Как исправить в трудовой неверно внесенную запись. Исправление ошибок в трудовой книжке работника

Исправление в трудовой книжке - образец 2017 года , как это сделать правильно, должен быть настольным документом кадровика в любой организации. Знать, как внести исправление в трудовую книжку, важно не только в случае, когда ляп допущен самой фирмой, но и если кто-то из сотрудников обратился с просьбой исправить ошибку своего предыдущего работодателя.

Внесение исправлений в трудовую книжку: общие правила

Как установлено ТК РФ, фирма-работодатель должна не только внести в трудовую книжку специалиста информацию о его приеме в штат, но и поддерживать книжку в актуальном состоянии (ст. 66 ТК РФ). Это подразумевает также исправление ошибок в трудовых книжках - образец такого исправления представлен ниже.

В трудовой книжке содержатся как личные сведения о ее владельце, которые приводятся на титульном листе, так и информация, касающаяся его профессионального пути и полученных награждений, которая вносится в 2 соответствующих раздела.

Подробнее о том, как корректно внести в книжку указанную информацию, см. в статье .

Законодатель определил 3 возможных способа исправления записей в трудовой книжке:

• зачеркнуть неправильные и указать сведения, соответствующие действительности;
• признать какую-то из ранее сделанных записей недействительной;
• просто добавить актуальную информацию, не изменяя и не удаляя того, что было внесено в книжку ранее.

В 2017 году указанный порядок изменений не претерпел, поэтому ответ на вопрос, как исправить ошибку в трудовой книжке, по-прежнему зависит от того, в каком именно разделе книжки была допущена неточность/ошибка.

Исправление ошибки на титульном листе трудовой книжки

На титульном листе кадровик компании может ошибиться при указании Ф. И. О. специалиста, его даты рождения, а также уровня образования.

П. 2.3 инструкции по заполнению книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69, предписывает в случае ошибки в личных данных специалиста:

• зачеркнуть недостоверные сведения одной чертой, после чего рядом (в той же графе титульного листа) указать актуальную информацию;
• при этом слева, на внутренней стороне обложки книжки прописать, на основании какого подтверждающего документа было внесено исправление;
• ответственному кадровику поставить свою подпись под указанной на обложке книжки ссылкой, а также подтвердить достоверность информации печатью фирмы.

Указанный выше порядок применяется как в случае, если изначально информация о специалисте была внесена неверно, а ошибку нашли только спустя годы, так и если, например, сотрудница сменила фамилию в связи с замужеством.

Если ошибка была допущена при первичном оформлении трудовой книжки (к примеру, сотруднику — выпускнику вуза), то исправлять ничего не надо. Следует просто уничтожить бланк с неверными данными и заполнить новый, содержащий корректные сведения (п. 42 правил заполнения книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Если на титульном листе необходимо отразить актуальную информацию об уровне образования работника (к примеру, он был бакалавром, а стал магистром), зачеркивания также не нужны. Достаточно просто прописать сведения, соответствующие действительности на текущий момент (п. 2.4 инструкции № 69).

А как исправить запись в трудовой книжке, сделанную не на титульном листе, а в других разделах? Расскажем далее.

Как исправить ошибку или неверную запись в трудовой книжке

Если ошибка допущена в разделах, в которых фиксируется информация о местах работы специалиста и его наградах, зачеркивать ничего нельзя (п. 30 правил № 225).

Исправление в данном случае будет производиться посредством признания ранее сделанной записи недействительной (путем внесения в книжку новой отдельной записи соответствующего содержания) с последующим указанием актуальной информации.

Важно! Исправление может внести кадровик не только компании, где была допущена ошибка, но и фирмы, выявившей ее, если сотрудник теперь работает в ее штате. При этом обязательно наличие официального подтверждающего документа из организации, которая допустила такую ошибку (п. 27 правил № 225).

Данный порядок исправления ошибок применяется в большинстве случаев: если было неправильно указано наименование компании, должность специалиста, департамент/отдел, в котором он трудился, и т. д. А также в случаях, если в книжку была внесена запись о переводе/увольнении, впоследствии признанном незаконным.

Подробнее о том, как признать запись недействительной, см. в статье .

Исправление ошибочной записи в трудовой книжке: образец-2017

Основываясь на приведенных выше правилах, кадровики любой компании смогут без труда исправить допущенные ошибки как на титульном листе, так и в содержательной части трудовой.

Скачать образец исправления записи в трудовой книжке вы можете на нашем сайте.

Итоги

В 2017 году исправления в трудовой книжке по образцу, приведенному нами, необходимо производить, руководствуясь несколькими базовыми правилами:

• Во-первых, если неточность была допущена на титульном листе (при этом ошибка выявлена не сразу при оформлении книжки), неверные сведения надо зачеркнуть, а рядом написать правильные.
• Если же ошибка кроется в записи о месте работы специалиста либо его наградах, такую запись нужно сначала признать недействительной (посредством новой записи в книжке), после чего внести актуальную информацию.

Порой информация, отражающаяся в ТК, должна подвергаться изменениям. Иногда меняются паспортные данные сотрудника, степень образования, профессия. Помимо этого, кадровики порой сами допускают ошибки во время заполнения документа. Разберемся, что делать в таких ситуациях.

Что делать, если допустил ошибку при заполнении трудовой?

При обнаружении в трудовом документе некорректной записи или информации, которая не соответствует действительности, исправлять ее необходимо там, где неточная запись создавалась, или на новом рабочем месте, обязательно имея в наличии официальный документ от работодателя, допустившим неточность.

При исчезновении фирмы, на которой ошиблись при заполнении ТК, исправительная запись должна вписываться на новом рабочем месте. Когда такой компании нет, заниматься исправлением сведений в ТК должно предприятие, где сотрудник служит в данный момент. Основанием для создания исправлений должны служить выписки из необходимых архивных документов.

Внесение изменений в трудовую книжку при совершении ошибки.

Как уже выяснилось, изменения в ТК могут вноситься при обнаружении недостоверной информации. Возникает это еще в случаях изменения личных сведений о рабочем, информации об его профессии, степени образования.

Чтобы изменить запись, стоит придерживаться порядка действий. После самой последней записи в книжке необходима постановка номера записи в первой графе по порядку, во второй графе зафиксировать дату изменения записи, после чего в графе 3 вывести информацию об отражении неверности или неточности предыдущей записи.

Затем пишется достоверная запись. При этом в четвертой графе обязательно нужно указать название документа, на основании чего правильная запись отражается в ТК.

Сходный порядок действий распространяется на многие ситуации по признанию недействительными сведений о:

1. Переводе на новое служебное место на постоянной основе.
2. Увольнении.
3. Незаконном увольнении.

Вся информация вносится на основании выпущенных приказов работодателя.

Внесение данных сведений осуществимо не позднее недели с момента выхода приказа. Здесь исключением будет являться увольнение – данная запись в обязательном порядке пишется в день увольнения.

Записи должны иметь соответствие с теми приказами, по которым они и были прописаны в ТК сотрудника.

Запрещены сокращения в ТК в момент отражения новой информации. Исправления вносятся исключительно на русском языке. Есть и исключения – трудовая книжка может содержать информацию, зафиксированную на двух языках, и вторым может являться язык той республики, которая входит в состав РФ и установила собственный государственный язык. Особых правил для ведения трудовой книжки на втором языке нет, но представляется, что сведения данного формата должны вноситься сразу же за первой, которая была написана на русском языке.

Со вносимыми изменениями в ТК работодатель должен проинформировать сотрудника. Гарантом ознакомления также будет являться личная подпись служащего в специальной карточке по форме № Т-2. Там же эта запись в обязательном порядке должна быть продублирована.

Действия при конкретных ошибках

Порядок действий при изменении неверных сведений в трудовой книжке в целом стандартен для большинства ситуаций, но существуют случаи, в которых имеются нюансы оформления изменений в трудовой книжке. Кардинальных отличий от базовой ситуации нет, но необходимо строго придерживаться именно того порядка, который был отведен законом под каждую конкретную ситуацию.

Неверно указанная дата

Исправление записи должно происходить согласно правилам.

При неверно отраженной дате случившегося события – принятия на должность, увольнения – у специалистов кадрового состава есть два варианта развития событий, как внести изменение.

Первый вариант – делается запись о недействительности информации под определенным порядковым номером и сразу же нужно прописывать верную дату тут же. Второй вариант – внести сведения дважды: в первой записи указать неверность данных, во второй же указать правильную дату.

Оба вариант несут одинаковый результат, поэтому. Каждый кадровик выбирает здесь для себя вариант, который более удобен для него.

К примеру:

Вовремя выявленная ошибка в заполнении трудовой, существенно облегчит перевод на другую работу.

Чтобы признать информацию неверной, есть только единственный вариант – объединить две записи. Данный тип исправления должен обязательно производиться на том месте работы сотрудника, где эта запись и была сделана. Для исправления необходимо сделать новую запись с пометкой, что запись под определенным номером недействительна и здесь же сделать соответствующее ситуации исправление.

Если же возможность исправления записи по прошлому месту работы отсутствует, исправить подобные сведения можно при помощи работодателя-преемника, но основанием для полномочий по смене сведений в ТК обязательно представлен в документе работодателя, в результате чьей деятельности и были оформлены неточности в книжке.

Например:

Неправильное внесение реквизитов приказа

В этих ситуациях процедура изменения тоже проста – объявляем неверную запись недействительной, с обязательным указанием ее порядкового номера. После этого можно копировать запись полностью при корректировке реквизитов приказа.

Например, вы принимаете на должность экономиста сотрудника. Выглядело это в трудовой так:

Именно так выглядит правильное исправление информации в ТК в ситуации с указанием неправильных реквизитов приказа.

Распространенные ошибки при заполнении трудовой книжки.

И в этой ситуации действовать необходимо так же, как и было ранее описано. Здесь желательно делать одну общую запись, чтобы не путаться в датах и не допустить лишние ошибки. Обычно ошибка в данных о награждении заключается в неверном характере объявления благодарности, поэтому, необходимо быть очень внимательными при внесении исправлений, поскольку этот раздел является самым ошибочным у работников кадровых служб.

Вкратце все выглядит так же, как и обычно – предыдущая запись объявляется неверной, затем в этой же записи делается пометка с исправленными данными. К примеру:

Смена информации на титульном листе

Совершение ошибок при заполнении может привести к серьезным последствиям.

Это самая спорная и проблемная часть трудовой книжки, если говорить о внесении изменений. Вообще кадровые специалисты часто спорят друг с другом на предмет возможности исправления титульного листа трудовой книжки. Согласно закону, исправление информации на титульном листе возможно, но только при наступлении таких ситуаций, как:

1. Первоначальное заполнение.
2. Обнаружение ошибки при дальнейшем заполнении.

Если рабочее место является первым в жизни сотрудника, то согласно ТК РФ ст. 65 трудовая книжка должна быть оформлена работодателем за свой счет. Когда работодатель во время первого заполнения ТК что-то неправильно пишет на титульнике, необходим следующий порядок действий:

1. Подготовить акт о списании бланка, который был испорчен.
2. Зафиксировать достоверную информацию в новый бланк.

Стоит отметить, что такой вариант развития событий может быть использован исключительно при первичном заполнении книжки.

При выявлении неточностей последующими работодателями, пенсионные органы при расчете стажа могут отказать в зачтении отработанных лет. В этой ситуации могут помочь только судебные органы, от которых владелец книжки должен получить решение о принадлежности ему документа.

Смазанная печать так же является ошибкой в заполнении.

Во вкладышах обычно ошибки бывают двух типов – размазанная печать и недостоверная информация. Если на печати организации информация читается плохо, то можно внести исправления.

Здесь есть интересный момент – законодательством не регламентируется порядок внесения измененной информации во вкладыш ТК при плохой читаемости печати. Это значит, что исправление может вноситься в абсолютно свободной форме.

В случае с недостоверной информацией все стандартно – правила и порядок для корректировки документа точно такой же, как и для остальных страниц. Недостоверные записи должны быть объявлены неверными, после чего должны вноситься записи с правильной информацией.

Необходимо помнить, что свидетельские показания — это недостаточное основание для внесения исправлений во вкладыш трудовой книжки.

И именно для предотвращения таких случаев требуется наличие документа от работодателя.

Исправлять ошибки может только кадровик или работодатель.

Данная процедура осуществляется несколько иначе, чем обычное внесение изменений в связи с некорректностью предыдущей информации. Здесь порядок следующий: кадровый специалист должен зачеркнуть старые записи, подлежащие аннулированию, затем при наличии личных документов и документально отраженных данных работодателя внести новые и верные данные.

Кадровик обязательно должен сослаться на определенный документ. Ссылка должна отображаться на внутренней стороне в обложке ТК, также ее необходимо заверять печатью и подписью.

Помните: сведения о трудовой деятельности не зачеркивают ни при каких обстоятельствах! Здесь порядок такой же, как и описывалось выше – записать сведения о недействительности предыдущей записи, зафиксировав ее номер, и затем вносить новую достоверную запись под своим порядковым номером.

Кадровый специалист осуществляет внесение исправлений без всяких проблем при скором обнаружении неточности. Если же недостоверность сведений была обнаружена позже, то записи об увольнениях и переводах сотрудника должны заверяться при помощи подписи уполномоченного лица, и обязательно должно подтверждаться печатью компании.

Если запись обнаруживается на новом рабочем месте, порядок действий должен быть следующим:

1. Кадровый служащий отмечает, что запись, сделанная ранее, признается недействительной.
2. Затем он вносит верную запись.
3. Указывает дату исправления вместе с реквизитами приказа.
4. Правильная запись нумеруется в трудовой книжке следующим номером по порядку.

Очень важно обратить внимание на ситуацию, в которой сотрудник восстанавливается на рабочем месте. Иными словами, кадровой службе необходимо признать увольнение недействительным, либо поменять формулировку, по которой работник был уволен. Здесь есть два варианта:

1. Сотрудник восстанавливается, кадровый специалист вносит новую запись о том, что старая запись об увольнении не является действительной.
2. При другой формулировке увольнения кадровик также признает старую запись недостоверной и тут же пишет новую со скорректированной формулировкой.

Внесение дополнений

Изменения вносятся при наличии определенных документов.

Самая частая ситуация у кадровых служащих, которая может образоваться при внесении изменений в ТК – изменение контактных данных и паспортных сведений. Инструкция для внесения изменений в трудовом документе рабочего на титульном листе регламентируется пунктом 2.3 Инструкции по оформлению трудовых книжек.

Для старта отражения изменений в анкетных сведениях о рабочем, необходимо наличие следующих документов:

1. Паспорт.
2. Свидетельство о рождении, смене ФИО, или документе о заключении брака.
3. Другие документы (необходимо ссылаться на их дату и номер).

Старые сведения, отраженные на титульном листе, могут быть зачеркнуты. Это касается даты рождения, ФИО.

Необходимо помнить, что старая запись после зачеркивания все равно должна легко читаться.

Затем кадровик вносит новые достоверные данные.

Итог

Неправильное заполнение может привести к потере трудового стажа.

Деятельность кадровых служб организаций строго регламентируется Гражданским и Трудовым кодексами РФ. Вся необходимая информация об отражении информации в трудовых документах и внесении изменений в них прописывается в данных документах.

Каждый кадровый специалист должен обращать внимание на правильность ведения трудовых книжек сотрудников, поскольку неточности, выявленные пенсионными органами при оформлении пенсии человеку, могут в итоге сказаться как на зачтенном общем трудовом стаже, так и на сумме пенсионных ежемесячных выплат.

Все изменения также должны очень строго и правильно оформляться, поскольку неправильное оформление исправления в трудовой книжке также чревато незачетом определенного трудового периода. Кадровым специалистам необходимо постоянно справляться о правилах заполнения и быть предельно осторожными во избежание возможных проблем. Нельзя забывать ссылаться на нормативные документы, обязательно нужно соблюдать правильную форму исправлений и каждый тип исправления должен оформляться так, как это отражено на законодательном уровне.

Иными словами, всем ответственным рабочим за ведение ТК нужно быть максимально сконцентрированными и внимательными во время исполнения своих обязанностей. Еще сами рабочие должны интересоваться информацией о своем трудовом пути, которая фиксируется в главном трудовом документе, чтобы быть уверенными в правильности их ведения.

Из этого видео вы узнаете о типичных ошибках при заполнении трудовой книжки и о их исправлении.

Форма для приема вопроса, напишите свой

Как правильно исправить ошибки, если таковые все же имеются, и не допустить их появления в дальнейшем, разберем на конкретном примере.

Для чего нужно

Трудовая книжка - это основной документ установленного образца, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника.

Форма

Форма трудовой книжки утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках». Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила). В нее вносятся сведения:

• о работнике;
• о выполняемой им работе;
• о переводе его на другую постоянную работу;
• об увольнении;
• о прекращении трудового договора;
• о награждениях за успехи в работе.

Вносимые записи производятся на русском языке и на основе соответствующих приказов.

Правила исправления ошибок в трудовой

Если в трудовой книжке была допущена ошибка, следует руководствоваться Правилами. Если допущены ошибки при первичном заполнении трудовой, исправления не допускаются. Бланк уничтожается, и заводится новый. В случае обнаружения ошибки, которую допустил предыдущий работодатель, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку, либо работодателем, непосредственно допустившим ошибку. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ее ликвидации – работодателем по новому месту работы.

Что касается исправления ошибок в разделах трудовой книжки, содержащих данные о работе или награждении, зачеркивание неточных или неправильных сведений не допускается. Для того чтобы исправить неправильную запись, необходимо написать, что сведения под номером таким-то недействительны, а ниже под другим номером внести правильную запись.

Изменения записей об имени, фамилии, дате рождения, образовании, профессии производятся на основе паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об образовании и других документов. Изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается неверная дата рождения, и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя и печатью организации.

Обратите внимание: записи дат во всех разделах указываются арабскими цифрами: число и месяц – двузначными, год – четырехзначными.

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой – роллером, в том числе шариковой, световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Запрещено делать записи «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. п.

Ошибки, недочеты, неверность в трудовых книжках россиян редкость, но не каждый работодатель, бухгалтер и специалист кадровой службы знает, как правильно их исправлять. Любые изменения в трудовой документации должны быть обоснованными.

Расскажем, когда трудовая признается недействительной, кто может внести изменения в документ, а также определим, какие ошибки бывают и как их исправляют.

При каких ошибках трудовая книжка становится недействительной – порядок признания её недействительной

В 2018 году порядок признания трудового документа такого типа недействительным с юридической точки зрения остается прежним.

Законом предусмотрено несколько условий, при которых этот документ теряет свою силу.

Перечислим их:

1. Инициалы сотрудника прописаны неверно . Вопрос может подняться, даже если кадровик записал неправильно одну букву, например, вместо «ё» написана «е».
2. На титульной странице-листе отсутствует печать компании/организации.
3. Отсутствует подпись ответственного, должностного лица, заполняющего трудовую книжку.
4. Дата заполнения документа прописана не та, каковой была на самом деле. Вписать другое число могут, чтобы увеличить трудовой стаж гражданина. Этого делать не стоит, ведь кадровика могут привлечь к ответственности и наложить штраф.

Как правило, признать недействительность документа может лицо, ответственное за его оформление. И это может быть даже специалист новой организации, в которую устраивается гражданин.

Напомним, что работодатель не имеет права отказать в трудоустройстве, если у соискателя была замечена недействительная трудовая.

При выявлении ошибок и для дальнейшего их исправления специалист должен опираться на разработанные инструкции и утвержденные требования.

Если просмотреть данные документы, можно понять, какие требования к трудовой выставлены и какие документы будут признаваться недействительными.

Кто правомочен вносить исправления в трудовую книжку – общие правила внесения изменений

Изменять записи в трудовой документации могут не все специалисты.

Обычно должностное лицо назначает руководство организации . Оно должно заниматься всеми трудовыми, кадровыми вопросами компании.

Это может быть:

1. Сам руководитель. Но, заметьте, если он является физическим лицом, то он не имеет прав на исправление книжки.
2. Директор. Например, в крупных организациях имеется не только непосредственный начальник, руководитель, но и директор, занимающийся всеми правовыми вопросами.
3. Бухгалтер. Этот специалист занимается вопросами ведения и хранения трудовых книжек на малых предприятиях.
4. Специалист кадровой службы. Как правило, такая служба организована в крупных предприятиях.
5. Юрист. У компании может быть свой собственный юрист, решающий все правовые вопросы.

Запомните: любое изменение в трудовой книжке должно быть обоснованным. Для того, чтобы исправить запись, каждый из вышеперечисленных специалистов должен ознакомиться с документацией, подтверждающей неверность записи и наличие ошибки.

Общие правила внесения изменений в трудовой книжке в 2018 году:

1. Чернила, которыми будет сделана запись, должны быть световодостойкими.
2. Запись может быть сделана черной, синей или фиолетовой пастой.
3. Можно использовать гелевую ручку, либо ручку-роллер, либо шариковую.
4. Даты прописываются в документе арабскими цифрами. Число и месяц указываются двузначными, год – четырехзначными.
5. Применять корректирующие средства в исправлениях нельзя.
6. Старая запись не должна быть зачеркнута, заштрихована.
7. Для исправления ошибки следует внести новую запись, где будет указана ошибка на старую запись и прописана верная информация.
8. При исправлении новой трудовой, бланк можно уничтожить и оформить новую книжку.
9. Каждая запись должна быть пронумерована, поэтому если ошибка была сделана в 5 записи, а специалист оформляет 8 запись, то в ней просто указывается этот момент.
10. Ошибки могут быть сделаны не только в самой трудовой, но и на титульнике, вкладыше. При исправлении их действует такая же схема.

В том случае, если трудовой документ был признан недействительным полностью, то гражданину выдают его дубликат . Например, при увольнении, или переводе на другую работу.

Получить новую, исправленную трудовую можно по заявлению .

Заметьте , обязательно на первой странице документа делается пометка «дубликат».

Самые распространенные ошибки в трудовой – примеры ошибок и их исправлений

Рассмотрим самые распространенные ошибки, которые делают в трудовой кадровые специалисты, укажем, по каким правилам вносить изменения, и приведем примеры правильно оформленных документов.

1.Ошибки в титульном листе книжки или в сведениях о работнике

Титульный лист содержит основные сведения о работнике.

Опирайтесь на такие правила при исправлении ошибок:

1. Замазывать инициалы запрещено. Исключение – еле заметная, тонкая линия.
2. Справа в верхнем углу, на свободном месте указываем основания для изменения. Если фамилия меняется впервые, то изменения могут быть зафиксированы так: «Фамилия изменена на фамилию «Сидорова» на основании…». В том случае, когда фамилия меняется или «Фамилия «Петрова» изменена на фамилию «Сидорова» на основании…».
3. Новые инициалы прописываются рядом со старыми.
4. Обязательно указывается документация, подтверждающая изменение данных.
5. Надпись должна быть подкреплена печатью компании/организации и подписью специалиста.
6. Чтобы изменить сведения в дате рождения, следует зачеркнуть их и написать правильную дату рядом.
7. Изменять данные об образовании, профессии, специальности не надо. Достаточно дополнить нужными сведениями, прописать их рядом, через запятую.

Примеры правильно исправленных инициалов:

Пример 1. Изменение фамилии впервые

Пример 2. Изменение фамилии не впервые

Пример 3. Изменение имени

Пример 4. Изменение даты рождения

Пример 5. Дополнение информации об образовании, профессии, специальности

2.Ошибки в указании дат

Все даты в книжке должны быть прописаны верно, иначе могут быть проблемы с начислением пенсии.

Проверяйте даты, а если заметили ошибку - обращайтесь к специалисту.

Он должен исправить ошибку, согласно таким правилам:

1. Прежде всего, следует оформить заявление на имя руководителя компании, где указать, какую дату следует изменить и по какой причине.
2. Руководитель в свою очередь оформляет приказ.
3. Кадровик создает новую запись в книжке, ссылаясь на новый приказ и указывая номер документа, верную дату.
4. Зафиксировать запись нужно подписью кадровика/бухгалтера с расшифровкой и печатью предприятия/компании.

Пример правильного исправления даты:

3.Ошибки в разделе о работе

Внесение новых сведений должно проходить по таким же правилам, как при изменении дат, чисел.

Кадровик должен написать заявление, в соответствии с которым руководитель оформит приказ. Далее, на основании этого документа, будут вноситься сведения в книжку.

Информация должна быть прописана четко, аккуратно, без сокращений.

Приведем примеры:

Важно: все записи должны подкрепляться подписью специалиста и печатью организации!

4.Ошибки, выявленные после увольнения

Исправлять внесенные данные может работник новой компании, куда устроился гражданин.

Конечно же, исправления должны подкрепляться документацией – приказом руководства .

Если же россиянин не успел оформиться в новой организации, то вносить изменения должен предыдущий работодатель.

Записи могут касаться перевода на другую работу, приема на работу, неправильного увольнения, неверных дат, неправильно вписанных должностей и т.п.

Приведем примеры:

5.Неверные реквизитные данные

Ошибка связаны со сведениями сопутствующих документов.

Вариантов ошибок может быть несколько:

1. Когда ошибку допустил специалист, внеся не те данные или нарушая последовательность (наименование документа, дата, номер). В этом случае делают повторную запись ниже, но только пишут ее безошибочно.
2. Когда ошибка была сделана в сопутствующем документе, например, в приказе поставили не верный номер или дату. В этом случае следует оформить новый документ, который будет отменять действие указанного приказа. Запись фиксируется так же, как и в примерах выше. Пишется, что пункт является недействительным.

6.Неверность в сведениях о награждениях

Внести изменения в этот раздел можно так же, без зачеркиваний, формируя новую запись.

Не забывайте, что она должна содержать информацию о подтверждающем документе, а также его реквизитах.

Пример:

7.Аннулирование сведений из любого раздела книжки

Чтобы отменить запись, указанную в любом разделе случайно, следует оформить новый пункт.

Прописывается номер записи - и то, что она считается недействительной. Ставится подпись и печать.

Пример:

8.Неверные данные во вкладыше

Сведения, которые вносятся во вкладыше, тоже можно изменять.

Сам вкладыш является продолжением книжки, поэтому требования к его оформлению - такие же.

Для внесения новых данных следует оформлять новые записи, подкрепляя их приказами с реквизитами, а также подписью кадрового специалиста и печатью.

9.Ошибочные записи, идущие подряд

В этом случае, нужно признать обе записи неверными - то есть, указывают вначале одну, затем – другую запись. Подкрепляются новые сведения документами.

Ставится обязательно фамилия кадровика, его подпись и печать предприятия.

Обобщенная запись к обеим предыдущим будет считаться неверной.

10.Забыли вписать информацию о реорганизации компании

При увольнении сотрудника может возникнуть неточность – название компании будет отличать от той, что на печати. Это возможно, если информацию о реорганизации забыли внести.

В случае такой неточности, кадровый агент должен:

1. Утвердить запись об увольнении недействительной.
2. Внести информацию о реорганизации.
3. Вписать запись об увольнении сотрудника.

Исправление ошибочно внесенной записи.

Никто не застрахован от ошибок. В суете мы можем внести запись о работе не в ту книжку, совсем другому работнику. Поверьте, это случается не так уж редко. Ни в коем случае не зачеркивайте ошибочную запись. Для трудовых книжек предусмотрен совсем иной способ исправления.

Нужно признать запись ошибочной. Для этого:

Исправление записи, в которой допущена ошибка.

Чаще встречается другая ситуация: при внесении записи о работе сделана ошибка. Причем ошибка может быть как в самой записи (неверно указана должность или подразделение), так и в дате (1 графа) или основании (номер и дата приказа). В любом случае алгоритм исправления одинаковый:

1. В графе 2 указываем дату внесения записи. Обычно дата совпадает с датой внесения ошибочной записи.
2. В графе 3 делаем запись: «Запись за № __ недействительна» . И сразу пишем правильный, безошибочный вариант. Как в примере.
3. Ссылка на приказ в такой записи обязательна.

Исправление записи, если ошибка обнаружена после увольнения.

Бывает, что ошибка обнаруживается только после увольнения, когда работник внимательно прочитает записи в своей книжке. Неужели нужно отменять все записи и записывать заново? Нет, не нужно. Достаточно исправить только ошибочную запись. Но поскольку работник уже не ваш, то такая запись имеет свои особенности.

Сначала нужно снова написать полное и краткое название организации (полное имя ИП) как при приеме на работу.

1. Ниже, в графе 1, поставить следующий порядковый номер записи.
2. В графе 2 указать дату внесения записи. Обычно дата совпадает с датой увольнения работника, но может быть произведена и позже.
3. В графе 3 отменяем ошибочную запись: «Запись за № __ недействительна ». И сразу пишем правильный, безошибочный вариант.
4. В графе 4 указываем соответствующий приказ.

Внесение пропущенной записи.

Часто в трудовую книжку забывают внести запись о переводе или о переименовании фирмы. Отсутствие этих промежуточных (между приемом и увольнением) записей выясняется при проверках или во время увольнения работника.

Пропущенную запись можно внести более поздней датой. Да, это немножко портит хронологию, но не страшно. Действуем так:

1. В графе 1 ставим следующий порядковый номер.
2. В графе 2 указываем дату внесения записи, т.е. сегодняшнюю, не прошлую. Даты внесения записей в книжке идут по нарастающей.
3. В графе 3 делаем пропущенную запись.
4. В графе 4 ссылка на приказ.

Пример. Работника приняли курьером, потом перевели менеджером, но перевод в книжку забыли написать. Затем его перевели на должность заместителя начальника отдела, запись сделали. И тут работник замечает, что запись о первом переводе пропущена, он уже как 2 года менеджер, а не курьер.

Наши действия:

1. поставить следующий порядковый номер,
2. поставить сегодняшнюю дату,
3. запись «С 01.06.1012. был переведен на должность менеджера».
4. в последней графе ссылаемся на приказ о переводе двухлетней давности.

В мы рассмотрим, в каких случаях и как оформляется дубликат трудовой книжки.

Скачать пособие «Трудовая книжка без ошибок»вы можете на сайте http://slavianna.ru