согласование и представление:
3.1.2.1. На утверждение ЭПМК, а затем на утверждение руководителю организации:
Проектов описей дел, документов постоянного срока хранения,
Проектов перечней проблем (тем), проектов (объектов), по которым научно-техническая документация подлежит передаче на постоянное хранение.
3.1.2.2. На согласование ЭПМК, а затем на утверждение руководителю организации:
Проектов инструкции по делопроизводству организации,
Проектов номенклатуры дел организации,
Проектов описей дел, документов по личному составу,
Проектов положений об ЭК, об архиве организации.
3.1.2.3. На рассмотрение ЭПМК предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.
3.1.2.4. На утверждение руководителю организации:
Актов об утрате, о неисправимых повреждениях архивных документов,
Актов о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению,
Других актов.
3.1.3. Методическое руководство разработкой проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с архивными документами в организации и подготовка экспертных заключений на такие проекты.
3.1.4. Методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.
3.1.5. Контроль за формированием и оформлением дел в организации.
3.1.6. Организация и контроль передачи дел сотрудниками организации в случае их увольнения.
3.1.7. Проведение консультаций по вопросам работы с документами для сотрудников организации.
4. Права ЭК
4.1. ЭК имеет право:
4.1.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации сотрудникам организации по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности архивных документов, розыска недостающих дел, упорядочению дел и подготовке их к передаче на постоянное хранение.
4.1.2. Запрашивать от сотрудников, ответственных за делопроизводство и формирование дел в организации:
Письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения архивных документов,
Предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.1.3. Заслушивать на своих заседаниях ответственных сотрудников организации о ходе подготовки архивных документов к передаче на хранение, об условиях хранения архивных документов, о причинах утраты архивных документов и по другим вопросам работы с архивными документами.
4.1.4. Приглашать на заседания ЭК в качестве экспертов работников соответствующего государственного или муниципального архива.
4.1.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.1.6. Информировать руководителя организации по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. Организация работы ЭК
5.1. ЭК возглавляется председателем ЭК – руководителем организации или заместителем организации, курирующим вопросы документационного обеспечения управления и архивного хранения документов. Секретарём ЭК назначается сотрудник организации, ответственный за ведение архива организации. Персональный состав ЭК назначается руководителем организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников.
5.2. ЭК работает по годовому плану (графику), утверждённому руководителем организации. Заседания проводятся не менее двух раз в год.
5.3. Заседание ЭК считается правомочным, если на нём присутствуют не менее половины её членов.
5.4. Заседания ЭК протоколируются. Решения принимаются путём голосования членов ЭК, простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При распределении голосов поровну решение принимает председатель.
5.5. Протоколы ЭК подписываются председателем и секретарём.
5.6. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование документов, а также контроль за исполнением принятых решений возлагается на секретаря.
СОГЛАСОВАНО
Экспертно-проверочная
методическая комиссия
управления по делам архивов
Правительства Ярославской области
