Формализованный приказ. Формализация системы документооборота

В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В настоящее время активно развиваются технологии перевода бумажных документов в электронную форму с целью реализации электронного документооборота . Остановимся подробнее на применяемых технологиях и используемой терминологии.

На первом этапе перевода документа в электронную форму производится его сканирование и создается электронная копия документа в виде изображения. Изображение, полученное в результате сканирования, также называют образом документа. Сканирование является начальным этапом любой системы автоматизированного ввода документов.

В процессе сканирования может выполняться программная обработка изображения, а также производится визуальный контроль качества (рис. 3.6).

Рис. 3.6.

Если речь идет о промышленном вводе документов, то сканеры обычно предоставляют ряд дополнительных функций, например возможность подачи разноформатных документов.

Обычно процесс сканирования - это промежуточная стадия получения электронного документа. Очевидно, что с электронным изображением документа гораздо удобнее работать, чем с бумажным (его можно копировать, отправлять по сети и т.д.).

Однако в большинстве случаев само по себе изображение (образ документа) дает мало преимуществ. Для того чтобы можно было редактировать документ, осуществлять поиск по нему или использовать его фрагменты при подготовке новых документов и т.д., необходимо перевести полученный образ в текстовый документ, понятный офисным программам. Поэтому следующая задача заключается в распознавании отсканированных документов.

Для этого необходим специальный инструмент, способный перевести изображение в текстовый редактируемый электронный документ. Такие инструменты существуют, их общее название - программы оптического распознавания символов (optical character recognition, OCR). C помощью OCR-программы компьютер сможет "прочесть" на отсканированной странице текст, отделив его от иллюстраций и прочих элементов оформления, найти таблицы и "разобраться" в их содержимом. А затем скомпоновать все это заново, воссоздав внешний вид страницы.

С точки зрения перевода документов в электронный вид (ввода документов в компьютер) их условно делят на формализованные, неформализованные и специальные (рис. 3.7).

Формализованные документы - это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные. Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д. Неформализованные документы - это документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. К специализированным относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.

Перевод каждого из перечисленных видов документов имеет свою специфику. Если вводятся фотографии, то достаточно электронного изображения, если документ содержит текст, его необходимо распознать, если это форматированный текст с рисунками, то нужно не только распознать текст, но и восстановить формат документа, а если это анкета, то, скорее всего, сам документ вообще не нужен, важна только содержащаяся в нем информация. Например, при обработке листов для голосования обычно не требуется изображения самого документа, достаточно информации о том, за кого отдан голос.

Ввод формализованных документов

Чтобы пояснить, какие задачи возникают при вводе формализованных документов, рассмотрим конкретный пример.

Предположим, в офисе отеля проводится анкетирование проживающих для оценки уровня обслуживания на разных этажах. Каждому жителю отеля в его номере оставляется анкета, которую он должен заполнить (рис. 3.8).

Если за месяц накапливается несколько тысяч таких анкет, то их обработка представляет собой непростую задачу. Очевидно, что получение образов (электронных изображений) этих анкет хоть и облегчает задачу их хранения, однако не позволяет использовать компьютер для обработки информации.

Чаще всего задача ввода форм (в данном случае анкеты) состоит в превращении образа документа в строчку базы данных, содержащую соответствующую информацию. Когда все анкеты будут введены в базу данных, можно будет их обработать и, например, выяснить, на каком этаже обслуживание ведется лучше.

При заполнении анкеты требуется ответить на вопросы и внести информацию в определенные служебные поля, а задача программы при вводе форм - определять эти специальные поля, распознавать информацию в них и ввести ее в базу данных. При этом особенностью ввода форм в компьютер является необходимость распознавания текстов, заполненных от руки.

Обычно в том случае, если форма должна распознаваться компьютером, заполняющего просят ввести текст раздельными буквами, и такой текст называют рукопечатным. Технологии распознавания рукопечатных символов обозначаются термином ICR (Intelligent Character Recognition). Распознавание рукопечатных символов представляет собой более сложную задачу по сравнению с распознаванием печатных, поскольку требуется распознать символ, вписанный в форму от руки с учетом возможных его отклонений, обусловленных индивидуальными особенностями почерка.

Задачи распознавания при вводе форм не обязательно связаны с распознаванием текста. При вводе форм может потребоваться распознавание различных меток и знаков, для которого тоже существует свой термин: OMR (Optical Mark Recognition). Например, в бюллетенях для голосования голосующего просят поставить крестик (или другой знак) напротив фамилии кандидата, и задача компьютера - распознать, есть в определенном поле какой-нибудь знак или нет.

В се первичные документы уже давно можно формировать в электронном виде (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Однако заинтересованность государства в администрировании обмена этими документами не так велика, как в случае со счетами-фактурами, поэтому законодательством не предусматривается ни четкий регламент передачи первички, ни наличие обязательных форматов. Но, так как для автоматизации бизнеса перевода одних счетов-фактур в электронный вид недостаточно, ФНС РФ пошла навстречу и утвердила рекомендованные xml -форматы для товарной накладной и акта приемки-сдачи работ (услуг), которые сами по себе диктуют определенный порядок передачи.

Электронные xml-форматы акта и товарной накладной утверждены Приказом от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@. И если для электронных счетов-фактур отдельным Приказом Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н был порядок выставления и получения, то в отношении первичных документов порядок в какой-то мере определяется самими форматами документов.

Первичный формализованный документ состоит из двух файлов, так называемых титулов. Для накладной эти документы будут называться «титулом продавца» и «титулом покупателя», а для акта - «титулом исполнителя» и «титулом заказчика». В случае с товарной накладной обмен будет происходить по следующему сценарию:

1. продавец на своей стороне формирует файл «титул продавца». Этот файл по содержанию почти полностью идентичен печатной форме ТОРГ-12, за одним исключением: в нем отсутствуют поля правой нижней части печатной формы, где расписывается покупатель (поля «По доверенности», «Груз принял», и «Груз получил грузополучатель»);
2. продавец подписывает документ своей подписью (КЭП) и отправляет его в адрес получателя. Согласно формату подписать документ может только один подписант;
3. после получения файла «титул продавца» покупатель, приняв решение подписать электронную накладную, должен в сформировать файл «титул покупателя», в котором указать дату получения груза, ФИО ответственного за получение и сведения о доверенности на получение ТМЦ. Затем подписать файл своей и направить продавцу. «Титул покупателя», помимо прочего, также будет содержать и все данные о файле «титул продавца» (время и дату создания файла, наименование, номер и дату товарной накладной).

Для акта сценарий работы будет аналогичным, за исключением того, что названия титулов будут иными, а именно: «титул исполнителя» (продавца услуг или работ) и «титул заказчика» (покупателя услуг или работ).

Таким образом, основное отличие формализованных актов и накладных от неформализованной электронной первички состоит в том, что недостаточно просто поставить вторую подпись под документом. Формализованный документ состоит из двух файлов и становится юридически значимыми только в тот момент, когда оба файла сформированы и подписаны: «титул продавца (исполнителя)» подписан продавцом, а «титул покупателя (заказчика)» - покупателем. Такой формат документа решает проблему двустороннего внесения информации: на практике в бумажной ТОРГ-12 покупатель самостоятельно заполняет часть полей в документе. Так, помимо подписи он может указать доверенность, на основании которой происходит приемка товара или подписание документа, дату получения груза и т.п. В акте же, например, предусмотрено место для комментариев или претензий.

Вторым отличием формализованных документов от неформализованных является необходимость указания в документе идентификаторов участников (ЭДО). О каких идентификаторах идет речь? Согласно п.2.1-2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н при подключении компании к ЭДО оператор также обязан присвоить ей идентификатор, в течение трех дней сформировать сообщение об участнике ЭДО, в котором указать реквизиты компании, реквизиты электронной подписи и идентификатор, и направить это сообщение в налоговый орган по месту учета компании. Таким образом в сам формат формализованного документа заложена информация о том, через какого оператора он был передан и какими компаниями-участниками ЭДО.

Данные из сообщения об участнике ЭДО заносятся в базу налогового органа и в дальнейшем используются при представлении формализованных документов по требованию ИФНС в электронном виде При передаче документа на стороне инспекции происходит сверка идентификаторов в документе с идентификаторами в базе участников, и, если участник не обнаружен, документ не допускается к проверке. Наличие участника в базе повышает доверие к электронному документу: как минимум это того, что налогоплательщик обменивается документами через оператора ЭДО и, значит, документ был подписан действующим электронной подписи.

Из последнего пункта следует важное замечание. Компания, не подключенная к оператору ЭДО, не сможет представить формализованный первичный документ по требованию налогового органа в электронном виде по ТКС. Его придется представлять либо в виде бумажной копии, либо в виде скан-образа, что, в свою очередь, ведет к дополнительным действиям с документом: его нужно будет распечатать, заверить, отсканировать или же перевести в графический формат специальными программными средствами.

Когда компания переходит на электронный обмен документами это означает, что безбумажную коммуникацию ей теперь предстоит выстраивать с тремя сторонами: контрагентами, партнерами и ФНС. После того как организация подключается к оператору электронного документооборота, местная получает уведомление о появлении нового налогоплательщика, присоединившегося к электронному обмену. С этого момента вместо сканов компания начинает отправлять в ФНС электронные подлинники.

Документы каких форматов принимает ФНС?

Есть приказы ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ и от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@ , в которых зафиксированы правила представления электронных документов по каналам интернета. Согласно им должен соблюдаться один момент: если в организацию поступило электронное требование, то и документы следует представлять в электронном виде. Бумажные экземпляры для этого сканируют и заверяют, а электронные подлинники, находящиеся в сервисе обмена, выгружают вместе с файлами ЭП.

Перед загрузкой документов в специализированного оператора связи, нужно проверить форматы. ФНС принимает только три формата. Поэтому проследите, чтобы электронные подлинники имели расширение XML , а отсканированные экземпляры - TIFF или JPG .

Пробелы законодательного характера

Электронные документы бывают формализованными и неформализованными. К формализованным относятся те, чьи форма и формат соответствуют нормам налогового законодательства. На данный момент известны три вида формализованного электронного документа - это , акт выполненных работ, (форма №ТОРГ-12). Остальные документы - неформализованные.

По закону формализованные документы должны соответствовать формату XML . При этом счета-фактуры обязаны удовлетворять данному требованию, а вот в отношении первичной документации это условие носит рекомендательный характер. Но имейте в виду, если вы отправляете акт или накладную не в XML , эти документы в автоматическом порядке причисляются к неформализованным.

При представлении формализованных документов в контролирующие органы трудностей не возникает. Другое дело - как быть с документами, созданными или полученными в таких форматах, как DOC , PDF , XLS ? Эта тема под большим вопросом.

Решение есть

В законодательстве РФ процедура представления неформализованных электронных документов по требованию никак не расписывается. Приведем пример. Представьте, что у вашей компании истребуют документ, который вы создали в DOC и подписали в том же формате. Каковы будут ваши действия? Вы произведете его выгрузку из сервиса обмена, параллельно с этим выгрузив файлы ЭП. Таким образом, на выходе у вас получается три файла: сам договор, файл ЭП и файл подписи вашего контрагента. Отправить документ через спецоператора в таком виде вы не сможете, так как формат не XML . Как же поступить?

Использовать программу-конвертор и преобразовать DOC в нужный формат. Например, в JPG , TIFF или XML . Но здесь снова возникает вопрос: что получится в итоге такого переформатирования? Скорее всего, только копия электронного договора. Примет ли ее налоговая? В Приказе ФНС РФ N ММВ-7-6/465@ при упоминании TIFF и JPG говорится об отсканированных копиях бумажных подлинников. А так как договор не имеет утвержденного формата XML , инспекция его проверить точно не сможет. Кроме того, непонятно, как поступить с файлами ЭП. Данный способ явно не годится.

Переформатировать, используя сканер. Документ распечатывают, отдают руководителю на подпись, ставят печать и сканируют, сохраняя скан в TIFF или JPG . Правда, и здесь есть свои темные пятна. Во-первых, получается копия с копии. Во-вторых, остается непонятно, как поступить с файлами ЭП.

Оба представленных способа возможны с технической точки зрения, но на практике они пока не реализованы.

Универсальный формат

В 2015 году налоговая не должна обойти вниманием такую проблему, как выбор универсального формата. В сентябре 2014-го вышла новость о том, что эксперты Минкомсвязи для обмена между ведомствами определили такой унифицированный формат, как PDF /A . Не исключено, что и в B 2B -секторе обмен неформализованными документами будет осуществляться с помощью подобного формата.

Есть вероятность, что в 2015 году будут утверждены новые форматы, предназначенные для договоров, счетов и других документов.

Если форматы электронных документов разработаны, значит, их нужно использовать. Причем использовать смело, так как ФНС без проблем принимает формализованные документы.

Неформализованные документы продолжайте представлять на бумажных носителях. Поступать так рекомендуют и в самом Министерстве финансов. Данная информация отражена в письмах Минфина от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2. Как изменится форма представления в дальнейшем, что в конечно итоге выберет ФНС, пока неизвестно.

Все возникающие вопросы компаниям лучше решать непосредственно со своим оператором и налоговой инспекцией. Как правило, оператор ЭДО охотно идет на контакт. Налоговые также лояльно настроены к организациям, переходящим на электронный обмен документами. Компании-первопроходцы вместе с представителями контролирующих органов могли бы оказать должное влияние на процесс законотворчества и на уровне нормативно-правовых актов закрепить лучшие практики обмена первичной документацией.

Об электронном документообороте говорят часто и много, но ориентироваться в большом количестве новых терминов сложно, а еще сложнее понять, как все это работает. Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

В прошлых главах мы уже рассмотрели целый ряд интересных вопросов, связанных с электронным документооборотом: и . В новой главе мы расскажем вам об основе документооборота - электронном документе. Несмотря на кажущуюся простоту понятия, документы в электронном виде вызывают ничуть не меньше, а то и больше вопросов у бухгалтеров. Сегодня мы обсудим ключевые первичные документы, которые уже прямо сейчас можно использовать в цифровом виде, расскажем о том, что стоит знать о формах и форматах, и какими нормативными актами это урегулировано.

Электронный документ и юридическая сила

Электронный документ, подписанный электронной подписью, может применяться в любых правоотношениях, если законодательство РФ не содержит прямого запрета на их использование. Таким образом, договоры, различные счета, заявки, отчеты, заявления, а также товарные накладные, акты и даже счета-фактуры могут быть электронными.

Кстати, многие считают (и не без оснований), что юридическую силу электронному документу придает именно электронная подпись. Однако сама по себе ЭП является лишь частью целого ряда мероприятий по обеспечению документов юридической силой. Что-то вы можете сделать самостоятельно, например, обеспечить соответствие форматам, а часть - только с помощью специалистов.

Из схемы видно, что для разных документов существуют разные гаранты юридической силы. Например, неформализованные документы - письма, договора, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция - свободны от жесткого регулирования со стороны государства. Поэтому их юридическая сила определяется соглашением об обмене, в котором могут быть прописаны все требования к реквизитам, форме и формату, и наличием электронной подписи, не обязательно квалифицированной.

При наличии соответствующих корпоративных нормативов простой электронной подписью можно считать введение пары логин-пароль во внутренней системе электронного документооборота. Каждый внутренний документ фактически подписывается: система вас узнает по логину-паролю, фиксирует время и авторство подписи, когда вы осуществляете нажатие определенной кнопки, которое в свою очередь заносится в лог - специальный внутренний протокол событий в информационной системе. Следовательно, внутренний электронный документ автоматически становится юридически сильным и может использоваться при различных разбирательствах.

Другое дело, когда речь идет о формализованных документах. Эти документы называются формализованными именно потому, что для них в отдельных законодательных актах прописаны жесткие требования к формату и регламенту передачи. Эти документы напрямую влияют на правильность налоговых расчетов, поэтому соблюдение всех процедур передачи для них критически важно.

Формат и форма

Форма счета-фактуры определяется в законе ФЗ 402 «О бухгалтерском учете», формат отдельным приказом ФНС.

Когда говорим о форматах и формах, мы всегда четко расставляем понятия. Формат - это контейнер для информации, а форма - ее визуальное отражение.

А теперь, когда основополагающие понятия мы рассмотрели, давайте кратко рассмотрим основные формализованные документы в ЭДО.

Электронные счета-фактуры

Работа с электронным счетом-фактурой жестко регламентирована. Процедура отправки и получения электронных счетов-фактур через оператора ЭДО прописана в Приказе Минфина от 25.04.2011 №50н «Об утверждении порядка выставления счетов-фактур в электронном виде по ТКС». Данный приказ предусматривает обязательность использования оператора ЭДО в случае необходимости выставления счетов-фактур в электронном виде с обеспечением юридической значимости.

Также приказ Минфина РФ предусматривает создание участниками ЭДО, в том числе оператором ЭДО, служебных документов, которые фактически являются подтверждением получения документа участником ЭДО. В этих документах и скрыта вся суть регламента обмена: по факту, это самостоятельные.xml-файлы, которые пользователям не видны, но играют важную роль в обеспечении юридической значимости обмена счетами-фактурами.

Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Если в электронном счете-фактуре обнаружена ошибка, то продавец может создать исправленный или корректировочный счет-фактуру. Процесс аналогичен работе с бумажными документами, просто в электронном виде все происходит проще и быстрее. Сообщение об ошибке вам отправляет контрагент после ее обнаружения, соответственно, вы сможете оперативно подготовить исправленный или корректировочный документ.

Книги покупок и книги продаж

Правила ведения едины и для электронных, и для бумажных журналов и книг. Согласно Приложению 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 журнал полученных и выставленных счетов-фактур необходимо вести за каждый налоговый период. Электронный журнал должен быть подписан электронной подписью при передаче в контролирующие органы.

Книги покупок, продаж и дополнительные листы к ним, составленные в электронном виде за налоговый период, подписываются электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) или ИП при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных Налоговым кодексом РФ.

Электронные товарные накладные и акты

При внедрении электронного документооборота мы в первую очередь советуем пользоваться рекомендованным форматом. Так формализованный документ будет проще обрабатывать, искать и представлять в электронном виде в ФНС.

Но если же вы с контрагентами работаете с очень специфичными актами со множеством дополнительных данных и вам будет неудобно использовать формализованный акт приемки-сдачи работ (услуг), то можете и дальше отправлять документы по привычной вам форме. Формат при этом может быть любым: .PDF, .DOC, .XLS, .JPEG, .TIFF и так далее.

Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Если налоговые органы потребуют акты и накладные для проверки, то способ их представления будет зависеть от того, в каком виде были составлены эти документы.

Универсальный передаточный документ в электронном виде

Также следует учитывать, что в законодательстве нет порядка обмена УПД. Есть порядок обмена электронными счетами-фактурами. Официально ни в каком источнике не сказано, что электронными УПД нужно обмениваться по регламенту ЭСФ и использовать их же формат. Насколько нам известно, сегодня никто не обменивается УПД в электронном виде.

Отвечая на вопросы про УПД, мы всегда стараемся понять, а почему бухгалтеры вообще пользуются этим документом. Его основная цель - снизить объем документооборота, сделать его универсальным, из двух документов сделать один. При переходе на электронный документооборот налогоплательщик автоматически решает задачу оптимизации ресурсов. Получается, что объективные преимущества, которые дает применение УПД в бумажном виде, совершенно не актуальны для электронного документооборота.

Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

Вместо заключения

Мы намеренно взяли в обзор только те документы, с которыми чаще всего работают именно бухгалтеры. Если бы мы добавили к этому списку неформализованные документы, договоры, свидетельства, доверенности - то пришлось бы писать две главы.

В следующей главе

Напомним, что для полноценной работы в системе электронного представления сведений в таможенные органы организации-участнику ВЭД необходимо иметь:

Договор с информационным оператором - осуществить комплекс мероприятий по подключению организации к ЭД и ПИ.

Действующую электронную подпись (ЭП) для работы с таможенными органами на сотрудника организации.

Подключенное к Интернету и оборудованное специализированным программным обеспечением («Альта-ГТД PRO», СКЗИ «Крипто-Про») рабочее место.

Оплаченный Пакет электронных деклараций для передачи сведений в системе ЭД.

Процедура подачи электронной декларации

Процедура электронного декларирования состоит из нескольких этапов. Декларант с помощью специальной программы (например, « ») подготавливает и передает электронную декларацию на товары (ЭДТ) в формате XML, заверенную электронной подписью. Также указываются идентификаторы разрешительных документов, предварительно загруженных в электронный архив декларанта (ЭАДД). ЭДТ через информационного оператора пересылается в ЦИТТУ ФТС, а оттуда через региональное таможенное управление поступают на указанный декларантом таможенный пост.

Инспектор таможни проверяет ЭДТ, при отсутствии критических ошибок ЭДТ регистрируется в системе таможни (присваивается номер). При необходимости внесения исправлений в декларацию инспектор направляет декларанту соответствующее уведомление с перечнем ошибок или запрос недостающих документов. После исправления ошибок пакет электронных документов отсылается повторно. Если получен запрос на корректировку таможенной стоимости (КТС), декларант выполняет корректировку и снова высылает дополненный пакет документов. Таких циклов обмена сообщениями между инспектором и декларантом может быть несколько.

Управление электронными подписями

Все документы, передаваемые в электронных сообщениях, должны быть заверены электронной подписью (ЭП или ЭЦП) для работы с ФТС России. Сообщения, которые содержат документ, не заверенный ЭП, считаются ошибочными. Сертификат ключей проверки электронной подписи записан на защищенный носитель и выдается на сотрудника предприятия–декларанта.

При наличии заключенного договора с информационным оператором «Альта-Софт», пользователю системы электронного представления сведений доступен Личный кабинет управления договором на портале ed.alta.ru, где пройдя авторизацию можно выполнить следующие действия:

• внести изменения в информацию о контактном лице;
• внести изменения в реквизиты организации;
• добавить дополнительный перечень сотрудников на получение ЭП;
• изменить параметры доставки для недавно добавленного перечня;
• перевыпустить ЭП;
• аннулировать ЭП.

Пакеты деклараций

Услуги по пересылке деклараций и предварительной информации являются платными и приобретаются Пакетами. Пакет электронных документов - это форма предоставления ЭД-услуг, дающая возможность подачи в таможенные органы определенного количества документов. При подсчете количества электронных документов учитываются только зарегистрированные системой документы.

Абонент ЭД может выбрать любой объем деклараций на полгода, от 10 штук до неограниченного количества. Заказать новый ЭД-Пакет или активировать заранее приобретенный удобно посредством Онлайн-заявки на нашем сайте или в своем Личном кабинете на портале ed.alta.ru:

• Сервер статистики ЭД

  Участникам ВЭД, подключившимся к системе ЭД через информационного оператора «Альта-Софт», доступен Сервер статистики ЭД (svd.alta.ru) - мощнейший онлайн-инструмент комплексного мониторинга и дополнительных ЭД-сервисов. Используя персональный логин/пароль (высылаются при подключении к системе ЭД), пользователь получает доступ в личный кабинет, в котором может отслеживать отправки по системе ЭД и пользоваться другими услугами.

  1. Монитор ЭД

  Монитор ЭД сервера статистики - это визуальное представление информационного обмена в рамках всех процедур декларирования. Сервис пользуется спросом не только у декларантов, но и у руководителей отделов ВЭД. Пользователи сервера статистики могут отслеживать весь процесс отправки электронных документов и сообщений в режиме реального времени, а также видеть текущий статус всех поданных деклараций:

  • 2. Биллинг

    В режиме реального времени пользователи Сервера статистики ЭД могут отслеживать списание денежных средств за отправки в процессе приема и выпуска деклараций. Биллинг предоставляет полную информацию по платежам и списаниям за услуги с указанием присвоенных документам номеров. Для пользователей становятся прозрачными следующие сведения:

    • Платежи, поступившие от пользователя;
    • Срок окончания действия ЭД-пакетов;
    • Количество оставшихся возможных отправок ДТ и ПИ.

    • 3. Формализация документов

      Чтобы подать по системе ЭД информацию, взятую с бумажных документов, их необходимо перевести в электронный вид, то есть формализовать. Для формализации документов нужно потратить время на сканирование, распознавание, исправление ошибок или ручной набор текста. Все это создает дополнительные трудности.

      В помощь участникам ВЭД предоставляется сервис по преобразованию отсканированных документов или текстовых файлов в XML-формат, применяемый при ЭД. Передача документов на формализацию осуществляется непосредственно через Личный кабинет на сервере ed.alta.ru. Обратно пользователь получает файлы, которые можно прикрепить к описи электронной ДТ и передать таможенному инспектору по системе ЭД. Работы по формализации платные, стоимость указана в

      4. Отчет таможенного представителя

      Ранее, для того, чтобы таможенный представитель мог сдавать регламентную отчетность, ему необходимо было собрать отчеты со всех своих филиалов, объединить их в одном файле и уже на основе собранной и обобщенной информации строить отчет. Для оптимизации такой работы на Сервере статистики создан онлайн-сервис: по заказу абонента информационный оператор может собирать статистику по любым полям деклараций.

      Данный сервис, хоть и называется отчетом таможенного представителя («Отчет ТП»), может быть интересен не только таможенным представителям, но и участникам ВЭД, которые хотят иметь в режиме реального времени полную статистику и общую картину проделанной работы по оформлению товаров.

      5. Sms-уведомления системы ЭД

      Сервис смс-уведомлений создан для быстрого реагирования на информацию от таможенных органов по переданным ЭДТ. Декларант, даже не находясь на рабочем месте, сможет быть в курсе ситуации по каждой ДТ и поэтапно отслеживать процесс выпуска товаров.

      При подключении абонент может получать на свой мобильный телефон смс-сообщения по следующим статусам ЭД-процедур (с указанием номера ДТ и времени присвоения статуса):