Что значит приказы по личному составу. Приказы по кадрам и основной деятельности в компании

Приказы по личному составу относятся к ключевым источникам документооборота на современных предприятиях. В чем заключается специфика их составления? Как могут выглядеть данные документы?

Что представляют собой приказы по личному составу?

Законодательство России, регулирующее кадровое делопроизводство, предполагает регулярное применение на предприятиях различных локальных правовых актов. В числе таковых — приказы. Принято классифицировать их на 2 основные разновидности. А именно:

• на приказы, имеющие отношение к основной деятельности;
• на приказы, издаваемые в целях управления личным составом предприятия.

В данном случае речь идет о правовом акте второго типа.

Приказ по личному составу — разновидность распорядительной документации предприятия. Данные источники издаются фирмой в целях юридического оформления:

• комплектования кадров;
• с одних должностей на другие;
• распоряжений в адрес конкретных работников или коллектива в целом;
• увольнения сотрудников.

Данные задачи предполагают, что фирма будет издавать соответствующие виды приказов по личному составу. Какими они могут быть?

Например, есть приказы:

• о назначении сотрудников, об освобождении их от должности;
• о награждении, поощрении работников;
• о перемещении сотрудника на другую позицию.

Внесение и корректировка сведений, фиксируемых в трудкнижках и иных кадровых документах, во многих случаях осуществляется на основе приказов, о которых идет речь.

Формы приказов по основной деятельности

На российских предприятиях активно используются унифицированные приказы по личному составу — на основе форм, утвержденных в различных источниках права. Главный из них — Постановление Госкомстата № 1, которое было издано ведомством 5 января 2004 года. Выделяют следующие основные виды приказов по личному составу, что определены соответствующим Постановлением:

• о приеме сотрудника (он составляется на основе унифицированной форме Т-1 или Т-1а, первая — персональная, вторая — сводная);
• о переводе сотрудника (формы Т-5, Т-5а);
• о выходе работника в отпуск (документы Т-6, Т6а);
• о прекращении контракта (формы Т-8, Т-8а);
• о командировании специалиста (документы Т-9, Т-9а);
• о поощрении сотрудника (формы Т-11, Т11-а).

Стоит отметить, что в документообороте предприятий могут использоваться также собственные формы приказов, если это не запрещено законодательством. Это также возможно в том случае, если тот или иной образец приказа по личному составу в виде унифицированной формы не утвержден законодательно.

Если фирма составляет тот или иной документ самостоятельно — рекомендуется применять положения специального государственного стандарта, ГОСТ Р 6.30-2003. Как может выглядеть унифицированный приказ по личному составу? Пример подобного документа — на картинке ниже.

В данном случае рассматривается по унифицированной форме № Т-1.

Унифицированные формы приказов чаще всего применяются в бюджетных организациях, а также на государственных предприятиях. Во многих случаях это обусловлено наличием утвержденных ведомственных образцов источников.

В свою очередь, в частных фирмах довольно часто применяются собственные бланки приказов. Но, как правило, только в тех случаях, когда для решения задач кадровой службы не утвержден унифицированный документ. Если таковые находятся в обороте, то обычно предприятия не тратят время на создание новых бланков, которые, по сути, будут дублировать унифицированные. Которые к тому же характеризуются довольно высокой степенью удобства, с точки зрения структуры.

Как могут выглядеть разработанные фирмой самостоятельно образцы кадровых приказов? Пример одного из них — на следующей картинке.

В данном случае рассматривается образец приказа об утверждении Он, как правило, представлен в довольно простой структуре.

Отметим, что обычно у предприятий нет особых причин заменять унифицированные бланки внутрикорпоративными образцами — если только в фирме не организовано особо сложных форматов производства, требующих учреждения отдельных механизмов учета. Или же, если их структура достаточно проста — как в случае с графиком отпусков.

Можно отметить, что существует довольно много критериев классификации приказов, о которых идет речь. В числе таковых — структура документа. Рассмотрим ее особенности подробнее.

Структура приказов: простые и сложные документы

Итак, важнейший критерий классификации рассматриваемых приказов — структура. В соответствии с ним документы делятся на основных 2 типа — простые и сложные.

Приказы 1 типа характеризуются наличием 1 распорядительного блока (со словами «принять», «освободить от должности», «перевести» и т. д.). В случае если это, к примеру, приказ о назначении 1 специалиста, то он будет рассматриваться как индивидуальный, если в его юрисдикции — несколько сотрудников, то он будет именоваться сводным документом.

Если в источнике несколько распорядительных блоков, то он будет считаться сложным. Они довольно распространены, но их применение считается весьма трудоемким процессом даже при использовании современных технических решений, поскольку в этом случае может возникнуть необходимость в сопоставлении больших объемов данных, которые расположены в разных разделах, по существу.

Теперь перейдем к изучению различных элементов структуры документа, которые могут содержать приказы в организации.

Элементы структуры приказов по личному составу

Главный элемент приказа — раздел. Он состоит из пунктов. Они должны включаться в приказ на основании определенного документа. При этом на него нужно привести ссылку. Если составляется, к примеру, приказ о назначении человека на какую-либо должность, то соответствующие пункты могут включаться в документ на основании:

• личного заявления сотрудника;
• трудового договора;
• записки руководителя, который провел собеседование с работником или принял решение о его назначении на ином основании;
• внутрикорпоративного акта;
• служебной записки.

Рекомендуется вписывать в приказ слово «основание», после — указывать ссылку на тот или иной документ. В рассматриваемом источнике должен быть отражен тот факт, что человек, назначенный на ту или иную должность, ознакомлен с положениями приказа. В данном случае нужно включать в документ фразу «с приказом ознакомлен», после которой сотрудник, изучивший соответствующий источник, ставит свою подпись и указывает дату.

В приказах — в частности, если кадровое делопроизводство осуществляется, опять же, в целях отражения факта назначения сотрудника на должность, необходимо приводить юридически значимые формулировки. Например, связанные со сроком заключения контракта с работником, величиной его зарплаты, расписанием его работы.

Таким образом, типичная структура приказа по личному составу предполагает наличие в нем блоков, отражающих:

• распорядительное действие руководства фирмы;
• Ф. И. О. и другие сведения о сотруднике;
• дату вступления в силу того или иного пункта документа;
• иные важнейшие формулировки приказа.

Рассматриваемые документы могут дополняться различными приложениями. Они могут быть представлены в самом широком спектре. Так, в приложениях к приказам по личному составу могут отражаться перечни должностей сотрудников, находящихся в юрисдикции соответствующего документа. В приложении к приказу могут фиксироваться данные, которые проблематично отразить непосредственно в тексте документа — например, это могут быть графики, картинки, схемы, необходимые для разъяснения текстового содержания документа.

Составление приказов: на что обратить внимание?

На что следует обращать особое внимание при оформлении рассматриваемых документов?

Прежде всего, как отмечают эксперты, составление приказов по личному составу не должно осуществляться с использованием сокращений. Формулировки следует включать в документ без сокращений.

Следующий важнейший критерий корректного оформления соответствующих документов — отсутствие в них сведений об источниках с разными сроками хранения. Например, связанные с отпусками и командировками приказы по личному составу хранятся в соответствии с действующими стандартами 3 года. Документы, отражающие сведения о приеме сотрудников на работу, должны храниться в архиве фирмы 75 лет.

Таким образом, в каждом приказе должны быть отражены данные об источниках с одинаковым сроком хранения.

Полезно будет рассмотреть основные этапы издания документов, о которых идет речь.

Этапы издания приказов по личному составу

Прежде всего, стоит отметить, что в зависимости от конкретных стандартов, по которым в фирме осуществляется кадровое делопроизводство, приказы по личному составу могут составляться по разным принципам. Но в общем случае их издание предполагает решение ответственными специалистами фирмы таких задач, как:

• инициирование решения о необходимости разработки соответствующего документа;
• сбор данных, необходимых для издания приказа;
• подготовка конкретного проекта приказа, его согласование, доработка при необходимости;
• внесение необходимых сведений в документ и подписание его компетентными лицами;
• ознакомление с приказом тех лиц, чьи должности находятся в юрисдикции соответствующего правового акта.

Подготовка решения об издании приказа

Решение первой задачи может быть осуществлено с использованием сведений, которые содержатся в внутрикорпоративных справках, актах. Внутренние приказы, как правило, основываются на локальных правовых актах, и их перечень может быть весьма широким. Проекты документов, о которых идет речь, обычно составляются при участии ответственных сотрудников кадровых служб предприятия. При этом их работа может вестись на основании представлений, что подписываются руководителями различных структурных подразделений фирмы.

В качестве основы для соответствующих документов могут применяться образцы кадровых приказов, которые традиционно используемые компанией. Главное при решении рассматриваемой задачи — внимательно изучить факторы, предопределяющие издание документа, основания для разработки приказа. Важно, чтобы формулировки, которые включаются в соответствующий документ, соответствовали нормам законодательства.

Сбор данных для оформления приказа

Следующая задача ответственных специалистов фирмы, составляющих тот или иной образец приказа по личному составу — собрать необходимую информацию в целях издания документа. Она может быть представлена:

• в официальных правовых актах;
• во внутренней документации фирмы;
• в источниках, изданных вышестоящими структурами, ведомствами, которым хозяйствующий субъект подотчетен;
• в архивных документах;
• в СМИ, научных публикациях.

Разработка проекта приказа

После того как информация собрана, компетентные специалисты разрабатывают непосредственно проект приказа по личному составу. Решение данной задачи предполагает, прежде всего, корректное оформление документа. В нем желательно указать, что разрабатывается именно проект, образец приказа по личному составу, а не официальный локальный правовой акт. То есть — написать на документе слово «проект». Однако, текст в источнике должен быть приведен максимально приближенный к тому, что должен присутствовать в официальном приказе. Возможно, что компетентный руководитель предварительно утвердит текст документа в изначальном виде.

Если приказ — по форме, а также по содержанию, согласован — сразу или же с корректировками, то его можно направлять на подписание. В чем заключается данная процедура?

Подписание приказа и передача его сотрудникам

В принципе, в ней нет ничего сложного — главное, чтобы у человека, заверяющего документ, были на то полномочия. Как правило, подписывает приказы по личному составу руководитель фирмы. К нему передается полностью подготовленная форма — унифицированная или внутрикорпоративная, с информацией, что внесена в нее ответственными специалистами. Подписание документа предполагает указание должности человека, руководящего фирмой, его Ф. И. О., а также проставление им подписи.

В соответствии с правилами, которые установлены внутри фирмы, осуществляется, если это необходимо, аннулирование документа.

После заверения руководителем документ передается сотруднику, который должен с ним ознакомиться. Тот факт, что человек изучил документ, может подтверждаться его подписью на приказе или дополняющей его регистрационной форме.

Изучим теперь то, как осуществляется ведение приказов по личному составу. Главная задача, которую решают ответственные сотрудники фирмы при этом — регистрация рассматриваемых документов.

Регистрация приказов: нюансы

Процедура, о которой идет речь, предполагает внесение сведений о приказе в специальных внутрикорпоративных регистрах. Считается, что тот или иной утвержденный образец приказа по личному составу приобретает юридическую силу только по факту регистрации соответствующего источника в компании. Если данная процедура в отношении документа не осуществлена, то правовые последствия — для сотрудников и руководства фирмы, не наступают.

Регистрация приказов по личному составу, как мы отметили выше, является важнейшим аспектом ведения данных документов. Соответствующая процедура предполагает решение 3 задач:

• учета документов;
• контроля над исполнением приказов;
• обеспечения оперативного доступа к документам.

Регистрироваться в фирме должны все источники, классифицируемые как распорядительные, отчетные, финансовые. Должны вноситься во внутрикорпоративные регистры сведения и о документах, которые поступают от сторонних хозяйствующих субъектов. Приказы по личному составу, как и любой другой источник, при регистрации получают индивидуальный номер, а также индексы, необходимые с точки зрения оптимальной классификации соответствующих источников.

Регистрироваться в кадровом учете должны все документы, которые подлежат исполнению, а также используются в целях учета и информирования заинтересованных сотрудников о тех или иных хозяйственных фактах. Приказы по личному составу, безусловно, относятся к таким источникам.

Процедура регистрации документа осуществляется 1 раз — непосредственно при их издании руководством (как в случае с приказами, о которых идет речь) или же при поступлении со стороны внешнего субъекта. В случае если источник перемещается из одного структурного подразделения фирмы в другое, то повторно регистрировать его не нужно.

Существует 3 основных метода регистрации источников, используемых в документообороте организации.

Во-первых, это журнальная регистрация, предполагающая детальное отражение в специальных регистрах сведений о том, в какой структуре и в каких целях издан тот или иной приказ по личному составу, пример какого-либо приложения к нему.

Во-вторых, есть карточный формат регистрации сведений об источниках, что используются в рамках внутрикорпоративного документооборота. Он представляет собой оформление контрольных карточек для источников, а также их объединение в специализированные картотеки.

В-третьих, есть автоматизированная регистрация документов. Она предполагает внесение сведений о приказах, о которых идет речь, и иных источниках, во внутрикорпоративные регистры автоматически — с использованием специального ПО и необходимой инфраструктуры (например, принтеров, сканеров, сетевых интерфейсов).

Существует нормативный акт, в соответствии с которым должны регистрироваться нормативные документы — Приказ Минкультуры РФ № 536, который был принят 8 ноября 2005 года. Данный источник права предполагает отражение в регистрах:

• названия фирмы, которая издала тот или иной документ — в данном случае, приказ по личному составу;
• названия источника;
• даты издания документа, его регистрационного номера;
• заголовка и краткого содержания документа;
• резолютивных формулировок;
• срока исполнения источника;
• сведений об исполнении приказа.

Внесение в реестры организации сведений о тех или иных приказах может осуществляться и с применением иных критериев их классификации. Например, кадровая служба может подразделять соответствующие источники на те, что связаны конкретно с отпусками сотрудников, командировками, выдачей им поощрений. Обычно чем большее количество приказов формируют документооборот фирмы, тем более оптимальным будет классифицировать их в отдельные базы в рамках реестра.

Хранение приказов

Еще один важнейший аспект ведения приказов в фирме — их хранение. Выше мы отметили, что приказы по личному составу хранятся в зависимости от конкретного назначения документа в рамках определенных сроков. Поэтому документы, классифицируемые по соответствующему признаку, должны размещаться в разных местах.

Любой приказ по личному составу (бланк для него) необходимо хранить отдельно от тех источников, которые имеют отношение к основной деятельности предприятия. Документы, зарегистрированные и направленные на хранение, должны быть представлены в виде оригиналов.

Приказы по личному составу обычно объединяются в дела, представляющие собой систематизированные комплекты различных документов. Ответственному специалисту кадровой службы необходимо осуществлять подшивку дел, осуществлять корректную нумерацию размещенных в нем листов, дополнять необходимыми описями, оформлять обложки для соответствующих комплектов документов.

Приказ по личному составу это

Приказ по личному составу это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации (учреждения, предприятия, фирмы и др.) по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией. Приказами по личному составу документируют такие процедуры движения кадров, как:

• прием на работу;
• перевод на другую работу;
• увольнение;
• предоставление отпусков;
• командирование;
• изменение фамилии;
• поощрение;
• взыскание.

Приказ по личному составу является основным документом любой кадровой службы. Случаи необходимости его издания предусмотрены КЗоТ РФ, и именно приказ является документом, на основе которого ведутся учетные формы, лицевые счета, личные дела, трудовые книжки и ряд других документов.

Приказы могут оформляться в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации, во втором - в унифицированной системе первичной учетной документации.

Приказ в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Обязательными реквизитами бланка являются: наименование организации - автора документа, наименование вида документа (приказ), коды организации и формы документа, место для даты и индекса, место составления или издания. Кроме того, на бланках могут размещаться изображение Государственного герба Российской Федерации, изображение герба субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

Коды. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Коды служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных.

Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее сокращенное наименование (а при его отсутствии - полное) указывается на бланке выше наименования самой организации - автора документа.

Пример бланка приказа с продольным расположением реквизитов:

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

Таким образом, бланк для приказов по личному составу не имеет никаких отличий от бланков приказов по основной деятельности. Отличия этих двух разновидностей одного и того же документа проявляются в применении, составлении и оформлении.

При составлении приказа используются следующие реквизиты: заголовок к тексту, текст, ссылка на документ-основание, подпись, визы согласования, виза ознакомления, исполнитель.

Заголовок к тексту приказа формулируется в соответствии с видом приказа. Например, приказ о чем? - “О приеме на работу”, “О переводе на другую работу”, “О командировании”. Если приказ индивидуальный, к этому заголовку добавляют фамилию принимаемого работника.

Текст. В практике работы кадровых служб приказы по личному составу по структуре текста подразделяют на простые и сложные. Простой приказ оформляет одно распорядительное действие, например прием на работу или командирование. Если приказ оформляется на каждого работника отдельно, то такие приказы считают индивидуальными. Если приказ касается нескольких работников, то такие приказы называют сводными (например, нескольких работников принимают по одному приказу - его текст содержит столько пунктов, сколько человек оформляют на работу).

Текст приказа не имеет преамбулы, его следует начинать со слов, обозначающих распорядительное действие: НАЗНАЧИТЬ, ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, КОМАНДИРОВАТЬ и др.

Ссылка на документ-основание. В конце каждого пункта приказа (по каждому работнику персонально) приводится ссылка на основание издания приказа. Основанием издания приказа по личному составу всегда будет один или несколько документов. Например, основанием к приказу о приеме на работу могут служить: личное заявление, представление, трудовой договор (контракт), трудовое соглашение и др.Подпись. Приказ имеет одну подпись, его подписывает, как правило, руководитель организации. В тех организациях, где имеется должность заместителя руководителя по работе с кадрами, право подписи этих документов обычно предоставлено ему. Оформление подписи предусматривает указание должности руководителя, его личной подписи, инициалов и фамилии.

Директор завода Личная подпись В.Т. Романов

Заместитель генерального директора по кадрам Личная подпись Т.М. Ларин

В практике документирования еще встречаются случаи, когда перед должностью руководителя от руки проставляется предлог “За” или “зам”, или проставляется косая черта. В государственном стандарте категорически запрещено использовать подобные приемы, так как они лишают документ юридической силы, он уже не может рассматриваться как доказательство.

Визы. Приказы по личному составу, как правило, визируют руководитель структурного подразделения, в котором работает данный работник, главный бухгалтер, юрисконсульт (при его наличии). На приказе обязательна виза инспектора или руководителя кадровой службы. Однако состав лиц, визирующих приказы по личному составу, в разных организациях имеет существенные отличия как по количеству визирующих, так и по их составу. Поэтому правила визирования приказов по личному составу в конкретной организации должны быть определены кадровой службой и руководством организации и закреплены в инструкции о работе с кадровыми документами. Виза проставляется в нижней части на оборотной стороне последнего листа подлинника приказа. Оформление визы должно состоять из подписи лица, визирующего документ, его должности, расшифровки подписи (т. е. указания инициалов и фамилии), даты визирования.

Например:
Главный бухгалтер (личная подпись) В.Р. Туманов
24.09.2000

Виза ознакомления. Приказ вступает в силу с момента подписания и объявляется работнику под расписку. Виза ознакомления располагается ниже ссылки на документ - основание издания приказа и состоит из слов “С приказом ознакомлен”, личной подписи работника и даты ознакомления.

Отметка об исполнителе. Этот реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, она включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер телефона того должностного лица, которое готовило данный документ. ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает два способа оформления этой отметки:

Сидоров Сидоров Николай Николаевич
451-23-78 451-23-78

Дата. В приказах по личному составу проставляется несколько дат - в бланке, после подписания приказа в момент его регистрации, в тексте (например, дата приема на работу, дата командировки, увольнения и др.), в визах согласования. Оформление даты допускается словесно цифровым способом, например 23 июля 2000 г. Однако более распространенным способом является оформление даты арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, 23.08.2000. Кроме того, государственным стандартом предусмотрено оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2000.08.23.

Индекс. В бланке приказа предусмотрено место для регистрационного индекса. Этот реквизит необходим для учета документов, но, кроме того, он является одним из индексов, придающих документу юридическую силу, т. е. делающих документ бесспорным с точки зрения его официальности.

Индекс распорядительных документов, как правило, состоит из порядкового номера, присваиваемого документу в пределах года. Так как приказы по личному составу издаются, регистрируются и хранятся отдельно от приказов по основной деятельности, к порядковому номеру обычно добавляют буквенный индекс “ЛС” (личный состав) или “К” (кадры). Ряд кадровых служб с индексом “ЛС” регистрируют приказы долговременных сроков хранения, с индексом “К” - кратковременных сроков.

Формирование системы индексации документов является достаточно индивидуальной процедурой и определяется правилами регистрации документов, принятыми в той или иной организации, и зависит, прежде всего, от количества издаваемых приказов. В больших организациях, где количество персонала исчисляется в тысячах, и, соответственно, количество кадровых приказов также будет очень значительным, каждый вид кадрового приказа будет создаваться и регистрироваться в отдельных структурных подразделениях кадровой службы, целесообразна разработка системы индексов, позволяющих отличать каждую разновидность приказа. Например, “П” - приказы о приеме на работу, или “ПР” - приказы о приеме на работу рабочих, “ПС” - о приеме специалистов (ИТР); “К” - командировки, “КВ” - внутренние командировки и т. д. В любом случае использования различных индексов система индексации должна быть закреплена в инструкции и делопроизводстве кадровой службы.

Прием на работу

В соответствии с КЗоТ РФ приказы (распоряжения) о приеме на работу составляются и в случаях, когда прием на работу проводится по трудовому договору (контракту).

В тексте приказа о приеме на работу, составленного в текстовой форме, указываются распорядительное действие “ПРИНЯТЬ”, “НАЗНАЧИТЬ” (по контракту, на должность), фамилия, имя, отчество, должность работника, наименование структурного подразделения, в которое он назначается на работу, дата начала работы, вид приема (постоянная работа, временная, по совместительству, на неполный рабочий день и др.), условия приема (с испытательным сроком или без него), условия оплаты труда.

При приеме на работу на неопределенный срок с нормальной продолжительностью рабочего времени:
“ПРИНЯТЬ
Соловьеву Нину Викторовну на должность методиста учебно-методического центра с 07.08.2000 с испытательным сроком два месяца с окладом 600 рублей”.

При приеме на неопределенный срок на неполный рабочий день:
“ПРИНЯТЬ
Соловьеву Нину Викторовну на должность методиста учебно-методического центра с 07.08.2000 с испытательным сроком два месяца с неполным рабочим днем (с 9.00 до 14.00) с оплатой 0,5 ставки от оклада 600 рублей”.

Подлинник приказа хранится в кадровой службе, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления зарплаты. В практике работы некоторых кадровых служб принято создавать несколько копий приказа для передачи в структурные подразделения, на табельный участок и др. При ведении на работника личного дела количество копий увеличивается - одна из них подшивается в личное дело.В отраслях экономики документирование приема на работу всех работников, за исключением назначаемых вышестоящим органом управления, оформляется приказом (распоряжением) о приеме на работу - типовой унифицированной формой Т-1. Форма Т-1 заполняется и визируется работником кадровой службы, ответственным за прием. Начальник (мастер) структурного подразделения дает заключение о возможности приема, указывая на оборотной стороне формы, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительностью испытательного срока.На оборотной стороне формы проставляются результаты переговоров, медицинского осмотра, отметки о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму, а также отметка о согласии работника с условиями работы.

Если работнику устанавливают тарифную ставку, оклад, то форма Т-1 визируется в отделе труда и зарплаты или другой соответствующей службе организации, подтверждающей вакантную должность и устанавливаемый оклад. Форму Т-1 подписывает руководитель организации, и она объявляется работнику под расписку.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу создается в одном экземпляре.

На основе приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1) работник кадровой службы делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, заполняет учетную форму Т-2, а бухгалтерия открывает лицевой счет.

Перевод на другую работу

Перевод на другую работу (из одного структурного подразделения в другое в пределах одной организации) проводится по инициативе работника или администрации. В последнем случае перевод, как правило, осуществляется с согласия работника.

Основанием для перевода могут быть личное заявление или представление о переводе.

Заявление о переводе на другую работу унифицировано в УСОРД.Формуляр заявления содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа (заявление), адресат - руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии, текст, подпись (в состав подписи включается наименование должности). Заявления составляются сотрудником собственноручно.Заявление является личным документом, поэтому его текст излагается от первого лица. Заявление визируется лицами, непосредственно заинтересованными в решении вопроса: начальниками структурных подразделений, где работает и собирается работать заявитель, начальником отдела кадров (сотрудником отдела кадров), заместителем директора, бухгалтером и т. д.

В разрешенных законом случаях, например при производственной необходимости, согласия работника не требуется. При этом основанием для перевода являются докладные записки руководителей структурных подразделений, приказы по основной деятельности, акты или другие документы, фиксирующие причины временной перестановки кадров в связи с производственной ситуацией. Документом, обосновывающим необходимость перевода, может быть и представление руководителя структурного подразделения (цеха, отдела и др.) о переводе.

Представление о переводе унифицировано УСОРД и включает следующие реквизиты - наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. В тексте представления руководителя структурного подразделения должна быть дана оценка производственной деятельности работника, изложены причины перевода. Представление пишется на имя руководителя организации. Его резолюция адресуется кадровой службе и содержит распоряжение о решении вопроса.

Приказ о переводе на другую работу в текстовой форме оформляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97.

Текст приказа не имеет преамбулы, его следует начинать со слов, обозначающих распорядительное действие: “ПЕРЕВЕСТИ”. Затем указываются фамилия, имя, отчество, должность работника, наименование структурного подразделения, в которое работник переводится, дата начала работы, условия оплаты труда.

В приказе о переводе отмечают вид и мотив перевода, срок и условия работы (например, смещение на низшую должность в качестве дисциплинарного взыскания).

ПЕРЕВЕСТИ
Николаева Сергея Кирилловича слесаря 4-го разряда цеха № 45 механиком гаража с 17 июля 2000 г. со сдельной оплатой труда на время реконструкции цеха № 45, ст. 27 КЗоТ.

ПЕРЕВЕСТИ
Васильеву Антонину Павловну, старшего экономиста отдела перевозок, на должность начальника отдела перевозок с 28 июля 2000 г. с окладом по штатному расписанию.

В отраслях экономики документирование перевода на другую работу осуществляется применением формы Т-5 “Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу”. Форма Т-5 заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре, ее визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места работы, подписывает руководитель организации. На обороте делаются отметки о несданных имущественно-материальных и других ценностях, числящихся за работником на прежнем месте работе.

На основе приказа о переводе работник отдела кадров делает отметки в личной карточке Т-2, трудовой книжке и других документах.

Оформление отпусков

В соответствии с КЗоТ РФ работники имеют право на ежегодный очередной отпуск, на внеочередные отпуска, на отпуска по временной нетрудоспособности и др. Кроме того, в ряде отраслей экономики действуют положения о дополнительных отпусках (например, работникам, занятым на работах с вредными условиями труда), такие же отпуска могут быть предусмотрены коллективными договорами, положением о персонале.

Основанием для предоставления работнику очередного отпуска может служить его личное заявление или график отпусков, все иные виды отпуска предоставляются на основании личного заявления. Формы заявления и графика отпусков унифицированы в УСОРД.

Текст приказа о предоставлении отпуска начинается словом “ПРЕДОСТАВИТЬ”, затем с красной строки указывают фамилию, имя, отчество, должность и структурное подразделение, в котором работает сотрудник, общее число рабочих дней, в течение которых работник находится в отпуске, даты ухода в отпуск и возвращения на работу, за какой период предоставляется отпуск и его условия (с сохранением или без сохранения содержания), вид отпуска. Основанием для издания приказа о предоставлении отпуска служит заявление, объяснительная или докладная записка, справка, график отпусков.

ПРЕДОСТАВИТЬ
Топоркову Борису Никифоровичу, ведущему специалисту коммерческого отдела, ежегодный отпуск за 1999 г. с 20 июля 2000 г. на 24 рабочих дня.

ПРЕДОСТАВИТЬ
Лавровой Наталье Юрьевне, лаборанту кафедры экономики, отпуск без сохранения заработной платы с 28 июля 2000 г. по 6 августа 2000 г. на 5 рабочих дней.

В отраслях экономики документирование процедуры предоставления отпуска оформляется с применением типовой формы Т-6 “Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска”.Форма Т-6 заполняется в двух экземплярах. При предоставлении работнику отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается “без оплаты”. В разделе “Начислено” в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата. Один экземпляр формы Т-6 остается в кадровой службе, второй передается в бухгалтерию для расчета заработной платы, причитающейся за отпуск. Форма Т-6 подписывается начальником (мастером) структурного подразделения и руководителем организации.

На основании приказа об отпуске работники кадровой службы вносят отметки об отпуске в форму Т-2.

Командирование

Командирование сотрудников проводится администрацией. Инициативным документом и основанием к приказу о командировании является докладная записка руководителя структурного подразделения, в которой обосновывается необходимость и цель командировки. В тексте приказа указываются фамилия, имя, отчество работника, его должность и наименование структурного подразделения, в котором он работает, наименование географического пункта и организации, куда направляется. В приказе должна быть оговорена дата командировки.

КОМАНДИРОВАТЬ
Лаврову Маргариту Ивановну, агента по продажам, в г. Самару на механический завод с 28 июля 2000 г. на 5 календарных дней для согласования договора о поставках.

Приказ создается не менее чем в двух экземплярах. Первый остается на хранении в кадровой службе, второй передается в бухгалтерию для расчета оплаты командировочных расходов. На основе приказа работнику оформляется командировочное удостоверение.

Поощрения и дисциплинарные взыскания

Основаниями для издания подобных приказов служат представления, докладные и объяснительные записки, акты, решения профсоюзных органов, совета трудового коллектива. Такие приказы доводятся до сведения коллектива, приказы о поощрениях заносятся в трудовую книжку работника.

Составление приказов о поощрениях и взысканиях имеет существенные отличия от других приказов по личному составу. Текст таких приказов начинается с преамбулы (вводной части), где излагаются причины издания приказа. Например, приказ о поощрении может быть издан в связи с награждением орденами и медалями, присвоением почетных званий, за выполнение особо значимых заданий, в связи с юбилеем и т. д.

Приказ о дисциплинарном взыскании издается в связи с должностными проступками, нарушениями трудовой дисциплины.Преамбула отделяется от основного текста словом “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое печатается с новой строки.Текст приказа о поощрении или дисциплинарном взыскании должен содержать указание вида поощрения или взыскания. Текст может состоять из нескольких пунктов.

1. Богданову Николаю Константиновичу объявить благодарность с занесением в личное дело.2. Наградить Богданова Николая Константиновича ценным подарком и выплатить денежную премию в размере двух должностных окладов.

При составлении приказа о взысканиях его вид определяет руководитель, принявший решение в связи с проступком работника. Однако работники кадровой службы должны предварительно затребовать от работника объяснительную записку. К тому же в таких приказах чрезвычайно важную роль играет дата издания приказа, так как в соответствии с КЗоТ РФ дисциплинарное взыскание применяется непосредственно за обнаружением проступка, но не позднее одного месяца со дня его обнаружения.

Изменение фамилии

Изменение фамилии, имен, отчеств регистрируется органами загса с выдачей гражданам документов, подтверждающих эти изменения. В организациях кадровая служба оформляет такие изменения изданием приказа. Основанием для приказа могут быть личные заявления и копии документов загса. В тексте приказа указывается старая и новая фамилия (имя, отчество), указывается причина изменения.

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

«БАЛАШИХИНСКИЙ ПРОМЫШЛЕННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

Кириллова Елена Александровна

магистр, преподаватель спецдисциплин

Специальности: 034702

« Документационное обеспечение управления и архивоведение»

г.о. Балашиха

Содержание:

Пояснительная записка

При изменении отпусков и предоставлении отгулов

Образцы формулировок приказов по личному составу При изменении режима рабочего времени

Образцы формулировок приказов по личному составу При исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

Образцы формулировок приказов по личному составу При изменении персональных данных

Образцы формулировок приказов по личному составу При наложении дисциплинарного взыскания и отстранении от

Образцы формулировок приказов по личному составу При обучении

Образцы формулировок приказов по личному составу При изменении условий труда

Образцы формулировок приказов по личному составу Приказы по основной деятельности, подготавливаемые отдел

14.

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Важное значение приобретают вопросы формирования и закрепления нового представление о становлении кадровой службы в организациях и функционировании современной системы в соответствии с Трудовым законодательством в Российской Федерации. Раскрыть узловое для организации кадровой службы понятие, его правовой статус; принципы кадровой службы; законодательные основы о кадровой службе в РФ; взаимосвязь работника и работодателя. Главная цель: в настоящее время работодателям необходимы специалисты кадровых служб, досконально знающие трудовое законодательство, грамотно ведущие кадровую документацию и умеющие правильно оформлять трудовые отношения , высокого профессионального мышления, высокого профессионализма, чувства законности и справедливости. В изменяющихся условиях современного российского общества все более актуальным становится обновление и модернизация содержания образования.

Приоритетными ориентирами для личности в период ее осмысленного взросления становятся применение инновационных методов обучения, что позволяет повысить знания студента. Творческие задания, особенно практическое для обучающего, придает смысл обучению, мотивирует деятельность студентов. Исходя из особой практической значимости, в содержании курса специально выделены вопросы о роли кадровой службы в укреплении законности, защите прав работника и работодателя, о значении выработанных теоретических положений для практики кадровых служб. Неизвестность ответа и возможность найти свое собственное решение позволяет создать фундамент для сотрудничества, общения всех участников образовательного процесса, включая педагога. В целях более эффективного изучения кадровых основ разработано учебное пособие - сборник для студентов, обучающихся по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение». В результате работы со сборником студенты должны:

1) иметь представление о кадровой службе, об основных закономерностях ее возникновения, функционирования и развития.

2) знать какими нормативными документами регулируется работа кадровых служб, какие документы необходимо иметь в кадровой службе; правила хранения и доступа к кадровым документам.

3) уметь создавать кадровую службу организации; оформлять кадровую документацию в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ; правильно работать с трудовыми книжками; обеспечивать хранение кадровой документации; определять сроки хранения кадровых документов.

Сборник разработан с учетом требований федерального государственного образовательного стандарта среднего профессионального образования по специальности 034702 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Весь материал подготовлен с учетом действующего российского законодательства на 1 января 2013 года.

Применение сборника в целях самообучения и самоконтроля поможет более эффективно освоить материал и подготовиться к экзамену. При использовании таблиц учебный материал усваивается на более глубоком уровне, чем при прослушивании лекций. Материал считается изученным в достаточной степени, если студент может составить и оформить нужный документ.

Образцы формулировок приказов по личному составу при изменении отпусков и предоставлении отгулов

Заголовок приказа

(основание приказа)

Примечание

Изменение в отпусках, отгулы

Об отзыве из отпуска

ОТОЗВАТЬ Черникову Любовь Ивановну (таб. № 24) - заместителя главного инженера из ежегодного оплачиваемого отпуска с 25.06.2007 г. и предоставить оставшуюся часть ежегодного отпуска 7 календарных дней с 13.08 по 19.08.2007 г. включительно.

Основание: докладная записка главного инженера Красникова В. Н. об отзыве работника из отпуска от 21.06.2007 г., согласие Черниковой Л. И.

1. Личная карточка Т-2

2. График отпусков

О продлении отпуска

ПРОДЛИТЬ Михайлову Михаилу Петровичу (таб. № 939) - экономисту по труду планового отдела ежегодный оплачиваемый отпуск на 16 календарных дней с 30.07 по 14.08.2007 г. включительно в связи с болезнью Михайлова М. П. во время отпуска.

Основание: листок нетрудоспособности серия АЮ № 5679865, заявление Михайлова М. П. о продлении отпуска от 28.06.2007 г.

О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска

ПЕРЕНЕСТИ Петрову Виктору Маратовичу (таб. № 15) - электромеханику станционного цеха ежегодный оплачиваемый отпуск на следующий 2008 рабочий год в связи с производственной необходимостью.

Основание: служебная записка начальника станционного цеха Иванова И. И. от 05.06.2007 г., утвержденный график отпусков ЗАО «ВРЕМЯ» на 2007 г., согласие Петрова В. М. на перенос отпуска

1. График отпусков

О прерывании отпуска по уходу за ребенком

СЧИТАТЬ Волкову Зинаиду Николаевну (таб. № 115) - секретаря-референта канцелярии приступившей к работе 01.10.2007 г. после отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Основание: заявление Волковой З. Н. о выходе из отпуска от 31.10.2007 г.

Личная карточка Т-2

Табель учета рабочего времени

Об отмене ежегодного оплачиваемого отпуска

ОТМЕНИТЬ приказ № 615-о от 05.08.2007 г. о предоставлении отпуска Давыдову Петру Афанасьевичу (таб. № 167) - инженеру-электронику отдела технической эксплуатации в связи с болезнью и предоставить отпуск по заявлению работника в другое время.

Основание: служебная записка начальника отдела технической эксплуатации Романова Р. Р. от 05.08.2007 г., заявление Давыдова П. А., лист временной нетрудоспособности № 324-61 от 30.07.2007 г.

1. График отпусков

2. Табель учета рабочего времени

О замене части ежегодного отпуска компенсацией

Трудовым договором Хомич О. А. предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск 30 календарных дней. В соответствии со ст. 126 ТК РФ часть ежегодно оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией. На основании вышеизложенного ПРИКАЗЫВАЮ:

ЗАМЕНИТЬ Хомич Оксане Анатольевне - инженеру-программисту часть ежегодного оплачиваемого отпуска за период с 03.03.2006 по 02.03.2007 г. в размере двух календарных дней денежной компенсацией.

Отделу кадров внести соответствующую запись в личную карточку работника для учета выплат компенсаций за ежегодный отпуск

Основание: трудовой договор Хомич О. А. от 30.04. 2003 г. № 453/29, заявление Хомич О. А. от 26.11.2007 г.

1. Личная карточка Т-2

2. График отпусков

О предоставлении отгула за ранее отработанное время

ПРЕДОСТАВИТЬ:

Старикову Петру Петровичу (таб. № 443) - кабельщику-спайщику 5-го разряда аварийной бригады отгулы на 13 и 14.08.2007 г. за работу в выходные дни 10 и 11.02.2007 г. (приказ генерального директора ЗАО «ВРЕМЯ» от 01.02.2007 № 13).

Основание: заявление Старикова П. П. от10.08.2007 г. Приказ № 32-2 от 02.02.2007 г. о дежурстве в выходные дни

1. Личное дело

О предоставлении дополнительных дней отдыха в связи со сдачей крови

ПРИКАЗЫВАЮ:

Иванову Илье Ивановичу - слесарю-сантехнику 1-го разряда цеха СМП в связи с осуществлением донорских функций 23.01.2007 г. в соответствии со ст. 186 ТК РФ:

Предоставить дополнительные дни отдыха 23 и 24.01.2008 г.

Оплату за эти дни производить исходя из средней дневной тарифной ставки.

Основание: справка по форме № 401/у № 345-26,

служебная записка Иванова И. И.

Образцы формулировок приказов по личному составу при изменении режима рабочего времени

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Изменение режима рабочего времени

Об установлении режима неполной рабочей недели

УСТАНОВИТЬ:

Черниковой Ирине Ивановне (таб. № 25) - начальнику технического отдела как инвалиду 3-й группы общего заболевания:

1. С 02.07.2007 по 25.05.2008 г. включительно работу в режиме сокращенной рабочей недели с дополнительным выходным днем по пятницам.

2. Оплату труда производить пропорционально отработанному времени.

Основание: справка МСЭ-015 № 235183 от 22.05.2007 г., выданная Царицынским бюро МСЭ, Заявление Черниковой И. И. от 02.07.2007 г.

1. Табель учета рабочего времени

Об установлении сокращенной продолжительности рабочего времени

УСТАНОВИТЬ:

Кацадзе Джемалу Джабаевичу (таб. № 890) - инженеру электросвязи группы электропитающих устройств с 01.02.2007 по 31.01.2008 г. сокращенную продолжительность рабочего времени 35 часов в неделю с сохранением полной оплаты труда.

Основание: справка МСЭ-13 № 541384 от 18.01.2007 г, ст. 92 Трудового кодекса Российской Федерации, ст. 23 Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ

1. Табель учета рабочего времени

УСТАНОВИТЬ:

Никулиной Тамаре Яновне (таб. № 196) - инспектору по кадрам отдела кадров работу с неполным рабочим днем:

Ежедневно - начало работы в 9-15, окончание - в 15-30, с 12.03.2007 г. включительно, с оплатой пропорционально отработанному времени как матери, имеющей ребенка в возрасте до 14 лет.

Основание: заявление Никулиной Т. Я. о предоставлении неполного рабочего дня от 05.03.2007 г.

1. Табель учета рабочего времени

Об установлении режима неполного рабочего дня

1.УСТАНОВИТЬ:

Константиновой Елене Владимировне (таб. 123) - бухгалтеру 1-й категории бухгалтерии работу с неполным рабочим днем по графику:

понедельник, среда - начало работы в 08-30, окончание - в 16-30,

вторник, четверг - начало работы в 08-30, окончание - в 17-30,

пятница - начало работы в 08-30, окончание - в 16-15,

с 05.09 по 31.12.2007 г. включительно с оплатой труда пропорционально отработанному времени в связи с учебой без отрыва от производства в Государственном колледже технологии и управления.

Основание: заявление Константиновой Е. В. от 04.09.2007 г.

1. Табель учета рабочего времени

Об изменении режима рабочего времени

ИЗМЕНИТЬ:

Пушкиной Елене Ивановне (таб. №134) - оператору ЭВМ сектора приема и подготовки данных, работающей по режиму пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями, режим работы на режим по графику сменности с 11.06.2007 г. включительно на период ежегодного отпуска Степановой С. П. и производить доплату в размере 40% от стоимости часа за работу в ночное время.

Основание: служебная записка начальника сектора приема и подготовки данных Петровой Н. Н. от 04.06.2007 г., согласие Пушкиной Е. И.

1. Табель учета рабочего времени

Об установлении ненормированного рабочего дня

УСТАНОВИТЬ:

Иванову Ивану Ивановичу (таб. №125) - ведущему инженеру отдела программного обеспечения ненормированный рабочий день с 02.03.2007 г.

Основание: служебная записка начальника программного обеспечения Данилова А. И. от 01.03.2007 г., утвержденный перечень должностей с ненормированным рабочим днем от 01.02.2007 г.

1. Дополнительное соглашение к трудовому договору

Об установлении режима гибкого рабочего времени

РАЗРЕШИТЬ:

Хаустову Андрею Васильевичу (таб. № 11) - начальнику коммерческого отдела работу в режиме гибкого рабочего времени с обязательным ежедневным присутствием на рабочем месте не позднее 12-00 с 40-часовым суммарным количеством отработанных часов в неделю с 01.06 по 31.12.2007 г. включительно.

Основание: заявление Хаустова А. В. от 24.05.2007 г.

Об изменении режима рабочего времени, переводе на сменный режим

1. ПЕРЕВЕСТИ:

Евдокимова Илью Владимировича - инженера станционного оборудования с 25 марта 2007 г. на работу по сменному графику.

2. Суммированный учет рабочего времени для Евдокимова И. В. вести поквартально.

3. График работы и месячную норму труда установить в соответствии с утвержденным графиком сменности.

Основание: дополнительное соглашение № 1 от 24.03.2007 г. к трудовому договору Евдокимова И. В. № 341-2 от 01.10.2006 г.

Образцы формулировок приказов по личному составу при исполнении обязанностей временно отсутствующего работника

Размер надбавки (доплаты) за выполнение дополнительной работы определяется по соглашению сторон трудового договора. Если трудовым договором или должностной инструкцией определено, что работник замещает на время отсутствия другого работника (например, обязанность ведущего инженера по кадрам замещать на время отсутствия начальника отдела кадров) и это является трудовой функцией работника, то в этом случае доплаты за исполнение обязанностей временно отсутствующего могут не устанавливаться.

Образцы формулировок приказов по личному составу при изменении персональных данных

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Изменение персональных данных

Об изменении фамилии, учетных данных

1. ИЗМЕНИТЬ Киселевой Ирине Владимировне - бухгалтеру бухгалтерии (таб. № 748) фамилию на Левенцова в связи с заключением брака.

2. ВНЕСТИ изменения в трудовой договор Киселевой И. В. № 349-76 от 31.11.2005 г., в трудовую книжку № 342143 и другие учетные и кадровые документы.

Основание: свидетельство о браке серия номер, выданное отделом ЗАГС муниципального района «Войковский» 15.11.2007 г.

Трудовой договор

Личная карточка Т-2

Личное дело

Трудовая книжка

Табель учета рабочего времени

Об изменении паспортных данных

ВНЕСТИ изменения в учетные и кадровые документы Киселевой Ирины Владимировны - бухгалтера бухгалтерии.

Основание: паспорт серии 45 07 № 012543, выдан ОВД «Вешняки» г. Москвы, дата выдачи 29.09.2007 г.

Личная карточка Т-2

Личное дело

Трудовой договор

Образцы формулировок приказов по личному составу при наложении дисциплинарного взыскания и отстранении от работы

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Дисциплинарные взыскания, отстранение работника от работы

Об объявлении замечания

За неоднократное нарушение п. 5.1 Правил внутреннего трудового распорядка ЗАО «ГЛАКОН» № 1 от 03.07.2002 г., выразившееся в систематическом опоздании Зинченко Д. Ю. на работу в период с 24.03 по 26.03.2008 г., руководствуясь статьями 192 и 193 Трудового кодекса Российской Федерации,

ПРИКАЗЫВАЮ:

ОБЪЯВИТЬ Зинченко Денису Юрьевичу - менеджеру по работе с клиентами ЗАМЕЧАНИЕ.

ПРИКАЗЫВАЮ не оплачивать время отсутствия на рабочем месте из-за опозданий:

24.03.2008 г. - на 3 часа 30 минут;

25.03.2008 г. - на 2 часа;

26.03.2007 г. - на 1 час 30 мин.

3. ВНЕСТИ соответствующие изменения в табель учета рабочего времени.

Основание: докладная записка начальника отдела по работе с клиентами Семенова А. О., объяснительная записка Зинченко Д. Ю. от 27.03.2008 г., акты об опоздании Зинченко Д. Ю. № 1 от 24.03.2008 г., № 2 от 25.03.2008 г., № от 26.03.2008 г.

1. Личная карточка Т-2

2. Личное дело

О вынесении дисциплинарного взыскания

19.08.2007 г. Трофименко Александр Владимирович - сантехник 6-го разряда не явился на работу и не сообщил причину своего отсутствия руководству участка.

20.08.2007 г. Трофименко А. В. вышел на работу, не предоставив оправдательных документов. Исходя из предоставленного работником письменного объяснения причины отсутствия на работе руководством признаны неуважительными. Руководствуясь ст. 192 и 193 Трудового кодекса Российской Федерации за нарушение трудовой дисциплины,

ПРИКАЗЫВАЮ:

Трофименко А. В. - слесарю-сантехнику 6-го разряда группы по обслуживанию вентиляционного и сантехнического оборудования участка за отсутствие на работе без уважительных причин объявить ВЫГОВОР.

Бухгалтерии не оплачивать Трофименко А. В. 19.08.2007 г.

Основание: объяснительная записка Трофименко А. В., докладная записка начальника группы по обслуживанию вентиляционного и сантехнического оборудования Каримова А. И., акт об отсутствии Трофименко А. В.на рабочем месте от 19.08.2007 г.

1. Личное дело

2. Личная карточка Т-2

О снятии дисциплинарного взыскания

За добросовестное выполнение обязанностей Ивановым И. Е. в соответствии с частью второй ст. 194 Трудового кодекса Российской Федерации и ходатайством непосредственного руководителя Иванова

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. СНЯТЬ дисциплинарное взыскание с Иванова Ильи Евгеньевича, слесаря-сантехника 5-го разряда, примененное 30.09.2007 г.

Основание: ходатайство Петрова И. М.

1. Личное дело

2. Личная карточка Т-2

Об отстранении от работы в связи с непрохождением проверки знаний и навыков в области охраны труда

15.02.2008 г. Ослов В. В. – - монтажник 5-го разряда цеха № 1 не явился на проверку знаний и навыков в области охраны труда. В соответствии с частью первой ст. 76 Трудового кодекса Российской Федерации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ОТСТРАНИТЬ от работы ОСЛОВА Василия Васильевича (таб. № 245) - монтажника 5-го разряда цеха № с 16 часов 30 минут 15.02.2008 г до прохождения им проверки знаний и навыков в области охраны труда.

2. ОПЛАТИТЬ ОСЛОВУ В. В. рабочий день 15.02.2008 г пропорционально отработанному времени и в табеле учета рабочего времени учесть период отстранения от работы.

2. НЕ НАЧИСЛЯТЬ ОСЛОВУ Василию Васильевичу заработную плату в течение периода отстранения от работы.

Основание: АКТ № 2 от 15.02.2008 г. об отказе Ослова В. В. дать письменное объяснение и об отстранении от работы Ослова В. В., решение комиссии по проверке знаний по охране труда № 32 от 15.02.2008 г.

Табель учета рабочего времени

Об отстранении в связи с приостановлением специального права

07.04.2008 г. Федоров А. А. - водитель транспортного цеха ЗАО «Время» в результате нарушения правил дорожного движения был лишен водительских прав сроком на один месяц. В соответствии с частью первой ст. 76 Трудового кодекса Российской Федерации

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ОТСТРАНИТЬ от работы ФЕДОРОВА Алексея Анатольевича (таб. № 45) - водителя транспортного цеха с 07.04.2008 г. до восстановления и получения водительских прав.

2. НЕ НАЧИСЛЯТЬ ФЕДОРОВУ А. А. заработную плату в течение периода недопущения к работе.

3. НЕ ДОПУСКАТЬ ФЕДОРОВА А.А на рабочее место и на территорию ЗАО «Время» на период его отстранения от работы.

Основание: постановление суда о лишении права управления транспортным средством № 1934/347 от 03.04.2008 г. Акт об отстранении Федорова А. А. от работы от 07.04.2008 г.

Табель учета рабочего времени

Об отстранении от работы по требованию уполномоченного органа

02.04.2008 г. работник ЗАО «Время» АВДЕЕВ П. А был отстранен от работы Государственной инспекцией труда г. Москвы. На основании вышеизложенного и в соответствии с частью первой ст. 76 и частью первой ст. 157 Трудового кодекса Российской Федерации.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ОТСТРАНИТЬ АВДЕЕВА Павла Александровича (таб. № 246) - инженера ЭПУ энергетического цеха ЗАО «Время» от работы до прохождения им обучения и проверки знаний требований по охране труда.

2. ОПЛАТИТЬ АВДЕЕВУ П. А. период отстранения от работы в размере двух третей средней его заработной платы.

Основание: предписание трудовой инспекции №163/746 от 02.04.2008 г., акт об отстранении Авдеева П. А. от работы от 02.04.2008 г., письменное объяснение Авдеева П. А. по факту непрохождения обучения и проверки знаний от 02.04.2008 г.

Табель учета рабочего времени

Образцы формулировок приказов по личному составу при обучении

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Обучение

О назначении наставника

Для обеспечения ускоренной адаптации вновь принятого работника

ПРИКАЗЫВАЮ:

НАЗНАЧИТЬ Демидова Илью Игоревича, инженера отдела аппаратного обеспечения, с 01.08 по 01.09.2007 г. включительно наставником Королева Алексея Викторовича - техника отдела аппаратного обеспечения.

Основание: служебная записка начальника отдела аппаратного обеспечения Серого Н. Ю., Положение о наставничестве № 2-4 от 02.10.2004 г.

Личное дело

О направлении на стажировку

Для прохождения стажировки

ПРИКАЗЫВАЮ:

НАПРАВИТЬ Ферковича Александра Сергеевича - техника отдела документирования на стажировку в отдел программирования с 01.11 по 01.12.2007 г.

НАЗНАЧИТЬ Романова Андрея Яновича - ведущего программиста отдела программирования руководителем стажировки.

ПРЕДОСТАВИТЬ руководителю стажировки дневник прохождения стажировки в отдел персонала не позднее 10.12.2007 г.

Основание: записка руководителя отдела программирования Иванова А. Н., Положение о стажировке № 4-6 от 12.04.2006 г.

Оформляется дневник о прохождении стажировки в соответствии с Положением о наставничестве и стажировке

1. Личное дело

О приеме на производственную практику

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ПРИНЯТЬ Орлова Александра Сергеевича - учащегося 3-го курса МГТУ им. Баумана для прохождения производственной практики (без оплаты) в цех электрических измерений.

2. УСТАНОВИТЬ срок прохождения производственной практики с 03.07 по 30.07.2007 г.

3. НАЗНАЧИТЬ Серегина Алексея Ивановича (таб. № 764) - инженера линейных сооружений связи и абонентских устройств 1-й категории цеха электрических измерений руководителем производственной практики с доплатой в размере 25% к должностному окладу.

4. Орлову А. С. проходить производственную практику ежедневно с 9.00 до 16.00 с перерывом для отдыха и приема пищи с 12.30 до 13.30.

5. Серегину А. И обучить практиканта Орлова А. С. безопасным приемам и методам труда в соответствии с утвержденным Положением по охране труда

Основание: направление на производственную практику Орлова А. С. от 03.07.2007 г., коллективный договор ЗАО «ГЛАКОН» от 02.02.2004 г.

Образцы формулировок приказов по личному составу при изменении условий труда

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Изменение условий труда

Об исключении работы во вредных условиях

ПРИКАЗЫВАЮ:

ИСКЛЮЧИТЬ из обязанностей Чугуева Бориса Юрьевича (таб. №364) - кабельщика-спайщика цеха работу во вредных условиях труда: спайку освинцованных кабелей и кабелей с полиэтиленовыми и полихлорвиниловыми оболочками сроком на три месяца с 07.06 по 06.09.2007 г. и установить 8-часовой рабочий день с нормальной продолжительностью рабочего времени в размере 40 часов в неделю.

Основание: справка МСЧ № 34 от 07.06.2007 г. № б/н, дополнительное соглашение к трудовому договору Чугуева Б. Ю.

О работе во вредных условиях труда

ПРИКАЗЫВАЮ:

СЧИТАТЬ Чистякова Евгения Сергеевича (таб. № 234) - кабельщика-спайщика 4-го разряда цеха работающим во вредных условиях труда с поднятием тяжести не более 12 килограммов с 16.05.2007 г.

Основание: справка МСЧ № 35 от 16.05.2007 г. № б/н

О снятии доплаты за выполнение дополнительных обязанностей

ПРИКАЗЫВАЮ:

СНЯТЬ с Дерюженко Александра Анатольевича (таб. № 124) - инженера электросвязи 1-й категории станционного цеха доплату в размере 20% за выполнение дополнительных обязанностей по выполнению работ по сбору и сдаче лома и отходов драгоценных металлов в ЗАО «Время» с 01.01.2007 г.

Основание: докладная записка Петрова И. Г. № 31 от 10.12.2006 г.

Об изменении должностного оклада

ПРИКАЗЫВАЮ:

УСТАНОВИТЬ с 01.01.2008 г. Пак Елене Петровне - инспектору по кадрам отдела кадров оклад 24 000 (двадцать четыре тысячи) рублей.

Основание: дополнительное соглашение № 1 от 25.12.2007 г. к трудовому договору № 342-18 от 29.12.2006 г.

Заголовок приказа

Формулировка приказа - распорядительная часть

(основание приказа)

Примечание

Приказы по основной деятельности, подготавливаемые отделом кадров

О возложении ответственности за ведение и хранение трудовых книжек

В соответствии с правилами ведения и хранения трудовых книжек

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. ВОЗЛОЖИТЬ ответственность за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек на начальника отдела кадров Васильеву Наталью Андреевну

Об утверждении штатного расписания

Для формирования штатной численности и фонда оплаты труда на 2008 г.

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить штатное расписание № 02 от 28.12.2007 г. на 2008 г. со штатом в количестве 203 единиц с 01.01.2008 г.

О внесении изменений в штатное расписание

Для формирования штатной численности и фонда оплаты труда на 2008 г

ВНЕСТИ

изменения с 01.11.2008 г.:

в штатное расписание № 02 от 28.12.2007 г. утвержденное приказом № 67 от 28.12.2007 г. и введенное в действие с 01.01.2008 г.

1. ИСКЛЮЧИТЬ:

из штатного расписания 1 штатную единицу - должность заместителя главного бухгалтера с окладом 25 000 рублей.

ВВЕСТИ:

в штатное расписание 1 штатную единицу - должность руководителя канцелярии с окладом 20 000 рублей

Это делается утверждением штатного расписания с новой даты. При необходимости приказом в штатное расписание можно вносить изменения и необязательно каждый раз утверждать новое штатное. См Указания к заполнению унифицированных форм

О формировании графиков отпусков

РАЗРАБОТАТЬ график отпусков работников ЗАО «Время» на 2008 г. и представить на утверждение генерального директора до 15.12.2007 г.

Учитывать равномерность отправления работников в ежегодный отпуск при разработке графика отпусков.

График отпусков не должен нарушать производственный процесс ЗАО «Время». В графике отпусков учесть, что в летнее время может быть предоставлен отпуск не более 50% работников ЗАО «Время». Летнее время считать с мая по сентябрь 2008 г.

Ответственность за разработку графиков отпусков в структурных подразделениях возложить на руководителей структурных подразделений, начальнику отдела кадров предоставить сводный график отпусков

О введении в действие Правил внутреннего трудового распорядка и Положения о персональных данных

ПРИКАЗЫВАЮ:

ВВЕСТИ в действие с 01.12.2007 г. Правила внутреннего трудового распорядка для работников ЗАО «Время», утвержденные генеральным директором 29.10.2007 г.

ВВЕСТИ в действие с 01.11.2007 г. Положение о персональных данных, утвержденное генеральным директором 30.10.2007 г.

С Правилами внутреннего трудового распорядка и Положением о персональных данных начальнику отдела кадров ознакомить всех работников ЗАО «Время» под роспись

Печать

1. Ввести в действие с 01.11.2008 г. печать отдела кадров со следующими реквизитами: «Закрытое акционерное общество - “Время” ОТДЕЛ КАДРОВ»

   Ответственность за хранение и использование печати возложить на начальника отдела кадров

   Печать использовать строго в соответствии с инструкцией № 34 от 30.10.2008 г. «Использование печатей и штампов ЗАО “Время”». С 01.08.2008 г. в трудовых книжках ставится только печать организации и подпись генерального директора. Поэтому в этом приказе надо отразить, на каких документах могут ставить печать отдела кадров сотрудники, ответственные за ее хранение и использование. В соответствии с (п. 5) Правилами ведения и хранения трудовых книжек и изменениями, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 г. (а не с 01.08) все записи, внесенные в трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя (печать отдела кадров также является печатью работодателя). Данный приказ нужен, чтобы узаконить печать отдела кадров (если таковая есть и используется). Обратите внимание: в приказе дается ссылка на Инструкцию на использование печатей, в ней все должно быть описано подробным образом

введение................................................................................................... 3

Глава 1. разновидности приказов по личному составу... 8

1.1 Унифицированные формы приказов по личному составу.................... 10

1.2 Виды приказов по личному составу..................................................... 12

Глава 2. подготовка и оформление проекта приказа......... 15

2.1 Этапы подготовки проекта приказа....................................................... 15

2.2 Правила оформления проекта приказа по личному составу............... 19

Глава 3. Порядок регистрации и хранения приказов.......... 31

3.1 Системы регистрации приказов.............................................................. 31

3.2 Порядок хранения приказов.................................................................. 35

заключение............................................................................................. 38

список источников и литературы.............................................. 39

приложение

введение

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

Именно поэтому, актуальность данной темы в том, что документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

При написании данной работы использовалась следующая литература.

В книге «Кадровое делопроизводство» Кузнецовой Т.В. и Кузнецова С.Л. рассмотрена современная организация работы с документами в службе кадров. Весь процесс работы с документами рассматривается с момента их создания до сдачи дел в государственные архивы по личному составу .

В книге «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов» под ред. В.А. Кудряева освещены все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства. Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения все видов внутренних документов, в том числе кадровой документации .

У Верховцева А.В. в книге «Делопроизводство в кадровой службе» рассмотрены основы организации делопроизводства в кадровой службе, состав кадровой документации, виды работ и нормативы численности сотрудников, порядок заполнения типовых форм, оценка деятельности кадров .

В учебно-методическом комплексе Панфиловой Т.А. и Кондратьевой Т.Н. «Документоведение и делопроизводство» рассмотрено понятие документа, его свойства, классификация. Определена структура документа и требования к его оформлению. Рассмотрены системы документации и правила оформления управленческих документов. А также организация работы с документами, номенклатура дел, формирование и текущее хранение дел, подготовка и передача дел в архив .

Чуковенков А.Ю. и Янковая В.Ф. в книге «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» раскрывают положения стандарта, дают дополнительную нормативную и справочную информацию, приведены образцы бланков и примеры оформления документов .

Вопросы оформления, регистрации и хранения распорядительных документов в кадровой деятельности также рассмотрены в статьях Красавина А.С. «Приказы по кадрам в организации» в журнале «Секретарь-референт» , Пшенко А.В. «Распорядительная документация по личному составу» в журнале «Справочник кадровика» и Кузнецова С.Л. «Современные технологии регистрации документов» в журнале «Секретарское дело» .

Цель курсовой работы – рассмотреть процесс проектирования, оформления, регистрации и хранения приказа в кадровом делопроизводстве.

Задачи курсовой работы:

1) рассмотреть виды и формы приказов по личному составу;

2) выявить этапы подготовки проекта приказа и описать процедуру оформления различных приказов по личному составу;

3) описать системы регистрации приказов и порядок их хранения.

Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.

Прежде всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации с изменениями, внесенными Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 102-ФЗ. В Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов . Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Однако, в соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

Основополагающим актом в работе с документами является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ. Прежде всего, Закон дает определение ключевых понятий: информация, информатизация, документированная информация (документ), информационные процессы информационная система, информационные ресурсы, информация о гражданах (персональные данные), конфиденциальная информация, средства обеспечения автоматизированных информационных систем и их технологий, собственник и владелец информационных ресурсов, пользователь (потребитель) информации . Унификация понятий и закрепление их в Законе имеет большое правовое и практическое значение.

К пакету нормативно-методических документов по делопроизводству следует отнести «Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты», утвержденный 05.01.2004г., где оформление основных кадровых документов унифицировано .

Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОКУД (класс 0200000) .

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти, но может использоваться как образец правильного оформления документов и в других организациях .

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения – типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться «перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения» . Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно.

Между тем, в настоящее время нет государственного органа управления, взявшего на себя полную ответственность за состав, порядок ведения и хранения всего комплекса документов, необходимых для оформления кадровых вопросов. Хотя многие из форм документов возникли в реальной практике много лет назад, нет и единой полноценной по составу общероссийской унифицированной системы документов по личному составу.

Глава 1. разновидности приказов

по личному составу

Основу документации по личному составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

Приказы;

Инструкции;

Указания;

Решения;

Постановления;

Распоряжения.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Приказы подразделяются на две группы:

Приказы по основной (производственной) деятельности;

Приказы по личному составу (персоналу) организации.

В своей работе я более подробно рассмотрю приказы по личному составу.

В комплекс распорядительной документации по личному составу входит набор различных по назначению приказов (распоряжений), предназначенных для юридического оформления заключенного договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой.

Распорядительные документы – основа основ для деятельности предприятия , ведь без них наладить и организовать нормальную деятельность практически нереально. Одним из таких документов является приказ по личному составу .

Его составление происходит со стороны директора, а цель создания заключается в регулировании правовых взаимоотношений между сотрудниками и работодателями.

Формы группы и виды

Приказ представляет собой правовой акт , который создается руководителем для решения каких-либо задач предприятия. Что касается приказов по личному составу, они способствуют регламентированию и документированию трудовых отношений между сотрудником и работодателем.

В основном их оформление происходит в рамках унифицированных форм, а утверждение осуществляется силами органов статистики и нормами правительства Российской федерации.

Любые мероприятия и меры в отношении сотрудников закон призывает производить на основании соответствующих документов, которые только подкрепляют и регламентируют определенные решения руководства. В настоящее время оформление таких документов осуществляется в ситуациях , когда необходимо:

• принять нового сотрудника;
• перевести работника с одного места на другое;
• осуществить отправку в командировку;
• уволить по статье;
• дать отпуск;
• наградить или взыскать деньги.

На основании этих критериев также осуществляется классификация отдельных приказных документов.

Сбор данных и разработка проекта

Составление этого документа происходит на основании нескольких этапов, которые включают в себя сбор и анализ необходимых данных, а также последующую разработку соответствующего проекта. Рассмотрим каждый из этих пунктов более подробно.

1. Сбор данных . Для того чтобы документ получился всеобъемлющим и полноценным, а также содержал в себе максимальное количество полезной и необходимой информации, важно обеспечить грамотный и рациональный сбор данных. Он осуществляется на основании компетенции старших сотрудников предприятия – генеральных директоров, главных менеджеров, заместителей. В рамках подготовки производится поиск информации по теме, на которую создается приказ, а также отсеиваются неактуальные данные. В итоге в документ попадает только «свежая» и полезная информация, которой может воспользоваться каждый сотрудник и его подчиненный.
2. Разработка проекта . Проект приказного документа разрабатывается на основе информации, которая была собрана в предыдущем пункте. Процесс осуществляется силами генерального директора или другого главного сотрудника предприятия. Если речь идет о составлении масштабного документа, к процессу привлекаются другие сотрудники, например, руководители подразделений и прочие специалисты. Впоследствии, когда проект уже создан, остается только оформить документ в чистовом варианте, подписать его и внедрить в действие.

Именно этот этап формирования приказа является основным, поскольку от него зависит актуальность и целесообразность составления бумаги.

Структура документа

Текстовая часть приказа по личному составу включает в себя две основных структурных части – констатирующую и распорядительную .

Констатирующая

Если в качестве инициатора формирования данной бумаги выступает непосредственный руководитель организации, то в рамках данного раздела должна в обязательном порядке содержаться информация о целях и задачах управленческих мероприятий, которые предписываются документом, а также предоставляется объяснение, в соответствии с которым имеется необходимость создания этого документа.

Если приказ издается в целях исполнения распорядительной документации различные правительства РФ и субъектов, а также представители федеральных органов указывают следующие моменты :

• тип составляемой документации;
• организация, которая осуществляет выпуск этой бумаги;
• номер документации;
• дата, в которую она составляется;
• заголовок.

Данная часть является вводной и содержит соответствующую информацию, вводящую читателя/исполнителя приказа в курс дела. Далее следует основная структурная часть.

Распорядительная

Ее начало идет от слова «Приказываю» , которое должно быть напечатано большими буквами с новой строчки без отступа абзаца. Наблюдается разделение текста приказа на пункты, который нумеруются посредством арабских цифр. Каждый из пунктов приказного документа может включать в себя действия, различные по составу и не зависящие одно от одного.

Нужное действие в рамках текста формируется с помощью инфинитива – глагола, который имеет неопределенную форму (обеспечить, разработать, внедрить, создать, сделать и т. д.).

Абсолютно каждый пункт, который присутствует в рамках распорядительного звена приказа, должен начинаться с того, кому поручается данное действие, то есть с исполнителя.

Срок исполнения, который дается на решение той или иной задачи, также для каждого пункта оговаривается в отдельности, или же, если он является общим, выписывается в отдельный пункт для всех перечисленных действий. Отдельным пунктом идет перечисление лиц, на которых возложена ответственность за совершение описываемых действий. Так и пишется, что нужно возложить контроль на определенного сотрудника .

На практике нередко встречаются ситуации, в которых приказ, который создается заново, целиком или частично отменяет прежний документ, а также его отдельные пункты. В этой ситуации текст должен содержать в себе следующие элементы: «приказ №… считать утратившим силу с … (указывается время, с которого прежний приказ прекращает свое действие).

Что касается управленческой практики, то в ее рамках принято осуществлять согласование данного документа с определенными звеньями и службами , которые заинтересованы в работе предприятия. Это могут быть определенные структурные подразделения или юридическая служба. Они проверят факт соответствия документа основным законодательным нормам и обеспечат контроль исполнения.

Приказ начинает быть действительным с момента, когда ответственное лицо поставило на нем свою подпись. Регистрация осуществляется в отдельности от других типов документации. Индексы регистрации, присваиваемые бумагам, прикрепляются в рамках определенного календарного периода и традиционно имеют в своем составе порядковые номера.

Формирование всех подлинных экземпляров производится силами делопроизводственной службы. Если говорить о ситуации, сложившейся внутри дела, то их систематизация осуществляется по номерам и хронологии.

Этапы составления и издания

Существует несколько основных этапов , в соответствии с которыми составляется данный документ.

1. Подготовка данных . Этот этап уже оговаривался ранее. Его цель – собрать необходимый перечень материалов, на которых будет базироваться составляемая бумага. Например, нужно определить, какие задачи требуют неотложного решения, чтобы зафиксировать их в договоре.
2. Разработка проекта . Создается приблизительная структура документа и его положения, т. е. определяются действия, которые должны быть совершены на основании этого приказа. Эта стадия находится под ответственностью непосредственных авторов приказа.
3. Фактическое создание . Приказ печатается и подписывается. С этого момента он считается действительным и имеет полноценную юридическую силу. Изменить какие-либо пункты уже невозможно, а если и потребуется это сделать, придется формировать новые бумаги.

Таким образом, процесс формирования документа является достаточно простым и понятным, особенно, если следовать всем пунктам.

Как оформить приказ о приеме на работу, можно узнать из данного видео.

В каждом пункте этого приказного документа должно содержаться детальное основание, в соответствии с которым осуществляется его издание. Рассмотрим образец классического документа по пунктам.

Констатирующая

1. Сначала по центру указывается организационно-правовая форма предприятия, а строкой ниже следует его название. Если название короткое и может уместиться в одну строку с формой, писать его с новой строчки не имеет смысла.
2. Далее идет название документа заглавными буквами – «ПРИКАЗ».
3. На следующей строке без абзаца проставляется дата составления, а затем – строкой ниже и по центру – указывается город.
4. Далее идет название документа: «о переводе на другое место работы», «об увольнении» и т. д.
5. Далее определяется цель приказа или его основание: «в связи с нарушением сотрудниками правил», «из-за изменения погодных условий» и так далее.

Распорядительная

1. После прошлых данных с новой строки заглавными буквами пишется слово «ПРИКАЗЫВАЮ».
2. Затем перечисляется перечень действий в отношении конкретных работников, которые должны быть совершены на основании данного документа. Например, уволить какого-то сотрудника, перевести на другое место работы, отправить в командировку, дать отпуск и так далее.
3. Далее идут данные о составителях и их подписи.

Образец приказа, который мы рассмотрели, является типовым. Но поскольку унифицированной формы документа не существует, на каждом предприятии может присутствовать свой вариант оформления этого документа.

Нумерация, регистрация и хранение

Каждый документ имеет свои сроки хранения . Если говорить о приказах по личному делу, то они хранятся постоянно, поскольку в связи с их особой важностью могут пригодиться абсолютно в любое время.

Есть градация сроков хранения в зависимости от видов документов. Например, бумаги особой важности хранятся в течение 75 лет , в то время как менее важные документы подлежат хранению лишь на протяжении первых 5 лет с момента их издания.

Право подписи

Право подписи на приказе имеют только уполномоченные лица . Это специализированные сотрудники – представители подразделений, а также генеральный директор и его заместитель.

Перечень лиц, имеющих право подписи в этом документе, устанавливается структурой предприятия и определяется для каждой фирмы в отдельности.

Отмена и внесение изменений

Просто так отменить действие документа или некоторых его пунктов, а также добавить новые положения – невозможно. Чтобы документ начал действовать в другом порядке и был подвержен изменениям, необходимо создать вспомогательный приказ, который отменит или дополнит прежний документ.

Его структура будет такой же, что и основной бумаги, однако после слова «ПРИКАЗЫВАЮ» последуют несколько иные действия, например, «отменить действие прежнего документа», «внедрить новые пункты» и прочее.

Таким образом, документ имеет простую структуру и понятен в исполнении. При необходимости изменения некоторых положений происходит формирование еще одного приказа.

Сроки хранения и учет кадровых приказов представлены на видео.