Даша Васильева. Личное дело женщины-кошки

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,

в личном деле воспитанника детского дома семейного типа (ДДСТ)

или приёмной семьи

1.Решение районного исполнительного комитета о создании приемной семьи, о заключении договора об условиях воспитания и содержания ребенка (детей)

2.Договор об условиях воспитания и содержания ребенка (детей)

3.Документ, подтверждающий статус ребёнка-сироты или ребёнка, оставшегося без попечения родителей (один из следующих: решение суда о лишении родительских прав или об отобрании ребёнка без лишения родительских прав, заключение врачебно-консультационной комиссии о невозможности выполнения родительских обязанностей, свидетельство о смерти родителей (единственного родителя), справка о розыске, приговор суда, постановление КДН об отобрании ребёнка или иные документы подтверждающие статус.

4.Документы ребёнка: свидетельство о рождении, паспорт (при его наличии), свидетельство об установлении отцовства или справка о записи акта о рождении ребёнка по заявлению матери, не состоящей в браке, единый билет

5.План развития ДДСТ или приёмной семьи на полугодие.

6.Выписка из решения райисполкома о постановке несовершеннолетнего на учёт нуждающимся в улучшении жилищных условий или решение райисполкома о закреплении за ним жилого помещения.

7.Опись ценного имущества. Справка об его отсутствии.

8 Сведения о близких родственниках ребёнка и их местонахождении

9.Медицинская справка о состоянии здоровья приемного родителя, родителя-воспитателя, приемного ребенка (предоставляется ежегодно в опеку).

10.Психолого-педагогическая характеристика на ребёнка и справка с места учёбы (ежегодно).

12.Справка о получении пенсии по инвалидности или по потере кормильца (при основании на получение пенсии - смерть родителей (единственного родителя), удостоверение инвалида-ребенка).

13. Акт передачи ребёнка на воспитание из ГУО интернатного типа или другой сенмьи.

14.Учёт оздоровления несовершеннолетнего (ежегодно).

15. Копии ежеквартальных финансовых отчётов о расходовании денежных средств на содержание ребёнка и пенсионных средств

16. Лист результатов проверки условий жизни и личных дел детей.

Приложение 1

УЧЁТ ОЗДОРОВЛЕНИЯ

приемного ребенка______________________________

	Период времени оздоровления	Место оздоровления

Приложение 2

Опись имущества

приемного ребенка ___________________

	Название имущества, сумма

Сведения о близких родственниках несовершеннолетнего

близких родственников	Дата рождения	Степень родства	Место жительства, нахождения (область, район, населенный пункт и т.д.)

Приложение 4

Лист учета контроля приемной семьи

Дата проверки	должность, проверяющего	приемного родителя

Приложение 5

Приложение 6

ДОГОВОР № ______

об условиях воспитания и содержания детей

20__ г. Г. Жлобин

Отдел образования Жлобинского райисполкома в лице начальника Смирнова Руслана Ивановича

действующего на основании Положения, которому законодательством Республики Беларусь предоставлено право заключения и прекращения настоящего договора, именуемый в дальнейшем управление (отдел) образования, с одной стороны, и гражданин

гражданка ___________________________________________________________________

(фамилия, собственное имя, отчество (дата рождения)

договор о нижеследующем:

1. Управление (отдел) образования передает, а приемные родители

принимают на воспитание ребенка (детей): ______________________________________

(фамилия, собственное имя,

___________________________________________________________________________

отчество (если таковое имеется) каждого ребенка, номер, серия

____________________________________________________________________________

свидетельства о рождении (паспорта), кем и когда выдано (выдан)

___________________________________________________________________________

2. Для воспитания и содержания ребенка (детей) в приемной семье обеспечиваются следующие условия:

предоставление соответствующих санитарно-эпидемиологическим требованиям условий проживания (отдельная комната или ее часть), отдельной кровати и постельных принадлежностей, посуды для приготовления и приема пищи, оборудованного рабочего места для занятий, места для игр;

совместное проживание и быт ребенка (детей) и приемных родителей;

ежедневный уход и надзор за ребенком (детьми).

3. Права и обязанности сторон:

3.1. приемные родители по предложению, распоряжению или с ведома управления (отдела) образования за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени, предусматриваемой трудовым договором и правилами внутреннего трудового распорядка, совместно осуществляют следующую неоплачиваемую деятельность по опеке (попечительству) над ребенком (детьми):

организуют адаптацию ребенка (детей) в семье;

обеспечивают безопасность ребенка (детей) и удовлетворение его основных жизненных потребностей, охраняют его от злоупотреблений со стороны третьих лиц;

организуют общение ребенка (детей) с братьями, сестрами, родителями, другими членами его семьи, формируют у ребенка (детей) позитивный опыт жизни в семье, представление об особенностях поведения и функциях всех членов семьи;

оказывают помощь в социализации после выпуска из учреждения образования;

контролируют сохранность имущества ребенка (детей) и защищают его имущественные и жилищные права и интересы, распоряжаются в интересах ребенка (детей) суммами, поступающими в качестве пенсий, пособий, алиментов и других текущих поступлений;

оказывают ребенку, достигшему возраста 14 лет, содействие при осуществлении им своих прав и выполнении обязанностей;

извещают орган опеки и попечительства о возникновении неблагоприятных условий для содержания, воспитания и обучения ребенка (детей);

обеспечивают получение ребенком (детьми) необходимой медицинской помощи в соответствии с медицинскими рекомендациями и состоянием здоровья ребенка (детей);

не препятствуют возврату ребенка (детей) его родителям или усыновлению, если для этого возникнут законные основания;

сотрудничают с управлением (отделом) образования и не препятствуют устройству ребенка (детей) в другую приемную семью, детский дом семейного типа, детскую деревню (городок) на время отсутствия у них возможности исполнять обязанности, установленные настоящим договором, по основаниям, установленным законодательством Республики Беларусь (командировка, прохождение обучающих курсов, временная нетрудоспособность, трудовой отпуск и другое);

отчитываются перед органом опеки и попечительства о расходовании средств и управлении имуществом ребенка (детей), в том числе жилым помещением, в соответствии с Положением о порядке управления имуществом подопечных, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 28 октября 1999 г. № 1677 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., № 85, 5/1945), и иным законодательством Республики Беларусь;

получают на содержание каждого ребенка средства в размере, установленном законодательством Республики Беларусь, в следующем порядке:

перечисление с 04-по 06. каждого месяца на счет приемного родителя, с которым заключен трудовой договор.

используют полученные средства на удовлетворение потребностей ребенка (детей);

осуществляют иные обязанности опекуна (попечителя), предусмотренные законодательством Республики Беларусь:

3.2. приемные родители имеют право:

определять способы воспитания ребенка (детей) с учетом его мнения и рекомендаций органа опеки и попечительства;

с учетом мнения ребенка (детей) и в соответствии с его интересами выбирать учреждения образования;

представлять интересы ребенка (детей) в государственных органах и иных организациях;

защищать права и интересы ребенка (детей);

управлять делами и имуществом ребенка (детей) в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, если не был назначен опекун над имуществом;

распоряжаться суммами, следуемыми ребенку (детям) в качестве пенсий, пособий, в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь;

3.3. управление (отдел) образования осуществляет следующие права и обязанности:

3.3.1. со дня передачи ребенка (детей) на воспитание перечисляет денежные средства на содержание каждого ребенка (детей):

на питание ребенка (детей), обеспечение его одеждой, обувью, мягким инвентарем и оборудованием, учебниками, учебными пособиями и принадлежностями, предметами личной гигиены, иными предметами первой необходимости, а также по достижении возраста 7 лет - на личные расходы;

3.3.2. своевременно компенсирует связанные с содержанием ребенка (детей) расходы:

за пользование квартирным телефоном (кроме личных междугородных и международных разговоров), бытовыми услугами (услуги прачечных, парикмахерских, по ремонту обуви);

за пользование жилыми помещениями, техническое обслуживание, оплату коммунальных услуг (горячее и холодное водоснабжение, канализация, газ, электрическая и тепловая энергия, пользование лифтами, вывоз и обезвреживание твердых бытовых отходов);

на оплату топлива (проживающим в домах без центрального отопления);

3.3.3. оказывает правовую помощь приемному родителю в решении вопросов защиты прав и законных интересов ребенка (детей);

3.3.4. осуществляет контроль за воспитанием, образованием, удовлетворением основных жизненных потребностей ребенка (детей), подготовкой его к самостоятельной жизни, выполнением настоящего договора в сроки, установленные законодательством Республики Беларусь. Данный контроль осуществляется в следующих формах: беседы с педагогами и лечащими врачами детей, приемными родителями, детьми, в том числе по телефону, встречи с приемной семьей, посещение

приемной семьи на дому, наблюдение педагога социального и педагога-психолога, анкетирование, проверка классных журналов, медицинских карт ребенка (детей) и иной документации. По согласованию могут использоваться иные формы контроля. При необходимости управление (отдел) образования может не информировать приемных родителей о дате и времени осуществления контроля;

3.3.5. оказывает приемному родителю содействие в регистрации ребенка (детей) по месту жительства.

4. Приемные родители согласны:

принять на воспитание братьев и сестер приемного ребенка (при наличии условий);

принимать на каникулы, выходные, праздничные дни обучающихся в учреждениях образования бывших воспитанников приемной семьи и обучающихся в учреждениях образования братьев и сестер ребенка (детей), принятого на воспитание в приемную семью;

принимать на воспитание воспитанников других приемных семей, детских домов семейного типа на время отсутствия их приемных родителей (родителей-воспитателей);

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Дополнительные условия настоящего договора (по договоренности сторон):

5.1. условия в договоре могут изменяться в случае уменьшения (увеличения) количества приемных детей, находящихся на воспитании в семье, в соответствии с действующим законодательством РБ.

5.2. при заключении договора по воспитанию одного приемного ребенка оплату труда производить из расчета 0, 5 ставки , двух и более -1 ставка , не более 1 ставки в приемной семье, не зависимо от дальнейшего пополнения семьи большим количеством детей взятых на воспитание, которое не должно превышать 4-х детей.

6. Срок действия настоящего договора заключен

(лет, месяцев)

с ________________ 20__ г. по __________________ 20__ г.

Срок действия настоящего договора может быть продлен по взаимному согласию сторон за две недели до его истечения.

7. Настоящий договор, может быть расторгнут досрочно:

по инициативе приемных родителей при наличии оснований, установленных в статье 167 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье;

по инициативе управления (отдела) образования при наличии оснований, установленных в статье 168 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье.

В случае расторжения настоящего договора по инициативе одной из сторон средства, полученные на содержание воспитанников в текущем месяце, возвращаются приемным родителем со дня, следующего за днем расторжения настоящего договора, в следующем порядке: на сновании решения Жлобинского раийсполкома, где указана дата с кого числа прекратить выплаты. Полученные выплаты возвращаются в кассу бухгалтерии отдела образования и далее пере приемному родителю, принявшему на воспитание ребенка

8. Споры, возникающие между сторонами в процессе исполнения настоящего договора, рассматриваются сторонами в срок до 1 месяца после их возникновения в целях выработки согласованного решения, а при его отсутствии передаются на разрешение в суд.

9. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранится в управлении (отделе) образования, второй - у приемных родителей.

10. Все изменения и дополнения к настоящему договору оформляются дополнительными соглашениями.

Начальник отдела образования:

Смирнов Р. И.

г. Жлобин, ул. Шоссейная, 141

Приемные родители:

(подпись) (подпись)

_______________________________ _______________________________

(фамилия, имя, отчество) (фамилия, имя, отчество)

_______________________________ ________________________________

данные паспорта, адрес места жительства) данные паспорта, адрес места жительства)

_________________________________ ___________________________________

Приложение 7

Отчет

опекуна, приемного родителя о расходовании пенсии

Мною, ______________________________________________________________

опекуном несовершеннолетней (го)_______________________________________________________________

в период с « ___ » _____________ 20__г. по « ____ » _______________ 20__г. приобретены следующие вещи (товары) для опекаемой (го):

	Наименование товара

Опекун _________________ _

Проверяющий ________________ _________________

ПРИЁМНАЯ СЕМЬЯ

(решением РИК ребёнок передаётся по договору родителю-

воспитателю на воспитание на определённый срок,

сам родитель становится работником отдела образования )

1. В приёмную семью помещаются дети, родители которых:

а) умерли б) лишены родительских прав

в) неизвестны г) признаны недееспособными

2. Не могут быть приёмными родителями лица:

а) признанные судом частично или полностью недееспособными

б) отстранённые от обязанностей опекуна, попечителя за ненадлежащее выполнение своих обязанностей

в) не имеющие достаточного дохода, обеспечивающего ребёнку прожиточный минимум

г) не имеющие определенного места жительства, а также жилого помещения, отвечающего санитарным и техническим требованиям

д) имеющие на момент оформления договора судимость за умышленное преступление

е) которые не могут выполнять родительские обязанности по состоянию здоровья

3. Необходимые документы:

а) заявление о создании приёмной семьи на имя начальника отдела образования;

б) копия свидетельства о браке (при наличии полной семьи)

в) согласие совершеннолетних членов семьи на проживание ребёнка

г) справка с места работы о занимаемой должности и заработной плате либо другой документ о доходах всех взрослых, проживающих в доме

д) медицинское заключение о состоянии здоровья приёмного родителя

е) акт обследования условий жизни приёмной семьи

ж) справка о составе семьи и жилья

з) характеристика с места работы

и) заключение по результатам психолого-педагогического обследования в СПЦ

к) решение районного исполнительного комитета о создании семьи

л-м) договор на передачу ребёнка на воспитание и трудовой договор

н-о) паспорт и документ об образовании

4. Финансовые вопросы

а) приёмный родитель может работать на полставки (1 ребёнок);

б) получает от 1 525 000 (до шести лет) до 1 576 000 (старше шести лет) рублей на ребёнка на приобретение обуви, одежды, продуктов питания

б) получает компенсацию на приёмного ребёнка за потребление электроэнергии, газа, на приобретение топлива согласно фактическим расходам (по квитанции)

ВОССТАНОВЛЕНИЕ В РОДИТЕЛЬСКИХ ПРАВАХ

Статья 84 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье. Восстановление в родительских правах допускается, если этого требуют интересы детей и если дети не усыновлены . Восстановление в родительских правах производится только в судебном порядке по иску лица, лишённого родительских прав.

Иски о восстановлении в родительских правах предъявляются к другому родителю, опекуну, попечителю или детскому учреждению, на чьём попечении находится ребёнок, и рассматриваются с обязательным участием прокурора и представителя органа опеки и попечительства.

ЕспуРеспублики Беларусь РеР

Необходимые документы:

Копия решения суда о лишении родительских прав;
Копия определения суда о взыскании расходов;
Копия решения райисполкома о передаче несовершеннолетнего (их) на государственное обеспечение;
Копия свидетельства о рождении ребёнка (детей);
Справка с места работы и доходах за последние 6 месяцев;
Заключение врачебно-консультационной комиссии о возможности выполнения родительских обязанностей;
Характеристика с места работы;
Характеристика с места жительства;
Справка нарколога;

10.Акт обследования условий жизни;

11. Справка с места жительства и составе семьи;

12.Заключение отдела образования о возможности восстановления в родительских правах;

13. Исковое заявление (не менее трёх экземпляров).

ЛИШЕНИЕ РОДИТЕЛЬСКИХ ПРАВ

Статья 80 Кодекса Республики Беларусь о браке и семье. Родители или один из них могут быть лишены родительских прав в отношении несовершеннолетнего ребёнка, если будет установлено, что:

Они уклоняются от воспитания и (или) содержания ребёнка;

Они злоупотребляют родительскими правами и (или) жестоко обращаются с ребёнком;

Они ведут аморальный образ жизни, что оказывает вредное воздействие на ребёнка;

Они отказались от ребёнка и подали письменное заявление о согласии на усыновление при их раздельном проживании с ребёнком

Необходимые документы:

1.Копия свидетельства о рождении ребёнка (детей);

2. Справка о записи акта о рождении;

3.Характеристика с места жительства;

4.Справка нарколога;

5.Акт обследования условий жизни;

6.Заключение отдела образования о целесообразности лишения родительских прав;

7.Другая информация отдела внутренних дел, учреждений здравоохранения, образования, местных исполнительных комитетов, суда, прокуратуры, других заинтересованных служб, подтверждающая ненадлежащее выполнение родителем обязанностей по воспитанию и содержанию ребёнка (детей);

8.Постановление комиссии по делам несовершеннолетних (при необходимости);

9.Исковое заявление (не менее трёх экземпляров).

Порядок ведения личных дел.

Общие положения.

Детского дома

Ведении личных дел воспитанников

Анализ воспитательного мероприятия

«Масленица».

Проводили: Коллектив Детского дома.

Тема : «Масленица».

Цель: Проведение воспитательного мероприятия посвященное «Масленице».

Задачи:

Привить детям уважение к традициям;

Воспитывать любовь к своему краю, своей истории.

Анализ занятия :

Проводы зимы проходили на улице, у главного входа в здание, в празднование Масленицы, принимали участие, не только воспитанники детского дома, но и их родные и близкие, гости и студенты МГОСГИ. Была радостная обстановка, педагоги совместно с детьми пели частушки, все принимали участие в различных конкурсах и играх, а в конце угощались горячими блинами.

Приложение №10

1.1. Настоящее положение разработано в соответствии с Уставом.

1.3. Настоящее положение регламентирует порядок ведения личных дел

воспитанников.

1.4. Личные дела воспитанников ведутся с целью защиты прав и интересов

воспитанников.

2.1. Личное дело ведётся с даты определения ребёнка в детский дом и до выпуска из детского дома.

2.2. На титульном листе личного дела указываются фамилия, имя, отчество

воспитанника, сведении о родителях, сведения о закреплении жилого

помещения, дата поступления в детский дом, личное дело нумеруется.

2.3. Личное дело воспитанника формируется из следующих документов:

Путевка;

Постановление (распоряжение) о направлении в детское государственное интернатное учреждение;

Постановление (распоряжение) о закреплении жилого помещения либо

о праве получения жилья вне очереди;

Документы, подтверждающие статус воспитанника (решение суда о

лишении родительских прав; свидетельство о смерти; справка ф. 25 и

Свидетельство о рождении, паспорт (с 14 лет);

Сведения о наличии / отсутствии несовершеннолетних братьев и сестер;

Сведения о наличии / отсутствии ценного имущества;

Акт первичного обследования жилья;

Анкета на ребёнка с дополнениями и изменениями;

Пенсионное удостоверения (если сирота или пенсионер);

Страховой пенсионный полис;

Свидетельство о регистрации по месту пребывания;

Сберегательные книжки;

Переписка с судебными приставами и др.;

Характеристика.

2.4. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге

записи учащихся (например, № К/5 означает, что учащийся записан в

алфавитной книге на букву «К» под № 5).

3.1. При поступлении воспитанника в учебное заведение профессионального

образования или по достижении им совершеннолетия из личного дела

передаются подлинники правоустанавливающих документов по акту передачи.

3.2. При направлении воспитанника в другое интернатное учреждение личное дело передается по акту передачи.

3.3. В случае требования органа опеки и попечительства или учреждения

профессионального образования, в котором обучается выпускник детского дома, о передачи личного дела воспитанника, личное дело передается по акту передачи.

3.4. При передаче личного дела воспитанника в другое учреждение делается

отметка в книге движения воспитанников.

3.5. При передаче воспитанника на воспитание в замещающую семью замещающему родителю передаются подлинники документов по акту передачи.

3.6. Личные дела воспитанников, выбывших из детского дома, передаются в архив детского дома.

Приветствую всех профессиональных генеалогов и начинающих кураторов семейной истории.

Людей начинающих создавать семейную историю “с нуля” интересуют такие вопросы:

Как получить доступ к архивной информации? Как разбираться в архивной документации? Как отстоять свое право на информацию? Как ощутить себя частью рода?

“Мемориал” запустил сайт «Личное дело каждого»

«Личное дело каждого» (http://dostup.memo.ru/) - это руководство к действию для граждан, которые хотят реализовать свои права на доступ к документальным свидетельствам о политических репрессиях, проводившихся в СССР, и узнать информацию о судьбе собственных родственников. Цель проекта - создание сообщества исследователей, которые имеют дело с различными практиками доступа к архивным материалам. Под лопасти ХХ века попали миллионы - людей расстреливали, вынуждали эмигрировать, отправляли в лагеря, депортировали целыми народами, раскулачивали, переселяли из деревень в города - не говоря уже о людях, исчезавших и погибавших на фронтах Второй мировой войны, оказавшихся на оккупированных территориях, военнопленных, угнанных на принудительные работы в Германию и многих других.

Эта неслыханная мясорубка в сочетании с закрытостью (а часто и с сознательной лживостью) советских ведомств и семейными тайнами привела к тому, что многие из нас не знают о своих предках дальше одного-двух поколений. А в знании истории своей семьи есть вполне практическое «общее благо»: лишь ощутив своих собственных родственников частью «большой» истории - какое бы место они в ней ни занимали - мы сможем ощутить самих себя частью современного российского общества, осознать свою связь с нашим сегодняшним временем, почувствовать причастность к своей стране и ответственность за нее.

Cтатья 29 Конституции Российской Федерации гарантирует нам право «свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом». Пользуемся ли мы этим правом для того, чтобы узнать историю своей семьи - и своей страны? В полном ли объеме реализуют государственные архивы это гарантированное гражданам право? Какие препятствия ждут того, кто хочет найти в архиве сведения, имеющие семейное или общественное значение?

На сайте «Личное дело каждого» размещены нормативные акты Российской Федерации о доступе к архивной информации с комментариями историков и юристов, рассказы о различных успешных и безуспешных архивных разысканиях и, главное, детальные рекомендации для тех, кто ищет сведения о своих родственниках и собирается пойти в архив или уже работает там, рекомендации, которые позволяют успешно отстаивать свое право на информацию и разбираться в разнообразных архивных документах.

Сотрудники компании – её самый главный ресурс, поэтому наличие полной и точной информационной базы о них может существенно улучшить работу кадровой службы. Информационная база в данном случае представлена в виде личных дел всех работников компании, в которых отражена их трудовая деятельность, документы и другие сведения.

Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем.

В этой статье будут раскрыты особенности формирования и правила ведения личных дел сотрудников, оформления личных дел сотрудников и их последующего хранения.

Что такое личное дело сотрудника и нужно ли его заводить?

Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).

Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:

руководители и их заместители;
ведущие специалисты;
материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
работники с перспективой повышения в должности и др.

Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело – это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.

Формирование личных дел сотрудников

Прежде чем объяснить, как вести личные дела работников, необходимо остановиться на их грамотном оформлении. Порядок формирования личного дела работника начинается с принятия сотрудника на работу и длится до его ухода из компании и последующего помещения дела в архив. Каждое досье располагается в отдельной папке или, в крайнем случае, в отдельном файле.

При формировании личного дела работника следует помнить о некоторых нюансах :

в личном деле не должны храниться документы временного хранения вместе с документами для постоянного хранения;
лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;
каждый документ должен быть представлен в одном экземпляре;
одно дело не должно превышать по толщине 4 см;
приложения к документам должны находиться в одной папке с документами.

Стоит заметить, что Федеральным законом «О персональных данных» запрещено включать и подвергать обработке такие данные о сотруднике, как политические и религиозные взгляды, информацию о частной жизни без его письменного согласия. При этом вся личная информация может быть использована только в целях трудоустройства или продвижения работника по службе, обеспечения его безопасности и сохранности имущества работника.

Документы личного дела сотрудника

Состав личного дела не регламентирован законодательством, поэтому его перечень определяется инструкцией по кадровому делопроизводству компании.

При устройстве на работу в личное дело включаются копии документов и резюме, далее к ним присоединяется вся остальная необходимая информация.

В список документов, которые обычно находятся в личном деле работника, входят:

заполненная анкета компании;
копии паспорта (разворот с личными данными и пропиской);
копия ИНН;
копия СНИЛС;
копия военного билета (для мужчин);
диплом или иные документы об образовании;
фотография (цветная или черно-белая);
характеристика с прошлого места работы;
заявление работника о приёме на работу;
копия приказа о приёме сотрудника на работу;
копия трудового договора и должностной инструкции;
опись документов в личном деле;
иные документы;
копия заявления/приказа на увольнение сотрудника.

Для того чтобы поиск сведений о сотруднике был удобнее, в личное дело вкладывается опись личного дела сотрудника с перечнем всех документов (номер документа, его наименование).

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки).

Требования к оформлению личного дела сотрудника

Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело должно быть оформлено в определённом виде:

на титульном листе личного дела находится вся основная информация о работнике: ФИО, дата заведения личного дела;
если личные дела находятся в общей папке, необходимо располагать их по алфавиту, чтобы облегчить дальнейшую работу;
обязательно нужно следить за количеством страниц в личном деле: их должно быть не больше 250.

Ведение журнала регистрации личных дел работников

Журнал регистрации личных дел необходим для учёта личных дел работников компании. Так как единой учётной формы для ведения журнала не существует, его можно изготовить самостоятельно (распечатать по шаблону из интернета) либо купить в магазине. Содержимое граф журнала также может меняться в зависимости от компании.

В журнале содержится информация о личных делах, которые когда-либо были заведены в компании. В графы заносятся номера личных дел, дата заведения, ФИО работника и иные необходимые данные. Закрытие личного дела сопровождается пометкой в журнале в виде даты и причины закрытия. Если в бланк личного дела работника нужно внести дополнительную информацию о сотруднике, можно использовать графу «Примечания».

Хранение личных дел сотрудников

Хранение личных дел должно быть организованно, в первую очередь, для сохранности документов, содержащих конфиденциальные сведения о сотрудниках и для удобства поиска личных дел. Поэтому для хранения личных дел следует выделить небольшое помещение (если в компании много сотрудников) или отдельный шкаф, запирающийся на замок.

Располагать папки с документами следует вертикально, наружу корешками. Доступ к хранилищу личных дел должен быть ограничен сотрудниками кадровой службы. Систематизировать личные дела помогает специальный журнал или реестр следующими способами:

с помощью нумерации;
в алфавитном порядке;
по структурным подразделениям компании.

Также, при большом количестве личных дел их можно хранить в нарядах, по алфавиту. Личные дела сотрудников будут рассортированы по фамилиям в алфавитном порядке. В начале каждого наряда должна быть опись содержащихся в нём личных дел.

Личные дела уволенных работников хранятся в архиве, но копии документов можно выдать на руки работникам в последний день их нахождения на рабочем месте. Таким образом, компания больше не будет ответственна за сохранение личных данных сотрудника и уменьшит размер архива. Срок хранения личных дел работников обычно не превышает 75 лет, для руководителей он может быть увеличен.

Помогла статья? Подписывайтесь в наши сообщества.

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника.

Сегодня вы узнаете:

Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
Какие документы должны содержаться в нем;
Сколько и как хранить дела.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Личное дело: что это такое и зачем вести

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

Руководящий состав и лица, их замещающие;
Главные специалисты;
Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Предоставление дел правоохранительным органам

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Оформление личного дела

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его . Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел,во избежание утери важной документации.

Итак, образец оформления личного дела:

Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
Ксерокопия СНИЛС;
Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
Ксерокопия ;
Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
Автобиография;
Экземпляр ;
Ксерокопия трудовой книжки;
Материалы об аттестации (если проводилась);
Фотографии работника, которые периодически обновляются;
Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Образцы и бланки документов для личного дела

Анкета для личного дела
Внутренняя опись личного дела
Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Порядок ведения дел

Этот процесс включает в себя:

Внесение записей в соответствующих разделах;
Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
Проверку личных делна сохранность документации;
в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.

Журнал регистрации: как вести

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию . Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Заключение

Если вы , то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.