Перечень реквизитов и их краткая характеристика. Перечень реквизитов и их краткая характеристика Что называют реквизитами документа

Для разных документов предусматривается различное количество реквизитов. Их набор зависит от целей создания акта, его назначения. Для многих бумаг количество реквизитов ограничено. Некоторые атрибуты устанавливаются законодательными и нормативными актами. Оформление реквизитов документов строго регламентировано.

Перечень основных элементов

Формы и реквизиты документов устанавливаются госстандартами и утверждаются Правительством. В ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрены следующие элементы:

Гербы РФ или субъекта.
Товарный знак или эмблема предприятия.
Код организации.
ОГРН.
ИНН/КПП.
Код формы.
Название организации.
Справочные сведения.
Название вида документа.
Дата составления.
Регистрационный номер бумаги.
Место составления/публикации.
Адресат.
Ссылка на дату и номер документа.
Резолюция.
Гриф утверждения.
Заголовок текста.
Гриф согласования.
Текст.
Отметка о контроле.
Подпись.
Отметка о приложениях.
Оттиск печати.
Отметка о поступлении/исполнении документа и отправке его в дело.
Визы согласования.
Отметка о заверении экземпляра/поступления цифровой копии.
Идентификатор.
Отметка об исполнителе.

Каждой бумаге соответствует свой набор элементов.

Нормативная база

В госстандарте определяется место размещения каждого элемента. Оно закрепляется согласно традициям последовательности заполнения и чтения бумаг. Размещение герба РФ осуществляется в соответствии с ФКЗ № 2. Символ регионов указывается на бланках согласно нормативным актам субъектов. Эмблема предприятия (товарный знак) размещается в соответствии с положениями устава. Код организации должен указываться согласно ОКПО. ОГРН, ИНН/КПП приводится сообразно документам, выдаваемым налоговой службой.

Требования к оформлению реквизитов документов: наименование предприятия

Элементы, посредством которых осуществляется идентификация как самих бумаг, так и их авторов и адресатов, определяются как реквизиты документов. Значит, их неотъемлемым атрибутом выступает наименование предприятия. Оно указывается в строгом соответствии со сведениями, закрепленными учредительными документами. Над названием предприятия проставляют наименование (сокращенное или полное) вышестоящего органа (при наличии). Написание осуществляется на русском языке.

Сокращенное название указывается на бланках, если оно закреплено учредительными бумагами. Наименование представительства, территориального отделения, филиала указывается только в том случае, если это подразделение выступает в качестве автора. Оно помещается ниже названия главной организации.

Справочные сведения

Реквизиты документов - это информация о составителях актов. По этим атрибутам можно узнать местоположение организации, ее контактные данные: телефон, факс, эл. почту и проч. Выбор набора справочных сведений осуществляется предприятием самостоятельно. Однако в любом случае основную информацию об адресе (с указанием почтового индекса), телефоне/факсе необходимо включать в реквизиты документов. Это необходимо для обеспечения обратной связи с потребителями, контрольными органами, пользователями, партнерами.

Дата

Реквизиты документов - это и точные сведения о дате их заполнения. В качестве нее выступает календарное число, когда бумага была подписана. Если составляется протокол, то его датой будет день заседания, акт - день события.

Оформляется этот реквизит с использованием арабских цифр. При этом установлена определенная последовательность: день, месяц и год. Допускается использование слов при оформлении даты. Например, 01 января 2016 г.

Регистрационный номер

В него входит несколько элементов. В нем, в частности, присутствует порядковый номер, дополняющийся индексом дела в соответствии с номенклатурой, сведениями об исполнителе, корреспондентах и так далее.

Бывает так, что несколько организаций совместно составляют один документ. В этом случае в регистрационный номер включаются индексы обеих компаний (учреждений). Их указывают через косую линию в том же порядке, что приводят авторов.

Место издания/составления

Оно указывается в том случае, если его нельзя определить по сведениям, включенным в другие реквизиты документов. Это, в частности, наименование предприятия и справочная информация. Место издания/составления указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Оно может включать в себя исключительно общепринятые сокращения.

Адресат

В качестве него может выступать вся организация в целом или отдельное ее структурное подразделение, а также должностные лица. Адресатом может быть и частное физлицо. Если бумага направляется должностному лицу, инициалы указываются перед его фамилией.

Название подразделения или организации приводится в именительном падеже, а должности - в дательном. При отправке бумаги в несколько однородных учреждений или филиалов/представительств их указывают обобщенно.

Разрешено центрирование каждой строки адресата относительно самой длинной из них. В документе не должно быть больше 4 получателей. Перед вторым и последующими адресатами слово "копия" не указывается. Если их больше 4, составляется список рассылок.

В составе реквизита "адресат" допускается включать почтовый адрес. Его элементы указываются в последовательности, предусмотренной правилами оказания почтовых услуг. Если получателем является организация, содержание реквизитов документа будет следующим: наименование предприятия, затем почтовый адрес. Если физлицо - фамилия и инициалы, а затем место проживания.

Утверждение

Реквизитами документа являются различные отметки, грифы и визы. Утверждение бумаги осуществляется уполномоченными должностными лицами либо специальным актом. Реквизиты документа, подтверждающего согласование с соответствующим лицом или подразделением, включают в себя:

Наименование должности ответственного служащего.
Слово "утверждаю". Оно указывается без кавычек.
Подпись сотрудника, его инициалы и фамилия.
Дату утверждения.

Если бумага согласовывается с несколькими лицами, их подписи располагаются на одном уровне. Если подтверждение бумаги осуществляется решением, протоколом, постановлением, приказом, в гриф включают слово "Утвержден", наименование соответствующего акта, его номер и дату. Располагается этот реквизит в верхнем углу справа.

Заголовок

Он включает в себя краткое описание документа. Заголовок должен согласовываться с наименованием вида бумаги. Он может отвечать на следующие вопросы:

О чем? О ком? Например: "Приказ о создании инвентаризационной комиссии".
Чего? Кого? К примеру: "Должностная инструкция инженера".

Если документ оформляется на бланке, формата А5, допускается не указывать заголовок.

Текст

Он составляется на государственном языке России или национальных языках регионов. Эта часть документа может быть представлена в виде собственно текста, анкеты, таблицы или комплексом этих элементов. Существует и ряд особенностей, которые следует учесть:

Если текст представлен в виде таблицы, ее строкам и графам присваиваются наименования. Они указываются в именительном падеже.
Подзаголовки должны согласовываться с наименованиями.
Если таблица занимает более одного листа, графы нумеруются, а на второй и последующей страницах указываются только номера.
При составлении анкеты наименования признаков, по котором характеризуется объект, выражаются именами существительными в именительном падеже либо словосочетанием, включающим глагол 2-го л. мн. ч. в настоящем или прошедшем времени.
Связанный текст, как правило, включает в себя две части. В первом разделе указываются основания, причины, цели оформления документа. Вторая часть считается заключительной. В ней присутствуют просьбы, выводы, решения, рекомендации, предложения. Текст может состоять только из заключительной части. К примеру, в приказах приводится только распоряжение, без констатации.
В обязательные реквизиты документа, подготовленного на основании актов, изданных другими организациями, или созданных на этом же предприятии ранее, включаются сведения о первоисточниках. В частности указываются их наименования, название юрлица-автора, дата, регистрационный номер и заголовок.
Если в тексте присутствует несколько выводов, решений и проч., он может разбиваться на подразделы, разделы, пункты. Их отделяют арабскими цифрами.

Особенности изложения информации

Оформление реквизитов документов осуществляется по особым правилам. В частности в актах коллегиальных структур текст излагается от 3-го лица единственного числа. Например, "общее собрание решило/постановило". В актах организаций, работающих на принципе единоначалия, а также в бумагах, направляемых руководству, текст излагают от 1-го л. ед. числа. К примеру, "предлагаю", "приказываю", "прошу". В совместных актах текст приводится от 1-го лица мн. числа. Например, "решили", "приказываем". Аналогичным образом излагается текст протоколов. В актах, которыми устанавливаются обязанности и права организаций, их подразделений, а также включающих оценку/описание фактов или выводы, содержание приводится от 3-го лица множественного либо единственного числа. К примеру, "отдел выполняет функции", "комиссия установила". В письмах текст может излагаться:

От 1-го л. мн. числа. К примеру, "просим направить".
От 1-го л. ед. ч. Например, "прошу выделить", "считают необходимым".
От 3-го лица ед. числа. К примеру, "ведомство не возражает".

Ссылки на приложения

В конце текста указывается перечень сопровождающих документов. Соответствующая отметка может оформляться так: "Приложение: на 3 л. в 2 экз.". Если в тексте нет ссылок, то в перечне приводят наименование сопровождающего документа, количество листов и экземпляров. Если приложения сброшюрованы, число страниц не указывается.

В случае если прилагается документ, который также сопровождается актом, в отметке должна присутствовать соответствующая информация. В приложении к распоряжениям, приказам, постановлениям, инструкциям, правилам, решениям, положениям на первом листе указывают его номер. Он должен присутствовать в верхнем углу справа. Выглядит отметка так: "Приложение №". Здесь же указывается наименование распорядительного акта, его дата и регистрационный номер.

Дополнительно

Каждый поступающий документ регистрируется организацией. В отметке указывают очередной номер и дату. При необходимости проставляют минуты и часы поступления. Допускается проставлять отметку в виде штампа.

В настоящее время широко распространены электронные документы. В качестве идентификатора цифровой копии документа выступает отметка, которая ставится в нижнем углу слева на каждой странице. В ней присутствует наименование файла, дата и прочие поисковые сведения, предусмотренные организацией.

Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации /2/. Бланки могут быть изготовлены типографским способом или разработаны на компьютере. Информация, расположенная в документе, имеет строго определенное назначение и местоположение на листе бумаги. Документ состоит из элементов, называемых реквизитами.

Реквизит - это элемент официального документа, наиболее часто используемый в практике оформления документов в управлении.

В действующем стандарте (ГОСТ Р 6.30-97 "Требования к оформлению документов") указан перечень из 29-и реквизитов:

1. государственный герб Российской Федерации;

2. герб субъекта Российской Федерации;

3. эмблема организации;

4. код организации;

5. код формы документа;

6. наименование организации;

7. справочные данные об организации;

8. наименование вида документа;

9. дата документа;

10. регистрационный номер документа;

12. место составления или издания документа;

13. гриф ограничения доступа к документу;

14. адресат;

15. гриф утверждения документа;

16. резолюция;

17. заголовок к тексту;

18. отметка о контроле;

19. текст документа;

20. отметка о наличии предложения;

21. подпись;

22. гриф согласования документа;

23. визы согласования документа;

24. печать;

25. отметка о заверении копии;

26. отметка об исполнителе;

27. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28. отметка о поступлении документа в организацию;

29. идентификатор электронной копии документа.

В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение на бланке.

Схема расположения реквизитов на документе /3/ представлена на рис. 1.4.

Каждый документ имеет три части.

Заголовочная часть содержит реквизиты, расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою очередь, делится на левую и правую половины. Основная часть содержит информацию по сути документа и приложения. Оформляющая часть содержит реквизиты, расположенные после текста.

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать не все реквизиты. Однако есть группа обязательных реквизитов, которые должны присутствовать практически в каждом документе. Они обеспечивают юридическую силу документу.

В эту группу входят следующие реквизиты:

06 - наименование организации;

08 - наименование вида документа;

09 - дата документа;

10 - регистрационный номер документа;

17 - заголовок к тексту;

19 - текст документа;

21 - подпись;

23 - визы согласования документа;

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Остальные реквизиты являются дополнительными.

Рис. 1.4. Схема расположения реквизитов на документе

Наименование организации — составителя документа (реквизит 06) должно соответствовать полному официальному названию, зарегистрированному в учредительных документах. Если в документах официально зарегистрировано и сокращенное наименование организации, то допускается его указание в реквизите после полного наименования.

Помимо непосредственно наименования организации довольно часто на бланках документов указываются эмблема, наименование вышестоящей организации, адрес и банковские реквизиты (для внешних документов).

Наименование вида документа (реквизит 08) указывается при подготовке документа на общем бланке организации и должно соответствовать его содержанию (акт, приказ, протокол, справка и т. п.). Название записывается прописными буквами и четко выделяется полужирным начертанием. Для писем вид документа не указывается.

Перечисленные выше реквизиты располагаются в левой половине заголовочной части документа и выполняются с выравниванием по центру.

Дата документа (реквизит 09) обеспечивает юридическую силу документа. Датой документа является.

· дата подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

· дата утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

· дата события, которое зафиксировано в документе.

Дат на документе может быть несколько. Основной считается дата подписания документа. Существуют также даты опубликования документов, даты вступления их в силу, даты стадий оформления и обработки документов. Оформляется дата арабскими цифрами. На нее отводится десять знаков: восемь цифр и две разграничительные точки: порядковый день месяца (две цифры), номер месяца (две цифры), год (четыре цифры): ДД.ММ.ГГГГ.

Если порядковый номер состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится «0», например: 09.02.2000.

В текстах финансовых документов применяется словесно-цифровой способ оформления дат 31 октября 1998 г.

Допускается записывать дату в обратном порядке, как это принято во многих зарубежных странах: ГГГГ.ММ.ДД.

Примечание.До 2000 года применялся формат даты, в котором год указывался в виде двух последних цифр, например, 03.11.98. Новый порядок написания даты был введен Госстандартом с 01.04.2000 года. Логичность такого нововведения очевидна. Дата типа 23.10.00 вносит некоторую двусмысленность в ее понимание, то ли это 1900 год, то ли 2000. Вдобавок ко всему некоторые компьютерные программы могут интерпретировать дату с годом, указанным двумя цифрами, именно как дату 19** года. Поскольку еще долго в ходу будут документы с сокращенной формой написания даты, можно без труда определить, что это документы, относящиеся к прошлому веку.

Регистрационный номер документа (реквизит 10) - это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком. Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года. В учебных заведениях допускается нумерация с начала учебного года. Каждый вид документов имеет свою индексацию. Система индексации разрабатывается на предприятии. Реквизиты Дата и Регистрационный номер документа оформляются в одной строке левой половины заголовочной части и выравниваются влево по границе документа:

11.10.2001 г. №

При оформлении письма, которое является ответом, указывается также ссылка на дату и номер входящего документа (реквизит 11), которые располагаются строкой ниже. Общий вид записи:

На № от. г.

Заголовок к тексту (реквизит 17) должен отвечать на вопрос «о чем?». На написание заголовка отводится 10 см в левой половине заголовочной части. Заголовок должен занимать не более 2-х строк. В заголовке кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа:

· об открытии клуба;

· о награждении победителей предметной олимпиады;

· об утверждении плана туристического похода, и т. п.

Заголовок печатается с левым отступом 0 см, то есть от границы левого поля, в короткой строке — шириной не более 7 см, точку в конце не ставят. Чтобы выполнить требования по ограничению длины строки в текстовом редакторе для абзаца с Заголовком к тексту рекомендуется устанавливать отступ справа 10 см. В этом случае редактор сам выполнит требуемое стандартом ограничение длины строки.

Короткие документы, выполненные на бумаге формата А5 (извещения, телеграммы, справки и т. п.), создаются без заголовка.

Примеры оформления заголовочной части /4, 6/ даны на рис. 1.5 и 1.6.

Рис. 1.5. Заголовок приказа об объявлении благодарности

Рис. 1.6. Заголовок заявки на участие в семинаре

Текст документа (реквизит 19) - основная часть документа, несущая информацию. Текст печатается с полуторным межстрочным интервалом (для документов формата А5 допускается одинарный межстрочный интервал). Первую строку каждого абзаца рекомендуется печатать с отступом 1,25 см от левого края.

Подпись (реквизит 21) - обязательный реквизит для любого документа, как служебного, так и личного. Подписью начинается оформляющая часть документа. В состав реквизита входит:

- наименование должности (полное или сокращенное) официального лица, имеющего право подписи и подписавшего документ;

- личная (рукописная) подпись, выполненная чернильной ручкой;

- расшифровка - инициалы и фамилия подписавшегося должностного лица. Согласно стандарту, инициалы (буквы имени и отчества) пишутся перед фамилией. Должностные лица имеют право подписи в пределах их компетенции, что обычно определено должностной инструкцией и уставом организации.

Если документ оформляется на бланке организации, то в указание должности не входит наименование учреждения:

Директор А. В. Соколов

При оформлении документа на чистом листе под должностью записывается название организации.

Наименование должности располагается без абзацного отступа от левой границы документа. В том случае, если наименование должности состоит из нескольких строк, то слова «Директор», «Начальник» и т. п. пишутся на первой строке, длина остальных строк не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности и выравнивается по правому краю.

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, то их подписи располагаются на одном уровне вертикальными столбцами.

Если расшифровка подписи занимает две и более строк, то допускается сделать центровку первой строки по отношению к самой длинной строке:

Если документ подписывается несколькими разными по должности лицами, то их подписи располагаются последовательно, в порядке значимости занимаемой должности:

Директор А.В. Соколов

Главный бухгалтер В.И. Шилова

При изготовлении нескольких копий документа подписывается только первый экземпляр, копии заверяются канцелярией или отделом документации. При рассылке документов на разные адреса подписываются все экземпляры.

Визы согласования документа (реквизит 23) - подписи специалистов организации, которые участвовали в составлении документа или проводили его оценку с точки зрения правильности изложенной в нем информации. Заверяя документ визой, специалист берет на себя ответственность за последствия (хорошие или плохие), которые может повлечь документ. Визы размещаются после подписи руководителя, с левой стороны. Каждая виза включает указание должности, подписи, расшифровки и даты в нескольких строках:

Если у специалиста имеются замечания по содержанию документа, то перед визой он делает запись «Замечания прилагаются» и далее ставит визу. Замечания записываются на отдельном листе и заверяются подписью составителя.

Существует некоторое различие в том, на каком экземпляре документа проводится визирование.

Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Если подлинник документа предназначен к отправке в другую организацию, то визы проставляются в нижней части лицевой стороны последнего листа копии документа, которая остается в организации и подшивается в дело.

Иногда визирование документа оформляется на отдельном листе согласования. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 27) содержит фактическую дату исполнения документа и номер дела, в которое подшивается документ для хранения.

Практически каждая организация имеет свой бланк. Максимальный набор реквизитов общего бланка включает в себя герб, эмблему, наименование вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения, место для вида документа, дату, индекс, место составления.

Эмблема (реквизит 3) - это символическое графическое изображение (рисунок, стилизованное название, графически оформленное сокращение названия), отражающее деятельность организации или ее местонахождение

Примеры эмблем можно увидеть на рис. 1.7 и 1.8.

Установлены два варианта расположения реквизитов на бланках документов:

- угловое - в левом верхнем углу;

- продольное - вдоль верхнего поля документа.

Точно и быстро идентифицировать организацию помогает специальный перечень данных – реквизиты предприятия. Реквизиты фирмы бывают общие и банковские. О том, что входит в реквизиты ООО и с помощью каких современных сервисов организация может легко отправлять партнёрам и клиентам свои реквизиты – читайте в нашей статье.

Основные реквизиты ООО

Без основных и правильно оформленных реквизитов организации деловой документ не имеет юридической силы. А значит коммерческая операция, которая была, к примеру, оформлена при использовании неправильных реквизитов и документов, не будет являться законной. К оформлению реквизитов ООО необходимо относиться внимательно, строго соблюдая все нормы и требования.

1. Первый и основной пункт, который в обязательном порядке должен присутствовать на основных реквизитах компании – это полное наименование предприятия . Здесь должна быть указана организационно-правовая форма фирмы. Например, открытое акционерное общество (ОАО), закрытое акционерное общество (ЗАО), общество с ограниченной ответственностью (ООО) или другая.

Наименование предприятия должно быть идентичным наименованию, которое указано в учредительных документах фирмы. Не допускаются здесь изменения названий, сокращения. Полное наименование ООО используется при любых регистрационных действиях. К примеру, Общество с ограниченной ответственностью «Звезда» или Закрытое акционерное общество «Фабрика качества».

2. Второй, не менее важный пункт, указываемый в реквизитах организации – это ее сокращенное наименование . Что касается организаций, то здесь зачастую используется сокращение организационно-правовой формы предприятия до аббревиатуры – ООО, ЗАО, ОАО, АО и т.д. Например, ООО «Звезда» или ЗАО «Фабрика качества».

3. Третий, обязательный пункт реквизитов организации – это ее юридический адрес . Это адрес нахождения предприятия, также указанный в учредительных документах. Он включает в себя индекс, название страны, населенного пункта, номер дома и помещения. Например: 124533, Россия, Рязанская область, г. Рязань, ул. Ленина, 52, корп. 1, оф. 5

После юридического адреса нередко указывается почтовый (фактический) адрес ООО, на который отправляется корреспонденция, а также контактный телефон организации (городской или мобильный).

4. Важным, но не обязательным пунктом реквизитов ООО является указание должности, фамилии, имени и отчества руководителя предприятия. Например: «Генеральный директор: Иванов Вадим Юрьевич».

5. Еще один обязательный элемент реквизитов ООО – это идентификационный номер налогоплательщика – ИНН. Данный номер, состоящий из десяти цифр присваивается предприятию при постановке на учет в территориальном органе ФНС России. Например, ИНН 0278000222.

6. Сегодня организациям также присваивается девятизначный КПП – код причины постановки на учет. Оба кода ИНН и КПП в реквизитах организации используются вместе – благодаря им можно определить обособленные подразделения предприятия. Например, КПП 027811001.

7. Еще один обязательный элемент реквизитов ООО – это ОГРН – Основной государственный регистрационный номер юридического лица. Он соответствует номеру записи в Едином госреестре юридических лиц (ЕГРЮЛ) и состоит из 13 цифр.

Для совершения тех или иных регистрационных действий юридическому лицу в обязательном порядке нужна выписка из ЕГРЮЛ. Например, ОГРН 1030224552966. Можно также указать дату регистрации организации – то есть день, когда запись об ООО была внесена в Единый госреестр юридических лиц.

8. В выписке из ЕГРЮЛ предприниматель может также «найти» код ОКВЭД – код из Общероссийского классификатора видов экономической деятельности. Он может содержать от двух до шести цифр и соответствует роду деятельности той или иной фирмы. Например: ОКВЭД 22.21.

9. Обязательно в реквизитах ООО указывается ОКПО – код предприятия в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций. Этот код используется органами статистики и призван облегчить учет и ведение списков предприятий в общероссийских базах данных. Код ОКПО может быть восьмизначным или десятизначным. Например, ОКПО 02428896. Код ОКПО организации присваивается в региональных органах Росстата.

10. Обязательно указывается в реквизитах код ОКАТО – Общероссийского классификатора административно-территориального деления объектов. Для каждого населенного пункта существует свой одиннадцатизначный код. Например, для г. Рязань код ОКАТО 61401000000. Узнать коды статистики можно на сайте Росстата по инн.

Банковские реквизиты ООО

В реквизиты предприятия, помимо основных данных, в обязательном порядке входят и банковские реквизиты. У организации может быть открыто сразу несколько расчетных счетов, но хотя бы один из них должен указываться в реквизитах организации.

Сервис Бизнес.Ру обладает большим набором возможностей для автоматизации работы магазинов. Вы сможете реализовать в программе продажи любой сложности: вести отдельные договора, составлять акты выполненных работ и настраивать резервирование товаров.

Программа поможет сформировать максимально подробный отчет по общим остаткам и оборотам денежных средств на расчетном счету, отдельный отчет позволит всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками.

Все необходимые для реквизитов ООО реквизиты банка указаны в договоре на банковское обслуживание. Важно не ошибиться при их копировании.

Для осуществления расчетов с другими фирмами, у организации должен быть свой расчётный счет. Номер расчетного счета состоит из двадцати цифр. Благодаря данному коду счет вашей организации можно найти в автоматизированной банковской системе. Расчетный счет в обязательном порядке должен быть открыт у ООО. Например, расчетный счет может выглядеть так: 40602810206000050025.

Второй обязательный пункт, который должен быть указан в банковских реквизитах ООО – это полное название банка , с которым организация заключила договор на расчётно-кассовое обслуживание. Обязательно указывается номер отделения банка, город, в котором он работает. Например, ОАО «Уралторгбанк России», г. Рязань.

Также в реквизитах организации указывается, так называемый, банковский идентификационный код – БИК . Он присваивается подразделениям банков, их филиалам на всей территории нашей страны. Другими словами, наличие и законность деятельности любого банка России можно уточнить, сверившись со справочником БИК. Например, БИК 046526969.

Каждый документ состоит из отдельных элементов (реквизитов): текст, подпись, печать, дата, адрес и др. Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

В разных документах используются различные реквизиты . Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, иметь указание автора (чье заявление), содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид док-та: «приказ»; текст, передающий распорядительные действия; визы согласования; регистрационный индекс; дату и подпись.

Для определенных видов документов разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу . В числе этих реквизитов : автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы), дата создания док-та, регистрационный индекс, текст (содержание), подпись, печать, гриф утверждения.

Единые правила оформления документов необходимы :

· для придания юр силы документам;

· качественного и оперативного составления и исполнения документов;

· удобного и быстрого поиска документов.

Единые требования правил оформления документов существуют независимо от того:

· государственное это предприятие или коммерческое;

· каким видом деятельности занимается предприятие;

· как ведется ДП (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

При подготовке документов используются следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с ФКЗ «О государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, ч.1, с. 5021);

02 - Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с Уставом (положением об организации);

04 - код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО );

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. В связи с вступлением в силу ФЗ № 129-ФЗ каждому юридическому лицу присваивается основной государственный регистрационный №, который указывается во всех документах ЮЛ и является его важной индивидуальной характеристикой;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД ).

08 - наименование организации (автора документа) должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при её наличии), например:

Минсвязи России

Научно-технический

Центр «Орион»

Наименование организаций субъектов РФ , имеющих наряду с государственным (русским) языком язык субъектов РФ, печатают на двух языках

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним, например:

Центральный научно-исследовательский институт информации

(ЦНИИИНФОРМ)

09 - справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)

10 - наименование вида документа , составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000), например:

Приказ, акт, справка и т.п.

Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

11 - дата документа . Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности : день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Н-р, дату 6 апреля 2005 г. следует оформлять 06.04.2005. допускается словесно-цифровой способ оформления даты, н-р, 06 апреля 2005г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, н-р: 2005.04.06

12 - регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

· дела по номенклатуре;

· вопросов деятельности;

· должностных лиц или исполнителей;

· структурных подразделений;

· корреспондентов и т.п.

Например : № 1-3/115 (1 - № структурного подразделения, 3 - № дела по номенклатуре, 115 -порядковый № документа)

№ ОМ -3/115 (ОМ - отдел маркетинга, 3 - № дела, 115 - порядковый № дела)

№ ЮЛ - 3/115 (ЮЛ - Юрий Лужков, 3 - № дела, 115 - порядковый № дела)

Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия.

Регистрационный номер документа , составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, совместный документ Центробанка РФ и ГТК РФ будет иметь номер: 01-20-105/11921 (0120105 - номер, присваиваемый Центробанком, 11921 - номер, присваиваемый ГТК РФ).

от ______ - этот реквизит заполняется для удобства дальнейшей работы с документом получателя письма (адресата)

14 - место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15 - адресат . В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.

Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минсвязи России

Департамент информатизации

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например :

Генеральному директору ЗАО «Вист»

А.И. Смирновой

ЗАО «Луч»

Главному бухгалтеру

В.М. Соловьевой

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следуют указывать обобщенно , например:

Руководителям предприятий

Южного административного округа

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей:

Наименование организации;

Структурное подразделение;

Должность, инициалы и фамилия;

Почтовый адрес

Например :

ОАО «Профит»

Начальнику департамента кадров

А.В. Байкалову

Ул. Полянка,17

Москва,113209

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Дуганову О.Р.

Ул. Сосновая, д.3, кв.12

г. Егорьевск

Московская область, 1403004

16 - гриф утверждения документа. Некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом.

Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Обязательному утверждению подлежат :

· уставы, положения о предприятиях (филиалах);

· штатные расписания;

· акты проверок, акты приема-передачи;

· должностные инструкции;

· сметы, бизнес-планы, отчеты и т.п.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом . При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

Утверждаю

Генеральный директор

ЗАО «Гранд»

Личная подпись А.В. Дашков

02.09.2005

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

Утверждаю

Генеральный директор

ЗАО «Славнефтьконтинент»

Личная подпись А.И.Круглов

При утверждении несколькими ДЛ их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, утверждены или Утверждено), наименованием утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:

Утвержден

решением общего собрания акционеров

от 01.03.2005 № 21

Утверждено

Приказом ОАО «Маяк»

от 09.11.2005 № 5

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

17 - резолюция, написанная на документе соответствующим ДЛ, включает:

· фамилии и инициалы исполнителей (кому поручается исполнение);

· срок исполнения;

· подпись и дату,

например :

Васильевой О.В. отправить факс о согласии к 04.03.2005-10-06

Личная подпись 03.03.2005-10-06

Скорину А.В. Подготовить проект договора к 01.05.2005-10-06

Личная подпись 25.04.2005

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

18 - заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? например :

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, н-р:

Должностная инструкция ведущего эксперта

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать .

19 - отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»

20 - текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур .

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетание с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, д.б. согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы д. заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк д.б. согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы д.б. пронумерованы и на след страницах д.б. отпечатаны только номера этих граф.

Связный текст , как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (н-р, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный № документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения :

· от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

· от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

· от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «организация считает возможным»).

21 - отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Если документ имеет приложение , не названное в тексте, то указывают его наименование, кол-во листов и кол-во экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, наприме р:

Приложение: 1. Договор от 20.07.2005 № 21/3 на 5 л. в2 экз.

2. Акт приема работ от 15.09.2005 № 17 на 1 л. в 4 экз.

Если приложения сброшюрованы, то кол-во листов не указывается.

В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение № » с указанием наименования распорядительного документа, его дату и регистрационного номера, например:

Приложение № 1

к Приказу директора ЗАО «СТС»

от 01.04.2005 № 12

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом :

Приложение: на 2 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Допускается выражение «Приложение № » печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистр № относительно самой длинной строки, н-р:

Приложение № 1

к Приказу Минатома России

от 04.06.2005 № 72

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Роспатента от 07.09.2005 № 1-5/21 и приложение к нему всего на 3 л.

22 - в состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (сокращенное, без наименования предприятия, если документ оформлен на бланке), личная подпись и её расшифровка. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:

Генеральный директор Личная подпись О.А. Рубин

Генеральный директор

ОАО « Партия» Личная подпись О.А. Рубин

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Личная подпись О.А. Рубин

Главный бухгалтер Личная подпись Т.В. Барышева

При подписании документа несколькими лицами равных должностней их подписи располагают на одном уровне, например:

Префект СВАО г. Москвы Префект ЦАО г. Москвы

Личная Личная

подпись А.И. Петров подпись И.Г. Орлов

При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:

Генеральный директор Президент фонда

Завода «Энергия» социальной защиты

Личная Личная

подпись И.П. Трушин подпись И.С. Карибский

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии: Личная подпись А.С. Долхов

Члены комиссии:Личная подпись Л.И. Антонова

Личная подпись О.Р. Грошева

Личная подпись А.И. Якунин

23 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела земельной инспекции

Муниципального округа

Личная подпись А.Г. Корж

24 - визы согласования документа. Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Юрисконсульт

Личная подпись Н.И. Власова

Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись А.И. громов

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 - оттиск печати заверяет подлинность подписи должностных лиц на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

Печать - юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностных лиц на наиболее важных (или финансовых) документах.

Печать свидетельствует:

· о подлинности документа;

· о принадлежности док-та к указанной на печати организации.

Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:

· какие-либо правовые последствия, н-р, создание, реорганизацию предприятия;

· материальные последствия, н-р, передачу мат ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что-либо.

26 - отметка о заверении копии. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись : «Верно »; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Начальник отдела кадров Личная подпись А.В. Гранин

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 - отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и № его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, н-р:

О.Г. Родионова

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и № документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

В дело № 1-5 отправлен факс от 01.04.2005 № 1297

Личная подпись 02.04.2005

29 - отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Президент вх. № 00001

Дата 08.01.2005 14:32

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 - идентификатор электронной копии документа. Им является отметка (колонтитул), проставляемый в левом нижнем углу каждой страницы документа, и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и др. поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Например :

DOCN \ RASP \ 20052000.DOK

DOCN - каталог, RASP -подкаталог, 20052000.DOK - файл

или менее сложный вариант:

письмо 27. DOK

(письмо - вид документа, 27 - порядковый № письма)

Такая отметка необходима для :

· исключения повторного ввода документа в ПК;

· быстрого поиска документа по имени файла;

· установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.

В соответствии с положением «О Государственном гербе Российской федерации» воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным:

на бланках и печатях

на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти

на бланках иных органов исполнительной власти

02 - Герб субъекта российской федерации

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами и т.д.) субъектов Федерации.

Герб города, района Российской Федерации размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти города и района и регламентируется нормативными актами городов и районов Российской Федерации.

03 - Эмблема или товарный знак организации

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) проставляется на бланках документов в соответствии с законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров». Изображение эмблемы помещают на бланках организации в соответствии с учредительными документами (уставом, положением). Эмблему не воспроизводят, если на бланке помещен Государственный Герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04 - Код организации

Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Для органов государственной власти и управления код проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

05 - Основной государственный регистрационный номер (огрн) юридического лица

Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (инн/кпп)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 - Код формы документа

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок. В ОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в Унифицированные системы документации (УСД).

08 - Наименование организации

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа и должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации, и располагается ниже наименования на русском языке или справа от него.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения, должностного лица указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже реквизита «Наименование организации».

Если документ подготавливается двумя или более организациями, то он составляется не на бланках. В этом случае наименования организаций располагаются в соответствии с рангом. Если организации одного ранга, их наименования располагают на одном уровне, в противном случае наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации.