Табель форм применяемых документов. Табель унифицированных форм документов организации

Карта обследования формы документа

Документ Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу
(наименование документа)
Файл Приказ-прием

Функция управления Управление персоналом

Решаемая задача Подбор персонала

Код по ОКУД 02811518 Код внутренний нет

Униф. форма № Т-1 Утверждена пост. Госкомстата от 06.04.2001 № 26
(кем, когда)
Подразделение-составитель Отдел персонала

Лицо, ответственное за подготовку Специалист 1-й категории

Периодичность подготовки по мере необходимости

Визы: 1. Руководитель подразделения, в которое поступает работник
(должность, подразделение)
2. Руководитель отдела персонала

3. Юрист

4. Зам. генерального директора, курирующего подразделение

Ознакомительная виза работника

Внешнее согласование Нет
(наименование организации)

Подписи Нет
(должности лиц, подписывающих документ)

Утверждение: правовым актом нет должностным лицом нет
(вид документа) (должность)
Печать гербовая нет иная нет

Место регистрации Отдел персонала Кол-во экз. 3

Адресат Внутренний документ

Место хранения 1-й экз. – дело, 2-й экз. – личное дело, 3-й экз. – бухгалтерия
(подлинника, копии)

Примерный перечень разделов Табеля форм документов,
построенного по функциональному принципу

1. Организация системы и процессов управления.

1.1. Организационно-правовое обеспечение деятельности.

1.2. Обеспечение законности деятельности.

1. Прогнозирование и планирование деятельности.

2.1. Прогнозирование деятельности.

2.2. Планирование деятельности.

1. Регулирование деятельности.

3.1. Оперативное управление деятельностью.

3.2. Информационное обеспечение деятельности.

1. Контроль за деятельностью.

4.1. Статистическая отчетность.

4.2. Ведомственная отчетность.

4.3. Внутренняя отчетность (контроль за деятельностью подразделений и работников).

1. Финансовое обеспечение.

5.1. Финансирование деятельности.

5.2. Бухгалтерский учет.

5.3. Бухгалтерская отчетность.

1. Материально-техническое обеспечение.

6.1. Обеспечение сырьем, материалами.

6.2. Обеспечение сбыта продукции (услуг).

1. Научно-техническое обеспечение.

7.1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность.

7.2. Ведение и эксплуатация технических средств.

7.3. Охрана окружающей среды.

7.4. Обеспечение научно-технической информацией.

1. Международное сотрудничество.

8.1. Командирование сотрудников за рубеж.

8.2. Прием зарубежных делегаций.

8.3. Информационно-справочное обслуживание международных связей.

1. Обеспечение кадрами (персоналом).

9.1. Подбор и расстановка персонала.

9.2. Учет личного состава.

9.3. Аттестация работников.

9.4. Повышение квалификации работников.

9.5. Командирование сотрудников.

9.6. Нормирование труда.

9.7. Охрана труда.

1. Документационное обеспечение.

10.1. Организация работы с документами.

10.2. Хранение и использование документов.

1. Административно-хозяйственное обслуживание.
2. Обеспечение безопасности организации.

Образец Табеля форм документов

Отдел Организационно-аналитический

Работа с обращениями граждан и ее документирование

1. Статья 33 Конституции РФ

Граждане Российской Федерации имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления.

Основной закон – 59-фз

2. . Понятие обращения (ст.4). Обращения: предложения, заявления, жалобы (ст.4). Право граждан на обращение и ограничения этого права (ст.2). Права гражданина при рассмотрении обращения (ст.5).

Гарантии безопасности гражданина (ст.6). Обязательность рассмотрения обращения (ст.9)

3. Личный прием (ст.13).

Оповещение об установленном времени и месте приема должно быть вывешено на видном месте.

Время должно быть удобно для большинства работающих.

Правильно оборудовать помещение для приема граждан.

Обязательно должна быть бумага и ручка, чтобы гражданин мог оформить свое обращение в письменном виде.

Журнал приема: фиксировать ФИО пришедшего на прием, адрес, суть вопроса, фамилию принимавшего, результаты рассмотрения. Если обращение не может быть разрешено во время приема, оно излагается в письменной форме и с ним ведется работа как с письменным.

4. Письменные обращения: требования к письменному обращению (ст.7), направление и регистрация письменного обращения (ст.8) – схема. Рассмотрение обращение (ст.10).

Прием и первичная обработка письменных обращений

Принимаются централизованно в одном месте. Конверт не уничтожается, т.к. штамп – доказательство даты получения, и адрес. Конверт сохраняется с обращением и помещается в дело.

В нижнем правом углу регистрационная отметка: дата получения, рег индекс (обычно с префиксом по фамилии). Дополнительные материалы скрепляются с основным документом. Можно составить аннотационный лист к обращению.

Регистрация обращений

На карточках (2-3 экз. – контрольная картотека, справочная работа, исполнителю) А5 или А6 или в журнале. В регистрационную форму заносятся основные поисковые признак и документа и сведения о заявителе.

Перед регистрацией необходимо проверить, не повторное ли. Повторное – обращение от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого истек установленный законом срок рассмотрения или заявитель не был удовлетворен ответом.

Если повторное – указываются номер и дата предыдущего документа, а на самом документе в правом верхнем углу делается отметка «повторно».

Если отправлялось в несколько организаций и в результате было переадресовано в одну, то регистрируется под одним номером, через дробную черту указывается номер копии.

Первичное рассмотрение и Направление обращений на исполнение

Зарегистрированный документ передается руководителю или заместителю для принятия решения.

Если вопрос решается сразу, руководитель отражает свое решение в резолюции, на основании которой составляется ответ заявителю.

Если вопрос требует разъяснения, в резолюции указываются исполнитель и срок ответного разъяснения документа.

Уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения

Если не относится к компетенции учреждения – в пятидневный срок направлено в компетентный орган либо заявителю с разъяснением, куда следует переадресовать обращение.

Если требуется решение нескольких организаций, необходимая информация передается в эти организации.

Обращение может быть передано подведомственному учреждению при условии, что в документе не содержалось критических замечаний в его адрес.

В этом случае заявитель уведомляется о длительном рассмотрении обращения.

Все указания руководителя переносятся в регистрационно-контрольную карточку.

Ситуации с особенностями (ст.11).

5. Контроль сроков исполнения документов и выполнения принятых по ним решений (ст.12). Ответственность, возмещение убытков (ст.14-16).

Исполнение всех обращений – на контроль!

Контроль:

Постановка документа на контроль;

Проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

Предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

Учет и обобщение результатов контроля исполнения;

Информирование руководителя.

Все этапы движения отражаются в регистрационных формах. Снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее решение по документу.

Извещение заявителя о вынесенных решениях

Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими законодательству. Решение, принятое единолично компетентным должностным лицом, сообщается автору обращения от имени органа, которому подчинено должностное лицо. Решение, принятое коллегиальным органом, сообщается со ссылкой на дату принятия этого решения либо в виде выписки из решения или протокола. Об отказе в положительном решении также сообщается в письменной форме, с обоснованием, указанием мотивов и оснований для отказа.

Обращения, имеющих важное общественно-политическое значение, публикуются в открытой печати.

6. Группировка дела и текущее хранение этих документов

После окончательного решения и исполнения на документе делается отметка в дело и ставится личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

Документ возвращается работнику, ведущего делопроизводство.

Запрещается формировать и хранить дела у исполнителя.

Формируются дела отдельно от общей переписки.

Вместе с обращениями подшиваются копия ответа и все документы по этому вопросу. Каждое обращение составляет в деле отдельную группу документов.

Внутри дела эти группы располагаются в алфавитном порядке по фамилиям заявителей.

Коллективные письма – в отдельное дело.

Обращения по вопросам работы организаций группируются отдельно от обращений по личным вопросам.

При небольшом количестве обращений их можно группировать в дела в хронологической последовательности.

Дополнительные материалы и повторные обращения подшиваются к первой группе материалов.

В дела формируются только исполненные документы.

На обложку выносятся реквизиты:

Полное наименование учреждения с указанием подчиненности;

Название структурного подразделения;

Индекс дела, если дело имеет несколько томов;

Заголовок дела;

Срок хранения дела.

7. Анализ поступивших обращений

По результатам работы с обращениями граждан ведется аналитическая работа.

Необходимо составлять справки

С указанием положительных и отрицательных решений;

Выполненных в срок и просроченных обращений;

По источникам поступления (организации, непосредственно от граждан);

По вопросам.

Цель – выявление причин нарушения прав и интересов граждан, изучение общественного мнения.

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ
"О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации"

ГАРАНТ:См. комментарии к настоящему Федеральному закону

Статья 1. Сфера применения настоящего Федерального закона

1. Настоящим Федеральным законом регулируются правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации (далее также - гражданин) закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.

2. Установленный настоящим Федеральным законом порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами.

3. Установленный настоящим Федеральным законом порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.

Статья 2. Право граждан на обращение

1. Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам.

2. Граждане реализуют право на обращение свободно и добровольно. Осуществление гражданами права на обращение не должно нарушать права и свободы других лиц.

3. Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.

Статья 3. Правовое регулирование правоотношений, связанных с рассмотрением обращений граждан

1. Правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, регулируются Конституцией Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, настоящим Федеральным законом и иными федеральными законами.

2. Законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации могут устанавливать положения, направленные на защиту права граждан на обращение, в том числе устанавливать гарантии права граждан на обращение, дополняющие гарантии, установленные настоящим Федеральным законом.

Статья 4. Основные термины, используемые в настоящем Федеральном законе

Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные термины:

1) обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

2) предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

3) заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

4) жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;

5) должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в государственном органе или органе местного самоуправления.

Статья 5. Права гражданина при рассмотрении обращения

При рассмотрении обращения государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом гражданин имеет право:

1) представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

2) знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

3) получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 настоящего Федерального закона, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

4) обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

5) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

Статья 6. Гарантии безопасности гражданина в связи с его обращением

1. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением в государственный орган, орган местного самоуправления или к должностному лицу с критикой деятельности указанных органов или должностного лица либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.

2. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Статья 7. Требования к письменному обращению

1. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

2. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

3. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

1. Гражданин направляет письменное обращение непосредственно в тот государственный орган, орган местного самоуправления или тому должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.

3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 настоящего Федерального закона.

4. В случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

5. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

6. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

7. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным частью 6 настоящей статьи, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

Статья 9. Обязательность принятия обращения к рассмотрению

1. Обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению.

2. В случае необходимости рассматривающие обращение государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо может обеспечить его рассмотрение с выездом на место.

Статья 10. Рассмотрение обращения

1. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

2) запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

3) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

4) дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 настоящего Федерального закона;

5) уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

2. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

3. Ответ на обращение подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.

4. Ответ на обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

Статья 11. Порядок рассмотрения отдельных обращений

1. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

2. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

3. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

4. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

6. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

7. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу.

Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения

1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения.

2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 настоящего Федерального закона, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Статья 13. Личный прием граждан

1. Личный прием граждан в государственных органах, органах местного самоуправления проводится их руководителями и уполномоченными на то лицами. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.

2. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

3. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Федеральным законом.

5. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

6. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

Статья 14. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений

Государственные органы, органы местного самоуправления и должностные лица осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют содержание поступающих обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.

Статья 15. Ответственность за нарушение настоящего Федерального закона

Лица, виновные в нарушении настоящего Федерального закона, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

Статья 16. Возмещение причиненных убытков и взыскание понесенных расходов при рассмотрении обращений

1. Гражданин имеет право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконным действием (бездействием) государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица при рассмотрении обращения, по решению суда.

2. В случае, если гражданин указал в обращении заведомо ложные сведения, расходы, понесенные в связи с рассмотрением обращения государственным органом, органом местного самоуправления или должностным лицом, могут быть взысканы с данного гражданина по решению суда.

Статья 17. Признание не действующими на территории Российской Федерации отдельных нормативных правовых актов Союза ССР

Признать не действующими на территории Российской Федерации:

1) Указ Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 года N 2534-VII "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1968, N 17, ст. 144);

2) Закон СССР от 26 июня 1968 года N 2830-VII "Об утверждении Указа Президиума Верховного Совета СССР "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1968, N 27, ст. 237);

3) Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 марта 1980 года N 1662-Х "О внесении изменений и дополнений в Указ Президиума Верховного Совета СССР "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1980, N 11, ст. 192);

4) Закон СССР от 25 июня 1980 года N 2365-Х "Об утверждении Указов Президиума Верховного Совета СССР о внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты СССР" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1980, N 27, ст. 540) в части, касающейся утверждения Указа Президиума Верховного Совета СССР "О внесении изменений и дополнений в Указ Президиума Верховного Совета СССР "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан";

5) Указ Президиума Верховного Совета СССР от 2 февраля 1988 года N 8422-XI "О внесении дополнений в Указ Президиума Верховного Совета СССР "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1988, N 6, ст. 94);

6) Закон СССР от 26 мая 1988 года N 9004-XI "Об утверждении Указов Президиума Верховного Совета СССР о внесении изменений и дополнений в законодательные акты СССР" (Ведомости Верховного Совета СССР, 1988, N 22, ст. 361) в части, касающейся утверждения Указа Президиума Верховного Совета СССР "О внесении дополнений в Указ Президиума Верховного Совета СССР "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан".

Статья 18. Вступление в силу настоящего Федерального закона

Настоящий Федеральный закон вступает в силу по истечении 180 дней после дня его официального опубликования.

Москва, Кремль

Система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации

Классификация есть разделение множества объектов на подмножества по их сходству или различию в соответствии с принятыми методами (ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные понятия. – М.: Изд. стандартов. 1987).

Классификация фиксирует закономерные связи между классами объектов. Цель классификации – определить такое место объекта в системе, которое указывает на его свойства. Классификация является важнейшим средством создания систем хранения и поиска информации.

Функции классификации:

Инструмент научного познания;

Объективное отражение и фиксация результатов научного познания.

Одна из важнейших проблем управления – классификация документов и разработка схем классификации документов.

Методы классификации

Иерархический – последовательный метод. Заданное множество объектов последовательно делится на подчиненные подмножества – классификационные группировки. Более старый, традиционный метод. Получаемая на основе этого метода классификационная схема имеет иерархическую структуру. Первоначальный объем классифицируемых объектов детализируется на каждой следующей ступени классификации.

Правила построения:

деление каждой классификационной группировки производится только по одному основанию;

получаемые в результате деления группировки не должны пересекаться, и должны относиться только к одной вышестоящей группировке;

деление исходного множества на подмножества должно быть логичным, последовательным, без пропусков и без добавления промежуточного уровня классификации. На верхних ступенях классификации должны быть использованы признаки, к которым в дальнейшем будет обращено наибольшее число запросов;

полнота деления: сумма подмножеств деления должна составлять делимое множество, не должна оставаться какая-то часть объектов, не вошедших в состав классификационных группировок.

Несоблюдение этих правил затрудняет использование классификатора.

Глубина классификации – количество ступеней деления. Емкость классификатора не ограничена и определяется глубиной классификацией и количеством группировок на каждой ступени классификации.

Преимущества метода:

а) практически не ограничивается глубина классификации информации, что дает возможность более детально анализировать предметы, явления или документы;

б) большая информационная емкость метода позволяет его использовать для кодирования большого объема информации;

Недостатки метода:

а) фиксированность признаков классификации и заранее установленный порядок их следования делают структуру негибкой. Изменение любого признака ведет к перераспределению группировок и необходимости переработки классификатора. Для внесения небольших изменений необходимо предусматривать резервные емкости. По этой причине иерархический метод классификации предпочтителен для объектов со стабильными соподчиненными признаками и для решения стабильного комплекса задач;

б) невозможность осуществлять поиск по произвольному сочетанию признаков.

Фасетный – параллельный метод. Классифицируемое множество делится на группировки независимо, по различным признакам классификации.

При этом методе классификации заранее жесткой классификационной схемы и конечных группировок не создается. Разрабатывается лишь система таблиц (списков) признаков объектов классификации, называемых фасетами. При необходимости создания классификационной группировки для решения конкретной задачи осуществляется выборка необходимых признаков из фасетов и их объединение в определенной последовательности. Последовательность использования фасетов при образовании группировок задается фасетной формулой.

Емкость классификатора зависит от числа фасетов и от количества признаков в фасетах.

Правила построения:

1) значения признаков из различных фасетов не должны пересекаться;

2) отбираются только существенные фасеты;

3) фасеты должны занимать в классификаторе строго определенное место и иметь определенные идентификационные коды.

Преимущество метода: гибкость. Изменения в одном из фасетов не оказывает влияния на остальные. Классификатор приспосабливается к меняющемуся характеру задач. Позволяет включать новые и исключать старые фасеты. Дает возможность поиска по любому сочетанию признаков.

В современных классификационных схемах часто используются оба метода классификации.

Классификация документов

Использование документных классификаций способствует решению следующих задач:

повышение оперативности работы аппарата управления за счет более точного распределения документопотоков;

создание и эффективное использование систем хранения и поиска документной информации;

осуществление кодирования документов и документной информации;

совершенствование документов и т.д.

Разработка классификационных схем документов базируется на теории больших систем. Согласно теории больших систем, любой объект материального мира есть часть какой-то системы объектов этого же материального мира, являющейся, в свою очередь подсистемой системы более высокого уровня. Каждый элемент системы низшего уровня не только несет в себе черты системы более высокого уровня, но и имеет признаки, отличающие его от элементов системы более высокого уровня. Так, совокупность документов РФ имеет определенные родовые черты системы более высокого уровня – мировой документационной системы. С другой стороны, систему документов РФ можно рассматривать как систему более высокого уровня для отраслевой системы документации, а ее, в свою очередь – для системы документации учреждения или организации.

Практическое воплощение классификация документов находит в разрабатываемых различного рода классификационных схемах. Примеры классификационных схем – ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации), ОК ЕСКД (Общероссийский классификатор изделий и конструкторских документов машиностроения и приборостроения), ОКОЗ (Общеправовой классификатор отраслей законодательства). Во всех этих классификаторах в качестве объектов классификации выступают документы, но документы различного функционального назначения. Классификационными схемами также являются структуры перечней документов с указанием сроков хранения, номенклатур дел и табелей документов. Во всех этих схемах в качестве объектов классификации выступают документы разных видов и категорий, находящиеся на различных стадиях своего «жизненного цикла».

В качестве основания классификации используются определенные признаки классификации. От правильного выбора признаков зависит качество классификатора и его соответствия решаемым задачам. В качестве признаков классификации могут быть выбраны:

материал носителя информации (бумага, магнитная лента, фотопленка и т.д.);

форма изложения содержания документов (связный текст, таблица, анкета);

исторический период (дореволюционные, советские, современные документы);

степень формализации документов и их приспособленность к обработке средствами вычислительной техники (традиционные, машиноориентированные, машиночитаемые);

уровни разработки и утверждения документов;

структура учреждений и организаций или более крупные структурные элементы экономики;

функции учреждений и организаций; и др.

Например, номенклатура дел – классификационный справочник документов, создаваемый в любой организации. В качестве признаков классификации в номенклатуре дел используется структура организации или вопросы ее деятельности, а также значимость документов. На верхних ступенях классификации документы распределяются на классификационные группировки в соответствии с утвержденной структурой организации. Наименования структурных группировок соответствуют наименованиям тех структурных подразделений, в которых документы хранятся. На следующей ступени классификации документы распределяются на группировки в соответствии с их видами, значимостью для работы организации, сроками хранения документов.

Для автоматизации обработки информации необходимо было разработать классификаторы не только документов, но и всех видов информации, используемых в управлении - Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ). Эти классификаторы стали основой стандартного формализованного языка описания данных.

ЕСКК ТЭСИ – совокупность общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Объекты классификации и кодирования в ЕСКК ТЭСИ РФ – технико-экономические и социальные объекты и их свойства, используемые в различных областях хозяйственной деятельности.

Задачи ЕСКК ТЭСИ РФ:

классификация и кодирование технико-экономической и социальной информации;

унификация технико-экономических и социальных показателей;

обеспечение однозначности и сопоставимости данных, используемых при описании объектов ТЭСИ;

создание условий для автоматизации процессов обработки информации, включая создание автоматизированных банков данных;

создание распределенного автоматизированного банка общероссийских классификаторов;

создание комплекса взаимоувязанных общероссийских классификаторов и общероссийских форм документов и обеспечение их ведения;

использование в отечественной практике международного и национального зарубежного опыта работ по классификации и кодированию информации;

гармонизация ОК ТЭСИ с международными классификаторами и стандартами по классификации и кодированию информации с учетом отечественной практики.

Классификатор ТЭСИ – систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и/или объектов классификации.

Общероссийский классификатор – принятый Госстандартом РФ, входящий в состав ЕСКК ТЭСИ РФ и обязательный для применения на территории всей страны.

Общероссийские классификаторы ТЭСИ относятся к нормативным документами по своему статусу соответствуют государственным стандартам РФ. Общероссийские классификаторы обеспечивают сопоставимость данных в различных областях и уровнях хозяйственной деятельности и используются в общероссийских унифицированных формах документов.

Для кодирования документной информации используется целый комплекс общероссийских классификаторов:

Методы кодирования

Код (индекс) – система условных обозначений, присваиваемых объектам и классификационным группировкам.

Кодирование (индексирование) – присвоение кодов (индексов) объектам классификации и классификационным группировкам.

Знаки, составляющие индекс или код, называются их алфавитом. Алфавит может включать буквы, цифры, знаки пунктуации и их комбинации. Например, индекс дела в номенклатуре дел состоит из индекса структурного подразделения, в котором хранится дело, и порядкового номера дела внутри раздела.

Характеристики кода:

а) алфавит – знаки, используемые для образования кода;

б) основание кода – число знаков в алфавите кода;

в) длина кода.

Кодирование – это процесс преобразования одного алфавита сообщения в другой алфавит. Кодирование документа – это процесс преобразования документа на естественном языке в язык кода. Основное назначение кодирования состоит в приспособлении информационного сообщения к каналу связи. Поэтому кодирование документов и документной информации направлено на приспособления документам к возможностям его обработки с помощью средств вычислительной техники. С помощью кодирования информации обеспечивается возможность ее представления в компактной форме, ускоряется запись данных в первичных документах и в документах на машинных носителях и последующая обработка этих данных. Кодирование документной информации обеспечивает ее защиту от несанкционированного доступа.

Кодирование информации прошло длительный путь развития со времен появления письменности до широкого внедрения современных информационных технологий. Первоначально кодирование документной информации осуществлялось в виде криптографии (тайнописи). Тайнопись представляет собой систему приемов изменения сообщения на естественного языке, используемую с целью сделать это сообщение понятным лишь ограниченному кругу лиц, знающих эту систему. Со времен кардинала Ришелье в тайнописи пользовались цифрами, поэтому тайнопись стали называть также шифрованием. В русских памятниках письменности тайнопись известна с 12-13 веков, а в мировой истории – со времен спартанцев и Юлия Цезаря.

Научно-техническая революция сопровождалась появлением различных видов кодов, которые не только защищали информацию от несанкционированного доступа, но и приспосабливали передаваемое сообщение к каналу связи и техническому устройству передачи и обработки информации: код Морзе, телеграфный код, перфоленты, перфокарты, кодирование в вычислительной технике, классификаторы ТЭСИ.

Назначение кодов ТЭСИ:

однозначное обозначение объектов классификации;

передача в сжатом виде определенной информации о характеристиках этих объектов.

Требования к методам кодирования ТЭСИ:

метод должен предусматривать использование в качестве алфавита кода десятичных цифр и букв;

обеспечение по возможности минимальной длины кода;

обеспечение достаточного резерва незанятых позиций для кодирования новых объектов без нарушения структуры классификатора;

ориентация на автоматизированную обработку информации.

Методы кодирования:

регистрационные (носят самостоятельный характер);

классификационные (основаны на предварительной классификации объектов).

Регистрационные методы кодирования

I. Порядковый: кодами служат числа натурального ряда. Каждый из объектов классифицируемого множества кодируется путем присвоения ему текущего порядкового номера.

Преимущества метода:

обеспечивает большую долговечность классификатора при незначительной избыточности кода;

простота метода;

использование наиболее коротких кодов;

обеспечение однозначности определения каждого объекта классификации;

простое присвоение кодов новым объектам, появляющимся в процессе классификатора.

Недостатки метода:

отсутствие в коде конкретной информации о свойствах объекта;

сложность машинной обработки информации при получении итогов по группе объектов классификации с одинаковыми признаками.;

нельзя разместить вновь появившиеся объекты классификации в необходимом месте классификатора, т.к. резервные коды располагаются в конце ряда.

Этот метод очень редко применяется при создании классификаторов, чаще применяется в сочетании с другими методами кодирования.

II. Серийно-порядковый: кодами служат числа натурального ряда с закреплением отдельных серий этих чисел с закреплением отдельных серий этих чисел (интервалов натурального ряда) за объектами классификации с одинаковыми признаками. В каждой серии, кроме кодов имеющихся объектов классификации, предусматривается определенное количество кодов для резерва. Резерв кодов располагается в середине или в конце серии. Этот метод целесообразно применять для объектов, имеющих два соподчиненных признака.

Классификационные методы кодирования.

I. Последовательный: код классификационной группировки и/или объекта классификации образуется с использованием кодов последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных при иерархическом методе классификации. Код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов к коду вышестоящей группировки.

Преимущества:

логичность построения кода;

большая емкость.

Недостатки:

ограниченные возможности идентификации объектов;

применять код по частям нельзя, т.к. значения последующих разрядов кода зависят от предыдущих;

сложно группировать объекты по различным сочетаниям признаков;

практически невозможно вносить новые признаки и изменять код без коренной перестройки классификатора.

Целесообразно применять этот метод, если набор признаков классификации и их последовательность стабильны в течение длительного времени.

II. Параллельный: код классификационной группировки и/или объекта классификации образуется с использованием кодов независимых группировок, .полученных при фасетном методе классификации. Признаки объекта кодируются независимо друг от друга. Для этого метода возможны два варианта записи кодов объектов.

Каждый фасет и признак внутри фасета имеют свои коды, которые включатся в состав кода объекта. Такой способ записи удобно применять, если объекты характеризуются неодинаковым набором признаков и различным их числом. При формировании кода какого-либо объекта берутся только необходимые признаки.

Для определенных групп объектов выделяется фиксированный набор признаков и устанавливается стабильный порядок их следования, т.е. фасетная формула. В этом случае не надо каждый раз указывать, значение какого признака приведено в определенных разрядах кода объекта.

Преимущества метода:

гибкость структуры кода, т.к. признаки независимы;

можно использовать при решении конкретных задач коды только тех признаков объектов, которые необходимы, т.е. в конкретном случае работа идет с кодами небольшой длины;

можно группировать объекты по любому сочетанию признаков;

метод хорошо приспособлен для машинной обработки информации;

по конкретной кодовой комбинации можно указать набор характеристик, которыми обладает рассматриваемый объект;

из небольшого числа признаков можно образовать большое число кодовых комбинаций;

при необходимости легко добавить код нового признака.

Метод подходит в тех случаях, когда набор признаков классификации часто меняется. Целесообразно использовать его для кодирования однородных объектов, иначе емкость классификатора используется не полностью.

В классификационных методах даже при глубокой классификации объектов код несет информацию о классификационной группировке, но не всегда идентифицирует конкретный объект, а в регистрационных код идентифицирует объект, но не несет информацию о его свойствах. Поэтому чаще всего классификаторы сочетают обе разновидности методов.

Проблемами использования классификаторов являются кодирование и ввод данных. Для автоматизированного кодирования требуются большие объемы памяти трудозатраты, т.к. вначале информация вводится на естественном языке. Для снижения трудозатрат используют штриховые (линейные) коды.

Преимущества штриховых кодов:

резкое снижение числа ошибок при вводе информации в виде штриховых кодов по сравнению с вводом информации с клавиатуры на естественном языке;

легкость считывания штриховых кодов электронными оптическими системами по сравнению с буквенно-цифровыми символами;

высокая экономическая эффективность применения систем на основе штриховых кодов вследствие резкого снижения стоимости ввода данных в систему.

Штрих-код – комбинация вертикальных полосок разной ширины и пробелов между ними. При этом за базу принимается ширина узкого элемента (полоски) кода. Широкие полоски должны быть кратными им по ширине или находиться с ними в определенных соотношениях. В основе штрихового кода лежит цифровой код.

Рассмотреть любой из общероссийских классификаторов, проанализировать используемые им методы классификации и кодирования информации

Электронная подпись и условия признания ее юридической силы

Понятие электронной подписи, ключа подписи, ключа проверки подписи, сертификата ключа подписи.

Система удостоверяющих центров. Пространство доверия. Понятие аккредитованного удостоверяющего центра.

Виды подписей.

Простая электронная подпись. Технические средства реализации простой электронной подписи.

Усиленная электронная подпись. Технические средства реализации усиленной электронной подписи. Понятие электронной подписи и ранее установленное понятие электронно-цифровой подписи.

Квалифицированная и неквалифицированная электронная подпись.

Условия, при которых электронный документ, заверенный электронной подписью, приравнивается к бумажному документу, заверенному собственноручной подписью. Условия, при которых данный электронный документ считается заверенным печатью.

Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Статья 2. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе

Для целей настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

1) электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

2) сертификат ключа проверки электронной п1юодписи - электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;

3) квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее - квалифицированный сертификат) - сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (далее - уполномоченный федеральный орган);

4) владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в установленном настоящим Федеральным законом порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;

5) ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи;

6) ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи);

7) удостоверяющий центр - юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом;

8) аккредитация удостоверяющего центра - признание уполномоченным федеральным органом соответствия удостоверяющего центра требованиям настоящего Федерального закона;

9) средства электронной подписи - шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций - создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;

10) средства удостоверяющего центра - программные и (или) аппаратные средства, используемые для реализации функций удостоверяющего центра;

11) участники электронного взаимодействия - осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане;

12) корпоративная информационная система - информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц;

13) информационная система общего пользования - информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределенный круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано.

Статья 3. Правовое регулирование отношений в области использования электронных подписей

1. Отношения в области использования электронных подписей регулируются настоящим Федеральным законом, другими федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами, а также соглашениями между участниками электронного взаимодействия. Если иное не установлено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или решением о создании корпоративной информационной системы, порядок использования электронной подписи в корпоративной информационной системе может устанавливаться оператором этой системы или соглашением между участниками электронного взаимодействия в ней.

2. Виды электронных подписей, используемых органами исполнительной власти и органами местного самоуправления, порядок их использования, а также требования об обеспечении совместимости средств электронных подписей при организации электронного взаимодействия указанных органов между собой устанавливает Правительство Российской Федерации.

Статья 4. Принципы использования электронной подписи

Принципами использования электронной подписи являются:

1) право участников электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия;

2) возможность использования участниками электронного взаимодействия по своему усмотрению любой информационной технологии и (или) технических средств, позволяющих выполнить требования настоящего Федерального закона применительно к использованию конкретных видов электронных подписей;

3) недопустимость признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа не имеющими юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе.

Статья 5. Виды электронных подписей

1. Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись. Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее - неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее - квалифицированная электронная подпись).

2. Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

3. Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

Табель форм документов - это перечень документов, необходимых для управленческой документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Применение табеля позволяет:

исключить возможность неоправданного создания новых форм;

установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;

учесть количество видов и форм документов.

Табель форм документов составляют в табличной форме, он содержит графы, в которые вносят различные сведения о форме документа.

Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям организации или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учет и т. п.).

Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору и т. п.

В графе «Примечание» табеля может помещаться дополнительная информация о форме документа, о порядке подписания, согласования или утверждения документа.

Наряду с разработкой табеля форм документов организации целесообразно разработать альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации.

Альбом форм документов предприятия - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности предприятия.

Альбом форм документов разрабатывают одновременно с составлением Табеля унифицированных форм документов и как приложение к табелю.

Цель разработки альбома - унификация формы и содержания документов предприятия, которая заключается в:

определении информации, необходимой и достаточной для решения конкретной управленческой задачи;

установлении оптимального набора реквизитов и показателей для каждой формы документа путем исключения дублирующих и неиспользуемых показателей;

унификации текста документа.

Поддержание табеля и альбома форм в рабочем состоянии осуществляет делопроизводственная служба.

• 
  Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа


• 
  Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов .
  формой .


• 
  Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов . Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности.


• 
  Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов . Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой


• 
  Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов . Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности конкр... подробнее ».


• 
  Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям . Альбом форм документов . Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности конкр... подробнее ».


• 
  - сбор табелей форм документов структурных подразделений
  - группировка форм документов по функциям и управленческим задачам, подготовка; - согласование и утверждение единого табеля форм с руководством.


• 
  Табель форм документов - это перечень документов , необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа , его юридического статуса и этапов документирования.


• 
  - табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12); - личные заявления работников предприятия. Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении...


• 
  Если приложение не запускается на вашем телефоне - воспользуйтесь этой формой .
  В 2000 году издан Перечень типовых управленческих документов , образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который является логическим продолжением...

Найдено похожих страниц:10

Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами

Л.Р. Фионова, д.т.н., Пензенский государственный университет

В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.

В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования.

Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления 1 . (?)

В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ.

Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.

Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних. Но прежде чем внедрять автоматизацию, нужно навести порядок в «ручных» процессах.

Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов.

Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. 1 (?)Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В Табель включают только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

Табель форм документов организации предназначен для:

оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;

классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных важных этапов) управленческих документов в организации;

унификации форм документов в организации;

упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль над деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (в подразделении) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.

2. Выбор формы Табеля.

Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.

Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника. (Таблица 2.) Чтобы определиться с формой Табеля необходимо провести анализ документов организации (подразделения).

3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи, свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.

Таблица 1. Примерная форма Табеля форм документов

Таблица 2. Возможная форма Табеля форм документов

4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.

При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам. (Таблица 3.)

Таблица 3. Группы документов в организации

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 1.) или в анкеты (Таблицы 4-7.), в которые вносятся все возможные характеристики документа:

полное наименование формы документа;

заголовок к тексту (тема), если он имеется;

код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);

функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»;

сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты или анкеты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем являются основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения далее используются для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

КАРТА ДОКУМЕНТА

Документ__ наименование вида документа _

Заголовок к тексту (о чем)___________________________________

Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________

Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___

Код по ОКУД _(есть или нет) _Код внутренний_(есть или нет) ___________

Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________

Подразделение-составитель ____________________

Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________

Данные каких нормативных документов необходимы при создании

документа __________________________________________

Периодичность подготовки (количество документов в месяц) _________

Визы:

1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор

проекта (должность, ФИО) _____________________________________

2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное

лицо (должность, ФИО)_______________________________

3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,

ФИО) _______________________________________________________________

Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________

Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,

должность, ФИО)____________________________

(должность, ФИО) ______________________________________________

Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________

(подразделение, должность, ФИО) _____________________________________

Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит) ________

Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,

должность, ФИО, место регистрации)

Кол-во экз. ____________

Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________

Место хранения всех экземпляров документа_______________________

Рисунок 1. Форма карты документа

Таблица 4. C ведения о документах подразделения ____________________________________ (часть 1-я)

Таблица 5. C ведения о документах подразделения _______________________________________(часть 2-я)

Таблица 6. C ведения о документах подразделения _____________________________________________(часть 3-я)

Таблица 7. C ведения о документах подразделения _______________________________________________(часть 4-я)

Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________

(Подпись) (Расшифровка подписи)

На втором этапе после изучения карт (или таблиц 4-7) документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы. Например, может быть добавлена колонка «Код внутренний», если есть собственный локальный классификатор в организации. Может быть добавлена колонка «Количество экземпляров документа», если все документы готовятся в разном количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. Любая строка в карте или любая колонка из таблиц 4-7 может быть заголовком колонки разрабатываемого Табеля форм документов. То есть все, что есть в карте (или анкете) каждого документа и нужно и важно для организации (для исключения ошибок в работе с конкретной формой документа), можно учесть при выборе формы Табеля.

Если какой-то документ имеет форму, включенную в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), то, конечно, ее нужно обозначить и использовать при оформлении документа. Для документов, не имеющих унифицированные формы, включенные в ОКУД, они должны быть разработаны в самой организации.

Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям. А в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу – собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

После оптимизации списка форм документов организации заполнение Табеля осуществляется на основе карт документов.

Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.

Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие, как уже отмечалось, особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа. (Рисунок 2.)

Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.

Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.

АДМИНИСТРАЦИЯ

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ

_________________________________________________________

П Р И К А З

«__» января 2014 г. № __

О введении в действие Табеля унифицированных
форм документов

Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации п р и к а з ы в а ю :

1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2014.

2. Начальнику общего отдела П.А. Захарову размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до 20.01.2014.

3. Начальнику общего отдела П.А. Захарову провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2014.

4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.Д. Тимаева. 1 (?) Фионова Л.Р., Усманова И.В., Коровина Л.В. Унификация документов – необходимая предпосылка внедрения СЭД/ Делопроизводство, №1, М., 2014.

1 (?) Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организаций. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. С.101.

Разработка локальных нормативных актов по делопроизводству

Для регламентации всех работ по ДОУ в каждой организации

необходимо иметь свою Инструкцию по ДОУ, Табель и Альбом

унифицированных форм документов, разрешенных к применению в

организации, утвержденную Номенклатуру дел.

Инструкция по документационному обеспечению

Управления

Любая инструкция (юридический словарь) - правовой акт,

издаваемый руководящим органом организации (или утверждаемый

руководителем организации) в целях установления правил,

регламентирующих организационные, научно-технические, технологические,

финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений,

организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и

В соответствии с Государственной системой документационного

обеспечения управления (ГСДОУ) на территории РФ установлены единые

правила работы с документами в организациях с различными формами

собственности и видами деятельности. Однако организации, работающие в

различных отраслях производства, имеют специфические особенности,

требующие специальной регламентации.

Инструкция по ДОУ (делопроизводству) - нормативный документ,

регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания

документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом

условий и специфики деятельности.

Основополагающим документом при разработке Инструкции по

документационному обеспечению управления должна служить ГСДОУ. Она

включает в себя общие правила ведения делопроизводства на территории РФ.

Структура ГСДОУ имеет следующий вид:

1. Основные положения.

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав управленческих документов.

2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов.

2.3. Оформление управленческих документов.

2.4. Составление текстов управленческих документов.

3. Организация работы с документами.

3.1. Организация документооборота.

3.1.1.Порядок обработки отправляемых документов.

3.1.2.Передача документов внутри организации.

3.1.3.Учет количества документов.

3.2. Информационно-поисковые системы по документам организации (ИПС).

3.2.1.Правила регистрации и индексации документов.

3.2.2.Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на

машинных носителях.

3.2.3. Оперативное хранение документов.

3.2.4.Оперативное хранение машиночитаемых документов.

3.2.5.Составление номенклатуры дел.

3.2.6.Формирование дел.

3.3. Контроль исполнения документов.

3.3.1.Сроки исполнения.

3.3.2.Организация контроля исполнения в условиях традиционной

обработки документов.

3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив.

3.4.1.Экспертиза ценности документов.

3.4.2.Оформление дел.

3.4.3.Составление описей дел.

4. Механизация и автоматизация работы с документами.

4.1.Состав комплекса средств механизации и автоматизации работы с

документами.

4.2.Применение средств механизации.

4.3. Автоматизация работы с документами.

Инструкция по ДОУ разрабатывается с целью рационализации труда

при решении управленческих задач и предполагает создание таких условий,

при которых конечная цель управления достигается с наименьшими

затратами. Работы по функциям управления включают все стадии, от сбора и

обработки первичной информации до принятия управленческого решения и

контроля за его реализацией.

Значительная часть работ, выполняемых по технологическому циклу

прохождения и обработки информации, является типовой и циклично

повторяющейся. Следовательно, при разработке Инструкции все эти работы

должны быть формализованы.

Можно предложить следующую последовательность действий при

составлении Инструкции по ДОУ:

1. Изучить структуру аппарата управления, распределение функций,

прав и обязанностей работников.

2. Изучить виды документов и состав систем документации.

З. Провести анализ документооборота конкретного объекта.

но и технические аспекты ведения делопроизводства на предприятии.

Составление Инструкции по ДОУ должно отражать постановку

делопроизводства на конкретном предприятии. Поэтому при проектировании

основных технологических процессов выявляются основные показатели,

характеризующие организацию управления на предприятии. Например:

объем документооборота; время прохождения основных категорий

документации; информативность документации, поступающей по

запросам; коэффициент унификации служебных документов; время,

затрачиваемое различными сотрудниками на подготовку основных видов

служебной документации.

Анализ этих показателей позволяет оптимизировать технологический

процесс, создать комплекс автоматизированных рабочих мест в соответствии

с уровнем организации управления.

Теоретические разработки в области проектирования Инструкций и

практический опыт создания и внедрения их для различных организаций и

учреждений показывают возможность и необходимость регламентации

проектных работ, выделения типовых этапов.

Типовая схема разработки Инструкции включает три стадии:

1. Предпроектную стадию, включающую ориентировочное и детальное

обследование деятельности предприятия.

2. Проектную стадию, состоящую из последовательной разработки

технического и рабочего проектов.

3. Стадию внедрения.

Предпроектная стадия проводится в целях определения уровня

организации управленческого и инженерно-технического труда на

предприятии. Комплекс данных, полученных на этой стадии, должен

включать:

Общие сведения об аппарате управления (наименование,

местонахождение, территориальная общность или разобщенность,

подчиненность, объекты управления);

Основные функции аппарата управления;

Положение об аппарате управления;

Должностные __________инструкции всех категорий служащих;

Штатное расписание;

Номенклатуры дел всех структурных подразделений;

Состав и объемы входящей, исходящей и внутренней

корреспонденции;

Перечень имеющихся средств оргтехники.

Детальное рассмотрение постановки делопроизводства дает

характеристику существующей технологии выполнения работ, их

документирования, уровня механизации и автоматизации управленческого

Анализ организационной и функциональной структуры аппарата

управления начинается с изучения функций и задач организации. При этом

должны быть рассмотрены вопросы разделения функций между

руководством, структурными подразделениями, сотрудниками аппарата

управления.

Основным методом сбора данных является изучение нормативно-

методических документов. Эти данные также могут быть получены путем

опросов и бесед, анкетирования, так называемой фотографии и

самофотографии рабочего дня. При анализе данных материалов необходимо

составить организационно-структурную схему и определить, насколько она

соответствует выполнению возложенных на аппарат управления задач.

Проектная стадия начинается с разработки технического проекта, где

должны быть выбраны, уточнены, взаимоувязаны и в целом согласованы

основные технологические схемы управленческих процессов:

Состав и порядок обработки основных документов;

Предлагаемый регламент работы;

Схемы организации административно-управленческих связей;

Рациональные формы документов;

Типовые тексты.

Для четкой организации документооборота необходимо получить

сведения об объемах входящей и исходящей документации по видам

документов, о распределении документов по документопотокам и наличии

стандартных и унифицированных форм документации. Необходимо также

точно установить, сколько и какие инстанции проходит документ каждого

вида в ходе обработки. При этом особое внимание следует обратить на

дублирование операций, излишние маршруты.

С использованием методов управленческого проектирования

предприятиями разрабатываются следующие инструкции по документационному обеспечению:

Типовые;

Примерные;

Индивидуальные.

Типовые инструкции по ДОУ разрабатываются для

подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами

соответствующей отрасли народного хозяйства.

Примерная инструкция по документационному обеспечению

управления составляется для близких по структуре организаций схожих

направлений деятельности с учетом требований Типовой инструкции, но без

учета особенностей конкретной организации.

Организации на основе типовой и примерной инструкции

разрабатывают индивидуальные инструкции применительно к конкретным

условиям деятельности данной организации.

Так как инструкция содержит много указующих моментов, ее текст

должен быть особенно точным и понятным. В инструкции используются

слова: «следует», «необходимо», «не допускается», «должен»,

организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет

указаний на конкретных исполнителей, нет сроков исполнения.

Текст инструкции разбивается на разделы, пункты, подпункты.

Начинается инструкция с раздела «Общие положения», в котором излагаются

цели, область применения и порядок пользования инструкцией. Изложение

текста должно вестись или от третьего лица, или в безличной форме.

Например:

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность

за полноту и достоверность информации по исполнению документа.

За формирование дел отвечают руководители структурных

подразделений.

Структура текста инструкции зависит от целей создания, объема

документационных работ и уровня автоматизации документационного

обеспечения управления.

Любая инструкция по ДОУ должна включать в себя правила документирования, организацию работы с документами и порядок оперативного хранения документов.

В Инструкции по ДОУ обычно не отражаются правила работы со

спецсистемами документации (конфиденциальной, бухгалтерской,

финансовой, кадровой и т. п.), так как они регламентируются отдельно

издаваемыми документами инструктивного характера: правилами, порядком,

положениями.

В приложение к Инструкции по ДОУ, как правило, включают:

1. Перечень документов, не подлежащих регистрации в журнале

входящей корреспонденции.

2. Образец регистрационно-контрольной карточки.

3. Журнал регистрации входящих документов.

4. Образец углового (продольного) бланка письма.

5. Образец углового (продольного) общего бланка.

6. Образец углового (продольного) бланка конкретного вида документа

и/или должностного лица.

7. Образцы оформления организационных документов.

8. Образцы оформления распорядительных документов.

9. Образцы оформления справочно-информационных документов.

10. Образец согласования проекта распорядительного документа.

11. Перечень документов, подлежащих утверждению и на которых

ставится круглая печать, в организации.

12. 0бразец листа-заверителя дела.

13. Образец обложки дела.

14. Образец внутренней описи.

15. Образец формы номенклатуры дел.

16. Образец формы описи дел.

17. Образец акта об уничтожении дел.

18. Перечень документов, подлежащих обязательной постановке на

контроль.

Современная практика организации ДОУ предлагает следующую

структуру построения Инструкции по делопроизводству на предприятии:

1. Общее положение

2. Подготовка служебных документов

2.1 Общие требования

2.2 Фирменные бланки

2.3 Требования к оформлению реквизитов

3. Оформление отдельных видов документов: приказ, распоряжение,

протокол, письмо, докладная записка, акт и т.д.

4. Порядок согласования документов

5. Порядок удостоверения документов

6. Изготовление документов с помощью компьютерной техники

7. Организация документооборота

7.1 Прием, обработка и прохождение поступающих документов

7.2 Регистрация и учет документов

7.3 Организация справочной работы

7.4 Организация работы с отправляемыми документами

8. Контроль исполнения документов

9. Работа исполнителей с документами

10. Организация хранения документов

10.1 составление и ведение номенклатуры дел

10.2 порядок хранения документов

10.3 формирование дел

10.4 оформление дел

10.5 оперативное хранение дел

10.6 передача дел на архивное хранение

11. Ксерокопирование и тиражирование документов

12. Хранение, учет и использование бланков печатей и штампов

13. Использование факсимильной связи

Чтобы грамотно разработать разделы 2.2 и 2.3 Инструкции по

делопроизводству необходимо знать установленные правила оформления 30

реквизитов (ГОСТ Р 6.30-2003) и адаптировать их в конкретной организации.

В первом разделе следует подчеркнуть ответственность должностных

лиц за работу с документами, в том числе с конфиденциальными. Здесь

целом, так и на предприятии, обозначены основные технические способы

подготовки групп документов (компьютерный, машинописный, ручной).

документов и фирменных бланков. Если организация относится к

государственной структуре, то на ее бланке нужно использовать герб РФ или

субъекта РФ (негосударственные структуры не обладают такой

прерогативой). В том же случае, когда на бланке намериваются разместить

эмблему организации, использование герба РФ или субъекта РФ исключено.

Если название организации и сведения об организации «длинные», то есть заголовочная часть документов слишком объемная, будет удобнее использовать бланк с продольным расположением реквизитов. Это

высвободит пространство для содержательной и оформляющей части

будущих документов. Угловое же размещение реквизитов боле

целесообразно при подготовке бланков для писем.

Если анализ организационно-правовых документов предприятия

(фирмы) показывает, что правом подписи обладает не только руководитель

предприятия, но и руководители структурных подразделений и некоторые

должностные лица, то имеет смысл продумать и разработать бланки

подразделений и должностных лиц кроме традиционных бланков (общего,

для письма и для конкретного вида документа).

Необходимость описания правил подготовки кадровых документов и

включения отдельного раздела в общую Инструкцию по делопроизводству

определяется отсутствием кадрового подразделения (если фирма небольшая

и кадровые документы готовит секретарь или бухгалтер)

Выбор системы регистрации документов (централизованная,

децентрализованная, смешанная) зависит от размеров и особенностей

построения организации, степени оснащенности техническими средствами,

наличия квалифицированного персонала. В свою очередь система

регистрации документов влияет на описание ранее перечисленных разделов 5

– 10 в Инструкции по делопроизводству.

Если организация небольшая, то регистрацию входящих документов

можно организовать после просмотра их руководителем. Такой порядок

экономит время работника, проводящего регистрацию, так как к журналу он

обращается один раз. При этом сразу записываются данные о самом

документе и сведения из резолюции руководителя. но данный вариант может

быть использован при условии неукоснительного обеспечения сохранности

документов руководителем и его постоянного присутствия на рабочем месте.

Последнее весьма проблематично.

Если в организации существует электронный документооборот, нужно

продумать систему оперативного хранения электронных документов,

определить круг лиц и критерии доступа. Даже если в организации процент

электронной документации невелик, регистрацию электронных документов

следует проводить в обязательном порядке. Для этого рекомендуется в

журнале/карточке регистрации в регистрационную форму добавить

дополнительную графу, которая будет идентифицировать тип материального

носителя: НОСИТЕЛЬ (бумажный, факсовый, электронный документ).

дублироваться на бумажный носитель.

Разработка Инструкции по делопроизводству с учетом перечисленных

условиям конкретного предприятия, и устанавливающий общие правила и

единый порядок документирования и организации работы с документами.

Положения инструкции распространяются как на традиционное

делопроизводство, так и на работу с документами, создаваемыми средствами

вычислительной техники.

Инструкция по ДОУ оформляется на общем бланке организации

и утверждается либо непосредственно подписью руководителя

организации, либо распорядительным документом - приказом,

распоряжением. В приказе дается указание на срок введения инструкции,

называются ответственные исполнители, перечисляются организационные

мероприятия, необходимые для введения инструкции. При утверждении Инструкции распорядительным документом ставится отметка о

том, что она является приложением к распорядительному документу.

Разработка Табеля форм документов организации

Табель – это перечень разрешенных к применению унифицированных

форм документов необходимых и достаточных для реализации функций и

задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического

статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель является способом

нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и

процедуры их подготовки. В табель включают только документы, создание

которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

Табель форм предназначен для:

♦ оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их

закрепления в едином нормативном документе,

♦ классификации применяемых в деятельности организации форм

документов по функциям управленческой деятельности (или по

структурным подразделениям),

♦ унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее

отдельных важных этапов) управленческих документов в организации,

♦ унификации форм документов в организации,

♦ упорядочения документальной базы организации в целях повышения

эффективности использования компьютерных технологий в

управленческой деятельности.

В текущей деятельности организации табель форм документов

выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде

наименование форм документов, используемых для документирования

собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять

оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных

этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле

указаны все или основные этапы подготовки документов, он является

одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет

осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая

возможность появления непредусмотренных форм документов

Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав

применяемых в организации (на предприятии) документов, состав

управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному

документированию. На этом этапе работы изучаются действующие

законодательные акты и нормативно-методические документы,

регламентирующие процедуры документирования; организационные

документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию

должностных лиц и порядок работы с документами в организации.

Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.

2. Выбор формы Табеля.

В проекте новой ГСДОУ предлагается примерная форма табеля.

Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления

текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров,

3. Определение структуры табеля. Как и любой классификационный

справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть

построен по функциональному или структурному принципу. В первом

случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами

– задачи свойственные аппарату управления, во втором – названия

структурных подразделений. Внутри разделов документы

систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту

наименований документов.

4.Отбор форм документов для включения в табель.

При выполнении первого этапа документы в организации или на

предприятии обычно изучаются по группам.

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели:

выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности

организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся

определенной последовательностью их создания, постоянством (или

относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в

структурных подразделениях организации по всем направлениям

деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в

карте документа в которую вносится следующая информация:

♦ Полное наименование формы документа, включая заголовок,

если он имеется,

♦ Код формы,

♦ Имя файла (если имеется электронный вариант документов),

♦ Функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например,

штатное расписание создается в процессе реализации функции

«организация системы управления» и задачи «регламентация

численного и должностного состава».

♦ Сведения об основных этапах подготовки документа:

подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование,

удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление

печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

Карты документов, собранных на первом этапе, в дальнейшем при

работе над Табелем являются основным рабочим массивом.

структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм

документов для включения в Табель.

На втором этапе после изучения карт документов и на основе анализа

примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной

формы. Например, может быть исключена колонка 4, если нет собственного

локального классификатора в организации. Может быть добавлена колонка

количество экземпляров документа, если все документы готовятся в разном

количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. То есть, все, что

есть в карте каждого документа и нужно и важно для организации, - можно

учесть при выборе формы Табеля.

Формирование структуры Табеля (3-й этап) связан с особенностями

организации.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично

классифицировать документы по подразделениям, а в Табеле перечислять

виды форм документов, образующихся в деятельности каждого

подразделения. То есть: указывается __________подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать

формы документов по функциям управления или по направлениям

деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру табеля как

классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться

описания форм документов.

После определения структуры Табеля (названий колонок и деление

строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к 4-му этапу –

собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена

работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например,

если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование

докладных служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем

управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму

(докладную записку). Точно также, если были указания, распоряжения и

предписания, как документы, используемые по одним и тем управленческим

ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

После оптимизации списка форм документов организации заполнение

Табеля осуществляется на основе карт документов.

Окончательно оформленный табель форм документов организации

должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и

утвержден руководителем организации.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и

«инвентаризации» форм документов. Его наличие особенно необходимо в

условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Для введения разработанного Табеля необходимо подготовить проект соответствующего приказа.

В настоящее время в большинстве предприятий и организаций используются внутренние нормативные документы, регламентирующие делопроизводство в целом или выполнение отдельных этапов работы с документами. Это могут быть стандарты организации, инструкции на отдельный процесс или инструкции по делопроизводству.

В любом случае во всех этих документах приводятся нормативные ссылки, среди которых обязательно присутствует ссылка на ГОСТ Р 6.30-2003. Однако зачастую проекты внутренних нормативов создаются непрофессионалами в сфере делопроизводства, и в приложениях приводятся образцы оформления документов или унифицированные формы документов, далекие от совершенства. А унифицированные формы используются как раз в целях упорядочения процессов документирования.

Отсутствие единого подхода к оформлению документированной информации и организации работы с документами, несоблюдение требований нормативно-методической документации остаются часто незамеченными, ухудшают внутрифирменные коммуникации, а как следствие, и эффективность управления1 . (?)

В условиях традиционного делопроизводства документы, создаваемые в организации, рассредоточены по подразделениям. Далеко не все документы, даже организационные, а тем более информационно-справочные, проходят контроль правильности оформления в службе документационного обеспечения управления (ДОУ).

Даже однородные по содержанию разновидности документов могут иметь различные формулировки и качественно разный состав должностных лиц, с которыми согласуется документ.

Кроме того, часто при обследовании организации обнаруживается, что одна и та же управленческая ситуация в разных подразделениях сопровождается документами с разными наименованиями форм. Самый простой пример связан с использованием записок (докладных, служебных, памятных) или распоряжений и указаний.

Практически идеальным решением задачи унификации документированной информации могло бы стать внедрение информационной системы, обеспечивающей возможность автоматизации подготовки документов наряду с автоматизацией основных этапов работы с ними. Полное или хотя бы частичное исключение человека из процессов документирования позволило бы повысить достоверность информации, содержащейся в документах, и качество оформления последних. Но прежде чем внедрять автоматизацию, нужно навести порядок в «ручных» процессах.

Хорошим инструментом наведения такого порядка является Табель унифицированных форм документов.

Табель - это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения.1 (?)Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В Табель включают только те документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

Табель форм документов организации предназначен для:

• оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;
• классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
• унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки (или ее отдельных важных этапов) управленческих документов в организации;
• унификации форм документов в организации;
• упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных технологий в управленческой деятельности.

Разработка Табеля форм документов включает следующие этапы:

1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (в подразделении) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.

Таким образом, Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования.

Кроме того, в Табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника. (Таблица 2.) Чтобы определиться с формой Табеля необходимо провести анализ документов организации (подразделения).

3. Определение структуры Табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, Табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами Табеля будут управленческие функции, подразделами - задачи, свойственные аппарату управления, во втором - названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности (что предпочтительно), либо по алфавитному наименованию документов.

Таблица 1. Примерная форма Табеля форм документов

4. Отбор форм документов для включения в табель. После обследования организации (подразделения) и оптимизации применяемых форм документов отобранные (или разработанные) формы документов включаются в Табель.

При выполнении первого этапа документы в организации или на предприятии обычно изучаются по группам. (Таблица 3.)

Таблица 3. Группы документов в организации

Этап сбора и анализа материала преследует две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа (Рисунок 1.) или в анкеты (Таблицы 4-7.), в которые вносятся все возможные характеристики документа:

• полное наименование формы документа;
• заголовок к тексту (тема), если он имеется;
• код формы (по ОКУД и по локальному классификатору);
• функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»;
• сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

КАРТА ДОКУМЕНТА

Документ__ наименование вида документа _

Заголовок к тексту (о чем)___________________________________

Решаемая задача (в каком случае издается документ)________________

Тип документа (входящий, исходящий, внутренний для подразделения) ___

Код по ОКУД _(есть или нет) _Код внутренний_(есть или нет) ___________

Унифицированная форма ___________Утверждена ____________________

Подразделение-составитель ____________________

Лицо, ответственное за подготовку (должность, ФИО)_____________

Данные каких нормативных документов необходимы при создании

документа __________________________________________

Периодичность подготовки (количество документов в месяц) _________

1. Основное должностное лицо, которое визирует документ как автор

проекта (должность, ФИО) _____________________________________

2. Кто визирует документ, если отсутствует основное должностное

лицо (должность, ФИО)_______________________________

3. С кем согласуется содержание документа (подразделение, должность,

ФИО) _______________________________________________________________

Внешнее согласование (организация, должность, ФИО)________________

Подписи (основное должностное лицо, которое подписывает документ,

должность, ФИО)____________________________

Кто подписывает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(должность, ФИО) ______________________________________________

Утверждение: правовым актом (каким) должностным лицом (подразделение, должность, ФИО) ______________

Кто утверждает документ, если отсутствует основное должностное лицо

(подразделение, должность, ФИО) _____________________________________

Печать гербовая _____ иная ____(какая и кто ставит) ________

Кто регистрирует документ, если это необходимо (подразделение,

должность, ФИО, место регистрации)

Кол-во экз. ____________

Адресат ____кому адресуется подписанный документ ________________

Место хранения всех экземпляров документа_______________________

Рисунок 1. Форма карты документа

Таблица 4. C ведения о документах подразделения ____________________________________ (часть 1-я)

Должность лица, заполнившего таблицы __________________ _________________________ ____________________

(Подпись) (Расшифровка подписи)

На втором этапе после изучения карт (или таблиц 4-7) документов и на основе анализа примерной формы Табеля осуществляется выбор наиболее целесообразной формы. Например, может быть добавлена колонка «Код внутренний», если есть собственный локальный классификатор в организации. Может быть добавлена колонка «Количество экземпляров документа», если все документы готовятся в разном количестве экземпляров, а эта информация важна, и т. д. Любая строка в карте или любая колонка из таблиц 4-7 может быть заголовком колонки разрабатываемого Табеля форм документов. То есть все, что есть в карте (или анкете) каждого документа и нужно и важно для организации (для исключения ошибок в работе с конкретной формой документа), можно учесть при выборе формы Табеля.

Если какой-то документ имеет форму, включенную в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), то, конечно, ее нужно обозначить и использовать при оформлении документа. Для документов, не имеющих унифицированные формы, включенные в ОКУД, они должны быть разработаны в самой организации.

Формирование структуры Табеля унифицированных форм документов (3-й этап) связан с особенностями организации.

Если организация крупная и в ней много подразделений, то логично классифицировать документы по подразделениям. А в Табеле перечислять виды форм документов, образующихся в деятельности каждого подразделения. То есть указывается подразделение (его название), потом формы документов этого подразделения и сведения из карты по каждому документу.

Если фирма (организация) маленькая, то можно классифицировать формы документов по функциям управления или по направлениям деятельности. Это опять же определит внутреннюю структуру Табеля как классификационной схемы, в соответствии с которой будут даваться описания форм документов.

После определения структуры Табеля (названий колонок и деления строк на группы) можно приступить к его заполнению, то есть к четвертому этапу - собственно составлению Табеля. Но предварительно должна быть проведена работа по оптимизации перечня форм документов в организации. Например, если анализ карт документов по подразделениям обнаружил использование докладных, служебных и памятных записок одновременно и по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить только одну форму (докладную записку). Точно так же, если были обнаружены указания, распоряжения и предписания как документы, используемые по одним и тем же управленческим ситуациям, то логично оставить тоже одну форму (например, распоряжение).

После оптимизации списка форм документов организации заполнение Табеля осуществляется на основе карт документов.

Окончательно оформленный Табель форм документов организации должен быть согласован со всеми руководителями подразделений и утвержден руководителем организации.

Применение при изготовлении документов форм, не включенных в Табель форм документов, не допускается.

Табель является прекрасным инструментом и оптимизации, и «инвентаризации» форм документов. Его наличие, как уже отмечалось, особенно необходимо в условиях автоматизированной подготовки и обработки документов.

Для введения разработанного Табеля в организации необходимо подготовить проект соответствующего приказа. (Рисунок 2.)

Ведение Табеля форм документов организации осуществляет служба ДОУ.

Разработка Табеля в конечном итоге приведет к сокращению числа форм, видов и количества документов, а значит, и объемов работ с документами.

АДМИНИСТРАЦИЯ

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО РАЙОНА ГОРОДА ПЕНЗЫ

_________________________________________________________

П Р И К А З

«__» января 2014 г. № __

О введении в действие Табеля унифицированных
форм документов

Для обеспечения единого порядка работы с управленческой документацией в аппарате администрации п р и к а з ы в а ю :

1. Утвердить прилагаемый Альбом унифицированных форм документов и ввести в действие в аппарате администрации с 01.02.2014.

2. Начальнику общего отдела П.А. Захарову размножить и раздать по подразделениям новый Табель унифицированных форм документов до 20.01.2014.

3. Начальнику общего отдела П.А. Захарову провести обучающие семинары по внедрению Табеля со специалистами, ответственными за делопроизводство в отделах и подразделениях администрации, до 01.02.2014.

4. Контроль над исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя главы администрации района А.Д. Тимаева.

Глава администрации района К.Л. Софин

1. (?) Фионова Л.Р., Усманова И.В., Коровина Л.В. Унификация документов - необходимая предпосылка внедрения СЭД/ Делопроизводство, №1, М., 2014.
2. (?) Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организаций. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2007. С.101.