Работа с перечнем типовых управленческих документов. Перечень сроков хранения документов, утвержденный росархивом

О бязательная часть процесса составления номенклатуры дел - определение сроков хранения документов. В основном сроки устанавливаются по специальным перечням, которые обязательны для использования организациями всех форм собственности и видов деятельности. Когда эти объемные нормативные документы попадают в руки сотрудникам, которые будут заниматься номенклатурой своего подразделения, у службы ДОУ начинаются сложности. Увидев таблицу с тысячей строк, люди теряются и не знают, как с ней работать, воображая, что придется проштудировать каждую из статей. И здесь важно не упустить момент и грамотно объяснить коллегам, как работать с перечнями. Это будет залогом получения более или менее корректно установленных сроков хранения для дел подразделения. Как сориентироваться в перечнях документов со сроками хранения? Как объяснить коллегам, что не нужно читать каждый из них ­постатейно? Ответы на эти вопросы мы и дадим в статье.

Номенклатуру дел структурных подразделений должны разрабатывать в подразделениях под руководством службы ДОУ. Как бы ни было велико желание руководителей отделов переложить эту работу целиком на Ваши плечи, соглашаться на это нельзя. Главная причина: даже самый квалифицированный сотрудник службы ДОУ, проработавший в компании не один год, не сможет полностью перечислить все документы, образующиеся в деятельности подразделения, и самостоятельно определить их ценность для компании. В идеале, служба ДОУ должна:

• обеспечить подразделения методикой выполнения этой работы и консультировать в особо сложных случаях,
• проверить результаты составления номенклатуры дел подразделения.

Где установлены сроки хранения документов?

На сегодняшний день сроки хранения определяются согласно:

Большинство коммерческих организаций пользуются этими типовыми перечнями, не подпадая под и .

Акционерные общества пользуются еще Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ (утв. постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс). Но и это положение в отношении многих документов в конечном счете приводит пользователя к ПТУД, ­например, как в статье 2.1.5 «Внутренние документы общества» .

Структура перечней и навигация

Самое главное, что стоит донести до коллег: перечни документов - это не одна сплошная таблица из тысячи строк. В каждом из них есть, во-первых, оглавление, во-вторых, тематические разделы, в-третьих, предметный указатель. Это существенно упрощает восприятие и сужает круг поиска нужного документа.

Рассмотрим ПТУД , с которым работает большинство организаций. Он начинается с раздела «Общие положения», который, конечно, многие пропустят, не читая. А зря, ведь здесь описываются:

• тематические разделы документа (всего 12, прочитав их внимательно, сразу понимаешь в каких разделах в первую очередь искать документы конкретного подразделения, например, отделу кадров нужно начинать с раздела 8, который «содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении»);
• графы таблицы , прочитав их описание, человек понимает, что:
  • в графе 2 «Вид документа» на самом деле не обязательно указывается его конкретное наименование, здесь дается обобщенное обозначение категории документов (например, связанных с решением какого-то вопроса);
  • а срок в графе 3:
    • един для всех документов статьи независимо от формы представления (бумажной или электронной);
    • исчисляется не с даты издания / регистрации документа, а «с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством», т.е. когда с документом закончили работу и подшили его в дело;
    • если в скобках есть сноска, то она может корректировать срок так, как описано в ее расшифровке в графе 4 «Примечание».

Пример 1

Как понимать содержание граф основной таблицы ПТУД

Свернуть Показать

Пример 2

Фрагмент «Указателя видов документов» в ПТУД

Свернуть Показать

Основная часть ПТУД представляет собой таблицу, в строках которой перечислены документы и сроки их хранения, зачастую с различными оговорками (они фигурируют в колонке «Примечание»). Завершает ПТУД . Здесь не только в алфавитном порядке перечислены все виды включенных в печень документов, но и их разновидности со ссылками на статьи (см. пометку «2» в Примере 2). Бывает, что один вид документа присутствует в разных статьях и даже разных разделах (т.е. сферах применения), и только ознакомившись со всеми вариантами, можно ­выбрать самый подходящий для вашего случая (см. пометку «1» в Примере 2).

Теперь прокомментрируем, как понимать те сроки, которые указаны в графе 3 , - они не так просты, как кажутся:

• здесь указан не жесткий, а минимально необходимый срок хранения, т.е. организация по своему усмотрению может его увеличить;
• а если здесь фигурирует постоянный срок хранения («Пост.»), то для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, это означает на самом деле срок хранения «не менее 10 лет» - и эта ценнейшая оговорка запрятана в сноску <*> ниже основной таблицы. Еще более сократить срок может ­ликвидация организации, т.к. далее документы некому будет хранить;
• если вы видите, например, «5 л. ЭПК», то минимум через 5 лет хранения необходимо будет проводить экспертизу ценности силами экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), чтобы часть наиболее ценных для организации документов хранить и далее (вплоть до постоянного срока хранения), а часть можно было уничтожить. Аналогично стоит понимать «5 л. ЭК» и «5 л. ЦЭК» - просто комиссии могут быть разными;
• срок «До минования надобности» не может быть менее 1 года.

Все это следует из текста сносок и списка сокращений ПТУД.

Перечень научно-технических документов (ПНТД ) будет необходим организациям, занимающимся научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельностью. Документ открывают подробные «Указания по применению перечня», в которых также объясняется его структура (содержит 13 разделов). Завершает перечень предметный указатель.

Его принципиальным отличием от ПТУД является установление для одной категории документов (в одной строке) разных сроков хранения в зависимости от «способа их использования» в организации:

• если она их разрабатывает, то см. срок в графе 4,
• если только согласует / утверждает - в графе 3,
• если является заказчиком на их разработку - в графе 5,
• если эксплуатирует объекты, в них описанные, но не является заказчиком - в графе 6.

Итак, использование перечней с указанием сроков хранения документов должно быть осознанным. В равной степени вредно и сплошь читать их сверху вниз, и бездумно пользоваться автоматическим поиском по тексту.

Два варианта работы с ПТУД

Алгоритм использования перечней документов с указанием сроков хранения разберем на примере ПТУД, с которым работает большинство наших читателей. Это можно делать двумя способами:

• способ № 1 - сначала использовать предметный указатель , где виды документов перечислены по алфавиту (а внутри могут быть указаны их «подвиды» - см. отметку «2» в Примере 2). Проиллюстрируем ­применение этого способа в Примере 3;
• способ № 2 - сначала найти в перечне раздел, соответствующий вашему структурному подразделению . Напомним: список разделов приведен в самом начале в «Общих положениях». Далее в основной таблице выбранного раздела (см. Пример 1) просматриваем строки графы 2, где перечислены категории документов от более к менее важным. Среди них нужно найти наиболее подходящую для вашего дела. См. Пример 4.

Пример 3

При определении срока хранения начинаем поиск с предметного указателя ПТУД (на примере протоколов оперативных совещаний у генерального директора)

Свернуть Показать

Давайте определим срок хранения для протоколов оперативных совещаний, еженедельно проходящих у генерального директора.

Шаг 1. Найдем в «Указателе видов документов» «ПРОТОКОЛЫ» (этот фрагмент ПТУД см. в Примере 2).

Шаг 2. Среди представленных разновидностей протоколов нам более всего подходит вариант «заседаний, совещаний» (отметка «3» там же). Напротив «заседаний, совещаний» указан номер статьи, в которой содержится их срок хранения - 18. Перейдем в нее:

Шаг 3. В статье 18 мы видим пункт е) «совещание у руководителя организации (2)». Но мы видим здесь сноску «(2)» и смотрим ее расшифровку в графе «Примечание» - протоколы именно оперативных совещаний хранятся в течение 5 лет, после чего проходят экспертизу ценности и либо уничтожаются, либо хранятся еще некоторое время по решению экспертной комиссии (об этом говорит отметка «ЭПК»).

Таким образом, в номенклатуру дел для дела «Протоколы оперативных совещаний генерального директора» вписываем срок хранения «5 лет ЭПК, ст. 18 е)» по ПТУД.

Пример 4

При определении срока хранения документов / материалов, которых нет в «Указателе видов документов» ПТУД

Свернуть Показать

Теперь наша задача - определить срок хранения для статей, написанных пресс-службой для размещения на сайте компании и утвержденных генеральным директором. Предметный указатель не ­содержит такого вида документа / материалов. Мы можем действовать следующим образом:

Шаг 1. Открываем «Общие положения» ПТУД и читаем, что раздел 6 включает в себя документы об информационном обслуживании деятельности организаций.

Шаг 2. Переходим в раздел 6 основной таблицы и изучаем виды документов, представленные в нем.

Шаг 3. Находим статью 553 «Документы (информации, сведения, сводки, отчеты, справки) об основной (профильной) деятельности организации, подготовленные для размещения на Интернет-сайте». Очевидно, что статьи нашей пресс-службы подходят под эту категорию. Тогда срок их хранения - «5 лет ЭПК», т.е. после 5 лет хранения в результате экспертизы ценности они могут быть уничтожены либо храниться далее.

Таким образом, срок хранения статей, подготовленных пресс-службой для размещения на сайте и утвержденных генеральным директором - 5 лет (ЭПК) по ст. 553 ПТУД.

Очевидно, что, практикуя оба описанных подхода, установить сроки хранения документов подразделения несложно. Но и на этом пути не обошлось без подводных камней. Проводя инструктаж коллег по ­пользованию перечнями, нужно проговорить два нюанса.

Нельзя бездумно пользоваться поиском. Перечень будет использоваться, скорее всего, в электронном виде, казалось бы: открываем поисковую строку, нажав «Ctrl+F», и вписываем в нее ключевой фрагмент названия документа или дела. Находим его, устанавливаем срок хранения и ­переносим в номенклатуру. Дело сделано?

Действительно, такой поиск по тексту перечней может быть быстрым. Но, используя его, обязательно нужно уточнять, к какому разделу принадлежит найденная строка таблицы. А лучше оценить все найденные компьютером строки, в которых содержится искомый фрагмент, т.е. не всегда можно останавливаться на первом попавшемся варианте.

Пример 5

Свернуть Показать

Работнику диспетчерской службы энергоснабжающего предприятия нужно установить срок хранения оперативного журнала. Нет ничего проще: в ПТУД есть статья 843 «Журналы диспетчерские». Хранить их предписывается 3 года. Только вот относится она к разделу 10.3 «Транспортное обслуживание, внутренняя связь», потому к журналам диспетчера, принимающего информацию о локальных отключениях электричества, никакого отношения не имеет!

Здесь следует воспользоваться ПТУД, в статье 1107 которого в разделе 8.1 «Организация производства» устанавливается срок хранения для «Журналов диспетчерских оперативных записей, рапортов начальников смен, инженеров и мастеров», равный 1 году в эксплуатационных организациях.

В Примере 5 речь идет о неточности в сторону увеличения срока хранения, что не так чревато, как если бы по ошибке и невнимательности срок хранения документа был бы уменьшен.

Еще один аргумент в пользу того, что заниматься номенклатурой дел подразделения должны его сотрудники (и это обязательно нужно до них донести) - несоответствие наименований документов в перечнях и в каждой конкретной организации , поэтому нужно оценивать смысл (!)написанного в перечне и сопоставлять с имеющимися у вас документами.

Ведь перечни универсальны, и формулировки максимально обобщены, чтобы все организации смогли «узнать в них» свои документы. Далеко не все дела в производственной и управленческой деятельности предприятий называются так однозначно (скажем, вместо «Трудовые договоры» ­некоторые почему-то используют слова «контракты» и «соглашения»).

Пример 6

Свернуть Показать

Приведем в качестве примера статью 753 ПТУД «Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье), оборудовании, продукции». Если в компании нет документов с такими наименованиями, то это не означает, что нет документов с такой функцией, и в номенклатуре дел вполне может фигурировать позиция «Сводные годовые заявки на ТМЦ для обеспечения потребностей структурных подразделений». Очевидно, что работник отдела снабжения скорее узнает в обобщенно сформулированной статье перечня «свой документ», чем ­делопроизводитель.

Несмотря на то что работа с перечнями документов совсем не так сложна и кропотлива, какой кажется на первый взгляд, проверять за работниками отделов нужно. Настоятельно рекомендуется специалисту службы ДОУ, ответственному за составление сводной номенклатуры дел организации, пройтись по каждому делу и проверить указанный в графе 4 номер статьи перечня. Ошибки найдутся обязательно, и исправлять придется много - это неизбежность. Но уменьшить количество ошибок и взятых «с потолка» сроков и статей поможет внятное объяснение ­коллегам принципов работы с перечнями документов.

См. ответы на вопросы «К какой категории относятся приказы об увеличении нагрузки тренера-преподавателя и о распределении дополнительной учебной нагрузки на нового сотрудника? », «Какие документы-основания для подготовки постановления / распоряжения должны передаваться в архив на постоянное хранение? » на нашем сайте

Как разработать номенклатуру дел ИТ-подразделения? Как в холдинге ограничиться составлением номенклатур дел структурных подразделений без их слияния в сводную? Ответы читайте в статье «Разработка номенклатуры дел: трудные и особенные случаи »

Чем и как пользоваться (на примерах) при определении сроков хранения научно-технических документов объяснила начальник отдела комплектования госархива в статье «

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (Приложение к приказу Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. № 558)

образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения

Приложение
к приказу Министерства культуры
Российской Федерации
от 25 августа 2010 г. № 558

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

б) в других организациях

До замены новыми

а) по месту разработки и/или утверждения

б) в других организациях

До замены новыми

Пост. ** (1)

(1) Присланные для сведения – до минования надобности

Соглашения генеральные, межрегиональные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные соглашения

Переписка о ходе заключения коллективных договоров

Документы (протоколы, анализы, справки, акты, отчеты) о проверке выполнения условий коллективного договора

Переписка о проверке выполнения условий коллективного договора

Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника

Документы (решения, перечень разногласий, предложения, информации) по забастовочному движению

Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или рабочую неделю

5 л. (1) ЭПК

Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров

Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени

(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.

Документы (акты, сообщения, информации, докладные, служебные записки, справки, переписка) о соблюдении дисциплины труда

7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

Типовые нормативы по труду:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены новыми

Нормы выработки и расценок (1):

(1) Временные нормы выработки и расценок – 3 г. после замены новыми

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены новыми

Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок

Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До минования надобности

Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок

Тарификационные ведомости (списки)

Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда, форм денежного содержания

Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы

Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий

Переписка об оплате работы в праздничные дни, дни отдыха и за сверхурочные работы

Утвержденные разряды (уровни) оплаты труда, выплаты денежного содержания по должностям работников:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены новыми

Документы (протоколы, акты, справки, сведения) об оплате труда, выплате денежного содержания и начислении стажа работы лицам, замещающим государственные должности

Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников

Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения

7.3. Охрана труда

Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда

45 л. (1) ЭПК

(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.

Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

Комплексные планы улучшения условий и охраны труда

Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда , санитарно-оздоровительных мероприятий

Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности

Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности

Планы мероприятий по улучшению условий труда работников

Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда

Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков

Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены новым

Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены новым

Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда

Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов

Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий

Правила по охране труда работающих инвалидов:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены новыми

Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда

Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций

Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

До замены новыми

Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены новыми

Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

Договоры страхования работников от несчастных случаев

(1) После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 л.

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности

Протоколы аттестации по технике безопасности

а) профилактических работ по технике безопасности

Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности

Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев

5 л. (1) ЭПК

(1) Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами – пост. **

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

До замены новыми

Анкеты обследования условий труда работников

8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

Делопроизводственные процессы любого учреждения создают огромный массив документов. Многие из них предназначены для разового использования и не отличаются большой ценностью. Чтобы систематизировать работу и определить, какие документы и как долго стоит хранить, архивные организации разрабатывают типовые перечни, определяющие сроки хранения служебной документации.

Из статьи вы узнаете:

Перечень типовых управленческих архивных документов: действующая редакция

Перечень типовых документов по сути является систематизированным списком служебных бумаг предприятий и учреждений, который содержит нормативные инструкции о сроках их хранения. Такие списки лежат в основе Архивного фонда государства, т.к. с их помощью можно систематизировать огромный массив документации.

Перечень типовых документов с указанием сроков хранения выполняет следующие функции:

• выделяет из общего массива документы с постоянным сроком хранения;
• определяет продолжительность хранения большинства категорий официальных бумаг;
• унифицирует сроки хранения однородной документации;
• способствует оперативному отбору необходимых бумаг и уничтожению не несущих особой ценности.

В зависимости от значимости информации сроки могут варьироваться:

• кратковременные (менее десяти лет: 1, 3 или 5 лет);
• долговременные (более десяти лет: 10, 30, 75 лет).

Кроме того, существуют служебные акты, которые необходимо хранить постоянно или же не хранить совсем.

Постоянные изменения в сфере делопроизводства приводят к тому, что утвержденные типовые перечни приходится время от времени пересматривать. Это обусловлено происходящими политическими и экономическими переменами.

В настоящее время существует 2 вида перечней:

1. с указанием срока хранения;
2. постоянного хранения.

Подобные списки могут быть типовыми, т.е. подходить для всех организаций, или ведомственными. Первые издает Федеральная архивная служба. Они служат обязательными нормативными актами для всех учреждений, действующих на территории Российской Федерации. Вторые - разрабатываются федеральными ведомствами для применения в отдельных сферах деятельности. После разработки и утверждения на уровне ведомства они согласовываются с Федеральной архивной службой.

Среди нормативных актов, регламентирующих продолжительность хранения, можно выделить акты, применяемые коммерческими и некоммерческими организациями, банками, МЧС и МВД, федеральными судами и прокуратурой, предприятиями научно-технической и производственной отрасли.

Наиболее востребованным является «Перечень типовых управленческих архивных документов , образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Его последняя редакция (от 1 февраля 2016 года) утверждена Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 и зарегистрирована в Минюсте России под номером N 18380 08.09.2010.

Для каких организаций перечень хранения документов обязателен?

Перечень типовых управленческих документов - важный нормативный акт, который обязателен для применения всеми административными органами и учреждениями РФ. Он обладает официальным статусом и должен использоваться во всех организациях вне зависимости от их формы собственности и статуса.

Для государственных структур и местных административные органов наиболее значимыми являются разделы, устанавливающие постоянный срок хранения для некоторых бумаг, передаваемых в государственные и муниципальные архивы. Их виды и категории четко определены, и это делает незаконным их уничтожение.

Коммерческие компании, напротив, не передают дела в городские и муниципальные архивы. Для них сфера влияния нормативного акта распространяется на некоторую наиболее значимую документацию, образовавшуюся в ходе коммерческой деятельности. Соблюдать срок и порядок их хранения входит в обязанности таких компаний.

Перечень не просто регламентирует продолжительность нахождения дела в архиве, но и определяет ответственность за обеспечение сохранности. Он может уточнять порядок ведения архива: например, для некоторых бумаг постоянного хранения определено, что организация может передать их в архив только после 10 лет пребывания в компании. До этого момента фирма обязана самостоятельно предоставлять их регулирующим и контролирующим органам по запросу.

Существуют официальные бумаги, которые должны храниться постоянно, до момента ликвидации учреждения. К ним относятся уставная и определяющая форму собственности документация, локальные нормативные акты, а также договоры аренды.

Все группы документации в разделах и подразделах расположены в логической последовательности в соответствии со значимостью вопросов. Статьи имеют сквозную нумерацию. Список имеет четыре графы: номера статей, обобщенное наименование вида документации, продолжительность хранения, примечания.

Как использовать перечень документов с указанием сроков хранения при разработке номенклатуры дел?

Перечень типовых управленческих архивных документов является нормативной базой для формирования номенклатуры дел предприятия.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел, включенных в делопроизводственные процессы учреждения и имеющих установленную форму. В ней указывают сроки их хранения и закрепляют правила индексации. Для разработки номенклатуры также используются:

«Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Росархива N 68 от 27.11.2000).

Названия категорий документации и обобщенные наименования служебных бумаг должны соответствовать Перечню. Сроки хранения документов, указанные в нем, также должны соблюдаться. Если номенклатура дел согласована экспертно-проверочной комиссией, а некоторые ее положения соответствуют утвержденному списку типовой документации, необходимость ее пересмотра и повторного согласования определяется представителем государственного или муниципального архива.

В соответствие с Перечнем необходимо привести и итоговую запись о количестве и категориях заведенных за год дел, а также описи документации, предназначенной для уничтожения. Если в действующую номенклатуру необходимо внести изменения, сделать это можно, указав в графе «Примечания» актуальный срок со ссылкой на соответствующую статью Перечня.

Сроки хранения документов по номенклатуре дел имеют разную продолжительность и устанавливаются специальными перечнями. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы придется хранить в компании постоянно, а от каких периодически можно избавляться.

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы. В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

• подразделение организационных вопросов (канцелярия);
• кадровое подразделение;
• департамент труда и заработной платы;
• отдел экономического планирования, статистики и финансов;
• департамент бухгалтерского учета и отчетности;
• департамент налогового учета и декларирования;
• отдел охраны труда;
• производственно-технический отдел (ПТО);
• другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 558. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Ответы на свои вопросы Мария нашла на нашем сайте.

Например:

• о виде и содержании штатного расписания можно узнать из материала «Унифицированная форма № Т-3 — штатное расписание (бланк)» ;
• о сроках утверждения графика отпусков и наказании за его отсутствие говорится в статье «Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков» .

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышает 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Подробнее с формой и порядком заполнения документации, связанной с зарплатными расчетами, вы можете ознакомиться на нашем сайте. Например:

• образец заполнения расчетного листка сотрудника компании доступен для просмотра в материале «Унифицированная форма № Т-51 — расчетный лист» ;
• узнать подробности об оформлении ведомости на выплату зарплаты можно из материала «Зарплатная ведомость формы Т53 (скачать бланк)» .

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 4-5 лет:

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Подробности о заполнении исправленного счета-фактуры вы можете узнать из материала «В каких случаях используется исправленный счет-фактура?» .

Практический пример заполнения корректировочного счета-фактуры содержится в статье «Образец заполнения корректировочного счета-фактуры (2017)» .

Правильно заполнить декларацию по НДС поможет статья «Какой порядок заполнения декларации по НДС (пример, инструкция, правила)» .

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Подробнее о нюансах переноса убытка см. в материале «Как и на какой срок можно осуществить перенос убытков на будущее?» .

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

С подробным перечнем унифицированных документов вы можете ознакомиться в материале «Унифицированные формы первичных документов (перечень)» .

Подробности о каждом из указанных документов описаны в отдельных статьях, размещенных на нашем сайте.

Например, о нюансах оформления товарной накладной вы можете узнать из материала «Унифицированная форма Торг-12 — бланк и образец» .

Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 2 (например, журнал выдачи инструкции по ОТ) до 10 лет (журнал регистрации вводного инструктажа). Но основная масса документации этого отдела подлежала хранению в пределах 5-летнего срока.

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 558, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.

ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.

Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».

В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.

Итоги

Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов.

Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе.

Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками (1 год, 3 года, 5 лет и т. д. — что означает различную степень их значимости), то срок хранения дела по номенклатуре устанавливается по наиболее ценной документации, то есть более длительный.

Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях. Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива.

Введение

Для помещаемых в архив документов образуется единица их хранения, как дело. Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы, создающиеся в процессе деятельности организаций, содержат информацию, ценность которой различна. Ведущую роль в определении срока хранения документов играет перечень с указанием сроков хранения. Архивные учреждения разработали типовые перечни. Они устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреждений, организаций, предприятий и отражают общие функции и вопросы их деятельности (руководство, контроль, учет, отчетность, финансирование, организация труда, снабжение и стоимость продукции). При наличии перечней сохраняется основное правило экспертизы - непосредственный просмотр и изучение каждого отдельного документа, содержащихся в деле. Только после этого прибегают к помощи перечня путем сопоставления изучаемых единиц хранения с соответствующей статьей перечня. Под статьей в перечне понимается совокупность сведений об одной или нескольких категориях документов, обозначенных одним порядковым номером. Это актуально, так как установление сроков хранения документов имеет огромную роль для истории.

Любая управленческая структура выполняет функции контроля. Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства. Контрольные действия в организации не должны носить стихийный характер, связанный с чрезвычайными ситуациями. Они должны осуществляться открыто и планомерно.

Цель: раскрыть значение перечней документов, контроля исполнения документов и поручений.

Перечни документов с указанием сроков хранения

Виды перечней

документ ведомственный контроль

Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждения, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, указания, памятки и т.д.

Из названных пособий большую популярность имеют перечни.

Перечни документов - систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на государственное хранение обязателен.

Именно перечням принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. Они являются как бы ключом к созданию конструкций Архивного фонда страны.

Комиссия вправе назначить по перечню следующие сроки хранения документов:

Кратковременные сроки хранения - менее 10 лет (например, 1 год, 3 года или 5 лет);

Долговременные сроки хранения - более 10 лет, включая постоянное хранение (например, 10 лет, 30 лет, 75 лет и т.д.);

Ряд документов не хранят - они подлежат уничтожению.

Сложившиеся к 1990 году система перечня достаточно полно выполняла свою функцию для государственных организаций.

Но уже с начала 1990 года, когда в стране поменялись политические, экономические устои и в связи с этим возникли организации иных форм собственности (организации нового типа или негосударственные организации), в систему нормативно-методических пособий по отбору документов, естественно, были привлечены и новые моменты. В большей степени они коснулись именно перечней.

Существует система перечней документов в зависимости от сроков хранения:

В данной системе традиционно различают 2 типа перечней документов:

С указанием срока хранения документов;

Подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов с указанием сроков хранения могут быть нескольких видов:

Типовыми;

Ведомственными.

Перечень типовых документов издаются Федеральной архивной службой. Они являются обязательными нормативными документами для всех учреждений, организаций и предприятий Российской Федерации. Ведомственные перечни издаются федеральными ведомствами и согласовываются Федеральной архивной службой Российской Федерации.

Перечни не распространяются на те категории документов, которые образовались до его создания, поскольку условия и круг деятельности фондообразователя изменился. Со временем перечни устаревают и должны подвергаться переработке, как правило, через 10-15 лет после введения их в действие.

Список существующих перечней с указанием сроков хранения:

- «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

- «Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения»;

- «Перечень документов органов прокуратуры Российской Федерации с указанием сроков хранения»;

- «Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»;

Справочное пособие «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующихся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ производственных кооперативов)»;

- «Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России»;

Существуют и другие перечни: ведомственные. Например:

- «Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации»;

- «Перечень документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям Российской Федерации»;

- «Перечень документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации и учреждений его системы, с указанием сроков хранения» и др.;

- «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» 1989 года, старый разработанные для наиболее массовых видов юридических лиц. Здесь стоит упомянуть:

- «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», требования которого обязательны для исполнения всеми акционерными обществами;

- «Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, со сроками хранения», который определял сроки хранения для специфической банковской документации, отменили, не введя взамен нового аналогичного документа. Поэтому кредитные организации продолжают пользоваться отмененным Перечнем, но уже в качестве справочного пособия, ведь ссылаться на него в номенклатуре дел как на нормативный документ уже нельзя.

Конечно, пользоваться готовыми перечнями документов со сроками хранения удобно. Ведь здесь в большинстве случаев указан конкретный период (1 год, 5 лет, 75 лет и т.д.) или предписан постоянный срок хранения того или иного документа. Некоторые бумаги предписывается хранить до замены новыми (например, планы-схемы эвакуации людей и ценностей в случае чрезвычайных ситуаций). Во всех этих случаях понятно, что делать с описанными документами, подшитыми в дело.

Но существуют еще:

Пометка «до минования надобности», которая позволяет организации самостоятельно определять длину жизни документа,

Отметка «ЭПК», которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях по истечении установленного срока должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.