Выдаем денег в подотчет из кассы. Как выдать средства подотчет, сдать авансовый отчет Деньги в подотчет как правильно оформить

По этой причине подотчётные деньги можно получить исключительно через кассу торговой организации, которая для таких целей ведёт специальную кассовую книгу. Любые суммы, выдаваемые из кассы, будь то зарплата либо средства на расходы предприятия, выделяются сотрудникам на основании расходного ордера, в котором фиксируется следующая информация:

• данные сотрудника, получившего деньги;
• сумма;
• целевое назначение;
• номер приказа;
• срок использования;
• дата выдачи.

Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия. Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника. Схема для директора Выдача подотчётных средств для руководителя фирмы производится в таком же порядке, как и в случае с остальными сотрудниками.

Выдача в подотчет: правила. образец заявления на выдачу денег в подотчет

Образец: ООО «(наименование)» Приказ № 1об утверждении сроков выдачи сумм в подотчет В целях контроля расходов подотчетных сумм устанавливаю такие правила: 1. Сотрудники, получившие средства, должны представить отчет об их использовании:

• по хоз.

  нуждам – не позднее 15 дней с даты выдачи средств;

• по командировочным расходам – в течение 3 дней после возвращения.

2. Средства должны расходоваться только по назначению.3. На хозяйственные расходы и на покупку товаров деньги могут выдаваться в пределах 100 тыс.
руб.4.

Ответственность за выполнение приказа возлагается на главного бухгалтера. Директор Ф.И.О. Спорные операции Для удобства и лучшего восприятия материал данного блока мы решили поместить в таблицу.

Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет + оформление

Кроме того, законодательством касательно подотчётных средств установлено следующее:

• выдача денег может осуществляться сотрудникам только с целью оплаты расходов, связанных с деятельностью компании (к примеру, оплата командировки);
• лицо, получившее подотчётные средства, обязывается в течение трёх рабочих дней, по завершении срока, указанного в заявлении при выдаче денег, либо со дня приезда из командировки, отчитаться о потраченных суммах бухгалтеру предприятия;
• сотрудники организации, ранее не отчитавшиеся за предыдущие выданные им подотчётные деньги, не могут получить новые средства.

Отчет о целевом использовании средств Что касательно передачи выданных денег третьему лицу, то подотчётное лицо не имеет права совершать подобные сделки. Главное основание для выдачи подотчётных средств - распоряжение директора предприятия.

Как происходит выдача денег в подотчёт

Некоторые считают, что это безопасно даже в случае внезапной проверки, так как наказывается только отсутствие в кассовой книге записей о выручке. Это заблуждение. Неоприходование, за которое положен штраф, - это также и отсутствие записей о расходовании наличныхп.

6.1

Инфо

Положения. Поэтому предостерегаем вас от использования такого способа;

• при выдаче суточных. Проезд и проживание командированного работника организация может оплатить сама со своего расчетного счета.

Как упростить оформление заявлений Сделайте «болванку» заявления, в которую работнику останется вписать только свои должность, ф.
и. о., назначение и сумму необходимых ему наличных, а директору - срок и сумму.

Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи

За это компании грозит административное наказание в виде штрафа до 50 000 рублей. Рассмотрим варианты формулировок в приказе о выдаче подотчетных сумм.
Например, такая формулировка «приказываю в будущем выдавать Петровой О.П. денежные средства до 30 000 рублей без заявлений» или такая «приказываю выдавать Петровой О.П. денежные средства без заявлений, пока сумма аванса не достигнет 30 000 рублей» не содержит точной формулировки, а значит может расцениваться как нарушение. Приведем пример формулировки, которая позволит выдавать сотруднику подотчетные средства не опасаясь проверяющих органов: «выдать О.П.

Петровой под отчет 30 000 рублей на 5 рабочих дней для приобретения канцтоваров». Приказ также может содержать распоряжение о выдаче подотчетных средств сразу нескольким сотрудникам, например, при направлении нескольких сотрудников в командировку.

Что будет за отсутствие «подотчетных» заявлений

• Кто из посредников - платежный агент, а кто - нет, № 24
• Как правильно получать деньги от граждан через посредника, № 22
• Как за один заход поставить, перерегистрировать или снять с учета ККТ, № 22
• Кому и когда можно работать без ККТ, № 21
• Кассовый приход-расход по новым правилам, № 10
• Сколько наличных оставить в кассе, № 8
• Как налоговики теперь будут проверять ККТ и кассу, № 6
• За отсутствие кассовой комнаты привлекли в прошлом году, платить ли штраф в этом?, № 4
• Свободная касса: стало ли проще работать с наличными, № 1
2011 г.

Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?

Постановление 9 ААС от 06.03.2013 № 09АП-2451/2013. У них в этом случае появляется дополнительный аргумент: раз при выдаче денег срок не был установлен, то в тот же день работник обязан был вернуть не истраченные на конец дня деньги обратно в кассу. И эти деньги должны были войти в остаток за день. Как избежать штрафа Если налоговики с «кассовой» проверкой уже на пороге, а заявления у вас не оформлялись, помните: вы не должны немедленно отдавать проверяющим все затребованные ими документы. На представление документов отводится 1 рабочий деньп. 3 Письма ФНС от 17.10.2012 № АС-4-2/17581; п. 31 Административного регламента, утв. Приказом Минфина от 17.10.2011 № 133н, и вы можете успеть оформить заявления. Затягивать с представлением документов не стоит.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году: главные правила

Внимание

Заявление о выдаче денег: нужно ли оно? Еще совсем недавно для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен был обязательно передать в бухгалтерию или отдел кадров заявку на выдачу денежных средств подотчет. Образец такой заявки показывает, что в ней нужно было указывать необходимую сумму, а также пояснять, на какие цели она будет потрачена.

Перед вами образец такого заявления о выдаче денежных средств подотчет: Однако с 19 августа 2017 года ситуация изменилась. Поправки предусмотрены Указанием Центрального Банка России от 19.06.2017 №4416-У.

С указанной даты выдать сотруднику деньги под отчет можно без его заявления. Для выдачи денег достаточно приказа о выдаче денежных средств подотчет или другого распорядительного документа компании.

Такие же правила выдаче денег под отчет продолжают действовать в 2018 году.

Онлайн журнал для бухгалтера

Правило № 8 Подотчетные деньги нельзя передавать другим сотрудникам За полученные под отчет деньги должен отчитаться тот сотрудник, который их получил. Формально в указании нет запрета на передачу денег от одного работника другому (Указание № 3073-У).

Но нет и порядка передачи. А значит, возможны споры на кассовой проверке. Чтобы их избежать, надо проинструктировать работников, что им запрещается передавать деньги своим коллегам.

Это же правило можно записать во внутреннем положении о подотчетных. Правило № 9 Авансовый отчет нужен, только если компания выдавала деньги Отчет сотрудника о потраченных средствах зависит от того, как работник получил деньги и как их потратил.

Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется. Достаточно взять у работника заявление на возмещение его расходов в интересах компании (см.

Длительный срок Как говорилось ранее, законом не оговорен максимальный период использования средств. Нужно только, чтобы срок был указан в самом заявлении.

Пометку может сделать директор, бухгалтер или сам сотрудник. Даже если средства на командировочные расходы буду выданы на год, никакие штрафы за такой длительный период для компании не предусмотрены.

Важно помнить, что сотруднику нельзя выдавать новый аванс, пока он не отчитается по старому. Например, работник, получив деньги на полгода, не торопится оформлять отчет. Если срочно нужно будет отправить его в командировку, то оформлять новый подотчет нельзя. Также запрещается требовать досрочный отчет об использовании средств. Исключение - увольнение сотрудника. Допустим, что, кроме должника, больше некого отправить в командировку. Тогда руководитель может взять на себя ответственность и выдать новый аванс сотруднику.

С какого времяни не нужно заявления для выдачи денег подотчет

Однако без согласия сотрудника на получение денег, бухгалтерия не вправе выписать их сотруднику. Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи.

Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет. Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.

Общие моменты Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения.

То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации.
В течение этого времени подотчетник должен отчитаться или вернуть деньги организации.

• Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм - приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
• Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб.

Нужно ли писать заявление о выдаче денег под отчет и чем грозят предприятию различные нарушения процедуры?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Выдача подотчетных средств – уязвимое место многих организаций, так как эта процедура связана с рядом формальностей. Многие бухгалтеры допускают различные ошибки, которые потом дорого обходятся предприятию.

Споры о необходимости такого документа, как заявление, наконец-то прекращены, так как с 2019 года это является обязательным условием.

Но как правильно его составлять и следует ли делать это каждый раз? И как быть, если деньги под отчет собирается взять руководитель?

Основные сведения

Ни одна организация не может обойтись без таких расходов, как отправление сотрудников в или траты на хозяйственные нужды.

Особенно, если это большая компания и сотрудников несколько сотен, а то и тысяч. Законодательство РФ часто вносит различные изменения в процедуру выдачи подотчетных средств.

В последний раз они были внесены в 2019 году:

1. Теперь можно выдавать деньги не только штатным работникам, но и тем, с кем заключен .
2. Подотчетные средства можно получить безналично.
3. Заявление является обязательным условием для получения денег.

После того, как все формальности с заявлением закончены, бухгалтеру остается только выдать и отдать сотруднику деньги.

Со своей стороны сотрудник обязан потратить деньги по назначению и отчитаться за все траты. Сделать это необходимо не позднее, чем через три дня, осле окончания установленного срока.

Чаще всего для этого используется так называемый . Все необходимые бланки находятся в широком доступе.

К нему следует приложить все квитанции и чеки. Еще один спорный вопрос, волнующий многих бухгалтеров, это лимит на выдачу и трату денег.

С одной стороны, закон устанавливает ограничение в размере 100 тыс. рублей. Но есть нюансы:

• лимит применяется только в случае расчета подотчетного лица с компанией или частным предпринимателем;
• он не распространяется на безналичные расчеты ().

Другими словами, если работник не должен превышать этот лимит при одноразовой оплате каких-либо услуг от лица компании. Это очень важно знать, так как такие мелочи будут рассчитаны как нарушение.

Если налоговая инспекция обнаружит, что выдача подотчетных средств была произведена с какими-то нарушениями, то к предприятию применяются штрафные санкции.

На организацию накладывается специальный штраф в размере от 40 до 50 тыс. рублей, а на должностное лицо – от 4 тыс. рублей до 5 тыс. рублей.

В случае, когда сотрудник не возвращает остаток выданной ему суммы или не может в должной мере отчитаться за свои траты, организация вправе удержать эти деньги из его заработной платы.

Или решить вопрос в судебном порядке, если работник уже уволился. Закон дает 3 года, в течение которых компания может подать .

Определения

Подотчетными лицами являются работники организации, которые берут деньги из кассы для осуществления своей профессиональной деятельности.

Следует уточнить, что подотчетные средства могут быть выданы также и для других целей. Для получения этих средств следует придерживаться определенных формальностей.

Назначение денег

Чаще всего средства из кассы предприятия выдается для , представительских расходов и хозяйственных нужд.

В расходы из-за служебных поездок входит оплата билетов, и суточные. Деньги могут выделяться на почтовые расходы, передвижение сотрудника, услуги переводчика и т. д.

Кроме того, сотруднику могут понадобиться дополнительные расходы, связанные со встречами деловых партнеров, презентациями и т. д. Эти траты считаются представительскими расходами.

На практике очень сложно убедить налоговые органы в необходимости подобных трат. Их и проверяют особенно тщательно, так как зачастую суммы на это тратятся немаленькие.

Многие недобросовестные руководители стараются «списать» на такие расходы огромные деньги, которые на самом деле тратятся на другие цели.

Что касается хозяйственных нужд, то ими обычно занимается уполномоченный на это работник. Сюда входит покупка производственных и не только материалов, оргтехники и канцтоваров.

Сотрудникам важно понимать, что отчитываться за подобные расходы следует вовремя. В первую очередь, следует вернуть оставшиеся деньги.

Это касается и отчета. Дело в том, что когда сотрудник не подтверждает свои расходы вовремя, деньги и товары считаются его доходом.

Который, естественно, облагается дополнительными налогами (). И доказать обратное можно только в судебном порядке, да и то не всегда.

Законные основания

Следует знать, что все подотчетные средства не выдаются без соответствующего заявления работника. Оно и является основанием для выдачи денежных средств. Законодательство также контролирует процесс выдачи таких средств.

Как правильно написать заявление на выдачу подотчетных сумм

Все российские предприятия могут вести расчеты с использованием наличных денег. Случаи такого применения денежных расчетов установлены Центробанком России в соответствующих указаниях. Одним из допустимых способов является выдача денег под отчет.

Наличные расчеты

Гражданское законодательство России не ограничивает оборотоспособность денег. Любая организация или физическое лицо имеет возможность использовать денежные средства для своих нужд. Единственным условием является законность такого применения. Право на расходование денег не ставится в зависимость от их формы. Данные предписания предусмотрены в главе 6 Гражданского кодекса России .

Лимит наличных

Центральный Банк Российской Федерации издал Указания от 11.03.2014 № 3210-У , которыми утвердил порядок ведения операций по кассе. Названный документ является обязательным для компаний, использующих в своей деятельности наличность.

Из содержания названных указаний Центробанка следует, что наличность в кассе компании на конец дня не может превышать лимит. Названный показатель разрабатывается и устанавливается предприятием самостоятельно. Расчет лимита производится по формулам, прилагаемым к Указаниям от 11.03.2014 № 3210-У , и с учетом фактических показателей компании.

Все наличные денежные средства, превышающие лимит, должны сдаваться в банк. Это требование является общеобязательным. Его нарушение может явиться основанием для наложения на компанию административного штрафа.

Важно отметить, что предприниматели освобождены от обязанности по установлению лимита.

Оформление кассовых операций

Для осуществления операций с наличными деньгами компании должны организовать кассу и назначить ответственных работников. Именно на указанных сотрудников и возлагается обязанность по правильному ведению кассы и оформлению кассовых операций.

При совершении операций с наличностью компании обязаны оформлять кассовые документы. Такими документами являются приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Формы указанных бланков утверждены . Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012 подчеркнул, что формы ПКО и РКО являются обязательными к применению.

При оформлении движения наличности по кассе следует помнить, что расходный кассовый ордер применяется при выдаче денег. Приходный кассовый ордер используется в случае поступления денежных средств.

Кассовые документы подписываются кассиром и работником бухгалтерии, а также фиксируются в журнале регистрации кассовых документов.

Следует помнить, что кассовые документы должны оформляться без ошибок. Если ордера оформлены в бумажном виде, то вносить в их содержание исправления или дописки нельзя. Для устранения ошибок следует заново распечатать соответствующий документ и внести в него необходимые записи.

Бланки расходных кассовых ордеров применяются при выдаче заработной платы, денежных средств под отчет, иных случаев оформления расходования наличных.

Обязательным условием правильного оформления кассовых операций является ведение кассовой книги. Форма такого документа утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18.08.1998 № 88 .

Все операции с наличностью должны быть указаны в кассовой книге, которую ведет кассир. Полная информация вносится в форму № КО-4 в соответствии с приходным и расходным ордерами. Какие-либо разночтения недопустимы.

В конце рабочего дня в кассовой книге указывается остаток наличных, который заверяется собственноручной подписью кассира.

Необходимо подчеркнуть, что все вышеперечисленные формы должны использоваться компаниями и в случае операций с денежными документами. Обязательным условием для оформления такого движения является проставление отметки «фондовый».

Выдача под отчет

Как указывалось ранее, отечественные предприятия вправе выдавать наличные деньги на производственные нужды. Какие-либо ограничения максимального размера выдаваемой суммы положениями отечественного права не предусмотрены.

Каждая компания самостоятельно определяет цели выдачи таких денег, а также конкретные производственные нужды, для удовлетворения которых соответствующие средства предоставляются.

Центробанк Российской Федерации в пункте 6.3 своих Указаний отметил, что подотчетные средства могут быть предоставлены работнику на основании письменного заявления последнего. Каких-либо специфических требований к форме такого документа Банк России не предъявил.

Следует подчеркнуть, что Центробанк России прямо указал, что выдача денег под отчет из кассы в 2017 году производится на основании письменной просьбы, именуемой заявлением. Для исключения возможных рисков нарушения кассовой дисциплины вполне обоснованно все документы с просьбой выдачи наличных денежных средств на производственные нужды именовать «заявлением».

Деньги на производственные нужды лицам, не являющимся работниками

Особого внимания заслуживает и буквальное толкование положений п. 6.3 Указаний России, из которого следует, что деньги под отчет выдаются работнику предприятия. Возможности предоставления финансовых средств иному лицу, не состоящему с компанией в трудовых отношениях, Банк России не предусмотрел.

Министерство финансов России приказом от 31.10.2000 № 94н утвердило Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций . Из содержания этой Инструкции следует, что подотчетными лицами являются работники компаний. Возможность выдачи денег на производственные нужды иным лицам Минфин РФ не предусмотрел.

Следует отметить, что предписания вышеназванных нормативных актов не содержат прямого запрета на выдачу денег на производственные нужды иным лицам, не состоящим с предприятиями в трудовых отношениях.

Эта же Инструкция прямо предусматривает оформление операций, не указанных в разъяснениях к счетам 60 — 75, по счету 76. Выдача денежных средств под отчет лицам, не являющимся работниками, должна проводиться по счету 76.

Заслуживает внимания позиция Министерства финансов России, изложенная в письме от 02.07.2012 № 02-06-10/2476 . Согласно логике Минфина РФ каждое предприятие самостоятельно решает вопрос с возможностью выдачи денег на производственные нужды лицам, не являющимся работниками компании.

Порядок предоставления и учета таких средств, по мнению Министерства, целесообразно предусмотреть в учетной политике организации.

Отчет по подотчетным средствам

Каждое лицо, получившее деньги на производственные нужды, должно представить компании письменный отчет по израсходованным средствам. Такая обязанность возникает у подотчетного лица вне зависимости от наличия или отсутствия трудовых правоотношений.

Центробанк России также установил, что такой отчет должен быть предоставлен предприятию не позднее трех рабочих дней с момента истечения срока, на который средства выдавались.

Названный документ оформляется в произвольной форме и должен называться авансовым отчетом. К нему обязательно следует приложить оригиналы доказательств, подтверждающих те или иные траты ответственного лица.

Если такой отчет не подготовлен или отсутствуют доказательства несения расходов, то подотчетные суммы с ответственного сотрудника не списываются.

Такой работник должен возвратить в кассу предприятия денежные средства, не указанные в отчете или неизрасходованные.

Важно помнить, что компании не имеют права выдавать наличность под отчет лицу, ранее уже получавшему деньги на производственные нужды и не отчитавшемуся о таких суммах.

Каждый авансовый отчет подлежит проверке работниками бухгалтерии. По итогам указанных действий он утверждается руководителем, после чего производится окончательный расчет по средствам, выданным на нужды предприятия.

Неисполнение данного правила является нарушением кассовой дисциплины, а компания, его допустившая, может быть оштрафована.

Оформление выдачи подотчетных средств

Как отмечено в Указаниях Центробанка России, расходный кассовый ордер применяется при всех случаях выдачи организацией наличных денег. Названный документ оформляется в соответствии с заявлением ответственного лица, содержащим просьбу о выдаче денег на нужды предприятия.

В бухгалтерском учете предоставление денежных сумм на производственные цели следует оформлять по дебету счета 71 «Расчет с подотчетными лицами», кредиту счета 50 «Касса».

Если же подотчетное лицо не отчиталось по денежным средствам, полученным на производственные нужды, то такие деньги подлежат возврату в адрес предприятия. При совершении такой операции составляется приходный кассовый ордер.

В бухгалтерском учете возврат наличных денег следует оформлять по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В аналогичном порядке оформляется выдача денег на нужды предприятия и работникам обособленных структурных подразделений организации.

Как указывалось ранее, можно использовать счет 76, но только если подотчетное лицо не является работником компании.

В ситуации, при которой лицо, получившее деньги на производственные нужды, отказывается от предоставления отчета или возврата полученных сумм, следует воспользоваться механизмом, предусмотренным законом.

Статьей 137 Трудового кодекса России предприятиям предоставлено право удерживать из заработной платы сотрудников суммы, полученные последними на производственные нужды. Такая возможность возникает только в случае отсутствия отчета работника или его отказа возвращать неизрасходованные средства.

Если же такое лицо не является работником компании, то можно воспользоваться механизмом, предусмотренным главой 60 Гражданского кодекса Российской Федерации , заключающимся в обязанности возвратить все полученное без законных на то оснований.

Отступление от порядка взаимодействия с подотчетными лицами, утвержденного Центробанком России, является нарушением, ответственность за которое предусмотрена ст. 15.1 КоАП Российской Федерации.

В августе этого года Центробанк изменил порядок выдачи денег в подотчет. Новые правила несколько облегчают жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам, но сначала нужно разобраться, как они работают.

Новые правила подотчета с 19 августа 2019 года

Недавние изменения законодательства о выдаче подотчетных сумм дают возможность несколько упростить эту процедуру. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления документов, чтобы понять, в чем заключаются преимущества.

Основание для выдачи денег в подотчет

Напомним, что до 19 августа денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У .

Но 19 июня ЦБ внес изменения в подотчет (Указание Банка России от 19.06.2017 N 4416-У), вступившие в силу 19.08.2017. Теперь пункт 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У позволяет обосновывать передачу денег работнику двумя способами:

• издать распорядительный документ о выдаче подотчетных средств (как правило, это приказ);
• оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь в связи с изменениями по подотчетным суммам в 2019 году организация может выбирать основание для выдачи денежных средств.

Во многих случаях удобнее будет оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно и/или одновременно. В этом случае не нужно оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать «общий» приказ о выдаче им наличности.

Оформление кассовых документов в электронном виде

С 19 августа стало проще выдавать средства под отчет, поскольку теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег можно оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег может проставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанция вносителю денег может направляться на его адрес электронной почты, без оформления в бумажном виде.

Эти новшества будут очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.

Деньги в подотчет должникам

Новые правила подотчета 2019 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У исключено условие о том, что деньги можно выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Однако руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Иногда действительно есть объективная необходимость выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.

Но необходимо ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения 2019 года не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины.

В кассовых операциях немалое значение имеют авансовые отчеты. В случае неправильного заполнения документов налоговая может доначислить НДФЛ, а также штраф. Чтобы снизить риск пени, нужно соблюдать правила выдачи в подотчет средств: выдавать деньги на основе заявления и получать отчет в срок. Но есть иные нюансы оформления операций.

Цель

Выдача в подотчет денег под отчет может потребоваться с целью:

• покупки ТМЦ;
• оплаты командировочных расходов;
• расчетов по договорам.

Такие операции регулируются указанием Банка России № 3210 «О порядке ведения кассовых операций».

Алгоритм

Прежде чем принимать новое заявление, нужно проверить, не числится ли за сотрудником аналогичная задолженность. Если таковая имеется, то документ принимать нельзя. Сотрудник должен составить заявление на выдачу в подотчет (директору) в произвольной форме. В тексте должны быть указаны сумма и срок получения средств. Руководитель должен подписать заявление. Далее бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер (КО-2). На основании этого документа кассир, по предъявлению паспорта сотрудником, выдает ему наличные деньги. Ордер подписывается кассиром и получателем. Операция должна быть отображена в кассовой книге.

Заявление на выдачу денег в подотчет должен писать также и руководитель. С ним у компании заключен такой же договор, как и с остальными сотрудниками. Если заявление отсутствует, налоговые органы могут удержать дополнительные суммы НДФЛ.

Документы

Сотрудник должен отчитаться об использовании денег. Авансовый отчет должен быть предоставлен в течение 3 рабочих дней после возвращения из поездки, выхода на работу или истечения срока, на который предоставлялись деньги. Документ сдается бухгалтеру или руководителю. Принимающая сторона проверяет полное использование средств, наличие подтверждающих документов и правильность оформления отчета. Если ошибок нет, то документ подписывает руководитель, после чего деньги списываются. Вот как осуществляется выдача средств в подотчет. О том, как писать заявление, читайте ниже.

Заявление на выдачу в подотчет: образец

Директору ООО «(наименование)» Ф. И. О.
от водителя Ф. И. О.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу выдать под отчет денежные средства в сумме 6 000 (шесть тысяч) рублей на срок восемь календарных дней для покупки тосола для рабочего автомобиля «ТАТА».

Баланс расчетов по ранее выданным суммам:

задолженность сотрудника по ранее выданным суммам в подотчет отсутствует.

Бухгалтер ____________ Ф.И.О.

Директор _____________ Ф.И.О.

Нюансы

Если потрачено меньше средств, чем было выдано, то остаток возвращается в кассу, и на него оформляется приходный ордер. В обратной ситуации сумму перерасхода организация должна вернуть сотруднику на реквизиты, указанные в отчете. Эта операция, как и выдача в подотчет, оформляется расходным ордером.

Если средства не возвращены в кассу, то они должны быть удержаны из зарплаты (ст. 137 ТК РФ). Сотрудник должен дать на эту операцию письменное согласие. В противном случае взыскание будет осуществляться через суд. Сумма удержания за месяц не может превышать 20 % зарплаты сотрудника.

Лимиты

Выдача денег в подотчет из кассы ограничена 100 тыс. руб. Есть некоторые условия. Если сотрудник подотчетными средствами от своего имени оплатил оказанные ему услуги (например, во время командировки), лимит не применяется. Если он использует подотчетные деньги для расчетов по договорам, заключенным от имени организации, нужно соблюдать лимит - 100 тыс. рублей по одной сделке. Максимальный срок в законодательстве не прописан. Но если деньги выдаются на длительный период, инспекторы могут расценить сумму как заем и начислить все налоги.

Если учетной политикой предусмотрена выдача подотчетных средств путем перечисления их на карту, необходимо, чтобы у предприятия был заключен соответствующий договор с банком.

Если заявление на выдачу в подотчет не содержит даты возврата средств, то считается, что деньги выданы на один день. В случае нарушения сроков сдачи отчетности на потраченную сумму начисляется НДФЛ. С целью регулирования сроков предоставления документов можно составить приказ на выдачу в подотчет. Образец:

ООО «(наименование)»

Приказ № 1
об утверждении сроков выдачи сумм в подотчет

В целях контроля расходов подотчетных сумм устанавливаю такие правила:

1. Сотрудники, получившие средства, должны представить отчет об их использовании:

• по хоз. нуждам – не позднее 15 дней с даты выдачи средств;
• по командировочным расходам – в течение 3 дней после возвращения.

2. Средства должны расходоваться только по назначению.
3. На хозяйственные расходы и на покупку товаров деньги могут выдаваться в пределах 100 тыс. руб.
4. Ответственность за выполнение приказа возлагается на главного бухгалтера.

Директор ______________ Ф.И.О.

Спорные операции

Для удобства и лучшего восприятия материал данного блока мы решили поместить в таблицу.

Операция	Решение
Сотруднику требуются деньги под отчет, но руководитель отсутствует	На основании доверенности оформить операцию может бухгалтер или финдиректор
Директор устно просил бухгалтера выдать ему денежные средства	Выдача в подотчет должна быть оформлена письменно
Работнику требуется сумма, превышающая лимит расчетов (более 100 тыс. руб.)	Такие сделки оформляются, только если речь идет о наличных расчетах с другими организациями
Для покупки материалов по гражданско-правовому договору средства выдаются подрядчику	С 01.06.14 лицо, трудоустроенное по гражданско-правовому договору, считается работником организации. То есть никаких нарушений кассовой дисциплины нет
Бухгалтер настаивает на подписании договора о полной материальной ответственности	Выдача в подотчет не является основанием для заключения такого договора. Если сотрудник не вернет деньги, их можно будет удержать с зарплаты.

Проверка отчета

Средства должны быть потрачены целенаправленно. Каждый расход должен быть подтвержден чеками. Также должно быть оформлено командировочное удостоверение, транспортные документы. Если дойдет до суда, важно, чтобы первичная документация была оформлена правильно. Тогда суд примет сторону компании. Рассмотрим детальнее реквизиты документов.

Если сотрудник перед отъездом в командировку получил наличными деньги на билеты и суточные, а затем поездка была продлена, дополнительную сумму можно перевести на карту. Получается, что работник получил средства повторно. Но, поскольку они перечисляются по одной и той же поездке, отчитаться сотрудник должен в один день за все суммы сразу.

Кассовый чек

Если в нем отсутствует полное наименование покупки или плохо пропечатаны реквизиты, то он принимается к учету, только если дополнительно предоставляется товарный чек. Товар должен быть куплен в рабочее время. За переработку полагается доначисление зарплаты. Кассовый чек подтверждает факт передачи средств. Чтобы включить расходы в целях налогообложения, нужны другие документы с такими реквизитами: Ф. И. О. должностных лиц, их подписи.

Товарный чек

В нем часто отсутствует печать или номер. Хотя эти реквизиты не являются обязательными для заполнения, налоговики могут не принять документ. Хуже обстоят дела, если даты на кассовом и товарном чеках не совпадают. Такие расходы можно будет отстоять только через суд.

ТОРГ-12

В ТТН обязательно должны быть указаны грузополучатель, адреса погрузки и выгрузки, номер путевого листа, марка и номера автомобилей. Без них документ не принимается к учету. В товарной накладной часто отсутствуют должность лица, подписавшего документ, печать грузополучателя, дата. Эти реквизиты считается обязательными для заполнения.