Карточка основных средств в бюджетном учреждении. Инвентаризация основных средств: инветаризационная опись, инвентарная карточка

Периодически организации должны проводить проверку фактического наличия основных средств сведениям бухучета. Этот процесс называется инвентаризация основных средств. По окончанию проверки составляется инвентаризационная опись и инвентарная карточка ОС.

Одним из документов, оформляемых по итогам инвентаризации, является документ по форме ИНВ-1 – инвентаризационная опись основных средств.

Опись оформляют в двух экземплярах, один из которых остается у лица, несущего материальную ответственность, а второй передается в бухгалтерский отдел для формирования сличительной ведомости.

Перед проведением инвентаризации, все работники, несущие ответственность за сохранность активов, пишут расписку. Она включается в заголовочную часть бланка.

Опись печатают с вкладными листами по образцу второй страницы формы, число которых определяет руководитель организации.

Если осуществляется автоматизированная обработка сведений по учету итогов инвентаризации, форму описи выдают членам комиссии с заполненными графами с первой по девятую. Ответственный сотрудник заполняет десятую графу о фактическом наличии ценностей.

Если в ходе проверки были обнаружены ценности, не отраженные в учете, ответственные работники должны вписать в опись сведения об этих объектах. По решению комиссии по инвентаризации они должны быть оприходованы. В такой ситуации их первоначальная цена рассчитывается исходя из рыночных цен.

Инвентаризационные описи оформляются отдельного по группам ОС (непроизводственного и производственного назначения).

На ОС, которые были взяты в аренду, опись составляют в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю. Обязательно прописывают срок аренды. Один экземпляр отправляют на адрес арендодателя.

Правила заполнения инвентаризационной описи

Бланк инвентаризационной описи основных средств состоит из трех страниц.

Первая страница – это титульный лист. На нем отражаются следующие сведения:

Полное наименование организации или ее структурных подразделений;
Причины проведения инвентаризации (на основании соответствующего приказа);
Даты, когда инвентаризация начнется, и когда закончится;
Наименование объектов, которые будут проверяться;
Фамилии, имена, отчества, а также должности ответственных работников;
Если ОС числятся в аренде, в строчке «арендодатель» необходимо прописать наименование организации, владеющей объектами.

В конце листа ответственные работники ставят свои личные подписи.

Вторая страница является основной, на ней содержится таблица, имеющая следующие графы для заполнения:

Номер записи по порядку;
Наименование объекта ОС, а также его основные черты;
Номер, а также дата акта приема-передачи ОС на учет;
Год изготовления объекта;
Заводской и инвентарный номера, паспорт;
Фактическое наличие в количественном выражении;
Цена.

Каждое ОС прописывается в отдельной строчке.

После того, как все данные внесены, считается общая стоимость объектов. Она выводится в отдельную строчку.

На странице 3 все ответственные работники, а также проверяющие лица проставляют свои подписи. Этим они подтверждают, что все объекты были проверены, а сведения внесены в таблицу.

Инвентарная карточка – это документ, в котором отражается информация обо всех перемещениях основного средства. Ее оформляют в следующих ситуациях:

С объектом ОС совершается какая-либо деятельность (с начало его постановки на учет);
ОС перемещается внутри организации, переоцениваются, ремонтируется, выбывает;
Первая запись в карточке делается во время принятия к учету или во время введения в пользование.

Инвентарная карточка учета основных средств позволяет решить множество важнейших задач, таких как:

Упорядочивание сведений;
Упрощение анализа сведений по ОС – для управляющего компании и иных работников, а также для проверяющих органов;
Можно очень быстро составить статистические данные об объектах ОС.

Необходимые сведения для оформления карточки

Карточка учета ОС заводится на основании акта приема-передачи ОС. Из этого же документа в нее заносится часть информации о приобретаемом объекте. Также используются данные из сопроводительных бумаг.

Полный перечень сведений, необходимых для корректного заполнения карточки, приведен ниже:

Порядок заполнения карточки

Инвентарная карточка заполняется в следующем порядке:

Внесение необходимой информации в шапку карточки – дата оформления и номер карточки по порядку.
Бухгалтер заполняет обязательные реквизиты организации.
Определяется назначение структурного подразделения.
Указывается полное название ОС, принимаемого к учету в соответствующем порядке.
Прописывается номер амортизационной группы, к которой относится объект.
Определяется месторасположение объекта ОС.
Заполняется первый раздел – вносятся сведения об объекте на момент передачи: дата производства, сведения о вводе в пользование, срок эксплуатации, размер амортизации, остаточная стоимость (только для объектов, уже бывших в пользовании).
Заполняется второй раздел – прописываются сведения об СПИ и первоначальной стоимости (эта сведения требуются для начисления амортизации).
Заполняется раздел четыре – в нем указываются сведения о приеме объекта: реквизиты бумаги о приеме, цена объекта, а также ФИО и должность ответственного работника.
Заполняется раздел семь – прописывается краткая характеристика ОС.
Третий раздел заполняется только тогда, когда происходила переоценка объекта ОС. Указывается дата осуществления переоценки, коэффициент пересчета и восстановительная стоимость.
Пятый раздел заполняют только в случае изменения первоначальной цены имущественного объекта при модернизации, реконструкции или ликвидации.
В раздел шесть вносят информацию о расходах на ремонт основных средств.

После того, как карточка была полностью заполнена, ее подписывает работник, несущий ответственность за ее хранение и оформления. В большинстве случаев таким сотрудником является бухгалтер.

Срок хранения карточек

Инвентарные карточки являются документацией первичной отчетности. В связи с этим, по отношению к ним действуют стандартные правила. Это значит, что после выбытия объекта, они должны храниться в организации не менее пяти лет. После этого карточки можно утилизировать.

Опись карточек

Опись инвентаризационных карточек является для организаций обязательной процедурой, которую необходимо проводить раз в несколько лет. Основной целью этого является регистрация ИК.

Данная процедура поможет удостовериться в том, что все документы находятся в целости и сохранности. Регистрация в обязательном порядке должна осуществляться в полном соответствии со счетами бюджетов учета.

При выбытии объекта ОС обязательно отражаются следующие сведения:

Дата выполнения операции – год, число и месяц;
Порядковый номер по книге регистрации операций.

Особенности оформления карточек в бюджетных организациях

Существуют нюансы, которые связаны с учетом имущественных объектов в бюджетных учреждениях. Для начала, стоит определить список ситуаций, когда происходит выбытие объектов:

Происходит дарение на безвозмездной основе;
Объект стал полностью негодным для использования;
Выявлена недостача – списание осуществляется за счет работников, признанных виновными;
Списание недостачи по причине стихийных бедствий.

При выбытии должна оформляться следующая документация:

Акт о списании ОС (не составляется на транспорт);
Акт о списании сразу целой группы объектов;
Акт о списании автомобильного транспорта;
Акт списания мягкого и хозяйственного инвентаря;
Акт списания библиотечной литературы.

Основными средствами в бюджетном учете признается любое имущество, а также имущество казны РФ, субъектов РФ и муниципальных образований, предназначенное для использования в деятельности бюджетного учреждения при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд учреждения в течение более 12 месяцев, независимо от их стоимости. Группировка объектов основных средств осуществляется в соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов (ОКОФ).
При этом основные средства могут находиться:
. в эксплуатации;
. в запасе;
. на консервации;
. в аренде.
К основным средствам относятся здания, сооружения, машины, транспортные средства и другие соответствующие объекты.
Ежегодно необходимо включать в состав основных средств капитальные вложения, многолетние насаждения, в размере сумм, относящихся к принятым в эксплуатацию площадям, независимо от окончания всего комплекса работ. Кроме того, арендаторы учитывают в составе собственных основных средств законченные капитальные вложения в арендованные ими здания, сооружения, оборудование и другие объекты основных средств, если иное не предусмотрено договором аренды (например, полное возмещение капитальных вложений арендодателем).
Основные средства в бюджетной деятельности находятся в оперативном управлении бюджетных учреждений и не являются их собственностью.
Основными задачами бухгалтерского учета основных средств являются:
. правильное документальное оформление и своевременное отражение в учетных регистрах поступления основных средств, их внутреннего перемещения и выбытия;
. достоверное определение результатов от реализации и прочего выбытия основных средств;
. точное определение затрат, связанных с поддержанием основных средств в рабочем состоянии (расходы на технический осмотр и уход, на проведение всех видов ремонта), правильное исчисление и отражение в учете суммы амортизации основных средств;
. контроль над сохранностью основных средств, принятых к бухгалтерскому учету, и эффективностью их использования.
Для организации учета основных средств, отвечающего поставленным выше задачам, важное значение имеют следующие предпосылки: классификация основных средств; установление принципов оценки основных средств, установление единицы учета предметов основных средств.
Основные средства группируют по следующим признакам: видам, принадлежности, использованию.
По видам основные средства организаций подразделяются на следующие группы:
. жилые помещения;
. нежилые помещения, сооружения;
. машины и оборудование;
. транспортные средства;
. производственный и хозяйственный инвентарь;
. библиотечный фонд;
. драгоценности и ювелирные изделия;
. прочие основные средства.
Классификация основных средств по видам положена в основу их аналитического учета.
По принадлежности основные средства подразделяются:
. на объекты основных средств, принадлежащие организации на праве собственности (в том числе сданные в аренду);
. объекты основных средств, находящиеся у организации в оперативном управлении или хозяйственном ведении;
. объекты основных средств, полученные организацией в аренду.
По степени использования основные средства подразделяются на находящиеся:
. в эксплуатации;
. в запасе (резерве);
. на стадии достройки, дооборудования, реконструкции и частичной ликвидации;
. на консервации.
Оценка основных средств. Различают первоначальную, остаточную и восстановительную стоимость основных средств.
Первоначальной стоимостью основных средств признается сумма фактических вложений учреждения в приобретение, сооружение и изготовление объектов основных средств, с учетом сумм налога на добавленную стоимость, предъявленных учреждению поставщиками и подрядчиками (кроме их приобретения, сооружения и изготовления в рамках деятельности, приносящей доход, облагаемой НДС, если иное не предусмотрено налоговым законодательством Российской Федерации). Основные средства принимаются к бухгалтерскому учету по их первоначальной стоимости.
Изменение первоначальной стоимости объектов основных средств производится лишь в случаях достройки, дооборудования, реконструкции, модернизации, частичной ликвидации и переоценки объектов основных средств.
Переоценка основных средств. Учреждения проводят переоценку стоимости объектов основных средств, за исключением активов в драгоценных металлах, по состоянию на начало отчетного года путем пересчета их балансовой стоимости и начисленной суммы амортизации. Сроки и порядок переоценки устанавливаются Правительством РФ.
Результаты проведенной по состоянию на 1-е число отчетного года переоценки объектов основных средств подлежат отражению в бухгалтерском учете обособленно. Результаты переоценки не включаются в данные бухгалтерской отчетности предыдущего отчетного года и принимаются при формировании данных бухгалтерского баланса на начало отчетного года.
Остаточная стоимость основных средств определяется вычитанием из первоначальной стоимости суммы амортизации основных средств.
С течением времени первоначальная стоимость основных средств отклоняется от стоимости аналогичных основных средств, приобретаемых или возводимых в современных условиях. Для устранения этого отклонения необходимо периодически осуществлять переоценку основных средств и определять восстановительную стоимость.
Восстановительная стоимость основных средств - это стоимость воспроизводства основных средств в современных условиях (при современных ценах, современной технике и т. п.).
Единицей бюджетного учета основных средств является инвентарный объект.
Инвентарным объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно-сочлененных предметов, представляющих собой единое целое, и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно-сочлененных предметов - это один или несколько предметов одного или разного назначения, смонтированных на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.
В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.
Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в данном учреждении. Инвентарные номера списанных с бюджетного учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бюджетному учету объектам.
Синтетический учет основных средств ведется на счете 010100000 «Основные средства» в разрезе следующих субсчетов Плана счетов бюджетного учета:
010101000 «Жилые помещения» - здания, предназначенные под жилье, включая передвижные щитовые домики, плавучие дома, прочие здания (помещения), используемые для жилья, а также исторические памятники, идентифицированные в основном как жилые дома;
010102000 «Нежилые помещения» - здания, представляющие собой архитектурно- строительные объекты, назначением которых является создание условий (защита от атмосферных воздействий и проч.) для труда, социально-культурного обслуживания населения и хранения материальных ценностей. Это здания, занимаемые органами управления, здания учебных заведений, больниц, поликлиник, домов-интернатов, детских учреждений, библиотек и др.;
010103000 «Сооружения» - инженерно-строительные объекты, назначением которых является создание условий, необходимых для осуществления процесса производства путем выполнения тех или иных технических функций, не связанных с изменением предмета труда, или для осуществления различных непроизводственных функций. Например, водокачки, плотины, бассейны, дороги, мосты, памятники, ограждения парков, скверов и общественных садов и др.;
010104000 «Машины и оборудование» - устройства, преобразующие энергию, материалы и информацию (силовые машины и оборудование, рабочие машины и оборудование, измерительные приборы, регулирующие приборы и устройства, лабораторное оборудование, вычислительная техника, оргтехника, медицинское оборудование, прочие машины и оборудование);
010105000 «Транспортные средства» - подвижной состав железнодорожного, водного, автомобильного, воздушного транспорта, а также гужевой, производственный транспорт, все виды спортивного транспорта;010106000 «Производственный и хозяйственный инвентарь» - предметы технического назначения, которые участвуют в производственном процессе, но не могут быть отнесены ни к оборудованию, ни к сооружениям: механизированные и немеханизированные орудия труда общего назначения, а также прикрепляемые к машинам предметы, служащие для обработки материалов, производства монтажных работ и т. п.; производственный инвентарь и принадлежности, которые служат для облегчения производственных операций во время работы: рабочие столы, верстаки, кафедры, парты и т. п.; оборудование, способствующее охране труда, шкафы торговые и стеллажи; инвентарная тара; предметы технического назначения, которые не могут быть отнесены к рабочим машинам;
010107000 «Библиотечный фонд» - научная, художественная и учебная литература, специальные виды литературы и другие издания;
010108000 «Драгоценности и ювелирные изделия» - ювелирные изделия из драгоценных металлов и драгоценных камней, самородки драгоценных металлов и драгоценные камни, слитки и бруски золота, серебра, платины и палладия и др.;
010109000 «Прочие основные средства» - основные средства, которые не нашли отражения на вышеназванных счетах.
Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках учета основных средств и группового учета основных средств.
Инвентарная карточка учета основных средств открывается на каждый объект основных средств. Записи в ней производятся на основании первичных учетных документов: актов о приемке-передаче основных средств, технических паспортов заводов-изготовителей и других документов.
Инвентарная карточка группового учета основных средств открывается на группу объектов основных средств и предназначена для учета библиотечных фондов, производственного и хозяйственного инвентаря. В содержательной части карточки указываются: первоначальная (восстановительная) стоимость объектов; дата изменения стоимости в результате переоценки; сведения о поступлении и выбытии (дата и номер журнала операций, количество, сумма); остаток в количественном и денежном выражении; сведения о норме и суммах амортизационных отчислений.
Документальное оформление движения объектов основных средств
Типовые формы первичной документации утверждены Инструкцией по бюджетному учету. Первичная документация на движение основных средств составляется комиссией из числа специалистов, назначаемых руководителем учреждения. Обязательным членом комиссии назначается главный бухгалтер организации.
Поступление и внутреннее перемещение основных средств оформляются следующими первичными документами:
. актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), кроме объектов основных средств стоимостью до 1000 руб., библиотечного фонда, драгоценностей и ювелирных изделий независимо от стоимости;
. актом о приеме-передаче здания (сооружения) (ф. 0306030) с приложением документов, подтверждающих государственную регистрацию объектов недвижимости в установленных законодательством случаях;
. актом о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031).
При поступлении основных средств от других учреждений и организаций комиссией составляются акты, к которым прилагается техническая документация, относящаяся к объектам основных средств (паспорт, чертежи и др.). Акт утверждается руководителем учреждения. Материально ответственное лицо должно расписаться в получении этих ценностей с указанием даты оприходования.
Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032) применяется при передаче объектов основных средств от одного материально ответственного лица другому внутри учреждения или при централизованном бухгалтерском учете - от одного учреждения другому.
В акте о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0306002) указывается изменение технической характеристики и первоначальной стоимости объекта, вызванное реконструкцией и модернизацией. Акт подписывается ответственными лицами, производящими и принимающими работу.
Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) применяется для оформления выдачи предметов основных средств стоимостью до 1000 руб. за единицу. Записи производятся по каждому материально ответственному лицу с указанием выдаваемых ценностей. Ведомость утверждается руководителем учреждения и служит основанием для списания предметов основных средств в установленном порядке с баланса учреждения.
Выбытие основных средств оформляется первичными документами:
. актом о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003);
. актом о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033);
. актом о списании автотранспортных средств (ф. 0306004). Указанные акты составляются постоянно действующей комиссией, назначенной приказом руководителя учреждения.
Разборка и демонтаж основных средств до утверждения актов об их списании не допускаются.
Детали и узлы, изготовленные с применением драгоценных металлов, а также детали и узлы, изготовленные из черных и цветных металлов и не используемые для нужд учреждения, содержащиеся в основных средствах, подлежат реализации соответствующим организациям, имеющим лицензии на данный вид деятельности. Списанные с баланса детали и узлы, изготовленные с применением драгоценных металлов, учитываются учреждением в соответствии с нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, согласованными с Министерством финансов РФ.
Акт о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144) с приложением списков исключенной литературы оформляется в двух экземплярах, утверждается руководителем учреждения. При этом первый экземпляр акта с приложением списка (списков) и с указанием причин исключения литературы передается в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица.
Списки устаревшей по содержанию литературы, пришедшей в ветхость (изношенность книг, утеря страниц, восстановление которых не представляется возможным, и т. п.), морально устаревшей, составляются раздельно. Списание литературы с баланса производится и оформляется на основании утвержденного акта и квитанции о сдаче ее в макулатуру.
Регистрами аналитического учета основных средств являются:
. инвентарная карточка учета основных средств, которая открывается на каждый объект основных средств;
. инвентарная карточка группового учета основных средств на группу однородных объектов основных средств, предназначенная для учета библиотечных фондов, производственного и хозяйственного инвентаря.
Инвентарные карточки открываются на основании пакета приходной документации, утвержденного в установленном порядке. Дальнейшие записи о внутрихозяйственном перемещении и выбытии учитываются также на основе соответствующей первичной документации. Инвентарные карточки регистрируются в Описи инвентарных карточек по учету основных средств.
Должностные лица, ответственные за хранение основных средств, ведут инвентарные списки нефинансовых активов, за исключением библиотечных фондов, драгоценностей и ювелирных изделий в местах их хранения и эксплуатации.
Регистром синтетического учета является Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов. Записи в журнале производятся на основании соответствующих актов о списании нефинансовых активов и накопленной на дату списания суммы амортизации, отраженной в инвентарных карточках.
Поступление объектов основных средств оформляется следующими бухгалтерскими записями:
. принятие к бюджетному бухгалтерскому учету вновь выстроенных зданий, сооружений или работ по их реконструкции в оценке по первоначальной стоимости:
Дебет счетов 010101310 «Увеличение стоимости жилых помещений», 010102310 «Увеличение стоимости нежилых помещений», 010103310 «Увеличение стоимости сооружений».
. принятие к бюджетному бухгалтерскому учету объектов основных средств по первоначальной стоимости, сформированной при их приобретении, изготовлении хозяйственным способом:
Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 010100310 «Основные средства».
Кредит счета 010601410 «Уменьшение капитальных вложений в основные средства»;
. внутреннее перемещение объектов основных средств между материально ответственными лицами (подразделениями) учреждения отражается оборотами внутри счета «Основные средства»:
Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 010100310 «Основные средства»;
. оприходование излишков основных средств в оценке по рыночной стоимости, выявленных при инвентаризации:
Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 010100310 «Основные средства» (010101310, 010102310, 010103310, 010104310, 010105310, 010106310, 010107310, 010108310, 010109310).
Кредит счета 040101180 «Прочие доходы».
Выбытие основных средств
Основные средства выбывают в связи с полным физическим износом (по ветхости); продажей, безвозмездной передачей; передачей в уставный капитал хозяйственных обществ и товариществ на вере; недостачей и порчей.
Списание с бюджетного бухгалтерского учета стоимости основных средств при безвозмездной их передаче между учреждениями, подведомственными:
. одному главному распорядителю (распорядителю) средств бюджетов:
Дебет счета 030404310 «Внутренние расчеты между главными распорядителями (распорядителями) и получателями средств по приобретению основных средств»;
. разным главным распорядителям (распорядителям) средств бюджетов одного уровня, а также при их передаче государственным и муниципальным организациям:
Дебет счета 040101241 «Расходы на безвозмездные и безвозвратные перечисления государственным и муниципальным организациям»;
Кредит счета 010100410 «Уменьшение стоимости основных средств»;
. разным главным распорядителям (распорядителям) средств бюджетов одного уровня, кроме передачи государственным и муниципальным организациям:
Дебет счета 040101242 «Расходы на безвозмездные и безвозвратные перечисления организациям, за исключением государственных и муниципальных организаций»;
Кредит счета 010100410 «Уменьшение стоимости основных средств»;
. бюджетов разных уровней:
Дебет счета 040101251 «Расходы на перечисления другим бюджетам бюджетной системы РФ»;
Кредит счета 010100410 «Уменьшение стоимости основных средств»;
. при передаче международным организациям:
Дебет счета 040101253 «Расходы на перечисления международным организациям»;
Кредит счета 010100410 «Уменьшение стоимости основных средств»;
. выдача в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 1000 рублей включительно, за исключением библиотечного фонда:
Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 040101271 «Расходы на амортизацию основных средств и нематериальных активов», 010604340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)».
Кредит счетов 010104410 «Уменьшение стоимости машин и оборудования», 010105410 «Уменьшение стоимости транспортных средств», 010106410 «Уменьшение стоимости производственного и хозяйственного инвентаря», 010109410 «Уменьшение стоимости прочих основных средств;
. списание с бюджетного бухгалтерского учета стоимости объектов основных средств в результате их продажи:
Кредит счета 010100410 «Уменьшение стоимости основных средств»;
. списание с бюджетного бухгалтерского учета стоимости объектов основных средств, пришедших в негодность, при не полностью начисленной сумме амортизации:
Дебет счетов 010400410 «Уменьшение стоимости основных средств за счет амортизации», 040101172 «Доходы от реализации активов».
Кредит счета 010100410 «Уменьшение стоимости основных средств»;
. одновременно производится запись на оприходование материалов, полученных от ликвидации основных средств:
Дебет счета 010500340 «Увеличение стоимости материалов».
Кредит счета 040101172 «Доходы от реализации активов»;
. списание с бюджетного бухгалтерского учета объектов основных средств при полностью начисленной сумме амортизации:
Дебет счета 010400410 «Уменьшение стоимости основных средств за счет амортизации».
Кредит счета 010100410 «Уменьшение стоимости основных средств»;
. списание с бюджетного бухгалтерского учета стоимости объектов основных средств, пришедших в негодность вследствие стихийных бедствий и иных чрезвычайных ситуаций:
Дебет соответствующих счетов аналитического учета счета 010400410 «Амортизация» (010401410, 010402410, 010403410, 010404410, 010405410, 010406410, 010407410), счета 040101273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами».
Кредит счетов 010101410 «Уменьшение стоимости жилых помещений», 010102410 «Уменьшение стоимости нежилых помещений», 010103410 «Уменьшение стоимости сооружений», 010104410 «Уменьшение стоимости машин и оборудования», 010105410 «Уменьшение стоимости транспортных средств», 010106410 «Уменьшение стоимости производственного и хозяйственного инвентаря», 010107410 «Уменьшение стоимости библиотечного фонда», 010108410 «Уменьшение стоимости драгоценностей и ювелирных изделий», 010109410 «Уменьшение стоимости прочих основных средств».
Недостача основных средств, отнесенная за счет виновного лица:
. начислены доходы в связи с недостачей, хищениями, отнесенными на виновное лицо, по рыночной стоимости:
Дебет счета 120901560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам основных средств».
Кредит счета 140101172 «Доходы от реализации активов»;
. объекты основных средств списаны с бюджетного бухгалтерского учета:
Дебет счетов 010404410 «Уменьшение стоимости машин и оборудования за счет амортизации» , 040101172 «Доходы от реализации активов».
Кредит счета 010104410 «Уменьшение стоимости машин и оборудования»;
. передача объектов основных средств в уставный капитал в размере их остаточной стоимости:
Дебет счета 020402530 «Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале».
Кредит соответствующих счетов аналитического учета счета 010100410 «Основные средства».
Амортизация объектов основных средств
Стоимость объектов основных средств погашается посредством начисления амортизации. Статьей 256 НК РФ установлено, что амортизируемым имуществом признается имущество, результаты интеллектуальной деятельности и иные объекты интеллектуальной собственности, которые находятся у налогоплательщика, используются им для извлечения дохода и стоимость которых погашается путем начисления амортизации.
В соответствии с п. 46 Инструкции учет начисленной амортизации ведется на следующих счетах:
. 0 10401 000 «Амортизация жилых помещений»;
. 0 10402 000 «Амортизация нежилых помещений»;
. 0 10403 000 «Амортизация сооружений»;
. 0 10404 000 «Амортизация машин и оборудования»;
. 0 10405 000 «Амортизация транспортных средств»;
. 0 1006 000 «Амортизация производственного и хозяйственного инвентаря»;
. 0 10407 000 «Амортизация прочих основных средств»;
. 0 10408 000 «Амортизация нематериальных активов». Общую сумму амортизации, начисленную за отчетный месяц по основным средствам, следует отражать в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.
Первоначальная или восстановительная стоимость объектов основных средств возмещается бухгалтерским способом амортизационных отчислений (от англ. depreciation, Sparges), производимых по отчетным периодам в течение всего срока их полезного использования.
В МСФО и отечественном законодательстве срок полезного действия определяется как временной период, в котором указанные активы - амортизируемое имущество - способны приносить доход. Суммы амортизационных отчислений рассчитываются по нормам, устанавливаемым нормативными документами. Нормы амортизационных отчислений не меняются в течение всей продолжительности полезного использования объекта.
Расчет годовой суммы «начисления амортизации на объекты основных средств производится линейным способом исходя из первоначальной (восстановительной) стоимости основных средств и нормы амортизации, исчисленной» исходя из срока их полезного использования.
Линейный способ характеризуется тем, что начисленная сумма амортизационных отчислений включается в затраты по видам деятельности хозяйствующего субъекта равномерно в течение всего срока полезного использования амортизируемых объектов, а остаточная стоимость указанных объектов уменьшается тоже равномерно в соответствии с начисленными в отчетных периодах суммами амортизационных отчислений.
В течение отчетного года амортизация начисляется ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы. Начисление амортизации в течение срока полезного использования объекта основных средств не приостанавливается, кроме случаев перевода его на консервацию на срок более трех месяцев, а также в период восстановления объекта, продолжительность которого превышает 12 месяцев.
Согласно ст. 258 НК РФ, амортизируемое имущество распределяется по амортизационным группам в соответствии со сроками его полезного использования. Сроком полезного использования признается период, в течение которого объект основных средств и (или) объект нематериальных активов служат для выполнения целей деятельности налогоплательщика. Срок полезного использования определяется налогоплательщиком самостоятельно на дату ввода в эксплуатацию данного объекта амортизируемого имущества в соответствии с техническими условиями и рекомендациями организаций-изготовителей и на основании классификации основных средств в соответствии с постановлением Правительства РФ №1 от 1 января 2002 г.
Срок полезного использования объектов основных средств определяется при принятии объектов к бюджетному учету в соответствии с классификацией объектов основных средств, включаемых в амортизационные группы, установленной Правительством Российской Федерации.
Амортизируемое имущество объединяется в следующие амортизационные группы:
. первая группа - все недолговечное имущество со сроком полезного использования от 1 года до 2 лет включительно;
. вторая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 2 лет до 3 лет включительно;
. третья группа - имущество со сроком полезного использования свыше 3 лет до 5 лет включительно;
. четвертая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 5 лет до 7 лет включительно;
. пятая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 7 лет до 10 лет включительно;
. шестая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 10 лет до 15 лет включительно;
. седьмая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 15 лет до 20 лет включительно;
. восьмая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 20 лет до 25 лет включительно;
. девятая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 25 лет до 30 лет включительно;
. десятая группа - имущество со сроком полезного использования свыше 30 лет.
Указанная классификация используется как в бюджетном бухгалтерском учете, так и при налогообложении прибыли. Расчет суммы амортизации основных средств, входящих в первые девять амортизационных групп классификации, осуществляется в соответствии с максимальными сроками полезного использования имущества, установленными для этих групп. Для основных средств, входящих в десятую амортизационную группу классификации, суммы амортизации рассчитываются в соответствии со сроками полезного использования имущества, согласно годовым нормам износа основных фондов учреждений и организаций, состоящих на государственном бюджете.
Срок полезного использования объектов основных средств, полученных безвозмездно, определяется:
. для объектов, полученных от других бюджетных учреждений и от государственных и муниципальных учреждений, с учетом сроков фактической эксплуатации и ранее начисленной суммы амортизации;
. для объектов, полученных от иных юридических и физических лиц, исходя из рыночной стоимости объекта и сроков эксплуатации, установленных комиссией учреждения.
Инструкцией № 25н установлен следующий порядок начисления амортизации по объектам основных средств и нематериальных активов в целях бюджетного учета:

Начисление амортизации на объекты основных средств начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия их к бухгалтерскому учету, и производится до полного погашения их стоимости либо списания этого объекта с бухгалтерского учета или его выбытия.
Начисление амортизации не может производиться в размере, превышающем 100% стоимости объектов основных средств.
Начисление амортизации на объекты основных средств прекращается с первого числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости объекта или списания этого объекта с бухгалтерского учета.
Амортизация, начисленная в размере 100% стоимости объекта основных средств, пригодного к дальнейшей эксплуатации, не может служить основанием для списания по причине полной амортизации.

В 2015 году в учреждении принимались к учету основные средства.
Когда открывается инвентарная карточка для объекта основных средств? Когда ему присваивается инвентарный номер? Обязательно ли отражение в акте приема-передачи основных средств отметки бухгалтерии об открытии инвентарной карточки учета объекта основных средств или записи в инвентарной книге?

16 ноября 2015

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Присвоение объекту основных средств инвентарного порядкового номера и открытие инвентарной карточки осуществляются при принятии объекта основных средств к бухгалтерскому учету, после чего при наличии соответствующих полей в первичном учетном документе, являющемся основанием для принятия объекта основных средств к учету, в них делаются соответствующие отметки.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 46 "Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета...", утвержденной Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - N 157н), каждому инвентарному объекту не движимого имущества, а также инвентарному объекту движимого имущества, кроме объектов стоимостью до 3000 рублей включительно и объектов библиотечного фонда независимо от их стоимости, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер независимо от того, находится ли он в эксплуатации, запасе или на консервации.
Присвоенный объекту основных средств инвентарный номер наносится на объект учета и указывается в инвентарной карточке, которая в соответствии с Инструкции N 157н является регистром аналитического учета основных средств.
Напомним, что до вступления в силу с 19.06.2015 Минфина России от 30.03.2015 N 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета..." (далее - Приказ N 52н), формы учетных регистров и первичных документов для организаций госсектора были установлены Минфина России от 15.12.2010 N 173н (далее - Приказ N 173н).
Инвентарная карточка открывается на каждый инвентарный объект при принятии его к учету и заполняется на основании сведений об объектах основных средств, содержащихся в первичных документах, которыми согласно Инструкции N 157н оформляются операции по поступлению, внутреннему перемещению, выбытию объектов основных средств (раздел 3 Приложения 5 к N 52н, Раздел 3 Приложения 5 к N 173н).
До вступления в силу N 52н перечень первичных учетных документов, применяемых бюджетными учреждениями в качестве основания для принятия к бухгалтерскому учету объектов основных средств, был прямо установлен положениями п. 9 Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - N 174н). Указанными документами, в частности, являлись Акт о приеме-передаче здания (сооружения) (форма 0306030), Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма 0306001) либо Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма 0306031).
После перехода на применение форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, предусмотренных Приказом N 52н*(1), операции по принятию к учету объектов основных средств могут быть оформлены Актом о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (форма 0504101) либо Приходным ордером на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (форма 0505207).
В силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" при ведении бухгалтерского учета каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен соответствующим первичным учетным документом и отражен в регистрах бухгалтерского учета. В целях обеспечения своевременного и достоверного отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций (результатов операций) учреждение должно сформировать первичный учетный документ в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции ( Инструкции N 157н).
Кроме того, поля для отметки бухгалтерии об открытии инвентарной карточки учета объекта основных средств, а также указания присвоенного ему инвентарного номера, содержащиеся как в ранее применяемых в соответствии с положениями N 173н Актах о приеме-передаче (форма 0306030, форма 0306001, форма 0306031), так и в Акте о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (форма 0504101), предусмотренном положениями N 52н, также указывают на необходимость открытия соответствующих регистров бухгалтерского учета (инвентарных карточек) при принятии к бухгалтерскому учету объектов основных средств.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- . Инвентарный номер основного средства госучреждения;
- . Первичные документы, применяемые в госучреждении при поступлении и внутреннем перемещении основных средств;
- . Регистры бухгалтерского учета, применяемые в госучреждении для учета основных средств.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы 1 класса Левина Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

28 октября 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

*(1) Бюджетное учреждение самостоятельно принимает решение о дате начала применения новых форм ( Минфина России от 10.06.2015 N 02-07-07/33768, Федерального казначейства от 10.06.2015 N ). Безусловно, эта дата должна быть согласована с органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя, и утверждена локальным документом учреждения. При этом требования переделывать все первичные документы и регистры учета, созданные организациями госсектора до 19 июня 2015 года, N 52н не содержит.

Потери основных средств от стихийных бедствий относятся на финансовые результаты (в дебет счета 80 «Прибыли и убытки»).

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете в течение 10 дней после окончания инвентаризации.

2.2. Особенности учета основных средств в бюджетных учреждениях.

Основные средства бюджетного учреждения представляют собой совокупность материально-вещественных ценностей, используемых в качестве средств труда и действующих в течение длительного времени. К ним относятся:

q сооружения;

q передаточные устройства;

q рабочие машины и оборудования;

q измерительные и регулирующие приборы и устройства;

q вычислительная техника;

q транспортные средства;

q производственный и хозяйственный инвентарь;

q многолетние насаждения;

q прочие основные средства.

Основные средства бюджетного учреждения отражаются в бухгалтерском учете и отчетности по первоначальной стоимости, т.е. по фактическим затратам их приобретения, сооружения и изготовления.

К основным средствам, в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, не относятся предметы, приобретенные по цене ниже лимита, установленного Минфином России и действовавшего на момент приобретения, независимо от срока их службы.

Основные средства учитываются по первоначальной стоимости, а предметы, которые переоценивались – по восстановительной стоимости. Учтенная на бухгалтерских счетах первоначальная (восстановительная) стоимость объектов основных средств может изменяться лишь при проведении работ по достройке, дооборудованию или реконструкции, увеличивающих их стоимость.

Основные средства в учреждении могут поступать в результате приобретения за счет средств бюджета или безвозмездного получения от других организаций.

Основные средства, пришедшие в негодность, списываются в установленном порядке. В случае нарушения действующего порядка списания с баланса основных средств, а также бесхозяйственного отношения к материальным ценностям (уничтожение, сжигание и т.п.), виновные в этом лица привлекаются к ответственности в установленном порядке.

Все полученные, безвозмездно переданные, а также выбывшие основные средства отражаются в учете по балансовой стоимости.

Учет основных средств ведется в разрезе инвентарных объектов по местам их хранения и ответственным лицам. Отдельным инвентарным объектом считается законченное устройство со всеми относящимися к нему приспособлениями и принадлежностями или предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому объекту присваивается инвентарный номер.

Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на период его нахождения в учреждении. Номера инвентарных объектов, выбывших или ликвидированных, не должны присваиваться другим, вновь поступающим объектам основных средств.

Стоимость приобретенных основных средств в бухгалтерии записываются в дебет соответствующих субсчетов счета 01 и кредит соответствующих субсчетов разд. V “Денежные средства” или разд. VII “Расчеты”. Одновременно делается запись по дебету соответствующего субсчета счета 20 или 21 и кредиту субсчета 250.

На сумму выбывших из эксплуатации основных средств производится запись по кредиту соответствующих субсчетов счета 01 и дебету субсчетов 020, 250.

Поступление в эксплуатацию основных средств оформляется актом приемки-передачи, в котором приводятся характеристика объекта, его балансовая стоимость и сумма износа. Акт с технической документацией передается в бухгалтерию.

При поступлении основных средств в учреждение материально-ответственные лица на документе поставщика или на акте приемки расписывается в получении этих ценностей.

Для списания пришедшим в негодность основных средств составляются акты о ликвидации основных средств в бюджетных учреждениях; акты о ликвидации транспортных средств и т.д.

Учет операций по выбытию и перемещению основных средств ведется в накопительной ведомости – мемориальном ордере № 9. Записи в накопительную ведомость производятся по каждому документу. При этом в графе “Итого” записывается сумма выбывших и перемещенных материальных ценностей, которая должна равняться сумме записей по дебету субсчетов. По окончании месяца итоги по субсчетам записываются в книгу “Журнал-главная”.

Аналитический учет основных средств ведется на инвентарных карточках форм ОС-6 и ОС-8. Карточки ведутся по каждому инвентарному объекту. Карточка формы ОС-6 предназначена для учета зданий, сооружений, передаточных устройств, машин и оборудования, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря, транспортных средств. Карточка формы ОС-8 служит для учета многолетних насаждений. Эти карточки регистрируются в описи инвентарных карточек по учету основных средств. Опись ведется в одном экземпляре. Записи в ней производятся в разрезе групп основных средств с указанием года открытия карточек. Для каждой группы отводится соответствующее число страниц. Нумерация ведется по каждой группе, начиная с №1.

Карточки хранятся в картотеках бухгалтерии и располагаются по соответствующим субсчетам и группам с подразделением внутри их по материально-ответственным лицам.

В процессе эксплуатации основные средства постепенно изнашиваются, т.е. их первоначальная стоимость постоянно уменьшается. Для этого необходимо ежегодно производить начисление износа.

Учреждение применяет порядок равномерного начисления износа по основным средствам в течение срока их полезного использования, величина которого зависит от двух факторов: величины первоначальной стоимости основных средств, сложившейся из покупной стоимости, затрат на транспортировку, монтаж, установку и норм амортизационных отчислений.

Износ определяется и учитывается по зданиям, сооружениям, передаточным устройствам, машинам и оборудованию, производственному и хозяйственному инвентарю, транспортным средствам. Необходимо помнить, что начисленная сумма износа не может составлять свыше 100% стоимости основных средств. Ежегодно из карточек сумма износа записывается в ведомость. На общую сумму износа в последний рабочий день декабря составляется мемориальный ордер с отражением по дебету субсчета 250 и кредиту субсчета 020. После сумма износа по мемориальному ордеру записывается в книгу “Журнал-главная”.

Согласно постановлениям Правительства РФ, начиная с 1992 года проводятся регулярные переоценки основных средств. Основные средства переоцениваются по восстановительной стоимости, путем умножения их балансовой стоимости на соответствующий индекс (коэффициент).

Переоценки подлежат все основные средства, находящиеся в собственности организаций, их хозяйственном ведении.

Переоценка производится в течение года, без отражения в бухгалтерском учете и отчетности результатов в текущем году.