Форма описи дел постоянного хранения. Дела постоянного хранения Опись 1 дел постоянного хранения образец

Оформление дела на хранение подразумевает, в числе прочего, и оформление его титульного листа. Что писать на обложке тома? Какая краткая информация о деле понадобится через 10, 15, 50 лет? В этой статье можно скачать файл обложки дела, а также образец ее заполнения. Форма соответствует новым , изданным в 2015 году.

Обложки получают дела, которые принято оформлять полностью. О разнице между полным и частичным оформлением дел рассказывается в . Обложка наклеивается на бумажный том дела. Рекомендуется использовать при этом не клей-карандаш, а качественный жидкий ПВА: он надежнее.

Титульный лист дела: образец и форма

Посмотрим на образец заполнения титульного листа дела (все картинки кликабельны):

Объяснять тут практически нечего, с заполнением полей справится даже начинающий архивариус. Отметим только, что в архиве организации верхняя строка не заполняется. Если (или когда) дело будет передано в архив, ее заполнят от руки. В поле «Хранить» желательно указывать не только положенное по перечням количество лет, но и тот год, когда дело можно уничтожить. К это не относится.

Небольшая таблица внизу называется «архивный шифр дела» и расшифровывается так:

Ф. № – номер фонда, к которому относится дело (не заполняется, если организация не учитывает свои фонды);

Оп. № – номер , в которую внесен этот том (не заполняется, если не ведутся описи);

Д. № — номер дела по , который тоже не заполняется, если компания умудрилась дойти до оформления дел без номенклатуры. В делах постоянного хранения и по личному составу здесь указывается порядковый номер дела по описи.

В архиве организации должна иметься опись дел постоянного хранения, которую составляют на основе , в соответствии с которыми дела сдавались в архив. На самом деле при составлении описей их принято сразу же подразделять по срокам хранения: временного (более 10 лет) и постоянного. Это касается как дел по личному составу, так и специфических видов дел, которые характерны лишь для конкретных типов предприятий (например, налоговые отчеты индивидуальных предпринимателей или научные отчеты и другие подобные документы). В данной статье мы подробно рассмотрим порядок создания описи дел постоянного хранения. В конце этой публикации вы также найдете образец оформления такого документа.

Описи предназначены для ведения учета и оперативного поиска архивных дел. Таким образом, архивная опись, по сути, представляет собой справочник, в котором систематизированы включенные в нее единицы хранения, то есть дела. После того как заканчивается научно-техническая обработка дел (то есть их систематизация и подшивка в твердую обложку) составляют опись постоянно хранения. Для составления описи используется установленная форма, образец которой вы сможете найти в нашей статье, он полностью соответствует форме, регламентируемой нормативными актами.

Правила составления описи дел постоянного хранения

В порядке валовой нумерации в опись включаются заголовки документов, имеющих постоянные сроки хранения. Кроме того, сюда могут частично войти дела с отметкой «ЭПК». Чтобы осуществить эту работу, вам понадобится взять номенклатуру дел предприятия, а также . Это поможет вам в оценке полноты отбора дел, а также послужит для уточнения сроков хранения документов.

Нумерация дел в описи ведется на протяжении нескольких лет. По прошествии времени допускается включать дополнительные дела (обнаруженные впоследствии) в годовой раздел описи, который уже был полностью оформлен. Это делается при помощи литерных номеров (например, 27а).

Каждая графа описи заполняется на основании информации, содержащейся на . У каждого дела должен быть свой собственный номер. Если по факту вы получили сразу несколько томов, то каждый том должен быть внесен под своим новым номером.

Как правило, опись дел не допускает повторения одинаковых заголовков. Сначала воспроизводят полный вариант заголовка (вверху каждого листа). Если же заголовок содержит повторение, то часть заголовка должна быть заменена на фразу «То же».

Как правило, в состав описи включается несколько годовых разделов. В конце должна быть сделана итоговая запись (пример смотрите в образце).

На практике к описи постоянного хранения обычно составляют предисловие, которое содержит информацию об основных функциях и структуре компании, все они относятся ко времени упорядоченных документов. Сюда также входят основные категории дел, попавшие в опись, особенности формирования описи и другая информация. Предисловие должно быть подписано его составителем, а также сотрудником, несущим ответственность за архив.

Если имеется необходимость, то можно составить оглавление (обычно это делают при наличии большого числа подразделений) или же список сокращений (применяется в том случае, если в описи использовались термины, выходящие за пределы общеупотребительных слов).

Предприятиям, которые осуществляют передачу своей документации на муниципальное или государственное хранение, необходимо подготовить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Остальным же организациям на практике бывает достаточно одного-двух экземпляров.

Незаконченная опись, которую предполагают вести и дальше, не подшивается. Такой документ хранится в папке на завязках. Такой вариант хранения особенно актуален для организаций, которые выступают в качестве источников комплектования государственного архива.

Утверждение годового раздела описи дел постоянного хранения производится следующим образом:

• опись подписывается ее составителем и ответственным за архив сотрудником;
• экспертная комиссия предприятия рассматривает опись (по ссылке вы сможете найти );
• организациям, являющимся источниками формирования государственных или муниципальных архивов, необходимо предоставить опись на рассмотрение в соответствующий архив;
• происходит утверждение руководителем предприятия.

После того как годовой раздел описи будет утвержден, вносить те или иные изменения можно только после того, как будет принято ЭПК касательно этого решения. В данном случае речь идет об организациях, которые впоследствии отправляют свои документы на хранение в государственный или муниципальный архив.

Образец описи дел постоянного хранения

В данный раздел описи внесено 41 (сорок одна) ед. хр.,

С №164 по №192, в том числе:

литерные номера: 165а

пропущенные номера: нет.

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЗАО "Сиам"

от 29.10.2014 №3

Итак, теперь у вас есть образец описи постоянного хранения, а также мы ознакомили вас с основными нюансами, касающимися составления этого документа. В следующей публикации мы поговорим о том, как упорядочить документы по личному составу.

И как они составляются. Но опись это не просто папка с набором разрозненных файлов. В таком виде она не хранится. Опись сама по себе является документом постоянного хранения, а значит, и требования к ее оформлению предъявляются довольно строгие. Нужно оформить титульный лист, предисловие к описи дел, может быть – список сокращений или предметный указатель… Если с титульным листом проблем не возникнет, то над предисловием предстоит поработать.

Что говорят правила работы архивов

Вместо того, чтобы страдать перед чистым вордовским файлом, на котором должен появиться стройный текст предисловия к описи дел, нужно заглянуть в нормативный и методический документы по архивному делу. В них, по крайней мере, написано, что должно быть в предисловии.

Нормативный документ: Правила работы архивов-2015

Правила работы архивов от 2015 года гласят следующее (п. 5.5.):

«В справочный аппарат к описи входят: титульный лист; содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, графический).

Состав справочного аппарата к описи зависит от срока хранения включенных в нее документов и их видов.

К описям дел, документов постоянного хранения и по личному составу составляются , предисловие, оглавление, при необходимости – список сокращений, указатели.

В предисловии к описи кратко излагаются переименования организации в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления».

Методический документ: Основные правила работы архивов организаций (п. 3.7.11.):

«В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив)».

Делаем выводы:

1. Предисловие составляется только к описям дел постоянного хранения и описям дел по личному составу.

2. Предисловие представляет собой всего лишь справочную информацию о компании в период, к которому относятся дела, включенные в опись. Если было переименование – пишем о переименовании. Коротко описываем основные направления деятельности, описываем оргструктуру. Затем даем характеристику документам, включенным в эту опись (к какой системе документации принадлежат, как и на основании чего они скомпонованы).

Предисловие к описи дел: скачать образец

Предлагаю ознакомиться с примером предисловия. Только не нужно бездумно переписывать его: у каждой компании своя история и структура. Но в качестве образца это предисловие к описи дел вполне годится.

© Агентство по делам архивов Пермского края, 2009 г.

Тираж 50 экз.

О Г Л А В Л Е Н И Е

В В Е Д Е Н И Е

Настоящие рекомендации являются вторым изданием, определяющим правила подготовки описей управленческих документов и фотодокументов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007), апробированными методиками ранее изданных правил и рекомендаций и сложившейся практики. В них также использован опыт составления описей в архивных учреждениях других субъектов Российской Федерации.

Подготовленные Федеральным архивным агентством Правила 2007 г. в разделе V излагают общие требования к описанию архивных документов с учетом международного стандарта по описанию архивной документации (Общий международный стандарт архивного описания ISADCG), принятого Международным советом архивов (МСА). На принципах международного стандарта более успешным может быть совершенствование новых компьютерных информационных технологий в области научно-поисковых систем. Но внедрение этого международного стандарта по описанию архивной документации не потребует никаких изменений в составлении описей.

Преемственность правил составления описей в архивах организаций, государственных и муниципальных архивах основывается на единстве требований и принципов их построения. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и архивах всех организаций описей дел по единой методике, с необходимым справочным аппаратом к ним.

Данные рекомендации не заменяют Правила 2007 г., а также в настоящее время действующие «Основные правила работы архивов организаций» (М., 2002) и «Основные правила работы ведомственных архивов» (М.,1987), а дополняют их.

В настоящих рекомендациях внимание, главным образом, концентрируется на тех вопросах составления описей, которые вскользь прописаны в существующих нормативно-методических документах или вызывают у архивистов и работников организаций наибольшие затруднения.

Настоящее издание рассчитано на работников муниципальных архивов, архивных отделов органов местного самоуправления и архивных учреждений области, заведующих архивами организаций, ответственных за делопроизводство и хранение документов в организациях.

1. Структура и формы описей дел и документов

Опись дел, документов – это архивный справочник , предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета. Каждая опись дел состоит из следующих элементов - описательных статей, итоговой записи, листа – заверителя, справочного аппарата к описи.

1.1. Описательная статья описи дел

Описательная статья описи на уровне единицы хранения включает:

1) порядковый номер единицы хранения;

2) старый инвентарный номер;

3) заголовок единицы хранения;

4) справочные данные об единице хранения;

5) указание на подлинность/копийность,

6) вид носителя (или способ воспроизведения),

7) язык, внешние особенности, условия доступа и использования архивных документов.

Из перечисленных в Правилах 2007 г. элементов описательной статьи описи дел, элементы 1 – 5 употребляются при описании управленческой документации и документы личного происхождения, остальные элементы применяются при описании документов на спецносителях):

Описательная статья описи

В структурированных организациях, в каждом структурном подразделении описи дел должны составляться каждым структурным подразделением. Эти описи дел служат основой для подготовки сводной описи дел организации. Описательная статья описи структурного подразделения включает в себя те же элементы, что и сводная опись дел организации.

1.2. Заголовок дела

Заголовок единицы хранения управленческой документации, единицы хранения архивных документов личного происхождения включает:

1) наименование вида архивных документов;

2. При описании фотодокументов с изображением конкретных лиц указываются фамилии и инициалы (инициалы ставятся перед фамилией), общественное или служебное положение, должность, почетное звание.

«, ответственный за противопожарное состояние цеха №2 комбината хлебопродуктов обучает работниц пользованию огнетушителем »;

«, начальник котельной муниципального унитарного предприятия «Теплоэнерго», во время работы».

3. Аннотации к портретам следует начинать с фамилии, затем дается характеристика данного лица (должность, почетное звание и т. д.). В скобках приводится указание (портрет).

«, врач Соликамской детской больницы (портрет)»;

«, преподаватель Краснокамского финансового техникума (портрет)».

4. При описании фотодокументов, отражающих события общественной, культурной и культурной жизни, необходимо указывать точное и полное название событий.

«, лидер областного комитета партии «Единство», открывает предвыборное собрание по выбору депутатов в областное Законодательное собрание»;

«, главный архитектор города, представляет план застройки микрорайона Заречный на заседании городской Думы».

5. Порядковые числительные, употребляемые в аннотациях, следует писать словами

«Жилые дома улучшенной планировки на Второй улице Строителей»;

«, третий призер городских соревнований по горным лыжам, на празднике «Проводы зимы» (портрет).

6. Числительные, которые употребляются как слова собственные, пишутся цифрами (арабскими или римскими).

«, заместитель главы администрации района, делегат II областной конференции обкома профсоюза государственных учреждений»;

«Коллектив детского сада №14 «Чебурашка» на уборке территории во время субботника».

7. Перечисление изображенных на снимке лиц в аннотации дается слева-направо и сверху-вниз.

«Работники Суксунского оптико-механического завода, награжденные дипломами и медалями ВДНХ. Слева-направо: художник, инженер-конструктор, слесарь »

8. В случае отсутствия сведений на некоторых лиц, изображенных на групповых портретах, следует принять меры к розыску информации об этих людях. Если данную информацию обнаружить не удается, то в аннотации указываются фамилии только известных лиц.

«Работники Суксунского оптико-механического завода: художник (слева), инженер-конструктор (в центре)».

9. При составлении аннотаций на групповые портреты, на которых изображено значительное количество лиц (групповые снимки школьных классов, училищ, техникумов, больших групп рабочих и служащих и т. д.), либо указываются фамилии только известных лиц, либо конкретные фамилии не указываются.

«Выпускной класс восьмилетней школы № 2, 1954/1955 учебный год. Второй слева стоит – , ныне глава администрации района»;

«Группа работников Сивинского райпо. В центре сидит – , председатель, крайний слева стоит – , главный бухгалтер »;

«Учебная группа кооперативного техникума, 1940/1941 учебный год.

Участники районной партийной конференции (Репродукция). 12 июня 1925 г.»

10. При составлении аннотаций к фотодокументам, отражающим события с участием конкретных лиц, описание может быть построено двояко:

а) если на снимке отображено событие, несущее что-то новое для данного времени и не делается акцент на его участниках, целесообразно начинать с названия события.

б) если снимок ограничен участником события или в центре события известный, неординарный человек, правильнее будет начинать аннотацию с фамилии данного лица, а затем указать, в связи с каким событием это лицо изображено.

«В компьютерном классе новой школы № 15 учитель математики объясняет принцип работы персонального компьютера» (Здесь внимание концентрируется на компьютерном классе новой школы.

«, заслуженный учитель РФ, ведет урок математики в школе №15» (В данном случае акцент делается на уроке, который ведет заслуженный учитель);

11. К пейзажным снимкам, на которых сняты городские, сельские, либо индустриальные пейзажи, в аннотациях необходимо делать пояснения о масштабности и месте съемки.

«Панорама рабочего поселка Тюлькино Соликамского района. Вид с противоположного берега Камы»;

«Панорама поселка Теплая гора Горнозаводского района со стороны реки Койвы»;

«Искусственное озеро в селе Путино Верещагинского района. Общий вид»;

«Новая школа в станционном поселке Бородулино. Вид с фасада»;

«Строительство нового здания суда и прокуратуры по ул. Коммунальной в Горнозаводске. Общий вид»;

«Панорама Добрянского металлургического завода. Вид с вертолета »;

«Цех горячего проката Добрянского металлургического завода. Вид со стороны Камы».

12. При написании даты фотодокумента число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами; например, 15 июля 1994 г.

Если дата или отдельные ее элементы устанавливаются предположительно, то они заключаются в квадратные скобки.

Распоряжения главы администрации по основной деятельности, с № 1 по № 32

Годовые статистические отчеты администрации сельского поселения по основным направлениям деятельности (ф.1 жилфонд, ф.3, 6, 8) за 2006 г.

Штатное расписание администрации сельского поселения на 2006 г.

Аналогичным образом датировка проводится и в описях по личному составу.

При определении крайних дат документов, составляющих дело, необходимо иметь в виду следующее:

1. Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной – дата составления (регистрации) самого позднего документа;

2. В личных делах крайними датами являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лиц, на которых они заведены;

3. Даты решений, распоряжений, приказов и т. п. определяется по времени их подписания;

4. Если делом является журнал или книга, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи.

Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании для следующих категорий дел:

1.Распорядительной документации (приказы, распоряжения, постановления, протоколы);

2. Документов по одному вопросу, относящихся к одному лицу и объединенных термином «дело»;

3. Документов по одному вопросу, объединенных термином «документы» с расшифровкой в скобках не менее трех видов документов;

4. Книг и журналов по учету и регистрации, передающиеся на хранение;

5. Переписки.

Для остальных видов документов и единиц хранения (планов, отчетов и т. п.) полные (крайние) даты не проставляются, а в заголовке указывается только год, например, на 2006 г., за 2006 г.

V Разработка схемы систематизации для составления описей дел управленческих документов и фотодокументов

5.1 Систематизация документов постоянного хранения

Распределение единиц хранения в описи постоянного хранения проводится по признакам – структурному, хронологическому, функциональному, номинальному и др., применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов. Обычно схема систематизации выбирается при первом описании документов фонда и во многом зависит от того, по какому признаку построена номенклатура дел.

При последующих составлениях годовых разделов описи, как правило, используется одна и та же выбранная схема систематизации.

Порядок систематизации единиц хранения в описи постоянного хранения в зависимости от категорий учреждений отражен в «Правилах работы государственных районных и городских государственных архивов» (М.,1989), пункты 1.2.7 – 1.2.15; «Основных правилах работы государственных архивов СССР» (М., 1984), пункты 1.3.6 – 1.3.19; «Основных правилах работы государственных архивов Российской Федерации» (М., 2002), пункт 2.4; «Основных правилах работы ведомственных архивов» (М., 1986), пункты 6.2.7 – 6.2.15. Общий порядок систематизации единиц хранения в описи постоянного хранения в зависимости от категорий учреждений сведен в следующей таблице:

5.2 Систематизация документов по личному составу

Документы по личному составу систематизируются обособленно и вносятся в отдельную опись.

Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку (по видам документов) с учетом следующей последовательности:

Если некоторые виды документов образуются в больших объемах, то они могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи:

1. Опись личных дел;

2. Опись невостребованных трудовых книжек;

3. Опись актов о несчастных случаях и др.

Внутри номинальных групп приказы (распоряжения) и лицевые счета располагаются по хронологии, а личные дела и личные карточки – по алфавиту фамилий, причем личные дела и личные карточки вносятся в годовой раздел описи по году увольнения лица, на которого заведено личное дело. Если опись по личному составу составлена за несколько лет, то дела в описи за эти годы систематизируются по номинальному признаку (видам документов). Внутри номинальных групп приказы, списки личного состава, карточки по учету личного состава, лицевые счета и акты о несчастных случаях располагаются по алфавиту, а личные дела и невостребованные трудовые книжки – по алфавиту фамилий.

5.3. Систематизация фотодокументов

При составлении раздела описи фотодокументов в зависимости от содержания запечатленных на них событий выбирается классификационная схема. При наличии фотодокументов с запечатленной на них многоаспектной информацией опись может быть составлена по следующей классификационной схеме:

1. Хроникальные документы

1.1. Общественно-политическая жизнь города (района)

1.2. Народнохозяйственная тематика

1.2.1. Государственные предприятия

1.2.2. Муниципальные предприятия

1.2.3. Акционерные общества, частные предприятия

1.3. Транспорт и связь

1.4. Строительство и архитектура

1.5. Образование

1.6. Культура

1.7. Здравоохранение

1.8. Физкультура и спорт

1.9. Религия

2. Портреты

2.1. Индивидуальные

2.2. Групповые

3. Пейзажи

3.1. Городские

3.2. Сельские

3.3. Индустриальные

4. Фоторепортажи

5. Фотоэтюды

В конкретных случаях описания фотодокументов рубрики классификационной схемы конкретизируются, например, вместо общего названия подрубрики «Общественно-политическая жизнь города (района) может быть «Проведение Дня города» или «Проведение выборов главы администрации города», вместо подрубрики «Муниципальные предприятия» - конкретное название предприятия.

В случае, если все фотодокументы можно описать под одной рубрикой или подрубрикой, то используется один общий заголовок, например, «Портреты глав администраций сельсоветов», «Юбилейные торжества по случаю 150-летия металлургического завода», «Проведение выставки, посвященной Дню города» и т. д.

VI Нумерация дел в описях

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Отдельная опись состоит из годовых разделов, которые самостоятельными описями не являются. В соответствии с «Основными правилами работы ведомственных архивов» (М.,1986), заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения нумеруются до тех пор, пока их число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в архивное учреждение. Но в небольших организациях в годовой раздел описи включается значительно меньшее количество дел и четырехзначной цифры не достигает.

Несколько годовых разделов или один годовой раздел, число заголовков дел в которой достигло четырехзначной цифры, считается законченной архивной описью. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы описей дел постоянного хранения за 5 лет. Согласно этому положению в законченной описи должно быть не более 1000 дел.

VII Нумерация описей

В пределах фонда описи нумеруются в валовом порядке. К номеру описи может добавляться буквенный индекс, определяющий состав и вид документов, учтенных в описи, например, «л. с.» (личный состав): 3л. с., 4л. с. , «н» (научная документация): 1н, 3н., «п» (проектная): 1п и т. д.

Не допускается присвоение описям одинаковых учетных номеров, отличающихся только буквенной индексацией, например, № 3 и № 3л. с.

Также не может быть в составе одного фонда двух описей под одним номером с разной нумерацией дел, начинающихся с № 1, например двух описей №2.

В муниципальном архиве, архивном отделе органа местного самоуправления в пределах одного фонда описи на документы постоянного хранения, которые поступят на муниципальное хранение, присваивается обычно номер первый. Описи, содержащие документы по личному составу имеют номер два. Номер три обычно дается описям дел, документы которых хранятся постоянно в организациях.

Однако из вышеизложенного правила часто бывают исключения. В том случае, когда в фонде имеется несколько описей по личному составу, то, чтобы отличить их от описей постоянного хранения, к их номерам прибавляется буквенный индекс «л. с.», например, 3л. с., 4л. с. и т. д. К описи №2 буквенный индекс «л. с.» обычно не добавляется.

Примеры:

«Правила 2007 г.», С.97, п.5.4.2.1.

«Основные правила работы архивов организаций». С.24 – 25. п. 3.7.9.

«Основные правила работы архивов организаций». С.23 – 24. п. 3.7.4.

«Правила 2007 г.», С.98 , п.5.4.2.1.

«Основные правила работы архивов организаций». С. 24 – 25. Практика внесения в годовые разделы описей ранее не включенных дел по году их заведения (например, дел за 2004 и 2005 годы в годовой раздел 2006года) ведет к тому, что вновь составленные описи уже необходимо подвергать переработке.

Делопроизводственный год – это календарный год с 1 января по 31 декабря , в течение которого в учреждении документы формируются в дела.

Все переходящие дела, ведущиеся более одного года, условно можно разделить на три группы:

1) Дела, в которых объединены различные по своим видам документы, связанные между собой последовательностью делопроизводства по одному вопросу или относящиеся к одному лицу (личные дела, судебные – уголовные, гражданские и т. д. дела, инвентарные дела и др.);

2) Дела, состоящие из одного документа – книги, журнала, описи, реестра (книги и журналы учета и регистрации документов или каких-нибудь событий, реестры нотариальных действий и др.);

Организации, не являющиеся юридическими лицами, но имеющие в муниципальных архивах, архивных отделах исторически сложившиеся фонды (управление архитектуры, архивный отдел и др.) утвержденные номенклатуры дел включают в опись постоянного хранения.

Личные дела руководителей организации, а также лиц, имеющих государственные и иные звания, премии. награды, ученые степени и звания включаются в опись постоянного хранения.

Среди личных дел уволившихся работников необходимо провести экспертизу на предмет выявления документов, имеющих не справочное, а историческое значение.

«Основные правила работы ведомственных архивов» (М.,1987) и «Основные правила работы архивов организаций» (М.,2002) предусматривают только погодовое описание документов в организациях. Это положение относится к документам постоянного хранения, которые будут переданы на муниципальное хранение и документам по личному составу. Порядок составления и оформления описей на специфическую для каждой организации документацию, которая, как правило, хранится в самих организациях, зависит от сроков ведения этих документов в делопроизводстве. Так, например, опись № 3 сельских администраций целесообразно составлять один раз в пять лет, включая в нее похозяйственные книги по срокам их заведения. Соответственно книги учета хозяйств, документы по нотариальным действиям и др., хранящиеся на месте, включать в эту опись за пять лет.

«Основные правила работы архивов организаций». С. 18. п. 3.5.3.

См.: Там же. С. 25-26. п. 3.7.14.

«Основные правила работы ведомственных архивов». С. 64. п. 7.1.4.

Ведением книг постановлений, распоряжений и приказов по основной деятельности и личному составу, протоколов различных совещаний в рукописном варианте нарушается пункт 4.1. ГОСТа Р 6.30 – 2003, в соответствии с которым все «документы изготавливаются на бланках». Это нарушение ГОСТа ведет к нарушениям правил составления описей, когда эти книги фактически включаются в годовые разделы описей по году их завершения.

«Основные правила работы архивов организаций». С. 27., п. 3.7.23.

«Правила 2007 г.», С. 20, п. 2.9.1.

Вид документа – классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (протоколы, приказы, отчеты и т. д.)

Разновидность документа - классификационное понятие, употребляемое для обозначения документов одного вида, имеющих одинаковое целевое назначение (протоколы заседаний, протоколы допросов , протоколы вскрытий; годовые отчеты, квартальные отчеты, статистические отчеты и т. п.)

См.: «Основные правила работы ведомственных архивов». С.34. п. 4.1.34.

См.: «Правила 2007 г.», С. 97. п. 5.4.2.1, С.98, п. 5.4.2.2.

См.: «Правила 2007 г.», С.97, п.5.4.2.1.

Крайние даты к этой категории дел указываются в результате сложившейся практике.

См.: «Основные правила работы ведомственных архивов». С.69. п. 7.4.4; «Основные правила работы архивов организаций». С. 27.п. 3.7.23.

В данной форме описи опущена подпись заведующего отделом (архивохранилищем), должность которых в муниципальных архивах отсутствует.

К описи составляется титульный лист

Данная форма в Правилах отсутствует. Составлена с учетом форм описей, расположенных в приложениях к Правилам.

К описи составляется титульный лист (См. С. 29 настоящих рекомендаций), который помещается перед оглавлением, а при его отсутствии – перед предисловием. В случае добавления к описи последующих разделов, титульный лист может пересоставляться.

Эти строки печатаются при наличии литерных и пропущенных номеров в годовом разделе описи.

Эти строки печатаются при наличии литерных и пропущенных номеров.

Подпись начальника отдела кадров (инспектора по кадрам) закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации.

Подпись заведующего архивом организации закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации.

К описи составляется титульный лист

Для диафильмов в графе 1 указывается также номер единицы учета, например, 1/1, ½, 1/3, где 1 = номер ед. учета, 1, 2, 3 – номера ед. хр.

Подпись заведующего архивом организации закладывается в форму описи при наличии этой должности в штатном расписании организации.

Данная форма описи адаптирована под форму описи, составляемой в архиве. соответственно гриф утверждения ЭПМК перенесен в правый верхний угол, исключен гриф согласования экспертной комиссией организации. Также подпись заведующего отделом (архивохранилищем), должность которых в муниципальных архивах отсутствует.

К описи составляется титульный лист (См. С. 26 настоящих рекомендаций), который помещается перед оглавлением, а при его отсутствии – перед предисловием. В случае добавления к описи последующих разделов, титульный лист может пересоставляться.

В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в системе ФМС России, утвержденной приказом ФМС России от 8 ноября 2010 г. N 400, а также в целях совершенствования документационного обеспечения управления в системе Федеральной миграционной службы - приказываю:

2. Руководителям (начальникам) структурных подразделений центрального аппарата ФМС России, начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России:

2.2. При обеспечении ведения делопроизводства руководствоваться .

3. Отделу архивных фондов Управления по работе с обращениями граждан и организаций ФМС России оказать практическую помощь начальникам (руководителям) территориальных органов ФМС России по вопросам составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя департамента - начальника управления делопроизводства Организационно-административного департамента ФМС России полковника внутренней службы Л.П. Ковалеву.

Методические рекомендации
по составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе
(утв. Федеральной миграционной службы от 23 апреля 2013 г. N 218)

I. Общие положения

2. Целью Методических рекомендаций является разработка единых требований к составлению описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу в Федеральной миграционной службе на основе имеющейся нормативной правовой базы в области архивного дела в Российской Федерации.

3. Методические рекомендации разработаны для лиц, ответственных за ведение делопроизводства, оперативное хранение документов и обеспечение сохранности архивных документов в системе Федеральной миграционной службы, с целью оказания методической помощи при составлении описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.

II. Общие понятия об описи дел

4. Опись дел - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учёта.

Опись осуществляет функцию учёта, фиксирует каждую единицу хранения (дело), а также всю совокупность единиц хранения в целом.

С помощью порядковых номеров закрепляется место каждой единицы хранения в составе описи, а в итоговой записи отражается общее количество единиц хранения в описи.

Все разделы в сводной описи должны составляться без нарушения хронологии. Если предыдущий годовой раздел описи составлен на 2009 год, то следующий составляется на 2010 год и т.д.

В пределах фонда описи нумеруются в валовом порядке.

Не допускается присвоение описям одинаковых учётных номеров.

Также не может быть в составе одного фонда двух описей под одним номером с разной нумерацией дел, начинающихся с N 1, например двух описей N 2.

Описи на документы постоянного хранения присваивается обычно номер первый.

Если в фонде имеется несколько описей по личному составу, то, чтобы отличить их от описей постоянного хранения, к их номерам прибавляется буквенный индекс "л.с." (личный состав).

К описи N 2 буквенный индекс "л.с." обычно не добавляется.

Например:

Опись N 1. Дел постоянного хранения.

Опись N 2. Дел по личному составу УФМС России по Владимирской области.

Опись N 3 л.с. Опись личных дел государственных гражданских служащих УФМС России по Владимирской области, уволенных в 2009 году.

5. Описи составляются:

На дела постоянного хранения ();

На дела по личному составу ();

На дела временного (свыше 10 лет) хранения ().

6. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Описательная статья представляет набор обязательных и дополнительных элементов (реквизитов) описания единицы хранения (единицы учёта).

Обязательными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:

Порядковый номер;

Заголовок единицы хранения;

Крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год);

Количество листов в единице хранения.

Дополнительными элементами (реквизитами) описания единицы хранения (единицы учета) являются:

Индекс дела;

Указание на подлинность (копийность) документов;

Реквизит "Заголовок дела" является самым важным элементом описательной статьи, так как в сжатой форме несет основную информацию о составе и содержании документов единицы хранения.

Заголовки дел, включённые в описи, нумеруются в валовом порядке в графе N 1 "N п/п".

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то под самостоятельным номером вносится в опись каждый том или часть.

Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3, 4 и т.д.).

Например, последний номер дела в годовом разделе описи за 2009 год - N 135, следовательно первый номер дела за 2010 год - N 136.

В пределах одной описи дела имеют единую валовую нумерацию с N 1 по N 9999.

Каждый годовой раздел описи начинается с очередного порядкового номера.

Если количество дел в описи достигло предельного четырехзначного числа (9999), то такая опись считается законченной.

Заголовок дела указывается в точном соответствии с тем, как он вынесен на обложку дела без изменений и сокращений.

В заголовках дел с распорядительными документами (приказы, распоряжения, решения) указываются их номера.

Если нумерация документов нарушена вследствие неправильного формирования дела, отсутствуют номера документов, то все это надо указать в предисловии.

Например,

Нумерация граф таблицы приводится в соответствии с источником

В заголовках дел с документами не допускается употребление неконкретных, не раскрывающих содержание документов формулировок, таких как "входящая переписка", "исходящая переписка", "разная переписка", "общая переписка", "документация", "статистическая отчётность", "документы ДСП", "материалы".

В заголовке дела не допускается перечисление отдельных видов документов без дополнительных информационных характеристик.

Например: "Приказы и распоряжения", "Справки проверок", "Докладные записки", "Положения", "Инструкции", "Договоры", "Отчёты" и т.д.

Реквизит "Крайние даты" обеспечивает возможность поиска документов за конкретный период, способствует классификации документов по хронологическому признаку.

Начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа;

Крайние даты (число, месяц, год) указываются при описании распорядительной документации (приказы, распоряжения, протоколы); журналов регистрации распорядительных документов; дел, состоящих из нескольких томов (например, переписка); документов по одному вопросу, относящихся к одному лицу и объединённых термином "дело";

Если делом является журнал или книга, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи;

В личных делах крайними датами являются даты приказов о приёме и увольнении лиц, на которых они заведены.

Например:

Перспективные планы (прогнозы, программы) относятся к начальному году их действия, а отчёты об их выполнении - к последнему.

При обозначении крайних дат штатных расписаний, смет указывается год (годы), на который они составлены.

Например:

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации по разработке проектов федеральных законов, относящиеся к основной деятельности ФМС России, по которым ФМС России является головным исполнителем, и документы по их исполнению (справки, заключения, замечания, дополнения, письма) группируются в дела по направлениям деятельности ФМС России.

В деле поручения располагаются по дате поручения и по номеру поручения, а не по датам исполнения документа.

Если по таким поручениям ФМС России готовила ответ, в котором указывала, что замечаний или предложений не имеется, такие поручения формируются в дело с временным сроком хранения.

Если поручение Правительства Российской Федерации по разработке проекта закона находилось на исполнении в течение нескольких лет, то оно формируется в дело того года, в котором поручение было издано.

Например: поручение по разработке проекта закона, относящееся к деятельности ФМС России, изданное в 2006 году, а исполненное в 2012 году, по которому имеется несколько томов с промежуточными ответами, формируется в дело, заведённое в 2006 году (промежуточные ответы включаются в дела за те годы, в которые они были подготовлены), и включаются в раздел описи дел постоянного хранения за 2012 год.

В заголовках томов дела указываются годы, в течение которых шло исполнение поручения: 2006-2012 годы.

В графе даты дела указываются даты документов, находящихся в деле (томе).

В предисловии к описи указывается, что в раздел описи за 2012 год включены документы за 2006-2012 годы.

Если в дело включены документы-приложения, даты которых выходят за рамки крайних дат дела, то на обложке дела под датами дела с новой строки делается запись: "в деле имеются документы за ____ год(ы). В описи эта запись помещается в графе "Заголовок дела".

Если в деле отложился один документ, то его наименование приводится в единственном числе и, соответственно, дата в графе "крайние даты" указывается один раз.

В заголовках дел, содержащих плановую (планы, программы, прогнозы) и отчётную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы и отчёты.

Например: "Отчёт о работе УФМС России по Калужской области за 2012 год", "Отчёты о работе УФМС России по Ростовской области за 2010-2012 годы", "Бухгалтерский отчёт за 9 месяцев 2012 год".

При обозначении даты дела сначала указывается число, затем месяц и год.

Например: 22.03.2012 - 30.12.2012;

В Реквизите "Индекс дела" в обязательном порядке указываются делопроизводственные индексы дел по номенклатуре или при описании/переработке описей дел в архивах делопроизводственные индексы или номера дел по старой, переработанной описи.

Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

Например: 02-15 "Приказы руководителя ФМС России по личному

составу", где:

02 - обозначение структурного подразделения;

15 - порядковый номер заголовка дела внутри раздела.

В реквизите "Количество листов" указывается общее число листов в деле в соответствии с числом листов, указанных в листе-заверителе и на обложке дела.

Реквизит "Примечание" используется для особых отметок, например, о переходящих делах, о передаче дел в другие структурные подразделения, об отсутствии дел со ссылкой на соответствующие акты, об отнесении документов к категории ограниченного доступа и др.

III. Основные требования к описям дел постоянного хранения

7. Оформление описи дел постоянного хранения.

Опись дел постоянного хранения оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу ().

Наименования граф таблицы приводятся в соответствии с наименованиями элементов описательной статьи:

Строка с нумерацией граф воспроизводится на каждом новом листе описи.

Для каждой графы описи устанавливается оптимальная ширина.

Печатается опись в четырёх экземплярах.

Опись дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК ФМС России , в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола ЦЭК ФМС России (ЭК территориального органа ФМС России) и даты заседания, на котором она была рассмотрена.

После этого опись выносится на рассмотрение ЭПК.

После утверждения ЭПК (в конце описи ставится гриф "УТВЕРЖДЕНО" с указанием номера протокола и даты заседания), опись утверждается руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).

8. Порядок включения дел постоянного хранения в опись.

Если в опись вносятся подряд дела с одинаковыми заголовками, то полностью приводится заголовок каждого дела.

Заголовок дела на каждом новом листе описи воспроизводится полностью.

Например:

Все документы, характеризующие управленческую деятельность, систематизируются в соответствии с номенклатурой дел центрального аппарата ФМС России или номенклатурой дел территориальных органов ФМС России.

Основные схемы систематизации дел:

Структурная (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

Хронологическая (по периодам и датам, к которым относятся документы);

Функциональная (с учётом функций и направлений деятельности);

Номинальная (по родам дел, видам и разновидностям документов).

Наиболее распространённой является хронологически-структурная схема систематизации.

Наименованиями разделов описи являются названия структурных подразделений (управлений, отделов, отделений), которые располагаются в соответствии со структурой ФМС России (см. ).

Хронологическим разделом описи может быть как один год (годовой раздел), так и период, охватывающий несколько лет.

Если в опись включены документы за несколько лет, то указываются первый и через тире последний годы хронологического периода.

Если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то проставляются только те годы, за которые в опись включены дела.

Отбор дел и документов постоянного хранения для включения в опись:

При распределении единиц хранения в соответствии со схемами систематизации необходимо иметь в виду следующее.

Если в предыдущие годовые разделы описи включены заголовки дел, содержащие документы за несколько лет, то в конце годовых разделов описи дел за последующие годы делается ссылка: "Документы за данный год см. также в разделе описи за ____ год, дела NN ____", которая помещается после интервала за последней описательной статьёй каждого последующего года перед итоговой записью.

Дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в структурное подразделение из другого структурного подразделения для продолжения производства.

Дела, начатые производством в одном структурном подразделении и переданные для продолжения в другое структурное подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они закончены.

При распределении документов по планированию деятельности вначале вносятся долгосрочные программы, прогнозы, перспективные планы, затем годовые, полугодовые планы и т.д.

Отчёты вносятся в опись с учётом следующей последовательности - сводные годовые, годовые, полугодовые, квартальные и т.д.

9. Заголовок дела

Основную информацию о составе и содержании документов дела несёт заголовок. Главное требование к заголовку - обеспечить полное соответствие информации заголовка действительному содержанию документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

Название вида и разновидности документов (постановления, решения, протоколы, приказы, распоряжения и т.д.) или вида дела (переписка, книга учёта, журнал регистрации и т.п.);

Название адресата или корреспондента документа;

Название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

Даты (период), к которым относятся документы дела;

Указание на копийность документов дела.

Состав и число элементов заголовка определяется составом документов дела.

В заголовок могут вноситься дополнительные элементы, повышающие его информативность, такие, как номера томов, распорядительных актов, статистических форм и др.

Особенности составления заголовков дел постоянного хранения:

В конце календарного года заголовки на делах (титульных листах), предусмотренные номенклатурой дел, конкретизируются в соответствии с фактическим содержанием дел.

Поэтому единица хранения просматривается и выясняется соответствие заголовка отложившимся в деле документам

Например, если номенклатурой дел было предусмотрено дело "Документы по специальной, боевой, физической подготовке, обучению, переподготовке и повышению квалификации кадров (планы, отчёты, методические указания и др.)", а в деле отложились только отчёты, то заголовок должен быть уточнён и изменён: "Отчёты по специальной, боевой, физической подготовке, обучению, переподготовке и повышению квалификации кадров".

IV. Основные требования к описям дел по личному составу

10. Оформление описи дел по личному составу.

Опись дел по личному составу оформляется в виде таблицы из строк и столбцов по установленному образцу ().

Особенностью описания документов по личному составу является наличие в описательной статье единицы хранения элемента "Срок хранения", который располагается в соответствующей графе таблицы:

Название описи содержит указание на категорию дел, включённых в опись - "дел по личному составу".

Ниже названия описи в скобках может приводиться дополнительная информация с указанием видов дел и документов, если на них составлена самостоятельная опись (личные дела, невостребованные трудовые книжки и т.д.).

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трёх экземплярах, подписывается составителем и представляется на рассмотрение ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России.

После согласования раздела ЦЭК ФМС России или ЭК территориального органа ФМС России он подлежит согласованию с ЭПК и утверждению руководителем ФМС России (начальником (руководителем) территориального органа ФМС России).

Оформление остальных элементов описи дел по личному составу соответствует описи дел постоянного хранения.

11. Порядок включения дел по личному составу в опись.

Документы по личному составу систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Заголовки дел в годовом разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку (по видам документов) с учётом следующей последовательности:

Отбор дел и документов по личному составу для включения в опись:

Систематизация единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объёма документов.

Например, хронологически-структурная схема систематизации (см. ).

Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.

Особенности описания документов по личному составу:

12. Описание личных дел

Личное дело - это совокупность документов, содержащих сведения о лице, его трудовой деятельности.

При описании личного дела указываются фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже, даты его поступления на работу и увольнения с работы, количество листов и срок хранения дела.

Например:

Личное дело

Андреев Василий Анатольевич

на 46 листах

Хранить 75 лет ЭПК

Если в личном деле имеются варианты написания имени, отчества или фамилии лица, на которое заведено дело, то на обложке дела (и в описи личных дел) должны быть указаны все варианты.

Например:

Ахмерова Айсла Насимовна (Алла Николаевна)

Левенец (Калинина) Вера Олеговна

При описании описи личных дел, впервые, в неё включаются дела за несколько лет, при этом в заголовочной части описи указываются крайние даты личных дел (самый ранний и самый поздний годы):

Если разделы описи составляются ежегодно, то дела включаются в неё по году увольнения работников, при этом в заголовочной части описи указывается:

Крайними датами личных дел, сформированных персонально на каждого работника, считаются даты приказов о приёме и увольнении работника.

Например:

Если в делах сформированы комплексы личных дел работников, уволенных в одном году, то год увольнения приводится в графе "дата дела" один раз.

Например:

Если в делах сформированы документы работников, уволенных в течение нескольких лет, то в графе "дата дела" приводятся первый и последний годы увольнения.

Дела включаются в годовой раздел описи по начальному году увольнения.

Например, если дела сформированы из личных дел работников, уволенных в 2005-2006 гг., то они включаются в раздел описи за 2005 год.

Нумерация разделов приводится в соответствии с источником

IV. Справочный аппарат описи

13. Для составления описи, кроме правил систематизации и нумерации в ней, необходимо иметь представление о составляющих частях описи.

В справочный аппарат описи входят:

Титульный лист, подтитул (детальное перечисление изменений в названии органа исполнительной власти и подчинённости);

Предисловие;

Список сокращений (содержит все сокращённые слова и понятия, вошедшие в опись, а также их полное обозначение);

Описательные статьи;

Переводная таблица шифров (в случае переработки описи);

Итоговая запись.

Обязательными элементами справочного аппарата к описи являются:

Титульный лист;

Подтитул;

Предисловие.

Титульный лист составляется к каждому разделу описей (приложение N 6).

На титульном листе описи помещаются следующие данные:

Полное название государственного (муниципального) архива, архивного отдела, в котором будут храниться включённые в опись документы;

Официальное название фонда (официальное название органа исполнительной власти с указанием непосредственной подчинённости (при наличии вышестоящего органа), сокращённое название - при его наличии; местонахождение органа исполнительной власти);

Номер фонда (указывается по списку фондов государственного (муниципального) архива, если документы на хранение не поступали, номер фонда не указывается);

Номер описи (присваивается с учётом уже существующих описей);

Название описи (указывается после номера описи, названием описи является категории документов (постоянного хранения, по личному составу);

Крайние даты дел, включённых в опись (если в опись включены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы).

Указываются сведения об основных направлениях деятельности и структуре органа исполнительной власти за период, который охватывают дела описи;

Указывается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включённых в раздел;

Указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

Отмечаются наиболее типичные группы дел, как по разновидностям документов, так и по содержанию;

Даётся краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственном или вышестоящем органе исполнительной власти;

Освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и лицом, ответственным за архивное делопроизводство.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твёрдую обложку, переплетается или подшивается.

V. Историческая справка

14. Историческая справка к архивному фонду - это документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата к фонду.

Историческая справка состоит из следующих разделов:

1. история фондообразователя;

2. история фонда;

3. характеристика документов фонда.

1. История фондообразователя включает сведения о:

Возникновении органа исполнительной власти, наименовании органа исполнительной власти - предшественника, хронологической последовательности всех реорганизаций;

Распорядительных актах о создании, преобразовании, ликвидации органа исполнительной власти;

Крайних датах деятельности органа исполнительной власти;

Задачах и функциях органа исполнительной власти и их изменений;

Масштабе деятельности органа исполнительной власти, составе системы подведомственных органов исполнительной власти;

Месте органа исполнительной власти в системе государственного аппарата, экономической, общественно-политической, культурной и другой жизни;

Изменениях в названии и подчинённости органа исполнительной власти;

Структуре органа исполнительной власти и её изменениях.

2. История фонда включает следующие сведения о:

Первой дате поступления документов на хранение;

Количестве дел и крайних датах;

Изменении в составе и объёме фонда и их причинах;

Степени сохранности документов;

Особенности формирования, описания и систематизации документов, сведениях о наличии документов, выходящих за хронологические границы фонда;

Составе научно-справочного аппарата к фонду.

3. Характеристика документов фонда содержит сведения о:

Составе и содержании документов в целом и отдельных групп документов;

Наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда;

Научно-справочном аппарате к фонду;

Видах носителей информации.

Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций органа исполнительной власти.

Историческая справка (часть её) представляется в государственный архив вместе с законченной описью.

Справка подписывается исполнителем и лицом, ответственным за архивное делопроизводство, и печатается в четырёх экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в Центральном архиве ФМС России или ведомственных архивах территориальных органов ФМС России.

ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

УТВЕРЖДАЮ

исполнительной власти

Расшифровка подписи

ФОНД N ___________

ОПИСЬ N ___________

дел постоянного хранения

за ____________ год

(цифрами и прописью)

Наименование должности

Наименование должности лица,

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК ФМС России,

(ЭК территориального органа ФМС России)

от ________ N _____________

ФОРМА ГОДОВОГО РАЗДЕЛА ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

УТВЕРЖДАЮ

(наименование органа Наименование должности

исполнительной власти) руководителя органа

исполнительной власти

Расшифровка подписи

ФОНД N ___________

ОПИСЬ N ___________

дел по личному составу

за ____________ год

В данный раздел описи внесено ______________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с N _______________ по N _________, в том числе:

литерные номера: __________________

пропущенные номера: ______________

Наименование должности

составителя описи подпись расшифровка подписи

Наименование должности лица,

ответственного за архив подпись расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК ФМС России,

(ЭК территориального органа ФМС России)

от ________ N _____________

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ

УТВЕРЖДАЮ

(наименование органа Наименование должности

исполнительной власти) руководителя органа

исполнительной власти

Расшифровка подписи

ФОНД N ___________

ОПИСЬ N ___________

дел временного (свыше 10 лет) хранения

за ____________ год

В данный раздел описи внесено ______________________________ дел,

(цифрами и прописью)

с N _______________ по N _________, в том числе:

литерные номера: __________________

пропущенные номера: ______________

Наименование должности

составителя описи подпись расшифровка подписи

Наименование должности лица,

ответственного за архив подпись расшифровка подписи

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК ФМС России,

(ЭК территориального органа ФМС России)

от ________ N _____________

Образец оформления описи дел постоянного хранения,
составленной по хронологически-структурной схеме систематизации (фрагмент описи дел постоянного хранения за 2004-2005 годы)

Образец оформления описи дел по личному составу,
составленной по хронологически-структурной схеме систематизации (фрагмент описи дел по личному составу за 2009-2010 годы)

Форма титульного листа архивной описи

(Название государственного архива)

_________________________________________________________________________

(Название фонда)

Фонд N ________

ОПИСЬ N ______

________________________

(название описи)

Крайние даты документов ________

Образец предисловия к описи дел по личному составу

В данную опись N 2 по личному составу включены документы Отдела кадрового и правового обеспечения и Отдела финансового обеспечения УФМС России по Костромской области за 2009-2010 годы:

Приказы УФМС России по Костромской области по личному составу за 2009-2010 годы;

Личные дела работников УФМС России по Костромской области, уволенных в 2009-2010 годах;

Лицевые счета государственных гражданских служащих и работников УФМС России по Костромской области за 2009-2010 годы.

Опись систематизирована по хронологически-структурной схеме:

Приказы по личному составу;

Лицевые счета;

Личные дела.

Приказы сформированы по номерам.

Номера приказов вынесены в заголовок.

Приказы за 2000-2010 годы сформированы в одно дело, так как велась валовая нумерация приказов, и в деле только один приказ за 2009 год.

Приказы за 2009-2010 годы систематизированы в описи по 2009 году, а в 2010 году дана ссылка на предыдущий год.

Лицевые счета сформированы в дела строго по алфавиту.

Личные дела в описи систематизированы строго по алфавиту.

Физическое состояние дел, вошедших в опись, хорошее.

В опись включено 8 дел.

Все дела данной описи оставлены на хранение в УФМС России по Костромской области по адресу: Кострома, ул. Петра Щербины, д. 4

Обзор документа

Приведены состав и содержание элементов описи, детально прописаны требования к их оформлению. Также в рекомендациях содержатся формы описей и образцы их составления.