Дефектная ведомость на инвентарь образец. Дефектная ведомость на списание основных средств (образец)

• Дефектная ведомость на капитальный ремонт помещения. Предоставим информацию о состоянии зданий и сооружений. Предлагаем образец экспертный отчет с выводами и рекомендациями.

Предлагаем получить полную информацию о техническом состоянии зданий и сооружений. В сжатые сроки мы проведем экспертизу и представим экспертный отчет с выводами и рекомендациями. А Вы останетесь довольны качеством и сэкономите время.

ПРИЛОЖЕНИЕ №1
Дефектная ведомость №
Заказчик экспертизы:
Наименование объекта:
Адрес объекта:
Предмет экспертизы:
По состоянию на:"_"__201_ г.
Сводная таблица ремонтов (контроль качества строительства) по результатам обследования здания

Составление дефектной ведомости на капитальный ремонт

Составление дефектной ведомости на капитальный ремонт проводится всегда, когда нужно обосновать необходимость ремонта. Сама ведомость представляет собой документ, в котором подробно изложены необходимые ремонтные работы, используемые материалы и сроки проведения. При необходимости указывают специфику работ или месторасположения объекта (возле жилых домов, школ). При составлении ведомости на капитальный ремонт также отмечают необходимость аккуратной разборки конструкций, повторное применение уже использовавшихся раньше материалов и необходимость вывоза мусора.

При составлении дефектной ведомости на капитальный ремонт присутствуют представители заказчика или владельца здания, подрядчик и специально созванная экспертная комиссия. Все их подписи должны стоять под ведомостью. У комиссии должны быть при себе все необходимые для проведения осмотра инструменты и технические документы. Если состояние здания или его части не соответствует заявленному в технической документации, оно подлежит исправлению до указанной нормы, то есть ремонту.

Проведение любого капитального ремонта требует составления дефектной ведомости, по которой после и будут проходить все работы. У документа нет определенной формы заполнения, поэтому лучше всего уточнить у заказчика заранее, в каком виде ему было бы удобнее получить ее.

Каждая работа по составлению дефектной ведомости крайне индивидуальна, и предсказать ее примерную стоимость не представляется возможным. Если вам необходимо составить этот документ, лучше заранее обратиться к специалистам и узнать ее точную стоимость.

Составление дефектной ведомости на ремонт помещения

Дефектная ведомость является результатом полного визуального осмотра здания или помещения, которым требуется ремонт. В ней отражены необходимый объем работ, их порядок и используемые материалы. Составление дефектной ведомости на ремонт помещения занимается специально созданная комиссия, имеющая необходимые знания в области ремонтных работ, в присутствии представителей заказчика и исполнителя.

В ведомости должно быть отражены данные, касающиеся ремонтируемого здания, его адрес и номер; причины, по которым помещение требует ремонта (трещины, не работающая проводка); последующий ремонт с указанием всех используемых материалов. Это позволяет не только полностью составить смету финансовых расчетов для налоговой и бухгалтерии, но и выявить недобросовестного подрядчика.

В некоторых случаях составление дефектной ведомости на ремонт помещения может помочь избежать последующего ремонта. Если помещение подлежит покраске раз в год, то сумму на его покраску нужно вписать в очередную ведомость. Таким образом можно поддерживать помещение в полном порядке на протяжении всего времени эксплуатации. Сама ведомость является документом первичного учета и может быть составлена в произвольном порядке с обязательным перечнем всех необходимых пунктов.

Если вам потребовалось составить дефектную ведомость, то лучше всего заранее обратиться к специалисту, чтобы узнать ее стоимость. Каждая ведомость составляется и оплачивается индивидуально, в зависимости от объема работы, площади помещения и других условий проведения осмотра.

Для того чтоб верно и без заморочек учитывать расходы на ремонт ОС, необходимо его верно оформить. А конкретно: составить дефектную ведомость.

Дефектная ведомость - это акт зрительного осмотра объекта, подлежащего ремонту. Унифицированной формы нет, потому ее нужно создать самим и приложить к учетной политике. Так как у организации могут быть различные группы ОС, допустимо и даже лучше оформлять различные формы дефектных ведомостей. Для автомобилей - одна, для оргтехники - другая, для недвижимости - 3-я.

Дефектная ведомость формируется комиссией, в которую должны заходить представители бухгалтерии, эксплуатирующего подразделения и ремонтного подразделения или подрядчика, которому мы собираемся поручить ремонт.

Дефектная ведомость должна ответить на три вопроса:

Что мы осматриваем и собираемся чинить. Другими словами мы должны идентифицировать объект, обрисовать его. Бухгалтер пишет инвентарный номер, данные технической документации (ПТС, кадастровый номер, номер технического паспорта);
- почему объект просит ремонта. Другими словами, какие проблемы уже появились либо могут показаться, если вовремя не поменять какие-то детали. И тут главная роль принадлежит представителям эксплуатирующего подразделения. Только они могут знать те технические регламенты, которые требуют от нас делать планово-предупредительные ремонты раз в год, раз в полгода, каждые 2 месяца. Только они могут верно обрисовать аварийную ситуацию и сущность поломки;
- что необходимо сделать, чтоб привести объект в рабочее состояние. Другими словами само описание ремонта: какие детали необходимо приобрести, какие работы выполнить. Тут «ответчик» - главный подрядчик либо работник ремонтного цеха. Он произнесет, что поменять, что выкрасить, что привинтить.

Дефектную ведомость подпишет комиссия, а утвердит или управляющий, или уполномоченное лицо. К примеру, по автомобилям это может быть заведующий гаражом, по помещениям - административный директор, по производственному оборудованию - главный инженер. Дефектную ведомость нужно составлять совместно с исполнителем ремонтных работ. Тогда схожих ситуаций, вероятнее всего, не возникнет. Но уж если так случилось, лицо, сдавшее ОС в ремонт, должно написать служебную записку о том, что еще нужно сделать дополнительно. Записка должна быть утверждена этим же лицом, что и дефектная ведомость. Это означает, что уполномоченное лицо санкционировало надлежащие расходы.

Итак, дефектная ведомость нужна нам по трем причинам.

1-ая причина - хозяйственная. Мы говорим о том, что случилось с объектом и почему он просит ремонта. А позже смотрим на ситуацию с позиции недопущения схожих издержек в дальнейшем: что нужно сделать, чтоб больше по этой причине объект не ломался.

2-ая причина - это налогообложение. Нам необходимо обосновать экономическую оправданность ремонта. Так как, если мы красим потолки дважды в год, налоговый инспектор может сказать: «А не очень ли нередко? Может быть, этого не нужно делать по пару раз в год?». А бухгалтер просто не сумеет ответить на этот вопрос, так как не знает, для чего красить потолки так нередко. А для того чтоб обосновать налоговому инспектору, что расходы экономически оправданны, бухгалтер предъявляет дефектную ведомость, составленную при участии технических профессионалов, где прямо написано, для чего мы эти потолки так нередко красим.

И 3-я причина - дефектная ведомость помогает найти, с чем мы имеем дело: с ремонтом либо модернизацией (реконструкцией). Дело в том, что очень нередко ремонт и модернизацию делят по стоимостному аспекту. Если недешево, то модернизация, если недорого, означает, ремонт. Для этого варианта я специально храню и всегда цитирую Письмо Минфина N 03-03-06/1/289. В нем говорится, что не цена работ принципиальна для того, чтоб найти, ремонт у нас либо модернизация. Для целей налогового учета это определяется их содержанием.

1. Зачем нужна дефектная ведомость

Документ является обоснованием расходов предприятия на ремонт строения - это сводная таблица ремонтов, изъянов, служит для определения объёмов ремонта. Содержит объемы, список изъянов, выводы и советы по устранению. Является главным документом для обоснования сметы расходов (учитывается сметчиком при составлении локальных смет). Советуем использовать как документ первичного учета в бухгалтерской отчетности.

2. Чем отличается дефектная ведомость от дефектного акта

Почти всегда актом утверждается ведомость в виде приложения. Акт (протокол) в отличие от ведомости составляется своими работниками назначенными управляющим и по этой причине более комфортен для внутреннего документа оборота. Совместно документы числятся отчетом комиссии о произведенном обследовании строения.

3. Как составить дефектную ведомость – акт

Стандартной формы документов нет. Можно составить без помощи других в составе комиссии в случайной табличной форме с учетом унифицированных форм первичной отчетности (фирменный бланк, реквизиты и т. д.). Особенной квалификации работников не требуется – в этом случае если речи идет о видимых, тривиальных недостатках (маленькие трещинкы, сколы), также подмены окон, дверей, покрытий. В других случаях ведомость составляют спец организации по подготовке проектно - сметной документации. В состав работ советуем включить зрительный осмотр и обследование при помощи измерительных устройств.

Дефектная ведомость: образец скачать бесплатно вы можете из этой статьи. Унифицированные формы ведомости только отраслевые, поэтому ваш бланк может отличаться. Однако есть обязательные реквизиты дефектной ведомости, которые гарантированно подтверждают расходы для налогового учета.

Читайте в статье:

Дефектная ведомость – это неунифицированный внутренний первичный документ, применяемый при необходимости ремонта зданий, сооружений, оборудования и прочих объектов, в том числе относящихся к основным средствам.

Как составить дефектную ведомость

Дефектная ведомость составляется отдельно на каждый инвентарный объект. Под инвентарным объектом понимают укомплектованное основное средство, пригодное к использованию по назначению. Это может быть:

• оборудование со всеми принадлежностями – например, станок;
• единая конструкция из нескольких предметов – например, теплица;
• несколько разных предметов, которые можно эксплуатировать по назначению только вместе – например, речное или морское судно.

Пример
Под инвентарным объектом «автомобиль» понимается сама машина, а также комплект инструментов для ее ремонта и запасное колесо, включая все части колеса (камера, покрышка и т.д.).

Форма дефектной ведомости содержит список неисправностей или повреждений объекта, а также их детальное описание и выводы о необходимости текущего или капитального ремонта. Унифицированные формы такого документа существуют только для некоторых отраслей экономики. Так, для портового оборудования форма дефектной ведомости утверждена постановлением Минтранса России от 09.01.2004 № 2. Она выглядит так:

А пример дефектной ведомости для трубопроводов ТЭЦ такой:

Дефектная ведомость: бланк

Фирмам и предпринимателям из тех сфер экономики, для которых унифицированные дефектные ведомости не установлены, приходится разрабатывать эти бланки самостоятельно и утверждать их приказом руководителя в качестве приложения к учетной политике. Такие бланки должны содержать обязательные данные «первички», а также специальные реквизиты для описания неисправностей и подтверждения необходимости ремонта. Перечень реквизитов дефектной ведомости смотрите в таблице.

Составляет и подписывает дефектную ведомость специальная комиссия. В ее составе должны быть сотрудники фирмы или предпринимателя:

• сотрудник, работающий на неисправном оборудовании;
• материально-ответственный сотрудник;
• бухгалтер.

Кроме сотрудников, в состав комиссии желательно включить специалистов, которые будут устранять неисправности объекта. Это поможет детальнее обследовать неисправный объект и отразить в дефектной ведомости более полную информацию о неполадках и способах их исправления. Подписи членов комиссии должны сопровождаться расшифровками.

Дефектная ведомость подтверждает расходы

Чтобы подтвердить расходы на ремонт основного средства, особенно для целей налогообложения, нужно:

• обосновать, что это не модернизация, реконструкция или иное действие, изменяющее первоначальную стоимость основного средства;
• подтвердить обоснованность расходов на ремонт.

Судебная практика свидетельствует: дефектная ведомость, содержащая все реквизиты «первички», позволяет подтвердить расходы на ремонт, а при ее отсутствии налоговики считают такие затраты необоснованными. Однако подтвердить расходы можно и иным аналогичным документом. Например, актом о выявленных дефектах оборудования по унифицированной форме ОС-16 или актом о выявленных неисправностях основного средства. Это допускается в тех отраслях экономики, для которых унифицированной формы дефектной ведомости не разработаны.

Прекращает использоваться по причине износа (морального или физического), не подлежит ремонту и восстановлению и не приносит компании экономическую выгоду – его необходимо списать . При этом стоит учитывать, что полное начисление амортизации не является основанием для списания основного средства с баланса. Если с ОС все в порядке, и оно продолжает использоваться, его продолжают учитывать в бухучете.

Процедура списания основного средства на первый взгляд не кажется сложной, однако она должна быть правильно оформлена всеми необходимыми документами. Одним из документов, необходимым для списания основных средств является акт выявленных дефектов (образец вы найдете ниже), однако давайте разберемся по порядку.

Установлением причин списания объекта основных средств должна заниматься специально созданная комиссия, которая назначается приказом руководителя организации. Именно комиссия будет проводить проверку и заполнять акт о выявленных дефектах оборудования. В состав комиссии должны быть включены главный бухгалтер и работники, на которых возложена ответственность за сохранность объектов основных средств. Комиссия, в частности, обязана:

• осмотреть объекты, подлежащие ликвидации;
• установить причины ликвидации объекта (ухудшены эксплуатационные характеристики, устаревание ОС и нерентабельность его дальнейшего использования и др.);
• если выбытие объекта происходит преждевременно, то определить работников, которые должны нести ответственность за преждевременное списание, вынести рекомендации по устранению подобных ошибок в деятельности;
• определить, возможно ли дальнейшее использование отдельных частей или материалов ОС, оценить их;
• оформить все необходимые документы по списанию оборудования.

Акт дефектации оборудования будет являться объяснением, почему оборудование подлежит списанию, будет являться доказательством обоснованного, а не фиктивного списания, с точки зрения экспертной комиссии. Кроме того, информация, полученная во время составления акта, поможет проанализировать допущенные ошибки (если таковые имели место быть), устранить причины, которые вызвали или могли вызвать преждевременное выбытие основного средства.

Акт дефектовки (образец)

Компания имеет право самостоятельно разработать необходимые формы документов, в том числе для оформления списания основного средства. Используемые документы должны быть закреплены в учетной политике организации. Акт дефектовки компания может разработать «с нуля» или использовать в качестве образца унифицированные формы документов.

Какую информацию целесообразно включить в акт дефектации?

• Полное наименование компании, структурного подразделения, за которым закреплено основное средство, подлежащее списанию;
• Полный состав комиссии, с указанием должностей, ФИО;
• Подробная информация об объектах, подлежащих списанию (наименования, заводские номера, годы выпуска, плановый срок использования, стоимость и т.д.);
• Информация о том, что основное средство в дальнейшем не может использоваться;
• Подробное описание дефектов , которые были обнаружены, установленные неисправности, по причине которых ОС подлежит списанию;
• Заключение комиссии экспертов, подтверждающее нерентабельность дальнейшего использования ОС, подлежавших списанию, нецелесообразность дальнейшего ремонта.

Документ подписывают все члены экспертной комиссии. Ниже вы можете ознакомиться с образцом заполнения организацией акта дефектации, разработанной по самостоятельной форме.

На строительных предприятиях, в тяжёлом машиностроении и ряде других компаний установлен порядок документирования износа механического оборудования, каркасных сооружений, вычислительной и оргтехники. При поломке составляется дефектная ведомость, содержащая техническую информацию о найденных недочётах, способы ремонта и примерную стоимость восстановления первоначальных характеристик объекта.

Структура ведомости не регламентирована на государственном уровне. Образцы её заполнения (как и ) находятся в открытом доступе и ежегодно обновляются с учётом потребностей конкретной отрасли.

Когда составляется дефектная ведомость?

Данный документ является разновидностью заключения о состоянии оборудования и оформляется экспертом-оценщиком. Составитель дефектной ведомости несёт материальную и уголовную ответственность за ущерб, понесённый в результате поломки, и несчастные случаи при эксплуатации объекта, если причиной стало несоответствие характеристик, описанных в ведомости, реальным особенностям ремонтируемого объекта. Для списания оборудования по причине износа не требуется нотариального заверения и печати организации, проводившей экспертизу, но обязательна подпись ответственного лица.

Основания для составления дефектной ведомости делятся на три категории:

1. Хозяйственные . Альтернатива инвентаризации, позволяющая как зафиксировать действительные поломки, так и отразить степень износа работоспособных объектов. Используется для массового списания оборудования на ремонт и профилактические мероприятия (замена критически важных элементов конструкции для предотвращения поломки). К этой же категории относится списание морально устаревшего имущества при модернизации.
2. Налоговые . Применяется при обращении в антикризисные агентства для оценки рентабельности производства по уровню амортизационных расходов. При упрощённой системе налогообложения со ставкой 15% по разнице доходов и расходов необходима подача налоговой декларации с документами, обосновывающими все траты за отчётный период. Дефектная ведомость подтверждает факт списания имущества компании на замену или ремонт и фиксирует сумму расходов.
3. Уточняющие . Помимо описи дефектов, в состав документа часто включают описание методов ремонта, перечень необходимых запчастей и комментарий эксперта в свободной форме. Если при устранении дефектов данных ведомости окажется недостаточно, ремонтная организация вправе запросить документ повторно с указанием спорных моментов. Бланки дефектных ведомостей уточняющего типа популярны в строительстве, когда способ ремонта не определяется видом поломки однозначно.

В отличие от описи имущества при инвентаризации, перечень объектов дефектовочной ведомости не содержит исправной техники (за исключением морально устаревшей и оборудования, требующего регулярных профилактических работ).

Важно: для дефектной ведомости обязательно наличие хотя бы одного ремонтируемого объекта. Если все элементы перечня подлежат полной замене и утилизации, оформляется акт списания.

Особенности составления ведомости дефектов

Структура документа списания на ремонт зависит от вида поломки и сферы деятельности компании. Стандартный бланк включает:

• Шапка. Запись начинается со слова «Утверждаю» и содержит кратное юридическое наименование организации, ФИО и должность руководителя или ответственного лица, а при утверждении сотрудником – номер доверенности.
• Заголовок. Включает наименование документа и внутренний код. Пример: «Дефектная ведомость №12/3 по ремонту транспортного средства».
• Место составления документа (с точностью до населённого пункта) и дату экспертизы.
• Табличную часть. Если дефектная ведомость составляется для одного объекта, в заголовке таблицы указываются наименование, инвентарный номер и владелец (при ремонте автомобиля), а перечь включает неисправные элементы с комментариями. Последняя колонка таблицы отводится под срок устранения неисправности. Для ведомости на группу объектов каждому из них соответствует одна запись таблицы, а колонки обязательно включают количество и единицу измерения. Методы ремонта, рекомендуемые запчасти и комментарии эксперта-оценщика могут указываться в таблице напротив соответствующей неисправности/детали или в нижней части документа перед блоком подписей.

Важно: в дефектовочной ведомости указывается не предполагаемая дата ремонта, а крайний срок возврата объекта в эксплуатацию.

• Подвал. Содержит информацию об ответственных лицах, таких как члены экспертной комиссии. Указываются ФИО полностью, должность и ставится подпись с расшифровкой. Для отделения от блока комментариев подвал начинают словами «Составили» или «С дефектной ведомостью ознакомились».

При ремонте транспортной техники указываются имя владельца, тип (легковой автомобиль, автобус, строительный погрузчик и т.д.), модель, сроки эксплуатации и госномер (при наличии). Дефектовочная ведомость по объекту недвижимости должна содержать либо точный адрес, либо кадастровый номер.

Бланк дефектной ведомости

Дефектовочная ведомость - образцы

Подводим итоги

Оформление дефектных ведомостей упрощает бухгалтерский учёт на технических предприятиях и структурирует расходы на ремонт. Сочетание финансовой и технической информации в одном документе удобно при анализе амортизационной стоимости оборудования и инженерных сооружений.

Комплексная оценка дефектовочных ведомостей позволяет выявить неэффективное оборудование для замены и повышения рентабельности производства. Этот вид списания популярен для строительных сооружений и автомобильных запчастей. Кроме физических дефектов, документ может применяться при ремонте офисной техники. Дефектная ведомость не имеет официального стандарта и может заполняться в свободной форме.