Порядок хранения документов: комплексный подход. Инструкция по проектированию архивов Объемно-планировочные решения крещален

Здания, сооружения и комплексы православных храмов

Здания православных храмов предназначены для молитвенного собрания верующих. Наиболее распространенным видом храмового комплекса является приходской. Примерный перечень групп зданий, сооружений и помещений приходских храмовых комплексов приведен в табл.

Таблица 6.26

Перечень групп зданий, сооружений и помещений приходских храмовых комплексов

Генеральный план участка

Размеры земельных участков приходских храмовых комплексов, включающих основные здания и сооружения богослужебного и вспомогательного назначения, рекомендуется принимать исходя из удельного показателя – 7 м 2 площади участка на единицу вместимости храма. При строительстве храмовых комплексов в районах стесненной городской застройки допускается уменьшать площадь земельного участка максимум на 20-25%.

На земельных участках храмовых комплексов не рекомендуется размещать здания и сооружения, функционально не связанные с ними. Допускается предусматривать рядом с земельными участками храмов участки для размещения жилых домов церковного причта, богаделен, гостиниц, мастерских и хозяйственных служб. Размеры участков и номенклатура зданий и сооружений, размещаемых на смежных участках, устанавливаются заданием на проектирование.

Территорию храмового комплекса следует подразделять на функциональные зоны:

· входную;

· храмовую;

· вспомогательного назначения;

· хозяйственную.

Входная зона должна предусматривать въезд для автотранспорта и вход для прихожан. В этой зоне располагаются киоски и церковные лавки по продаже церковных принадлежностей, места для отдыха прихожан. Входная должна иметь связь с храмовой зоной.

Храмовая зона , предназначенная для проведения религиозных обрядов, должна иметь непосредственную связь с входной и вспомогательной зонами. В храмовой зоне следует предусматривать здания храмов, колоколен и звонниц, часовен, памятников, водосвятных колодцев, площадки для проведения культовых мероприятий и отдыха горожан.

Вокруг храма должен быть обеспечен круговой обход для прохождения Крестного хода во время церковных праздников шириной, как правило, от 3 до 5 м с площадками шириной до 6 м перед боковыми входами в храм и напротив алтаря. Перед главным входом в храм, располагаемым, как правило, с западной стороны, следует предусматривать площадь из расчета 0.2 м 2 на одно место в храме. Положение храмов определяется церковным требованием ориентации алтаря в восточном направлении с возможным смещением в пределах 30° в связи с градостроительными особенностями размещения участка. Здания храмов следует размещать, как правило, не ближе 3 м от красных линий застройки для организации кругового обхода вокруг храма.

Вспомогательная зона , предназначенная для организации приходской, учебной, благотворительной или иной деятельности, должна быть связана с входной и храмовой зоной. В этой зоне рекомендуется размещать церковно-причтовый дом, гостиницу, воскресную школу, богадельню или иные здания и сооружения в соответствии с заданием на проектирование. Церковно-причтовый дом, гостиница и воскресная школа могут быть отдельно стоящими или сблокированными между собой, а иногда с храмом и хозяйственным блоком. Богадельню рекомендуется располагать смежно с озелененными участками храмового комплекса. Туалетные для прихожан могут быть размещены в отдельно стоящем здании или быть сблокированными с другими вспомогательными зданиями. Туалетные для священнослужителей должны размещаться отдельно от туалетных общего пользования.

Хозяйственная зона , предназначенная для размещения хозяйственных построек, в том числе складов, мастерских, гаража для автотранспортных средств, площадки для мусоросборников и печного устройства для сжигания поминальных записок, должна иметь удобные транспортные подъезды со стороны транспортных магистралей (в том числе для пожарных машин) и быть оборудована стоянкой для грузового и легкового автотранспорта, принадлежащего храму. Площадь хозяйственной зоны определяется размером зданий и сооружений хозяйственного назначения, количеством автотранспортных средств и составляет примерно 15% площади участка. Подъезд грузовых транспортных средств следует предусматривать со стороны хозяйственной зоны храмового комплекса.

Участок приходского храмового комплекса, как правило, огораживается по всему периметру. Ограду рекомендуется выполнять из декоративных металлических решеток высотой 1.5-2.0 м. Главный вход следует размещать со стороны подходов и остановок общественного транспорта с ориентацией на вход в храм. При вместимости храма более 300 человек следует предусматривать второй въезд на территорию со стороны хозяйственной зоны. Размеры и устройство калиток в оградах должны обеспечивать беспрепятственный проход для инвалидов на колясках и прихожан преклонного возраста. Высота проема ворот для въезда пожарных автомобилей на храмовую территорию должна быть не менее 4.25 м, а ширина – не менее 3.5 м. Допускается не ограждать земельные участки храмов, расположенных в мемориальных комплексах, а также часовен.

За пределами ограды храмовых комплексов следует предусматривать стоянки автомобилей из расчета 2 машино-места на каждые 50 мест вместимости храма. Автостоянки легковых машин и автобусов, а также остановки общественного транспорта следует располагать, как правило, не далее 50 м от зданий храмов.

Озеленение территории храмового комплекса должно составлять не менее 15% площади участка.

Рис. 6.34. Примерная схема генерального плана комплекса городского приходского храма: 1 – входная зона ; 1.1 – остановка общественного транспорта; 1.2 – въездные и входные ворота; 1.3 – автостоянка; 1.4 – церковный киоск; 1.5 – скамьи для отдыха; 1.6 – цветник; 2 – храмовая зона ; 2.1 – храм; 2.2 – круговой обход; 2.3 – площадка перед входом; 2.4 – дренажный колодец; 3 – вспомогательная зона ; 3.1 – церковно-причтовый дом; 3.2 – озелененная территория; 3.3 – туалеты для прихожан; 4 – хозяйственная зона ; 4.1 – хозблок с гаражом; 4.2 – хозяйственный въезд; 4.3 – мусоросборник; 4.4 – печь для сжигания записок; 4.5 – стоянка автотранспорта

Объемно-планировочное решение храмов

Здание храма предназначено для молитвенного собрания верующих.

Основные варианты объемно-планировочных решений отдельно стоящих храмов приведены в табл. 2.43.

Таблица 6.27

Виды объемно-планировочных решений отдельно стоящих храмов

Высота средней части храма (без барабана и купола) должна, как правило, соответствовать ее размерам в плане, что связано с символикой храма, при этом притвор и алтарь могут быть меньшей высоты. Минимальная высота помещений от пола до потолка храмов должна составлять не менее 3 м. На хорах, во вспомогательных помещениях ив подвале высота помещений может быть уменьшена до 2.5 м.

· приходских храмов 4 – 6;

· соборных 6 – 8.

Площадь части храма, где располагаются молящиеся, рекомендуется принимать из расчета минимум 0.25 м 2 на одного человека. Общую площадь храма рекомендуется принимать из расчета от 0.5 до 1 м 2 на единицу вместимости храма без учета солеи с клиросами и алтаря.

Необходимо учитывать, что формы основных элементов храма, его функциональные и декоративные элементы определяются православной традицией и символикой, в том числе:

· завершение храма главой с крестом (крест должен быть ориентирован на запад);

· приподнятость уровня пола храма над уровнем земли и солеи с алтарем над уровнем пола храма (алтарь, как правило, устраивается на возвышении по отношении к средней части храма на одну или несколько ступеней высотой 0.12 – 0.15 м каждая);

· округлые формы сводов, арок, куполов, глав, завершений оконных и дверных проемов в каменных храмах или иные повышающиеся к центру формы;

· система организации освещения средней части храма сверху из барабанов глав и проемов в верхней части стен.

Здание храма состоит, как правило, из трех основных частей: алтаря, средней части, притвора. Оно может включать в свой объем также колокольню, трапезную часть, крещальню и несколько приделов. Храм может состоять и из одного помещения, разделенного алтарной преградой на алтарь и собственно храм.

Рис. 6.35. Основные части храма: 1 – алтарь; 2 – средняя часть храма (кафоликон); 3 – боковые приделы; 4 – притвор; 5 – паперть; 6 – престол; 7 – жертвенник; 8 – Горнее место; 9 – солея; 10 – амвон; 11 – место клироса

Алтарь , предназначенный для священнослужителей, может быть встроен или пристроен к средней части храма с восточной стороны. В храмах вместимостью до 300 человек устраивается, как правило, один алтарь. В храмах большей вместимости может устраиваться несколько алтарей.

Глубина алтаря должна составлять не менее 4 м. В центре алтаря должен находиться квадратный престол с размером стороны 0.8-1.0 м на расстоянии до Царских врат не менее 1.3 м, вокруг которого должен быть оставлен, как правило, круговой обход с расстоянием от престола до запрестольного образа (Горнего места) не менее 0.9 м.

При алтарях храмов вместимостью свыше 300 человек могут устраиваться подсобные помещения (пономарки и ризницы) площадью от 4 до 12 м 2 . Входы в них организуются из алтаря.

Алтарь отделяется от средней части храма иконостасом, который представляет собой перегородку с расположенными на ней в определенном порядке иконами. В иконостасе должны быть, как правило, три открывающиеся внутрь алтаря двери: две боковые (северная и южная) одностворчатые двери шириной 0.6-0.9 м, высотой 2.1 м и одна двухстворчатая, центральная, так называемые Царские врата с шириной проема 1.0-1.4 м и высотой, как правило, 2.5 м.

Перед алтарем должна быть расположена солея шириной не менее 1.2 м, приподнятая на одну или несколько ступеней по отношению к уровню пола средней части храма. Уровень пола солеи должен совпадать с уровнем пола алтаря. Напротив Царских врат солея имеет выступ (амвон) многогранной или полукруглой формы в плане с радиусом верхней ступени 0.5-1.0 м. По бокам солеи устраиваются клиросы для размещения церковных хоров шириной не менее 2.0 м. Клиросы, как правило, отделяются от средней части храма киотами для икон, обращенных в среднюю часть храма.

Рис. 6.36. Алтарь: 1.1 – престол; 1.2 – жертвенник; 1.3 – Горнее место; 1.4 – запрестольный образ; 1.5 – семисвечник; 1.6 – выносной Крест; 1.7 – выносная икона Богоматери; 1.8 – аналой; 1.9 – место отдыха священнослужителя; 1.10 – стол для облачений; 1.11 – шкаф для сосудов и богослужебных книг; 1.12 – вытяжной канал для кадила; 1.13 – выключатель паникадила в храме; 1.14 – штепсельная розетка; 1.15 – рукомойник; 1.16 – место для выносных свечей; 1.17 - вешалка

Средняя часть храма предназначена для размещения молящихся. Примерно 10% площади средней части храма занято церковной утварью, в том числе подсвечниками, киотами икон и т. д.

Киоты для икон устанавливаются вдоль стен и вокруг столбов. Особо чтимые иконы могут устанавливаться на возвышениях высотой 0.3-0.9 м. Для подъема к ним и спуска устраиваются ступени с поручнем.

Подсвечники диаметром от 0.2 до 1.0 м устанавливаются перед особо чтимыми иконами и перед аналоем, устанавливаемым в центре храма.

Поминальный «канун» с размером стороны 0.8-1.2 м устанавливается в западной зоне средней части храма.

Скамьи для отдыха прихожан могут устанавливаться однорядно вдоль западной, северной и южной стен средней части храма.

В середине покрытия центральной части храма должны быть предусмотрены крюки для подвески паникадил и поликадил.

Притворы могут служить в качестве входного тамбура или могут быть развиты с добавлением помещений, обеспечивающих дополнительное размещение прихожан. В притворах могут размещаться свечные киоски, по возможности изолированные от молитвенных помещений храма, места для проведения заказных богослужений (например, молебны и панихиды), а также помещения подсобного назначения: комнаты персонала, помещения уборочного инвентаря, кладовые, гардеробные верхней одежды прихожан и др. в соответствии с заданием на проектирование.

Допускается размещение туалета для священнослужителей в западной части притвора или его цокольной части в комплексе подсобных помещений, отделенных от помещений для прихожан.

Вход в притвор предусматривается с открытой площадки – паперти, возвышающейся над уровнем земли не менее чем на 0.45 м.

Главный вход в храм располагается, как правило, с западной стороны. Дополнительные входы могут быть с южной и северной сторон. В I, II и III климатических районах при главном входе следует предусматривать тамбур. При дополнительных входах, служащих в качестве эвакуационных, тамбуры устраивать не обязательно. Ширина тамбуров должна превышать ширину дверного проема не менее чем на 0.15 м с каждой стороны, а глубина тамбуров должна превышать ширину полотна двери не менее чем на 0.2 м. Ширину двери в свету для основных входов в храм рекомендуется принимать не менее 1.2 м, ширину свободного прохода внутренних дверей – не менее 1.0 м. Наружные лестницы должны иметь ширину не менее 2.2 м, а площадки перед входом в храм высотой от уровня земли более 0.45 м должны иметь ограждения высотой не менее 0.9 м.

Объемно-планировочные решения колоколен и звонниц

Колокольни и звонницы, служащие для подвески колоколов, могут быть отдельно стоящими, пристроенными и надстроенными. Они располагаются, как правило, с западной стороны храма. Встроенные звонницы могут устраиваться в барабанах глав храма. Колокольни устраиваются в виде высоких многоярусных башен с открытыми проемами в верхних ярусах, где подвешены колокола. Количество ярусов с открытыми проемами может быть от одного и более с высотой от пола до потолка нижнего открытого яруса не менее 4.0 м, а верхних – не менее 3.0 м. Звонницы устраиваются в виде крытой площадки или стенки с проемами для подвески колоколов, звон в которые можно производить с площадки или с уровня земли. Подъем на колокольню должен осуществляться по внутренней лестнице с поручнем шириной не менее 0.8 м.

Звонница, независимо от числа колоколов, состоит из трех групп колоколов: большие (благовестники), средние (подзвонные) и малые (зазвонные). Балки для подвески малых колоколов массой 8-32 кг и средних массой 52-240 кг следует располагать в проемах колокольни на высоте 2.0-2.7 м от уровня пола. Балки для подвески больших колоколов массой более 240 кг размещают таким образом, чтобы расстояние от уровня пола до нижнего среза колокола было не менее 1.5 м. Балки могут использоваться деревянные или металлические, но с обеспечением мероприятий для снижения передачи на балки ударных и вибрационных нагрузок (подкладки, обшивка досками и др.). Проем в колокольнях должны иметь ограждения высотой не менее 1.0-1.2 м. Пол звонницы должен иметь уклоны к проемам в пределах 3-5°, служащие для отражения звука и для стока воды. Для управления звонницей и компенсации высоты до колоколов может предусматриваться помост размером в плане до 1.5´1.5 м с поручнем, стойкой и педалями для крепления тяг колоколов.

Объемно-планировочные решения крещален

Крещальни, предназначенные для крещения детей и взрослых, могут быть расположены в отдельных зданиях, а также пристроенными или встроенными в здания храмов. В состав помещений входят: помещение для Крещения, подсобное помещение, раздевалки для взрослых крещаемых, помещение для ожидания и для переодевания младенцев, туалетная. В крещальных храмах при крещальне устраивается алтарь. Площади помещений крещален устанавливаются заданием на проектирование. Высоту помещений крещален от пола до потолка следует принимать не менее 3 м.

В крещальнях для взрослых крещаемых по возможности должна устраиваться стационарная купель с подводкой холодной и горячей воды и спуском освященной воды в дренажный колодец, расположенный на храмовой территории. Размер купели для взрослых должен быть не менее 1´1 м при глубине не менее 0.9 м для обеспечения полного погружения. Над уровнем пола крещальни борта стационарной купели должны подниматься на высоту 0.6-0.9 м с обеспечением уровня воды на высоте от уровня пола 0.3-0.6 м. Они могут выполняться из кирпича или бетона и быть облицованы мрамором, керамической плиткой или другим материалом, обеспечивающим влажную уборку. Ванна купели может быть выполнена из нержавеющей стали или пластика. Для спуска в купель и подъема предусматриваются ступени с поручнем. Над купелью может устраиваться сень в виде шатрового или купольного покрытия на столбах, выполненная из дерева, камня или металла.

Для крещения младенцев должны предусматриваться переносные купели диаметром 0.6-0.9 м, столы для переодевания грудных детей шириной 0.9 м и кипятильниками. Для установки купели для крещения младенцев следует оставлять свободное пространство перед стационарной купелью с круговым обходом вокруг купели для крещения младенцев шириной не менее 0.7 м.

государственный комитет по гражданскому строительству И АРХИТЕКТУРЕ ПРИ ГОССТРОЕ СССР

ВРЕМЕННЫЕ УКАЗАНИЯ

Москва - 1972

Издание официальное

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ комитет ПО гражданскому СТРОИТЕЛЬСТВУ И АРХИТЕКТУРЕ ПРИ ГОССТРОЕ СССР

ВРЕМЕННЫЕ УКАЗАНИЯ

ПО ПРОЕКТИРОВАНИЮ ЗДАНИЙ И ПОМЕЩЕНИЙ АРХИВОВ

Утверждены

Государственным комитетом по гражданскому строительству и архитектуре при Госстрое СССР

□ г*

ИЗДАТЕЛЬСТВО ЛИТЕРАТУРЫ ПО СТРОИТЕЛЬСТВУ Москва - 1972

Помещения

Измеритель

Примечание

7 дезинфекции и > дезинсекции документов при вместимости здания архива 0,5 млн. ед. хранения и более

8 микрофотокоииро-вания 1 при вместимости здания архива:

до 0,5 млн. ед. хранения более 0,5 млн. ед. хранения

реставрации 1 при вместимости здания архива: до 0,5 млн. ед. хранения

более 0,5 млн. ед. хранения

электрорепродукци-онной при вместимости здания архива I млн. ед. хранения и более

Помещения хранения:

11 учетных документов

12 служебных каталогов и описей

Допускается 85 м % в зданиях архивов I группы

млн. ед. хранения

Допускается 54 м % в зданиях архивов I группы

" Допускается сов-’ мещать с рабочими комнатами в зданиях архивов вместимостью до 0,5 млн. ед. хранения

1 При устройстве централизованных лабораторий микрофотокопирования и реставрации документов данные помещения не предусматриваются. Площадь централизованных лабораторий устанавливается по расчету.

Продолжение тНабл. ?

3.18. Помещения зданий архивов следует подразделять на две зоны:

зону до контроля, га которую допускаются все посетители;

зону за контролем, куда должны допускаться лица, имеющие специальные пропуска.

3.19. В зоне до контроля следует размещать вестибюль с гардеробной, помещения ожидания для посетителей, справочное бюро и бюро пропусков.

В зоне за контролем должны размещаться все остальные помещения.

3.20. Требования, предъявляемые к проектированию общих рабочих комнат, кабинетов и приемных при кабинетах, к акустике, отделке иитерьероз, солнцезащитным устройствам и освещению, следует принимать согласно «Временным указаниям по проектированию зданий административных учреждений и проектных организаций» (СН 400-69).

3.21. Помещения приемки документов, временного хранения, научно-технической обработки, дезинфекции и дезинсекции, а также помещения обеспыливания, микрофотокопирования и реставрации документов должны быть удобно связаны с хранилищами.

3.22. В городах с несколькими зданиями архивов, как правило, следует устраивать централизованные лаборатории микрофотокопирования и реставрации, обслуживающие несколько архивов и других учреждений, в этом случае в здании архива помещения, указанные в поз. 8 и 9 табл. 7, не предусматриваются.

3.23. Состав и площади помещений централизованных лабораторий микрофотокопирования следует принимать в зависимости от годовой производственной программы согласно приложению 1, а состав и площади помещений лаборатории реставрации - в зависимости от годовой производственной программы, штата и номенклатуры технологического оборудования, определяемых заданием на проектирование-

3.24. Научно-справочная библиотека архива должна размещаться в изолированном непроходном помещении, удобно связанном с читальными залами для работы с документами.

3.25. В помещении научно-справочной библиотеки должны быть предусмотрены: место для книжного фонда, кафедры выдачи книг, место для каталогов, читательские места. Часть книжного фонда допускается размещать в хранилищах документов.

3.26. В зданиях архивов, как правило, следует предусматривать методический кабинет, используемый, помимо основного назначения, для проведения совещаний и выставок.

3.27. Читальные залы должны быть непроходными с естественным освещением. Для работы с документами ограниченного использования в читальных залах архи-

воо всех групп следует предусматривать кабины площадью 5-6 м г без увеличения общей нормируемой площади зала.

3.28. Для работы исследователей с крупноформатными документами и микрофильмами в читальных залах архивов I группы допускается предусматривать отдельные кабинеты (кабины).

3.29. Требования к расстановке оборудования в читальных залах следует принимать согласно приложению 2.

Показатели рабочей площади

3.30. Рабочая площадь на 1 тыс. ед. хранения для зданий архивов не должна превышать показателей, приведенных в табл. 8.

Примечания: 1. Для зданий архивов I группы показатель рабочей площади допускается увеличивать до 10%.

2. Для зданий архивов III группы показатель рабочей площади следует уменьшить, но не более чем на 20%.

3. В показатели рабочей площади не входят площади централизованных лабора-терий микрофотокопирования и реставрации документов.

4. Примерный состав и площади помещений зданий архивов см. в приложении 3.

4. ПРОТИВОПОЖАРНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

4.1. Противопожарные требования, предъявляемые к зданиям архивов, следует принимать в соответствии с главами СНиП П-А.5-70 «Противопожарные нормы проектирования зданий и сооружений» и СНиП Н-Л. 2-62 «Общественные здания и сооружения. Основные положения проектирования».

4.2. В хранилищах, «помещениях хранения «служебных каталогов и описей «следует предусматривать автомата*

чеокие стационарные углекислотные системы пожаротушения, при этом объем каждого защищаемого помещения не должен превышать 1,5 тыс. ж 3 .

В остальных помещениях следует предусматривать внутренний противопожарный водопровод при объеме здания (или части его), не защищаемого углекислотными системами пожаротушения, 7500 м 3 и более.

Примечание. В зданиях архивов II и III группы допускается хранилища, помещения хранения служебных каталогов и описей оборудовать переносными углекислотными огнетушителями из расчета не менее двух огнетушителей на одно помещение площадью 50 ж 2 . Площадь защищаемых помещений хранилищ в этом случае не должна превышать 400 ж 2 .

4.3. Каждый отеек хранилища должен иметь не менее двух выходов; с каждого этажа хранилища должно быть не менее двух эвакуационных выходов.

Примечание. Из отсека хранилища площадью, не превышающей 70 ж 2 , допускается предусматривать один выход.

4.4. Помещения хранения (хранилища) и помещения для работы с документами должны быть оборудованы охранно-пожарной сигнализацией.

5. САНИТАРНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ УСТРОЙСТВА

5.1. Здания архивов следует оборудовать системами центрального водяного отопления, приточно-вытяжной вентиляции с механическим побуждением, а при необходимости - системами кондиционирования воздуха, хозяйственно-питьевого, противопожарного водопровода и горячего водоснабжения, канализации, водостоков и мусороудаления.

5.2. В помещениях хранилищ, как правило, следует применять системы воздушного отопления, совмещенные с приточной вентиляцией, и системы кондиционирования воздуха; во всех остальных помещениях - системы центрального водяного отопления, обеспечивающие "внутренние расчетные температуры, согласно приложению 4.

Примечание. При соответствующем обосновании допускается принимать систему воздушного отопления во всех основных помещениях зданий архивов.

5.3. Здания архивов II группы вместимостью 0,3 млн. ед. хранения и менее и здания архивов III группы, расположенные в малых городах и сельских населен-

■ных пунктах, допускается оборудовать местными водя-* ными системами отопления и естественной вытяжной вентиляцией.

5.4. Независимые приточные системы вентиляции предусматриваются для следующих помещений:

а) хранилищ;

■б) помещений для хранения фотодокументов.

Все остальные помещения, как правило, следует обеспечивать общей системой приточной вентиляции.

5.5. В помещениях хранилищ совмещенные системы приточной вентиляции с воздушным отоплением следует проектировать с увлажнением воздуха и рециркуляцией. Объем наружного приточного воздуха определяется расчетом, но он должен быть не более 10% в зимний и летний периоды года, а в переходный период-не более 25% общего "количества подаваемого воздуха.

5.6. Независимыми вытяжными системами с механическим побуждением должны обеспечиваться следующие помещения:

а) санитарные узлы;

б) помещения дезинфекции и дизенсекции;

в) помещения микрофотокопирования и реставрации, лаборатории, мастерские;

г) помещения хранения фотодокументов.

Все остальные помещения, «роме хранилищ, допускается объединять в одну или несколько вытяжных систем, в зависимости от архитектурно-планировочных решений зданий архивов.

5.7. Из нижней зоны помещений хранилищ необходимо предусматривать аварийную вытяжную вентиляцию для удаления образовавшейся после пожаротушения окиси углерода.

Объем извлекаемого воздуха следует определять из условий шестикратного обмена в 1 ч по большему хранилищу.

5.8. Системы воздухообмена в помещениях хранилищ следует осуществлять по схеме «сверху-вниз-вверх»: приток - в верхнюю зону, рециркуляцию - из нижней зоны и вытяжку - из верхней зоны.

5.9. От технологического оборудования производственных помещений должны быть предусмотрены местные отсосы (вытяжные шкафы для обеспыливания и сушки документов, ванны для промывки, клееварки и др.). Количество извлекаемого воздуха через местные отсосы

должно быть скомпенсировано приточным воздухом в объеме 80%, остальные 20% должны быть поданы в коридоры.

5.10. Кондиционирование воздуха в помещениях хранилищ следует предусматривать в зданиях архивов I группы.

Допускается устройство (кондиционирования воздуха в зданих архивов II группы, в зависимости от климатического района и ценности архивных документов. Системы кондиционирования воздуха следует применять с рециркуляцией воздуха.

5.11. Установки кондиционирования воздуха должны обеспечивать круглосуточное, независимо от времени года, автоматическое поддержание постоянных параметров воздуха по температуре и относительной влажности в кондиционируемых помещениях.

5.12. В схеме обработки воздуха должна быть предусмотрена тонкая очистка наружного и рециркуляционного воздуха.

5.13. Расчетные параметры наружного воздуха для систем отопления и систем кондиционирования воздуха следует принимать согласно требованиям главы «Отопление, вентиляция и кондиционирование воздуха. Нормы проектирования» (по параметрам Б).

5.14. Параметры воздуха в помещениях хранилищ надлежит принимать:

при устройстве технологического кондиционирования воздуха круглогодично температуру +18° С, относительную влажность 55%;

при устройстве систем вентиляции в зимний период- температуру +18° С, относительную влажность -55%. Температура воздуха в летний период принимается на 3 е С выше расчетной наружной температуры по параметрам А. Для технологического кондиционирования воздуха устанавливаются пределы колебания параметров: по температуре ± 1°С, по относительной влажности ±5%.

5.15. Вентиляционные обмены в помещениях следует принимать согласно требованиям, приведенным в приложении 4.

5.16. При расчете тепловлажностного баланса кондиционируемых помещений необходимо учитывать тепло-влаговыделения от людей, теплопоступление через ограждения, тепло, вносимое солнечной радиацией и частично электроосвещением. Процент установленной мощно-

сти светильников, включаемых в дневное время, принимается согласно заданию на проектирование.

5.17. Систему внутреннего водопровода в зданиях архивов следует предусматривать объединенную хозяйственно-питьевого и противопожарного назначения с подачей воды питьевого качества.

5.18. В зданиях архивов III группы, располагаемых в неканализованных районах, следует предусматривать устройство: в I, II и III климатических районах - люфт-клозетов, а в IV климатическом районе - наружных выгребных уборных.

5.19. Нормы расхода воды и количество струй на внутреннее пожаротушение следует принимать согласно табл. 9.

Таблица 9

ф За исключением части здания, в которой пожаротушение осуществляется углекислотой.

5.20. Пожарные краны следует располагать в лестничных клетках и во вспомогательных помещениях из условий возможности орошения одной струей любой точки каждого помещения.

5.21. Горячее водоснабжение обязательно для зданий архивов I и II группы, причем для II группы зданий допускается применять электроводонагреватели.

5.22. Прокладка водопроводных труб через хранилища и помещения, в которых находятся архивные документы на бумажной основе, допускается при условии отсутствия на трубопроводах арматуры, фланцевых и резьбовых соединений.

6. ИСКУССТВЕННОЕ ОСВЕЩЕНИЕ И ЭЛЕКТРОТЕХНИЧЕСКИЕ УСТРОЙСТВА

6.1. Искусственное освещение и электротехнические устройства зданий и помещений архивов следует проек-

«Временные указания по проектированию зданий и помещений архивов» (СН 426-71) разработаны ЦНИИЭП зрелищных зданий и спортивных сооружений Государственного комитета по гражданскому строительству и архитектуре при Госстрое СССР при участии Всесоюзного научно-исследовательского института доку-ментоведения и архивного дела Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

Редакторы - инж. Ф. И. Захаров (Государст-венный комитет по гражданскому строительству и архитектуре при Госстрое СССР), канд. арх. Ф. Н. Пащенко, инж. А. М. Жугастр-Лушина (ЦНИИЭП зрелищных зданий и спортивных сооружений).

План IV кв. 1971 г-, 23

тировать в соответствии с требованиями главы СНиП «Искусственное освещение. Нормы проектирования» и соответствующими разделами «Правил устройства электроустановок» (ПУЭ).

Здания архивов вместимостью более 0,5 млн. ед. хранения по степени обеспечения надежности электроснабжения следует относить ко II категории, а при вместимости до 0,5 млн. ед. хранения - к III категории.

6.2. Наименьшую освещенность и источники света, в зависимости от назначения помещений, следует принимать согласно приложению 5. В помещениях хранилищ следует применять светильники с лампами накаливания.

6:3, Для установки вводно-распределительного устройства в зданиях архивов следует предусматривать отдельное помещение. При питании зданий архивов от встроенных или пристроенных трансформаторных подстанций вводным устройством для зданий архивов может служить щит подстанции, обслуживаемый персоналом потребителя.

6.4. Вторичные распределительные щиты (пункты, щитки) и групповые щитки следует располагать, как правило, в нишах в доступных для обслуживания местах (в лифтовых холлах, коридорах в непосредственной "близости от лестничных клеток, на площадках лестничных клеток). Размещение распределительных щитов в помещениях хранилищ не допускается.

6.5. При входе в помещение хранилищ должны устанавливаться выключатели светильников, освещающих основные проходы. При наличии входов с двух сторон необходимо предусматривать включение освещения проходов из двух мест. Рабочее освещение проходов между стеллажами должно иметь отдельное управление; выключатели следует устанавливать непосредственно на стеллажах или на стенах и колоннах вблизи проходов.

6.6. Для возможности общего отключения групповых сетей освещения и сетей для подключения уборочных машин в хранилищах следует предусматривать отключающие аппараты, устанавливаемые вне хранилищ.

6.7. Для подключения уборочных машин в коридорах, рабочих помещениях и хранилищах должны предусматриваться штепсельные розетки с заземляющим контактом. Размещать их следует на расстояниях, обеспечивающих возможность использования уборочных машин с питающим проводам длиной до 15 м. В хранилищах розет-

1. ОБЩИЕ УКАЗАНИЯ

1.1. Временные указания распространяются на проектирование вновь возводимых и реконструируемых зданий, а также помещений государственных архивов доку, ментальных материалов на бумажной основе вместимостью от 0,15 до 2 млн. ед. хранения.

Примечания: 1. Здания государственных архивов другой вместимости следует проектировать по нормам настоящих указаний с учетом дополнительных требований, указываемых в задании на проектирование, согласованных с Госгражданстроем.

2. При проектировании зданий и помещений архивов следует также соблюдать требования соответствующих нормативных документов, утвержденных или согласованных с Госстроем СССР.

1.2. Здания государственных архивов подразделяют-ся на группы:

группа I - здания центральных государственных архивов СССР и союзных республик, а также филиалов этих архивов; группа II -здания государственных архивов автономных республик, областных (краевых), городских архивов, а также филиалов этих архивов; группа III - здания государственных районных архивов.

1.3. Расчетную вместимость проектируемых зданий архивов необходимо устанавливать в каждом отдельном случае на основе технико-экономических обоснований, согласованных с органами Главного архивного управления при Совете Министров СССР.

1.4. Здания архивов следует проектировать не ниже II класса.

1.5. Этажность зданий архивов следует принимать, как правило, не более 9 этажей. В отдельных случаях допускается повышать этажность при надлежащем технико-экономическом обосновании и по согласованию с Государственным комитетом по гражданскому строительству и архитектуре при Госстрое СССР.

2. РАЗМЕЩЕНИЕ ЗДАНИИ И ТРЕБОВАНИЯ К ЗЕМЕЛЬНЫМ УЧАСТКАМ

2.1. Здания архивов следует, как правило, размещать в селитебной зоне населенных пунктов или в других зонах на специально выделенных участках, обеспеченных удобными подходами и подъездами.

2.2. Земельные участки должны быть удалены от промышленных предприятий, являющихся источниками загрязнения воздуха, на расстояния, установленные санитарными нормами, а от зданий и сооружений, опасных в пожарном отношении, - в соответствии с требованиями главы СНиП «Генеральные планы промышленных предприятий».

2.3. Площади земельных участков для зданий архивов следует принимать согласно табл. 1.

Таблица 1

Площади земельных участков в га

3. ОБЪЕМНО-ПЛАНИРОВОЧНЫЕ РЕШЕНИЯ ЗДАНИИ АРХИВОВ Общие требования 3.1. Объемно-планировочные решения зданий архивов должны приниматься исходя из функциональных и архитектурно-градостроительных требований, а также других местных условий.

3.2. Помещения архивов, исходя из функционального назначения, подразделяются на:

помещения хранения (хранилища); помещения для работы с документами.

3.3. Хранилища должны быть отделены от всех остальных помещений противопожарными стенами и перекрытиями или размещены в отдельном корпусе, обеспеченном удобной связью с другими помещениями.

3.4. Высоту хранилищ в зданиях архивов следует принимать в зависимости от технологического оборудования, принятого для хранения документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций перекрытий.

3.5. В зданиях архивов при разнице в отметках полов первого и верхнего этажей 12 м и более следует предусматривать пассажирские или грузо-пассажирские лифты.

Примечание. В зданиях архивов с количеством этажей более двух и разнице в отметках полов первого и верхнего этажей менее 12 м следует предусматривать малые грузовые лифты. Лифты следует располагать таким образом, чтобы было исключено пересечение путей движения документов и посетителей.

3.6. Пассажирские или грузо-пассажирские лифты следует располагать с учетом обеспечения удобного подхода к лифтам из помещений хранилищ, кафедр выдачи документов и справочной литературы, помещений приемки, обработки, реставрации и миирофотокопирования документов.

3.7. В зданиях архивов вместимостью более 1 млн., ед. хранения допускается предусматривать устройства для разгрузки автомашин в цокольном или первом этажах здания. Необходимо предусматривать люки, через которые документы поступают непосредственно в помещения приемки документов.

Помещения хранения (хранилища)

3.8. К помещениям хранения следует относить хранилища делопроизводственных документов, крупноформатных документов, фотодокументов и микрофильмов, а также помещения ответственных хранителей фондов.

3.9. Нормы площади хранилищ делопроизводственных документов следует принимать согласно табл. 2.

3.10. Габариты стеллажей для хранения документов и справочной литературы следует принимать согласит табл. 3.

Нормы площади хранилищ делопроизводственных документов

* Размеры единицы хранения делопроизводственных документов приняты: формат бумаги 210 X 297 мм, средняя толщина 17 мм,

* В коробке 10 ед. хранения.

8 В папке 3 ед. хранения.

Габариты стеллажей для хранения документов и справочной литературы

3.11. Ширину проходов между стеллажами и элементами конструкций помещений следует принимать согласно табл. 4.

3.12. Нормы площади хранилищ научно-технических и других крупноформатных документов следует принимать согласно табл. 5.

Таблица 5 Нормы площади хранилищ научно-технических и других крупноформатных документов

3.13. Хранилища для фотодокументов и микрофильмов на негорючей основе следует предусматривать в отдельных помещениях (отсеках).

Хранение фотодокументов и «микрофильмов на «горючей основе в зданиях архивов не допускается.

3.14. Нормы площади хранилищ фотодокументов и микрофильмов следует принимать согласно табл. 6.

3.15. В зданиях архивов при хранилищах следует предусматривать помещения для ответственных хранителей фондов площадью 15 м 2 на каждые 200-300 тыс. ед. хранения, но не менее 1 комнаты на этаж.

Помещения для работы с документами

3.13. К помещениям для работы с документами следует относить помещения: для приемки, всех видов обработки, размножения и использования документов, а также административно-хозяйственные и вспомогательные помещения.

Помещения для работы с документами следует, как Правило, проектировать с учетом возможности применения свободной планировки этажей, предусматривающей разделение рабочих помещений сборно-разборными перегородками.

Трудника

На 1 кабинет

I прием-1^ ную

Допускается 24 м 2 в зданиях архивов I группы

Помещения: приемки документов

временного хранения документов

обеспыливания документов при вместимости здания архива 1 млн. ед. хранения и более

Допускается 18 м % в зданиях архивов 1 группы

На 1 здание

На 0,1 млн. ед. хранения

На 1 здание

Допускается совмещать с помещением приемки документов в зданиях архивов вместимостью до 1 млн. ед. хранения

Независимо от формы собственности, организация должна обеспечить физическую сохранность целого ряда документов. Для того чтобы раньше времени не лишиться важной документации, следует знать базовые правила хранения документов, а также порядок создания собственного архива.

Решая вопрос о создании архива, руководство юридического лица должно учитывать следующие особенности организации архива:

• выделение помещения для архива;
• оборудование архива;
• материально-техническое обеспечение его деятельности;
• выделение необходимой штатной численности.

Для соблюдения порядка хранения архивных документов предварительно необходимо провести комплексный анализ всех особенностей хранения. Только после этого можно приступать к обсуждению предложений, наиболее целесообразных с точки зрения финансовых затрат, обеспечения сохранности, режима хранения, организации использования документов и оперативности получения необходимой информации. В результате руководство принимает решение либо о создании собственного архива или обращения в архивную компанию, которая предоставляет услуги по внеофисному хранению архивных документов .

Внеофисное хранение документов: основные правила

Сегодня на рынке архивных услуг появилось много компаний, специализирующихся на депозитарном хранении документов. В основном эти фирмы действуют в больших городах, где подобные услуги очень востребованы со стороны юридических лиц, имеющих внушительный документооборот.

Архивные услуги существуют на российском рынке относительно недавно, поэтому у некоторых юридических лиц возникают вопросы о ее законности. С точки зрения права, эти виды услуг укладываются в нормы Гражданского кодекса РФ и фиксируются в форме договора между юридическими лицами, берущими на себя взаимные обязательства.

Однако на архивное хранение не могут передаваться документы , включенные (после проведения экспертизы ценности государственным учреждением) в состав Архивного фонда Российской Федерации в установленном порядке, без согласования с государственным архивным учреждением. Только оно вправе решать вопрос о приеме документов на постоянное хранение в государственный архив. В случае невозможности приема документов по ряду причин, после обследования помещений фирмы госархив дает согласие на временное (депозитарное) хранение этих документов на территории фирмы.

Передача на депозитарное хранение массива документов по личному составу также может создать дополнительные сложности в исполнении социально-правовых запросов. Пенсионный фонд РФ и его территориальные органы принимают архивные справки только от самих организаций-работодателей, их правопреемников или юридических лиц, в уставных документах которых имеется пункт об ответственности за сохранность и использование документов по личному составу юридического лица, чьи полномочия и функции они взяли.

Архивные компании, осуществляющие услуги по депозитарному хранению, не всегда имеют такие полномочия. Однако если в договоре прописан соответствующий пункт, сотрудники архивной компании могут найти в архивных документах по личному составу клиента необходимую информацию и подобрать требуемые сведения . Но их правовое оформление остается прерогативой юридического лица - собственника документов.

Обычно в архивные компании выгодно «сбрасывать» большие объемы финансовой, банковской, снабженческой и иных видов массовой документации . Она имеет кратковременное оперативное применение, но хранится в течение долгого (не менее 5 лет) времени в силу ее правового и фискального значения.

Выделение помещения для архива

Если юридическое лицо приняло решение о создании собственного архива, то следующим важнейшим шагом будет определение емкости (вместимости) архивного помещения.

Многие задаются вопросом, как определить размеры архивохранилища для рационального размещения в нем не только уже имеющихся документов, подлежащих архивному хранению, но и тех документов, которые появятся в ближайшей перспективе. Учитывая колоссальную стоимость каждого арендуемого квадратного метра помещения, особенно в Москве, это вопрос далеко не праздный. Несмотря на субъективность расчетов, в целом определение необходимых размеров архивохранилища с учетом ближайшей (3-5 лет) перспективы комплектования, поддается примерному расчету .

Воспользовавшись услугой " ", вы сможете автоматически расчитать необходимое количество специальных средств хранения и перемещения архивных документов: стеллажей, коробов, папок и т.д.

При расчете учитываются следующие показатели:

Виды документации , образующейся в юридическом лице. Этот фактор является важнейшим, так как именно от состава документов, периодичности и объемов их образования, частоты использования и важности зависит стратегия и практика комплектования архива.

Возьмем для примера коммерческий банк. Как известно, львиную долю по объему документов, образующихся в деятельности любого коммерческого банка, составляет первичная финансовая (банковская) документация , в которой отражаются все финансовые операции, проведенные банком за день («документы дня»). Эти документы поступают в архив банка периодически в течение года по мере накопления их в соответствующих подразделениях. Их объем может быть очень велик: от сотен до тысяч дел ежегодно. Такой объем с трудом поддается расчету, так же как и научно-техническая (и другая специальная) документация, подлежащая передаче на архивное хранение. Периодичность их образования установить невозможно, так как они передаются на хранение только после окончания работы над проектом (научной темой).

Определение емкости архива по номенклатуре дел

В организациях есть стабильный состав документов, которые подлежат архивному хранению. Эти документы в обязательном порядке должны быть учтены в номенклатуре дел . В форме номенклатуры предусмотрена итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных организацией в году.

Если эта запись регулярно заполняется, то, проведя анализ сводных записей номенклатур дел юридического лица за временной период, когда образовавшиеся в его деятельности документы должны поступить на архивное хранение, и проведя необходимые подсчеты, можно получить точные данные об объемах дел, предназначенных для дальнейшего архивного хранения.

Определение емкости архива методом физического подсчета

Это достаточно условная цифра, так как на практике дела нередко передаются на архивное хранение без предварительной архивной обработки , которая включает в себя:

• проведение полистной экспертизы документов дела;
• нумерацию листов;
• составление заверительной записи о количестве листов;
• подшивку или переплет дела в стандартную обложку;
• составление к делу заголовка, раскрывающего виды и содержание документов, в ряде случаев, к отдельным категориям дел и внутренней описи документов, помещенных в дело.

Если на хранение будут приниматься дела в необработанном виде, да еще в обложках типа «Корона» шириной 5-6 см, то вместимость стеллажа значительно снизится. Этот фактор также надо принимать во внимание при расчетах емкости архивохранилища.

Оборудование архива: монтаж стеллажей

Важным этапом в порядке хранения архивных документов является монтаж стеллажей. При монтаже стеллажей в архивохранилище следует учитывать, что расстояние между рядами стеллажей – пожарный проход – должно быть не менее 120 см, а расстояние (проход) между стеллажами – 75 см. Около входа в хранилище с каждой стороны, согласно требованиям пожарной безопасности, должно быть свободное (не менее 1 м) пространство.

Посчитав размер помещения и площадь, занимаемую каждым стеллажом (102 см х 62 см с учетом толщины боковых и средней стоек), можно определить, сколько стеллажей поместятся на выделяемой площади. Умножив эту цифру на среднее количество дел, размещаемых на каждом стеллаже, мы получим достоверный объем дел, который может быть размещен в данном архивохранилище .

При этом важно учитывать порядок хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки, лицевые счета, приказы по личному составу и др.), а также документов с грифом коммерческая или банковская тайна . Они должны храниться не на открытых стеллажах, а в сейфах или металлических шкафах. Аналогичные требования к порядку архивного хранения имеют учетные и справочные документы (номенклатуры и описи дел, указатели, картотеки, паспорт архива и т. д.).

При монтаже стеллажей в архивохранилище следует соблюдать ряд дополнительных положений порядка хранения документов в архиве :

1. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами.
2. Не рекомендуется размещение средств хранения (стеллажей, шкафов) вплотную к наружным стенам здания, источникам тепла и электроэнергии.
3. Документы на стеллажах могут быть упакованы в коробки или связки, на которых должны быть проставлены необходимые учетные данные.
4. Микрофильмы и фотодокументы, если таковые образуются в юридическом лице, упаковываются в конверты или кассеты и хранятся в специальных коробках или папках.

Материально-техническое оснащение архива

Обязательным пунктом в соблюдении порядка и правил хранения архивных документов является оборудование (материально-техническое оснащение) архивного помещения. На данном этапе необходимо учитывать, для каких видов документов оно предназначено. Если для хранения организационно-распорядительной документации подходят стандартные стеллажи, параметры которых обозначены выше, то для технической, проектной, конструкторской, технологической, землеустроительной и других специальных видов документации эти стеллажи не подходят. Это связано с тем, что параметры физических размеров, принципы формирования и учета этих видов документации резко отличаются от принятых в управленческой документации.

В данной статье мы остановимся лишь на необходимом оборудовании для архива, хранящего управленческую, финансовую, кадровую снабженческую и другие виды организационно-распорядительной документации.

Для хранения архивных документов необходимо наличие специального оборудования, которое позволяет обеспечить необходимый порядок хранения документов в архиве. В настоящее время рынок насыщен разного рода архивным оборудованием отечественного и зарубежного производства, которое производит или поставляет большое количество зарубежных и отечественных фирм.

Минимальный набор материально-технического оснащения , позволяющий функционировать архиву юридического лица, с учетом выполнения порядка хранения документов:

1. Металлические сборные стационарные или мобильные стеллажи с механическим или электрическим приводом.
2. Сейфы и металлические шкафы для хранения документов по личному составу, документации с грифом коммерческая (банковская) тайна, учетных и справочных документов архива.
3. Столы (длиной не мене 1,5 м) для раскладки документов, принимаемых на хранение в архив.
4. Картотеки (картотечные шкафы) для принимаемого регистрационного и учетного аппарата, если он ведется в традиционной бумажной форме и кадровых карточек по форме Т-2.
5. Множительный аппарат для создания фонда пользования копий к документам архива.
6. Персональный компьютер для ведения оперативных работ, а также всех необходимых статистических, учетных объемных показателей архива, создания ИПС к документам архива, также подключенной к общим автоматизированным системам, функционирующим в юридическом лице.

Любая современная компания, если она дорожит документной информацией, может позволить себе минимальный набор этого оборудования. Отдельно следует остановиться на стеллажном оборудовании , стоимость которого является основным источником расходов. Как показывает опыт, не во всех случаях наиболее оптимальным вариантом оснащения хранилищ являются передвигающиеся стеллажи с механическим или электрическим приводом зарубежного производства.

В небольших периферийных фирмах более пригодны легкие сборные стеллажи отечественного производства. Во-первых, они значительно дешевле (примерно в 2 раза по сравнению с зарубежными образцами). Во-вторых, они проще, технологичнее в сборке и разборке, что является немаловажным обстоятельством при частой смене местоположения архива. Если в деятельности организации образуется стандартная организационно- распорядительная документация, при наличии минимального по площади архивного помещения (до 10 кв. м.) стационарные стеллажи являются наиболее оптимальными для размещения документов .

Определение штатной численности архива

К сожалению, в нашей стране нет официально утвержденных нормативов по определению численности этих категорий работников. Однако определить штатную численность архивных работников можно на основании укрупненных норм времени на делопроизводственное и архивное обслуживание, утвержденных Министерством труда и социального развития Российской Федерации в 1994 г.

В 1996 г. ВНИИДАДом проводилось исследование, которое в основном подтвердило корректность показателей норм Минтруда. Подобные замеры проводились также Федеральным органом управления архивным делом в Российской Федерации (Росархивом). Результаты исследований показали, что один квалифицированный (имеющий специальное образование или опыт работы) штатный работник архива может обеспечить на необходимом квалификационном и качественном уровне весь необходимый комплекс работ с документами, находящимися на хранении в архиве при объемах: не более 4000 дел постоянного хранения, или 2500 дел научно-технической документации, или 10 000 дел по личному составу .

При таких объемах вопрос о возможности совместительства работы в архиве организации с другими должностными обязанностями (как это зачастую бывает в организации) просто неуместен. Эта грошовая экономия, как правило, приводит к весьма негативным последствиям, отрицательно сказывающимся на организации информационного обеспечения деятельности юридического лица.

Поэтому на начальном этапе создания архива юридического лица, если расчеты показывают, что в юридическом лице образуются вышеуказанные объемы дел, подлежащие архивному хранению, необходимо предусмотреть отдельную штатную единицу , ведущую весь комплекс архивных работ. Важно помнить, что объемы дел со временем будут постоянно нарастать, а, следовательно, будет увеличиваться нагрузка на работника архива. Это обстоятельство должно обязательно учитываться руководством юридического лица при изучении порядка архивного хранения и планировании штатной численности.

Альбрехт Б. В.

специалист по архивоведению и
делопроизводству

По закону любая фирма обязана принимать меры для хранения документов, образовавшихся в процессе ее деятельности. Также желательно независимо от форм собственности включить в устав(положение) фирмы дополнительные пункты, которые регулируют все вопросы, касающиеся учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передачи их на хранение в случае банкротства и ликвидации фирмы.

Обеспечение хранения документов

Другими словами, должен существовать комплекс мер, с соответствующим юридическим обоснованием, который бы обеспечивал хранение документов. Архив фирмы лучше всего подходит для таких целей.

Требования к помещению архива

Помещение, где находиться архив фирмы, должно быть отдельным, необходимо наличие охранной и пожарной сигнализации.

Размеры помещения архива

Также ему нужно соответствовать основным требованиям и нормам противопожарной безопасности. Необходимые размеры помещения архива фирмы для размещения документов, включая документы по личному составу, нетрудно высчитать исходя из габаритных размеров полки и средней толщины стандартного дела с учетом, что стандартный архивный стеллаж имеет приблизительно 12 таких полок.

Расстояние между стеллажами

Рассчитать площадь, выделенная под металлические шкафы и сейфы

Отдельно рассчитывается площадь, выделенная под металлические шкафы и сейфы, а также количество дел, которые могут в них размещаться. Проведя все эти расчеты, можно с большой точностью указать площади, необходимые для хранения архива фирмы.

Процедуры для подготовки документов для передачи их в архив

Существуют следующие процедуры для подготовки документов для передачи их в архив фирмы: формирование и оформление дел после окончания и в текущем делопроизводстве, экспертиза ценности дел и документов (изучение документов и дел с целью определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение), описание дел, непосредственно передача документов в архив фирмы.

Приказы по личному составу

Стоит отметить, что приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, следует формировать в разные дела, иначе могут возникнуть проблемы с передачей таких смешанных дел на архивное хранение.

Запросы в архив

Бывшие сотрудники фирмы имеют право обращаться в архив с запросами о стаже, месте работы, занимаемой должности.

Проектирование архивных помещений. Схемы взаимосвязи архивных помещений. Соотношение площади проходов и площади хранения при разных системах хранения. Сравнение размеров занимаемых площадей при различных системах хранения бумаги. Время обработки – сравнение горизонтальной и вертикальной систем хранения.

Функциональное назначение: четкая систематизация, удобное для пользования хранение документов при минимальной длине проходов и эффективном использовании площади помещения.

Данные о площади архивов приведены Ладнером. С увеличением глубины шкафов увеличивается ширина проходов между ними.

L х В (ширина шкафов) = площадь хранения + 1/2L х В + 0,5 = площадь проходов

Общая площадь = площадь хранения + площадь проходов.

Глубокие помещения архивов более экономичны (рис. 3,а). На рис. 3 наглядно показано соотношение площади хранения к площади проходов при вертикальной системе хранения документов в больших архивных стеллажах (системы «Велокс») и при горизонтальной системе. Площади хранения при вертикальной системе 5,2 м2, площади проходов - 4,6 м2 (100:90). При горизонтальной системе хранения площади хранения 3,2 м2, площади проходов 3,6 м2 (90:100, обратное отношение). При горизонтальной системе вместимость меньше, а верхние полки недоступны для обозрения.

При вертикальном хранении численность обслуживающего персонала сокращается более чем на. 40%. Хранение документов в выдвижных ящиках позволяет использовать площадь стен на 87% эффективней, чем хранение в папках-скоросшивателях (рис. 5), Документы пересылают в лифтах непрерывного действия (патерностер). Рабочее место оснащается полкой дтя разборки, небольшим столом и стулом на роликах.

Архив располагается в центральной части здания. Оптимальное расстояние между осями окон 2,25 - 2,5 м. Высота помещения архива в свету 2,1 м (утроенная высота помещения архива соответствует удвоенной высоте нормальных конторских помещений. Помещение должно быть сухим, размещение архива в подвальных и чердачных помещениях нежелательно. Расположение столов в ряд (рис. 5) с одновременным использованием подвесных папок и передвижной крышки для ведения записей улучшает взаимосвязь рабочих мест. Передвижная крышка используется также для перемещения картотечных ящиков. Передвижные архивные шкафы (системы Компактус) благодаря управлению промежуточных проходов позволяют эффективнее использовать площадь помещения (на 100 - 120%) (рис. 7,6). Такие устройства не стандартизованы и в принципе должны отвечать требованиям, предъявляемым к обычным архивам, библиотекам, складам. Необходимо в данном случае учитывать увеличение полезной нагрузки на полы. Шкафы перемещаются вручную или с помощью механического привода. Весь архив или его отдельные части могут быть заперты одним поворотом ручки.

Сравнение размеров занимаемых площадей при различных системах хранения бумаги:

Время обработки – сравнение горизонтальной и вертикальной систем хранения: