Выдержки из нового госта по оформлению текстовых документов. Выдержки из нового госта по оформлению текстовых документов Правила составления библиографических списков

Зачем нужны документы?

Документы в 1С -- это электронные аналоги обычных бумажных документов. Документы предназначены для регистрации фактов реального мира в компьютере. С помощью документов можно вводить информацию в базу данных, например, принимать нового сотрудника документом "Приказ о приеме на работу". Или можно просто создать платежное поручение в банк или ввести счет-фактуру. Документы обычно формируют движения. Движения документа -- это изменения в справочниках и других объектах конфигурации, порожденные этим документом.

Таким образом, документы предназначены для хранения основной информации обо всех событиях , происходящих на предприятии, и, разумеется, имеющих смысл с точки зрения экономики. При помощи документов отражаются и платежи с расчетного счета, и операции по кассе, и кадровые перемещения, и движения по складу, и прочие подобные события.

В процессе конфигурирования настраивается произвольное количество видов документов . Типичными примерами видов документов являются такие документы, как «Платежное поручение», «Счет», «Приходная накладная», «Расходная накладная», «Накладная на внутреннее перемещение», «Приходный кассовый ордер» и так далее. Каждый вид документа предназначен для отражения своего типа событий. Это определяет его структуру и свойства, которые описываются в конфигурации.

Документы играют центральную роль для основных механизмов, реализуемых компонентами системы. В системе 1С:Предприятие документ является основной учетной единицей. Каждый документ содержит информацию о конкретной хозяйственной операции и характеризуется своим номером , датой и временем . Дата и время - наиболее важные характеристики документов, так как позволяют устанавливать строгую временную последовательность совершения операций. Все документы (вне зависимости от вида) образуют единую последовательность. Фактически, эта последовательность отражает последовательность событий - так, как они происходили реально. Внутри даты последовательность документов определяется их временем, при этом время документа является не столько средством отражения реального (астрономического) времени ввода документа, сколько средством, позволяющим четко упорядочить документы внутри одной даты.

Данные, вводимые в документ (реквизиты документа), обычно содержат информацию о происшедшем событии: например, в накладной - информацию о том, с какого склада, каких товаров и сколько отгружено; в приказе о приеме на работу - информацию о сотруднике, оклад, другие сведения. Кроме собственно записи, для документа весьма важным свойством является его проведение. При проведении документ может отразить зафиксированное им событие в механизмах, реализуемых компонентами. Например, если установлена компонента «Бухгалтерский учет», документ может записать бухгалтерскую операцию, отразив в виде проводок в бухгалтерском учете информацию, содержащуюся в документе.

Следует заранее уточнить, что в Конфигураторе создается, строго говоря, не сам документ, а средство ввода документа в компьютер - шаблон документа. Каждый создаваемый в конфигураторе документ является описанием множества документов одного вида. Например, созданный в Конфигураторе документ «Накладная» при работе с системой 1С:Предприятие позволит формировать накладные, которые будут иметь разное содержание, по одинаковый набор реквизитов, одинаковую логику поведения и так далее.

Состав документа

С точки зрения программиста, у документа есть экранная форма -- Диалог. Именно его видит пользователь на экране. Также у документа обычно есть одна или несколько бумажных форм -- Таблиц. С помощью Таблиц документ печатается на бумаге. Поведение документа определяется с помощью встроенного языка 1С. На языке записывается, что документ делает в системе, как он формирует бумажный бланк и как он себя ведет на экране.

Документ обычно имеет печатную форму. Печатная форма полностью формируется средствами встроенного языка 1С, что придает большую гибкость программе. Это одна из причин ошеломляющего успеха системы 1С:Предприятие. Печатная форма документа - это фактически отчет, формируемый обычно из формы открытого документа и содержащий сведения из этого документа. Чтобы научиться формировать печатные формы, вам нужно изучить главу Отчеты (объект "Таблица").

У документа может быть несколько шаблонов печатных форм. Средствами встроенного языка (метод ИсходнаяТаблица) задается тот шаблон печатной формы, который будет использоваться.

Шаблоны печатных форм (таблицы) могут быть общие. Это дает возможность использовать один шаблон для печати нескольких видов документов. Т.е. общая таблица является глобальной для конфигурации и может быть использована в любом модуле. Примером из типовой конфигурации может являться шаблон печатной формы "Отчет о движении документа", который используется разными модулями конфигурации

Проведение документа

Некоторые документы могут проводиться . С точки зрения пользователя, "провести" документ означает "пустить его в дело". С точки зрения программиста, при проведении документа сработает модуль проведения документа (процедура ОбработкаПроведения ). Именно там определяются все действия, выполняемые при проведении документа. Например, при проведении документа "Приказ о приеме на работу" сработает модуль этого документа, который в справочник Сотрудники добавит нового сотрудника.

Атрибуты документов (реквизиты)

При создании структуры документа в Конфигураторе допускается определенный уровень абстракции. Так, в большинстве документов можно выделить две основные части: шапка и табличная часть. Как правило, в шапке содержатся реквизиты, которые являются общими для всего документа. Например, в счете на оплату в заголовочную часть помещаются установочные данные документа - номер и дата, а также сведения о плательщике и получателе платежа.

Каждый вид документа может иметь неограниченное количество реквизитов в шапке и в многострочной части. Для документа создается форма ввода - экранный диалог. При настройке для документа задаются также общие характеристики: длина номера документа, условия поддержки уникальности номеров и другие. Все документы характеризуются номером, датой и временем.

Термин "шапка" - достаточно условный и может относиться не только к реквизитам документа, которые физически находятся в верхней части бумажного бланка документа. Поэтому, в наиболее общем случае, реквизитом заголовочной части будет считаться любой реквизит, который встречается в документе только один раз. Табличная часть документа представляет собой список однотипных строк с информацией. Например, в уже упоминавшемся счете на оплату табличная часть - это перечень товаров или услуг, подлежащих оплате. Помимо наименований, табличная часть документа может содержать также разнообразную дополнительную информацию - стоимость товаров или услуг, количество, объем, вес и многое другое. В большинстве случаев табличная часть используется для формирования общей суммы документа. Структура документа в системе 1С:Предприятие 7.7 может содержать только одну табличную часть.

При разработке документов в Конфигураторе может быть создано необходимое количество общих реквизитов документов. Такие реквизиты, будучи созданными один раз, становятся доступными для всех документов: общие реквизиты можно размещать в формах документов, к значениям общих реквизитов можно обращаться из встроенного языка системы 1С:Предприятие. Работая с системой 1С:Предприятие, пользователь может выполнять отбор документов в журналах по значениям общих реквизитов документов.

Журналы документов

Все документы хранятся в журналах . Журнал документов -- это электронный аналог обычной бумажной папки. На экране журнал выглядит как таблица, строки которой являются документами. Например, вы можете создать журнал Приказы кадровые , который будет включать документы "Приказ о приеме на работу", "Приказ об увольнении", "Кадровое перемещение". С этим журналом будет работать пользователь-кадровик. Или можно создать отдельный журнал для банковских документов, куда войдут документы "Платежное поручение" и др.

Журналы документов предназначены для просмотра документов. Каждый вид документа может быть отнесен к определенному журналу. Сам журнал документов не добавляет новых данных в систему, а служит только как средство просмотра списка документов одного или нескольких видов. Для документов разных видов можно указывать один журнал, что позволяет произвольным образом группировать документы в журналах. Назначенный документам журнал можно менять. Например, может быть создан журнал «Складские документы», который будет содержать все приходные накладные и накладные на внутреннее перемещение. Назначенный документам журнал можно менять.

Для журнала могут быть определены графы журнала, для удобства просмотра реквизитов различных видов документов, отнесенных к данному журналу. Для журнала может быть описано несколько форм его визуального представления.

Для работы с документами могут использоваться специально созданные общие журналы . От «обычных» журналов документов их отличает возможность отбора документов по значению, указанному пользователем.

Журналы в системе 1С могут быть трех видов: Обычный , Общий и Дополнительный . Обычный журнал предназначен для хранения документов определенных видов. Документ также может быть включен в дополнительный журнал, при этом документ будет зарегистрирован сразу в двух журналах. Дополнительных журналов может быть несколько. Общий журнал показывает документы всех видов.

У журнала документов есть экранная форма, где можно настраивать отображаемые колонки. Можно создавать дополнительные колонки, которые будут отображать информацию из документов. Например, в журнале ПриказыКадровые удобно сразу видеть, к какому сотруднику относится каждый документ, для этого создается Графа журнала Сотрудник.

Впереди сведений, характеризующих документ, с размещаемой в нём составной частью, ориентируясь на ГОСТ 7.1-2003, в качестве соединительного элемента применяется знак в виде двух косых черт, который отделяется пробелами до прописывания и после. Разобраться в правилах оформления подобного случая поможет следующая схема: Сведения, которые касаются составной части документа // Сведения, содержащие информацию о документе идентифицирующем. – Сведения, касающиеся местоположения части составной документа. – Примечания.

Допускается при этом знак точки и тире, заключающиеся между областями, характерными для описания библиографического, заменить точкой. Приведём пример равноправных записей: Микроэкономика как раздел экономики [Текст] / А. В. Полежаев // Основы экономики. – 2009. - №3. – С. 98-105 или Микроэкономика как раздел экономики [Текст] / А. В. Полежаев // Основы экономики. 2009. №3. С. 98-105.

Если описывается документ без заглавия, то основное заглавие данного документа можно сформулировать, основываясь на анализе документа, и заключить его в квадратные скобки. Например: [Летописи] или [Карта-схема г. Москвы]

В случае совпадения сведений, касающихся ответственности составной части документа, с заголовком, принадлежащим библиографической записи, они опускаются. На примере можно увидеть равноправность записей: Ольнин, П. Д. Современные подходы в изучении экономики [Текст] :аналитич. и эмпирич. подходы / П.Д. Ольнин // или Ольнин, П. Д. современные подходы в изучении экономики [Текст] : аналитич. и эмпирич. подходы //

В случае такого описания сведения, характеризующие издателя или распространителя, опускаются. А при необходимости, когда нужно провести идентификацию документов, обладающих одинаковыми заглавиями, но в выпуске которых участвовали разные издательства, можно привести сведения, касающиеся издателя, распространителя.

Не указывают на место публикации документа в случае отношения его к периодическому изданию, журналу или газете. Исключение составляют случаи, когда для идентификации документа это необходимо. Например: // Квантовая физика. – Челябинск, 1983. – Вып. 17. С. 2-15

Местоположение, касающееся составной части, сопровождается сквозной нумерацией страниц с предшествованием сокращённого обозначения слова страница на том языке, на котором размещены входные сведения документа. Знак тире проставляется между первой соответственно и последней страницами документа. В квадратные скобки заключается номера составной части, которая опубликована на ненумерованных страницах. Например: С. 12-25, P. 34-58, S. 89-101, С.

Римскими либо арабскими цифрами указывают страницы в зависимости от нумерации, приведённой в документе. В случае нескольких нумераций, отделяют их запятой друг от друга. Например: С. X-XX, 3-13

В описании следом за знаком двоеточие приводят заглавие частное выпуска или тома. Например: Философия Древнего Египта [Текст] // Философия мира / Джон Гренсон; пер. с фр. А. Буркиной. – СПб., 2013. – [Вып.] 2: Становление, гл. 1. – С. 2-10.

Можно опустить номера страниц, где размещается описываемый документ, в случае, если страниц менее восьми (в первую очередь, в газете). Например: Неприхотливые сорта тюльпанов [Текст] / Анна Жмаева // Садовод. – 2009. – 21 марта

В случае размещения части составной в нескольких (двух и более) номерах (томах, выпусках) сериального или многотомного документа отделяются точкой с запятой сведения, касающиеся её местоположения в каждом из приведённых выпусков. Например: Загадки 2012 [Текст] / А. Л. Грулин;сообщ. А. А. Загорская // Тайны времени. – 2012. – Т.10, вып. 9. – С. 34-43 ;вып. 10. – С. 45-49 ; Т.11, вып. 14. – С. 25-39.

В случае размещения составной части в избранных сочинениях, томе, в выпуске определённого собрания сочинений, не повторяют имя автора в тех сведениях, которые касаются идентифицирующего документа. Исключения составляют случаи возможного двоякого понимания библиографического описания. Например: Непокорная [Текст] / П.Н. Будин // Соч. : в 2 т. – СПб., 2001. – Т.1. – С. 342-359.

Когда возникает необходимость описания рефератов и рецензий, то сведения, касающиеся реферируемых (рецензируемых) документов, необходимо приводить в примечании следом за словами «Рец. на ст.:», «Рец. на кн.:», «Реф. кн.:» и «Реф. ст.:» либо на других языках их эквивалентов: «Ref.op.:» и «Rev. op.:». Например: Революция в Киеве [Текст] / А. Арсеньев // История революций. – 2014. - №3. – С. 34-38. – Рец. на кн.: Внутренние силы революционных течений: (материалы к формированию оппозиционных течений) / А. Н. Бутько. – Киев. : Киевская Печать, 2014.

По ГОСТ 7.1-2003 перед сведениями о документе, в котором помещена составная часть, применяют соединительный элемент: знак две косые черты с пробелами до и после него. Общая схема:

Сведения о составной части документа // Сведения об идентифицирующем документе. - Сведения о местоположении составной части в документе. - Примечания.

При этом допускается точку и тире между областями библиографического описания заменять точкой, т.е. например, эти записи равноправны:

Маркетинг как концепция рыночного управления [Текст] / Е. П. Голубков // Маркетинг в России и за рубежом. - 2001. - № 1. - С. 89-104.
Маркетинг как концепция рыночного управления [Текст] / Е. П. Голубков // Маркетинг в России и за рубежом. 2001. № 1. С. 89-104.

При описании фрагмента документа, не имеющего заглавия, основное заглавие этого фрагмента может быть сформулировано на основе анализа документа и приведено в квадратных скобках.

[Отрывки из дневника]

[Карта-схема г. Севастополя]

Если сведения об ответственности составной части документа совпадают с заголовком библиографической записи, то они могут быть опущены, т.е., например, такие записи равноправны:

Мальцева, Л. Л. Гуманизация научного познания [Текст] : гносеол. и методол. аспекты / Л. Л. Мальцева //
Мальцева, Л. Л. Гуманизация научного познания [Текст] : гносеол. и методол. аспекты //

При таком описании, как правило, опускают сведения об издателе и распространителе. Однако в случае необходимости (для идентификации документов с одинаковыми заглавиями, выпущенных разными издателями) сведения об издателе и распространителе могут быть приведены.

Если документ, в котором помещена составная часть, является периодическим (журнал или газета), место его публикации не приводят, за исключением случаев, когда это необходимо для идентификации документа.

// Библиотековедение. - 2001. - № 1. - С. 19-26

// Квантовая электроника. - Киев, 1987. - Вып. 32. - С. 3-13

// Квантовая электроника. - М., 1987. - Т. 14, № 7. - С. 512-516

Местоположение составной части, как правило, обозначается сквозной нумерацией страниц «от и до». Нумерации предшествует сокращенное обозначение слова страница («С.»), которое приводят на языке выходных сведений документа; между первой и последней страницами ставят знак тире. Если составная часть опубликована на ненумерованных страницах, их номера заключают в квадратные скобки.

Страницы указывают арабскими или римскими цифрами, в зависимости от того, какая нумерация приведена в документе. Если нумераций несколько, их отделяют друг от друга запятой.

С. I-XXXVI, 1-12

Частное заглавие тома или выпуска приводят в описании после знака двоеточие.

Генезис, природа и развитие античной философии [Текст] // Западная философия от истоков до наших дней / Джованни Реале, Дарио Антисери; пер. с итал. С. Мальцевой. - СПб., 1994. - [Вып.] 1: Античность, гл.1. - С. 3-15.

Номера страниц, на которых размещен описываемый документ, можно опустить, если количество страниц в издании (прежде всего, в газете) 8 и менее страниц.

Если составная часть помещена в двух и более томах (выпусках, номерах) многотомного или сериального документа, то сведения о ее местоположении в каждом из томов (выпусков, номеров) отделяют точкой с запятой.

1984 [Текст] : роман / Дж. Оруэлл; пер. с англ. В. Голышева // Новый мир. - 1989. - № 2. - С. 132-172 ; № 3. - С. 140-189 ; № 4. - С. 92-128.

Записки [Текст] / Н. Г. Залесов; сообщ. Н. Н. Длуская // Рус. старина. - 1903. - Т. 114, вып. 4. - С. 41-64 ; вып. 5. - С. 267-289 ; Т. 115, вып. 7. - С. 21-37 ; 1905. - Т. 122, вып. 6. - С. 509-548.

Если составная часть помещена в томе, выпуске собрания сочинений, избранных сочинений и т.п., имя автора в сведениях об идентифицирующем документе не повторяют, за исключением случаев, когда возможно двоякое понимание библиографического описания.

Борис Годунов [Текст] / А. С. Пушкин // Соч. : в 3 т. - М., 1986. - Т. 2. - С. 432-437.

При описании рецензий и рефератов сведения о рецензируемых (реферируемых) документах приводят в примечании после слов «Рец. на кн.:», «Рец. на ст.:», «Реф. кн.:», «Реф. ст.:» или их эквивалентов на других языках: «Rev. op.:», «Ref. op.:».

Из истории белого движения [Текст] / К. Александров // Мир библиографии. - 1998. - № 2. - С. 94-95. - Рец. на кн.: Библиографический справочник высших чинов Добровольческой армии и Вооруженных сил Юга России: (материалы к истории белого движения) / Н. Н. Рутыч. - М. : Regnum: Рос. архив, 1997.

Как оформлять электронные ресурсы (интернет-источники)

Электронных ресурсов ГОСТ 7.1-2003 касается только вскользь и как их оформлять из этого стандарта не очень понятно. На эти ресурсы существует специальный стандарт - ГОСТ 7.82-2001 «Библиографическая запись. Библиографическое описание электронных ресурсов. Общие требования и правила составления».

Под электронными ресурсами подразумеваются как собственно данные из Интернета, так и данные на конкретном «винчестере», CD, дискетах и т.п. Все такого рода данные считаются опубликованными.

Схема описания электронного ресурса:

Основное заглавие [Общее обозначение материала] = Параллельное заглавие: сведения, относящиеся к заглавию / сведения об ответственности. - Сведения об издании = Параллельные сведения об издании / сведения об ответственности, относящиеся к изданию, дополнительные сведения об издании. - Обозначение вида ресурса (объем ресурса). - Место издания: имя издателя, дата издания (Место изготовления: имя изготовителя, дата изготовления). - Специфическое обозначение материала и количество физических единиц: другие физические характеристики; размер + сведения о сопроводительном материале. - (Основное заглавие серии или подсерии = Параллельное заглавие серии или подсерии: сведения, относящиеся к заглавию серии или подсерии / сведения об ответственности, относящиеся к серии или подсерии, ISSN ; нумерация внутри серии или подсерии). - Примечание. - Стандартный номер = Ключевое заглавие: условия доступности и (или) цена.

На практике для рефератов, курсовых, дипломов и диссертаций интернет-ресурсы достаточно описать, например, так:

Арестова, О. Н. Региональная специфика сообщества российских пользователей сети Интернет [Электронный ресурс] / О. Н. Арестова, Л. Н. Бабанин, А. Е. Войскунский. - Режим доступа: http://www.relarn.ru:8082/conf/conf97/10.html. - Загл. с экрана.

С помощью перекрестной ссылки можно создать связь с другой частью документа. Например, можно использовать перекрестную ссылку для связи с диаграммой или рисунком, который находится в другом месте документа. Перекрестная ссылка имеет вид ссылки, по которой пользователь может перейти к целевому элементу.

Если вы хотите создать связь с другим документом, создайте гиперссылку .

Сначала создайте элемент, на который должна указывать ссылка

Невозможно создать перекрестную ссылку на несуществующий объект, поэтому сначала убедитесь в том, что у вас уже есть диаграмма, заголовок, номер страницы или другой элемент, на который она будет указывать. В диалоговом окне для вставки перекрестной ссылки будут перечислены все элементы, на которые она может указывать. На рисунке ниже показан пример.

Вставьте перекрестную ссылку

Перекрестные ссылки вставляются в виде полей

Перекрестные ссылки вставляются в документ как поля. Поля - это наборы данных, которые предписывают приложению Word автоматически вставить в документ текст, рисунки, номера страниц и другие элементы. Например, поле DATE служит для вставки текущей даты. Преимущество использования полей состоит в том, что вставленное содержимое (дата, номер страницы, рисунок и т. п.) обновляется автоматически при каждом изменении. Например, если вы работаете над документом в течение нескольких дней, то дата будет изменяться каждый день, когда вы открываете и сохраняете файл. Аналогично при изменении рисунка, который хранится в другом месте, но на который указывает ссылка в поле, обновление будет выполняться автоматически, так что вам не придется вставлять его повторно.

Если вставленная перекрестная ссылка имеет вид {REF _Ref249586 \* MERGEFORMAT} или похожий, это означает, что приложение Word отображает коды полей вместо значений полей. Если вы отправите документ на печать или скроете коды полей, будут отображаться значения полей. Чтобы увидеть значения полей вместо кодов полей, нажмите клавиши ALT+F9. Можно также щелкнуть код поля правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Коды/значения полей .

Используйте главный документ

Если вам нужно создать перекрестные ссылки на элементы, которые находятся в отдельном документе, но вы не хотите использовать гиперссылки, то сначала объедините документы в один главный документ, а затем добавьте перекрестные ссылки. Главный документ - это контейнер для набора отдельных файлов (вложенных документов). Его можно использовать для создания документа, состоящего из нескольких частей (например, книги с несколькими главами), и работы с ним.

Приведите схему расположения основных реквизитов документа (формуляр - образец)

Основные составные части документа:

· Заголовочная часть документа;
· Содержательная часть документа;
· Оформляющая часть документа;
· Юридическая сила документа;
· Оформление документа;
· Реквизит документа;
· Формуляр документа;
· Формуляр-образец документа.

В каждом документе, относящимся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации. Можно выделить три основные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).

В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними. Подготовка документа складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (или разработка таблицы, анкеты), т.е. работы над содержательной частью, и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством. Компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Под оформлением документа понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Реквизиты - это составные части, отдельные обязательные элементы официальных документов. Правила оформления реквизитов одинаковы для разных видов организационно - распорядительных документов. Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида и разновидности. К обязательным для всех ОРД реквизитам относят: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адреса, отметка об исполнителе, для приказов наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации) . Однако многие реквизиты в силу своих особенностей не могут быть постоянными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

Отдельную группу реквизитов составляют так называемые «отметки» на служебных документах, выполняющие вспомогательные функции информационного характера (отметка о контроле, отметка об исполнителе и др.). Документы, относящиеся к одной унифицированной системе, создаются, но единой для них модели, называемой формуляром - образцом документа нет. Формуляр-образец устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов.

Состав реквизитов ОД и схемы их расположения на стандартном листе бумаги приведены в ГОСТ Р 6.30-2003 (требования ГОСТ являются рекомендательными). В настоящее время стандарт включает 30 реквизитов. Как правило, реквизиты документов наносятся на лицевую сторону листа бумаги. Допускается печатание реквизитов на оборотной стороне листа (например, визы согласования, отметка об исполнителе). Нежелательно двустороннее оформление документов, имеющих длительные сроки хранения. В этом случае реквизиты документа лучше печатать на лицевой стороне листа, а не поместившуюся часть документа переносить на следующий лист.

Нормативная база

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Формуляр - образец

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отображающий его особенности и назначение в управленческом процессе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется футляром документа.

Формуляр - образец - совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов. Он устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов. Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении, оформлении и обработке организационно-распорядительных документов.

Реквизиты документа - это обязательный элемент оформления официального документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает реквизиты для подготовки и оформления документов, а также требовании к их оформлению.

В состав реквизитов входят:

1. Государственный герб РФ;
2. Герб субъекта РФ;
3. Эмблема организации или товарный знак;
4. Код организации;
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юр.лица;
6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки а учет (ИНН/КПП)
7. Код формы документа;
8. Наименование организации;
9. Справочные данные об организации;
10. Наименование вида документа;
11. Дата документа;
12. Регистрационный номер документа;
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14. Место составления или издания документа;
15. Адресат;
16. Гриф утверждения документа;
17. Резолюция;
18. Заголовок к тесту;
19. Отметка о контроле;
20. Текст документа;
21. Отметка о наличии приложения;
22. Подпись;
23. Гриф согласования документа;
24. Визы согласования документа;
25. Оттиск печати;
26. Отметка о заверении копии;
27. Отметка об исполнителе;
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29. Отметка о поступлении документа в организацию;
30. Идентификатор электронной копии документа.