Срок хранения корешков листков нетрудоспособности. Хранение и учет листков нетрудоспособности – требования ФСС

Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности.

Для книги учета испорченных, утерянных и похищенных бланков листков нетрудоспособности существует стандартная форма, регламентируемая приложением 5 совместной инструкции Минздрава и ФСС №29/18.

Листки временной нетрудоспособности имеют юридический вес и выдаются больному медицинским учреждением, имеющим лицензию на такую деятельность, в случае наступления факта нетрудоспособности. Данные бланки относятся к документам строгой формы отчетности.

Листки нетрудоспособности учреждения получают на основании заявок в ФСС. Заявки составляются ежеквартально. Получить бланки может только сотрудник, ответственный за их приемку, хранение и отпуск. Важность учета листков нетрудоспособности стоит подчеркнуть особо.

Чистые бланки хранятся в опечатанных сейфах. Медицинские организации в обязательном порядке ведут учет испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности в Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности. В конце года медицинские организации передают информацию об испорченных, утерянных и похищенных бланках листков нетрудоспособности в региональное отделение Фонда социального страхования Российской Федерации.

Испорченные бланки листков нетрудоспособности хранятся в медицинских организациях в отдельной папке с описью, в которой указываются фамилия, имя, отчество лечащего врача (в отдельных случаях фельдшера, зубного врача), дата сдачи, номера и серии испорченных бланков.

Уничтожение испорченных бланков листков нетрудоспособности производится в медицинских организациях по истечении 3-х лет комиссией, созданной по приказу руководителя медицинской организации, по Акту об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности.

Книга учета испорченных бланков листков нетрудоспособности в обязательном порядке должна быть прошита, проводится порядковая нумерация страниц, в наличии должны быть реквизиты организации и ее печать, а также подпись. На последней странице ставится запись о том, сколько в действительности страниц в наличии в книге.

Учет испорченных, утерянных и похищенных бланков листов нетрудоспособности в книге ведется следующим образом. В книге предусмотрено 10 граф на разворот. Ведется обязательная порядковая нумерация записей. Дата каждой записи фиксируется.

Записывается общее количество бланков. Далее отдельно нужно указать реквизиты, серии и номера испорченных бланков и их количество (если таковые имеются), отдельно такие же данные для утерянных или похищенных бланков, опять же, в случае если такие факты имеются.

Также следует обратить внимание на следующее требование формы – на каждом развороте книги должна присутствовать запись о реквизитах организации. В нашем магазине можно заказать внесение таких данных в книгу учета при печати. Это упростит ведение записей и сэкономит время медицинского работника.

Графы для заполнения в Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности:

№ п/п
Ф.И.О. медицинского работника
Количество бланков
Из них:
Испорченных: реквизиты, серия
Испорченных: №
Количество
Утерянных, похищенных: реквизиты, серия
Утерянных, похищенных: №
Количество

Предоставляем помощь в оформлении покупок в нашем интернет-магазине. В случае необходимости вы всегда можете обратиться за помощью к нашим менеджерам по одному из телефонов.

Медицинские организации выдают заболевшим людям листки нетрудоспособности, в которых содержатся сведения о том, на какой срок человек отстраняется от выполнения должностных обязанностей, какова причина заболевания и характер лечения (амбулаторно или стационарно). Учет листков нетрудоспособности необходим для строгой отчетности, а потому они подлежат правильному учету в бухгалтерском учете. Бланки должны храниться в местах, недоступных для посторонних лиц.

Основная информация о листках нетрудоспособности

Порядок учета, хранения и обеспечения ими лечебных организаций закреплен в Инструкции ФСС РФ и Минздрава РФ “О порядке обеспечения листками нетрудоспособности, их учета и хранения” № 18/23 от 29.01.2004 г. При этом поступление в организацию листков от ФСС РФ оформляется накладной в двух экземплярах: первый остается в ФСС, а второй – в лечебном учреждении.

За поступление, выдачу и хранение листков в организации отвечает один сотрудник, который несет полную ответственность за поступающие документы данного рода.

Организация получает необходимый объем листков нетрудоспособности в том объеме, который указывается в отчете-заявке. При этом он не может превышать количества документов, необходимых на один квартал. При этом данные для расчета потребности могут браться из предыдущего аналогичного периода либо рассчитываться арифметически путем исчисления среднего значения по предыдущим четырем кварталам.

Порядок и механизм учета листков

При приеме листков нетрудоспособности и их использовании в дальнейшем они находят отражение в документах двух типов:

Как и любые другие книги бухгалтерского учета, книги поступления и распределения в обязательном порядке должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя медицинского учреждения и скреплены печатью организации.

Необходимо отметить, что в книгах учета какие-либо записи вносятся в хронологическом порядке без пропусков или перемены местами дат. В книге распределения кроме записей о выдаче листков также указываются данные о том, сколько корешков от больничных листков было возвращено лечащим врачом. Переданные отрывные корешки, как и бланки, хранятся в лечебной организации. Срок их сохранности составляет три года.

По истечении этого срока организация имеет право уничтожить корешки, составив акт об уничтожении по законодательно установленной форме. Кроме того, листки временной нетрудоспособности могут попадать в книгу учета испорченных бланков, поскольку эти документы не выбрасываются, а также подлежат ответственному хранению.

К книге дополнительно необходимо составлять опись испорченных бланков с указанием их номеров и серий, ФИО врача и даты передачи на учет. Сохранность испорченных листков исполняется в течение трех лет. По истечении указанного срока учреждение имеет право на их уничтожение, составив при этом акт об уничтожении.

Подводя итог, следует выделить такие важные моменты учета больничных листков, как:

бланки ставятся на бухгалтерский учет в специальной книге поступления бсо;
распределение бланков отражается в специальной книге распределения;
испорченные или исправленные бланки фиксируются в книге учета испорченных листков;
поступление бланков оформляется накладной на поступление, а уничтожение корешков или испорченных бланков после трех лет хранения – актом на уничтожение.

Порядок хранения отчетных бланков

В соответствии с указанной ранее Инструкцией листки временной нетрудоспособности должны храниться в лечебных организациях в несгораемых шкафах, закрывающихся на ключ. Помещения, в которых они находятся, должны надежно закрываться и опечатываться.

Отчетность по листкам нетрудоспособности

По всем операциям с листками временной нетрудоспособности, а также по их корешкам лечебные учреждения обязаны отчитываться перед ФСС. При этом они должны составлять и представлять установленные законодательством формы отчетности.

Во-первых, для получения новых документов лечебные учреждение представляют в государственные органы отчет-заявку не позднее 5-го числа месяца, являющегося последующим после отчетного квартала. С помощью такого отчета-заявки организации отчитываются за бланки, имеющиеся у них в наличии, а также заказывают новые.

Составление отчета данного типа является обязательным по истечении любого квартала вне зависимости от того, нуждается ли учреждение в новых бланках или нет.

Второй формой отчетности является отчет-заявка на следующий календарный год, в котором указывается, какое количество бланков планируется получить от ФСС на следующий год. Этот отчет представляется не позднее 1 февраля текущего года, и, как правило, такие данные будут браться во внимание при выдаче листков в следующем году.

Оба вида отчетов-заявок должны быть оформлены по установленному законодательством образцу, а также подписаны руководителем медицинской организации и ее главным бухгалтером, а также заверены печатью.

Бухгалтерские проводки по учету

Учет листков осуществляется на забалансовом счете 03 “Бланки строгой отчетности”, не предусматривающем принципа двойной записи. Однако для удобства понимания и учета можно воспользоваться данным принципом. При учете листков по временной нетрудоспособности оформляются следующие типовые проводки по забалансовому счету 03 в разрезе аналитических субсчетов:

Проводка	Описание
03/1	Получены от ФСС листки временной нетрудоспособности
03/2	Получены корешки больничных листов от врачей
03/3	Получены испорченные больничные листы от врачей
03/1	Выданы листки временной нетрудоспособности лечащим врачам
03/2	Уничтожены корешки больничных листов
03/3	Уничтожены испорченные больничные листы

Основные ошибки при учете

Ошибки при учете листков по временной нетрудоспособности, как правило, связаны с особенностями их обращения между ФСС и медицинским учреждением, а также при использовании в документообороте в самой лечебной организации. К типичным ошибкам при учете бсо данного типа можно отнести:

несвоевременное составление и представление отчетов-заявок на получение больничных листов от ФСС;
неправильное оформление книги поступления и распределения листков без заполнения необходимых граф;
не использование забалансового счета 03 для учета больничных листов в бухгалтерском учете;
отсутствие описи по испорченным бланкам, а также не внесение записей в книгу учета испорченных бланков;
несвоевременное уничтожение испорченных бланков или корешков от больничных листов;
доступ к бланкам со стороны третьих лиц, не несущих ответственности за использование бланков.

Конкретный пример учета листков нетрудоспособности

Лечебное учреждение АО “Строитель” на основании имеющейся лицензии имеет право выдавать листки нетрудоспособности. В 2015 году оно получило от ФСС РФ бланки листков в количестве 500 шт. В течение года оно выдало 312 листков нетрудоспособности пролечившимся людям.

Врачи сдали 3 испорченных листка нетрудоспособности дополнительно к имеющимся 5 листкам. Всего за год было уничтожено 2 листка в связи с истечением срока их хранения. Кроме того, от врачей поступило 412 корешков листков нетрудоспособности. Изначально хранилось 214, а было уничтожено в течение года 13. В организации на начало года было в наличии 15 листков.

Проводки сформируем в разрезе аналитики, и итоги будут выглядеть следующим образом:

Дебет		Кредит
Кол-во, шт.	Описание	Кол-во, шт.	Описание
Счет 03/1
500	Поступило в организацию	312	Выдано врачам
Осталось – 15 + 500 – 312 = 203
Счет 03/2
412	Поступило корешков от врачей	13	Уничтожено корешков
Осталось – 214 + 412 – 13 = 613
Счет 03/3
3		2
Осталось – 5 +3 – 2 = 6

5 ответов на вопросы по учету листков нетрудоспособности

Вопрос №1. Какие государственные органы имеют право контролировать обращение листков нетрудоспособности в медицинском учреждении.

Естественно, в первую очередь – это ФСС РФ, поскольку именно этот государственный орган является ответственным за выдачу листков в медицинские организации. На основе полученной информации фонд принимает решение о том, целесообразно ли расходуются государственные средства и не имеется ли факта мошеннических действий с листками нетрудоспособности.

Вопрос №2. Какие документы могут быть запрошены у организации при проверке правильности использования листков нетрудоспособности?

При проверке могут запрашиваться стандартные документы: книги учета поступления и распределения бланков, книга уничтожения испорченных бланков или корешков, отчеты-заявки и отчеты по испорченным бланкам. Кроме того, проверяющие органы могут запросить доверенность и приказ на сотрудника, который является ответственным за учет и хранение бланков.

Вопрос №3. Нужно ли вести учет листков, которые выдаются заболевшим людям?

Да, такой журнал также необходимо вести в медицинском учреждении. При этом в журнале проставляются записи о том, какой именно врач выписал больничный лист, указываются ФИО обратившихся за медицинской помощью людей, даты выдачи, номера и серии больничных листов, периоды, на которые они выдаются, а также информация о том, что выданы листки продолжения или же больной человек переведен в другое медицинское учреждение.

Вопрос №4. Достаточно ли вести учет на бумажном носителе?

Современное развитие автоматизации учета предполагает учет листков нетрудоспособности, как на бумажном носителе, так и в электронном виде. При этом ФСС требует установки специально разработанной программы, которая имеет зашифрованные каналы передачи информации. Кроме того, и на бумажных носителях информацию необходимо фиксировать, поскольку она утверждается и подписывается руководителем медицинской организации и ее главным бухгалтером.

Вопрос №5. Кто должен осуществлять уничтожение испорченных бланков больничных листов или корешков?

Для этих целей создается специальная комиссия, в обязанности которой входит не только полное уничтожение указанных документов, но также и формирование записи в книге уничтожения о проведенном мероприятии. При этом комиссия должна уничтожать листки только в присутствии сотрудника, ответственного за получение, выдачу и хранение больничных листков.

Фонд социального страхования Российской Федерации и Министерство здравоохранения Российской Федерации

ПРИКАЗ

от 29.01.2004 № 18/29

Об утверждении инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности их учета и хранения

В целях совершенствования системы обеспечения бланками листков нетрудоспособности приказываем:

1. Утвердить Инструкцию о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения ().

2. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на заместителя председателя Фонда социального страхования Российской Федерации В.В. Линника и заместителя Министра здравоохранения Российской Федерации Р.А. Хальфина.

Председатель Фонда
социального страхования
Российской Федерации
Ю.А.КОСАРЕВ

Министр здравоохранения
Российской Федерации
Ю.Л.ШЕВЧЕНКО

Приложение

УТВЕРЖДЕНО
Приказом
Фонда социального страхования
Российской Федерации
и Министерства здравоохранения
Российской Федерации
от 29 января 2004 г. N 18/29

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЛАНКАМИ ЛИСТКОВ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ, ИХ УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

1. Настоящая Инструкция определяет порядок обеспечения бланками листков нетрудоспособности медицинских организаций, имеющих лицензию на осуществление работ и услуг по оказанию соответствующей медицинской помощи, включая проведение экспертизы временной нетрудоспособности, а также их учета и хранения.

2. Изготовление бланков листков нетрудоспособности обеспечивает Фонд социального страхования Российской Федерации (далее - Фонд).

3. Бланки листков нетрудоспособности направляются предприятием-изготовителем в региональные отделения Фонда.

4. Региональные отделения Фонда обеспечивают бланками листков нетрудоспособности медицинские организации по мере необходимости, на основании отчетов-заявок на получение бланков листков нетрудоспособности, представляемых ими на соответствующий квартал года в порядке, установленном пунктом 14 настоящей Инструкции.

Не допускается запас бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях, превышающий квартальный запас потребности.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

5. Выдача бланков листков нетрудоспособности осуществляется с оформлением накладных в двух экземплярах, один из которых (первый) передается медицинской организации, второй - остается в региональном отделении Фонда.

Доставка бланков листков нетрудоспособности от регионального отделения Фонда производится за счет средств получателя бланков.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

6. Бланки листков нетрудоспособности являются документами строгой отчетности и должны храниться в специальных помещениях, сейфах или в специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки, должны быть закрыты на замки и опечатаны печатью.

Бланки листков нетрудоспособности подлежат систематическому бухгалтерскому учету за балансовым счетом.

7. Региональные отделения Фонда и медицинские организации обязаны вести строгий количественный учет бланков листков нетрудоспособности.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

8. Учет прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности осуществляется на бумажном и магнитном носителях по программе, разработанной и переданной Фондом:

8.1. региональными отделениями Фонда - в Книге прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности (), заполняемой при получении бланков от предприятия-изготовителя и выдаче бланков медицинским организациям;

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

8.2. медицинскими организациями - в Книге получения бланков листков нетрудоспособности (), заполняемой при получении бланков от органа управления здравоохранением, и Книге распределения бланков листков нетрудоспособности ().

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

Сверка данных Книги получения бланков листков нетрудоспособности и Книги распределения бланков листков нетрудоспособности в медицинской организации осуществляется не реже одного раза в квартал.

9. Книги прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности должны быть пронумерованы, прошнурованы и иметь на последней странице запись: наименование организации, количество страниц, печать организации и подпись руководителя. Записи в книгах производятся в хронологическом порядке при совершении операции лицом, ответственным за получение, выдачу и хранение бланков листков нетрудоспособности.

10. Лицо, ответственное за получение, хранение, выдачу бланков листков нетрудоспособности (далее - ответственное лицо), назначается приказом руководителя организации (регионального отделения Фонда, медицинской организации).

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

Ответственное лицо получает бланки листков нетрудоспособности на основании доверенности, оформленной в установленном порядке (с подписью руководителя, главного бухгалтера, заверенных круглой печатью).

11. Лечащие врачи медицинской организации (в отдельных случаях фельдшеры, зубные врачи) либо работники медицинской организации, оформляющие листки нетрудоспособности централизованно, на основании приказа руководителя медицинской организации, получают бланки листков нетрудоспособности, прошитые за левый верхний угол, под отчет от ответственного лица. При получении новых бланков листков нетрудоспособности указанные лица обязаны сдать корешки ранее полученных бланков.

12. Корешки бланков листков нетрудоспособности хранятся в медицинских организациях в течение трех лет, после чего уничтожаются в этой же организации в соответствии с Актом об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек ().

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

13. Медицинские организации ведут учет испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности в Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности ().

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

В конце года медицинские организации передают информацию об испорченных, утерянных и похищенных бланках листков нетрудоспособности в региональное отделение Фонда.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

14. Все медицинские организации обязаны представлять в региональные отделения Фонда:

ежеквартально, в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, отчеты-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности на соответствующий квартал (). Отчеты-заявки представляются независимо от того, имеется ли необходимость в получении новых бланков листков нетрудоспособности;

ежегодно, до 1 февраля текущего года заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий календарный год ().

Отчет-заявка и заявка подписываются руководителем и главным бухгалтером медицинской организации и заверяются печатью.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

15. Региональные отделения Фонда на основании данных, представленных медицинскими организациями, ежегодно, не позднее 10 февраля текущего года, представляют в Фонд социального страхования Российской Федерации заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий календарный год (приложение N 8).

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

16. Ответственность за получение, хранение и распределение бланков, а также за учет и отчетность по ним несут руководители и главные бухгалтеры региональных отделений Фонда, медицинских организаций.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

Лечащие врачи (в отдельных случаях фельдшеры, зубные врачи), а также работники медицинской организации, оформляющие листки нетрудоспособности централизованно, на основании приказа руководителя медицинской организации, несут личную ответственность за сохранность полученных бланков.

17. Региональные отделения Фонда осуществляют контроль за организацией учета, хранения бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях, независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности и ведомственной подчиненности.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

Страница 1 - 1 из 2
Начало | Пред. | 1 |

размер шрифта

ПРИКАЗ ФСС РФ 18 Минздрава РФ 29 от 29-01-2004 (ред от 23-07-2004) ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЛАНКАМИ... Актуально в 2018 году

ИНСТРУКЦИЯ О ПОРЯДКЕ ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЛАНКАМИ ЛИСТКОВ НЕТРУДОСПОСОБНОСТИ, ИХ УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

от 23.07.2004)

Бланки листков нетрудоспособности подлежат систематическому бухгалтерскому учету за балансовым счетом.

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

8.1. региональными отделениями Фонда - в Книге прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности (приложение N 1), заполняемой при получении бланков от предприятия-изготовителя и выдаче бланков медицинским организациям;

8.2. медицинскими организациями - в Книге получения бланков листков нетрудоспособности (приложение N 2), заполняемой при получении бланков от органа управления здравоохранением, и Книге распределения бланков листков нетрудоспособности (приложение N 3).

(в ред. Приказа Минздравсоцразвития РФ N 42, ФСС РФ N 130 от 23.07.2004)

14. Все медицинские организации обязаны представлять в региональные отделения Фонда:

ежеквартально, в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, отчеты-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности на соответствующий квартал (приложение N 7). Отчеты-заявки представляются независимо от того, имеется ли необходимость в получении новых бланков листков нетрудоспособности;

ежегодно, до 1 февраля текущего года заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий

Документы по нетрудоспособности: учет и хранение

(Авдеев В.В.)

“Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях“, 2010, N 15

Медицинские учреждения при наступлении временной нетрудоспособности у своих пациентов обычно выдают листки нетрудоспособности. Данные документы являются бланками строгой отчетности, и к порядку их получения, учету и хранению предъявляются особые требования. В статье рассмотрено понятие листка нетрудоспособности, порядок обеспечения медицинских учреждений бланками листков нетрудоспособности, их учет и хранение, а также отчетность по ним.

Порядок выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности на территории РФ регламентируется Приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 N 514 “О Порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности“ (далее - Приказ N 514).

Согласно п. 1 Приказа N 514 листок нетрудоспособности является документом, удостоверяющим временную нетрудоспособность граждан, подтверждающим их временное освобождение от работы, и выдается при заболеваниях, травмах, отравлениях и иных состояниях, связанных с временной потерей трудоспособности, на период долечивания в санаторно-курортных учреждениях, при необходимости ухода за больным членом семьи, на период карантина, на время протезирования в условиях стационара, на период отпуска по беременности и родам, при усыновлении ребенка.

Основным нормативным документом, регламентирующим порядок обеспечения медицинских учреждений бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения, является Инструкция о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения, утвержденная Приказом Фонда социального страхования РФ (далее - ФСС РФ) и Минздрава России от 29.01.2004 N 18/29 “Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения“ (далее - Инструкция N 18/29).

Форма листка нетрудоспособности утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 16.03.2007 N 172 “Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности“ и обязательна к применению медицинскими учреждениями на территории РФ.

Обязанность по изготовлению соответствующих бланков и обеспечению ими медицинских учреждений возложена на ФСС РФ. Прежде чем медицинские учреждения получат бланки листков нетрудоспособности, они поступают в региональные отделения ФСС РФ.

Обеспечение листками нетрудоспособности производится на основании отчетов-заявок медицинских учреждений на получение бланков листков нетрудоспособности, составляемых и представляемых ими ежеквартально. При этом следует учитывать, что запас бланков листков нетрудоспособности на основании п. 4 Инструкции N 18/29 не должен превышать квартального запаса потребности в них медицинских учреждений.

Согласно разъяснениям, приведенным в Письме ФСС РФ от 12.07.2005 N 02-18/11-6255, расчетным периодом квартальной потребности в бланках листков нетрудоспособности медицинской организации может быть один из следующих показателей:

Аналогичный квартал предыдущего года;

Расчетный квартал (среднее арифметическое четырех кварталов).

Выдача региональным отделением ФСС РФ бланков листков нетрудоспособности производится лицу, ответственному за их получение, хранение, выдачу, назначенному приказом руководителя медицинского учреждения, на основании доверенности, оформленной в установленном порядке, и сопровождается оформлением накладных в двух экземплярах, один из которых передается медицинской организации, а другой остается в региональном отделении ФСС РФ. Транспортные расходы по доставке бланков в медицинское учреждение производятся за счет средств получателя.

В региональном отделении ФСС РФ и в медицинском учреждении должен быть организован строгий количественный учет бланков листков нетрудоспособности. Бланки листков нетрудоспособности являются бланками строгой отчетности. К условиям их учета и хранения предъявляются особые требования.

Условия учета и хранения бланков листков нетрудоспособности. Бланки листков нетрудоспособности должны храниться в специальных помещениях, сейфах или в специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками, опечатанными печатью.

В бюджетном учете медицинских учреждений согласно Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н, учет бланков листков нетрудоспособности следует вести на забалансовом счете 03 “Бланки строгой отчетности“. На этом счете такие бланки учитываются в условной оценке 1 руб. за 1 бланк.

Помимо такого учета медицинские учреждения обязаны вести еще и специальный учет, разработанный ФСС РФ. Так, согласно п. 8.2 Инструкции N 18/29 медицинские учреждения должны вести следующие книги:

Книгу получения бланков листков нетрудоспособности (Приложение N 2 к Инструкции N 18/29);

Книгу распределения бланков листков нетрудоспособности (Приложение N 3 к Инструкции N 18/29).

Все эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и содержать на последнем листе информацию о наименовании медицинского учреждения, количестве страниц. Они должны быть заверены подписью руководителя и скреплены печатью.

В Книге получения бланков листков нетрудоспособности в хронологическом порядке фиксируются все поступления бланков от органа управления здравоохранения. В свою очередь, в Книге распределения бланков листков нетрудоспособности содержится следующая обязательная информация:

Количество бланков в наличии;

Количество выданных бланков врачам и их реквизиты;

Количество возвращенных корешков бланков листков нетрудоспособности, выписанных больным;

Подпись лица, получающего бланки или возвращающего корешки бланков;

Ф.И.О. ответственного за хранение бланков и их корешков.

Кроме того, в отдельные строчки Книги распределения бланков листков нетрудоспособности вносятся записи о сдаче врачом корешков бланков и получении им новых бланков.

Ответственное лицо, выдавая под отчет бланки листков нетрудоспособности лечащим врачам или работникам, оформляющим их централизованно, обязано на основании п. 11 Инструкции N 18/29 прошить их за левый верхний угол.

Врачи либо другие работники медицинских учреждений выдают больным заполненные бланки листков нетрудоспособности, оставляя у себя их корешки, с помощью которых они отчитываются об использовании бланков перед тем, у кого они их получали. При поступлении новых бланков листков нетрудоспособности указанные лица обязаны сдать корешки лицу, ответственному за их хранение.

На основании п. 12 Инструкции N 18/29 корешки бланков листков нетрудоспособности хранятся в медицинском учреждении в течение трех лет и отражаются на забалансовом учете в качестве бланков строгой отчетности.

Когда пройдет указанный срок, медицинское учреждение может уничтожить корешки. Данная операция оформляется Актом об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек (Приложение N 4 к Инструкции N 18/29).

В случае неправильного заполнения или иной порчи бланков листков нетрудоспособности медицинский работник должен выписать и заполнить новый бланк листка нетрудоспособности и выдать его больному. Испорченный бланк листка нетрудоспособности он передает лицам, ответственным за хранение. Испорченные бланки листков нетрудоспособности хранятся в отдельной папке с описью, в которой указываются фамилия, имя, отчество лечащего врача, дата сдачи, номера и серии испорченных бланков.

Учет испорченных бланков листков нетрудоспособности ведется в Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности (Приложение N 5 к Инструкции N 18/29).

Испорченные бланки листков нетрудоспособности, как и корешки, хранятся в течение трех лет и отражаются на забалансовом учете в качестве бланков строгой отчетности. После чего бланки можно уничтожить, что оформляется Актом об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности (Приложение N 6 к Инструкции N 18/29).

Следует отметить, что испорченные бланки листков нетрудоспособности и корешки по истечении срока хранения уничтожаются комиссией, специально созданной по приказу руководителя медицинского учреждения.

Рассмотрим пример учета бланков и корешков листков нетрудоспособности на забалансовом счете. В январе текущего года медицинское учреждение получило от регионального отделения ФСС РФ в пределах своей квартальной потребности 500 бланков листков нетрудоспособности. Перед получением лечащие врачи сдали ответственному за получение, хранение и выдачу бланков лицу 200 корешков листков нетрудоспособности.

В конце марта текущего года актом было оформлено списание 290 корешков бланков листков нетрудоспособности и 10 испорченных бланков, у которых истек срок хранения. Учетной политикой медицинского учреждения предусмотрен учет:

Принятых и выданных бланков листков нетрудоспособности на забалансовом счете 03-1 “Бланки листков нетрудоспособности“;

Корешков бланков листков нетрудоспособности - на счете 03-2 “Корешки бланков листков нетрудоспособности“;

Испорченных бланков листков нетрудоспособности - на счете 03-3 “Испорченные бланки листков нетрудоспособности“.

В январе текущего года в бюджетном учете медицинского учреждения будут сделаны следующие проводки:

В январе текущего года:

Д-т забалансового сч. 03-1 “Бланки листков нетрудоспособности“ - 500 шт. - полученные бланки листков нетрудоспособности учтены на забалансовом счете;

К-т забалансового сч. 03-1 “Бланки листков нетрудоспособности“ - 200 шт. - выданы лечащим врачам бланки листков нетрудоспособности;

Д-т забалансового сч. 03-2 “Корешки бланков листков нетрудоспособности“ - 200 шт. - приняты корешки бланков листков нетрудоспособности, выданных больным.

В марте текущего года на основании акта об уничтожении в бюджетном учете медицинского учреждения будут отражены следующие проводки:

К-т забалансового сч. 03-2 “Корешки бланков листков нетрудоспособности“ - 290 шт. - отражено списание корешка листков нетрудоспособности;

К-т забалансового сч. 03-3 “Испорченные бланки листков нетрудоспособности“ - 10 шт. - отражено списание испорченных бланков листков нетрудоспособности.

Отчетность по бланкам листков временной нетрудоспособности. Согласно п. 14 Инструкции N 18/29 медицинские учреждения обязаны ежеквартально, в срок до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представить в региональные отделения ФСС РФ отчеты-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности на соответствующий квартал. Их представление не зависит от того, имеется ли необходимость в получении новых бланков.

Форма отчета-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности приведена в Приложении N 7 к Инструкции N 18/29. С помощью отчета-заявки медицинская организация не только отчитывается об использованных бланках, но и заказывает новые.

Помимо ежеквартальной отчетности медицинские учреждения ежегодно, до 1 февраля текущего года, представляют заявку на необходимое им количество бланков на следующий календарный год. Отчет-заявка и заявка подписываются руководителем и главным бухгалтером медицинского учреждения и заверяются печатью.

Региональные отделения ФСС РФ на основании данных, представленных медицинскими организациями, ежегодно, не позднее 10 февраля текущего года, представляют в ФСС РФ заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий календарный год (Приложение N 8 к Инструкции N 18/29).

Ответственность за получение, хранение и распределение бланков листков нетрудоспособности, а также за учет и отчетность по ним несут руководители и главные бухгалтеры региональных отделений ФСС РФ, медицинских организаций. Лечащие врачи (в отдельных случаях фельдшеры, зубные врачи), а также работники медицинской организации, оформляющие листки нетрудоспособности централизованно, на основании приказа руководителя медицинской организации несут личную ответственность за сохранность полученных бланков.

Документы по нетрудоспособности - право на выписку, регулирование, контроль. Согласно п. 1 ст. 22 Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ “Об основах обязательного социального страхования“ основанием для назначения и выплаты страхового обеспечения застрахованному лицу будет наступление документально подтвержденного страхового случая. В настоящее время документом, подтверждающим наступление страхового случая, является листок нетрудоспособности.

В п. 1 Приказа N 514 указано, что листок нетрудоспособности выдается застрахованным лицам, являющимся гражданами РФ, а также постоянно или временно проживающим на территории РФ иностранным гражданам и лицам без гражданства:

Работающим по трудовым договорам;

Государственным гражданским и муниципальным служащим;

Адвокатам, индивидуальным предпринимателям, в том числе членам крестьянских (фермерских) хозяйств, физическим лицам, не признаваемым индивидуальными предпринимателями, членам родовых, семейных общин малочисленных народов Севера, добровольно вступившим в отношения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и осуществляющим за себя уплату взносов в ФСС РФ;

Иным категориям лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в соответствии с иными федеральными законами при условии уплаты ими или за них налогов и (или) страховых взносов в ФСС РФ;

Лицам, у которых заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы по трудовому договору, осуществления служебной или иной деятельности либо в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования;

Уволенным в связи с ликвидацией организации и в связи с прекращением деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, прекращением полномочий частного нотариуса, статуса адвоката женщинам, у которых беременность наступила в течение 12 мес. до признания их в установленном порядке безработными;

Гражданам, признанным безработными и состоящим на учете в территориальных органах Федеральной службы по труду и занятости, в случае заболевания, травмы, беременности и родов.

Согласно п. 2 Приказа N 514 право на выписку листков нетрудоспособности имеют следующие медицинские работники:

Лечащие врачи медицинских организаций государственной, муниципальной и частной систем здравоохранения, имеющих лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности;

Фельдшеры и зубные врачи медицинских организаций - в отдельных случаях, по решению органа управления здравоохранением субъекта РФ, согласованному с региональным отделением ФСС РФ;

Врачи, занимающиеся частной медицинской практикой, имеющие лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности;

Лечащие врачи специализированных (противотуберкулезных) санаториев при наличии лицензии на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности;

Лечащие врачи клиник научно-исследовательских учреждений (институтов), в т.ч. клиник научно-исследовательских учреждений (институтов) протезирования или протезостроения - по согласованию с Минздравсоцразвития России.

Пунктом 3 Приказа N 514 определен перечень медицинских работников отдельных учреждений здравоохранения, которые не могут производить выдачу листков нетрудоспособности. Согласно указанному пункту запрещается выдача листков нетрудоспособности медицинскими работниками следующих учреждений:

Скорой медицинской помощи;

Учреждений переливания крови;

Приемных отделений больниц;

Врачебно-физкультурных диспансеров;

Бальнеологических больниц и грязелечебниц;

Учреждений здравоохранения особого типа (центров медицинской профилактики, медицины катастроф, бюро судебно-медицинской экспертизы);

Учреждений здравоохранения по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.

Выдача листков нетрудоспособности осуществляется на основании п. 4 Приказа N 514 при предъявлении паспорта или документа, его заменяющего. Если гражданин работает у нескольких работодателей, выдается несколько листков нетрудоспособности по каждому месту работы.

Выдача и продление листка нетрудоспособности осуществляется медицинским работником после осмотра гражданина и записи данных о состоянии его здоровья в медицинской карте амбулаторного (стационарного) больного, обосновывающей необходимость временного освобождения от работы.

Листок нетрудоспособности выдается и закрывается, как правило, в одной медицинской организации. При направлении гражданина на лечение в другую медицинскую организацию листок нетрудоспособности может быть продлен и закрыт медицинской организацией, в которой продолжалось наблюдение гражданина.

Гражданам, находящимся вне места регистрации по месту жительства (по месту пребывания, временного проживания), листок нетрудоспособности выдается (продлевается) согласно п. 7 Приказа N 514 с разрешения главного врача медицинской организации либо его заместителя с соответствующей записью в медицинской карте амбулаторного (стационарного) больного и листке нетрудоспособности.

При продолжении временной нетрудоспособности листок нетрудоспособности выдается с учетом дней, необходимых для проезда к месту регистрации по месту жительства (по месту пребывания, временного проживания).

В соответствии с п. 11 Приказа N 514 контроль за соблюдением установленного порядка выдачи листков нетрудоспособности осуществляется Федеральной службой по надзору в сфере здравоохранения и социального развития совместно с ФСС РФ.

Контроль за организацией экспертизы временной нетрудоспособности, рациональным расходованием средств государственного социального страхования на выплату пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам в лечебно-профилактических учреждениях осуществляется в порядке, установленном Приказом Минздрава России и ФСС РФ от 06.10.1998 N 291/167 “Об утверждении Инструкции о порядке осуществления контроля за организацией экспертизы временной нетрудоспособности“ (далее - Инструкция N 291/167). Он может быть ведомственным и вневедомственным (межведомственным).

Согласно п. 3 Инструкции N 291/167 функции контроля за состоянием экспертизы временной нетрудоспособности осуществляются:

При ведомственном контроле - должностными лицами территориальных органов управления и учреждений здравоохранения;

При вневедомственном (межведомственном) контроле - специалистами исполнительных органов ФСС РФ совместно с территориальными органами управления здравоохранением и учреждениями здравоохранения. При необходимости для этих целей могут привлекаться представители:

Лицензионно-аккредитационных комиссий;

Страховых медицинских организаций;

Территориальных фондов обязательного медицинского страхования;

Профессиональных медицинских ассоциаций;

Учреждений высшего профессионального образования;

Научно-исследовательских институтов;

Других учреждений здравоохранения и независимых экспертов в пределах их компетенции.

Ведомственный контроль за организацией экспертизы временной нетрудоспособности осуществляется клинико-экспертными комиссиями и (или) заместителями руководителей по клинико-экспертной работе лечебно-профилактических учреждений. Проводимые ими проверки могут быть плановыми и внеплановыми.

В ходе плановых проверок, которые проводятся не реже одного раза в квартал, выявляется обоснованность выдачи листка нетрудоспособности. В основном анализу подвергаются не менее 30 - 50 медицинских карт амбулаторных или стационарных больных у проверяемого врача или подразделения, отобранных выборочным методом.

По результатам проведенных проверок проверяющими представляется информация с указанием выявленных недостатков и рекомендациями по их устранению, которая доводится до сведения проверяемых и руководителей лечебно-профилактических учреждений.

Кроме того, плановый контроль за состоянием экспертизы временной нетрудоспособности осуществляется также клинико-экспертными комиссиями муниципальных органов управления здравоохранением или субъектов РФ не реже одного раза в три года. Внеплановый контроль может проводиться:

В связи с письменными запросами исполнительных органов ФСС РФ, страхователей (работодателей), граждан по обоснованию выдачи, продления или оформления листков нетрудоспособности, предъявленных к оплате;

При возникновении конфликтных ситуаций по экспертизе временной нетрудоспособности и своевременности направления больных в учреждения медико-социальной экспертизы.

Результаты проверки доводятся не только до проверяющих, но и до территориальных органов управления здравоохранением и исполнительных органов ФСС РФ.

Вневедомственный контроль за организацией экспертизы временной нетрудоспособности каждого лечебно-профилактического учреждения осуществляется исполнительным органом ФСС РФ в соответствии с планом-графиком, утвержденным совместным приказом (распоряжением) регионального отделения ФСС РФ и территориального органа управления здравоохранением. Он проводится не реже одного раза в пять лет.

На основании необходимых для проведения контроля документов, предъявленных медицинским учреждением, экспертному контролю подлежат следующие случаи временной нетрудоспособности:

- длительнее или короче ориентировочных сроков на 30% (и более);

Несвоевременное представление больных на клинико-экспертную комиссию;

С выходом на инвалидность;

Несвоевременное направление больных в учреждения медико-социальной экспертизы и другие вопросы, которые касаются обоснованности выдачи листков нетрудоспособности.

В связи с письменными или устными запросами граждан, страхователей по обоснованности выдачи, продления, оформления, учета и хранения листков нетрудоспособности, предъявленных к оплате, и в других случаях, требующих экспертного контроля, производится внеплановый контроль.

Выявленные при контроле экспертизы временной нетрудоспособности недостатки, отклонения от установленного порядка выдачи документов, удостоверяющих временную нетрудоспособность, с рекомендациями по их устранению, а также с выводами и предложениями по улучшению работы отражаются в справке, составленной в трех экземплярах. По одному экземпляру этой справки направляют проверяемым, исполнительному органу ФСС РФ и территориальным органам управления здравоохранением.

Вопросы состояния экспертизы временной нетрудоспособности рассматриваются территориальными органами управления здравоохранением совместно с исполнительными органами ФСС РФ не реже одного раза в год.

Если расходы по государственному социальному страхованию произведены с нарушением установленных правил или не подтверждены документами,то они к зачету приниматься не должны - они подлежат возмещению в установленном порядке.

В силу п. 77 Приказа N 514 за нарушение установленного порядка выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности медицинские организации, а также медицинские работники несут ответственность в соответствии с законодательством РФ.

В этом случае необходимо определить, устранимы ли нарушения, которые были допущены при оформлении листка нетрудоспособности. К устранимым нарушениям можно отнест и:

Неправильное указание места работы застрахованного лица;

Отсутствие печати медицинского учреждения, подписей медицинских работников и т.д.

Согласно п. 58 Приказа N 514 в листках нетрудоспособности допускается не более двух исправлений. После устранения ошибок страхователь может представить такие листки в орган ФСС РФ, даже если исправления были внесены после их обнаружения сотрудниками фонда.

Такие выводы подтверждаются многочисленной судебной практикой: Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 24.12.2009 по делу N А32-16306/2009, от 26.11.2007 N Ф08-7655/07-2906А, ФАС Западно-Сибирского округа от 09.04.2008 N Ф04-1688/2008(1963-А27-25), от 15.02.2008 N Ф04-879/2008(460-А75-25).

Однако орган ФСС РФ не примет к зачету листков трудоспособности, если нарушения выдачи больничных листков неустранимы. К таким нарушениям относятся, например:

Отсутствие лицензии у лечебного учреждения, выдавшего больничный лист;

Выдача больничного листа медицинским работником, не имеющим на это права;

Нарушение сроков продления больничного листа.

В вышеназванных случаях суды встают на сторону сотрудников фонда и не видят особых причин привлекать медицинские учреждения к ответственности, аргументируя свою позицию следующим образом:

Работодатель несет ответственность за правильность начисления пособий и расходование средств государственного страхования (п. 10 Положения о ФСС РФ, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 12.02.1994 N 101 (далее - Положение N 101);

Пособия, выплаченные на основании неправильно оформленных или выданных с нарушением установленного порядка листков временной нетрудоспособности, к зачету не принимаются (п. 18 Положения N 101);

Ответственность медицинских учреждений перед страхователями в случаях неправильного оформления больничных листов законодательством не предусмотрена.

Такие выводы содержатся в Постановлениях ФАС Западно-Сибирского округа от 19.02.2008 N Ф04-808/2008(331-А06-16), от 25.07.2006 N Ф04-4634/2006(24784-А27-36), ФАС Северо-Западного округа от 01.06.2007 по делу N А-26-1795/2005-212, ФАС Поволжского округа от 24.10.2006 по делу N А12-5505/06-С6, ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.07.2006 N А74-4607/05-Ф02-2577/06-С2.

Список литературы

1. О Порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности: Приказ Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 N 514.

2. Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения: Приказ ФСС РФ и Минздрава России от 29.01.2004 N 18/29.

3. Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности: Приказ Минздравсоцразвития России от 16.03.2007 N 172.

В.В.Авдеев

Консультант по налогам и сборам

Подписано в печать