Как выполнить внесение изменений в график отпусков? Как правильно внести изменения в график отпусков Массовое внесение изменений в график отпусков.

Необходимость наличия графика отдыха сотрудников установлена ст. 123 ТК РФ. В нем отражается информация о порядке распределения оплачиваемых ежегодных отпусков каждого работника предприятия. Планируются такие данные на весь календарный год в помесячном разрезе. Составляется документ с использованием унифицированной формы Т-7 , утвержденной Госкомстатом РФ. В ней указываются следующие разновидности отпусков:

оплачиваемые ежегодные;
оплачиваемые дополнительные;
неиспользованные.

Если был принят новый работник

Тем не менее, не всегда составленный документ остается неиз-мен-ным в те-че-ние всего года. Могут возникнуть обстоятельства, тре-бу-ю-щие внесения в форму Т-7 новых данных (например, при приеме на работу нового работника).

Что делать в этой ситуации? Как было отмечено выше, по закону отдых трудящемуся предоставляется на основании графика. И составляется он за две недели до конца года. Однако часто работодатели принимают на работу новых работников после утверждения графика. Поэтому человек, пришедший в фирму, например, в январе, в документе учтен не будет (т. к. его составляли в декабре). Но через шесть месяцев принятый на работу в январе сотрудник может воспользоваться правом на отдых.

Сотрудникам, трудоустроившимся после утверждения графика, отдых можно предоставить на основании заявления без включения их в план. А можно офор-мить до-пол-не-ние к нему в виде от-дель-но-го до-ку-мен-та, ука-зав в нем све-де-ния об от-пус-ках новых ра-бот-ни-ков. Правда, эта мера не является обязательной.

В этом случае, когда у новичка появляется право на получение отдыха (как правило, по прошествии шести месяцев труда), его можно внести в план.

Дополнение составляется по той же форме, что и основной. Образец дополнения к графику отпусков на новых сотрудников представлен в начале статьи.

Выше реквизита «Утверждаю» вносят дополнительный реквизит: «Дополнительный график отпусков на ____ год».

Т. к. дополнение — это приложение к основному документу, то его следует утвердить в том же порядке. Сначала его визирует начальник отдела кадров. Затем документ согласовывается с профсоюзным органом (если он есть). После этого дополнение утверждает своей визой руководитель организации.

Внести время отдыха новых сотрудников в форму Т-7 желательно. Но эта процедура актуальна только в отношении тех граждан, которые трудоустроились в организацию в первом полугодии. Ведь сотрудники, принятые на работу позже, как правило, используют право на длительный отдых только через 6 месяцев. А значит, будут внесены в план на следующий год.

Образец дополнительного графика отпусков на новых сотрудников

Образец дополнения к графику отпусков при приеме нового сотрудника

Ответственность работодателя

Согласно ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ, каждая организация должна составлять план отпусков. При проверке предприятия сотрудники Трудинспекции наверняка захотят убедиться в его наличии. Поэтому за его отсутствие работодатель может быть оштрафован на сумму от 30 000 до 50 000 руб (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

График отпусков является обязательным элементом кадрового документооборота каждого предприятия, его обязаны соблюдать все стороны трудовых отношений. Утверждение документа осуществляется не позднее двух недель до начала очередного календарного года, однако закон не запрещает вносить изменения в график отпусков.

В этой статье мы расскажем, как внести изменения в график отпусков и соблюсти при этом требования законодательных актов, а также интересы всех сторон.

Причины изменения графика отпусков

Перед началом календарного года каждый сотрудник обязан предоставить руководству предполагаемые даты ухода в оплачиваемый отпуск, а также их продолжительность. ТК РФ допускает разбирать общее количество дней отпуска, положенного сотруднику, на несколько периодов, однако каждая часть не может быть менее 14 календарных дней. Всего же ежегодный отпуск длится 28 дней (ст. 115 гл. 19 ТК РФ). Это позволяет соблюсти интересы не только трудового коллектива, но и администрации предприятия. При этом на время отдыха за работником сохраняется его место и средний заработок (ст. 114 гл. 19 ТК РФ).

Право на отпуск у работника возникает после 6 месяцев труда на предприятии (ст. 122 гл. 19 ТК РФ).

При составлении графика отпусков нужно учитывать, что определенные категории граждан могут использовать положенные дни отпуска по собственному усмотрению в любое время. В этот перечень входят:

несовершеннолетние работники;
совместители, у которых полагается отпуск по основному месту работы;
субъекты, обладающие статусом «Почетный донор»;
женщины, имеющие не менее двух детей в возрасте до 12 лет;
жены лиц, проходящих службу в рядах ВС РФ (они вправе уйти в отпуск одновременно со своим супругом);
иные категории сотрудников со льготным статусом.

Для перечисленных категорий граждан сведения о предполагаемой дате и продолжительности отпуска не вносятся в график. По факту подачи заявления о предоставлении времени отдыха необходимо вынести приказ о внесении изменений в график отпусков и указать реальную дату предоставления отпускных дней.

Рассмотрим различные причины изменения графика и нюансы правильного оформления документов на предприятии.

Прием нового сотрудника

Необходимо ли изменение графика отпусков при приеме нового сотрудника? В случае трудоустройства нового сотрудника после начала календарного года, он по объективным причинам не будет указан в графике отпусков. Нужно ли вносить изменения в график при таких обстоятельствах? Закон не предусматривает обязанности указывать данные о времени отдыха гражданина, принятого на работу в течение календарного года.

Предоставление положенного отпуска будет осуществляться на основании заявление нового работника.

При подготовке графика отпусков на следующий календарный год информация от такого сотрудника будет учитываться на общих основаниях. Внесение изменений может понадобиться, если время отпуска работников совпадает.

Инициатива работника

Изменение графика отпусков по инициативе работника будет зависеть от уважительности причин. В следующих случаях внести правки руководство компании обязано:

ввиду возникновения заболевания;
выдача больничного листа по уходу в декрет, а также в отпуск по уходу за малолетним ребенком;
перенос отпуска по основному месту работу для совместителя;
иные случаи, перечисленные в нормативных актах.

При возникновении таких причин заявление о внесении изменений в график подается работником. Помимо этого, сотрудник и руководство вправе прийти к обоюдному соглашению о внесении правок, если это не нарушает права остальных членов трудового коллектива.

Инициативой сотрудника может являться получение отпуска с последующим увольнением (ст. 127 гл. 19 ТК РФ). В такой ситуации решение вопроса будет зависеть от мнения руководителя, он не обязан удовлетворять просьбу подчиненного. Если такое согласие получено, выносится распорядительный акт о предоставлении отпуска с последующим прекращением трудового контракта. Одновременно издается приказ об изменении графика.

Инициатива работодателя

Можно ли в график отпусков вносить изменения по требованию руководства предприятия? Такая возможность наступает только в исключительных случаях по согласованию с конкретным работником, а изменение графика по инициативе работодателя будет отражаться в распорядительном приказе по предприятию. К числу таким ситуаций можно отнести:

возникновение производственной необходимости, когда может пострадать нормальный рабочий процесс (отпуск можно перенести на другую дату или на следующий год, для этого нужно согласовать вопрос с сотрудником);
необходимость в отзыве сотрудника из предоставленного отпуска, когда оставшиеся дни отдыха могут переноситься в пределах текущего года или на следующий календарный год;
возникновение необходимости предоставить внеочередные отпуска иным сотрудникам, если они не были учтены в графике (например, беременность сотрудниц и уход в декрет).

При отсутствии согласия работника одностороннее изменение графика не допускается, это будет являться нарушением трудового законодательства.

Как оформить

Подготовка форм кадрового документооборота является обязанностью работодателя. Чтобы должностные лица кадровой службы внесли изменения в график, должен быть вынесен распорядительный приказ по предприятию. Если инициатива о новой дате ухода в отпуск принадлежит работнику, он должен подать заявление на изменение графика. Оно регистрируется по общим правилам документооборота и рассматривается руководителем.

Ключевым документом для внесения любых изменений в график является приказ руководителя. Даже если у работника имеется законное право изменить дату ежегодного отдыха, только издание приказа позволит отразить этот момент в графике.

Приказ о внесении изменений в график отпусков

При выявлении необходимости изменить дату предоставления отпуска или продолжительность времени отдыха руководитель компании должен издать приказ. В содержании этого документа указываются следующие пункты:

дата и номер распорядительного акта;
сведения о работнике, в отношении которого будут вноситься изменения в график отпусков на текущий год;
основания и причины для изменения (например, дата и входящий номер заявления от сотрудника с указанием причин переноса дат);
распоряжение ответственному лицу кадровой службы внести изменения в график.

С приказом должен быть ознакомлен гражданин, для которого изменяется дата или продолжительность ежегодного отпуска.

Приказ подлежит регистрации в системе делопроизводства, после чего кадровик вносит соответствующие изменения в форму графика. О внесенных изменениях сотрудник должен быть уведомлен письменно под роспись, об этом делается отметка в личном деле или в отдельной расписке.

Порядок внесения изменений в график отпусков в значительной степени зависит от того, чем именно вызвана необходимость переноса отпуска сотрудника.

График отпусков на 2019 год

Из статьи вы узнаете:

График отпусков

Составление графика отпусков является обязательной процедурой для работодателей. Она предусмотрена положениями ст. 123 ТК РФ, которая указывает на него как на основной документ, определяющий порядок направления сотрудников в ежегодные оплачиваемые отпуска. При этом для работника указанный документ является таким же обязательным к исполнению, как и для работодателя.

Необходимость составления графика обусловлена в первую очередь потребностью организации в грамотном планировании производственного процесса с тем, чтобы избежать серьезных сбоев в нем при одновременном уходе в отпуск ключевых сотрудников.

Скачайте документы по теме:

Кроме того, при составлении графика отпусков необходимо учесть следующие факторы:

технологические особенности производства;
характер распределения обязанностей между работниками и степень интенсивности их участия в различных фазах производственного процесса;
наличие сезонности в работе организации;
иные специфические характеристики ее деятельности.

Помимо этого, работодатель также может учесть пожелания сотрудников в части дат предоставления отпуска . При этом, однако, действующее законодательство не обязывает его принимать во внимание эти сведения. А вот если в компании имеется действующая профсоюзная организация, мнение ее членов нужно учесть при составлении графика отпусков.

Отпуска, отражаемые в графике

Планируя составление графика отпусков, работодателю необходимо иметь в виду, что в нем отражаются только следующие виды отдыха, предоставляемого работнику:

очередной основной оплачиваемый отпуск;
дополнительный оплачиваемый отпуск, предусмотренный статьями 116-119 ТК РФ и другими нормативно-правовыми актами;
оплачиваемый отпуск, не использованный сотрудником в прошлом году и в связи с этим перенесенный на следующий календарный год (при необходимости).

Таким образом, другие виды отпусков, включая отпуск по беременности и родам, отпуск за свой счет или отпуск по уходу за ребенком не подлежат включению в график. А вот для работников, которые в очередном календарном году планируют использовать разные виды отпусков, предусмотрен фиксации соответствующих сведений в этом документе.

Составление графика отпусков

Разработка графика отпусков осуществляется целиком на следующий календарный год в конце предыдущего. Окончательно утвердить указанный документ необходимо не позднее 17 декабря завершающегося года. Такой график утверждается лично руководителем организации, а вот подписывать его должен руководитель кадровой службы. Оформление графика в компаниях, которые в своей работе используют унифицированные формы документов, осуществляется с использованием бланка № Т-7. Остальные предприятия могут применять собственные формы для этого документа.

Ознакомление с содержанием графика отпусков

Что касается ознакомления с содержанием графика, то здесь не все так просто. Это связано с тем, что его правовой статус в действующем законодательстве не определен. Некоторые работники кадровых служб считают, что он не относится к локальной нормативной документации, а представляет собой организационно-распорядительный документ. Другие все же рассматривают его именно как локальный нормативный акт, из чего вытекают требования к порядку ознакомления с ним сотрудников. Прочтите наш , чтобы понять, какой вариант вам ближе.

Направление сотрудника в отпуск по графику

Работника, у которого приближается очередной оплачиваемый отпуск, необходимо в письменной форме предупредить о конкретной дате его начала не позже, чем за две недели до ее наступления. Такой порядок установлен ст. 123 ТК РФ. Порядок такого уведомления определяется работодателем самостоятельно, и спектр возможных вариантов для этой ситуации достаточно широк. Например, можно использовать для этих целей унифицированные формы, утвержденные Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г.:

для формы № Т-6 - заранее составить приказ о направлении работника в очередной оплачиваемый отпуск и ознакомить с его содержанием за две недели до начала отпуска;

для формы № Т-7 - дополнить стандартный бланк графой, в которой сотрудник расписывается в том, что его в должном порядке уведомили о приближающемся начале отпуска, и проставляет дату такого уведомления.

О том, какие варианты могут использовать компании, отказавшиеся от применения унифицированных форм, мы рассказываем в этой .

Изменение графика отпусков

Тем не менее, опытные работники кадровых служб знают, что на практике неукоснительное соблюдение принятого графика отпусков в течение всего года - большая редкость. В списке причин, которые приводят к необходимости внесения изменений в график отпусков, наиболее популярными можно назвать следующие:

изменение дат ухода в отпуск по инициативе работника;
необходимость внесения изменений в график отпусков в связи с особенностями производственного процесса.

Во всех этих случаях изменения в графике отпусков потребуют правильного документального оформления. Строгий порядок этой процедуры в актуальном законодательстве не прописан, поэтому работодатели определяют его по своему усмотрению. Для формирования четкого алгоритма, понятного как для кадровой службы, так и для самих работников, направляемых в отпуск, целесообразно отразить и внесения изменений в график отпусков в локальном нормативном документе - например, положении об отпусках.

Перенос отпуска по инициативе работника

Действующее трудовое законодательство предусматривает ряд ситуаций, в которых сотрудник может потребовать . В перечисленных случаях удовлетворение такого требования является обязанностью, а не правом работодателя:

во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности, если по закону на время выполнения этих обязанностей он освобождается от работы;

сотруднику несвоевременно выплатили или предупредили об отпуске менее чем за две недели до его начала;

в ходе нахождения в отпуске сотрудник заболел, что подтверждается выдачей ему листка временной нетрудоспособности;

сотрудник обратился к работодателю за досрочным предоставлением отпуска на основании ст. 122 ТК РФ. Такая возможность, в частности, предоставляется беременным женщинам, сотрудникам, усыновившим ребенка или детей в возрасте до трех месяцев, работникам, не достигшим восемнадцатилетнего возраста, и некоторым другим категориям сотрудников в соответствии с действующим законодательством.

Во всех этих случаях работодатель переносит ранее запланированный отпуск на новые даты с учетом пожеланий работника. Вместе с тем, в некоторых случаях перенос отпуска, даже по инициативе работника, .

Основание для внесения изменений в график отпусков

Как правило, первым этапом этой процедуры является документальное оформление причины изменения действующего графика отпусков на предприятии. Конкретный вариант такого оформления определяется в зависимости от того, произошло ли изменение графика отпусков по инициативе работника или работодателя:

в случае, если даты очередного отпуска переносятся по инициативе работника, основанием для изменения графика будет соответствующее заявление с его личной подписью;

если перенос отпуска вызван производственной необходимостью, работник должен быть уведомлен об этом в письменном виде и согласен на перенос отпуска. В этом случае основанием для внесения изменений в график отпусков по образцу, утвержденному в организации, является это письменное уведомление. На нем в обязательном порядке должно быть зафиксировано согласие работника на такие изменения, подкрепленное его личной подписью.

Компаниям, которые в своей работе достаточно часто сталкиваются с такими ситуациями, можно посоветовать использовать удобные механизмы оптимизации документооборота. О них мы рассказываем в этой статье .

Внесение изменений в график отпусков при приеме нового сотрудника

Вопрос о том, как внести изменения в график отпусков при приеме на работу новых сотрудников, актуален для многих работодателей. В рамках актуального трудового законодательства работодатель может сделать это двумя способами:

оформить приложение к действующему в организации графику, в котором будут отражены дополнительные сведения об отдыхе, запланированном для новых работников;
внести информацию об отпуске в личную карточку работника, не вписывая ее в общий график отпусков.

Если сведения об отпуске новых сотрудников оформляются в виде приложения к графику, эти обновления необходимо согласовать с представителями профсоюза. При этом в обоих случаях все кадровые документы, включая записку-расчет и приказ о предоставлении отпуска, оформляются в обычном порядке - даже если работодатель предпочел не вносить изменения в график, ограничившись отметкой в личной карточке работника. Нужно ли в этой ситуации получать от работника заявление на отпуск - узнайте из нашего .

Оформление приказа о внесении изменений в график отпусков

Вне зависимости от того, по какой причине даты отпуска того или иного сотрудника подверглись изменениям, работодателю потребуется оформить приказ о переносе отпуска. Стандартизованная форма такого документа действующим законодательством не предусмотрена, поэтому составьте приказ по образцу, принятому в организации.

В обязательном порядке необходимо отразить:

прежние планируемые даты отпуска сотрудника;
новые даты предоставления отпуска этому работнику;
основания для переноса отпуска со ссылкой на реквизиты документа, в котором они зафиксированы;
указания для сотрудников предприятия, например, работников кадровой службы, в связи с изданием данного приказа.

Удобная форма приказа о внесении изменений с пояснениями относительно порядка ее заполнения приведена в этом . Работника необходимо в установленном порядке ознакомить с его содержанием не позднее, чем в течение трех дней с момента подписания.

Обратите внимание! Поскольку приказ о внесении изменений в график отпусков относится к приказам по личному составу, его необходимо хранить в компании в течение пяти лет.

Внесение изменений в действующий график отпусков

На основании подписанного приказа о работники кадровой службы вносят изменения в действующий график отпусков. В случае, если для ведения этого графика в компании применяется форма № Т-7, это делается следующим образом:

в графе 8 отражаются реквизиты приказа о переносе дат отпуска для работника;
в графе 9 отражается новая дата начала отпуска;
в графе 10 указывается причина переноса отпуска. В случае, если работник уже успел использовать часть положенного ему отдыха и был отозван из отпуска по инициативе работодателя, в рассматриваемой графе фиксируется дата его досрочного возвращения к работе. Здесь же прописываются прочие примечания относительно порядка предоставления отпуска конкретному сотруднику.

Компании, которые ведут график отпусков по самостоятельно разработанной форме, вносят изменения в этот документ в соответствии с его содержанием. Не забудьте также указать сведения о переносе отпуска в личной карточке работника. В нашей мы приводим конкретный пример работы кадровика в случае необходимости внесения изменений в график отпусков.

Этот документ всегда должен находиться у кадровика под рукой. Поскольку кадровый специалист обязан не только своевременно оформить отпуск по графику, но и уведомить работника под роспись о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ст. 123 ТК РФ). Каким образом можно уведомить работника о начале отпуска?

Вариант 1. Можно подготовить два экземпляра уведомления и направить сотруднику. Поскольку форма уведомления законодательством не установлена, каждый работодатель вправе разработать свою. На втором экземпляре уведомления работник должен поставить отметку о получении извещения, свою подпись, дату и вернуть его в отдел кадров .

Вариант 2. Приказы о предоставлении отпусков можно издавать таким образом, чтобы работники были ознакомлены с ними не позднее чем за две недели до начала отпуска. Например, отпуск предоставляется с 18 августа 2009 года, с приказом об отпуске работник должен быть ознакомлен не позднее 3 августа 2009 года.

Важно помнить, что за задержку выплаты отпускных и (или) уведомление сотрудника о начале отпуска с опозданием (позднее чем за две недели до его начала) работодатель может быть оштрафован (ст. 5.27 КоАП РФ). Если работник будет предупрежден о начале отпуска позднее чем за две недели либо ему вовремя не выплатят отпускные, то работодатель (по письменному заявлению работника) обязан будет перенести работнику отпуск на другой (согласованный с ним) срок.

Дополняем

Таким образом, с сотрудниками, которые работают в компании давно, все ясно. Им отпуск предоставляется по графику. А как быть с теми, у которых право на отпуск наступает в текущем календарном году, но в графике их нет, поскольку приняты они после 17 декабря 2008 года?

Как правило, отпуска за первый год работы таким сотрудникам предоставляются на основании их личных заявлений. Однако (хотя об этом в Трудовом кодексе напрямую и не говорится) целесообразнее было бы включать их в график отпусков. Во-первых, потому, что все же дату отпуска должен определять работодатель с учетом производственных и финансовых возможностей компании, а не работник. Во-вторых, такой порядок предоставления отпусков удобен для их учета. В-третьих, включение отпусков в график исключает возможность конфликтных ситуаций по поводу сроков их предоставления.

Пример

В связи с открытием нового производства по изготовлению напольных покрытий в ЗАО «Спектр» в январе 2009 года было принято на работу 50 сотрудников. Поскольку право на использование отпуска, согласно статье 122 Трудового кодекса, у них возникает в текущем году (по истечении шести месяцев работы в данной организации), инспектор по кадрам подготовила приказ о включении их в график отпусков на 2009 год (образец см. на стр. 23), распределив отпуска по месяцам (начиная с июля 2009 года) таким образом, чтобы не был нарушен производственный процесс. При определении очередности учитывались пожелания вновь принятых сотрудников и мнение выборного органа первичной профсоюзной организации.

Сотрудников, принимаемых на работу с июля по декабрь, включать в график отпусков текущего года не нужно. Так как право на отпуск у них возникнет только в следующем календарном году, что будет учтено в графике на следующий год. В случае, если сотрудник отработал у данного работодателя менее шести месяцев, ежегодный оплачиваемый отпуск ему может быть предоставлен по соглашению сторон (ст. 122 ТК РФ).

Определяем продолжительность отпуска

Как мы уже сказали выше, отпуск за первый год работы может быть предоставлен по истечении шести месяцев непрерывной работы. Но какой продолжительности? Многие работодатели полагают, что на полный отпуск (28 календарных дней) вновь принятые сотрудники не имеют права, так как еще не заработали. Однако следует отметить, что Трудовой кодекс не предусматривает предоставление отпусков пропорционально отработанному времени. Поэтому отпуск предоставляется либо полностью, либо частями, при условии, что стороны (работник и работодатель) достигнут соглашения не только по поводу его разделения, но и по продолжительности каждой из его частей. Одна из частей должна быть при этом не менее 14 календарных дней (ч. первая ст. 125 ТК РФ).

Пример

Сотрудник обратился с письменным заявлением о предоставлении ему части отпуска на 5 календарных дней (с понедельника по пятницу). Работодатель готов предоставить ему часть отпуска, но продолжительностью 7 календарных дней (с учетом выходных). Разделения отпуска в таком случае не происходит, так как соглашение не достигнуто. Работодатель правомерно поставил на заявлении резолюцию «Отказать».

Инициатива на разделение отпуска может исходить не только от работника, но и от работодателя.

Пример

Иванов М. принят в ЗАО «Сфера» с 2 марта 2009 года. Право на использование ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 28 календарных дней у него возникает с 2 сентября 2009 года. Руководитель компании предложил сотруднику разделить отпуск на части (образец см. на стр. 25). Сотрудник согласился.

Определяем расчетный период

При предоставлении отпуска сотруднику, не отработавшему в компании одного года, возникает вопрос: как определить ему период для расчета отпускных. Ведь по закону (ст. 114 ТК РФ) отпускные выплачиваются исходя из среднего заработка. А расчет среднего заработка, согласно статье 139 Трудового кодекса, производится исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду сохранения заработной платы. Обращаем ваше внимание, что согласно пункту 10 Положения об особенностях порядка исчисления среднего заработка расчетным в таком случае будет являться период работы этого сотрудника в организации.

Пример

В ЗАО «Альфа» Ковальчук С. был принят на должность программиста с 11 января 2009 года с окладом 20 000 руб. Право на использование отпуска продолжительностью 28 календарных дней у него возникло с 11 июля 2009 года. 3 августа 2009 года сотрудник обратился с заявлением предоставить ему часть отпуска продолжительностью 14 календарных дней. Работодатель согласился. В тот же день был издан приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме № Т-6, на основании которого рассчитала отпускные.

Расчетным в данном случае будет являться период с 11 января 2009 года по 31 июля 2009 года. Указанный период Ковальчук отработал полностью. Его доход составил 140 000 руб. (20 000 руб. x 7 мес.) За январь оклад начислен полностью, так как с 1 по 10 января 2009 года – выходные и нерабочие праздничные дни.

Количество календарных дней, которое необходимо принять в расчет: 196,31 дн. (6 мес. x 29,4 дн. + (29,4 дн. : 31 дн. x 21 дн.), где 21 день – это количество календарных дней в январе 2009 года, приходящееся на отработанное сотрудником время).

В результате, средний дневной заработок составил 713,15 руб. (140 000 руб. : 196,31 дн.).

Таким образом, отпускные составили 9984,10 руб. (713,15 руб. x 14 дн.).

В следующем номере мы поговорим об исчислении стажа для очередного отпуска. Расскажем, как влияет на него отпуск за свой счет. В каких случаях и на сколько дней происходит смещение рабочего года. Каким образом следует отразить это в кадровых документах .

О графике отпусков мы рассказывали в № 12, 2008 (читайте на www.kdelo.ru).

Приказ о предоставлении отпуска должен быть издан заранее, чтобы могла начислить по нему и выплатить отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Образец уведомления см. в № 7, 2009.

Должностному лицу грозит штраф на сумму от 1000 до 5000 руб., юридическому лицу – от 30 000 до 50 000 руб.

Согласно ст. 123 ТК РФ график отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года (т. е. не позднее 17 декабря).

За исключением тех категорий работников, которым отпуск (в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами) предоставляется в удобное для них время (например, несовершеннолетним, чернобыльцам).

Составление расписания отпусков вменено в обязанность каждой организации. Обычно его разрабатывают загодя: за 2 недели до наступления следующего календарного года и утверждают приказом начальника. Согласно нормам ст. 123 ТК РФ, соблюдение графика отпусков – обязательно для нанимателя и работника. В связи с этим у многих специалистов кадровой службы возникает вопрос: разрешено ли внесение изменений в график отпусков, какие именно документы необходимо подготовить в этом случае? Как вносить изменения в график при переносе отпуска? Как корректировать график при приеме нового сотрудника? Давайте разбираться.

По каким основаниям можно переносить отдых

С подачи работодателя отдых сотрудника можно переносить в таких случаях:

важное срочное задание, выполнить которое может только конкретный специалист;
переструктурирование компании (слияние, дробление, перепрофилирование, значительное сокращение штата и т. п.);
внедрение инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена программно-вычислительных систем;
внеплановые проверки деятельности компании фискальными или иными контролирующими госорганами;
срочная командировка в связи с производственной необходимостью;
болезнь руководителя, должностные обязанности которого можно переложить только на ограниченный круг лиц (в частности – на заместителя начальника отдела, управления).

В этих случаях перенос должен быть обязательно согласован с работником. Отсутствие возражений по поводу уточнения даты или периода отдыха сотрудник должен отразить на приказе о переносе отпуска. Либо можно составить отдельный документ, где он прямо выразит согласие на перенос своего отдыха.

Веские причины изменения графика отпусков могут возникать не только у работодателя, но и у подчиненного. Среди принимаемых во внимание причин, требующих переноса времени отдыха сотрудника, обычно называют финансовые, семейные или личные обстоятельства. К ним относят: болезнь, возможный декрет, необходимость отдыха в определённые периоды (например, одновременно с супругом).

Вносим коррективы по правилам

На практике документ, составленный заблаговременно, редко, когда может оставаться в неизменном состоянии. Иногда возникают ситуации, требующие внесения в него корректировок. Особенно это относится к крупным организациям. О том, можно ли вносить изменения график отпусков, российское законодательство умалчивает. Соответствующих норм нет ни в ТК РФ, ни в самих указаниях по заполнению такого рода документов.

Однако практикующие кадровики уверены: вносить уточнения необходимо по ряду причин. Во-первых, неактуальность информации в графике может повлечь за собой претензии со стороны трудовых инспекторов. Предоставление отдыха вне установленных дат может привести к штрафным санкциям. Во-вторых, внеплановое отсутствие сотрудников может поставить под удар бесперебойную работу компании, а также создать проблемы для бухгалтерии, которая создает и держит ориентир на резервы оплаты соответствующих расходов.

Так что учтите: законодательством не установлены правила, необходимые для соблюдения в этих случаях. Однако в зависимости от конкретной ситуации график можно модифицировать разными способами.

Принят новый сотрудник

Если в течение года в компанию пришли новые люди, вносить изменения в действующий график не нужно. Наниматель имеет право предоставить таким работникам возможность отдохнуть в любое время, если это не нанесёт ущерба организации и ее бизнес-процессам. Делают это на основании письменного заявления заинтересованных лиц.

Если организация всё-таки решает документально зафиксировать изменение графика отпусков при приёме нового сотрудника, разумно составить дополнение к уже действующему расписанию отдыха. Его обычно оформляют в виде отдельного документа по установленной форме. При этом в столбце «Примечания» необходимо указать дату поступления на работу нового сотрудника.

Смена запланированной даты отдыха

Все прочие корректировки графика обычно связаны с тем, что работник вынужден отдыхать ранее или позднее установленного для него срока. В этом случае изменения в график отпусков в 2018 году следует вносить во следующей схеме: запланированную дату начала события, проставленную в графе 6, не меняют, а все необходимые сведения о переносе начала отпуска или изменении его длительности отражают в графах 8–10.

Заметим, что далеко не все работники кадровых служб знают, как внести изменения в график отпусков в соответствии с законом. В частности, многие из них забывают о нормах ст. 123 ТК РФ. В ней написано, что если работник имеет право уйти в отпуск в определённом месяце, то за 2 недели до предполагаемого начала отдыха он должен написать заявление с указанием конкретной даты. Именно её нужно проставить в графе 8.

Требование о том, что сотрудники обязаны предупреждать нанимателя о дате начала отпуска не позднее чем за полмесяца, желательно закрепить во внутрифирменном нормативном акте – приказе или распоряжении. Также ничто не мешает внести соответствующий пункт в положение об оплате труда. Причём все работники компании обязаны внимательно изучить данные документы. Это же касается и приказа о внесении изменений в график отпусков: с ним должны познакомиться под расписку все заинтересованные сотрудники.

Имейте в виду, что некоторые работники организации имеют право взять отпуск в любое подходящее для них время. К ним относят:

подростков моложе 18 лет;
совместителей; они отдыхают одновременно на основном и дополнительном месте работы;
сотрудницы, планирующие уйти в декрет;
мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребёнком;
работники, имеющие двух и более детей определенного возраста (до 12 лет);
почётные доноры;
супруги военнослужащих, отдыхающие одновременно с мужем;
некоторые категории чернобыльцев;
работники, усыновившие младенца в возрасте до трех месяцев;
иные категории в соответствии с нормами ст. 322 ТК РФ.

Если сотрудник, относящийся к одной из этих категорий, решил перенести запланированную дату начала отпуска, изменение графика отпусков по инициативе работника не производят. В этом случае достаточно внести соответствующие данные в уже действующий документ:

в 8 графе – отражают сведения о заявлении работника с просьбой перенести время отдыха;
в графе 9 – указывают новую дату предполагаемого отпуска;
в 10 графе – записывают категорию работника, имеющего право на использование отпуска в любое время.

Найти утверждённый образец изменения графика отпусков в нормативных документах не получится. Поэтому для вашего удобства ниже приведена примерная форма скорректированного графика, которая информативна и удобна для работы.